Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma vuosiksi -2020 TYÖOHJELMA VUODEN TARKASTAMISEKSI 1. Arviointisuunnitelma Tarkastuslautakunnan arviointitoiminnassa valtuustokaudella -2021 toiminnan lähtökohtana pidetään kaupunginvaltuuston hyväksymää strategiaa ja sen pohjalta määriteltyjä ydin-, avain- ja palveluprosesseja. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida, vastaako kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminta ja talous valtuuston asettamia tavoitteita sekä onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Jatkuvan arvioinnin kohteena on talouden tasapainottamistoimenpiteiden toteuttamisen arviointi, tuottavuuden parantamiseen, henkilöstön asemaan ja työhyvinvointiin sekä ostopalveluiden, hankintojen ja kilpailuttamisen järjestämiseen liittyvät toimet. Arviointisuunnitelmassa esitetään vuositasolla ne palveluprosessit, joiden arviointiin kiinnitetään erityistä huomiota. Kaupunginvaltuusto on valmistelemassa uutta strategiaa, jolloin myös prosessikartta uusitaan. Arviointisuunnitelma päivitetään uuden strategian astuttua voimaan ja sitä päivitetään vuosittain. Arviointikohteet toimikaudella Järvenpään kaupungin ydin- ja avainprosessit 2016 2018
1.1 Kaupunkikehityksen toimintayksikkö Elinvoimaisen kaupunkikehityksen -ydinprosessi Aktiivinen ja ennakoiva elinkeinojen edistäminen Toimivan ja ekotehokkaan yhdyskuntarakneteen kehittäminen Toimivan, turvallisen ja kaupunkikuvaan sopivan yhdyskuntarakenteen suunnittelu, rakentaminen ja ylläpito Sujuva ja asiantunteva rakennusvalvonta Elinkeinojen/yrityspalveluiden kehittäminen Maa- ja tonttivarannon Yhdyskuntatekniikan suunnittelu 2019 Ennakko-ohjaus ja neuvonta Työllisyyden edistäminen Kaavoitus ja liikenne 2019 Rakentamishankkeiden toteuttaminen Lupa- ja ilmoitusasioiden ratkaiseminen sekä työnaikainen valvonta Asumisen kehittäminen Vastuullinen ympäristöstä huolehtiminen 2019 Kunnossapidon toteuttaminen Jatkuva rakennetun ympäristön valvonta Yleisten alueiden suunnittelu Lisäksi seurataan: 2018 2019 2020 Kilpailuttaminen teknisessä toimessa Ostopalvelut ja hankintaprosessit Järvenpään Vesi Jätehuolto Henkilöstö Investoinnit
1.2 Lasten ja nuorten palvelualue Lasten ja nuorten kasvun ja oppimisen edistäminen - ydinprosessi Alle kouluikäisten lasten hoito sekä kasvun ja oppimisen edistäminen Peruskoululaisten kasvun ja oppimisen edistäminen Kasvun ja vanhemmuuden Lapsiperheiden toimintakyvyn vahvistaminen ja korjaaminen Varhaiskasvatuksen järjestäminen päiväkodissa Perusopetuksen järjestäminen Pienten lasten kasvun Perheen toimintakyvyn vahvistaminen Varhaiskasvatuksen järjestäminen perhepäivähoidossa Oppimisen ja koulunkäynnin Vanhemmuuden Perheoikeudellinen ohjaaminen ja Vanhempien järjestämän hoidon Iltapäivätoiminnan ja koulun kerhotoiminnan järjestäminen Kouluikäisten kasvun Kasvun turvaaminen ja lastensuojelullinen Esiopetuksen järjestäminen Nuorten ja opiskelijoiden Kiireellisen sosiaalityön toteuttaminen Palveluohjaus varhaiskasvatuspalveluihin Lisäksi seurataan: 2018 2019 2020 Ostopalvelut ja hankintaprosessit
1.3 Sivistys ja vapaa-ajan palvelualue Osaamisen, harrastamisen ja kulttuurin edistäminen ydinprosessi Osaamisen ja työelämään siirtyminen Elinvoimaisuuden vahvistaminen ja itsensä kehittäminen Kultuurin edistäminen ja tapahtumien mahdollistaminen Osaamisen ja koulutuksen Kansalaistoiminnan edistäminen ja Kulttuurin edistäminenja Lukiokoulutuksen järjestäminen Liikunnallisen elämäntavan ja liikunnan saavutettavuuden edistäminen Tapahtumien järjestäminen Kotoutumisen edistäminen Omaehtoinen itsensä kehittäminen Järvenpää-talon toiminta Nuorten elämänhallinnan ja osaamisen vahvistaminen Ohjatun taideilmaisun edistäminen ja taiteen perusopetus Kulttuuriperinnönsäilyttäminen ja välittäminen Nuorten yhteisöllisyyden ja osallisuuden vahvistaminen Lukemisen, sivistyksen ja tiedonhaun edistäminen Lisäksi seurataan: 2018 2019 2020 Ostopalvelu ja hankinnat Vanhankylänniemen kokonaissuunnitelma
1.4 Sosiaali- ja terveyspalvelut Terveyden, hyvinvoinnin ja elämänhallinnan edistäminen ydinprosessi Terveyden ja itsehoidon edistäminen Toimintakykyä edistävä sairaudenhoito Elämänhallinnan ja syrjäytymisen ehkäiseminen Terveyden ja itsehoidon tuki Tutkimus ja hoito vastaanotolla Aikuissosiaalityö Terveyden ja itsehoidon palvelut Tutkimus, hoito ja kuntoutus sairaalassa Erityisryhmien sosiaalityö Erikoissairaanhoitoa tarvitsevien tutkimus ja hoito Sosiaalinen kuntoutus Mielenterveyden ja riippuvuuksien konsultaatio ja hoito Ennaltaehkäisevä suun terveyden ja sairauden hoito Lisäksi seurataan: 2018 2019 2020 Hoitotakuu Sosiaalinen yritystoiminta Valinnanvapauskokeilu Keski-Uudenmaan sote - valmistelu
Ikääntyneiden ja toimintarajoitteisten hyvinvoinnin ydinprosessi Kotona asumisen mahdollistaminen Vaativa hoiva ja hoito Kotiasumisen palvelut Erityisasumisen tarpeen arviointi Kotona asumisen palveluohjaus ja tukipalvelut Erityisasumisen järjestäminen ikääntyneille Omaishoidon tuki Erityisasumisen järjestäminen päihde-, mielenterveys- ja vammaisasiakkaille Lisäksi seurataan: 2018 2019 2020 Konsernipalvelut, Laadukkaan johtamisen ja edistäminen Laadukkaan johtamisen ja edistäminen Tasapainoisen talouden hallinta Oikein mitoitetun, hyvinvoivan ja osaavan henkilöstöresurssin Tehokkaat hallintopalvelut ja vuorovaikutteinen viestintä sekä osallistuva kansalaistoiminta Tarkoituksemukaisten tilojen tehokas käyttö Toimivan johtamisjärjestelmän Talouden suunnittelu ja seuranta Ennakoiva henkilöstösuunnittelu Sujuvan päätöksenteon mahdollistaminen Tilojen omistaminen ja hallinta Johtamisosaamisen ja esimiestaitojen kehittäminen Toimivan ja tehokkaan taloushallinnon järjestäminen Palvelussuhteen elinkaaren hallinta 2018 Viestintä ja osallistuvan kuntalaisvaikuttamisen mahdollistaminen Tilojen käytettävyyden ja arvon säilymisen Toimivan verkostoyhteistyön Kokonaisvaltainen riskienhallinta Toiminvan ja tehokkaan tietohallinnon järjestäminen Tiedolla johtaminen elämänhallinnan edistäminen Lisäksi seurataan: 2018 2019 2020 Uusi kunta -hanke JATSI Talouden tasapainottamisohjelma
2. Tarkastuslautakunnan tehtävät ja toimivaltuudet Kaupunginvaltuusto on asettanut tarkastuslautakunnan valtuustokauden -2021 vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan kokoonpano Jäsen Henkilökohtainen varajäsen pj. Heini Liimatainen (VAS) Sanna Kerminen (VAS) vpj. Kaija Tuuri (SDP) Pasi Koskinen (SDP) Pekka Heikkilä (KOK) Ilkka Kujala (KOK) Mirja Vakkuri (KOK) Marita Virkki (KOK) Satu Haaparanta (SDP) Arja Eriksson (SDP) Jarmo Mäkinen (SDP) Asko Viitala (SDP) Tommi Vainikainen (J:pää Plus) Tapani Torppa (J:pää Plus) Tuula Piensoho (VIHR) Katri Kuusikallio (VIHR) Risto Salovaara (VIHR) Tuomas Käyhkö (VIHR) Antti Taavila (PS) Raimo Hämäläinen (PS) Päivi Haapala (KESK) Birgitta Vuorela (KESK) Tarkastuslautakunnan asioiden valmistelusta vastaa puheenjohtaja ja lautakunnan sihteerinä toimiva kaupunginsihteeri Pekka Hippi tai kaupunginlakimies Petja Harakka. Tarkastuslautakunnan tehtävistä on säädetty kuntalain 14 luvussa ja kunnan tarkastussäännössä. Tarkastuslautakunnan arviointitoiminta noudattaa arviointisuunnitelmaa ja lautakunta esittää vuosittain kaupunginvaltuustolle tekemänsä havainnot arviointikertomuksessa, tilinpäätöksen yhteydessä. Kaupunginhallituksen tulee antaa valtuustolle tiedoksi viimeistään marraskuussa sekä omat että kaikilta palvelualueilta ja kaupunkikehitys -yksiköstä keräämänsä vastineet arviointikertomuksessa esitettyihin havaintoihin. Kaupunginhallitus voi poiketa tarkastuslautakunnan esityksestä lautakuntaa koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi ja talousarvioksi kaupungin hallintosäännön ja talousarvioesityksen yhteensovittamiseen liittyvästä perustellusta syystä. Arviointikertomuksen lisäksi Tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu sidonnaisuusilmoituksien tarkastaminen. Sidonnaisuusilmoitukset esitetään kaupunginvaltuustolle kunkin vuoden ensimmäisessä kokouksessa. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on tuottaa tietoa strategisen johtamisen tueksi arvioimalla suunnitelmallisesti valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista sekä toiminnan, toimintatapojen ja palvelujen järjestämisen tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.
2.1 Tarkastuslautakunnan tehtävät Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on 1. valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat 2. arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla 3. arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; 4. huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta; 5. valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi; 6. valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. 3. Tarkastuslautakunnan toiminnan organisoiminen Arviointityössä noudatetaan lautakunnan keskinäistä työnjakoa. Työnjaon mukaisesti lautakunnan jäsenet keräävät arviointitietoa eri hallinnonalojen palveluiden toiminnan ja talouden organisoinnista, toimeenpanosta ja tarkoituksenmukaisuudesta. Salovaara ja Taavila Kaupunkikehityslautakunta ja lupajaosto Järvenpään Veden johtokunta Elinvoimaisen kaupunkikehityksen Haaparanta ja Mäkinen Lasten ja nuorten lautakunta Lasten ja nuorten kasvun ja oppimisen edistäminen Tuuri ja Piensoho Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta Keski-Uudenmaan Musiikkiopiston johtokunta Osaamisen, harrastamisen ja kulttuurin edistäminen Haapala ja Vakkuri Sosiaali- ja terveyslautakunta Terveyden ja elämänhallinnan edistäminen Ikääntyneiden ja toimintarajoittesten hyvinvoinnin Vainikainen, Vakkuri ja Heikkilä Konsernipalvelut Laadukkaan johtamisen ja edistäminen
Kaupunginhallituksen ja sen alaisten jaostojen tarkastustoiminta on jaettu seuraavasti: Kaupunginhallitus Talousjaosto Henkilöstöasiainjaosto Puheenjohtajien jaosto Heikkilä ja Vainikainen Vainikainen ja Vakkuri Haaparanta ja Piensoho Heikkilä ja Vainikainen 3.1 Tarkastus- ja arviointitoiminnassa noudatetaan seuraavia toimintaperiaatteita: Lautakunta pyytää kunnan organisaatiolta erikseen päätettäviä selvityksiä toiminnasta arvioinnin tueksi (esimerkiksi toimialojen itsearviointien yhteenvetoja, asiakaspalauteyhteenvetoja ja mahdollisia sisäisen tarkastuksen yhteenvetoraportteja, laatuauditointeja, palveluiden prosessikuvauksia, talouden ja toiminnan seurantaraportteja, osavuosikatsaukset, kuntayhtymien arviointikertomukset). Kokouksiin kutsutaan tarvittaessa kunnan/arvioitavan kohteen viranhaltijajohdon lisäksi luottamushenkilöjohtoa, henkilökunnan edustajia, tytäryhtiöiden edustajia ja mahdollisia muita sidosryhmän edustajia selvittämään omasta näkökulmastaan arviointikohteen toimintaa, tavoitteita ja niiden toteutumista. Tarvittaessa haastateltaville jaetaan ennakkoon täytettäväksi arviointilomake toimialan/vastuualueen toiminnasta ja taloudesta. Lomake ei ole julkinen eikä sitä liitetä pöytäkirjaan. Lautakunta tekee tutustumis- ja arviointikäyntejä kunnan hallintokuntiin/toimipisteisiin ja muihin palvelupisteisiin työohjelman mukaisesti. Tarvittaessa käydään tutustumassa tytäryhteisöihin. Arvioitavan vuoden tilinpäätös toimintakertomuksineen on asiakirja, josta ilmenevien tietojen perusteella arviointi ensisijaisesti suoritetaan. Tarvittaessa ja mahdollisuuksien mukaan tehdään yhteisarviointeja esim. seutukunnan muiden kuntien kanssa yhteisesti järjestettyjen toimintojen osalta. Lautakunnan jäsenten toimintavalmiuksien kehittämistä tuetaan mm. osallistumalla alan koulutuksiin. 3.2 Tytäryhtiöt Tytäryhtiöiden arvioinnin perustana on niille talousarviossa asetettujen tavoitteiden raportoinnin seuranta sekä konsernivalvonnan toteutumisen raportoinnin seuranta. Arvioinnissa on huomioitava kaupunginvaltuuston hyväksymä omistajaohjauksen ohje. Erityisesti huomioon tulee ottaa Järvenpään Mestariasunnot Oy:n ja Mestaritoiminta Oy:n kasvanut rooli kaupungin palveluiden tuottajana sekä Järvenpään ateria- ja siivouspalvelut Jatsi Oy:n toiminnan käynnistyminen vuoden 2018 alussa. 4. Tilintarkastuksen toteutumisen seuranta Tilintarkastajan vuotuinen työohjelma annetaan tarkastuslautakunnalle tiedoksi. Tilintarkastaja raportoi vuoden aikana sopimuksen mukaisesti työohjelman toteutumisesta
sekä olennaisista havainnoista. Yhteenveto koko vuoden tarkastuksista tehdään tilintarkastuskertomuksen yhteydessä. Tilintarkastajan valtuustokauden suunnitelmat ja vuosittaiset työohjelmat laaditaan siten, että ne tukevat kunnan tarkastustoimen laaja-alaista ja asianmukaista toteutumista. Tilintarkastuksen työn lähtökohtana on kunnan toimintaorganisaatio ja -ympäristö ja niihin liittyvät olennaiset riskit. Riskienkartoituksen avulla määritellään tarkastuksen painopistealueet tarkastustyön perustaksi. Valtuuston 22.5. 39 hyväksymässä hallintosäännössä (56 ) valtuusto on kuntalain mukaisten tehtävien lisäksi sisällyttänyt lautakunnan tehtäviin seuraavat tehtävät: 1. seurata tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurata tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi ja 2. huolehtia, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa. Tarkastussuunnitelman ja vuotuisten työohjelmien käsittelyn yhteydessä tarkastuslautakunta arvioi myös tarkastukseen käytössä olevien resurssien riittävyyttä. 5. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan tietojensaantioikeus Kuntalain 124 mukaan: Tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi. Tietopyyntöjen tekemisestä salassa pidettävästä aineistosta päätetään lautakunnan kokouksessa. Tilintarkastajalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta ja kuntakonserniin kuuluvilta yhteisöiltä ja säätiöiltä tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita hän pitää tarpeellisina tarkastustehtävän hoitamiseksi. 6. Tarkastuslautakunnan arvioinnin työohjelma vuoden tarkastamiseksi Kokousaika Arvioitavat asiat Alustajat ja vieraat 22.8. FCG-koulutus Tarkastuslautakunnille 28.9. Järjestäytyminen, sidonnaisuusilmoitukset ja arviointisuunnitelman työstäminen 31.10. Arviointisuunnitelman työstäminen Tilintarkastaja Ilpo Malinen Sisäinen tarkastaja Minna-Maria Korhonen 16.11. BDO-koulutus Tarkastuslautakunnille Mäntsälässä Sidonnaisuusilmoituksien käsittely
29.11. Konsernipalveluiden esittely Antti Peltola 30.11. Kaupunkikehityksen ja Veden esittely Kauken johtoa 4.1.2018 Lasten ja nuorten sekä Sivistys ja vapaa-ajan Marju Taurula palvelualueiden esittely 17.1.2018 Arviointisuunnitelman työstäminen Strategiaan ja toimintaympäristöön tutustuminen Erkki Kukkonen 8.2.2018 klo. 1.3.2018 klo. 21.3.2018 klo. 3.4.2018, klo. 10.4.2018, klo. 19.4.2018, klo. 24.4.2018, klo. 3.5.2018, klo. Tilinpäätöksen valmistelu Sosiaali- ja terveystoimen palvelualue Talous- ja hallintojohtaja, vs. kaupunginjohtaja Henkilöstökertomukseen tutustuminen Tarkastuskertomuksen työstäminen Tarkastuskertomuksen työstäminen, jatkokokous Tarkastuskertomuksen työstäminen, jatkokokous Tarkastuskertomuksen työstäminen, jatkokokous Tarkastuskertomuksen työstäminen, jatkokokous Ilpo Malinen Kristiina Kariniemi-Örmälä Antti Peltola Päivi Autere Kuultaviksi (ajankohdasta sovitaan erikseen): Kaupunginjohtaja Elinkeinojohtaja Kaavoitusjohtaja Henkilöstöjohtaja Henkilöstöjärjestöt SiVa Kaupunkikehitys