PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 13/2015 Aika: 20.09.2015 klo 14 Paikka: HO / Paasikivi Paikalla: Tapio Hatakka Olga Penkkilä Maija Häkkinen kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri Taneli Laine toiminnanohjaaja (poissa kohdassa 13.) Ville Timonen Jukka Heliö Laura Kylliäinen Saara Leino Taru Toivanen taloudenhoitaja (saapui kohdassa 11.a) Poissa: Teemu Laakso 1. Avaus Kuraattori Tapio Hatakka avasi kokouksen kello 14.19. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Esityslistaan lisättiin kohdaksi 22. Osakunnan vuosijuhlien kutsuvieraslista ja numerointi korjattiin. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi tehdyin muutoksin (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokouksen pöytäkirjasta 12/15 muokattiin pienesti kohtia 9. Taloudenhoitajan asiat sekä 14. Ulkojäsenhakemukset. Pöytäkirja hyväksyttiin muutoksin.
5. Ilmoitusasiat Kuraattori Hatakka ilmoitti, että remontti on ollut ja on edelleen. Toiminnanohjaaja Taneli Laine ilmoitti, että inspehtorimme Petri Pellikka on toivonut hallitukselta speksi esitystä hänen syntymäpäiväjuhliinsa, jotka järjestetään 26.11. Tavastialla. Tapahtumaan on osallistumassa myös useampi bändi. Jukka Heliö ilmoitti, että Tavastia sitsit olivat perjantaina. Kuraattori Hatakka lisäsi, että sitsit kestivät puoli kahteen asti. 6. Sähköpostikokouksen (2.9.) päätös 2.9. järjestetyssä sähköpostikokouksessa päätettiin valita Asennesiivouksen palvelut (liite 2). 7. Tehdyt edustusvierailut Ei ole tehtyjä edustusvierailuja 8. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Laine kertoi, että hänen aikansa menee remontissa. Mitään muuta ei oikeastaan kuulu. Remonttitoimikunta on ollut aika hiljaa ja hän on joutunut olemaan paljon osakunnalla hoitamassa remonttiin kuuluvia asioita. 9. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Ville Timonen kertoi, että Siivoussopimus on allekirjoitettu Asennesiivouksen kanssa. 10. Saapunut posti Ei saapunutta postia. 11. Saapuneet kutsut a. Akateeminen maanpuolustusyhdistys 58 vuotta 2.10. Osakunnalla on samaan aikaan kaudenavajaiset. Ketään hallitulaista ei kiinnostanut osallistua juhliin. HOResilta on menossa tilaisuuteen edustajia.
b. Eteläsuomalainen osakunta 110 vuotta 10.10. Jukka Heliö, Olga Penkkilä ja Laura Kylliäinen ilmaisivat kiinnostuksensa osallistua juhliin. c. Filiae Patriae 95 vuotta 22. 25.10. Sihteeri Maija Häkkinen välittää kutsun UAV:lle ja pyytää heitä hoitamaan ilmoittautumisen ja organisoinnin tapahtumaan liittyen. Alustavasti Taru Toivanen, Olga Penkkilä sekä Ville Timonen ilmoittivat kiinnostuksensa tapahtumaan. Kutsu on neljälle. d. Etelä Pohjalaisen Osakunnan Parttenkoliaaset 24.10. Sihteeri Häkkinen ilmoitti kiinnostuksensa juhlaan. Taru Toivanen harkitsee osallistumista, mikäli ei lähde Tarttoon. 12. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 3) Olga Penkkilä lisäsi, että HOL on valinnut uuden kuoronjohtajan. Toiminnanohjaaja Laine kertoi, että hän yrittää päästä seuraavaan HOL:n kokoukseen, sillä tiedotus ei ole kulkenut halutulla tavalla. Heidän jäsenensä eivät tiedä, mitä osakunnalla tapahtuu, eivätkä siten pysty osallistumaan esimerkiksi järjestettäviin talkoisiin. Harjoitellessaan osakunnan tiloissa he ovat myös kieltäneet muita osakuntalaisia käymästä tiloissa samaan aikaan hoitamassa omia asioitaan. Viiniseura on järjestämässä syksyn alussa fuksiviinitastingin. 13. Ulkojäsenhakemukset a. Lähevirran ulkojäsenhakemus b. Rautaojan ulkojäsenhakemus c. Lehtimäen ulkojäsenhakemus Hylättiin ulkojäsenhakemus d. Koivulehdon ulkojäsenhakemus
e. Saifin ulkojäsenhakemus Pyydetään lisäselvitys puolisosta ja hänen jäsentaustastaan. f. Leväsen ulkojäsenhakemus g. Hämäläisen ulkojäsenhakemus h. Pulkkisen ulkojäsenhakemus Hylättiin ulkojäsenhakemus. i. Häkkisen ulkojäsenhakemus j. Pitkäsen ulkojäsenhakemus k. Koskisen ulkojäsenhakemus l. Heikkilän ulkojäsenhakemus Pyydetään lisäselvitys hänen isänsä hämäläisyydestä. m. Kumpulaisen ulkojäsenhakemus Pyydetään lisäselvitys hämäläisyydestä. 14. Määräraha anomukset Ei jätettyjä määräraha anomuksia. 15. Tilahakemukset a. Koulutusvaliokunnan Koivuniemen käyttöpyyntö Koulutusvaliokunta oli jättänyt pyynnön (liite 4). Koivuniemen käyttö hyväksyttiin. 16.Eroanomukset viroista a. Valjakan eroanomus päätoimittajan virasta (liite 5) Myönnettiin ero päätoimittajan virasta.
b. Saukkosen eroanomus yleisvaliokunnan puheenjohtajan virasta ja ratamestarin virasta (liite 6) Myönnettiin ero YVK:n puheenjohtajuudesta ja ratamestarin virasta. Ratamestarin ero astuu voimaan syyskuun yleiskokouksen alussa. c. Laajan eroanomus apuisännistöstä (liite 7) Myönnettiin ero apuisännän virasta. d. Tolosen eroanomus apuisännistöstä (liite 8) Myönnettiin ero apuisännän virasta. 17.Perinnön kuulumiset Saara Leino kertoi tavanneensa juristiamme noin 15 minuutin ajan. Tapaamisessa juristi kertoi, että pesänjakajaksi on valittu vastapuolen ehdotus. Kuitenkin oletettavaa on, että vastapuoli tekee selvittelyehdotuksen ennen pesänjakajan ehdotusta. Hallituksen olisi hyvä päättää, kuinka pitkään asiasta ollaan halukkaita vääntämään. Vastapuoli tulee pyrkimään 50/50 jakoon, mutta osakunta pyrkii 70/30 jakoon. Hallituksen näkemyksenä on, että jaosta olisi hyvä käydä vähän vääntöä, mutta ei ole mielekästä pitkittää lopullista päätöstä liian pitkälle. Esimerkiksi jokin 60/40 ja 70/30 jakojen väliltä olisi jo sopiva. 18.Remontin kuulumiset Penkkilä ilmoitti, että kokouksen loputtua hallituslaiset pääsevät kantamaan Osakunnan taiteet pois varastotiloista. Tilojen on oltava tyhjät seuraavan viikon lopulla. Toiminnanohjaaja Laine kertoi, että remonttitoimikunnan kanssa on pohdittu vielä tarvittavia kalustehankintoja. Lisäksi Sillanpäähän on toimitettu tilaamattomia kaappeja, paloilmaisimia on hävinnyt ja lukkoja rikkoutunut.
Kuraattori Hatakka kokee, että Sillanpään pöydät olisi tärkeä hankkia pian. Lisäksi puhujakorokkeen hankkimisella ei olisi niinkään kiire. Kuraattori Hatakka julisti kokoustauon alkaneeksi kello 15.35. Kuraattori Hatakka päätti kokoustauon kello 15.47. 19.Budjettikeskustelua Kuraattori Hatakka alusti keskustelun kertomalla, että hallituksen tulee alkaa valmistelemaan ensi vuoden budjettia. Tarkoituksena olisi päättää, kuinka paljon säätiöltä halutaan lisää toimintamäärärahaa, ja selvittää, onko tulevana vuonna joitakin isoja hankintoja tulossa. Hallitus keskusteli keväällä esitetystä Hälläpyörän 150 vuotiskirjahankkeesta. Hallitus totesi, että koska osakunnalla on edelleen keskeneräinen kirjahanke sekä muita isoja hankkeita, ei uutta kirjahanketta aloiteta vielä toistaiseksi ensi vuonna. Penkkilä huomautti, että riemuylioppilasjuhlien osanottajamäärät tulevat oletettavasti nousemaan. Hallituksen olisi hyvä pohtia, olisiko hyvä siirtyä järjestämään juhlat joka vuonna; muuten juhlien budjettia on kasvatettava huomattavasti. Koivuniemeen uusittava laituri tulee säätiön kustantamana. Osakunnalle on tarvetta ostaa myös uutta käyttötavaraa. Harrastus, kunnia ja ansiomerkkien teko joudutaan kilpailuttamaan. Aikaisempi tekijä lopettaa tämän vuoden lopulla. Merkkejä ei voitu tilata kuin tämän syksyn tarpeisiin, joten uusi tekijä on löydettävä mahdollisimman pian ensi vuonna. Vaikka siivous ja vartiointipalvelut kilpailutettiin, niihin ei voi budjetoida yhtään vähempää. Lindströmin palveluiden hinta tulee nousemaan, sillä laitteita on enemmän vuokralla. Toiminnanohjaajan järjestämään kesäretkeen olisi hyvä budjetoida enemmän, sillä momentti ylittyy jatkuvasti eikä tapahtuman pienentämistä koeta hyvänä.
Hälläpyörän kulut menevät myös joka vuosi yli budjetistaan. Hallitus pohti, miksi lehti ei ole alv vapaa. Olisi hyvä pohtia, voisiko postitettavia julkaisuja olla vain kolme vuodessa ja neljäs julkaisu olisi Fuksihämäys. Esille tuotiin edellisvuoden toiminnantarkastajien kommentti taloudenhoitajalle mahdollisesti tarjottavista eduista tilinpäätöksen kirjoittamisen ajaksi. Tämä kuitenkaan ei ole budjettiasia vaan jokaisen hallituksen erikseen tehtävä päätös. Lokakuun alussa on oltava listattuna kaikki isoimmat hankinnat. 20.Säätiön sääntömuutosehdotus Kuraattori Hatakka esitteli hallitukselle välitetyn säätiön sääntömuutosehdotuksen. Lausunto ja suostumuspyyntö (liite 9) Uudet säännöt (liite 9.1) Nykyiset säännöt (liite 9.2) Sääntömuutoksen perustelumuistio (liite 9.3) Hallituksen keskusteluista laadittiin teksti syyskuun yleiskokoukseen (liite 10). 21.Vartiontitarjoukset Kuraattori Hatakka esitteli Teemu Laakson jättämän tiedotteen tarjouksista ja tarjouspäivityksistä. Laakson välittämä sähköposti (liite 11) Securitas Oy:n lisäselvitys (liite 11.1) ISS:n lisäselvitys (liite 11.2) Vertailutaulukko (liite 11.3) Hallitus keskusteli tulleista tarjouspäivityksistä. Tarjouksissa ei noussut esille mitään erityistä eroa tarjoajien välillä. Lisäpyyntöjen vastauksissa ei ollut kummallakaan tarjoajalla erityistä eroa hälytyslaitteiston hoidossa.
Hallitus päätti hyväksyä Securitaksen vartiointitarjouksen edullisemman hinnan takia. 22.Osakunnan vuosijuhlien kutsuvieraslista Tiina Niemi oli jättänyt ehdotuksen Osakunnan vuosijuhlien kutsuvieraslistaksi (liite 12). Edellisen vuoden kutsuvieraslistan malli oli kuulemma hukkunut, minkä takia hallitus korjasi listaa useammalta kohdalta. Listaa päivitettiin osakunnan isännän, emännän, JVK:n puheenjohtajan, ohjelmasihteerin, lipunkantajien ja HOL:n esiintyjien osalta. Hallitus hyväksyi kutsuvieraslistan muutoksin (liite 13). 23. Muut asiat a. Tupakointi Osakunnan uudella parvekkeella Tupakansavun tuleminen osakuntatiloihin halutaan estää. Parvekkeella tupakointi tullaan kieltämään bileiden aikana. Rauhallisina päivinä tupakointi sallitaan, kunhan Hikiän ovet ja ikkunat pidetään kiinni, jottei savu pääse sisälle tiloihin. Mikäli paikalla on yksikin ihminen, joka ei tykkää, että parvekkeella tupakoidaan, on se lopetettava. Tämä on hallituksen tekemä linjaus ja mikäli tupakointi koetaan ongelmana, otetaan asia Osakunnan päätettäväksi yleiskokoukseen. Taru Toivanen kirjoittaa parvekkeelle ohjeet tupakoinnista. 24. Kokouksesta tiedotettavat asiat Kokouksesta ei ole tiedotettavia asioita. 25. Seuraava kokous Seuraava kokous päätettiin pitää sunnuntaina 4.10. klo 14. Taru Toivanen toimii kahviministerinä. 26. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hatakka päätti kokouksen kello 18.35.
Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Tapio Hatakka Maija Häkkinen Kuraattori Sihteeri