KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA KIRKKONEUVOSTO 9/2018 KIRKKONEUVOSTON KOKOUS keskiviikkona 26.9.2018 klo 17 18.15 77. Kemin seurakunnan kiinteistöjen korjaussuunnitelma... 2 78. Suorituslisä (SL) (voimaan 1.1.2020 lukien)... 5 79. Tietosuojatyö seurakunnissa... 10
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 2 (13) 77. Kemin seurakunnan kiinteistöjen korjaussuunnitelma Aarne Pasanen esityksestä kirkkovaltuusto päätti kokouksessa 17.5.2018 Kemin seurakunnan kiinteistöjen kunnossapitosuunnitelman tuomista kirkkovaltuuston käsittelyyn kirkkovaltuuston kokoukseen. Esityksen johdosta talousjohtaja kutsui sähköpostilla 21.8.2018 koolle Kemin seurakunnan investointityöryhmän kokoukseen 4.9.2018 käsittelemään asiaa. Talousjohtaja on laatinut investointityöryhmän kokouksesta seuraavan muistion: KEMIN SEURAKUNTA INVESTOINTITYÖRYHMÄ MUISTIO INVESTOINTITYÖRYHMÄN KOKOUS Aika Tiistai 4.9.2018 klo 13.30 14.45 Paikka Seurakuntakeskus, alasali 2 Läsnä Aho Matti Tölli Tuomas Arvi Uusitalo Eine Kemppainen Päkkilä Matti Puro Juha Juntunen Jouko Alamommo Jaakko talousjohtaja, puheenjohtaja, jäsen kirkkoherra, jäsen kirkkovaltuuston puheenjohtaja, jäsen, poissa kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja, jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen Talousjohtaja oli sähköpostitse kutsunut investointityöryhmän kokouksen koolle 21.8.2018 käsittelemään Aarne Pasasen 17.5.2018 tekemää valtuustoaloitetta seurakunnan kiinteistöjen kattavasta kunnossapitosuunnitelmasta. Keskustelun pohjaksi talousjohtaja lähetti asian sähköpostissaan seuraavasti: Hei kaikille, Aarne Pasanen esitti 17.5.2018 kirkkovaltuuston kokouksessa vuoden 2017 tilinpäätöstä hyväksyttäessä, että valtuustoon tuodaan viisi vuotta kattava kiinteistöjen kunnossapitosuunnitelma. Kemin seurakunnassa on tehty kattava peruskuntoarvio kiinteistöistä vuonna 1996. Peruskuntoarviot on tehty: Peurasaaren kappeli ja huoltorakennus Pohjoinen hautausmaa kappeli ja huoltorakennus Nuorisotalo Vanha Pappila Seurakuntakeskus/Asuntola Kemin seurakuntakeskus Karihaaran seurakuntatalo Saarenottan leirikeskus Kemin kirkko Veitsiluodon seurakuntakeskus
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 3 (13) Peruskuntoarviot kohteista ovat tehneet Ark Futura Oy, Salvix Oy ja Era- Sähkö. Tehtyjen peruskuntoarvioiden jälkeen seuraaviin kiinteistöihin ja rakennuksiin on tehty mittavat peruskorjaukset. Seurakuntakeskuksen asuintalo (1997) Kemin seurakuntakeskus (1999) Saarenottan leirikeskus (1999) Kemin kirkko (2002-2003) Paattion hautausmaa (2006-2007) Nuorisotalo ja Vanha Pappila (2010-2011) Peurasaaren hautausmaan huoltorakennus, uudisrakennus (2013) Karihaaran seurakuntatalo on myyty. Lisäksi Paattionlehdon hautausmaan rakennuksiin lämmitys on muutettu maalämpöön (2016). Ehdotankin, että investointien ohjausryhmä kokoontuisi heti syyskyyn alussa miettimään mihin rakennukseen/rakennuksiin tulisi kuntokartoitus ja kustannusarvio nyt tehdä ja kuka tutkimuksen tekee. Sen jälkeen voidaan laatia korjaussuunnitelma tuleville vuosille jaksotettuna. Millaisilta näyttävät kalenterinne viikoille 36 ja 37. Tällainen tapaaminen olisi todella arvokasta pohjatyötä asioiden kartoittamiseksi Terveisin Matti Kokouksen aluksi talousjohtaja kertasi lähettämänsä sähköpostin sisällön. Jouko Juntunen kysyi investointien rahallista kokonaismäärää kyseisen ajanjakson aikana. Talousjohtaja ei tätä tarkasti muistanut mutta lupasi asian tarkistaa. Alustuksen pohjalta käytiin keskustelu korjausohjelmasta ja Aarne Pasasen valtuustoaloitteesta. Keskustelussa todettiin, että aikaisempina vuosina tehty seurakunnan valitsemien tilintarkastajien, ja joskus myös osan kirkkoneuvostoa oli mukana, kanssa tehdyssä kiinteistökatselmuksessa kartoitettiin kiinteistöissä seuraavana talousarviovuonna korjausta vaativia kohteita ja tuotiin ne talousarvion valmisteluun. Tähän käytäntöön on syytä palata. Tällainen investointityöryhmän kiinteistökatselmuskierros päätettiin tehdä seurakunnan kiinteistöissä pikaisesti 15.10.2018 jälkeen. Talousjohtajalle annettiin tehtäväksi pyytää asiantuntijaksi kiinteistökatselmuskierrokselle Mikko Väänänen/FCG. Keskusteltiin myös Veitsiluodon kirkon ja seurakuntakodin sisäilmasta. Talousjohtaja kertoi, että sisäilmat on mitattu kolmessa pisteessä (päiväkerhotila, kahvio ja seurakuntasali ja kirkkosali) ja laboratoriotulokset on saatu. Saatujen tulosten perusteella tiloissa ei ole pitoisuuksia haitallisista aineista. Pitoisuuden ovat yleensä olleet niin pieniä, etteivät ne ole olleet mitattavissa. Laboratoriotulokset on annettu työterveyshuollolle, työsuojeluvaltuutetulle, Kemin koulutoimelle lapsityöstä vastaavalle Teija Jestilälle. Talousjohtajan selvitti kokouksen jälkeen investointien euromäärän vuosilta 1998 2016. Euromääräiset investoinnit tuona aika ovat olleet 10.394.000 euroa. Hinnassa ei ole mukana mittava seurakuntakeskuksen asuinrakennuksen mittava peruskorjaus vuonna 1997. Matti Aho
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 4 (13) Kokouksen jälkeen talousjohtaja oli yhteydessä FCG:n Mikko Väänäseen ja tiedusteli hänen mahdollisuuttaan ja valmiuttaan olla asiantuntijana tulevassa kiinteistökatselmuksessa. Mikko Väänänen oli valmis tähän tehtävään, jonka jälkeen sähköpostitiedustelun jälkeen sovittiin, että investointityöryhmän kiinteistökatselmus Kemin seurakunnan kiinteistöissä tehdään yhdessä Mikko Väänäsen kanssa 17.10.2018. Kiinteistökatselmuksesta laaditaan muistio, jonka pohjalta investointityöryhmä laatii esityksen korjaussuunnitelmasta kirkkoneuvostolle. Esitys taljo: Kirkkoneuvosto hyväksyy laaditun muistion ja merkitsee sen tiedoksi. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 5 (13) 78. Suorituslisä (SL) (voimaan 1.1.2020 lukien) Kirkkoneuvosto 16.8.2018 Suorituslisä on yleiseen palkkausjärjestelmään sisältyvä palkanosa, jota voidaan maksaa työntekijälle tämän työsuorituksen perusteella. Suorituslisää koskeva määräys on KirVESTES:n 26 :ssä. Suorituslisän maksamisesta yksittäiselle työntekijälle päättää työnantaja (kirkkoneuvosto). Koska suorituslisän maksaminen perustuu työntekijän työsuoritukseen, sitä ei ole tarkoitus maksaa kaikille työntekijöille, vaan ainoastaan niille, joiden työsuoritus ylittää työnantajan (kirkkoneuvoston) asettamat arviointiperusteiden rajat. Työnantaja (kirkkoneuvosto) vahvistaa vuosittain suorituslisän määrän ja kenelle lisää maksetaan. Suorituslisiin on käytettävä vuosittain vähintään 1,1% yleisen palkkausjärjestelmän piirissä olevan henkilöstön peruspalkkojen yhteismäärästä. Näiden palkkojen yhteismäärä Kemin seurakunnassa on n. 1.500.000. Suorituslisänä jaettava ja talousarvioon varatta osuus (1,1%) on vuosittain n. 16.500. Kemin seurakunnassa asiaa on valmisteltu kirkontyömarkkinalaitoksen antamien ohjeiden mukaisesti siten, että johtavat virkamiehet ja ammattiliittojen luottamusmiehet ovat kokoontuneet 1.8.2018 keskustelemaan uudistuksesta ja sen toteuttamisesta Kemin seurakunnassa. Kokouksessa päätettiin kutsua koolle 31.8.2018 yhteiseen kokoukseen johtavat virkamiehet, lähiesimiehet ja ammattiliittojen luottamusmiehet valmistelemaan esitystä Kemin seurakunnan kirkkoneuvostolle suorituslisän paikallisesta toteuttamisesta Kemin seurakunnassa. Esitys paikallisesta toteuttamisesta tuodaan kirkkoneuvoston seuraavaan kokoukseen. Esitys taljo: Päätös: Merkitään tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin. Kirkkoneuvosto 26.9.2018 Kemin seurakunnan johtavat virkamiehet, lähiesimiehet ja ammattiliittojen luottamusmiehet kokoontuivat 31.8.2018 valmistelemaan esitystä Kemin seurakunnan kirkkoneuvostolle suorituslisän paikallisesta toteuttamisesta Kemin seurakunnassa. Kokouksesta laadittiin seuraava muistio: Kemin seurakunta Suorituslisän käyttöönotto MUISTIO2 Aika perjantai 31.8.2018 klo 8 10.50 Paikka Alasali 2 Läsnä Aho Matti, talousjohtaja, palkka-asiamies, puheenjohtaja Tölli Tuomas, kirkkoherra Rimpiläinen Päivi, luottamusmies, Juko ry Koivisto Marko, luottamusmies, Kirkon Alat ry Ahonen Virpi, nuorisotyöstä vastaava Hänninen Riitta, emäntä, Saarenotta Jestilä Teija, diakonia-, perhe- ja lapsityöstä vastaava Kulju Kaisa, emäntä, Hopealyhty Määttä Sanna, hautaus- ja kiinteistötoimen työnjohtaja Tyni Aki, musiikkityöstä vastaava Koskela Ulla, taloussihteeri, sihteeri
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 6 (13) 1. Kokouksen koollekutsuja palkka-asiamies toimii puheenjohtajana. 2. Sovittiin, että Ulla Koskela laatii muistion. 3. Merkittiin, että Kirkon työmarkkinalaitoksen ja sopimusjärjestöjen yhteisesti järjestämään koulutukseen osallistuivat yhteistyötoimikunnan päätöksellä Päivi Rimpiläinen, Marko Koivisto ja Ulla Koskela sekä lisäksi toimistosihteeri Heli Kahlos. 31.7.2018 Tuomas Tölli, Matti Aho, Ulla Koskela ja luottamusmiehet Päivi Rimpiläinen ja Marko Koivisto pitivät kokouksen, jossa koulutuksessa olleet antoivat palautteen koulutuksesta. Lisäksi päätettiin tästä kokouksesta, johon päätettiin kutsua myös esimiehet. 4. Todettiin, että kirkkoneuvoston on tehtävä päätös syyskuun aikana Kemin seurakunnan suorituslisän arviointiperusteista. On valittava vähintään kaksi arviointikriteeriä, joista toinen on työssä suoriutuminen. Perusteisiin on myös valittava suoritustaso. Suosituksena on, että käynnistysvaiheessa perusteita ei olisi useita. Päätettiin esittää, että arviointiperusteiksi työssä suoriutumisen lisäksi valitaan yhteistyökyky. Arviointiperuste kuvaa työntekijän yhteistyökykyä ja viestintää organisaation sisällä sekä asiakkaita ja sidosryhmiä kohtaan. Suoritustasoja valittiin kolme: - hyvän suoritustason alittava suoritustaso - hyvä suoritustaso - hyvän suoritustason ylittävä suoritustaso Päätettiin esittää, että suorituslisää maksetaan vain, kun molemmat perusteet on arvioitu hyvän suoritustason ylittäviksi. Arviointijakso on 12 kk. Arviointijakso käynnistyy loka-marraskuussa kehityskeskusteluissa asetetuista tavoitteista. Vuoden kuluttua esimies ja alainen käyvät arviointikeskustelun, jonka perusteella esimies tekee arvioinnin. Johto tekee esitykset kirkkoneuvostolle, joka tekee päätöksen suorituslisän maksamisesta. Suorituslisän yhteismäärä on 1,1 % yleisen palkkausjärjestelmän piirissä olevan henkilöstön peruspalkkojen yhteismäärästä. Suorituslisään on mahdollista kohdistaa myös 0,6 %:n suuruinen järjestelyerä. 0,6 %:n jakamisesta ei tehty vielä esitystä. 5. Sovittiin, että johto ja esimiehet kokoontuvat sopimaan arvioinnin periaatteista henkilöstöryhmien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi arvioinneissa. Muistion vakuudeksi Ulla Koskela Muistiokohdan 5. kohdan mukaisesti johto ja esimiehet kokoontuivat sopimaan arvioinnin perusteista henkilöryhmien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi 13.9.2018. Kokouksesta laadittiin muistio:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 7 (13) Kemin seurakunta Suorituslisän käyttöönotto MUISTIO3 Aika torstai 13.9.2018 klo 13.30 15.55 Paikka Alasali 2 Läsnä Aho Matti, talousjohtaja, palkka-asiamies, puheenjohtaja Tölli Tuomas, kirkkoherra Ahonen Virpi, nuorisotyöstä vastaava Hänninen Riitta, emäntä, Saarenotta Jestilä Teija, diakonia-, perhe- ja lapsityöstä vastaava, sihteeri Kulju Kaisa, emäntä, Hopealyhty Määttä Sanna, hautaus- ja kiinteistötoimen työnjohtaja Tyni Aki, musiikkityöstä vastaava 1. Kokouksen koollekutsuja palkka-asiamies toimii puheenjohtajana. 2. Sovittiin, että Teija Jestilä laatii muistion. 3. Suorituslisätyöryhmä on päättänyt esittää kirkkoneuvostolle, että arviointiperusteiksi työssä suoriutumisen lisäksi valitaan yhteistyökyky. Suoritustasoja valittiin kolme: - hyvän suoritustason alittava suoritustaso - hyvä suoritustaso - hyvän suoritustason ylittävä suoritustaso Suorituslisätyöryhmä sopi, että johto ja esimiehet kokoontuvat sopimaan arvioinnin periaatteista henkilöstöryhmien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi arvioinneissa. 4. Johto ja esimiehet päättivät arvioinnin periaatteet seuraavasti: työssä suoriutuminen: hyvä suoritustaso: Työntekijä hoitaa tehtävänkuvauksen mukaiset tehtävänsä moitteetta. Tehdyn työn taso on hyvä. Muut tehtävänkuvauksen ja esimiehen antamien tehtävien suorittaminen on monipuolista, uusiutuvaa, sitoutunutta sekä tilanteeseen ja kirkkovuoteen sopivaa ja se toteutetaan virka-aseman/ toimen ja koulutuksen edellyttämällä tavalla. Käytettävät työmenetelmät osoittavat monipuolista ammattitaitoa ja kehittämiskykyä. Ammatinhallinta on hyvä. Työntekijä osaa perustehtävänsä, organisoida ja aikatauluttaa omat työtehtävänsä, tekee työtehtävänsä sekä valmistautua tehtäviinsä. Työntekijä kouluttautuu. alittava suoritustaso: Työntekijällä voi olla puutteita yhdessä tai useammassa hyvän suoritustason kohdissa. hyvän suoritustason ylittävä: Työsuoritus ylittää usein annetut tavoitteet. Se on hyvää suoritustasoa parempi. Työntekijä on oma-aloitteinen.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 8 (13) yhteistyökyky: hyvä suoritustaso: Työntekijän työyhteisötaidot näkyvät hyvinä tekoina, käyttäytymisenä, myönteisenä asennoitumisena ja joustavuutena suhteessa työtovereihin, sidosryhmiin ja yleisesti lähimmäisiin. Työntekijällä on hyvä ja reaktiivinen kommunikointikyky. Hän ottaa toiset huomioon, on avoin tuen ja palautteen antamiselle ja vastaanottamiselle sekä on ratkaisukeskeinen. Työntekijä vastaa puheluihin ja sähköposteihin. Työntekijä kunnioittaa omaa ja työtoverien työtä. alittava suoritustaso: Työntekijällä voi olla puutteita yhdessä tai useammassa hyvän suoritustason kohdissa. hyvän suoritustason ylittävä: Työntekijän yhteistyökyky ylittää em. työyhteisötaidot. Työntekijä edistää hyvää työilmapiiriä. 5. Kemin seurakunnan kehityskeskustelukaavake todettiin hyväksi ja toimivaksi. Muistion vakuudeksi Teija Jestilä Esitys palkka-asiamies: Edellä olevien muistioiden ja neuvotteluiden perusteella on johtavien virkamiesten, lähiesimiesten sekä ammattiliittojen luottamusmiesten kesken saatu yhteisesti aikaan Kemin seurakunnan kirkkoneuvostolle tehtävä päätösesitys suorituslisän käyttöön otosta Kemin seurakunnassa 1.1.2020 alkaen. Kemin seurakunnan kirkkoneuvosto päättää: Ottaa käyttöön KirVESTES 26 :ssä olevan suorituslisän, joka on yleiseen palkkausjärjestelmään sisältyvä palkanosa ja jota voidaan maksaa työntekijälle tämän työsuorituksen perusteella 1.1.2020 alkaen esimiehen esityksestä kirkkoneuvoston päätöksellä. Suorituslisän yhteismäärä on 1,1 % yleisen palkkausjärjestelmän piirissä olevan henkilöstön peruspalkkojen yhteismäärästä. Erillisen 0,6 %:n suuruisen järjestelyerän jakamisesta kirkkoneuvosto tekee erillisen päätöksen täytäntöönpanoneuvotteluiden perusteella. Arviointiperusteiksi päätetään työssä suoriutuminen (pakollinen) ja toiseksi arviointiperusteeksi perusteeksi päätetään yhteistyökyky. Arviointiperuste kuvaa työntekijän yhteistyökykyä ja viestintää organisaation sisällä sekä asiakkaita ja sidosryhmiä kohtaan Suorituksen arviointitasoiksi päätetään kolme. 1. hyvän suoritustason alittava suoritustaso 2. hyvä suoritustaso 3. hyvän suoritustason ylittävä suoritustaso suorituslisää voidaan maksaa vain, kun molemmat perusteet on arvioitu hyvän suoritustason ylittäviksi.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 9 (13) Lisäksi kirkkoneuvosto päättää työssä suoriutumisen ja yhteistyökyvyn arviointitasot: työssä suoriutuminen: 2. hyvä suoritustaso: Työntekijä hoitaa tehtävänkuvauksen mukaiset tehtävänsä moitteetta. Tehdyn työn taso on hyvä. Muut tehtävänkuvauksen ja esimiehen antamien tehtävien suorittaminen on monipuolista, uusiutuvaa, sitoutunutta sekä tilanteeseen ja kirkkovuoteen sopivaa ja se toteutetaan virka-aseman/ toimen ja koulutuksen edellyttämällä tavalla. Käytettävät työmenetelmät osoittavat monipuolista ammattitaitoa ja kehittämiskykyä. Ammatinhallinta on hyvä. Työntekijä osaa perustehtävänsä, organisoida ja aikatauluttaa omat työtehtävänsä, tekee työtehtävänsä sekä valmistautua tehtäviinsä. Työntekijä kouluttautuu. 1. alittava suoritustaso: Työntekijällä voi olla puutteita yhdessä tai useammassa hyvän suoritustason kohdissa. 3. hyvän suoritustason ylittävä: Työsuoritus ylittää usein annetut tavoitteet. Se on hyvää suoritustasoa parempi. Työntekijä on oma-aloitteinen. yhteistyökyky: 2. hyvä suoritustaso: Työntekijän työyhteisötaidot näkyvät hyvinä tekoina, käyttäytymisenä, myönteisenä asennoitumisena ja joustavuutena suhteessa työtovereihin, sidosryhmiin ja yleisesti lähimmäisiin. Työntekijällä on hyvä ja reaktiivinen kommunikointikyky. Hän ottaa toiset huomioon, on avoin tuen ja palautteen antamiselle ja vastaanottamiselle sekä on ratkaisukeskeinen. Työntekijä vastaa puheluihin ja sähköposteihin. Työntekijä kunnioittaa omaa ja työtoverien työtä. 1. alittava suoritustaso: Työntekijällä voi olla puutteita yhdessä tai useammassa hyvänsuoritustason kohdissa. 3. hyvän suoritustason ylittävä: Työntekijän yhteistyökyky ylittää em. työyhteisötaidot. Työntekijä edistää hyvää työilmapiiriä. Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 10 (13) 79. Tietosuojatyö seurakunnissa
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 11 (13)
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 12 (13) Esitys khra: Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 9/2018 13 (13) Pöytäkirjan nähtävilläolo Esitys: Päätös: Kokouksesta tehty ja allekirjoitettu pöytäkirja valitusosoituksineen laitetaan nähtäville taloustoimistoon 1.10. 15.10.2018. Ilmoitus nähtävillä olosta laitetaan kirkkoherranviraston ilmoitustaululle 27.9.2018. Päätösesitys hyväksyttiin. Kokouksen päättäminen ja oikaisuvaatimusohjeet Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.15.