Pelastustoimen tietovaranto ja järjestelmät VARANTO Loppuraportti

Pelastustoimen tietovaranto ja järjestelmät VARANTO Loppuraportti Matti Sipilä Pelastusopisto 16.12.2015

Sisällysluettelo 1. JOHDANTO... 2 2. TAVOITTEET... 3 3. PROJEKTIN TOIMENPITEET... 3 VAATIMUSMÄÄRITTELYT... 3 RAHOITUS-, HALLINTA- JA HANKINTATAPA... 4 OSTOPALVELUT... 4 4. SIDOSRYHMÄT... 5 5. TOIMINNALLISET TAVOITTEET JA OMINAISUUDET... 5 6. LIITTEET... 5 Muutoshistoria Versio Päiväys Tekijä Tarkistaja Hyväksyjä Muutos 0.1. 14.12.2015 Matti Sipilä 1. versio 1.0 16.12.2015 Matti Sipilä Hyväksytty

1. Johdanto Pelastustoimen valvontatoiminta on suuntautumassa riskiperusteiseksi. Nykyiset erilliset palotarkastusohjelmistot ja tilastointijärjestelmä (PRONTO) eivät riittävässä määrin tue riskiperustaista valvontaa. Lisäksi ko. ohjelmistot lähestyvät elinkaarensa päätä. Lisäksi meneillään olevat KEJOkenttäjohtamisjärjestelmän ja ERICA-hätäkeskustietojärjestelmän kehitys nostavat tarpeen pelastustoimen isäntäjärjestelmälle. Näin pelastustoimen järjestelmien uudistus on laajasti meneillään. Kuva 1 Toiminnan kehittäminen Toiminnan kehittämisen ja onnettomuuksien ehkäisytoiminnan suuntaamisen kannalta on oleellista saada pelastustoimelle kansallinen tietovaranto. Jotta tiedetään, mitä oikeat kehittämistoimenpiteet voivat olla, tarvitaan tietoa ja analyyseja sekä tutkimuksia. Koko pelastustoimen yhteinen tietovaranto mahdollistaa valtakunnallisen tiedon hyödyntämisen kehittämistoiminnassa. Pelastustoimen yhteisen tietovarannon hyötyinä on pelastustoiminnan tehostuminen, toiminnan ohjauksen parantuminen ja varsinkin onnettomuuksien ehkäisytoiminnan paremman kohdentamisen kautta saavutettava vahinkojen määrän väheneminen. Kuva 2 Tietojärjestelmäalusta

Järjestelmä toteutetaan siten, että tietojärjestelmäalustan päälle voidaan sujuvasti kehittää pelastustoimen onnettomuuksien ehkäisyn, tilastoinnin ja analysoinnin, pelastustoiminnan ja tukipalvelujen sovelluksia. Varanto-hanketta edelsi Pelastusopiston toteuttama ProntoX- hanke, jossa selvitettiin pelastustoimen rekisteri- ja tilastointijärjestelmien kehittämistarpeita ja toteutusmallia. Esiselvityksessä päädyttiin vaihtoehtoon, jossa pelastustoimen tietovarannot ja tietojärjestelmät tulisi keskittää. Palosuojelurahasto on päätöksillään SMDno/2012/1157, SMDno/2013/985 ja SMDnro-2014-1164 myöntänyt rahoituksen pelastustoimen tietovarannon ja järjestelmien suunnitteluun vuosille 2013-2015. 2. Tavoitteet Varanto-hankkeen alkuperäisiksi tavoitteiksi määriteltiin: kuvata pelastustoimen keskitetty tietovaranto ja siihen liittyvä sovellusalusta koota tietovarantoon ja sovellusalustaan liittyvät vaatimukset kuvata pelastustoimen tietovarantoon kytketyt järjestelmäpalvelut koota järjestelmäpalveluihin liittyvät vaatimukset ja tietotarpeet laatia pelastustoimen tietojärjestelmille yhtenäinen toimintaan perustuva tietomalli varmistaa järjestelmäkokonaisuuden yhteen toimivuus ja julkishallinnon suositusten mukaisuus laatia esitys hallintamalliksi pelastustoimen tietovarannolle ja järjestelmille varmistaa sidosryhmien tietoisuus uudistuksen keskeisestä sisällöstä tiedottamalla ja esittelemällä hanketta soveltuvissa tilaisuuksissa hankintaprosessin valmistelu Pääpiirteissään koko hankekokonaisuus on edennyt alkuperäisten tavoitteiden mukaisesti. Hankintaan liittyen rahoituksen eteneminen, hankintayksikön määrittely, hankinnan valmistelu sekä järjestelmän hallinnointi ovat olleet olennaisessa osassa viimeisen vuoden aikana. 3. Projektin toimenpiteet Vaatimusmäärittelyt Käyttäjätarvemäärittelyä on tehty koko projektin ajan pääasiassa pelastuslaitosten kumppanuusverkoston työryhmien kanssa. Pääasiallisena työtapana olivat työpajat työryhmien kanssa. Keskeisenä määrittelytapana olivat ns. käyttäjätarinat, jotka sopivat erityisesti ketterällä kehityksellä toteutettaviin projekteihin. Dokumentaatiossa olennaisia ovat myös prosessikuvaukset, käsitemalli ja koodisto. Nämä kaikki katselmoitiin ja hyväksyttiin videoneuvotteluina toteutetulla pienryhmätyöskentelyllä. Liitteessä 1 on kuvattu Varannon dokumentaatiokokonaisuus.

Yhteistyötä tehtiin valvontasuunnitelma-, riskienhallinta-, turvallisuusviestintä-, MERLOTpalotarkastustyöryhmien sekä Varannon määrittelyä varten perustettujen palotarkastus- ja tilastointityöryhmän kanssa. Koko projektin ajan toimi myös tiivis yhteistyö ERICA- ja KEJO-projektien sekä Sisäministeriön pelastusosaston kanssa. Liitteessä 2 on kuvattu työryhmät. Helmikuussa 2015 varmistettiin valvonnan määrittelyjen kattavuus järjestämällä pelastuslaitosten onnettomuuksien ehkäisyn henkilöstölle Webropol-kysely. Vastausaktiivisuus oli korkea ja vastauksista ilmeni selvästi uuden valvontaohjelmiston tarve. Kyselyyn perustuen voitiin todeta määrittelyjen olevan oikeilla linjoilla. Rahoitus-, hallinta- ja hankintatapa Hankkeen ensimmäisen vuoden aikana tehtiin selvitykset pelastuslaitosten keskinäisestä rahoitusmallista ja järjestelmän hallintamallista. Näiden pohjalta on myöhemmin tehty ratkaisu pelastuslaitosten keskinäisestä rahoitusjaosta sekä etsitty pelastustoimen tietojärjestelmille sopiva hallintamalli. Hankinnan valmistelu on ollut alusta lähtien projektin tavoitteissa. Hankintaa ajatellen aloitettiin joulukuussa 2013 Hilmaan tehdyllä ilmoituksella tekninen dialogi yritysten kanssa. Teknisen dialogin tavoitteena oli kartoittaa yrityskeskusteluissa erilaiset tekniset projektihallinnalliset mahdollisuudet Varannon toteutukseen. Dialogi aloitettiin avoimella esittelytilaisuudella tammikuussa 2014 ja keskustelut 20 dialogiin osallistuneen yrityksen kanssa käytiin maalis- ja huhtikuussa. Keskustelujen lähtökohtana pidettiin usean toimittajan toteutusta, jossa potentiaalisia erillisinä toimituksina esitettiin 1) sovellusalusta ja tietovaranto, 2) sovellukset ja 3) testaus. Teknisen dialogin toteutuksessa apuna olivat Hanselin hankinta-asiantuntijat. Keskustelujen tuloksena saatiin tietoa Varannon vaatimusmäärittelyjen toteutustavasta, teknisistä toteutusvaihtoehdoista, toteutusprojektin hallinnasta sekä kilpailutustavasta ja kriteereistä. Keskustelujen lopuksi pyysimme yrityksiltä budjetäärisen hinta-arvion toteutuksesta. Arvion saimme kymmeneltä yritykseltä. Näistä varteen otettavat huomioiden pystyimme arviomaan tarvittavan toteutusbudjetin. Maaliskuun 2014 ohjausryhmässä käytiin läpi rahoitus, hankintayksikkö ja omistajuus problematiikkaa. Vaihtoehdoissa oli kartoitettu erilaiset mahdollisuudet toteuttaa järjestelmä, jossa osapuolina ovat sekä valtio, että kunnalliset toimijat. Tähän mennessä oli myös selvitetty millä ehdoilla ja aikataululla hankinta olisi mahdollista saada liikkeelle jo vuoden 2014 aikana. Selvisi kuitenkin, että valtion rahoitusta ei ole saatavissa tähän hankkeeseen. Hankinnassa päädyttiin vaiheittaiseen toteutukseen valvontatoiminnan tarpeista alkaen kunnallisena hankintana. Kesäkuussa 2015 pelastusjohtajat päättivät hankinnan budjetoinnista vuosille 2016-2018 ja hakea investointiin avustusta PSR:ltä. Varanto-järjestelmän hallintomalli piti ratkaista ilman uusien organisatoristen yksiköiden perustamista. Kunnallisen hankinnan myötä esille nousivat kunnalliset ICT-yhtiöt. Järjestelmien projektien hallinta, palveluiden ylläpito ja hankinta sopivat näiden toimialaan. Näistä Kuntien Tiera Oy:n selvitettiin soveltuvan parhaiten tehtävään, koska se on valtakunnallinen toimija ja heidän sähköisen asioinnin alustansa kattaa jo valmiiksi merkittävän osan Varannon tarpeista. Ostopalvelut Tekninen dialogi toteutettiin Hansel Oy:n hankinta-asiantuntijoiden kanssa.

Vaatimusmäärittelyjen toteutustavan katselmoi ostopalveluna testaukseen erikoistunut Sogeti Oy myös helmikuussa 2015. Katselmoinnin lopputuloksen saatiin tarkentavia ehdotuksia, mutta pääpiirteissään dokumentaation todettiin soveltuvan ketterän kehityksen periaatteilla toteutettavaan projektiin. Syksyllä 2015 teetettiin CGI Suomi Oy:llä Merlot-palotarkastusohjelman tietomallin vertailu Varantoon sekä tietojen konversion projektisuunnitelma. CGI:ltä saatiin myös arvio konversion työmäärästä budjetointia varten. Tieto Finland Oy:n kanssa tutkittiin PRONTO-tilastointijärjestelmän pohjaa hyväksikäyttäen uusia mahdollisuuksia Varannon toisen vaiheen tilastointiosuuden toteutukseen. Kokeilun yhteydessä tehtiin demosovellus turvallisuusviestinnän tarpeisiin ja saatiin tietoa PRONTOn tietojen konversion mahdollisuuksista. Visma Consulting Oy:ltä ostettiin syksyllä 2015 järjestelmän arkkitehtuurisuunnittelu, jonka avulla on saatu myös tarkennettua toteutuksen suuruusluokka. 4. Sidosryhmät Hankkeen ohjausryhmässä on ollut edustus pelastuslaitoksista, SM:n Pelastusosastolta, Hätäkeskuslaitoksesta, Kuntaliitosta ja pelastusopistolta. Määrittelytyötä on tehty pääasiassa pelastuslaitosten kumppanuusverkoston työryhmien kanssa. LIITE 2 5. Toiminnalliset tavoitteet ja ominaisuudet Yleisiä tavoitteita tulevalle ohjelmistokokonaisuudelle ovat: käyttäjälähtöinen sekä pelastuslaitoksen työntekijälle että asiakkaalle valvontatoiminnan kohdentaminen ja kehittäminen riskien analysointiin pohjautuen asiakkaiden sähköisten asiointi- ja toimintamahdollisuuksien lisääminen mobiilitoiminnallisuus suuntaus ohjaus- ja neuvontatoimintaan ja asiakkaiden omien toimintavalmiuksien parantamiseen Perusominaisuudet: karttatoiminnallisuus, sijaintitietoihin tukeutuminen asiakirjanhallinta, sähköinen arkistointi sähköisen allekirjoituksen mahdollisuudet sähköisen asioinnin tuki eri tunnistautumistavoilla roolipohjainen käyttäjä- ja pääsynhallinta mobiilitoiminnallisuus, myös offline käyttäjän määriteltävissä olevat raportit käyttäjän määriteltävissä olevat kyselyt Määrittelydokumentaatio on kuvattu Liitteessä 1. 6. Liitteet LIITE 1 Dokumenttiluettelo LIITE 2 Vuoden 2015 ohjausryhmä ja sidosryhmät

LIITE 1 Dokumentaatio Tässä dokumentissa on listattu Varanto-järjestelmän vaatimusmäärittelydokumentaatio. Kaaviossa 1 on esitetty dokumenttien suhteet. Yleiskuvaus Tavoitteet, taustat, toiminnallisuus ja vaiheistus lyhyesti Prosessit Toiminnot BPMN ja/tai sanallisina kuvauksina. Luettelo kuhunkin liittyviin käyttäjätarinoihin. Käyttäjätarinat Tarpeiden kuvaukset käyttäjätarinoina. Käyttäjäroolit Käyttäjäryhmien ominaispiirteet. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Palvelujen kuvaus ja jäsentely Käsitemalli Käsitteet, tietosisältö ja käsitteiden väliset suhteet. Raportit Raporttien tyypit ja esimerkkejä raporttien rakenteesta. Ei-toiminnalliset vaatimukset Käytettävyys, luotettavuus, suorituskyky, hallittavuus, teknologiset vaatimukset, tietoturva, lait ja standardit, integraatiot Sanasto Käytettyjen termien määritelmä ja kuvaus. Koodisto Luokitusten ja valintavaihtoehtojen määrittely Muut dokumentit: - Tietoturvaselvitys - Lakien toteuttaminen Varannossa - Varanto liittymät ja rajapinnat - Merlot konversiosuunnitelma Kaavio 1 Dokumentaation rakenne

DOKUMENTTI Varanto yleiskuvaus 08052015 Varanto prosessit Varanto_käyttäjätarinat TARKOITUS Dokumentissa on kerrottu Varanto-järjestelmän tarkoitus, säädösperusta, käyttäjät ja sovellustoiminnallisuus sekä vaiheistus. Dokumentti kuvaa Varannon valvontaan liittyvät prosessit ja toiminnot. Prosessit on kuvattu uimaratakaavioina (BMPN). Sähköisestä asioinnista ja karttatoiminnallisuuksista on sisällytetty omat koosteensa. Tästä dokumentista pääsee parhaiten tarkempaan käsitykseen järjestelmästä. Dokumentissa on kuvattu toiminnalliset vaatimukset käyttäjätarinamuodossa. Varanto_käyttäjätarinat vaihe 1 Dokumentissa on kuvattu toiminnalliset vaatimukset käyttäjätarinamuodossa. Varanto_raportit_ Dokumentissa on kuvattu Varanto-järjestelmän valmisraportit Tilastot-, Seuranta- ja Näkymä-kokonaisuuksina esimerkein havainnollistettuna. Varanto_käsitemalli Varanto_sanasto Varanto_koodistot Varanto käyttäjäroolimäärittelyt Varanto tietojärjestelmäarkkitehtuuri Ei-toiminnalliset vaatimukset Kuvaa järjestelmän käsitteet, tietosisältöä ja käsitteiden väliset suhteet Pohjautuu käsitemallin käsitteisiin. Lisäksi erikseen määriteltyjä termejä. Koodistossa määritellään erilaiset luokitukset ja valintavaihtoehdot. Antaa järjestelmän toteuttajalle kuvan käyttäjäryhmistä ja näiden käyttötarpeista, käyttöympäristöistä ja käyttäjien osaamistasosta. Kuvaa järjestelmän toteuttamat palvelut. Vaatimusmäärittely jaoteltuna käytettävyys-, luotettavuus-, suorituskyky-, hallittavuus-, teknologiset, tietoturva, laki ja standardi sekä integraatiovaatimuksiin Tietoturvaselvitys Selvitys tietoturvaan liittyvistä laeista, määräyksistä ja ohjeista. Vuoden 2013 Lakien toteuttaminen Varannossa Varanto liittymät ja rajapinnat Merlot konversiosuunnitelma mukainen. Yhteenveto lakipykälistä ja niiden vaikutuksesta Varannon toteutukseen. Yhteenveto Varannon liitynnöistä muihin tietojärjestelmiin. Konversioiden arviointi, projektisuunnitelma ja kemikaalien lukumäärät.

LIITE 2 Vuoden 2015 ohjausryhmä ja sidosryhmät Pelastusjohtajat Pelastuslaitosten kumppanuusverkosto PTK, pelastustoimen tietohallintohankkeiden koordinaatioryhmä VARANTO ohjausryhmä Esa Kokki pj. tutkimusjohtaja PeO, Janne Koivukoski valmiusjohtaja SM Teemu Luukko ylitarkastaja SM Erkki Hokkanen Pel. johtaja, pel.joht. hall. Tero Mäki Pel. johtaja, pel.joht. hall. Jussi Rahikainen pelastustoimen keh.pääll., Kuntaliitto Pertti Mäenpää toimialapäällikkö, HäKe Veli-Pekka Laaksonen valv.pääll., turvallisuuspalvelut Terho Pylkkänen pel.pääll., pelastustoiminta Ritva Tanttu hall.siht., tukipalvelut Mervi Parviainen rehtori, Pelastusopisto Matti Sipilä sihteeri PeO SM pelastusosasto Pelastusopisto Palosuojelurahasto VARANTO-hanke Juho Voutila Matti Sipilä Kari Junttila Marko Hassinen Julkishallinnon tietojärjestelmien yhteensopivuus HALTIK, VM, SM, TORI Sisäisen turvallisuuden kokonaisarkkitehtuuri VARANTO MÄÄRITTELYN SIDOSRYHMÄT MERLOT palotarkastus Palotarkastustyöryhmä (Varanto) Tuomas Pälviä, Länsi-Uusimaa (Mika Viljanen, Turku) Tanja Seppälä, Helsinki Juhani Carlsson KymPe Kari Telaranta, Keski-Uusimaa Ilkka Itkonen, Pohjois-Savo Pekka Mutikainen, Tampere Seuranta- ja analysointityöryhmä (Varanto) Esa Kokki, Johannes Ketola PeO Kati Tillander, Helsinki Mika Viertola, Pohjois-Karjala Kirsi Rajaniemi, SM Anne Lounamaa, THL, Jari Lepistö, Jokilaaksot Sirpa Heiskanen, Oulu-Koillismaa Pelastustoiminnan suunnittelun edustajia lisää? Kumppanuusverkoston työryhmät Valvontasuunnitelmatyöryhmä Riskienhallintatyöryhmä Vesa-Pekka Tervo, Keski- Uusimaa Jussi Rahikainen Kati Tillander, K-Uusimaa Paavo Tiitta, Pohjois-Savo Thomas Nyqvist, Pohjanmaa Taito Vainio SM Jarkko Jäntti, K-Suomi Jani Kanerva E-K pel Ilpo Tolonen, Kymenlaakso Jari Lepistö, Jokilaaksot Seppo Lucenius, Kant-Häme Pentti Kurttila, AVI Kati Tillander, K-Uusimaa Vesa-Pekka Tervo, K-Uusimaa Jussi Rahikainen, Kuntaliitto Jaana Rajakko, SM Turvallisuusviestintätyöryhmä Jyri Silmäri, Etelä-Savo PJ Riitta Kaarenmaa, Helsinki Kimmo Vaani, Satakunta Tanja Lillback, Pohjanmaa Elina Haapala, Pirkanmaa Jari Lepistö, Jokilaaksot (2013) Matti Waittinen, Helsinki (2013) Asiantuntijayhteydenpidon kautta Väestönsuojelu ja varautuminen KuntaHuovi -> ERICA, Janne Hartikainen, Keski- Suomi Liittyvät hankkeet Pelastustoiminnan työryhmä Tekninen infra Pelastustoimen yhteinen käsitteistö Hankkeiden välinen yhteydenpito KEJO, Ilkka Eskelinen, Itä- Uusimaa Matti Honkanen, PeO Teemu Veneskari, Kymenlaakso Juha Ala-Häivälä, Jokilaaksot KUNTU,TUVE Jukka Kangasvieri, Kokkola TUPO, TUVE,... Pelastustoimen kokonaisarkkitehtuuri, Teemu Luukko Viestintä, tehtävän aikainen ja muu mediatiedottaminen