19.9.2018 Tietsujaselste ja asiakkaan infrminti laatimispäivä 19.9.2018 EU:n Tietsuja-asetus (2016/679) 1 REKISTERINPITÄJÄ Hämeenlinnan kaupunki, Jukkliikennejast Seudullinen jukkliikenneviranmainen (jäljempänä timivaltainen viranmainen) Wetterhffinkatu 2 13100 Hämeenlinna 2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA Jukkliikennekrdinaattri Wetterhffinkatu 2, 3.krs 13100 Hämeenlinna puh. 03-621 5329 jukkliikenne@hameenlinna.fi 3 REKISTERIN NIMI Hämeenlinnan seudullisen jukkliikenneviranmaisen Waltti-matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteri sekä verkkpalvelun asiakasrekisteri. 4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteri: Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisterin tietja käytetään timivaltaisen viranmaisen jukkliikenteen ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hitamiseen ja palvelun tteutukseen. Asiakkaan yksilöintitietja käytetään henkilökhtaisen matkakrtin st-ikeuden tarkistamiseksi ja asiakkaan henkilökhtaisen asiinnin ikeellisuuden varmistamiseksi. Henkilötunnuksen käytön perusteina n asiakkaan lutettava tunnistaminen yksilöidysti rekisteristä hänen ja timivaltaisen viranmaisen ikeuksien ja velvllisuuksien tteuttamisen varmistamiseksi henkilökhtaisen matkakrtin luvutuksessa, jssa tdetaan ja perustetaan asiakkaan st-ikeus. asiakkaan kuntalaisuuden tarkistuksessa. Asiakkaan kuntalaisuus vidaan jutua tarkistamaan spimussuhteen kestäessä, asiakkaan kuntalaisuus vi muuttua krtin vimassaln aikana. Asiakkaan velvllisuutena n päivittää tiet kuntalaisuuden muutksesta matkakrtille sen jälkeen, kun tiet n päivittynyt väestörekisterikeskuksen väestörekisteriin. Hämeenlinnan kaupunki Kaupunkirakenne, Jukkliikenne Wetterhffinkatu 2, 3.krs 13100 Hämeenlinna Jukkliikennekrdinaattri Puh. (03) 621 5329 www.hameenlinna.fi etunimi.sukunimi@hameenlinna.fi
Kuntalaisuus tarkistetaan väestörekisterikeskuksen väestötietjärjestelmästä. kadnneen matkakrtin sulkemisessa ja krtilla jäljellä levien lipputietjen selvittämisessä. viittuneen matkakrtin vaihtamisessa ja krtilla jäljellä levien lipputietjen selvittämisessä. löytyneen matkakrtin mistajan tunnistamisessa. asiakkaan tunnistamisessa matkakrtilla levien lippututteiden hyvittämistilanteissa ja virhetilanteiden selvityksen yhteydessä. asiakkaan matkakrtin lataustapahtumien ja mahdllisten näyttötapahtumien tarkistamisessa. henkilökhtaisen matkakrtin tietjen tumisessa verkkpalvelusvellukseen asiakkaan hakupyynnön perusteella. Krttitietjen haku edellyttää asiakkaalta vahvaa tunnistautumista verkkpankkitunnuksilla. matkakrtin sulkemisessa asiakassuhteen päättyessä. asiakkaan tunnistamisessa asiakassuhdetta päätettäessä Verkkpalvelun ja mbiilipalvelun asiakasrekisteri: Verkkpalvelun ja mbiilipalvelun asiakasrekisterin tietja käytetään palvelun tuttamiseen ja tteutukseen (matkakrtille tai lipputunnisteelle ladattavat tutteet), sekä asiakkuuteen liittyvässä yhteydenpidssa. Asiakkaan yksilöintitietja käytetään asiakkaan henkilökhtaisen asiinnin ikeellisuuden varmistamiseksi. Henkilötunnuksen käytön perusteina n asiakkaan lutettava tunnistaminen yksilöidysti rekisteristä hänen ja rekisterinpitäjän sekä jukkliikenneviranmaisten ikeuksien ja velvllisuuksien tteuttamisen varmistamiseksi asiakkaan matkakrtin/lipputunnisteen lataustapahtumien ja mahdllisten näyttötapahtumien tarkistamisessa. henkilökhtaisen matkakrtin/tunnisteen tietjen tumisessa verkkpalvelusvellukseen asiakkaan hakupyynnön perusteella. Krtti-/tunnistetietjen haku edellyttää asiakkaalta tunnistautumista. asiakkaan tunnistamisessa asiakassuhdetta päätettäessä. Muu käyttö: Asiakasrekisterin tietja vidaan käyttää suramarkkinintiin asiakkaan nimenmaisella sustumuksella. Henkilötietjen käsittelyperusteena vat ensisijaisesti spimuksen täytäntöön paneminen ja timivaltaisen viranmaisen, rekisterinpitäjän tai klmannen sapulen ikeutetut edut ja niiden tteuttaminen. Käsittely vi lla tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvitteen nudattamiseksi ja/tai rekisterinkäyttäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Tietja vidaan käyttää myös rekisterinpitäjän man timinnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastintitarpeisiin. 2
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteri: Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteri sisältää timivaltaisen viranmaisen jukkliikenteen asiakkaita kskevat seuraavat tiedt (tietihin ei sisälly paikannustieta sisältävää matkustustieta): Asiakastiedt asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä asiakkaan yksilöintitiedt: nimi, henkilötunnuksen lppusa, syntymäaika, kti- ja asuinkunta, site, sukupuli, kielisyys yritys- ja yhteisöasiakkaiden yhtiö- tai yhteisötunnus sekä yhteystiedt mahdlliset puhelinnumert ja sähköpstisite mahdllinen asiakkaan nimenmainen sustumus suramarkkinintiin mahdlliset laskutus- tai tistuvaisvelitusspimukset mahdlliset valtuutukset Matkakrtin perustiedt matkakrtin numer matkakrtin luntipäivämäärä asiakkaan matkakrttikhtainen käyttäjäryhmä (st-ikeudet) ja sen mahdllinen määräaikainen vimassalaika matkakrtin lpetuspäivämäärä sekä syykdi matkakrtin lpettamiselle Matkakrtin tapahtumahistria tteutuma- ja rahatapahtumatiedt matkakrtin luvutushetki matkakrtille tehdyt lataukset arvlipulla tehdyt arvvelitukset: päivämäärä, kellnaika, lipputute, velitettu summa ja histriatietna matkakrtin sald ennen käyttöä ja käytön jälkeen kausilunteisten lippututteiden käyttööntttiedt (lipun vimassaltiet) sarjalunteisten ja laskutettavien lippututteiden tapahtumatiedt viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellnaika ja lipputute sekä linja, jlla krttia n käytetty) mahdlliset käyttöyritykset (leimaus krtinlukijalla ei le nnistunut, syykdi) matkakrtin tilatiedt (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, krvattu uudella tms.) Verkkpalvelun ja mbiilipalvelun asiakasrekisteri: sisältää asiakkaita kskevat seuraavat tiedt (tietihin ei sisälly paikannustieta sisältävää matkustustieta): Asiakastiedt asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä 3
asiakkaan yksilöintitiedt: nimi, henkilötunnuksen lppusa, syntymäaika, kti- ja asuinkunta, site, sukupuli, kielisyys, mikäli asiakas n vahvasti tunnistautunut yritys- ja yhteisöasiakkaiden yhtiö- tai yhteisötunnus sekä yhteystiedt mahdlliset puhelinnumert ja sähköpstisite mahdllinen asiakkaan nimenmainen sustumus suramarkkinintiin mahdlliset laskutus- tai tistuvaisvelitusspimukset mahdlliset valtuutukset Matkakrtin/tunnisteen perustiedt matkakrtin/tunnisteen numer asiakkaan matkakrtti-/tunnistekhtainen käyttäjäryhmä (st-ikeudet) ja sen mahdllinen määräaikainen vimassalaika Matkakrtin/tunnisteen tapahtumahistria tteutuma- ja rahatapahtumatiedt matkakrtille/tunnisteelle tehdyt lataukset arvlipulla tehdyt arvvelitukset: päivämäärä, kellnaika, lipputute, velitettu summa ja histriatietna matkakrtin/tunnisteen sald ennen käyttöä ja käytön jälkeen kausilunteisten lippututteiden käyttööntttiedt (lipun vimassaltiet) sarjalunteisten ja laskutettavien lippututteiden tapahtumatiedt viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellnaika ja lipputute sekä linja, jlla krttia n käytetty) matkakrtin/tunnisteen tilatiedt (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, krvattu uudella tms.) 6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Rekisterin tietsisällön mukaiset tiedt Tietja kerätään käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen sekä palvelun käytön yhteydessä. Käyttäjätietja ei tarkasteta, mutta rekisteröitymisen lgisella timinnalla varmistetaan, että käyttäjä antaa massa hallinnassaan levan sähköpstisitteen. Matkakrtin tilatiet kerätään aina timivaltaisen viranmaisen matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteristä. Krttinumer ja valtuutustiedt vidaan kerätä asiakasrekisteristä käyttäjän tekemän hakutiminnn perusteella. Timint edellyttää, että käyttäjä n rekisteröitynyt timivaltaisen viranmaisen jukkliikenteen asiakkaaksi ja tunnistettu verkktunnistuspalvelua käyttäen. Osa tietsisällöstä syntyy palvelun ylläpitämänä, palvelun käytön yhteydessä. Verkktunnistuspalvelun yhteydessä käyttäjän antamia tai tunnistamisessa välitettyjä tietja ei tallenneta palvelun käyttäjärekisteriin. Verkkpalvelusta henkilökhtaisen matkakrtin hankkivan asiakkaan kuntalaisuus tarkistetaan sttilanteessa, js yhteys väestötietihin n käytettävissä. Timivaltainen viranmainen tarkistaa tarvittaessa jälkikäteen asiakkaan kuntalaisuuden niistä henkilökhtaisista lippututteista, jtka edellyttävät alennetun hinnan takia tiettyä kuntalaisuutta. 4
Käyttäjälle katseltavissa levat tiedt Matkakrttien lipputiedt tulevat timivaltaisen viranmaisen matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteristä. Lipputiedt eivät sisällä matkustukseen liittyviä tapahtumatietja eikä niitä tallenneta palvelun maan käyttäjärekisteriin. Lipputiedt vat katseltavissa kaikista aktiivisista matkakrteista, jtka käyttäjä n liittänyt käyttäjätietihinsa. Tarkemmat matkakrttitiedt tulevat timivaltaisen viranmaisen jukkliikenteen matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteristä. Tarkempia tietja vat matkakrttien perustiedt ja tapahtumahistria viimeisen seitsemän (7) kuukauden ajalta. Käyttäjän hallintaan valtuutetuista matkakrteista näitä tietja vi tarkastella vain valtuutuksen vimassalaikana. Tietja ei tallenneta palvelun maan käyttäjärekisteriin. Tietjen katseleminen edellyttää, että käyttäjä n rekisteröitynyt timivaltaisen viranmaisen jukkliikenteen asiakkaaksi ja liittänyt mistamiensa tai hallintaansa valtuutettujen matkakrttien numert käyttäjätietihinsa timivaltaisen viranmaisen jukkliikenteen matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteristä. Perustiedista matkakrtin mistajan nimitiedn katselu edellyttää istuntkhtaista tunnistamista verkktunnistuspalvelua käyttäen. Asiakastiedt tulevat timivaltaisen viranmaisen jukkliikenteen matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteristä. Tietja ei tallenneta palvelun maan käyttäjärekisteriin. Tietjen katseleminen edellyttää, että käyttäjä n rekisteröitynyt timivaltaisen viranmaisen jukkliikenteen asiakkaaksi sekä istuntkhtaista tunnistamista verkktunnistuspalvelua käyttäen. 7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET Ei säännönmukaisia luvutuksia. 8 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Ei tietjen siirta EU:n tai ETA-alueen ulkpulelle. 9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteri: Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntimittajien kesken n tehty spimus tietsujasta. Järjestelmäntimittajat hitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietjen säilytyksen hyvän tietjenkäsittelytavan mukaisesti ja nudattavat ehdtnta vaitil- ja salassapitvelvllisuutta. Asiakkuuden päättyessä asiakastiedt pistetaan heti, js eivät muut lainsäädännölliset velvitteet estä tietjen pistamista. Tietjen pistamisen jälkeen reklaminti, hyvitykset ja virhetilanteiden selvittäminen ei le enää mahdllista. Verkkpalvelun ja mbiilipalvelun asiakasrekisteri: Rekisterinpitäjän, viranmaiskäyttäjien, kaupassa myytävien tutteiden tutemistajien ja järjestelmäntimittajien kesken n tehty spimus tietsujasta. Järjestelmäntimittajat hitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietjen säilytyksen hyvän tietjenkäsittelytavan mukaisesti ja nudattavat ehdtnta vaitilja salassapitvelvllisuutta. Asiakkuuden päättyessä asiakastiedt pistetaan heti, js eivät muut lainsäädännölliset velvitteet estä tietjen pistamista. Tietjen pistamisen jälkeen reklaminti, hyvitykset ja virhetilanteiden selvittäminen ei le enää mahdllista. 5
Käyttöikeudet ja niiden hallinta Käyttöikeudet asiakasrekistereihin sitä työtehtävissään tarvitseville jukkliikenneyksikön ja sen asiakaspalvelupisteiden henkilökunnalle määrittelee timivaltaisen viranmaisen pääkäyttäjä ja hänen valtuuttamansa vastuuhenkilöt. Timeksiantn perustuen asiakasrekistereiden tietja käsittelevien henkilöiden (esim. muut mahdlliset palvelupisteet) käyttöikeudet määritellään timeksisaajan ja timivaltaisen viranmaisen välisessä timeksiantspimuksessa mainituin periaattein. Käsittelijät nudattavat ehdtnta vaitilja salassapitvelvllisuutta. Käyttöikeus päättyy henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n myönnetty käyttöikeus. Vaitil- ja salassapitvelvllisuus jatkuu asiakastietjen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä. Käytön valvnta Käytön valvnnan rekisterillä valvtaan työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yrityksiä. Valvntaan tarvittavia tietja tallennetaan sekä tietkantaan että tiedstmutiseen lkiin. Palvelun sajärjestelmät mudstavat lkia hjausparametrien mukaisesti. Lkitiedstja säilytetään tiedstjärjestelmässä, jhn n käyttöikeuksin rajattu pääsy (luku- tai kirjitusikeudet) palvelun ylläpidsta vastaavilla henkilöille. Lkitiedstja säilytetään pääsääntöisesti yhdeksän (9) kuukauden ajan. Rekistereiden käytöstä talletetaan tietkantaan tiedt käytönvalvntaa varten (käyttäjätunnus, aikaleima, hakueht ja syy). Tietkantaan tallennettujen tietjen avulla vidaan seurata ja raprtida asiakasrekistereiden asianmukaista käyttöä. Tiedista tutetaan käytön seurantaan tarvittavat raprtit. Tiedstmutiseen lkiin talletetaan käyttäjä- ja päiväkhtaisesti asiakastietihin tehdyt haut ja muutkset sekä kyselyn tehneen käyttäjän yksilöintitiedt. Tekninen ylläpit Järjestelmäntimittajat vastaavat, että asiakasrekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tieta tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitn ja varmistamiseen. Teknisinä tietina tallentuvat laitteen tuttamat tapahtumat. Teknisinä tietina ei kerätä eikä talleteta henkilötietja. Käytettävyyden varmistaminen Tiedt sujataan tahalliselta ja tahattmalta tuhutumiselta (mm. keskuslaitteet vat lukituissa tilissa, jihin n kulunvalvnta ja tiedstista varmuuskpit erillisessä palturvallisuussastssa) ja tietjen eheys hitamalla sujaus teknisen ylläpittietjen ja tapahtumatietjen kautta. Järjestelmän sisäiset tietyhteydet n tteutettu suljetuin verkin. Ulkpuliset yhteydet n sujattu palmuurein. Järjestelmää ja sen tietyhteyksiä valvtaan 24 tuntia vurkaudessa. 10 HENILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET Rekisteröidyn ikeus saada pääsy tietihin (tarkistusikeus) Kirjautuessaan sisään Verkkpalveluun tai mbiilipalvelun, rekisteröidyllä n aina nähtävillä suurin sa niistä tiedista, jita palvelu hänestä sisältää. 6
Rekisteröidyllä n myös ikeus tarkistaa, mitä Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteriin hänestä n tallennettu. Tarkistuspyyntö tulee tehdä tämän tietsujaselsteen khdan 11 mukaisesti. Tarkistusikeuden käyttäminen n lähtökhtaisesti maksutnta. Js rekisteröidyn pyynnöt vat ilmeisen perusteettmia tai khtuuttmia, erityisesti js niitä esitetään tistuvasti, rekisterinpitäjä vi jk periä khtuullisen maksun ttaen humin tietjen tai viestien timittamisesta tai pyydetyn timenpiteen tteuttamisesta aiheutuvat hallinnlliset kustannukset; tai kieltäytyä surittamasta pyydettyä timea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän n sitettava pyynnön ilmeinen perusteettmuus tai khtuuttmuus. Rekisteröidyn ikeus vaatia tiedn ikaisemista, pistamista tai käsittelyn rajittamista Rekisteröity vi päivittää mia perustietjaan sekä Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteriin että Verkkpalvelun ja mbiilipalvelun asiakasrekisteriin. Siltä sin kuin rekisteröity vi timia itse, hänen n ilman aiheetnta viivytystä, saatuaan tiedn virheestä tai, virheen itse havaittuaan, ma-alitteisesti ikaistava, pistettava tai täydennettävä rekistereissä leva, virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut tiet. Siltä sin kuin rekisteröity ei pysty krjaamaan tietja itse, krjauspyyntö tehdään tämän tietsujaselsteen khdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyn ikeus vastustaa henkilötietjen käsittelyä Rekisteröidyllä n ikeus henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä khdistuvaa prfilintia ja muita käsittelytimia, jita timivaltainen viranmainen khdistaa rekisteröidyn henkilötietihin siltä sin, kun tietjen käsittelemisen perusteena n timivaltaisen viranmaisen ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity vi esittää vastustamista kskevan vaatimuksensa tämän tietsujaselsteen khdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jhn perustuen hän vastustaa käsittelyä. Timivaltainen viranmainen vi kieltäytyä tteuttamasta vastustamista kskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyn ikeus siirtää tiedt järjestelmästä tiseen Siltä sin, kun rekisteröity n itse timittanut Matkakrttijärjestelmän asiakasrekisteriin sekä Verkkpalvelun ja mbiilipalvelun asiakasrekisteriin tietja, jita käsitellään rekisteröidyn antaman sustumuksen njalla, rekisteröidyllä n ikeus saada tällaiset tiedt itselleen pääsääntöisesti kneluettavassa mudssa ja ikeus siirtää nämä tiedt tiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn ikeus tehdä valitus valvntaviranmaiselle Rekisteröidyllä n ikeus tehdä valitus timivaltaiselle valvntaviranmaiselle, js rekisterinpitäjä ei le nudattanut timinnassaan sveltuvaa tietsujasääntelyä. Muut ikeudet Mikäli henkilötietja käsitellään rekisteröidyn sustumukseen perustuen, rekisteröidyllä n ikeus peruuttaa sustumuksensa ilmittamalla tästä timivaltaiselle viranmaiselle tämän tietsujaselsteen khdan 11 mukaisesti. 7
11 YHTEYDENOTOT Kaikissa henkilötietjen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja mien ikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ttaa yhteyttä timivaltaisen viranmaisen palvelupisteeseen (Palvelupiste Kastelli) tai pstitse sitteeseen: Hämeenlinnan kaupunki Jukkliikennekrdinaattri Wetterhffinkatu 2, 3.krs 13100 Hämeenlinna TVV vi pyytää tarvittaessa esittäjää tdistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietsuja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 8