PIETARSAAREN KAUPUNKI Pöytäkirja Sivu 1 Maanantaina 28.5.2018 klo 15.00 18.40 Paikka Jäsenet Selecta, Kaupungintalo Varsinaiset jäsenet Bjarne Kull, puheenjohtaja Kaj Nyman, klo 16.30 18.40, puheenjohtajana :ssä 73 Bengt Ekman Kirsi Seppälä Diana Söderbacka Seija Östman Muut osallistujat Martin Slotte, JHT-tilintarkastaja, HT-tilintarkastaja, sihteeri, poistui esteellisenä klo 17.10 17.50 käsiteltäessä :ää 73. Syy: tilintarkastusyhteisön työntekijä. Christina Lind-Kangas toimi sihteerinä klo 17.10 17.50 käsiteltäessä :ää 73. PÖYTÄKIRJA 64 KOKOUSKUTSUN LAILLISUUS JA KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Hallintosäännön 65 :n mukaan tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Kokouskutsu on lähetetty lautakunnan jäsenille sähköisesti 22.5.2018. Tarkastuslautakunta on päätösvaltainen vähintään neljän lautakunnan jäsenen ollessa läsnä. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunnan todetaan olevan laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Päätös: Tarkastuslautakunta todettiin olevan laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. 65 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Hallintosäännön 139 :n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Puheenjohtaja: Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Seija Östman ja Diana Söderbacka.
PIETARSAAREN KAUPUNKI Pöytäkirja Sivu 2 Päätös: Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Seija Östman ja Diana Söderbacka. 66 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Puheenjohtaja: Esityslista hyväksytään. Päätös: Esityslistaa muutettiin siten, että muut asiat käsitellään :nä 72 ja tilintarkastusyhteisön valinta :nä 73. Muutettu esityslista hyväksyttiin. 67 ILMOITUSASIAT Ei ilmoitusasioita. 68 TILINTARKASTAJAN RAPORTTI Kaupungin hallintosäännön 66 :n mukaan tarkastuslautakunnan on seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista. Hallintosäännön 71 :n mukaan tilintarkastaja raportoi tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnan määräämällä tavalla. Tilintarkastaja Martin Slotte antaa selonteon vuoden 2017 tilinpäätöksen tarkastuksesta. Puheenjohtaja: Tilintarkastajan raportti (ei julkinen) merkitään tiedoksi. Päätös: Tilintarkastajan raportti (ei julkinen) merkittiin tiedoksi. 69 JOHDON VAHVISTUSKIRJE Kaupungin johto on hyvän tarkastustavan mukaisesti antanut tilintarkastajalle vuoden 2017 tilinpäätöksen yhteydessä johdon vahvistuskirjeen. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta merkitsee johdon vahvistuskirjeen tiedoksi. Päätös: Johdon vahvistuskirje merkittiin tiedoksi.
PIETARSAAREN KAUPUNKI Pöytäkirja Sivu 3 70 TILINTARKASTUSKERTOMUS 2017 Kuntalain mukaan tilintarkastajien on annettava valtuustolle kultakin tilikaudelta kertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Kertomuksessa on myös esitettävä, onko tilinpäätös hyväksyttävä ja voidaanko toimielimen jäsenelle ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavalle viranhaltijalle (tilivelvollinen) myöntää vastuuvapaus. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta merkitsee tilintarkastuskertomuksen tiedoksi ja lähettää sen eteenpäin kaupunginvaltuustoon. Päätös: Tarkastuslautakunta merkitsi tilintarkastuskertomuksen tiedoksi ja päätti lähettää sen eteenpäin kaupunginvaltuustoon. 71 VUODEN 2017 ARVIOINTIKERTOMUS Tarkastuslautakunta 9.4.2018 29 Liite 29 Ei julkinen Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kuntalain 121 :n mukaan arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Lisäksi tarkastuslautakunnan tulee arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta keskustelee vuoden 2017 arviointikertomuksesta liitteenä olevan luonnoksen perusteella (liite 29). Päätös: Tarkastuslautakunta keskusteli vuoden 2017 arviointikertomuksesta. Tarkastuslautakunta 23.4.2018 36 Liite 36 Ei julkinen
PIETARSAAREN KAUPUNKI Pöytäkirja Sivu 4 Tarkastuslautakunta 7.5.2018 44 Liite 44 Ei julkinen Tarkastuslautakunta 14.5.2018 50 Liite 50 Ei julkinen Tarkastuslautakunta 21.5.2018 56 Tarkastuslautakunta 25.5.2018 62 Tarkastuslautakunta 28.5.2018 68 Päätös: Tarkastuslautakunta valmisteli vuoden 2017 Tarkastuslautakunta totesi, että asia on loppuun käsitelty ja tarkastuslautakunnan jäsenten allekirjoitettua arviointikertomuksen se lähetetään kaupunginvaltuustoon.
PIETARSAAREN KAUPUNKI Pöytäkirja Sivu 5 72 MUUT ASIAT Revisionsnämnden medlemmar skriver under utvärderingsberättelsen 1.6.2018 kl. 8.00 i fall utvärderingsberättelsen har översatts till finska före det. 73 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA TILIVUOSILLE 2018 2019, OPTIOVUODEN 2020 MAHDOLLISUUS Ehdottomien vaatimusten täyttämisen ja tarjousvertailun arviointi: Liite 73 Tarjouskysely tilintarkastuspalveluista on ollut julkaistuna Hilmassa ajalla 10.1. -19.2.2018. Määräajassa tarjouksen jättivät KPMG Oy, Julkispalvelu EY Oy ja BDO Audiator Oy. KPMG:n tarjousta ei oteta mukaan tarjousvertailuun, sillä tarjous ei täytä kielivaatimusta. Julkispalvelu EY Oy:llä oli tarjousvertailun mukaan edullisin tarjous, joten tarkastuslautakunta ehdottaa, että kaupunginvaltuusto valitsee Julkispalvelu EY Oy:n tilintarkastuspalvelujen toimittajaksi tilivuosiksi 2018 2019, mahdollisuutena optiovuosi 2020. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta ehdottaa, että kaupunginvaltuusto valitsee Julkispalvelu EY Oy:n tilintarkastuspalvelujen toimittajaksi tilivuosiksi 2018 2019, mahdollisuutena optiovuosi 2020. Päätös: Tarkastuslautakunta hyväksyi ehdotuksen. Bjarne Kull Kaj Nyman Puheenjohtaja Puheenjohtaja 73 Martin Slotte Christina Lind-Kangas Sihteeri Sihteeri 73 Pöytäkirjantarkastajat: Seija Östman Diana Söderbacka
PIETARSAAREN KAUPUNKI Pöytäkirja Sivu 6