HANKEKUVAUS SISÄLLYS Tavoitteet... 2 Verkkopalveluympäristö... 2 Verkkopalvelu osana yhteistä ympäristöä... 3 Hankkeen organisoituminen... 4 Tietoja hankintayksiköstä Suomen ev.lut. kirkko yhteistyökumppanina... 4 Päätöksenteko... 4 Kirkon rooli ja osaaminen hankkeessa... 4 Toimittajan eli kumppanin rooli ja tehtävät... 5 Alustava hankeorganisaatio... 6 Työn alustava vaiheistus... 7 Ensimmäinen vaihe: perussivuston malli nopeasti... 7 Toinen vaihe: verkkopalveluympäristön suunnittelu ja toteutus... 8 Seuraavat vaiheet... 8 Kokonaisuuden määrittely on jatkuva prosessi... 9 Tavoitetila noin 3 vuoden kuluttua... 9 Lisätietoja... 10 Tämä hankekuvaus kuvaa alustavasti Kirkon yhteinen verkkopalveluympäristö hankkeen (Seurakuntien verkkohanke) tavoitteita, organisoitumista, tehtäväkokonaisuuksia ja etenemistapaa. Liitteenä on myös konsepti, missä on seurakuntien yhteinen näkemys tulevan verkkopalvelun tavoitetilasta ja siihen liittyvistä toiminnallisuuksista ja vaatimuksista. Konseptointia on tarkoitus jatkaa verkkopalveluympäristön toimittajan eli yhteistyökumppanin kanssa siten, että kokonaiskonsepti huomioi myös loppukäyttäjien näkemykset ja innovatiiviset responsiiviset käyttöliittymäratkaisut sekä tehokkaasti toimivan verkkopalveluympäristön ominaisuudet ja rakenteen. 1
TAVOITTEET Hanke tuottaa monipuolisen yhteisten verkkopalveluympäristön, jolla jokainen ihminen voi kohdata seurakunnan ja kirkon laadukkaasti verkossa. Yhteistyö alkaa 2013 ja kehitys on jatkuvaa. Kuva 1. Hankkeen tavoitteet VERKKOPALVELUYMPÄRISTÖ Verkkopalveluympäristö koostuu yhteisestä teknisestä arkkitehtuurista ja julkaisujärjestelmästä, yhteisen sisällön ratkaisuista ja rajapinnoista sekä toiminnallisista komponenteista käyttäjäystävällisistä, saavutettavista ja responsiivisista käyttöliittymäratkaisuista ja ulkoasusta jatkuvan kehittämisen ja ylläpidon toimintamalleista. Yhteistyökumppanilta toivotaan innovatiivisuutta ja joustavuutta suunnitella ympäristö siten, että kaikkea ei yritetä toteuttaa yhdellä julkaisujärjestelmällä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että 2
esimerkiksi ilmoittautuminen tapahtumaan voidaan hoitaa eri järjestelmällä, hakumoottorina voidaan käyttää googlea, blogialustoiksi voidaan ottaa avoimen lähdekoodin ratkaisuja jne. Verkkopalveluympäristössä keskeisintä on hengellisen työn ja viestinnän verkkokonseptit ja niitä tukevat tekniset ratkaisut. Kirkon yhteisiä asiointipalveluja ja tietojärjestelmiä kehitetään eri hankkeissa. Verkkopalveluihin linkittyy tai integroituu myös asiointipalveluja, seurakunnan toiminnan työprosesseja ja muita kirkon sisäisiä järjestelmiä. VERKKOPALVELU OSANA YHTEISTÄ YMPÄRISTÖÄ Verkkopalvelun tarkoitus on jakaa tietoa, kertoa palveluista, kohdata ihmisiä ja antaa mahdollisuus keskustella kristinuskosta. Tällä läsnäololla verkossa, mukaan lukien sosiaalisen median hyödyntämisen konseptit, pyritään vahvistamaan yhteisöllisyyttä ja jäsenyyttä sekä kutsumaan ihmisiä mukaan seurakunnan ja kirkon toimintaan. Verkkopalvelut ovat ensisijaisesti viestintä- ja vuorovaikutuskanava, jossa keskeisimmät konseptit ovat ajankohtaispalsta, tapahtumatiedotus ja muu informaatiosisällön monipuolinen esittäminen. Kuva 2. Seurakunnan verkkopalvelu koostuu moduleista. 3
HANKKEEN ORGANISOITUMINEN Tietoja hankintayksiköstä Suomen ev.lut. kirkko yhteistyökumppanina Suomen evankelis-luterilainen kirkko koostuu noin 450 paikallisesta seurakunnasta. Suurissa kaupungeissa on useita seurakuntia, jotka muodostavat yhdessä seurakuntayhtymän (nykyisin 38). Seurakunnat ovat suomen- tai ruotsinkielisiä tai kaksikielisiä. Seurakuntien rakenneuudistus muuttaa seurakuntakenttää lähivuosina. Seurakuntien yhteisiä asioita hoidetaan tuomiokapituleissa ja kirkkohallituksessa. Kirkon verkkopalvelukokonaisuus koostuu seurakuntien/kappeliseurakuntien, seurakuntayhtymien ja tuomiokapitulien tuottamista verkkopalveluista sekä kirkon yhteisistä verkkopalveluista. Hanke on käynnistynyt Oulun seurakuntayhtymän, Espoon seurakuntayhtymän, Lahden seurakuntayhtymän ja Seinäjoen seurakunnan yhteistyöllä. Hankkeessa on hyödynnetty myös muiden kirkon toimijoiden (mm. Helsingin seurakuntayhtymä ja Kirkkohallitus) osaamista. Muidenkin seurakuntien mukaantuloa hankkeeseen pidetään hyvin todennäköisenä toiminnan tehostumisen ja kustannussäästöjen takia. Seurakunnat ovat kuitenkin itsenäisiä päätöksentekijöitä. Kirkkohallituksen rooli kirkossa on toteuttaa niitä asiantuntijatehtäviä, jotka ovat seurakunnille yhteisiä. Kirkkohallitus toimii hankkeessa koordinointitehtävissä sekä vastaa kustannuksista. Päätöksenteko Hanketta koskevaa päätöksentekoa varten on perustettu hankkeen ohjausryhmä ja johtoryhmä, jotka koostuvat seurakuntien ja Kirkkohallituksen edustajista. Hankitun kumppanin edustaja otetaan mukaan johto- tai ohjausryhmään. Hankkeen rahoitus on käsitelty ja päätetty kirkon ylimmissä päätöksentekoelimissä Kirkolliskokouksessa (kirkon eduskunta) sekä Kirkkohallituksen johtoryhmässä. Kirkon rooli ja osaaminen hankkeessa Kirkkohallituksella ja lähes kaikilla seurakunnilla on kokemusta verkkopalvelun tuottamisesta yhteistyössä erilaisten kumppaneiden kanssa. Muutamilla suurimmilla seurakuntayhtymillä on verkkoviestintään erikoistuneita omia ammattilaisia. Seurakuntien verkkopalvelut ovat useimmiten viestinnän tai tiedotuksen vastuulla. Jos tiedottajaa ei ole seurakunnassa, vastuu on kirkkoherralla tai muilla seurakunnan työntekijöillä. Arkkitehtuuriratkaisuihin liittyvää teknistä osaamista löytyy isoimmista seurakunnista/seurakuntayhtymistä sekä seurakuntien yhteisistä ITaluekeskuksista. Kirkkohallituksessa, osana Kirkon tiedotuskeskusta, toimii verkkopalvelut-yksikkö, joka vastaa kirkon yhteisistä verkkopalveluista. Yksikön verkkopalvelutuotannon osaaminen on tämän hankkeen käytettävissä. Etenkin kirkon yhteisten verkkopalvelujen uudistus tapahtuu yhteistyössä Kirkon tiedotuskeskuksen verkkopalvelut-yksikön kanssa. Seurakuntien ja Kirkon tiedotuskeskuksen yhteistyönä voidaan hoitaa seuraavankaltaisia tehtäviä 4
5 - seurakuntien koordinointi ja sisäinen viestintä (hankekoordinaattori) - sisällön tuotanto - käyttöönoton koordinointi/koulutus - yhteisten toimintamallien suunnittelu - käyttäjätiedon kerääminen (ostopalveluna tai työryhmänä) Suunnittelu- ja toteutustyössä kirkon työntekijöillä on osaamista olla mukana erikseen sovittavissa määrin seuraavilla osa-alueilla: - palvelinratkaisut, tietoturva, kirkon muut yhteiset tietojärjestelmät (Kirkkohallituksen tietohallinto) - konseptointi ja vaiheistus yhteistyössä toimittajan asiantuntijoiden kanssa Tavoitteena on, että hankkeessa mukana olevien kirkon työntekijöiden ja toimittajan yhteistyö on saumatonta yhdessä tekemistä, jossa roolit ovat selkeät ja kommunikointi jatkuvaa (samassa toimistossa tai etäyhteyksin). Toimittajan eli kumppanin rooli ja tehtävät Verkkopalveluympäristön toimittajalta eli yhteistyökumppanilta toivotaan innovatiivista otetta kokonaisuuden kehittämiseen. Innovatiivisuutta toivotaan palvelun konseptoinnin tarkentamiseen, käyttöliittymiin, visuaalisuuteen, yhteistyömalleihin, verkkoviestinnän konsepteihin, teknisiin ratkaisuihin ja myös projektin etenemistapaan ja projektimalleihin. Hankkeessa halutaan hyödyntää erilaisia teknisiä ratkaisuja (esim. ilmaiset komponentit, kontekstuaalisen suosittelun ratkaisut yms.), joten toimittajalta toivotaan innovatiivisuutta ja monipuolista osaamista erilaisista mahdollisuuksista. Kaikessa innovatiivisuudessa keskeistä on käyttäjälähtöinen kehittämisen ote, jotta ratkaisut tuottavat loppukäyttäjille lisäarvoa tai tehostavat kirkon työntekijöiden työtä. Toimittajan tehtäviä ja osaamisalueita ovat esimerkiksi - projektinhallinta ja soveltuvat projektimenetelmät - projekti- ja tiimityövälineet - tekninen arkkitehtuuri - käyttöliittymäsuunnittelu, käyttökokemussuunnittelu, visuaalinen ilme perustuen kirkon graafiseen ilmeeseen - saavutettavuus (esim. näkövammaiset), hakukonenäkyvyyden varmistaminen ja käyttäjäanalytiikan ratkaisut ja tehokas hyödyntäminen - käyttöliittymien tekninen toteutus, optimointi ja jatkokehitettävyys - julkaisujärjestelmään ja arkkitehtuuriin liittyvä tekninen määrittely ja toteutus - testaus ja laadunvarmistuskäytänteen (testaus voidaan hoitaa myös kolmannen osapuolen kanssa) - ylläpitoon liittyvien työprosessien suunnittelu - käyttöönoton tuki ja riittävä dokumentaatio
- tekninen ylläpito Laajan verkkopalvelukokonaisuuden tekninen ylläpito ja käytön tuki tulee suunnitella hankkeessa huolellisesti. Kumppanin rooli tulee olemaan ylläpidossa ja teknisessä tuessa merkittävä. Alustava hankeorganisaatio Kuvassa on alustava hahmotelma hankeorganisaatiosta. Lilalla värillä on kuvattu kirkon työntekijöiden tehtäviä ja sinisellä värillä verkkopalveluympäristön toimittajan eli kumppanin tehtäviä. Kuva 3. Alustava hankeorganisaatio 6
TYÖN ALUSTAVA VAIHEISTUS Verkkopalveluympäristöä kehitetään vaiheittain ja siihen tuodaan mukaan sisältöjä, palveluja ja toiminnallisuuksia tarpeen mukaan ajan myötä. Kehitystyön on tarkoitus olla jatkuvaa. Palvelukokonaisuus muuttuu ja kehittyy koko ajan ja on sitä kautta pitkäikäinen. Jatkuvalla kehitystyöllä pyritään välttämään suuret kokonaisuudistukset tulevaisuudessa. Toteutuksessa tulee huomioida eri osa-alueiden (modulit, koodirakenteet, arkkitehtuurin joustavuus) jatkuva kehitettävyys. Vuoden 2013 alussa on käynnistynyt sisältökonseptin ja kirkon yhteisen sisällöntuotannon työ sekä loppukäyttäjien tarpeiden kartoitus. Kumppanin valinnan myötä (kevät/kesä) päästään käyttöliittymien ja arkkitehtuurin suunnitteluun. Julkaisujärjestelmän räätälöintiä pyritään välttämään. Järjestelmän tulisi sisältää valmiita jo laajasti käytössä olevia toimintoja eli moduleita. Työ keskittyy enemmän konseptointiin, laajan jatkuvasti kehittyvän ajanmukaisen käyttöliittymäkirjaston toteuttamiseen sekä joustavan teknisen arkkitehtuurin suunnitteluun ja toteutukseen. Kuva 4. Hankkeen tehtäväkokonaisuuksia Alla kuvattu vaiheistus kertoo enemmän työn näkökulmista ja toiveista, todellinen etenemisjärjestys sovitaan valitun kumppanin kanssa hanketta suunniteltaessa. Ensimmäinen vaihe: perussivuston malli nopeasti Alustavan projektisuunnittelun, konseptintarkennusten ja arkkitehtuurisuunnitelmien jälkeen on tarkoitus päästä julkaisemaan ensimmäiset versiot mahdollisimman nopeasti. Työ alkaa pilotoiden 7
muutaman erikokoisen seurakunnan kanssa. Pilottien aikana rakennetaan pohjat käyttöliittymäkirjastolle ja ulkoasulle sekä perusylläpitotoiminnoille. Verkkopalvelun tärkeimmät sisällöt ja toiminnot ovat ensimmäisessä vaiheessa: - Ajankohtaiset asiat - Tapahtumat - Tietoa palveluista ja toiminnasta - Yhteystiedot - Linkit/upotukset muuhun verkkopalveluympäristöön Toinen vaihe: verkkopalveluympäristön suunnittelu ja toteutus Työ jatkuu tuotteistamalla ja rakentamalla ratkaisu helposti ja kustannustehokkaasti käyttöönotettavaksi ympäristöksi kaikkien seurakuntien käyttöön (monistettava konsepti). Ympäristön rakentamisessa tulee huomioida seurakuntien ja yhtymien määrien vuosittaiset muutokset (seurakuntia yhdistyy, tulee uusia yhtymiä jne); verkkopalvelujen hallinta tulee olla riittävän joustavaa ja kustannustehokasta. Seurakuntien koon ja resurssien mukaan tulee ratkaisu todennäköisesti paketoida/tuotteistaa muutamaan formaattiin eli sivustomalliin. Seurakunnilla on myös erilaisia käytössä pysyviä järjestelmiä, joihin tulee rakentaa rajapintoja uuden sivuston kanssa. Suunnittelussa ratkaistaan myös eri seurakuntien yhtenäisyyden ja omaleimaisuuden rajat, paikallisten sisältöjen ja yhteisten sisältöjen arkkitehtuuri sekä käyttöönoton ja ylläpidon prosessien tavat. Seuraavat vaiheet Kun kaikilla seurakunnilla on mahdollisuus päästä käyttämään perussivuston mahdollistavaa ympäristöä, laajennetaan toimintojen ja esitystapojen määrää sekä mahdollistetaan muiden toimijoiden mukaan tuleminen. Konseptointi ja etenemisen priorisointi perustuu tässä vaiheessa erillisten toimintojen pilotoinnin kokemuksiin ja loppukäyttäjäkokemusten arviointiin. Seuraavissa vaiheissa hankkeen tarkoitus on myös mahdollistaa samoilla ratkaisuilla seurakuntien teemasivujen (nuorten sivut, seurakuntavaalit jne) tekeminen, tuomiokapitulien verkkosivut sekä kirkon yhteisten verkkopalvelujen (evl.fi-palvelut) rakentaminen osaksi yhteistä verkkopalveluympäristöä. Osa nykyisistä kirkon yhteisistä verkkopalveluista voidaan toteuttaa moduleiksi yhteiseen järjestelmään eli käytettäväksi kaikkien toimijoiden sivuilla, ja osa uudistetaan jatkossakin erillisiksi verkkopalveluiksi. Myös kirkon järjestöjen ja yhteistyökumppaneiden (esim. Lastenkeskus, Suomen lähetysseura, muut lähetysjärjestöt) mahdollisuus hyödyntää yhteistä ympäristöä ratkaistaan myöhemmin. 8
KOKONAISUUDEN MÄÄRITTELY ON JATKUVA PROSESSI Kehitystyössä konseptoidaan ja priorisoidaan jatkuvasti sitä, mitkä ominaisuudet antavat lisäarvoa loppukäyttäjille tai mitkä tehostavat seurakuntien työntekijöiden työtä. Jatkuvaa määrittelyä tehdään myös sen osalta, mikä verkkopalveluympäristössä on paikallista ja mikä yhteistä tai keskitettyä. Esimerkiksi - mitkä paikalliset sisällöt tuotetaan siten, että muut seurakunnat pääsevät sitä halutessaan myös hyödyntämään (esim. hartaussisällöt joiltain osin) - mitkä osat ulkoasussa ovat paikallisesti räätälöitävissä - ovatko kaikki valokuvat yhteiskäyttöisiä vai paikallisia - onko nettipappitoiminta seurakunnan verkkopalvelussa paikallisesti koordinoitua, alueellista vai valtakunnallista - kenellä on käyttäjähallinnan vastuut Jatkuvaa määrittelyä ovat myös kysymykset toteutetaanko toiminnot julkaisujärjestelmän moduleina vai tuodaanko sisällöt rajapintojen avulla muista kirkon järjestelmistä tai integroidaanko/linkitetäänkö muista teknisistä sovelluksista. Esimerkiksi - keskitetäänkö keskustelut sosiaalisen median alustoille vai rakennetaanko keskusteluja seurakuntien omiin palveluihin ja missä määrin - rakennetaanko videoiden hallinta (mediapalvelin) julkaisujärjestelmän yhteyteen vai upotetaanko videot ulkoisesta järjestelmästä sivuille. - rakennetaanko esim. kirkkovuosikalenteri julkaisujärjestelmän modulina vai tuodaanko sisällöt rajapinnan kautta ulkoisesta tietokannasta sivuille. - rakennetaanko verkkopalveluympäristöön oma haku vai hyödynnetäänkö esim. googlen tai vastaavien toimijoiden hakukoneita - ylläpidetäänkö kirkon yhteystiedot verkkopalveluympäristön työkaluilla ja tiedot annetaan rajapinnoilla muiden järjestelmien käyttöön vai toisinpäin. TAVOITETILA NOIN 3 VUODEN KULUTTUA Suurin osa seurakunnista käyttää yhteistä verkkopalveluympäristöä, joka on ajantasainen, helppokäyttöinen, joustava, pitkäikäinen, monipuolinen ja vuorovaikutusta vahvistava kokonaisuus. Kirkon verkkopalvelut ovat mahdollisimman esteettömiä, hakukoneoptimoituja ja responsiivisia eli niiden käyttö onnistuu laadukkaasti eri päätelaitteilla. Kirkkoon on syntynyt tehokkaita yhteistoimintamalleja verkkopalveluympäristön jatkuvaan kehittämiseen ja ylläpitoon. Myös sisältöstrategiset tavoitteet täyttyvät ja loppukäyttäjät pitävät kirkon verkkopalveluja houkuttelevina ja tarpeellisina. 9
LISÄTIETOJA Kirkon kärkihankkeita (esim. seurakuntarakenteen uudistus, kirjuri) http://sakasti.evl.fi/uudistuvakirkko Seurakuntien nykyisten verkkopalvelujen linkkilista http://evl.fi/yhteystiedot Kirkkohallitus ja Kirkon tiedotuskeskus http://sakasti.evl.fi/kt Kirkon graafinen ilme http://sakasti.evl.fi/graafinenilme Kirkon yhteinen verkkopalvelu http://evl.fi Esimerkkejä muista kirkon yhteisistä Kirkkohallituksen ja seurakuntien tuottamista verkkopalveluista: lastenkirkko.fi suurellasydamella.fi fleim.fi liitykirkkoon.fi www.evl.fi/raamattu www.evl.fi/viittomakieli evl.fi/selko koulujakirkko.evl.fi sakasti.evl.fi (kirkon työntekijöille) www.evl.fi/selko evl.fi/virsikirja www.evl.fi/kirkkokasikirja www.evl.fi/tunnustuskirjat www.facebook.com/kirkkosuomessa virtuaalikirkko.fi uskotoivorakkaus.fi www.espoonseurakunnat.fi/web/at-kirkko www.kirkkoon.fi www.murustaako.net/ 10