Omakanta ja Potilastiedon arkisto -tietoa terveydenhuollon henkilöstölle Päivitetty 2018
Potilastiedon arkisto ja Omakannan toimintaperiaatteet Omakannalla ei ole omaa tietovarastoa. Se näyttää Potilastiedon arkistoon tallennettuja tietoja. Tietojen näyttäminen Omakannassa perustuu palvelutapahtumaan Terveydenhuollossa muodostetaan palvelutapahtuma(-asiakirja), johon kaikki hoitoasiakirjat liitetään Omakanta näyttää vain kansallisesta koodistosta löytyviä näkymiä ja otsikoita Jos terveydenhuollossa käytetään omia paikallisia näkymiä tai otsikoita, ne tulee linkittää kansalliseen näkymään tai otsikkoon. Merkinnät eivät arkistoidu, eivätkä näy Omakannassa ilman linkittämistä. 2
Alaikäisen tietojen näyttäminen ja puolesta asiointi Omakannassa Huoltajien katselu- ja asiointioikeus Omakannassa alaikäisten huollettavien puolesta toteutetaan vaiheittain. Huoltajat voivat tällä hetkellä asioida alle 10-vuotiaiden huollettaviensa puolesta. Puolesta asiointi alle 10-17-vuotiaiden osalta huoltajille otetaan käyttöön myöhemmin Oikeus asioida lapsen puolesta tarkistetaan Suomi.fi valtuudet palvelusta. Täysi-ikäisen puolesta asiointi Omakannassa ei ole vielä mahdollista 3
Omakantaa voivat käyttää myös alaikäiset Sekä alaikäisille itselleen että huoltajille näytetään 1.8.2016 jälkeen muodostuneet terveystiedot Huoltajille Omakanta näyttää alle 10- vuotiaiden huollettavien reseptit ja terveystiedot
Asiakkaasi voi katsella omia potilastietojaan Omakannasta
Terveystiedot 1/5 Terveystietojen etusivulla potilaan käynnit ja hoitojaksot (palvelutapahtumat) näkyvät aikajärjestyksessä allekkain. Tyhjät palvelutapahtumat eli käynnit, joihin ei liity hoitoasiakirjoja näytetään erillisen Muut tapahtumat -linkin takana Potilas voi hakea käyntejä ja hoitojaksoja aikavälin, diagnoosin tai näkymän avulla. Hakutekijöissä näytetään vain ne diagnoosit ja näkymät, joita hänelle on kirjattu. Kun käynnin tai hoitojakson tiedot avaa, näytetään terveydenhuollon kirjaamat tekstit aikajärjestyksessä. 6
Terveystiedot 2/5 7
Terveystiedot 3/5 Merkinnät näytetään näyttömuodossa eli sellaisena kuin potilastietojärjestelmä on ne Potilastiedon arkistoon arkistoinut Käyntien ja hoitojaksojen terveystietoja näytetään eri tavoin Avohoitokäynneiltä Omakanta näyttää pääsääntöisesti kaiken arkistoidun potilaskertomustyyppisen tiedon. Hoitojaksoilta Omakanta näyttää vain yhteenvetotasoiset tiedot eli YHTlisänäkymälle viedyt tiedot. Potilastietojärjestelmä vie automaattisesti YHT-lisänäkymälle väliarvio- ja loppuarvio-otsikoiden alle kirjatut tiedot. Kirjaaja voi lisätä YHT-lisänäkymän merkinnälle myös käsin. 8
Terveystiedot 4/5 Yksittäisen käynnin tai hoitojakson tiedot näkyvät kansalaiselle sen mukaan, miten ammattilainen on kirjannut tiedot hoitotilanteessa. Sivulle tulevat myös linkit käynnin/hoitojakson aikana tehtyihin tutkimuksiin sekä kirjoitettuihin todistuksiin ja lähetteisiin. 9
Terveystiedot 5/5 Käynnin/hoitojakson tiedoissa Terveystiedot-sivulla EI näytetä Potilaan riskitietoja näytetään omassa Kriittiset riskitiedot-osiossa Potilaan laboratorio- ja röntgentutkimuksia näytetään omassa Tutkimukset-osiossa. LÄÄ-näkymälle (lääkitys) kirjattuja tietoja ERAS-näkymälle (erillinen asiakirja) kirjattuja tietoja HOKE-näkymälle (hoitokertomus-päivittäiskirjaukset) kirjattuja tietoja Viivästettyjen asiakirjojen tietoja VLÄÄ-näkymä (voimassa oleva lääkitys) tallennetaan arkistoon ja näytetään Omakannassa käynnin/hoitojakson tiedoissa, kun voimassa oleva lääkitys on tarkastettu /(hyväksytty/arkistoitu) 10
Kriittiset riskitiedot Omakanta näyttää vain potilaalle kirjatut Kriittiset riskitiedot Hoidossa huomioitavia riskitietoja ei toistaiseksi näytetä Kriittiset riskitiedot näytetään allekkain palvelutapahtuman ajankohdan mukaan 11
Lähetteet ja hoitopalautteet 1/3 Omakanta näyttää lähetteestä aina viimeisimmän version Lähetteen arkistoi sekä lähettäjä että vastaanottaja Lähetteen lähettäjän versio näytetään siihen saakka, kunnes vastaanottaja on arkistoinut oman versionsa lähetteestä Lähetteen päivämäärä on ensisijaisesti alkuperäisen lähetteen päivämäärä Hoitopalaute näytetään liitettynä lähetteeseen, kun hoitopalaute on arkistoitu Hoitopalautteet, jotka eivät liity mihinkään lähetteeseen näytetään otsikon Hoitopalautteet, joihin ei liity lähetettä alla. 12
Lähetteet ja hoitopalautteet 2/3 13
Lähetteet ja hoitopalautteet 3/3 14
Lähetteen tai hoitopalautteen viivästäminen Lähetettä tai hoitopalautetta ei näytetä, jos sen näyttäminen on viivästetty Riittää että lähettäjän arkistoima lähete tai hoitopalaute on viivästetty, Omakanta viivästää sen perusteella myös vastaanottajan tallentaman lähetteen/ hoitopalautteen. 15
Suunterveydenhuollon tiedot Potilas voi valita Suun terveydenhuollot sivulta listauksesta joko Kokonaishammastarkastukset = Hammastarkastuksen (HAMK-näkymä) tiedot. Muut käynnit ja hoitojaksot = Käynnit, joissa on SUUnäkymälle kirjattuja tietoja. Sivulta on linkki hammastarkastuksen tietoihin. 16
Terveys- ja hoitosuunnitelma 1/2 Terveys- ja hoitosuunnitelma näytetään Omakannassa omalla sivullaan Terveys- ja hoitosuunnitelmasta näytetään viimeisin (kenen tahansa palvelunantajan) tallentama versio Jos potilas on asettanut kieltoja tai ei ole antanut suostumustaan Potilastiedon arkiston tiedoille, Omakanta huomauttaa, että terveys- ja hoitosuunnitelma ei näy kattavasti eri palvelunantajille 17
Terveys- ja hoitosuunnitelma 2/2 18
Todistukset ja lausunnot 1/2 Omakanta näyttää kansalaiselle ne todistukset, joita terveydenhuollossa tallennetaan Potilastiedon arkistoon Omakanta näyttää kansalaiselle, mihin kyseinen todistus tai lausunto on välitetty, tai mistä sitä on kyselty Potilas voi tulostaa kopion todistuksesta Omakannasta, mutta tuloste ei ole virallinen todistus. 19
Todistukset ja lausunnot 2/2 20
Tutkimukset 1/2 Omakanta näyttää laboratorio- ja kuvantamisen tutkimukset omassa Tutkimukset osiossaan palvelutapahtumakohtaisesti Tutkimukset sidotaan palvelutapahtumaan terveydenhuollossa Tutkimus saattaa siis löytyä eri päivämäärän alta kuin itse tutkimus on tehty eli käynnin tai hoitojakson päivämäärältä johon tutkimus liittyy Jos kyseessä on laboratorion kestolähete, kaikki vastaukset löytyvät saman palvelutapahtuman alta, joka on useimmiten lähetteen teon ajalta oleva käynti/hoitojakso 21
Tutkimukset 2/2 Tutkimukset näytetään palvelutapahtumaan sidottuna. Tutkimusten etusivulta valitaan käynti, johon liitettyjä tutkimuksia halutaan tarkastella. Tietoja muokattu viimeksi sarakkeen perusteella viimeisemmät tutkimukset löytyvät helpommin 22
Organisaation arkistoimat tiedot ja Omakanta Käytössä voi olla myös omia säätöjä, jotka vaikuttavat tietojen näkymiseen Omakannassa esim. Asiakirjat arkistoituvat eräajona yöaikaan Asiakirjojen arkistoinnissa on käytössä automaattihyväksyntä, joka säätelee arkistoinnin ajankohtaa. (asetuksen mukaan max. 5 vrk) Organisaatiossa on käytössä automaattisia viivästyssääntöjä esim. laboratoriotutkimusten kohdalla Potilastiedon arkiston käyttöönotto on voitu toteuttaa terveydenhuollossa vaiheittain, esim. tahdonilmaisujen arkistointi voidaan aloittaa myöhemmin kuin muiden potilastietojen arkistointi Potilasta on hyvä informoida, jos jotain tietoja ei ole vielä mahdollista katsoa Omakannasta em. syistä 23
Kun potilas tarvitsee tietoa Omakannan tiedoista Potilas ottaa yhteyttä terveydenhuoltoon, kun hänen tietojaan ei näy Omakannassa tiedot vaativat korjaamista lokitietojen perusteella herää epäily epäasiallisesta tietojen käytöstä Potilasta ei ohjata ottamaan itse yhteyttä Kelaan yllä olevista asioista, vaan ne selvitetään terveydenhuollossa. Kela auttaa terveydenhuoltoa tarvittaessa. 24
Potilaan ohjaus ja virheellisten tietojen korjaus Jokaisen potilasta ohjaavan tulee pystyä kertomaan potilaalle, mitä tietoja omasta organisaatiosta Omakannan kautta voi katsoa esim. jos jotain tietoa ei vielä arkistoida lainkaan Potilaalle selvitetään miksi tieto ei näy ja milloin se näkyy, esim. jos kyse on tietojen viivästämisestä terveydenhuollossa. Jos kyse on virheestä, esim. tietoja on kirjattu väärälle potilaalle, tiedot korjataan potilastietojärjestelmään, jonka kautta asia korjaantuu myös Potilastiedon arkistoon ja näkyy oikein Omakannassa 25
Pohja oman organisaation tilanteen kirjaamiselle Seuraaville dioille voit kirjata oman organisaation tilanteen ja ohjeistuksen niistä asioista, jotka vaikuttavat tietojen näkymiseen Omakannassa Voit käyttää myös erillistä word-pohjaa ja tehdä huoneentaulun terveydenhuollon ammattilaisille Omakannan huoneentaulu 26
Miten asiakirjat arkistoituvat meillä? Asiakirjat arkistoituvat eräajona yöaikaan: KYLLÄ/EI Tietojärjestelmässä on käytössä kirjausten automaattihyväksyntä /- kuittaus: KYLLÄ/EI Asetuksen mukaan tekstit on hyväksyttävä ja arkistoitava 5 vrk:n kuluessa käynnin tai hoitojakson päättymisestä. Kuvaa millä keinoin ja milloin kirjaukset arkistoituvat potilastiedon arkistoon. Esim. miten automaattihyväksyntä toimii ja kuinka monen vuorokauden päästä automaattihyväksyntää käytetään. Tai kuvaa toimintaohje tekstien käsin hyväksymiseen. 27
Miten meillä asiakirjoja viivästetään Omakannasta? Missä tilanteessa asiakirjojen näyttämistä Omakannassa saa viivästää? Asiakirjoja voidaan viivästää joko pysyvästi tai tietyksi ajaksi, kts. ohjeet potilastiedon arkiston toimintamalleista Kuvaa, miten organisaatiossa on ohjeistettu asiakirjojen viivästäminen Tutkimuksille on sovittu omia viivästyskäytäntöjä: KYLLÄ/EI Mitä tutkimuksia viivästetään automaattisesti ja kuinka pitkä viivästys on? 28
Mitä tietoja meillä arkistoidaan? Organisaatiossa ei kaikkia tietoja vielä arkistoida. KYLLÄ/ EI Kuvaa, mitä potilastietoja ei vielä arkistoida lainkaan, esim. jos erillisjärjestelmistä eivät vielä tiedot siirry Potilastiedon arkistoon ja suunnitelma, milloin arkistointi aloitetaan. 29
Toimintamalli Omakanta-kysymysten selvittämiseksi Organisaatiossa tulee olla sovittuna toimintamalli, miten potilaan yhteydenoton perusteella toimitaan Henkilökunnan tulee tietää, keneen ottaa organisaation sisällä yhteyttä. Kuvaa toimintamalliin Kuka organisaatiossa selvittää Omakantaan liittyvät kysymykset? Esimerkiksi pääkäyttäjä tai arkistonhoitaja. Onko potilas suoraan itse yhteydessä tähän henkilöön vai hoitavan yksikön kautta? Missä tilanteissa otetaan yhteyttä potilastietojärjestelmätoimittajaan? Miten seurataan, että tilanne korjaantuu ja potilas saa ongelmansa selvitettyä? 30
Virhetilanteiden selvittely 1/2 Jos tiedon pitäisi näkyä Omakannassa, terveydenhuolto selvittää tilannetta ensin yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan kanssa Katso tarkempi tarkastuslista Omakannan palvelukuvauksesta Selvitä ovatko asiakirjat arkistoituneet oikein esim. arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla Tarkista, että käytössä on kansalliset näkymät/otsikot tai että linkitys kansallisiin näkymiin on tehty oikein Jos kyse on tutkimuksesta, tarkista milloin lähete on tehty onko se sidottu oikeaan palvelutapahtumaan onko tulos viivästetty Katso Ohje: laboratoriotutkimusten näyttäminen Omakannassa 31
Virhetilanteiden selvittely 2/2 Jos selvityksen jälkeen epäillään Omakannan virhettä, terveydenhuollosta otetaan yhteys Kelan tekniseen tukeen tekninentuki@kela.fi Yhteydenoton tullessa terveydenhuollosta tai järjestelmätoimittajalta, tulee Omakantaa koskevissa ongelmatilanteissa käyttää samaa häiriöilmoituslomaketta mitä käytetään muillakin Kanta-palveluilla. 32
Tutustu https://www.kanta.fi/ammattilaiset/omakanta http://www.kanta.fi/omakanta Esimerkiksi Omakannan palvelukuvaus Omakannan uudet ominaisuudet Potilastiedon arkiston verkkokoulu THL:n koulutuksen tukimateriaalit: tietoa Omakannasta aihepiireittäin Tilaa Kanta-uutiskirje omaan sähköpostiisi: http://www.emaileri.fi/forms/thl/ 33