MUISTIO 1 Valmistelutoimielin (VATE)-projektiryhmä Kokous 6/2017 Aika torstai 21.9.2017 klo 9.02-11.15 Paikka Etelä-Karjalan liitto, kokoustila Koivikko (4. krs) Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen x Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Karhula x Heinonen Markku -10.55 Lappeenrannan kaupunki Markus Lankinen Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Ulf Westerstråhle x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* x Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto Tiia Piikki Kujansivu Alina Lappeenrannan kaupunki x Juha Willberg x Mäkelä Johanna Kunnat Pekka Reiman* x Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen x Siiskonen Keijo Eksote Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Pekka Reiman* x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *toimivat kahden varsinaisen jäsenen varajäseninä Muut osallistujat x Eerola Niina työntekijöiden edustaja Liukkonen Tiina Kopra Jukka maakuntahallituksen puheenjohtaja, poliittisen seurantaryhmän edustaja x Vesterinen Marja-Liisa Eksoten hallituksen puheenjohtaja poliittisen seurantaryhmän edustaja x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija ja sihteeri Toni Suihko ICT-valmisteluvastuuhenkilö x Liisa Mänttäri Talousasiantuntija x Olli Seppänen Talousasiantuntija 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. 2. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista.
MUISTIO 2 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen 7.9.2017 kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1. Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja hyväksytään se edellisen kokouksen kulun mukaisena. 4. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen viikkokatsaus - Kuntamarkkinoiden maakuntauudistus- muutostukiklinikan 13.9. materiaalit - muutostreffit 13.9. materiaalit palvelukeskuksista - lausuntopyyntö valtioneuvoston asetukseksi maakunnan tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista DL 20.10.2017 - valtion ja maakuntien keskustelut aluekehittämisestä vuonna 2018, 8.2. klo 9-11.30 Etelä-Karjala Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat. Merkittiin tiedoksi yllä mainitut asiat sekä muut Kuntamarkkinoiden luentomateriaalien ajankohtaiset asiat. Palvelukeskus Hetli Oy:n kysymykseen talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien hoitamisesta odotetaan 30.11. mennessä maakuntien vastauksia. Hetli odottanee Saitasta noin 10-15 % omistusosuutta, joka voisi siirtyä Lappeenrannan esityksen mukaan Eksoten osakkeista. Keskustelua jatketaan tästä kuntien ja Eksoten kesken siten, että ratkaisu on maakunnassa järkevä ja toimintaa voitaisi jatkaa mahdollisimman vähin muutoksin hallinnollisen muutoksen yhteydessä. Aija esittelee käsittelypohjan kuntajohtajille seuraavalla viikolla, jotta pitkän tähtäimen strateginen ratkaisu saadaan valmisteluun lausunnon lisäksi. Omistuksen jakauma voi tulevaisuudessa perustua tulevaisuudessa esimerkiksi nykyjakoon, käyttöön tai minimiomistukseen. Pirkko Kosonen on yhteyshenkilönä nyt Hetlin järjestelmäkilpailutuksissa. Satu Mäkelä kertoi kasvupalvelulain valmistelutilanteesta, kasvupalvelut eivät poistu kuntien tehtävistä. Lakiluonnosta odotetaan julkaistavaksi sekä esiteltäväksi lokakuussa TEM:in järjestämissä tilaisuuksissa. Lappeenranta on mukana C21- verkostossa, jossa suuret kaupungit haluavat korostaa kaupunkipolitiikkaa, kaavoitusrooliaan sekä kasvupalvelujen järjestämis- ja tuottamisvastuutaan. Nykyinen kaavoitusrakenne perustuu alueelliseen hierarkiaan, jossa jokaisella toimijalla on oma tärkeä roolinsa, muistutti Leena Gunnar. Sovittiin, että Markku Heinonen tuo seuraavaan kokoukseen terveiset ko. kokouksesta, jotta tarpeisiin voidaan omassa maakunnassa hakea ratkaisua, jolla sekä maakunta että keskuskaupunki vahvistuvat.
MUISTIO 3 5. ICT valmistelun ajankohtaiskatsaus ICT- valmistelua on jatkettu kesän 2017 ajan, jotta ICT-palveluiden ja tietojärjestelmien kokonaisuudesta saadaan muodostettua kattava käsitys. Nykytilan kartoitusta rahoitetaan VM:n myöntämällä rahoituksella, jonka omarahoitus on 90 %. Tämän lisäksi ICT-konsolidointien ja yhtenäisen maakunnallisen kokonaisuuden luomiseen on haettu rahoitusta 1.10.2017 alkaen 905 keur, josta arvioitu omarahoitus on 10 %. Rahoituskausi on 31.5.2018 saakka eli esivalmistelun ajaksi. Tänä aikana Etelä-Karjalassa on tarkoitus suunnitella toteutettavat projektit sekä aloittaa myös niiden toteuttaminen keväällä 2018. Parhaillaan valmistaudutaan seuraavaan vaiheeseen sekä kootaan nykytila-analyysia raportiksi. Valtakunnallisesti on 28.6. valtioneuvosto määritellyt eri ICT- toimijoiden vastuita. ICT-palvelukeskus Vimana ja Sote-digi- yhtiö on perustettu. Lisäksi ICT-vastuita on määritelty tulevalle Kasvupalvelut Oy:lle. Toni Suihko esittelee tarkemmin valmistelun tilanteen Merkitään katsaus tiedoksi ja sovitaan valmistelun jatkamisesta maakunnassa. Toni Suihkon ollessa estynyt osallistumaan kokoukseen Aija Tuimala kertoi hänen terveisensä valmistelun tilanteesta. Merkitään saatu katsaus tiedoksi ja palataan aiheeseen uudelleen tarpeen mukaan.
MUISTIO 4 6. Toiminnan ja talouden simulointi Olli Seppänen esittelee toiminnan ja talouden simuloinnin 7.9.17 pidetyn seminaarin materiaalien pohjalta. Esityksessä käydään läpi tilannekuvaus, huomiot ja johtopäätösehdotukset. Materiaali on esityslistan liitteenä 2.. Merkitään katsaus tiedoksi ja huomioidaan valmistelun aikataulu sekä sovitaan valmistelusta omassa maakunnassa. Merkittiin katsaus tiedoksi. Ministeriöissä valmistellaan simulointiprosesseja ohjauksen näkökulmasta. Paikallisesti omassa maakunnassa on mietittävä erityisesti toiminnan ja talouden yhdenmukainen käsittely, jonka toivotaan myös ministeriöiden huomioivan. Maakunnan rahoituksen taso, tarkka budjetti, siirtymäkustannukset, rahoituksen riittävyys sekä talouden johtamisen prosessi kiinnostavat maakunnan näkökulmasta. Jatkossa neuvotteluprosessi alkaa noin 1,5 vuotta varsinaista talousarviovuotta aiemmin. Valtion vastuuhenkilöt maakunnittaisiksi vastuuhenkilöiksi on tehty ja Etelä-Karjalan vastuuhenkilöitä ovat Ilkka Turunen ja Vesa Lappalainen. Maakuntatieto-ohjelma on perustettu ohjaus- ja johtamisprosessien tueksi, jotta päätöksiä tehdään yhteisellä tietopohjalla. Simulointiin tarvitaan maakunnassa koordinaattori sekä nimetyt työryhmät, jotka lähtevät yhdessä valmistelemaan toiminnan integroitumista talouden prosessiin. Talousryhmä keskustelee asiasta ja esittää seuraavassa kokouksessa menettelyn resursoinnin osalta. Ministeriöiden ohjaus on vuoropuhelua, joista ELY-keskuksilla on kokemusta, keskustelun tulee olla jatkossakin tasaveroista vuoropuhelua. Esitetty ratkaisu näyttää vain monimutkaisemmalta prosessilta, jossa toiminnan ja rahan käsittely on osittain erillään. Maakunnan on rakennettava roolinsa. Keskusteltiin lisäksi maakunnan ja kuntien tulevasta rahoituksesta, koska ne on sidottu yhteen vuosien 2018 ja 2019 osalta. Esimerkiksi Eksoten kuntaosuudet kannattaisi siksi kunnissa minimoida mutta toisaalta maakunnan kannalta niiden maksimointi varmistaisi paremman rahoituksen vuodesta 2020 alkaen. Tähän on haettava balanssia yhdessä optimoiden, koska VM:n luoma asetelma luo automaattisesti vastakkainasettelua. 7. Kiinteistöjen ja vuokrien määritys talouden näkökulmasta Liisa Mänttäri on yhteyshenkilö maakunnasta Tilakeskus Oy:n valmisteluun vuokrien suhteen. Liitteessä 3 on esitelty Maakuntien Tilakeskus Oy:n valmistelutilanteesta.. Merkitään katsaus tiedoksi ja huomioidaan se maakunnan omassa valmistelussa.
MUISTIO 5 Merkittiin katsaus tiedoksi. Kuntiin tulee aivan lähipäivinä taulukot, joihin tulee täyttää tiedot maakunnan käyttöön tulevista kiinteistöistä. Vastausaikaa on joulukuulle ja tietojen pohjalta Maakuntien Tilakeskus Oy laskee arvioi vuokrat maakuntatalouden simulointia varten. Etelä-Karjalassa on oletettavasti painetta vuokrien nostoon, koska vuokrataso nyt on suhteellisen alhainen. Tilakeskus tulee jatkossa vuokraamaan myös kuntien kiinteistöt ja maakunta vuokraa tilat Tilakeskukselta. Jos tilojen käyttötarve muuttuu, hoitaa Tilakeskus uudet vuokralaiset sovitulla vuokrasopimusajalla. Vuoden 2019 aikana laaditaan vuokrasopimukset. Kuntien kiinteistöpalveluista ei siirry henkilöstöä Tilakeskuksen palvelukseen. Maakuntavalmistelussa huomioidaan myös Saimaan Tukipalvelut Oy ja sen palvelujen käyttö. Omistusosuus yhtiöstä siirtyy Eksoten mukana maakunnalle. 8. Tilannekatsaus eri teemaryhmien valmistelusta 29.9.17 Todetaan viime kokouksen jälkeen tehdyt valmistelut ja 29.9. ohjelmaluonnos. Merkitään tiedoksi. Teemaryhmien päivitetyt materiaalit jaetaan ennen seminaaria osallistujille. 9. Muut asiat - Uutiskirje uudistuksen valmistelusta on valmistunut ja jaettu emaililla - Maaseutuasioiden valmistelusta sovittu oma sisäinen kokous, mutta keskustelutarve myös naapurimaakuntien kanssa mm. rakennerahastoasioissa. - Kuntakierrosten ja kuntaturneen tilannekatsaus - Projektitiimin resursointipäätökset - Seurantaryhmän kokous 24.10. - Pelastuskiinteistöjen rakentamisesta järjestetään pikaisesti neuvottelu Tilakeskuksen kanssa. - Käytiin läpi tuntien kirjaaminen SOLE-järjestelmään lyhyesti. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.15. ja kiitti osallistujia avoimesta keskustelusta ja hyvästä valmistelusta.