Kansallisarkiston sähköisen säilyttämisen palvelut kuntien teknisen sektorin käyttöön. Markus Merenmies

Samankaltaiset tiedostot
Sähköinen säilyttäminen

Kokemuksia PDF/A:sta Arkistolaitoksen VAPApalvelussa

Palvelukuvaus v Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO]

Heikki Helin Metatiedot ja tiedostomuodot

Syntysähköisten. Markus Merenmies / Kansallisarkisto

Kolme vuotta digitaalista pitkäaikaissäilytystä

Keskitetty digitaalisen säilyttämisen palvelu osana KDK arkkitehtuuria Kimmo Koivunen CSC Tieteen tietotekniikan keskus

Maakuntavalmisteluorganisaatioiden arkistojen käsittely

Pitkäaikaissäilytyksen toteutuksen erityispiirteet. TTA:n pitkäaikaissäilytyksen keskustelutilaisuus Kimmo Koivunen

Digitaaliseen säilytykseen hyväksyttävät tiedostoformaatit

Alkujaan digitaalisen aineiston siirtäminen Kansallisarkistoon

Tutkimuksen pitkäaikaissaatavuuden palvelukokonaisuus

Kolme vuotta digitaalista pitkäaikaissäilytystä

Alkujaan digitaalisen aineiston siirtäminen Kansallisarkistoon

Tutkimusdatan pitkäaikaissäilytys ATT-hankkeessa.

YHTEENVETO JOHDANTO SAPA JA LUPAPISTE DIGITAALISEN AINEISTON SIIRTO SAPA -PALVELUUN SAPA -PALVELUN TIETOPALVELUT...

Pitkäaikaissäilytyksen toiminta ja ylläpito

PAS-tilanne ja julkaistujen opinnäytteiden pitkäaikaissäilytykseen liittyvä prosessi ja edellytykset

Sähköisen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN

JHS 156 suosituksen päivitys

FAIRDATA-PALVELUT. CSC Suomalainen tutkimuksen, koulutuksen, kulttuurin ja julkishallinnon ICT-osaamiskeskus. Anssi Kainulainen / CSC

VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA

PAS-palveluiden ja sidonnaisten palveluiden käyttötarkoitukset

Kansallisarkisto. SÄHKE2-siirtotiedoston testauspalvelu

Kansallisarkisto VAPA -palvelun käyttöönotto

Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä

SÄHKE-hanke. Tekninen mallintamisen Siirtotiedoston metatietokuvaukset

Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen

Yhteentoimivuusalusta: Miten saadaan ihmiset ja koneet ymmärtämään toisiaan paremmin?

Digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytys. OKM:n toimialan tietohallinnon yhteistyökokous. Kimmo Koivunen CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy

FAIRDATA-PALVELUKOKONAISUUS Anssi Kainulainen. CSC Suomalainen tutkimuksen, koulutuksen, kulttuurin ja julkishallinnon ICT-osaamiskeskus

THL:N NÄKÖKULMIA TUTKIMUSAINEISTOJEN SÄILYTTÄMISEEN

Aineistojen paketoinnin pilotit PAS-seminaari 2013 Kuisma Lehtonen

Mitä tiedon pitkäaikaissäilytys tarkoittaa?

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

Avoin data ja Tampereen paikkatietoinfrastruktuuri

KDK: Finna ja pitkäaikaissäilytys

Fairdata PAS-palvelu

Datanhallinnan oppaan esittely mitä ovat IDA, AVAA, KATA, PAS, REMS? Johanna Blomqvist, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

TTA-PASin etenemissuunnitelma ja kustannukset

Digitointiprojektin käytäntö ja ongelmat. Esimerkkinä Porin taidemuseon digitointiprojekti 2014

Missä ollaan pitkäaikaissäilytyksen toteuttamisessa? KDK:n arkistosektorin yhteistyöverkoston seminaari Kimmo Koivunen CSC Tieteen

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

KDK:n PAS-palvelun palvelukuvaus

Sähköiset aineistot ja arvonmääritys rakenteelliset ja tekniset kriteerit. Projektipäällikkö Osmo Palonen, Mikkelin ammattikorkeakoulu

KDK/PAS: Mitä kuvien luetteloinnissa tulee ottaa huomioon pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta? Esityksen sisältö

FAIRDATA -KOKONAISUUDEN PALVELUKUVAUS

Semanttinen Web. Ossi Nykänen Tampereen teknillinen yliopisto (TTY), DMI / Hypermedialaboratorio W3C Suomen toimisto

Yhteentoimiva.suomi.fi - palvelukokonaisuuden ja työkalujen esittely

Location Business Forum 2018 Ilkka Mattila, Evolta Oy

Kempeleen kunta Rakennusvalvonnan paperiarkiston digitoinnin projektisuunnitelma

Massadigitoinnin kokonaisuus

Digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytys - Tiedostoformaattien standardointi

Liite D: Poikkeamispäätösten ja suunnittelutarveratkaisujen mallinnus tiedonsiirtoa varten

Asiakirjojen sailytysvaatimukset, toimitusjohtaja Antero Ensio, Ensitieto Oy

Maakuntahallinnon vastuulle siirtyvien arkistojen järjestäminen ja luettelointi. SOTE-paperiarkistot

Hyvät käytännöt ja pitkäaikaissäilytyksen huomioiminen digitoinnissa FT István Kecskeméti, sektorijohtaja, Kansallisarkisto

LifeData Luonnonvaratiedon avoimuus uusien ratkaisujen lähtökohtana. Sanna Marttinen (LYNET) Riitta Teiniranta (SYKE) Eero Mikkola (Luke)

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

Maanteiden suunnitteluprosessin digitalisointi. Hankesuunnittelupäivä Maija Ketola / Sitowise

Kuva-aineistojen säilyttäminen

Interfacing Product Data Management System

Potilastiedon migraatio. Pekka Kuosmanen

AV-muotojen migraatiotyöpaja - video. KDK-pitkäaikaissäilytys seminaari / Juha Lehtonen

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/ /2009. Keskeisiä käsitteitä

FAIRDATA-PALVELUT. CSC Suomalainen tutkimuksen, koulutuksen, kulttuurin ja julkishallinnon ICT-osaamiskeskus

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus

TTA-hankkeen esittely

Kansallisarkisto VAPA -palvelu

Tutkimuksen tietoaineistot

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

ODF-standardin käyttö julkishallinossa

Ostajan oikeudet kuittidataan

Johdanto. Selvityksen rajaukset. Selvityksen terminologia

Pitkäaikaissäilytyksen toteuttaminen KDK:ssa Kimmo Koivunen CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy

Case Honeywell Oy. Suomen XII Liikearkistopäivät, , Tampere. Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen

Sähköisen tiedon arkistointi yrityksen näkökulmasta. Janne Strömberg Mikkelin Ammattikorkeakoulu

VAPA-palvelukuvaus v. 2.2 [ ]

ARKISTOLAITOS. Asiakirjahallinnon keskeiset standardit. Pekka Henttonen ylitarkastaja.

Kuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle

Maankäyttöpäätökset Topi Tjukanov

Juha Henriksson. Digitointiprojektin hallinta ja ulkoistaminen Dr. Juha Henriksson Finnish Jazz & Pop Archive

Arkistolaitos VAPA -palvelu

Rakennesuunnittelu digitalisaation aikakaudella. Mikko Malaska Professori Rakennustekniikan laitos

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

Sähköinen arkistointi, toiminta ja rajapinnat Mika Järvelä/Kiinteistöinsinööri, Lahden kaupunki

Kansallinen digitaalinen kirjasto: tilannekatsaus

Siirtotiedoston tekninen koulutus

Arkistolaitoksen sähköisen aineiston vastaanotto- ja palvelujärjestelmähanke VAPA

AV-muotojen migraatiotyöpaja - ääni. KDK-pitkäaikaissäilytys seminaari / Juha Lehtonen

Tekstin digitointi Kansallisarkistossa

Kansallisarkisto ja xxxxxxx

Pitkäaikaissäilytys osana yhteentoimivaa ja vaikuttavaa kulttuuriperintöä

Transkriptio:

Kansallisarkiston sähköisen säilyttämisen palvelut kuntien teknisen sektorin käyttöön Markus Merenmies 1

Tiliotteet katoavat verkkopankista parissa vuodessa ja kovalevy vie hajotessaan valokuvat. Verottaja ja jälkipolvet eivät tästä pidä, etkä sinäkään jos joudut maksamaan laskun tuplasti. Harva tietää, että esimerkiksi tiliotteet pitäisi säillöä nettipankista omalle koneelle. Katso miten vältät digiajan pahimmat sudenkuopat. On totuttu, että paperikuvat säilyvät kenkälaatikossa. Digitaalinen säilyttäminen vaatii työtä. Petteri Järvinen https://www.is.fi/taloussanomat/oma-raha/art-2000001722549.html 2

Digitaalisia uhkatekijöitä Formaatit muuttuvat Vanhentuvat laitteet Informaation tulkinta katoaa Luotettavuus häviää. Sovellusriippuvuus Kuvalähde: http://www.computerhistory.org/timeline/memory-storage 3

Odotuksia esitykselle Viitekehys sähköiselle säilyttämiselle Mihin tulisi kiinnittää huomiota Toiminnallisia periaatteita Sähköinen säilyttäminen palveluna Hyödyntäjän mahdollisuuksien ja palveluiden käytön edellytysten näkökulma 4

Säilyttämisen tarpeita Lakisääteisen säilyttämisen kustannusvaikutukset Säilytysvastuun siirto Tietopalvelun säilyttäminen Tietosuoja-asetuksen mukaisen toiminnan varmistaminen Säilyttäminen integroituna osaksi omaa toimintaa Toimintaprosessien digitalisointi 5

Mikä on pitkä aika? Pitkäaikaisuus tulkitaan tässä niin pitkäksi ajanjaksoksi, että digitaalisessa muodossa olevan aineiston säilymisessä on otettava huomioon teknologioiden muutokset, mukaan lukien uudet tallennusvälineet ja tiedostomuodot tai käyttäjäyhteisön muutokset. 6

Digitaalinen tieto säilyy ikuisesti, tai viisi vuotta. Kumpi nyt sitten tuleekaan ensin Jeff Rothenberg Paperit säilyvät, jos niitä ei hävitä. Digitaaliset häviävät, jos niitä ei säilytä Pekka Henttonen Kuvalähde: http://www.computerhistory.org/timeline/memory-storage 7

Säilyttämisen tasoja Semanttinen Looginen Kohdeyhteisön hyödynnettävissä ja löydettävissä Aineisto tarkoituksenmukaisessa muodossa Aineiston sisältö ja tarkoitus kuvailtu Todistusvoimaisuuden osoittaminen Aineiston jäsentäminen ja hallinnan rakenteet Loogisen eheyden varmistaminen Tekninen Teknisen eheyden varmistaminen Tiedostomuotojen hallinta Tallennusmedioiden hallinta ja turvaaminen 8

Pitää noudattaa standardeja, kun vain tietäisi mitä niistä ja miten Kuvalähde: http://www.computerhistory.org/timeline/memory-storage 9

Mitä aineistoa? Sähköinen säilyttäminen asettaa vaatimuksia aineiston formaateille sekä metatiedoille Tekniset metatiedot varmistavat teknisen migraation onnistumisen Todistusvoimaisuuden varmistamiseksi hallittu taustaprosessi, joka on aineiston lisäksi tuottanut metatiedot alkuperään, rakenteeseen ja käytön rajoitteisiin liittyen. Aineiston tulee olla metatietojen avulla itsenäisesti tulkittavissa ja hyödynnettävissä, ilman alkuperäisen järjestelmän vuorovaikutusta 10

Tiedostojen formaatit Valittu joukko säilytysmuotoja asiakirjoille sekä muille aineistolajeille Aineistot konvertoidaan säilyttämistä varten pysyvän säilytyksen muotoihin aineiston siirtäjän toimesta (saapuessa tai säilytykseen siirrossa) Tiedostoformaattien standardien mukaisuus tulee varmistaa. Migraation edellytys Asiakirjat: PDF/A-2, ODF, TIFF Kuvat: TIFF, JPEG2000, JPEG Äänitiedostot: AAC, WAV, FLAC Elävä kuva: JPEG2000 Paikkatieto: GeoTiff, GML, KML Rakenteinen data: CSV+ADDML, XML 11

Toimitustuotanto ja säilyttäminen Sähköinen säilytys lähtökohtana Tiedon elinkaari on aktiiviaikana pitkä, siirto säilytykseen ajallisten otosten avulla Päätökset ja muut sp-asiakirjat: PDF/A Tonttijaot: paikkatietoaineistot, karttakuvat Rakennustietomallit: IFC:n soveltaminen pysyvän säilytyksen muotona Prosessiin liittyvät päätösvaiheet metatietoina 12

Mihin aineisto sitten pitäisi siirtää? Kuka tästä kaikesta huolehtii? Kuvalähde: http://www.computerhistory.org/timeline/memory-storage 13

Säilyttäminen palveluna Digi-aineiston siirto säilytykseen ei ole sama kuin siitä luopuminen. Palvelusopimus säilytysvastuusta ja aineisto/tieto-palvelun tarjoamisesta Säilyttäminen lakisääteisen toimijan vastuulle Säilyttäminen edellyttää siirtäjältä siirtokuntoon saattamista: paketointi ja hyväksytyt tiedostomuodot 14

Palvelukokonaisuus Kansallisarkisto ottaa vastaan ja säilyttää alkujaan digitaalisia aineistoja koko julkishallinnosta Palvelun avulla Kansallisarkisto vastaa aineiston säilymisestä ehyenä, todistusvoimaisena sekä käytettävänä vaikka tallennusmuodot tai järjestelmät muuttuvat ajan mittaan. Vastaanotto ja säilytyspalvelun tekniset ratkaisut on tuotettu yhteistyössä CSC:n kanssa 15

Siirtävä organisaatio Säilytyspäätös MITÄ säilytetään Siirtosuunnittelu MILLOIN ja MITEN siirretään Kansallisarkisto Sopimus SÄILYTYS ja TIETOPALVELU vastuista sopiminen Aineiston siirto VASTAANOTTO Palvelun käyttö 16

Digitaalisen siirron toimintomalli Aineisto saatetaan pysyvän säilytyksen muotoon Aineiston kuvailu Sähke-metatietojen avulla, joko prosessin tuloksena tai siirtovaiheessa Siirrettävän aineiston yksilöinti (NativeId) Aineiston digitaalinen allekirjoittaminen ja TARpaketointi. Pakettien yksilöinti. Siirto vastaanoton rajapintaan Siirron kuittaukset saatavissa saman palvelun kautta xml rakenteisina. 17

Mitä siirron jälkeen Kansallisarkisto vastaa aineiston pysyvästä säilymisestä, ei tietopalvelusta Tietopalvelu säilyy siirtäjällä, kunnes toisin sovitaan Siirtäjä voi pitää siirretyn aineiston itsellään tietopalvelun tarjoamista varten. Kansallisarkisto voi antaa aineistoa takaisin siirtäjälle tarvittaessa. 18

Kuntapilotti Keväällä 2017 Kansallisarkisto, Järvenpään kaupunki, Kuntaliitto ja Valtiovarainministeriö yhteistyössä Evolta (Solita) ja FCG Kohdeaineistona rakennusvalvonnan aineistot ja Lupapiste-palvelu Selvitettiin mitä palveluiden hyödyntäminen edellyttää kunnalta ja miten se sopii tarpeisiin. 19

Pilotoinnin havainnot Roolit ja vastuut: Paketointi ja Validointi Tietopalvelu ja Säilytyspalvelu Tietomallin osalta tarve kehittää joustavampia malleja, täysin valmista aineistoa vain vähän saatavilla Alkuperäisformaattien hyödyntäminen aktiiviaikana saatava palvelun piirin Lisäksi selvitetty eri tavoin kertyvien aineistojen määriä ja erityisvaatimuksia (muodot ja suojaustarpeet) https://www.kuntaliitto.fi/sites/default/files/media/file/vm-sapa-pilotointi-loppuraportti-final.pdf 20

SAPA-hanke Kehitetään kansallisarkiston kyvykkyyttä tarjota vastaanoton ja tietopalvelun teknisiä ratkaisuja Vastaanoton palvelut: Ensimmäinen S2-vaihe on valmiina. Laajennetaan vaiheittain aineistoihin Kehitetään integroituvat tietopalvelurajanpinnat ja liittymät viranomaistarpeisiin. Erityinen tuki massadigitoiduille aineistoille 21

Markus Merenmies 22