HUS-KUVANTAMINEN LIIKELAITOS TOIMINTAOHJE 1.1.2014 1
Sisällys 1 JOHDANTO... 3 2 LIIKELAITOKSEN TEHTÄVÄT... 3 3 LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO... 3 3.1 Johtokunta... 3 3.2 Toimitusjohtaja... 3 3.3 Vastuualueet... 4 3.4 Liikelaitoksen johtoryhmä... 5 3.5 Vastuualueiden ohjausryhmät... 5 4 TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖSVALLAN EDELLEEN SIIRTÄMINEN... 5 4.1 Henkilöstöhallinnon ratkaisuvalta... 6 4.2 Taloushallinnon ratkaisuvalta, hankintavaltuudet ja laskujen hyväksyminen... 7 4.3 Muu ratkaisuvalta... 9 5 Kuntalain mukainen otto-oikeus, viranhaltijapäätösten ilmoittaminen ja päätösten täytäntöönpano... 9 6 Sisäinen valvonta ja riskien hallinta... 9 7 Voimaantulo... 9 2
1 JOHDANTO HUS-Kuvantaminen on kunnallinen liikelaitos, joka on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatiota. Liikelaitoksen toiminnasta säädetään kuntalaissa, HUS:n hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä. Liikelaitoksen toimitusjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta on määritelty liikelaitoksen johtosäännössä. Tällä johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUS- Kuvantamisen keskeiset viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä toimivaltuudet. Toimintaohjeen hyväksyy Sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunta. Toimintaohjetta arvioidaan säännöllisesti ja se päivitetään tarpeen vaatiessa. 2 LIIKELAITOKSEN TEHTÄVÄT Liikelaitos huolehtii radiologian, kliinisen fysiologian ja isotooppilääketieteen sekä kliinisen neurofysiologian erikoisalojen palvelujen tuottamisesta ja kehittämisestä sekä alansa yliopistolliselle sairaalalle kuuluvasta tieteellisestä tutkimuksesta ja opetuksesta. Lisäksi liikelaitos huolehtii lääkintäteknisten palvelujen tuottamisesta ja niiden kehittämisestä ja tarjoaa lääkintätekniikan asiantuntijapalveluita. 3 LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO 3.1 Johtokunta Sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja liikelaitoksen johtosäännössä. Yksityiskohtaisemmin johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä. Johtokunnan kokouksissa asiat ratkaistaan liikelaitoksen toimitusjohtajan esittelystä johtokunnan toiminnan sisäistä järjestelyä lukuun ottamatta. 3.2 Toimitusjohtaja Toimitusjohtaja johtaa liikelaitoksen toimintaa. Toimitusjohtajan tehtävistä on määrätty kuntalaissa, hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä. Toimitusjohtajan sijaisena toimii hänen estyneenä ollessaan radiologian vastuualuejohtaja, jollei johtokunta ole määrännyt toimitusjohtajan sijaiseksi muuta viranhaltijaa. 3
3.3 Vastuualueet Liikelaitos jakautuu seuraaviin vastuualueisiin: Hallinto Radiologia Kliininen fysiologia ja isotooppilääketiede Kliininen neurofysiologia Lääkintätekniikka Liikelaitoksen organisaatio voidaan esittää seuraavasti: Radiologian vastuualueen johtaja on koko liikelaitoksen johtava ylilääkäri ja liikelaitoksen varatoimitusjohtaja. Vastuualuejohtajat sekä hallinnon tukitoimintojen vetäjät ovat toimitusjohtajan välittömiä alaisia. Vastuualueet jakautuvat edelleen vastuuyksikköryhmiin ja vastuuyksiköihin. Hallinnon vastuualueelle sijoittuvat tukitoiminnoista vastaavat viranhaltijat (asiakkuuspäällikkö, henkilöstöpäällikkö, laatupäällikkö, talousjohtaja ja kehittämisjohtaja) vastaavat oman alansa toiminnoista läpi koko liikelaitoksen. Toiminnot on kuvattu yksityiskohtaisemmin liikelaitoksen toimintakäsikirjassa. Opetuksen ja tutkimuksen järjestäminen kuuluu kullekin vastuualueelle erikoisalojen mukaisesti. Opetus- ja tutkimustoiminnan koordinointia varten nimetään liikelaitostason koordinaatioryhmä vastuualueiden henkilöistä. Koordinaatioryhmän puheenjohtajana toimii vuodeksi kerrallaan valittava tutkimuspäällikkö. 4
3.4 Liikelaitoksen johtoryhmä Toimitusjohtaja asettaa liikelaitokselle johtoryhmän. Johtoryhmään kuuluu toimitusjohtajan nimeämien viranhaltijoiden lisäksi henkilöstöjärjestöjen nimeämät edustajat (2). Liikelaitoksen johtoryhmän tehtävänä on tukea toimitusjohtajaa strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa sekä huolehtia päätösten toimeenpanosta ja seurannasta. Johtoryhmän kokouksista laaditaan pöytäkirjat, jotka julkaistaan HUS:n intranetissä. 3.5 Vastuualueiden ohjausryhmät Vastuualueilla, lukuun ottamatta hallinnon vastuualuetta, toimivat vastuualuekohtaiset ohjausryhmät. Ohjausryhmien kokoonpanosta päättää vastuualueen johtaja. Ohjausryhmien tehtävänä on tukea vastuualueen johtajaa toiminnan johtamisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa sekä huolehtia päätösten toimeenpanosta ja seurannasta. Ohjausryhmät seuraavat oman vastuualueensa opetusta ja tutkimusta. Ohjausryhmän kokouksista laaditaan julkaistavat muistiot. 4 TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖSVALLAN EDELLEEN SIIRTÄMINEN Johtokunnan tehtävistä ja ratkaisuvallasta, sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, on määrätty liikelaitoksen johtosäännössä. Sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, johtokunta päättää: valtuuston hyväksymien yleisten hinnoitteluperiaatteiden mukaisesti yksityiskohtaisemmista hinnoitteluperiaatteista; alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on 500 000 4 000 000 euroa; alle 500 000 euron pienten hankkeiden investointiohjelmasta, hallintosäännön mukaisesti hallitus päättää kuitenkin investointiohjelmasta 500 000 euroa 10 miljoonaa euroa hankekohtaisesti; virkojen perustamisesta tai lakkauttamisesta lukuun ottamatta toimitusjohtajan virkaa; liikelaitosten toimitusjohtajien välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen, jollei liikelaitoksen toimintaohjeissa ole toisin määrätty, toimitusjohtajan varahenkilöstä ja sijaisesta; liikelaitoksen edustajien nimeämisestä sellaisten yksityisoikeudellisten yhteisöjen, säätiöiden tai laitosten toimielimiin ja kokouksiin, joiden toiminta kohdistuu johtokunnan alaiseen toimintaan; ja vapautuksen myöntämisestä kokonaan tai osittain liikelaitoksen henkilökuntaan kuuluvalle hänen velvollisuudestaan korvata virka- tai työtehtävissä tapahtunut muu kuin tahallaan tai törkeällä tuottamuksella aiheutettu vahinko. Muiden kuin toimitusjohtajaa koskevien asioiden osalta johtokunta voi siirtää toimivaltaansa toimitusjohtajalle. Johtosäännön mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtaja päättää johtokunnan antamat ohjeet huomioon ottaen virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta alaisiinsa työntekijöihin siltä osin, kuin harkintavaltaa on hallituksen päätöksellä jätetty liikelaitokselle, hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on alle 500 000 euroa, 5
liikelaitoksen tekemien tutkimusten ja muiden palvelujen hinnoista johtokunnan hyväksymiä periaatteita noudattaen, muista asioista, joita ei ole määrätty valtuustolle, hallitukselle tai johtokunnalle eikä delegoitu muille viran- ja toimenhaltijoille, lukuun ottamatta niitä asioita, jotka erikoissairaanhoitolain ja säteilylain mukaan kuuluvat liikelaitoksen johtavan ylilääkärin päätettäväksi. Toimitusjohtaja siirtää toimivaltaansa henkilöstö- ja taloushallinnon osalta edelleen seuraavasti; 4.1 Henkilöstöhallinnon ratkaisuvalta Virkojen perustaminen, henkilöstön valinta ja irtisanominen Virkojen ja tehtävien kelpoisuusehdoista määrätään viran perustamispäätöksessä tai hallituksen päätöksellä. Henkilöstön valinnassa noudatetaan ns. yksi yli yhden periaatetta. Vakituiset virat ja toimet täytetään hakumenettelyn perusteella huomioiden hallintosäännön määräykset. Virkojen perustamisesta päättää Sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunta ja vakanssien perustamisesta liikelaitoksen toimitusjohtaja. Ellei HUS:n yhtymähallinnon määräyksistä muuta johdu, viran tai työsuhteisen palvelussuhteen auki panosta ja valinnasta päätetään vahvistetun talousarvion puitteissa seuraavasti: Toimitusjohtaja päättää virkojen ja työsuhteisen palvelussuhteiden auki panosta myös omien välittömien alaistensa osalta. Johtokunta päättää toimitusjohtajan välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen. Toimitusjohtaja päättää hallinnon vastuualueen muiden työntekijöiden sekä vastuualuejohtajien suorien alaisten ottamisesta vakituiseen virkaan tai työsuhteeseen tai pitkäaikaiseen (vähintään 6 kuukautta) sijaisuuteen. Koulutusvirkaan tai -työsuhteeseen valinta tapahtuu ao. professorin tai lääketieteellisen tiedekunnan määräämän koulutuksesta vastaavan muun henkilön esityksestä. Radiologian vastuualueella esitys tulee valmistella yhdessä erikoislääkärikoulutusta hallinnoivan osastonylilääkärin kanssa. Lisäkoulutusohjelmiin valittaessa esityksen valmisteluun osallistuu myös ko. lisäkoulutusohjelman vastuuhenkilö. Päätöksen valinnasta tekee vastuualuejohtaja. Vastuualueen johtajat päättävät välittömiä alaisiaan lukuun ottamatta alaisensa henkilökunnan ottamisesta työsuhteeseen tai määräaikaiseen (alle 6 kuukautta) virkasuhteeseen sekä toimeen tai virkaan otetun tehtäväkohtaisesta palkasta työn vaativuuden arvioinnin tuottamien perusteiden ja henkilöstöpäällikön kanssa sovitun menettelyn mukaisesti. Viranhaltijan ja työsuhteisen palvelussuhteen päättämisestä päättää virkaan tai työsuhteeseen ottava viranhaltija. Ao. välitöntä esimiestä tulee virkaan tai työsuhteeseen ottamisessa taikka palvelussuhteen päättämisessä aina kuulla. 6
Henkilöstöhallinnon muu ratkaisuvalta Toimitusjohtaja päättää tehtäväkohtaisen palkan korottamisesta sekä tehtävälisän ja henkilökohtaisen lisän myöntämisestä HUS:n periaatteiden mukaisesti. Toimitusjohtaja päättää viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä. Toimitusjohtajan välittömät alaiset päättävät alaistensa osalta: vuosiloman, säästövapaan ja lomarahavapaan myöntämisestä, kulloinkin voimassa olevan ja sovellettavan virka- ja työehtosopimuksen mukaisten palkallisten ja palkattomien vapaapäivien myöntämisestä (tilapäiset hoitovapaat, aktiivivapaat, jne.), lakisääteisten virka- ja työvapaiden myöntämisestä (perhevapaat, opintovapaat, vuorotteluvapaat, jne.), sairauspoissaolojen hyväksymisestä, harkinnanvaraisten palkattomien virka- ja työvapaiden myöntämisestä (enintään 2 kuukautta), virkamatkamääräyksistä, alaistensa HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisesta, toimenpide-, lisätyö- ym. vastaavista palkkioista toimitusjohtajan vahvistamien korvausten mukaisesti, sädelomakompensaatioista, tehtyjen työtuntien hyväksymisestä, työsuhdematkalippujen myöntämisestä, oman ajoneuvon tai taksin käyttöoikeudesta, matkapuhelimen käytöstä, EVO-virkamääräyksistä, muiden kuin lääketieteellisten tutkimusten tutkimusluvista, erityistyölasien korvaamisesta henkilökunnalle HUS:n ohjeiden mukaisesti. Em. päätösvaltuudet ovat myös määrätyllä sijaisella varsinaisen päätöksentekijän ollessa estyneenä. Päätösvaltuutta henkilöstöhallinnon ratkaisuvallan osalta voi edelleen delegoida toimitusjohtajan kanssa etukäteen sovittavalla tavalla. Delegointipäätökset on toimitettava välittömästi tiedoksi liikelaitoksen talousjohtajalle ja henkilöstöpäällikölle. 4.2 Taloushallinnon ratkaisuvalta, hankintavaltuudet ja laskujen hyväksyminen Hankinnat Hankinnoissa tulee noudattaa HUS:n yleisiä sekä liikelaitoksen omia hankintaohjeita. Hankintojen tulee aina perustua vahvistettuun talousarvioon ja investointiluonteisten hankintojen investointiohjelmaan. Hankintavaltuus määräytyy sopimuksen arvon osalta siten, että sopimuksen arvo on sopimuskauden kokonaisarvo. Toistaiseksi voimassa olevan tai voimassaoloajaltaan epävarman sopimuksen arvon laskentaperusteena on käytettävä sopimuksen kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Hankinnan arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankintaan sisältyvät optio- ja pidennysehdot. Hankintavaltuus määräytyy aina hankinnan arvonlisäverottoman kokonaisarvon mukaan. 7
Hankinnan osittaminen on kiellettyä, jos sillä pyritään kiertämään toimivaltuuksia tai kynnysarvoja. Viranhaltijakohtaiset hankintavaltuudet Liikelaitoksen toimitusjohtajan hankintavaltuuksia (alv 0 %) siirretään edelleen seuraavasti: Radiologian vastuualueen hankinnat Radiologian vastuualuejohtaja 30.000 Ylilääkäri 2.000 Kehittämispäällikkö 2.000 Ylihoitaja 2.000 Ylifyysikko 2.000 KFI:n vastuualueen hankinnat Kliinisen fysiologian ja isotooppilääketieteen 30.000 vastuualuejohtaja KFI:n vastuuyksikön päällikkö 2.000 Ylifyysikko 2.000 KNF:n vastuualueen hankinnat Kliinisen neurofysiologian vastuualuejohtaja 30.000 KNF:n vastuuyksikön päällikkö 2.000 Laboratoriopäällikkö (BioMag) 10.000 Ylifyysikko 2.000 Lääkintätekniikan vastuualueen hankinnat Lääkintätekniikan vastuualuejohtaja 30.000 Lääkintätekniikan kehittämisjohtaja 2.000 Lääkintätekniikan osaamisalueiden vetäjät 10.000 Lääkintätekniikan palveluprosessien omistajat 2.000 Hallinnon ja yleiset liikelaitostason hankinnat Asiakkuuspäällikkö 2.000 Henkilöstöpäällikkö 2.000 Talousjohtaja 30.000 Kehittämisjohtaja 30.000 Hankintapäällikkö 10.000 Tietojärjestelmäpäällikkö 2.000 Laskujen hyväksyminen Laskujen ja tositteiden käsittelyssä noudatetaan HUS:n yleisiä taloushallinnon ohjeita. Laskun hyväksyjä varmistaa menon tarkoituksenmukaisuuden, laillisuuden ja määrärahan riittävyyden. Yleisenä periaatteena on, ettei kukaan voi hyväksyä itseensä kohdistuvia laskuja eikä itse laatimiaan tositteita. Viranhaltijat hyväksyvät vastuulleen kuuluvat aineiden, tarvikkeiden ja palveluiden kululaskut hankintavaltuuksiensa puitteissa. Talousjohtaja hyväksyy useampaa vastuualuetta koskevat koontilaskut, kuten HUS-Kiinteistöt ja Uudenmaan sairaalapesulan laskut. Investointeihin liittyvät laskut hyväksyy kehittämisjohtaja tai hankintapäällikkö hyväksymisvaltuuksiensa puitteissa. 8
4.3 Muu ratkaisuvalta Liikelaitoksen johtava ylilääkäri päättää lääketieteellisten tutkimusprojektien tutkimusluvista, potilasvahinkoilmoitusten käsittelystä sekä potilaille tapahtuneiden esine- ja muiden vahinkojen korvaamisesta laskujen hyväksymisvaltuuksiensa puitteissa. Tekninen johtaja päättää kuntayhtymän, lukuun ottamatta muita liikelaitoksia, lääkintälaitteiden poistoista sekä poistettujen laitteiden myynnistä tai lahjoituksesta. Talousjohtaja päättää liikelaitoksen saatavien perinnän lopettamisesta ja saatavien poistosta. Päätösvaltuutta taloushallinnon ja muun päätösvallan osalta ei voi edelleen delegoida. Em. päätösvaltuudet ovat myös määrätyllä sijaisella varsinaisen päätöksentekijän ollessa estyneenä. 5 Kuntalain mukainen otto-oikeus, viranhaltijapäätösten ilmoittaminen ja päätösten täytäntöönpano Sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunta on kokouksessaan 10.6.2013 päättänyt 14, että seuraavat päätökset lähetetään 3 päivän sisällä johtokunnalle sähköpostitse otto-oikeus harkintaa varten toimitusjohtajien yli 100 000 euron hankintapäätökset ja muut esityslistassa mainitut periaatteellisesti tärkeät päätökset toimitusjohtajien johtavien viranhaltijoiden virkaan ottamista koskevat päätökset (toimitusjohtajan varahenkilö), sekä muut liikelaitoksen toimintaa koskevat periaatteellisesti tärkeät päätökset. Johtokunta voi ottaa käsiteltäväkseen myös asian, josta sille ei ole ilmoitettu. 6 Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Liikelaitoksen toiminnan johtamisessa ja päätöksenteossa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja kulloinkin voimassa olevia HUS:n ohjeita ja määräyksiä. Esimiehen vastuulla on toiminnan päivittäinen ohjaus ja valvonta. 7 Voimaantulo Tämä toimintaohje tulee voimaan 1.1.2014 ja on voimassa toistaiseksi. Tämä toimintaohje kumoaa HUS-Kuvantaminen liikelaitoksen aiemman toimintaohjeen. Tämä toimintaohje on hyväksytty Sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunnan kokouksessa 19.12.2013. 9