TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS 6/2015 Aika 19.11.2015 klo 10.00 Paikka Raatihuone, juhlasali Arviointikohde Lukion tavoitteiden toteutuminen Esittelijä/ tilivelvollinen Lukion rehtori Heikki Peltoniemi Kokoukseen on kutsuttu em. henkilö esittelemään vastuualueensa toimintaa ja tehtäviä sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista vuodelta 2015. Johdanto/ arviointityön taustaa Tarkastuslautakunnan tehtävänä on suorittaa valtuuston hyväksymien tavoitteiden toteutumisen ja toimialojen hallinnon arviointi. Havainnot esitetään vuosittain valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa. Arviointityön organisoimiseksi on laadittu arviointilomake, jonka tarkoituksena on antaa perustietoja toimialan/vastuualueen toiminnasta, toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista, suunnittelu- ja seurantajärjestelmästä ja johtamisesta sekä erikseen mainittuihin asiakokonaisuuksiin liittyvistä menettelytavoista. Kyselyllä selvitetään perustietojen lisäksi vastuuhenkilön oma arvio siitä, miten tehtäväalueen toimintaa on ohjeistettu, miten toiminta on käytännössä toteutettu ja kehitetty sekä millaisia vaikutuksia toiminnalla arvioidaan olleen. Taloutta koskevat tiedot koostuvat toimialan/vastuualueen käyttämistä mittareista ja Tilastokeskuksen keräämistä kaupungin taloustilaston osiosta ja muista vertailutilastoista. Tarkoituksena ei ole referoida sääntöjä ja ohjeita vaan viitata niihin tarvittavilta osin ja kuvata tehtäväalueen omat käytännöt. Kyselyyn vastataan kirjallisesti lomakkeessa esitettyjen kysymysten perään. Aineisto pyydetään palauttamaan sähköpostitse tarkastuslautakunnan sihteerille osoitteella: risto.hyvonen@bdo.fi kaksi viikkoa ennen kokousta, jotta aineisto voidaan toimittaa edelleen tarkastuslautakunnan jäsenille. Ystävällisin terveisin Risto Hyvönen, JHTT tarkastuslautakunnan sihteeri puh. 0500 102190
Perustietoja 1. Vastuualueen yleiskuvaus (tiivistetysti, tarvittaessa erillisellä liitteellä) Raahen lukiossa opiskelee noin 360 lukiolaista. Samassa rakennuksessa toimii yläkoulu (tällä hetkellä noin puolet Merikadun koulun oppilaista), syyslukukaudesta 2016 alkaen yhteensä noin 600 opiskelijaa. Tämän lisäksi taloa käyttää Raahe-opisto sekä eri harrasteryhmät ja urheiluseurat. 2. Vastuualueenne/toimintayksikkönne organisaatio, tilivelvolliset/ esittelijöinä toimivat viranhaltijat (tiivistetysti, tarvittaessa voidaan viitata liiteasiakirjoihin). Yläkoululla ja lukiolla oma rehtori. Lukio oma tulosalue, yläkoulu osa opetustoimen tulosaluetta (tulosyksikkönä). Opetustoimenjohtaja toimii esittelijänä. Toiminnan johtamisen, kehittämisen ja prosessien näkökulma 3. Onko kaupungin hyväksymä strategia muodossa, josta vastuualueen/toimintayksikön on mahdollista löytää lähtökohtia omille talousarviotavoitteille? Miten strategisia tavoitteita on toteutettu ja onko talousarviossa sitä tukevia sitovia toiminnallisia tavoitteita? Miten em. tavoitteet ovat toteutuneet? Kaupunkistategian mukaisesti lukiokoulutus on osa laadukkaita peruspalveluja, muutoin strategiset tavoitteet ovat yleisluontoisia ja sinällään osittain sovellettavissa lukiokoulutukseen. 4. Vertaako vastuualue/toimintayksikkö itseään säännöllisesti muiden kuntien organisaatioihin? Miten? Liitä keskeisimpiä vertailutietoja palauteaineistoon. Kyllä. Esimerkiksi opiskelijakohtaisia kustannuksia on vertailtu säännöllisesti verrokkikaupunkeihin (esim. Ylivieska, Kalajoki, Oulu). Talousvertailussa on käytetty OPH:n laskentapalvelujen materiaalia. Tavoitteena on ollut tehokas kustannusrakenne, mutta myös ryhmäkoot ja opetustuntimäärä/opiskelija (kurssimäärä). Raahen lukio saavutti em. tason siihen asti kunnes Vihannin kunta liitettiin Raahen kaupunkiin ja Vihannin lukion korkeat opiskelijakohtaiset kustannukset ja pienet ryhmäkoot tulivat mukaan em. tunnuslukuihin. Tilanne muuttuu jälleen vuosienen 2015-2016 aikana, koska Raahen kaupunginvaltuuston päätösten mukaisesti Vihannin lukion toiminta on lakannut ilman, että siitä koituu mainittavia lisäkustannuksia Raahen lukiolle. Kustannustehokkuutta lisää myös päätös koulukeskuksen perustamisesta lukiorakennukseen (kts. perustietoja, kohta 1).
5. Onko vastuualueen/toimintayksiköiden eri toimintojen prosessit tunnistettu ja kuvattu? Mitkä prosessit on kuvattu? Liitä mahdollinen esimerkki prosessikuvauksista mukaan. Taloudellisissa prosesseissa noudatetaan Raahen kaupungin käytänteitä. Pedagogiset prosessit määräytyvät sekä jaksojärjestelmän että ylioppilaskirjoitusten mukaisesti. 6. Mitkä ovat vastuualueen/toimintayksikön sisäisen valvonnan keskeisimmät toimintatavat? Sisäinen valvonta tapahtuu palvelukeskuksen tasolla (palvelukeskuksen johtoryhmä). Lisäksi lukiotoiminta on tarkkaan säädeltyä (lukiolaki, lukioasetus, laki ylioppilastutkinnon järjestämisestä, OPH:n määräykset). Tilintarkastajan- tai valtionosuustietojen tarkastuksia tehdään satunnaisesti. Talouden näkökulma 7. Vastuualueenne/toimintayksikkönne sitovien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumatilanne 10/2015. (voidaan viitata liitemateriaaliin, esim. kirjanpidon tuloste, osavuosikatsaus). Henkilöstökulut ovat viime vuoden tasolla, samoin muut kulut talousarvio toteutuu suunnitellusti. Toiminnallisten tavoitteiden osalta (opiskelijahuollon saavutettavuus, ylioppilaskirjoitusten läpäisy ja jatko-opintoihin pääsy, sähköisen oppimateriaalin käyttö, kansainvälisyys osa toimintakulttuuria) osalta Rasmus+ -hanke ei toteudu, mutta muutoin tavoitteet ovat saavutettavissa. 8. Mitä toimenpiteitä vastuualueellanne/toimintayksikössänne on viimeisimmän vuoden aikana tehty tuottavuuden kehittämiseksi ja onko tuottavuuden kasvu saavutettu? Raahen kaupunginvaltuuston päätöksen mukaisesti sekä lukion että perusopetuksen toimintaa tehostetaan perustamalla nykyiseen lukiorakennukseen koulukeskus. Näin saavutetaan merkittäviä säästöjä kiinteistökuluissa, siivous- ja ateriapalveluissa sekä henkilöstökuluissa. Lisäksi em. mainittu Vihannin lukion lakkauttaminen vähentää lukiokoulutuksen kustannuksia Raahen kaupungille. Yksityiskohtaiset laskelmat on esitetty kaupunginvaltuustolle koulukeskus-työryhmän toimesta. Asiakas-/vaikuttavuusnäkökulma
9. Onko vastuualueellanne/toimintayksikössänne tehty arviointia asiakasnäkökulmasta, esimerkiksi asiakaspalautteiden kautta? Liittäkää viimeisimmän arvioinnin tulokset mukaan. Kyllä, viimeisin palautekysely (itsearviointi) toteutettiin keväällä 2014. 10. Miten vastusalueellanne/toimintayksikössänne on arvioitu toiminnan vaikuttavuutta? Miten on varmistettu, että tuotetut palvelut vaikuttavat suunnitellulla tavalla? Talousarvion toiminnallisten tavoitteiden kautta. 11. Miten asiakkaiden tai toiminnan kohteena olevan väestön määrä on kehittynyt ja kehittyy tulevaisuudessa. Raahen lukion opiskelijamäärä on noussut maltillisesti (esim. lv 2010-2011 opiskelijamäärä oli 321, tällä hetkellä 364). Toisen asteen ikäluokka kasvaa maakunnassa jonkin verran eli todennäköisesti lukion osuus koulukeskuksen opiskelijamäärästä tullee säilymään noin 350 opiskelijan tasolla. Henkilöstönäkökulma 12. Miten henkilöstöä koskevaa tietoa on kerätty ja mitä johtopäätöksiä niiden perusteella on tehtävissä? Mihin toimenpiteisiin niiden perusteella on ryhdytty? Raahen lukiossa on toteutettu henkilöstöprosessi työterveyshuollon johdolla. 13. Mikä on henkilöstön määrä ja miten sen arvellaan muuttuneen/muuttuvan? Raahen lukion henkilöstömäärä pysyy nykyisellä tasolla: 22 viranhaltijaa, joista yksi osa-aikaelääkkeellä, kolme sivutoimista tuntiopettajaa (kaksoistutkinto-opetus ja ohjattu valmennus), 1,5 koulusihteeriä (toinen yhteinen Merikadun yläkoulun kanssa) ja yksi kouluisäntä sekä osa-aikainen apulainen. Kokonaisuudessaan koulukeskuksen toteuttaminen tulee vähentämään yhteenlaskettua henkilöstömäärää ja useita vakansseja lakkautetaan (Raahen lukio Merikadun yläkoulu siivous- ja ateriapalvelut). Muut asiat 14. Mikä palvelu/toiminto on mielestänne esimerkillisesti järjestetty vastuualueellanne/toimintayksikössänne? Opiskelijahuolto, opetushenkilöstön pätevyys. 15. Minkä palvelun/toiminnan järjestämisessä on suurimmat haasteet (puutteet tai ongelmat)?
Raahen kaupungin vaikea taloudellinen tilanne heijastuu myös lukio-opetukseen samalla kuin sähköinen ylioppilastutkinto, digitalisaatio ja uusi opetussuunnitelma tuovat mukanaan lisävelvoitteita. 16. Mitä muita asioita haluaisit tuoda esille? Opetustoimen johto on organisoitu määrä-aikaisilla virkaratkaisuilla, mikä ei ole hyvä asia strategisen suunnittelun kannalta.