KEVÄTKOKOUS 2013 Kirkkonummen Taitoluisteluklubi ry. Kyrkslätts Konståkningsklubb rf. SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN KEVÄTKOKOUS Aika maanantai 25.3.2013 Paikka Kirkkonummen monitoimihallin kabinetti Klo 17:30 18:30 Läsnä pj. Riikka Sippo-Hosio siht. Petranella Varis Siru Jämsänen Tuula Ilmorinne Vesa Jokinen Marko Kari Outi Lukkaroinen Maarit Julin Palm Susanna Kämäräinen Minna Vikman Kirsi Paasilinna 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen. 2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin, kahden pöytäkirjantarkastajan ja tarvittaessa ääntenlaskijoiden valinta Valittiin kokousten puheenjohtajaksi Riikka Sippo-Hosio, sihteeriksi Petranella Varis, pöytäkirjantarkastajiksi Maarit Julin Palm ja Outi Lukkaroinen, jotka valittiin myös tarvittaessa ääntenlaskijoiksi. 3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kevätkokous todettiin laillisesti koolle kutsuttu. Kokouskutsu on julkaistu seuran ilmoitustaululla, kotisivulla sekä toimitettu sähköpostitse seuran jäsenistölle seuran sääntöjen mukaisesti. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi. 4. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin työjärjestys. 5. Esitetään vuoden 2012 tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto Pj jakoi osallistujille vuoden 2012 tilinpäätöksen luettavaksi. 1
Marko Kari ihmetteli seuran palkkamenojen suurta nousua. Pj ja seuran rahastonhoitaja Minna Vikman selvensivät, että palkkakustannuksia ovat nostaneet esim. lakisääteiset sekä kilpailukykyiset valmentajien/ohjaajien palkankorotukset, uutena käytäntönä maksetut valmentajien/ohjaajien lomarahat, valmentajan kilpailujoukkueille suunnittelemien kilpailupukujen ja -ohjelmien suunnittelutunneista kertyvät maksut ja valmennustuntien lisääntymiset syksyllä 2012 uuden joukkueen perustamisen myötä. Marko Kari esitti selventävän kysymyksen tilinpäätöksen osalta kohdasta "palkkajaksotukset". Minna Vikman selvensi asiaa ja kertoi, että osa valmentajan vuoden 2011 palkasta maksettiin vasta vuoden 2012 puolella ja näkyy täten tilinpäätöksessä "palkkajaksotukset"-kohdassa. Palkanmaksun myöhästyminen johtui v.2011 kesken olleista palkkaneuvotteluista. Pj jakoi osallistujille vuoden 2012 vuosikertomuksen, (liite 1). Osallistujilla ei ollut kommentoivaa vuosikertomukseen. Puheenjohtaja luki ääneen tilintarkastajien lausunnon, (liite 2). Marko Kari kysyi, että ovatko tilintarkastajat huomauttaneet vuoden 2012 syyskokouksen pöytäkirjan osalta. Pj ja Susanna Kämäräinen kertoivat, että tilintarkastajat ovat käyneet sääntöjen mukaisesti kaikki pöytäkirjat läpi eikä heillä ole ollut huomautettavaa niiden suhteen. Susanna Kämäräinen luki ääneen vielä tilintarkastaja Ari Kuusiston erillisen kirjallisen palautteen johtokunnan ja seuran erinomaisesta työstä kaikilla osa-alueilla toimintakaudella 2012. Marko Karin mielestä syyskokous 2012 on ollut laiton, koska johtokunnasta erovuoroisia ei ollut kokouskutsussa tuolloin mainittu. Pj ja Minna Vikman selvensivät johtokunnan tulkinnan erovuorossa olevien osalta. Nykyinen pj Riikka Sippo-Hosio on valittu puheenjohtajaksi kesken kauden eronneen M. Karin tilalle, jonka johtokuntakausi päättyy 2013 lopulla. Muistutettiin myös, että johtokunnassa oli alimiehitys. Samoin johtokunnasta erosi tammikuussa 2012 useampi hlö (3 hlöä) samanaikaisesti eikä kenelläkään johtokunnan jäsenellä ollut tullut vielä kahta vuotta täyteen. Marko Kari esitti näkemyksensä siitä, että seuran olisi sääntöjen mukaan pitänyt kutsua syyskokous uudelleen koolle. 6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle edellisestä tilikaudelta 7. Muut asiat Päätettiin vahvistaa tilinpäätös ja johtokunnalle myönnettiin vastuuvapaus edelliseltä tilikaudelta. Seuran ja joukkueiden varusteet kilpailukaudelle 2013-2014 Osallistujille jaettiin johtokunnan laatima yhteenveto varusteista, mikä on ollut nähtävillä kokouskutsun liitteenä hallin ilmoitustaululla. Marko Kari huomautti, että jos varusteista oli tarkoitus tehdä päätöksiä, ne olisi pitänyt olla eriteltynä kokouskutsussa. Pj selvensi, että asia käsitellään nyt kokouksessa ja joukkueet tekevät päätöksen omilta osin. Eniten keskustelua nostatti mahdollinen joukkuekohtainen varustekassi seuran logolla. Eriäviä mielipiteitä tuli, mutta reppumalli todettiin parhaimmaksi ja siinä toivottiin olevan myös veto-ominaisuus. Pj lupasi vielä selvittää uuden ehdotetun repun hinnan sekä mallin ennen vanhempainkokouksia. 2
Sovittiin, että joukkueiden omissa vanhempainkokouksissa varustekassi-hankinta otetaan asialistalle Sovittiin myös, että vanhempainkokouksen kutsussa liitteenä olisi em. varustelista. Lisäksi keskusteltiin seuran logolla varustetusta softshell-takin tarpeesta vs. toppatakki. Marko Kari esitti mielipiteensä, että toppatakki olisi tarpeellisempi ja monikäyttöisempi esim. kisareissuilla. Keskusteltiin, että tämä mahdollisuus voisi olla, jos joukkue näin päättää. Maarit Julin Palm toi esille seuran maksusäännöissä olevan kohdan 10%:n sisaralennuksesta koskien halvemmasta kausimaksusta. Hän tiedusteli, että olisiko jo ensi kaudella mahdollista, jos 10%:n sisaralennus koskisi kaikkia samasta perheestä luistelevia sisaria. Pj lupasi, että asia tullaan käsittelemään vielä kevään johtokunnan kokouksessa. Maarit Julin Palm otti esille kohdan ruotsinkielellä saadusta ohjauksesta ja valmennuksesta luistelukouluissa ja muodostelmaluistelun puolella. Maarit Julin Palm totesi, että ruotsinkielinen opetus toisi varmasti uusia luistelijoita seuraan. Johtokunta totesi, että tällä kaudella LK1- ja LK2- ryhmissä on voitu tarjota ohjausta ruotsinkielellä, mutta LK3 ja muodostelmaluistelun puolella näin ei ole. Valmentajia ja ohjaajia on ollut vaikea saada eikä seura voi luvata, että aina valmentajat/ohjaajat ovat ruotsinkieltä taitavia. Todettiin, että mahdollisuus mainontaan on, jos syyskaudella 2013 ruotsinkieltä taitavat seuran nykyiset luistelukouluohjaajat ovat edelleen seuran palkkalistoilla. 8. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18:40. pöytäkirjan vakuudeksi, Riikka Sippo-Hosio puheenjohtaja Petranella Varis sihteeri Maarit Julin Palm pöytäkirjantarkastaja Outi Lukkaroinen pöytäkirjantarkastaja Liitteet liite 1; toimintakertomus 2012 liite 2; tilintarkastajien lausunto 3
(Liite 1.) Kirkkonummen Taitoluisteluklubi ry. TOIMINTAKERTOMUS 2012 Yleistä Kirkkonummen Taitoluisteluklubi ry. on perustettu vuonna 1981. Seuran kotipaikka on Kirkkonummi, jossa se toimii itsenäisenä taitoluisteluseurana. Seura on Suomen Taitoluisteluliiton (STLL) jäsenseura ja kuuluu sitä kautta myös VALO, Valtakunnallinen liikunta- ja urheiluorganisaatio ry:hyn. Seuran tavoitteena on tarjota harrastusmahdollisuus kaikenikäisille. Lapsiryhmien kohdalla painotetaan myös kasvatuksellisia näkökulmia. Fyysisten ominaisuuksien, kuten kehohallinnan, tasapainon yms. harjoittamisen lisäksi ryhmissä opetellaan toisten huomioonottamista ja ryhmässä toimimista. Luistelutoiminta Kevätkausi alkoi tammikuussa ja päättyi huhtikuun lopussa. Uusi kausi aloitettiin elokuussa päättyen joulukuussa. Varuboden Areenalla oli jäätä vuokrattuna keväällä 2012 yhteensä kahdeksan (8) tuntia, jota käyttivät viikoittain kolme luistelukouluryhmää, kaksi harrasteryhmää, kehitysryhmä sekä kaksi muodostelmaluisteluryhmää. Syyskaudella 2012 käytössä oli yhdeksän (9) tuntia jääaikaa, jolloin vuoroja käyttivät kolme luistelukouluryhmää (LK1-LK3), harrasteryhmä, kehitysryhmä ja kolme muodostelmaluisteluryhmää. Ryhmät harjoittelivat 1-3 kertaa viikossa. Yhteensä ryhmissä luisteli 132 luistelijaa. Seura järjesti perinteiset kevät- sekä joulunäytökset. Näytökset ovat suosittuja vuodesta toiseen, joulunäytöksessä katsomo oli täpötäynnä. Muu toiminta Jääharjoittelun lisäksi muodostelmaluistelijoilla sekä LK3 ryhmällä oli oheisharjoittelua 1-2 viikossa ryhmästä riippuen. Oheiset ovat luistelua tukevia harjoitusteemoja, kuten lihaskunto, kehonhallinta, motoriikka ja notkeus. Osa oheisharjoituksista toteutettiin uimahallin salissa, jossa on mahdollisuus käyttää erilaisia välineitä ja peiliseinää. Kesällä (touko-kesäkuun alku) oheisharjoittelu tapahtui urheilukentälle jäähallin läheisyydessä. Syyskuussa muodostelmajoukkueilla oli tehopäivät Kisakalliossa, jossa tutustuttiin uusiin joukkuetovereihin sekä harjoiteltiin tulevan kauden ohjelmaa. Talous Seuran päätulonlähde on luistelumaksut, joihin sisältyy jäsenmaksu. Kunnan avustuksilla on myös merkittävä osuus seuran taloudessa. Varainhankintaa tehtiin myymällä näytöksissä ruusuja, ohjelmalehtisiä sekä kannustuslippuja. Näytöksiin myytiin myös pääsylippuja. Varainhankinnalla ja kunnan avustuksilla on pyritty pitämään luistelumaksut kohtuullisina. Valmentajat ja ohjaajat Valmentajia seuralla oli kuhunkin ryhmään tarvittava määrä. Luistelukouluista (LK1 ja LK2) vastasi Julia Grönvall ja luistelukoulu (LK3) vastasi Isa Lemmetty. Luistelukouluissa ohjaajina toimivat Laura Salminen sekä Piia Hynynen. Kevätkauden IceStars ryhmää veti Emmi Peltonen. Muodostelmaluistelijoiden valmentaja toimi Riikka Paasonen ja hänen apunaan ovat toimineet Nina Magnusson sekä Mirva Karkinen. Valmentajien osaaminen on kiitettävää ja he ovat osallistuneet koulutuksiin aina tarpeellisuuden sekä määrärahojen puitteissa. Nuoret apuohjaajat toimivat ansiokkaasti valmentajien apuna avustaen pienimpiä luistelukoululaisia. He ovat seuran omia kasvatteja. Johtokunta Johtokunnan jäsenistössä tapahtui muutoksia alkuvuodesta. Puheenjohtaja Marko Kari, Virpi Koskien ja Eevi-Riitta Ruskeepää erosivat kesken kauden. Vanhoina jäseninä jatkoivat Riikka Sippo-Hosio, Suvi Mo- 4
lander, Petranella Varis, Minna Vikman sekä Susanna Kämäräinen. syksyllä uutena jäsenenä aloitti Vesa Jokinen sekä Kirsi Paasilinna. Kirjanpitäjänä toimi Mari Kantola Tilipalvelu Kantola Oy:stä. 5
(Liite 2.) TILINTARKASTUSPÖYTÄKIRJA 2012 Kirkkonummen Taitoluisteluklubi ry:n hallitukselle Vuoden 2011 tilintarkastuksen pohjalta tilintarkastajat tekivät viisi suositusta, joiden osalta on pääsääntöisesti edetty hyvin. Yleisenä huomiona seuran hallitus on toiminut esimerkillisesti vuonna 2012 ja toiminnallaan saanut seuran talouden ja sen seurannan terveelle pohjalle. Ohessa tilintarkastajien huomiot kyseisiin havaintoihin: Yhdistyksen talous v. 2011: Yhdistyksen maksuvalmius sekä velvoitteista suoriutuminen ei ole ollut tyydyttävällä tasolla. Tilintarkastuksessa on ilmennyt merkittäviä palkkavelvoitteista poikkeamia sekä ulosottoon päätyneitä laskuja. v. 2012 tilanne: yhdistyksen taloudellinen tilanne ja maksuvalmius on parantunut. Palkkavelat on hoidettu keväällä sekä talous ja sen seuranta on vakaalla pohjalla. Suositukset ja niiden seuranta 1. v. 2011: Jäsenmaksujen ja tuottojen seuranta. Lähetettyjä laskuja (jäsenmaksut ja seuramaksut ym.) ei ollut liitetty kirjanpitoon eikä jäsenmääristä ollut mainintaa tasekirjassa. Tällä hetkellä tilintarkastuksessa ilmenneiden asioiden pohjalta seuran tulojen hankinta ja niiden varmistaminen ei ole tyydyttävällä tasolla. Esim. hallituksen pöytäkirjoista käy ilmi 75 jäsentä, toisaalta kirjanpidossa on maininta 150 jäsenestä. Onko niistä erillinen seuranta? Pitäisi olla mukana kirjanpitoaineistossa ja hallituksen tulee miettiä seuraavalle tilikaudelle parempi seuranta v. 2012 tilanne: tilinpäätöksessä on mukana selkeät jäsenrekisterit ja niiden seuranta toimii 2. v.2011: Yhdistyksessä on käytössä käteiskassa, mutta kassakirjanpitoa ei ole erikseen pidetty. Käteiskassasta on aina pidettävä erillistä kirjaa, josta tiedot viedään varsinaiseen kirjanpitoon. Kassa ja kassakirjanpito pitäisi täsmätä kuukausittain. v. 2012 tilanne: Kassakirjanpito ja pääkirjapito eivät täsmää. Käteiskassassa on kassakirjapidon mukaan enemmän rahaa kuin kirjanpidon mukaan. Johtunee kassakirjanpidon alkusaldosta. Summa on verraten pieni ja siihen suuntaan, että siitä ei ole yhdistykselle haittaa. Käteiskassaa ei ollut käytettävissä, joten sitä ei voitu laskea. Siitä esitetty selvitys oli kuitenkin uskottava. Koko käteiskassan koko on myös pieni jos sitä vertaa yhdistyksen liikevaihtoon. 3. v.2011: Pöytäkirjoissa mainitaan talousarvioista, onko sellaista laadittu? Tilinpäätös yleensä tehdään verrattuna edelliseen vuoteen ja talousarvioon ja sen seuranta tulee olla säännöllistä. Hallituksen kokouspöytäkirjoista käy ilmi, ettei seurantaa ole tehty joka kuukausi, vaikka seura ei ole maksanut palkkoja ajallaan. Jatkossa tämä tulee muuttaa, jotta maksuvalmius paranee. V. 2012 tilanne. Yhdistyksen hallitus on seurannut kokouksissaan talousasioita hyvin, lisäksi talousarviot löytyvät julkisesti seuran nettisivuilta 4. v. 2011: Yhdistyksellä on muodostelmajoukkueita, joiden rahaston hoito on keskitetty seuran päätilin alaisuuteen tämä on hyvä asia. Suosittelemme hallitusta valtuuttamaan muodostelmajoukkueet keräämään etukäteen omalle tilille rahaa juokseviin menoihin. Nyt ne on hoidettu jälkikäteen joukkueilta perimällä. Tämä aiheuttaa turhaa kassavirran negatiivisuutta Useissa urheiluseuroissa on selkeästi erotettu jäsenmaksut seuralle ja joukkuekohtaiset erillismaksut esim. kisamatkoja varten. Suosittelemme hallitusta harkitsemaan vastaavaa toimintamallia V. 2012 tilanne: muodostalmajoukkueet toimivat nykyään suositusten mukaisesti ja se näkyy myös koko seuran maksuvalmiuden parantumisena joukkueiden huolehtiessa kilpaily yms. rahoituksen keruusta 6
5. v.2011: Jäsenrekisteri, maininta missä se on ja miten sitä seurataan jatkossa. Lisäksi tiedottaminen jäsenistölle eri maksujen päivämääristä ja ajankohdista selkeämmin. v.2012 tilanne: yhdistys toimii suosituksen mukaisesti Sundsberg, Kirkkonummi 23.3.2013 Jarno Kippo Ari Kuusisto Tilintarkastaja Tilintarkastaja 7