102 Tyrnävän kirkon peruskorjauksen hankesuunnitteluvaiheen tilannekatsaus. 103 Diakoniatyön avustuskäytäntöjen päivittäminen

Transkriptio

1 Arvoisa kirkkoneuvoston jäsen! Tyrnävän seurakunnan kirkkoneuvoston kokous pidetään, jos Jumala suo, maanantaina klo 18 Tyrnävän seurakuntatalossa. Kahvitarjoilu alkaa klo Tervetuloa! Käsiteltävät asiat 100 Kokouksen järjestäytyminen 101 Viranhaltijapäätökset 102 Tyrnävän kirkon peruskorjauksen hankesuunnitteluvaiheen tilannekatsaus 103 Diakoniatyön avustuskäytäntöjen päivittäminen 104 Hautainhoitorahaston aiempien vuosien kustannusten tarkennus 105 Muut mahdolliset asiat 106 Ilmoitusasiat 107 Valitusosoitus ja kokouksen päätös Merk. Teemu Isokääntä kirkkoherra 1 Pöytäkirjan tarkastus /

2 Osallistujat Tehtävä Läsnäolo: Teemu Isokääntä kirkkoherra, pj, esittelijä x Toivo Snellman vpj. x Veli-Matti Hietikko jäsen x Anita Junttila jäsen - Kari Karppinen jäsen - Sanna Kokko jäsen x Helena Lithovius jäsen x Seppo Piipari jäsen x Torsti Vuorma jäsen - Mikko Lepistö Muut osallistujat Maarit Rajander-Suoniemi kirkkovaltuuston pj x Nelli Kauppi kirkkovaltuuston varapj x Poistui pykälän 104 aikana Kaisa Suutari talouspäällikkö, esittelijä, x sihteeri 2 Pöytäkirjan tarkastus /

3 100 Kokouksen järjestäytyminen Laillisuus ja päätösvaltaisuus n päätöksen ( , 55) mukaan kutsut on toimitettava jäsenille viimeistään kolmea päivää ennen kokousta, ja kutsuun on liitettävä, mikäli mahdollista, luettelo ja esityslista käsiteltävistä asioista. Kirkkolain 7. luvun 4. pykälän mukaan kirkkoneuvosto on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet jäsenistä. Pöytäkirjantarkastajat Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkistetaan välittömästi sen laadinnan jälkeen. Kokouksen tarkistettu pöytäkirja on yleisesti nähtävillä Työjärjestys Noudatetaan esityslistan mukaista työjärjestystä. Päätös: n kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Sanna Kokko ja Helena Lithovius. Noudatetaan esityslistan mukaista työjärjestystä paitsi muissa asioissa käsitellään tietosuojavastaavan nimeäminen. 3 Pöytäkirjan tarkastus /

4 101 Viranhaltijapäätökset Kirkkoherra Teemu Isokääntä: Henkilöstöhallintoon liittyvät viranhaltijapäätökset nro Populus palkanlaskentajärjestelmästä (yhteenveto) Päätösluettelopöytäkirjat: Ylityövapaa Rippikoulumaksusta vapauttaminen Lastenohjaajien sijaisen työsopimus Apuraha lähetyskoulutusmatkalle Talouspäällikkö Kaisa Suutari: Henkilöstöhallintoon liittyvät viranhaltijapäätökset nro Populus palkanlaskentajärjestelmästä (yhteenveto) Päätösluettelopöytäkirjat: Hankintapäätös 3kpl Viransijaisuus Esitys (khra): merkitsee viranhaltija päätökset tiedoksi ja toteaa, ettei niitä oteta erikseen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti. 4 Pöytäkirjan tarkastus /

5 102 Tyrnävän kirkon peruskorjauksen hankesuunnitteluvaiheen tilannekatsaus Valmistelu talouspäällikkö Kaisa Suutari puh Peruskorjaustyöryhmän viimeisin suunnittelukokous on pidetty LVIAsuunnittelijoiden tekemä lämmitystapavertailu on valmistumassa. Ikkunoiden ja ulko-ovien tutkimuksen osalta tutkimus on valmistunut ja tutkimusraportti on saatu. Raportissa todetaan, että ikkunat ja ulko-ovet ovat peruskunnostuksen tarpeessa. Olosuhdeseurantajärjestelmän toimittaja on valittu pidetyssä peruskorjaustyöryhmän palaverissa ja järjestelmän asennustyöt on aloitettu. Seuraava peruskorjaustyöryhmän suunnittelukokous pidetään Hankkeen kustannukset ovat pysyneet kustannusarvion rajoissa eikä olennaisia kustannusylityksiä ole tullut. Marraskuun loppuun mennessä hankkeen kirjanpidossa olevat toteutuneet kustannukset ovat Esitys (tp): keskustelee peruskorjauksen hankesuunnitelmavaiheesta. Päätös: keskusteli Tyrnävän kirkon peruskorjauksen hankesuunnitteluvaiheesta. 5 Pöytäkirjan tarkastus /

6 103 Diakoniatyön avustuskäytäntöjen päivittäminen Valmistelu: kirkkoherra Teemu Isokääntä p Diakoniatyön johtokunta on kokouksessaan käsitellyt diakoniatyön avustuskäytäntöjen päivittämistä. Johtokunta esittää päätöksessään muutoksia diakoniatyön avustuskäytäntöihin sekä diakonia-avustusten päätösvallan ylärajoja ja päätösluettelon pitämistä koskeviin sääntöihin. Johtokunnan esityksen perustelut ovat seuraavat: Tyrnävän seurakunnan kirkkoneuvosto on vahvistanut diakonia-avustusten ylärajoja ja päätösluettelon pitämistä koskevat ohjeet ( ). Diakoniatyön johtokunta on hyväksynyt Tyrnävän seurakunnan avustuskäytännöt On tullut tarpeelliseksi tarkistaa joitain käytäntöjä. Pääasiassa tätä tarvetta aiheuttavat toistuvasti avustusta hakevien asiakkaiden kohtaaminen (diakonia-avun tarkoitus on olla väliaikaista), diakonia-avustuksia käsittelevän viranomaisen määrittely sekä muutoksenhakuoikeus diakonia-avustuksista. Kirkkohallituksen ja Kirkon diakoniarahaston edustajien sekä Lapuan hiippakunnan entisen lakimiesasessorin muotoilemien diakoniatyön ohjeiden mukaan: Seurakunnan päätösvaltaa käyttää aina viranomainen, eli virallinen hallintoelin (esim. kirkko- tai seurakuntaneuvosto) tai viranhaltija, jolle päätösvalta on delegoitu. Ei siis tiimi tai työryhmä. Päätösvallan delegointi viranhaltijalle edellyttää kirkkovaltuuston / seurakuntaneuvoston päätöstä. (KL 9:1 ja 10:4). Asia kirjataan johtosääntöön. Ruoka-avustusten ym. pienimuotoisten avustusten myöntämisen katsotaan sisältyvän diakoniatyöntekijän virkatehtäviin. Päätöksistä pidetään kirjaa riittävällä tarkkuudella. Päätösvalta suuremmissa avustuksissa voidaan johtosäännössä delegoida esim. johtavalle diakoniatyöntekijälle, jolloin diakoniatiimi voi pohtia ja valmistella asiat yhdessä. Yhteinen pohdinta auttaa pitämään seurakunnan avustustoiminnan yhtenäisenä ja keventää yksittäisen työntekijän vastuuta. Yhden diakoniatyöntekijän seurakunnissa päätösvalta voidaan delegoida diakoniatyöntekijälle ja hän voi tarvittaessa keskustella avustusasioista esim. kirkkoherran kanssa. Diakonia-avustuksia tekevä viranomainen Diakoniatiimi ei voi olla avustuspäätöksiä tekevä viranomainen. Sitä voi olla kirkkoneuvosto, diakoniatyön johtokunta tai diakoniaviranhaltija. Käytännön syistä joissakin avustuspäätöksissä viranhaltijan kannattaa keskustella asiasta diakoniatiimin tai esimiehen kanssa. Päätös on kuitenkin yhden viranhaltijan päätös. On syytä päivittää tämä käytäntö vastaamaan vaatimuksia. 6 Pöytäkirjan tarkastus /

7 Oikeus valittaa avustuspäätöksestä ja oikaisuvaatimusohje Avustusta hakevalla on oikeus valittaa avustuspäätöksestä. Henkilöllä ei kuitenkaan ole kirkkolakiin perustuvaa oikeutta avustukseen, joten hän ei voi valittaa avustuksen myöntämisen tuloksesta, ainoastaan menettelytavasta. Nykyisen käytännön mukaan, yli 100 euron avustuksista pidetään kaikista avustuksista pidettävän kirjanpidon lisäksi erillistä päätösluetteloa, jonka tarkistaa ja vahvistaa kirkkoherra. Sama summa olisi tarkoituksenmukaista pitää kirjallisen oikaisuvaatimusohjeen antamisen rajana. Toistuvasti avustusta hakevien asiakkaiden avustuskäytännöt Toistuvasti avustuksia hakevien asiakkaiden kohdalla joudutaan käymään keskustelua elämäntilanteen hallinnasta. Mikäli diakoniaviranhaltija näissä keskusteluissa katsoo, että asiakas pitää diakonia-avustusta ns. taloudellisen tulon jatkuvana lisänä, ei avustus enää varsinaisesti auta asiakkaan kokonaistilanteen hallinnassa. Tällöin rajojen asettaminen ja tietoisuus niistä on tarkoituksenmukaisempi ratkaisu. Avustuskertojen vuosittaisen enimmäismäärän määrittely on tarpeen myös diakoniaviranhaltijan tueksi. Diakonia-avustusten päätösvallan ylärajoja ja päätösluettelon pitämistä koskevat säännöt päättää diakonia-avustusten päätösvallan ylärajoja ja päätösluettelon pitämistä koskevat säännöt. Edellä esitetyn johdosta nykyisiä sääntöjä olisi tarpeen päivittää: diakoniatyöntekijän päätöksellä korkeintaan 400 yli 200 :n avustuksissa diakoniatyöntekijä konsultoi vähintäänkin yhtä diakoniatiimin jäsentä yli 400 :n avustuksista päättää diakoniatyön johtokunta päätösluettelo tehdään yli 100 avustuksista kaikista yli 100 avustuksista annetaan kirjallinen oikaisuvaatimusohje. Diakoniatyön johtokunnan esitys: Tyrnävän seurakunnan diakonia-avustuskäytäntöjä muutetaan tarpeellisin osin, liitteen 1 osoittamalla tavalla. Lisäksi diakoniatyön johtokunta esittää kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi diakonia-avustusten päätösvallan ylärajoja ja päätösluettelon pitämistä koskevat säännöt. Esitys (khra): päättää muuttaa diakonia-avustuskäytäntöjä diakoniatyön johtokunnan esityksen mukaisesti. Liite 1. Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti. 7 Pöytäkirjan tarkastus /

8 104 Hautainhoitorahaston aiempien vuosien kustannusten tarkennus Valmistelu talouspäällikkö Kaisa Suutari puh Kirkkolain 17 luvun mukaan seurakunta voi sijoittaa hoitohautojen hoitomaksut erityiseen hautainhoitorahastoon, jonka varoilla sopimushaudat hoidetaan. Varoilla siis katetaan hautojen hoitamisesta kertyvät välittömät ja välilliset kustannukset. Olennaista on, että hautainhoitorahaston varoilla katetaan ainoastaan hautojen hoitamisesta kertyviä kustannuksia ja toisaalta seurakunnan varoja ei tule käyttää sopimushautojen hoidon kattamiseen. Tyrnävän seurakunnassa hoitohautojen kirjanpitoa seurataan omana taseyksikkönään hautainhoitorahastossa. Vuoden 2017 aikana on ilmennyt, ettei kaikkia sopimushautojen hoitamisesta kertyneitä kustannuksia ole kirjattu aiempina vuosina hautainhoitorahastolle eikä siten kustannuksia ole maksettu hautainhoitorahaston varoista, vaan ne on katettu seurakunnan varoista. Kirkkohallitukselta saadun ohjeen mukaan on syytä tarkentaa hautainhoitorahastolle kuuluvia kustannuksia ja tehdä korjaus. Esitys (tp): käy kokouksessa läpi laskelman hautainhoitorahaston aiempien vuosien kustannuksista ja hyväksyy sen perusteella kustannuskorjauksen kirjattavaksi hautainhoitorahaston sekä seurakunnan kirjanpitoon joulukuulle Seurakunta veloittaa laskelmaa vastaavan summan hautainhoitorahaston pankkitililtä. Päätös: hyväksyy vuosien tilinpäätöksiin perustuvan laskelman (liite 2) mukaisesti kirjattavaksi seurakunnan kirjanpidossa olleita kustannuksia hautainhoitorahastolle yhteensä Seurakunta veloittaa laskelmaa vastaavan summan hautainhoitorahaston pankkitililtä. Kirkkohallituksen ohjeen mukaisesti summa kirjataan seurakunnan vuoden 2017 tilinpäätökseen muihin tuottoihin. 8 Pöytäkirjan tarkastus /

9 105 Muut mahdolliset asiat Seurakunnan tietosuojavastaavan nimeäminen Valmistelu: kirkkoherra Teemu Isokääntä p Uusi EU-tietosuoja -asetus astuu voimaan toukokuussa Asetuksen myötä jokaisen seurakunnan tulee nimetä tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavan täytyy olla riippumaton henkilö, eli hän ei voi kuulua seurakunnan henkilökuntaan. Oulun hiippakunnan tuomiokapituli on tehnyt päätöksen, että Oulun hiippakunta ryhtyy valmistelemaan tietosuojavastaavan palkkaamista Oulun hiippakunnan seurakuntien käyttöön. Jotta palkkaamista koskevat järjestelyt voitaisiin jo kapitulissa aloittaa, lakimiesasessori Mari Aalto on kysynyt seurakunnilta alustavaa vastausta siihen, että sitoutuuko seurakunta nimeämään tuomiokapitulin palkkaaman tietosuojavastaavan. Mikäli seurakunta ei sitoudu hiippakunnan esittämään järjestelyyn, on seurakunnan ilmoitettava tuomiokapitulille, kenet se nimeää tietosuojavastaavaksi mennessä. Kapitulin esittely asiasta Perustelut EU:n tietosuojalainsäädäntö on uudistunut, uutta tietosuoja-asetusta sovelletaan kahden vuoden siirtymäajan jälkeen alkaen, jolloin henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista. Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on ajantasaistaa tietosuojaa koskevaa sääntelyä, lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Tietosuoja-asetus koskee kaikkia sen soveltamisalaan kuuluvia henkilötietoja käsitteleviä organisaatioita, siten myös seurakuntia. Uuden tietosuoja-asetuksen mukaan jokaisella rekisterinpitäjällä tulee olla nimettynä tietosuojavastaava. Oulun hiippakunnassa toimii työryhmä, joka pohtii tietosuoja-asetuksen soveltamista hiippakunnan seurakuntia ajatellen. Työryhmään kuuluvat Oulun seurakuntayhtymän lakimies Kristiina Harjuautti, keskusrekisterin johtaja Veijo Koivula, Oulun seurakuntayhtymän tietohallintopäällikkö Pentti Pekkarinen, hiippakuntapastori Outi Uusimäki sekä lakimiesasessori Mari Aalto. Tietosuojatyöryhmä on tullut siihen tulokseen, että taloudellisesti ja sisällöllisesti paras mahdollinen ratkaisu seurakuntien osalta olisi, jos yksi tietosuojavastaava toimisi koko hiippakunnan seurakuntien tietosuojavastaavana. Asiasta on keskusteltu myös tuomiokapitulin johtoryhmässä. Tuomiokapituli voisi palkata seurakuntien tietosuojavastaavan ja antaa hänelle työtilat. Tämä mahdollistaisi myös yhteistyön Kirkon keskusrahaston nimeämän tietosuojavastaavan kanssa. Siirtymävaiheessa lienee tarkoituksenmukaista, että tietosuojavastaava palkattaisiin n. vuoden määräajaksi mahdollisimman pian. Seurakuntien tulisi kuitenkin vastata tietosuojavastaavan kustannuksista jäsenmääriensä suhteessa. Alustavien laskelmien mukaan kustannus olisi noin 17 senttiä jäsentä kohti. 9 Pöytäkirjan tarkastus /

10 Esitys Tuomiokapituli a. ryhtyy valmistelemaan tietosuojavastaavan palkkaamista Oulun hiippakunnan seurakuntien käyttöön, b. pyytää jokaista hiippakunnan seurakuntaa ilmoittamaan, sitoutuuko se nimeämään Oulun hiippakunnan seurakuntien käyttöön palkkaaman henkilön seurakunnan tietosuojavastaavaksi sekä osallistumaan henkilön palkkauskustannuksiin jäsenmääränsä suhteessa. Mikäli seurakunta ei sitoudu nyt esitettyyn järjestelyyn, seurakunnan on ilmoitettava tuomiokapitulille, kenet se nimeää seurakunnan tietosuojavastaavaksi. Ilmoitus pyydetään tekemään tuomiokapitulille mennessä osoitteeseen Esitys (Kh): päättää, että Tyrnävän seurakunta sitoutuu nimeämään Oulun hiippakunnan seurakuntien käyttöön palkkaaman henkilön seurakunnan tietosuojavastaavaksi sekä osallistumaan henkilön palkkauskustannuksiin jäsenmääränsä suhteessa. Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti. 10 Pöytäkirjan tarkastus /

11 106 Ilmoitusasiat - Seuraavat kirkkoneuvoston kokoukset: o klo 18 o klo 18 o klo 18 o klo 18 o klo 18 o klo 18 - Jouluruokailu klo 18 - Urkujen soiton harjoittelussa on ollut epäselvyyksiä varausten sekä kirkkotilan käytön suhteen. Harjoittelijoille laaditaan ohjeistus kirkkotilan käytöstä ja erityisesti kiinnitetään huomiota varausten tekemiseen sekä kirkkojen avaimiin liittyviin vastuisiin. Viranhaltijat laativat ohjeistuksen ja se liitetään myöhemmin osaksi kuorisääntöjä. - Sisäinen tarkastus suoritettu viikolla 50, tarkempi raportti käydään läpi seuraavassa kokouksessa 11 Pöytäkirjan tarkastus /

12 107 Valitusosoitus ja kokouksen päätös Kirkkolain 24 luvun mukaiset muutoksenhakuohjeet liitetään pöytäkirjaan. Kokous päättyi klo 19:29. Kokouksen puolesta Teemu Isokääntä kirkkoherra pj. Kaisa Suutari pöytäkirjanpitäjä, sihteeri Edellä olevan pöytäkirjan olemme tarkastaneet ja todenneet sen kokouksen kulun mukaiseksi. Sanna Kokko pöytäkirjantarkastaja Helena Lithovius pöytäkirjantarkastaja Edellä oleva pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa kirkkoherranviraston aukioloaikoina. Virasto on ollut avoinna ma-pe kello 9:00-14:00 ja lisäksi torstaisin kello Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut kirkkoherranviraston ilmoitustaululla Todistetaan Tyrnävän seurakunnan kirkkoherranvirastossa Teemu Isokääntä kirkkoherra 12 Pöytäkirjan tarkastus /