FAQ YLEISIMMIN KYSYTTYÄ ETÄNEUVOTTELUSTA Praecom Oy

Transkriptio

1 FAQ YLEISIMMIN KYSYTTYÄ ETÄNEUVOTTELUSTA

2 FAQ YLEISIMMIN KYSYTTYÄ ETÄNEUVOTTELUSTA KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA VIDEONEUVOTTELUSTA Miksi alkaisimme käyttämään videoneuvottelua? videoneuvottelun käyttöönottaminen yrityksissä tai muissa organisaatioissa alkaa yleensä tiedostetusta tarpeesta säästää aikaa, rahaa tai ympäristöä ihan puhtaasti rahan vuoksi - investoinnin takaisinmaksuaika on tehostuneen toiminnan kautta erittäin kohtuullinen kun uusi toimintamalli on omaksuttu, henkilöstöllä on enemmän aikaa keskittyä olennaiseen matkustamisen sijaan lisää aikaa - kukapa meistä ei haluaisi olla ajoissa kotona työpäivän jälkeen, videoneuvottelu parantaa elämänlaatua ja antaa lisää aikaa viettää rentouttavaa vapaa-aikaa ja olla vaikka perheen kanssa enemmän monet kilpailijat ja kumppanit ovat jo siirtyneet uuteen tapaan toimia, ja tehostaneet sitä kautta toimintaansa, onko teillä varaa vielä odotella? Useimmiten hankinnan suunnittelu yrityksissä lähtee nimenomaan taloudellisesta näkökulmasta, ja kustannussäästöistä. Kokemuksemme mukaan yritykset jotka ovat käyttäneet videoneuvottelua säännöllisesti jokapäiväisessä arjessaan saavuttavat taloudellisten säästöjen lisäksi jopa arvokkaampaa etua, nimittäin tyytyväisemmät työntekijät jotka pystyvät tekemään työnsä tehokkaammin, ja sitä kautta käyttämään vapaa-aikansa matkustamisen ja lentokentillä tai autossa istumisen sijaan rentoutumiseen. Miten videoneuvottelu voi korvata kasvokkain tapaamisen asiakkaiden ja sidosryhmien tapaaminen kasvokkain on erittäin tärkeä osa liiketoimintaa, videoneuvottelun käyttäminen ei poista tätä tarvetta kokonaan, vaan antaa mahdollisuuden siihen että kasvokkain tapaamisen lisäksi voidaan kommunikoida useammin, kustannustehokkaammin ja esim. lyhyellä varoitusajalla videoneuvottelu on uusi tapa toimia, ja sen oppii hämmästyttävän nopeasti, kun huomaa sen tuomat edut ja hyödyt käytännössä matkustaminen on ihan kivaa puuhaa, mutta onko se tosiaan aina välttämätöntä - voisiko osan kasvokkain tapaamisista ja matkustamisesta korvata uudella tavalla? Mitä tarvitsen osallistuakseni videoneuvotteluun? videoneuvotteluun voidaan osallistua esimerkiksi omalla PC/MAC -työasemalla webkameran välityksellä, tai ios / Android mobiililaitteilla kaikkialta missä on internet yhteys käytettävissä monesti yrityksen toimipisteisiin asennetaan myös kiinteät videoneuvottelulaitteet, tämä mahdollistaa isomman ryhmän kokoontumisen saman pöydän ääreen omassa neuvotteluhuoneessa Millainen on soveltuva neuvottelutila? soveltuva tila on normaali neuvotteluhuone, joka pystytään sulkemaan ylimääräisiltä ääniltä, laitteiston mikrofoni on niin tehokas, että se poimii ylimääräiset äänet ympäristöstä, joten laitteita ei kannata asentaa paikkaan jossa on turhaa hälinää valaistuksen suhteen paras vaihtoehto on tila johon ei tule paljon esim. auringon valoa Voinko osallistua videoneuvotteluun omalta työpisteeltäni tai työhuoneestani? kyllä, se on mahdollista, työasemakäytössä suosittelemme käytettäväksi laadukasta webkameraa ja headset kuulokemikrofonia pienempään tilaan on tarjolla myös henkilökohtaisia videoneuvottelulaitteita, joka on suunniteltu kyseiseen tarkoitukseen, ja joita voi käyttää myös tietokoneen näyttönä Entä jos olen matkoilla, vaikka hotellissa? tähän tarkoitukseen on tarjolla ns. virtuaalineuvottelupalvelu, jonka kautta kokoukseen voi liittyä tavallisella tietokoneella tai puhelimitse mistä päin maailmaa tahansa kunhan käytettävissä on internet yhteys, tai nopea matkapuhelinverkko Mitä tarkoittaa Point-to-Point ja Multipoint? videoneuvottelulaitteilla voidaan ottaa niiden mallista riippuen yhtäaikaisesti joko kahden- tai useamman pisteen välisiä yhteyksiä Point-to-Point (P2P) tarkoittaa kahden pisteen välistä neuvottelua, johon voidaan osallistua sen mahdollistavalla laitteistolla Multipoint (MP) tai monipisteneuvottelu tarkoittaa useamman kuin kahden pisteen välistä yhtäaikaista yhteyttä. Monipisteneuvotteluun voidaan osallistua joko sitä tukevalla laitteistolla, tai siltapalvelun (virtuaalineuvottelupalvelu) kautta Onko kuva ja liike luonnollinen videoneuvottelussa? nykypäivän videoneuvottelulaitteet toistavat videon terävän kuvan lisäksi erinomaisella ruudunpäivitystiheydellä (eng. frame rate) joka tekee kuvasta ja liikkeestä luonnollisen parhaat laitteet toistavat kuvan jopa 60 kuvan päivitysnopeudella, eli videokuvassa ruutu päivittyy 60 kertaa sekunnissa vertailun vuoksi: normaali TV kuva päivittyy 25 kertaa sekunnissa.

3 YLEISIMMIN KYSYTTYÄ ETÄNEUVOTTELUSTA Vaatiiko videoneuvottelu investointeja verkkopuolelle? videoneuvottelu toimii hyvin yrityksen olemassa olevaa verkkoa sekä tietoliikenneyhteyksiä hyödyntäen on kuitenkin mahdollista käyttää dedikoitua tietoliikenneyhteyttä parhaan mahdollisen tuloksen takaamiseksi, mikäli niin halutaan Minkälaisen tietoliikenneyhteyden tarvitsen? nykyaikaisilla laitteilla HD tasoinen videoneuvottelu toteutuu jopa alle 1 Mbps yhteydellä julkisen Internetin yli pienempikin kaista riittää, sillä laitteet mukautuvat käytettävissä olevan tietoliikennekaistan mukaan muuttamalla kuvan resoluutiota, siten kaistanleveyden vaihtelu ei häiritse merkittävästi itse neuvottelua suositeltavaa on että videoneuvottelulaitteille pyritään mahdollistamaan vähintään 1 Mbps yhteys molempiin suuntiin työasema- ja mobiilineuvottelu vaatii pienemmän resoluutionsa vuoksi vähemmän tietoliikennekaistaa Entä tietoturva? videoneuvottelulaitteiden välinen yhteys on salattu erittäin voimakkaasta käyttäen AES128 bit salausta, joka on lähes mahdoton purkaa, ja on yleisesti tunnustettu erittäin turvalliseksi salausmenetelmäksi yhteys työsemaa käytettäessä on salattu samalla SSL salauksella kuin esim. verkkopankit Suomessa Entä palomuurin avaaminen? yrityksen palomuuriin pitää toki avata joitain portteja jotta video, ääni ja data liikkuisi sujuvasti molempiin suuntiin palomuurin tunnelointipalvelua käyttämällä portteja ei kuitenkaan tarvitse avata kuin ulospäin menevää liikennettä varten, joten käyttö on entistäkin tietoturvallisempaa Mitä videoneuvottelulaitteistoon kuuluu? huonelaitteistot myydään täydellisinä paketteina ja niihin kuuluu kamera, mikrofoni, kaukosäädin sekä koodekki lisäksi 1-2 näyttöä ja joko pyörillä oleva siirrettävä- tai seinäteline kokonaisuudelle virtuaalineuvottelupalvelun käyttöön riittää PC/MAC työasema tai ios/android -mobiililaite Entä asennus, koulutus ja jälkihoito? laitteisto toimitetaan asennettuna huolellisesti valitun ja asiaan koulutetun paikallisen kumppanin toimesta, asennuksen yhteydessä annetaan myös käyttökoulutus, ja jälkihoidosta huolehtii HelpDesk palvelumme. Kaikki sujuu Suomessa, entä toimipisteissämme ulkomailla? pystymme käyttämään kumppaniverkostoamme ympäri maailman, ja tarjoamaan saman palvelun melkein missä päin maailmaa tahansa esimerkiksi Australian tai Unkarin toimipisteen laitteet asentaa siinä maassa toimiva, paikallinen kumppaniyritys, samalla saadaan käyttökoulutus, ja tarvittaessa tukipalvelut paikallisella kielellä, ja paikallisesti Paljonko laitteistot ja palvelut maksavat? vastoin yleistä käsitystä, nykyteknologia mahdollistaa videoneuvottelun kaikenkokoisille yrityksille. Verrattuna energian tai työvoiman hintaan, videoneuvottelun kustannukset ovat hyvin kohtuulliset ja investoinnin takaisinmaksuaika on varsin lyhyt kun puhutaan videoneuvottelun kustannuksista, laitteet ja niiden käyttö maksaa muutamia satoja euroja kuukaudessa, hintaan tietysti vaikuttaa millaisesta järjestelmästä kokonaisuudessaan on kysymys Miten laitteistoa käytetään? laitteistoa ohjataan kaukosäätimen avulla, yhteyden ottaminen on jopa helpompaa kuin kännykällä soittaminen, ja toiminnot on rakennettu siten, että kaikki on äärettömän yksinkertaista laitteilla voidaan kuvan ja äänen lisäksi näyttää omalta tietokoneelta mitä tahansa toisessa päässä neuvotteleville tämäkin tapahtuu yksinkertaisesti nappia painamalla Vaatiiko se erikoisosaamista / koulutusta? ei vaadi, lyhyen käyttökoulutuksen perusteella kuka tahansa oppii käyttämään laitteita nopeasti Voinko tallentaa videoneuvottelut ja katsoa niitä myöhemmin? kyllä, tallennus- ja suoratoistopalvelun avulla neuvottelut voidaan tallentaa, ja katsoa suorana internetin kautta, tai jälkikäteen omalta työasemalta Mikä vaikuttaa videoneuvottelun laatuun? Videoneuvottelukuvan laatuun vaikuttaa kamera (optiikka, kuvakenno, prosessointi), videokoodekki ja sen tekninen toteutus sekä käytettävä kuvaresoluutio. Kuvan laatuun voi vaikuttaa myös käytettävä videosilta ja muut järjestelmään kytkettävät laitteet, kuten televisiot ja videotykit. Koodekin tehtävänä on pakata kameralta ja mikrofonilta tulevat digitoidut kuva- ja äänisignaalit valitulla laatu- ja bittinopeustasolla siirtoa varten. Data siirretään tietoverkon kautta vastapuolen laitteistoon, joka purkaa sen takaisin analogisiksi ääni- ja kuvasignaaleiksi.

4 FAQ YLEISIMMIN KYSYTTYÄ ETÄNEUVOTTELUSTA Mitä tarkoittaa HD ja FullHD? HD tulee sanoista High Definition (suom. teräväpiirto), ja se tarkoittaa sitä että kuvaruudulla pystytään esittämään huomattavasti enemmän kuvapisteitä kuin perinteisellä tekniikalla. Kuva on terävämpi, tarkempi ja yksityiskohdat kuvassa toistuvat paremmin HD termillä tarkoitetaan sitä että kyseinen laite pystyy toistamaan kuvaa resoluutiolla 720p (1280x720) FullHD puolestaan toistaa kuvan resoluutiolla 1080p (1920x1080) perinteinen TV kuva toistetaan PAL resoluutiolla 576p (768x568) jotta voidaan puhua HD kuvasta, laitteen tulee siis pystyä toistamaan videokuvaa vähintään 720p resoluutiolla, vähintään 24 kuvaa sekunnissa Mitä eri resoluutiot tarkoittavat? Usein käytettyjä standardikokoisia videoresoluutioita: FullHD 1080p, täysteräväpiirto ( pikseliä) HD 720p, teräväpiirto, HD ready ( pikseliä) 4CIF ( pikseliä) CIF ( pikseliä) QCIF ( pikseliä) Minkälaista kaistanleveyttä vaaditaan? HD-tasoinen videoneuvottelu käyttää siirtokapasiteettia 768 kbit/s tai enemmän / neuvotteluun osallistuva laitteisto. Yleisesti ohjeena pidetään kuitenkin sitä että kapasiteettia tulee varata 1 Mbit/s / neuvotteluun osallistuva laite molempiin suuntiin (up/down, symmetrinen yhteys). Laitteistot osaavat kuitenkin sopeutua saatavilla olevaan kaistanleveyteen muuttamalla kuvan resoluutiota pienemmäksi pienin askelin kerrallaan. Tällä tavoin videoneuvottelukokemus pysyy luonnollisena kaistanleveyden vaihteluista huolimatta. SANASTOA ERI LÄHTEISTÄ 3G - kolmannen sukupolven matkapuhelinverkko, jossa erityisesti datansiirto-ominaisuudet ovat merkittävästi paremmat kuin aikaisemman sukupolven GSM-verkoissa. 3G-verkon kehitystä, joka tukee suurempia datayhteysnopeuksia, kutsutaan usein myös nimellä 3.5G. 4G - yleisnimitys neljännen sukupolven matkapuhelintekniikoille. Suomessa nimitystä käytetään 2 eri tekniikasta; LTE ja DC- HSPA. Mahdollistaa erittäin nopean tiedonsiirron mobiiliverkoissa. AES (Advanced Encryption Standard) - lohkosalaukseen perustuva symmetrinen salausalgoritmi, joka on syrjäyttänyt aiemmin käytetyn DESsalauksen. AES:aa pidetään vahvana salausalgoritminä. Client - voi olla asiakaslaite tai asiakasohjelmisto. Client käyttää palvelimella olevaa järjestelmää tai palvelua tietoverkon välityksellä. Esim. web-selain on asiakasohjelmisto, joka pyytää web-sivustojen sisältöjä web-palvelimelta ja näyttää ne käyttäjän näyttöruudulla. Chat - tietoverkon välityksellä tapahtuva reaaliaikainen keskustelu, jossa osallistujat kirjoittavat kommenttinsa toistensa luettavaksi työaseman tai huonelaitteen ruudulle. CIF (Common Intermediate Format) - H.261 -standardissa käytetty videoformaatti. Kuvan resoluutio on 352 pikseliä (kuvaelementit) x 288 riviä maksiminopeudella 30 kuvaa/sekunti. Dekoodaus - Video- ja äänitiedoston purkaminen esitettäessä (vastaanottava pää). Gateway, yhdyskäytävä - ohjelmisto/laitteistoyhdistelmä, jonka kautta kaksi eri verkkoa sovittuvat toisiinsa. Erilaisia verkkoja ovat mm. yleinen IP-pohjainen dataverkko, ISDN:ää käyttävä puhelinverkko ja 3Gt tekniikkaan pohjautuvan matkapuhelinverkon datasiirto. Yhdyskäytävä voi ohjata verkkoliikennettä ja tuottaa osoite, ja protokollamuunnoksia. H ITU:n suositus datan, esim. tietokonekuvan jakamiseen videoneuvotteluissa. Tällöin tietokoneen kuva kulkee videoneuvotteluyhteyden mukana omassa signaalikanavassaan etäpisteen laitteelle videokuvan rinnalle. Kehitetty datakanavaksi, ja sitä käytetään materiaalin jakamiseen videoneuvottelun yhteydessä. Kanava voidaan jakaa esim. suhteessa 50/50 tai 90/10 ja kanavassa voidaan siirtää mitä tahansa digitaalisessa muodossa olevaa kuvaa, kuten MPEG-4 jopa Full HD -tasoisena. H ISDN-verkossa tapahtuvan videoneuvottelun standardi. H IP -videoneuvottelun kansainvälinen standardi. ITU-T -standardi. Yleisstandardi lähes kaikille protokollille, jotka mahdollistavat audiovisuaalisen kommunikoinnin lähiverkoissa tai internetissä. H H.264 MPEG-4 AVC (Advanced Video Coding) on vuonna 2003 valmistunut edistyksellinen videonpakkausalgoritmi, jossa on 4 päätasoa: Baseline, Extended, Main ja High. Kehittyneemmillä tasoilla saavutetaan parempi kuvanlaatu suhteessa käytettyyn tietoliikennekaistaan, tai vastaavasti sama kuvanlaatu pienemmällä tietoliikennekaistalla.

5 YLEISIMMIN KYSYTTYÄ ETÄNEUVOTTELUSTA H.264 SVC (Scalable Video Coding) - H.264/SVC-koodaus laajentaa entistä H.264/AVC-koodausta uusilla lähetyskerroksilla. Pakkauksen skaalautuvuus varmistetaan siis lähettämällä kolmea eritasoista videovirtaa, joiden pohjalta lopullinen kuva prosessoidaan takaisin liikkuvaksi kuvaksi. H.264/SVC on suunniteltu suoraan julkisen tietoverkon tiedonsiirtoa varten, joten jo pakkausvaiheessa videokuvan monikerrospakkaus mahdollistaa saumattoman siirtymisen alemman laadun käyttämiseen, mikäli tietoverkon kuormitus muuttuu kesken yhteyden. SVC-koodekki osaa skaalautua yhteyden mukaan siten, että kuvan laatu paranee mitä enemmän siirtokaistaa on käytettävissä. Koska kuvavirtaa siirretään useammalla eri tasolla, voidaan yksittäisiä ruutuja koostaa useamman virran avulla, jolloin hetkellinen pakettihäviö yhden videovirran kohdalla ei aiheuta kuvanlaadun olennaista heikkenemistä. H.264/SVC-koodaus parantaa huomattavasti videoneuvottelun laatua ja toimintavarmuutta (vanhemmat koodekit: H.261 ja H.263) H osa H.323 standardia, ja se mahdollistaa palomuurin läpäisyn (NAT and Firewall traversal) videoneuvottelussa, jotta palomuurien sisällä olevat laitteet voisivat kommunikoidan keskenään vaivattomasti. IP (Internet Protocol) - tiedonsiirtoprotokolla, jossa dataa siirretään internet-yhteyden välityksellä. IP-numero / IP-osoite - numerosarjana ilmaistava tunniste, jonka perusteella tietokone tunnistetaan verkossa. Osoitteen alkuosa ilmaisee verkon, johon laite on kytketty ja loppuosa (isäntäosa) erottaa laitteen muista samassa verkossa olevista laitteista. IP-osoitteilla luodaan yhteys tietokoneiden välille Internetissä; kaikki yhteydet Internetissä kulkevat IP-osoitteesta toiseen. Koodaus - video- ja äänitiedoston pakkaaminen digitoitaessa. Koodekki (eng. Codec) - videoneuvottelun keskusyksikkö, joka muuntaa ja pakkaa (koodaa) analogiset kuva- ja äänisignaalit digitaaliseksi datasignaaliksi, joka siirretään tietokoneverkossa tai ISDN-liittymässä vastaanottajalle. Vastaanotettaessa koodekki vastaavasti purkaa digitaaliset signaalit analogisiksi. Sana tulee englannin kielestä, jossa codec on lyhennys sanoista coder/decoder. Kaksipisteneuvottelu (point to point, P2P) - kaksipisteneuvottelulla tarkoitetaan kahden yhteyspisteen välistä reaaliaikaista yhteyttä, jossa on mukana kuva ja ääni. Määritelmä liittyy yhteyteen, eikä rajaa sitä, kuinka monta henkilöä kussakin yhteyspisteessä osallistuu neuvotteluun. Vertaa monipisteneuvottelu. Kilobittiä sekunnissa, kbit/s - tiedon siirtonopeuden mittayksikkö, bittiä sekunnissa. Tietoliikenteessä etuliite kilo tarkoittaa tasan tuhatta, tietotekniikassa etuliite kilo tarkoittaa usein 1024, ja siirtonopeudesta 1024 bit/s käytetään omaa mittayksikköä kibibit/s, lyhenteenä Kibit/s. Yleensä videoneuvotteluyhteydessä käytetään nopeuksia 512 kbit/s ja ylöspäin. Erikoistapauksissa käytetään myös pienempiä nopeuksia, esim. mobiiliverkon videopuhelu käyttää 64 kbit/s. Lähiverkkoyhteys (Local Area Network, LAN) - paikallisverkko, esim. yrityksen tai yhteisön sisäinen tai tietyn rakennuksen tietoverkko. Megabittiä sekunnissa, Mbit/s - tiedon siirtonopeuden mittayksikkö, bittiä sekunnissa. Tietoliikenteessä etuliite mega tarkoittaa tasan miljoonaa, tietotekniikassa etuliite mega tarkoittaa usein (1024*1024), ja siirtonopeudesta bit/s käytetään omaa mittayksikköä mebibit/s, lyhenteenä Mibit/s. Monipisteneuvottelu (multipoint) - monipisteneuvotteluksi kutsutaan useamman kuin kahden yhteyspisteen välistä reaaliaikaista yhteyttä, jossa on mukana kuva ja ääni. Monipisteneuvottelussa kaikki osapuolet ottavat yhteyden monipisteneuvottelu-siltaan tai sillasta otetaan yhteyttä osallistujiin. MCU (Multipoint Control Unit) - katso silta. NAT (Network Address Translation) - menetelmä, jolla muunnetaan sisäverkon yksityiset verkko-osoitteet yhden tai useamman julkisen osoitteen taakse. Käytetään sekä sisäverkon piilottamiseen tieturvamielessä, että lisäämään käytettävää numeroavaruutta. Pakkaus - tiedoston tiivistäminen pienempään tiedostokokoon. Tiedoston pakkaamisen ansiosta tiedosto vie vähemmän tilaa ja latautuu nopeammin, koska siirtonopeus on suurempi. Palomuuri (eng. Firewall) - laite tai tietokoneohjelma, joka valvoo tietoliikennettä lähiverkon ja Internetin välillä. Palomuuri estää ulkopuolisesta verkosta tunkeutumisen sisäiseen verkkoon ja sallii vain sen liikenteen, jonka käyttäjä hyväksyy. Pikseli - kuvapiste. Digitaalinen kuva muodostuu pikseleistä, jotka ovat kaikki samankokoisia ja sisältävät väriinformaatiota. Kuva on sitä tarkempi, mitä enemmän siinä on pikseleitä tietyllä alueella. Protokolla (eng. Protocol) - säännöstö, jota kahden tai useamman laitteen on noudatettava, jotta ne voivat olla yhteydessä toisiinsa. PTZ-kamera (Pan-Tilt-Zoom) - pysty- ja vaakatasossa etäohjattava, etäkohdistettava sekä etätarkentava robottikamera.

6 FAQ YLEISIMMIN KYSYTTYÄ ETÄNEUVOTTELUSTA Resoluutio - erottelukyky, kuvan tarkkuus, pikseleiden määrä tietyllä alueella kuvassa. Kuva on sitä tarkempi mitä suurempi resoluutio siinä on. Resoluutio ilmaistaan yleensä dpi-arvona (dots per inch / pikseleitä tuumaa kohti, esim. 1280*720) ks. kuva alla Silta (videoneuvottelusilta, monipisteneuvottelusilta) - MCU - laite, jonka avulla videoneuvottelun osapuolet yhdistetään samaan neuvotteluun, kun osapuolia on enemmän kuin kaksi. Voi olla pienemmässä mittakaavassa (yleensä 4-8 porttia, LifeSize Team, Room) sisäänrakennettuna koodekkiin, tai erikseen verkkoon asennettavana laitteistona suuremmissa toteutuksissa. Standardi - videoneuvottelujärjestelmien käyttämät kansainvälisesti sovitut standardit varmistavat sen, että valmistajasta riippumatta laitteistot ja ohjelmistot ovat keskenään riittävän yhteensopivia. Suoratoisto / Streamaus (eng. Streaming) - teknologia, jonka avulla videota ja ääntä voi katsella ja kuunnella suoraan internet-palvelimelta heti tiedonsiirron alettua. Suoratoisto on yksisuuntainen videoteknologiaan perustuva mediavirta, joka ei sisällä vuorovaikutusta. Salaus - tiedon tai viestin saattaminen sellaiseen muotoon, että sen haltuunsa saava ulkopuolinen ei kykene ymmärtämään tiedon alkuperäistä sisältöä. Salaus suoritetaan salausalgoritmia ja salausavainta käyttäen. Tiedon vastaanottajalla pitää olla algoritmin ja avaimen vastaparit salauksen purkuun. Sovelluksen jakaminen (asiakirjan käsittely yhteyden aikana) - sovelluksen jakamisessa yksi osapuoli jakaa omalla koneellaan auki olevan sovelluksen muiden osapuolten näkyville. Sovelluksessa avoinna olevat dokumentit voivat olla joko ainoastaan muiden luettavissa tai muut osapuolet voivat päästä myös editoimaan niitä. Tunnelointi - tietoliikenteessä menetelmä, jolla luodaan virtuaalinen tietotunneli kahden yhteyspisteen välille. Tunneleita käytetään mm. tietoturvan parantamiseksi ja helpottamaan liikennettä palomuurien läpi. Salatusta tunnelista käytetään usein termiä VPN (Virtual Private Network). Unified Communications (suom Yhdistetty Viestintä) - käsite, jolla viitataan erilaisiin kommunikaatiota ja ryhmätyöskentelyä parantaviin ratkaisuihin. Kyseessä ei ole yksi tuote, vaan joukko ohjelmistojen ja verkkojen käyttösovelluksia ja tekniikkaa, joihin kuuluu ryhmätyötoimintoja, keskitettyä viestien hallintaa, parannettua tavoitettavuutta sekä joustavaa verkkojen ja tietoliikenneyhteyksien hallintaa ja käyttöä. VPN (Virtual Private Network) - laite tai ohjelmistojärjestelmä, jolla salataan ulkopuolisilta kahden pisteen välinen tietoliikenne. Web-kamera - digitaalinen kamera, jolla saadaan välitettyä reaaliaikainen kuva internetin välityksellä. Erillinen tai tietokoneeseen valmiiksi integroitu. WebRTC - Tulee sanoista: Web Real-Time Communication. Alun perin Googlen kehittämä, vuonna 2011 open-source statuksen saanut API, jonka avulla voidaan kehittää nettiselaimiin sovelluksia äänipuheluita, web chattia (videolla) sekä P2P -tiedostonsiirtoa varten ilman lisäosia (plugineja) virallinen nettisivu lisätietoja varten Yhdyskäytävä - Katso Gateway. Kuva - esimerkkejä eri resoluutioista.

7 YLEISIMMIN KYSYTTYÄ ETÄNEUVOTTELUSTA VIDEONEUVOTTELUHUONEEN SUUNNITTELUVINKKEJÄ HUONE JA KALUSTUS henkilön neuvotteluhuoneen tulisi olla leveydeltään 5,4 metriä ja pituudeltaan 6-10 metriä. Standardi huonekorkeus on 2,4-3 metriä. Muista laittaa kalusteet (tuolit ja pöytä) oikeaan kulmaan: Jokaisella pitäisi olla mahdollisuus nähdä ruudut vaivattomasti. VALAISTUS Valaistus on tärkeä osa optimaalisen kokemuksen saavuttamisen kannalta. Paras mahdollinen lopputulos saavutetaan käyttämällä kolmenlaista valoa: huoneen yleisvalaistus, kohdevalaistus ja täyttövalaistus. Yleisvalaistus (esim. huoneen loisteputkivalaistus) on usein suunniteltu valaisemaan pöydän pintaa eikä osallistujien kasvoja, ja suoraan yläpuolelta tuleva valo luo herkästi varjoja osallistujien kasvoille. Yleisvalaistuksen värilämpötila tulisi olla käytettävästä kamerasta riippuen K välillä, jotta kamera toistaisi kuvan mahdollisimman luonnollisen värisenä. Kohdevalaistus asennetaan 45 asteen kulmaan ja kohdistetaan osallistujiin sekä taustaseinään. Kohdevalojen tulisi olla kohtuullisen suurikokoisia, jotta ne eivät aiheuttaisi heijastuksia pinnoilla joihin ne kohdistetaan. Kohdevalaistuksen valotehosuositus on luxia. Täyttövalaistusta käytetään ehkäisemään muusta valaistuksesta johtuvia varjostuksia huoneessa sekä osallistujien kasvoilla. Tämä saavutetaan usein siten että käytettävä pöydän pinta on neutraalin vaalea, jonka kautta valo heijastuu osallistujien kasvoille alhaalta päin. Pöydän pinnaksi ei kuitenkaan suositella kiiltävää pintaa. Luonnon valo ei ole paras mahdollinen vaihtoehto videoneuvotteluun, joten sen määrää kannattaa vähentää jos vain mahdollista. Mikäli sinulla on ikkuna takanasi, sen kautta tuleva valaistus tulisi minimoida, tai vaihtoehtoisesti siirtyä toiseen paikkaan. Takaa tuleva luonnonvalo aiheuttaa sen että näyt kamerassa pääosin vain tummana varjona. Asia on helppo todeta kokeilemalla itse miltä kuva näyttää tarkistamalla paikallisen kameran kuva, ja kokeilemalla erilaisia valaistusolosuhteita. VÄRITYS Parhaan vaikutelman saavutat kun kaikissa videoneuvotteluhuoneissa on samanlainen väritys, esim. sininen, harmaa ja vihreä mattaväri ovat hyviä värejä taustalle. Katon väritys kannattaa olla valkoinen, jotta se heijastaisi mahdollisimman paljon valoa huoneeseen. AKUSTIIKKA Huono akustiikka tekee videoneuvottelusta vaikeaa seurattavaa, ja siihen kannattaa panostaa. Kovien pintojen peittäminen matoilla ja verhoilla on helpoin tapa parantaa huoneen akustiikkaa. Mikäli niillä ei saada toivottua vaikutusta aikaiseksi, voidaan käyttää tähän tarkoitukseen tehtyjä akustiikkalevyjä. YRITYKSEN TUNNUKSET On hyvä idea laittaa huoneen taustaseinälle yrityksen logo, joka näkyy neuvottelun toiselle osapuolelle. Taustaseinän ulkoasu kannattaa tehdä mahdollisimman samanlaiseksi yrityksen kaikissa toimipisteissä. Logon lisäksi voidaan taustaan lisätä esim. kaupunki tai maa jossa toimipiste sijaitsee. MUUTA HUOMIOITAVAA muista, että kamerassa näkyy myös mitä on takanasi. Rauhoittava, neutraali ja pehmeä taustaväri toimii parhaiten seinille ei kannata laittaa kuviotapetteja, vaan pitää ne neutraaleina pyri valitsemaan paikka jossa ei ole liikkuvia esineitä tai ihmisiä, myös liikkuvat verhot vaikuttavat kameran tarkennukseen ja vie helposti huomion varsinaisesta asiasta älä suuntaa kameraa oviaukkoa tai ikkunaa kohti valitse pöytä jonka pinnoite on vaalea, mutta ei kiiltävä vältä tarpeettomia huonekaluja tai sotkua huoneessa vältä suuntaamasta valoa suoraan kohti ihmisiä, esitettävää materiaalia tai kameran linssiin, suora valo luo helposti suuria kontrastieroja, ja varjostuksia useimpien suunnitteluohjeiden mukaan paras tapa vähentää varjostuksia on valaista huone 60/40 säännön mukaan, joka tarkoittaa sitä että 60% valaistuksesta tulee kattovaloista, ja 40% epäsuorasta seinävalaistuksesta tärkeintä tässä on osallistujien tasainen valaistus, varjojen vähentäminen, tummien taustojen valaiseminen ja yksittäisten kirkkaiden kohtien minimoiminen huoneeseen tulisi päästää niin vähän luonnonvaloa kuin mahdollista, se on hyvin erilainen värilämpötilaltaan keinovaloon verrattuna, ja luo helposti teräviä kontrasteja kuvaan, joka saattaa sotkea kameran automaattisäätöjen toiminnan älä sijoita mitä heijastavaa suoraan osallistujien taakse ihmisiä lämmitys-, ilmanvaihto- ja ilmastointiasiat on hyvä ottaa myös huomioon jotta osallistujat jaksavat pysyä pirteinä pidemmänkin neuvottelun aikana Ulkopuolisia lähteitä: VideoFunet Web site: JHS 168 Videoneuvottelun käyttö julkisessa hallinnossa

8 PAREMPAA KOMMUNIKAATIOTA Praecom Oy p (0) Helpdesk: p (0) Pääkaupunkiseutu: Vanha Nurmijärventie Vantaa Hämeenlinna: Parolantie Hämeenlinna