OSALLISTUJAT Arola Mika puheenjohtaja Päätöksentekijät Räsänen Veikko varapuheenjohtaja

Transkriptio

1 -1, LIILA :30 OSALLISTUJAT Arola Mika puheenjohtaja Päätöksentekijät Räsänen Veikko varapuheenjohtaja Heino Leena jäsen Hirvonen Arto Holmberg Mia Hynninen Marja Koch Gerhard Leppänen Hannu Martikainen Natalia Metsola Matti Paasi Heli Järnstedt Teppo Muut osallistujat Merivirta Jorma-Kalevi kaupunginhallituksen edustaja Haapanen Jorma palvelujohtaja Mattila Antti liikuntajohtaja Spännäri Maija controller Rantala Mikko liikuntapalvelupäällikkö Koskimies Sanna hallinto- ja kehittämispäällikkö, sihteeri Aura Mila nuorisovaltuutettu Poissa ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri LAILLISUUS JA Mika Arola Sanna Koskimies PÄÄTÖSVALTAISUUS Todetaan Pykälät 33 PÖYTÄKIRJAN Asianhallintayksikössä (kaupungintalo, 5 krs) TARKASTUS Pöytäkirjan tarkastajat PÖYTÄKIRJA YLEI- SESTI NÄHTÄVÄNÄ Asianhallintayksikössä (kaupungintalo, 5 krs) , klo Sihteeri Sanna Koskimies

2 33, LIILA :30 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todetaan Oikaisuvaatimusohje

3 34, LIILA :30 Pöytäkirjan tarkastajat Ei oikaisuvaatimusohjetta Tarkastusvuorossa ovat Mia Holmberg ja Marja Hynninen Seuraavana vuorossa ovat Gerhard Koch ja Hannu Leppänen

4 35, LIILA :30 Käsittelyjärjestys Ei oikaisuvaatimusohjetta Hyväksytään listan mukaisena

5 36, LIILA :30 KH: 340/014 Liikuntalautakunnan toiminnan ja talouden toteuma Liila Valmistelijat: Liikuntajohtaja Antti Mattila, puh Controller Maija Spännäri, puh Liikuntalautakunnan alaisen palvelun ensimmäinen puolivuotisjakso näyttää 49,66 %:ia tulototeutumaa arvioidusta Kun ulkoisten toimintakulujen toteutuma-% on 51,3 saadaan siitä ulkoisen toimintakatteen toteutumaksi 53,66 % Koko liikuntalautakuntaa ja liikuntapalveluja koskeva toimintakate 49,85 % (306014) on siten talousarvion mukainen Kotkan kaupungin liikuntapalveluiden ylläpitämissä tiloissa ja alueilla toiminta sekä käyttö sisäliikuntatilojen osalta ( käyntiä) osoittaa normaalia vilkkautta Kesäkuussa kylmät säät vaikuttivat negatiivisesti Kotkan maauimalan kävijämääriin Sairauspoissaolopäivät vähenivät ensimmäisellä puolivuotisjaksolla 0 % suhteessa vuoteen 013 vastaavana ajanjaksona / Liikuntalautakunnan puolivuotisraportti liitteenä Esittelijä: Ehdotus: Liikuntajohtaja Antti Mattila Liikuntalautakunta merkitsee tiedoksi liikuntayksikön talouden ja toiminnan toteutuman Päätös: Toimeenpano: Ote: Controller Maija Spännäri Ei oikaisuvaatimusohjetta

6 36, LIILA :30 / Pykälän liite: talouden toteutuminen, lautakuntaversio LIIKUNTALAUTAKUNTA Hyvinvointi ja laadukkaat palvelut Kriittiset menestystekijät mittarit Arviointikriteerit/ Palvelut laadukkaita ja Liikuntatilojen aukiolo käyttäjälähtöisiä ja käyttö Tavoitetaso 014 Toteuma 306 Uimahallipalveluja 35 pv:nä vuodessa Uimahallipalveluja 175 pv Jäähallipalveluja 40 pv:nä vuodessa Sisäliikuntatilojen käyttö käyntiä Jäähallipalveluja 10 pv Sisäliikuntatilojen käyttö yhteensä käyntiä 4 Vastuullinen johtaminen ja hyvinvoiva henkilöstö Kriittiset menestystekijät Arviointikriteerit/ Tavoitetaso 014 Toteuma 306 mittarit Henkilöstö osaava ja oikein mitoitettu, esimiestyö on laadukasta Sairauspoissaolojen määrä Sairauspoissaolojen määrä vähenee 1 päivällä Kaupungin toiminta on avointa ja oikeudenmukaista Aktiivinen vuorovaikutus ja tiedottaminen henkilöstölle Henkilöstötilaisuudet toteutuvat Sairauspoissaolopäivät yhteensä 354 päivää (vertailu v 013 oli 306 mennessä 41 pv) Liikuntapaikkakohtaisia tilaisuuksia on pidetty työnjohdon toimesta kerran kuukaudessa Seuraava koko liikuntayksikön henkilöstön yhteinen henkilöstötilaisuus pidetään LIIKUNTAYKSIKKÖ Kriittiset menestystekijät Talous on tasapainossa Arviointikriteerit/mittarit /käynti nettokustannus Tavoitetaso 014 Toteuma 306 4,0 4,14 Kotkan kaupungin liikuntapalveluiden ylläpitämissä tiloissa ja alueilla toiminta sekä käyttö sisäliikuntatilojen osalta ( käyntiä) osoittaa normaalia vilkkautta Kesäkuussa kylmät säät vaikuttivat negatiivisesti Kotkan maauimalan kävijämääriin

7 36, LIILA :30 / Pykälän liite: talouden toteutuminen, lautakuntaversio Talous Liikuntalautakunnan alaisen palvelun ensimmäinen puolivuotisjakso näyttää 49,66 %:ia tulototeutumaa arvioidusta Kun ulkoisten toimintakulujen toteutuma-% on 51,3 saadaan siitä ulkoisen toimintakatteen toteutumaksi 53,66 % Koko liikuntalautakuntaa ja liikuntapalveluja koskeva toimintakate 49,85 % (306014) on siten talousarvion mukainen [LIIKUNTA Liikuntalautakunta][ ][Tili][Toimintoalue][Projekti]MEASURES MEASURES arvoina Toteuma EUR K Budjetti EUR K Budjetti LTA EUR Tot% 3 Toimintatuotot 30 Myyntituotot /0 3 Maksutuotot ,05% 33 Tuet ja avustukset /0 34 Muut toimintatuotot ,65% 3 Toimintatuotot ,66% 4 Toimintakulut 40 Henkilöstökulut ,68% 43 Palvelujen ostot ,01% 45 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,80% 47 Avustukset ,75% 48 Muut toimintakulut ,61% 4 Toimintakulut ,3% ULK TOIMINTAKATE ,66% 4S Sisäiset erät S8 Sisäiset tuotot /0 S9 Sisäiset kulut ,36% 4S Sisäiset erät ,5% TOIMINTAKATE ,85% 6 Rahoitustuotot ja -kulut 60 Rahoitustuotot ja -kulut /0 6 Rahoitustuotot ja -kulut /0 VUOSIKATE ,85% 6S Sisäinen korko SK Sisäinen korko /0 7 Poistot ja arvonalentumiset 6S Sisäinen korko /0 70 Poistot ja arvonalentumiset ,16% 7 Poistot ja arvonalentumiset ,16% TULOS ,33% 7S Hallinnon vyörytykset SH Hallinnon vyörytykset /0 7S Hallinnon vyörytykset /0

8 36, LIILA :30 / Pykälän liite: talouden toteutuminen, lautakuntaversio Tunnusluvut TP 01 TP 013 TA 014 Toteuma Suoritetavoitteet Uimahallikäynnit Sisäliikuntatilojen kävijöitä (sis koulusalit) Koulusalien käyttäjät Terveysliikuntaryhmät (sis soveltava liikunta) Tehokkuus/Taloudellisuus Liikuntapalveluiden kustannukset /asukas/v 107,0 108,11 118,11 56,36 Käyttökustannus /käynti 3,85 3,66 4,0 4,14 Käyttökustannus /käynti: uimahallit 6,34 5,60 6,41 1,48 Käyttökustannus /käynti: jäähallit 7,51 8,85 7,51 1,6 Käyttökustannus /käynti: muut hallit 4,4 5,1 5,06 0,63 Käyttökustannus /käynti: kentät ja ulkoliikunta 0,97 0,99 1,04 0,57 Toiminnan laajuus Hoidettavia latuja km Hoidettavia luistinratoja kpl/ha 19 /6 19 /6 19 /6 19 /6 Hoidettavat kentät kpl Ruohokentät kpl/ha 6/3,75 6/3,75 6/3,75 6/3,75 Tekonurmikentät kpl Lähiliikuntapaikat Hiekkakentät kpl/ha 16 /5 16 /5 16 /5 16 /5 Kuntoradat, ladut kpl/km 9 /3 9 /3 9 /3 9 /3 Sisäliikuntatilojen kävijämäärät Toteutuma 306 Kotkan uimala Katariina Karhulan uimahalli Karhuvuoren urheilutalo 1 57 Petankkihalli 1 34 Kamppailu-urheilukeskus 6 91 Kotkan urheiluhalli Mussalon liikuntahalli Karhulan liikuntahalli Jäähallit

9 37, LIILA :30 SOTE: 18/014 Arto Tolsa Areenan aurinkokatsomon tarveselvitys Liila Valmistelijat: Liikuntajohtaja Antti Mattila, puh Liikuntapalvelupäällikkö Mikko Rantala, puh Aurinkokatsomo sijaitsee osoitteessa Puistotie 9-11, Kotka Katsomo kuuluu yhtenä osana urheilukeskuksen kehittämiseen ympärillä olevien tekonurmikenttien ja Puistolan kentän kunnostuksen ohella Tavoitteena on saada toimiva palvelukokonaisuus Kotkansaaren liikunta- ja urheilumahdollisuuksiin, joka palvelisi kaikkia käyttäjiä mukaan lukien koulujen lisääntyvää liikuntamahdollisuuksien tarvetta Ilman tätä katsomoa ei kentällä ole tarvittavaa katsojakapasiteettiä veikkausliigan järjestämiin jalkapallopeleihin Veikkausliigalla on tarkat kriteerit jalkapallon ylimmän tason pelien järjestämiseen Katsomon saneeraus on yksi liigatason areenan vaatimuksien täyttämisestä Tällä hetkellä Kotkassa ei pelata liigatason pelejä, mutta saneerauksen yhteydessä tämä tarve tulee kuitenkin huomioida Nykyinen katsomo on yksipuolisesti tarkoitettu vain tapahtumien seuraamiseen Tarve on paljon laajempaan ja monipuolisempaan käyttöön ja kentän yleiskäytön tehostamiseen Tämän takia katsomo tulee saneerata uudeksi ja monikäyttöisemmäksi toimitilaksi eri tapahtumien seuraamiseen ja tapahtumissa osana toimimiseen Alueella olisi mahdollisuus muidenkin eri lajien tilaisuuksien järjestämiseen ja pelaamiseen, kunhan puitteet saataisiin sellaiselle tasolle Katsomosaneeraus on yksi askel tähän suuntaan Katsomosta tulee olla mahdollisuus seurata pelejä molemmilta puolilta Kenttiä käyttävät koulut koululiikuntaan, niin kesäisin kuin talvisinkin Seurat käyttävät kenttää harjoitus- ja kilpailutoimintaan Kentille myönnetään myös eri tapahtumiin käyttövuoroja, esim sirkukselle, puolustusvoimille ym varauksien mukaan Talvisin kentät ovat luistelukäytössä Hankkeelle on mahdollista hakea valtion harkinnanvaraista liikuntainvestointirahaa sekä UEFAn Hattrick-avustusta Tarveselvitys käsitellään seuraavaksi teknisessä lautakunnassa Mikäli kaupunginhallitus hyväksyy tarveselvityksen, hankesuunnittelu alkaa 10/014 / Arto Tolsa Areenan aurinkokatsomon tarveselvitys esityslistan liitteenä Esittelijä: Ehdotus: Liikuntajohtaja Antti Mattila Liikuntalautakunta päättää hyväksyä tarveselvityksen omalta osaltaan ja esittää hankesuunnittelun aloittamista vaihtoehdon 1 mukaisena Päätös: Toimeenpano: Ote: Kaupunginhallitus Tekninen lautakunta Ei oikaisuvaatimusohjetta

10 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus sivu / 8 Kotkan kaupunki Liikuntayksikkö TARVESELVITYS Kotkan Urheilukeskus, Aurinkokatsomo Liikuntayksikkö p Kirkkokatu 6 Fax (05) KOTKA wwwkotkafi

11 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus sivu / 8 Kotkan kaupunki Liikuntayksikkö 1 JOHDANTO KAAVATILANNE JA TONTTI 3 NYKYISET TILAT JA TOIMINNOT 4 TARVITTAVAT TILAT, TOIMINNOT JA TILANHANKINTAVAIHTOEHDOT 5 TALOUDELLISET TAVOITTEET 6 ALUSTAVA LASKELMA TOIMINNAN VAIKUTUKSESTA KÄYTTÖTALOU- TEEN 7 AIKATAULU 8 HANKKEEN RAHOITUS 9 TARVESELVITYKSEEN OSALLISTUNEET 10 LIITTEET Liikuntayksikkö p Kirkkokatu 6 Fax (05) KOTKA wwwkotkafi

12 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus sivu / 8 1 JOHDANTO Aurinkokatsomo sijaitsee osoitteessa Puistotie 9-11, Kotka Katsomo kuuluu yhtenä osana urheilukeskuksen kehittämiseen ympärillä olevien tekonurmikenttien ja Puistolan kentän kunnostuksen ohella Tavoitteena on saada toimiva palvelukokonaisuus Kotkansaaren liikunta- ja urheilumahdollisuuksiin, joka palvelisi kaikkia käyttäjiä mukaan lukien koulujen lisääntyvää liikuntamahdollisuuksien tarvetta Ilman tätä katsomoa ei kentällä ole tarvittavaa katsojakapasiteettiä veikkausliigan järjestämiin jalkapallopeleihin Veikkausliigalla on tarkat kriteerit jalkapallon ylimmän tason pelien järjestämiseen Katsomon saneeraus on yksi liigatason areenan vaatimuksien täyttämisestä Tällä hetkellä Kotkassa ei pelata liigatason pelejä, mutta saneerauksen yhteydessä tämä tarve tulee kuitenkin huomioida Nykyinen katsomo on yksipuolisesti tarkoitettu vain tapahtumien seuraamiseen Tarve on paljon laajempaan ja monipuolisempaan käyttöön ja kentän yleiskäytön tehostamiseen Tämän takia katsomo tulee saneerata uudeksi ja monikäyttöisemmäksi toimitilaksi eri tapahtumien seuraamiseen ja tapahtumissa osana toimimiseen Alueella olisi mahdollisuus muidenkin eri lajien tilaisuuksien järjestämiseen ja pelaamiseen, kunhan puitteet saataisiin sellaiselle tasolle Katsomosaneeraus on yksi askel tähän suuntaan Katsomosta tulee olla mahdollisuus seurata pelejä molemmilta puolilta Kenttiä käyttävät koulut koululiikuntaan, niin kesäisin kuin talvisinkin Seurat käyttävät kenttää harjoitus- ja kilpailutoimintaan Kentille myönnetään myös eri tapahtumiin käyttövuoroja, esim sirkukselle, puolustusvoimille ym varauksien mukaan Talvisin kentät ovat luistelukäytössä Liikuntayksikkö p Kirkkokatu 6 Fax (05) KOTKA wwwkotkafi

13 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus sivu / 8 KAAVATILANNE JA TONTTI Urheilukeskuksen asemakaava on vuodelta 193 Kaupunginosa on Katariina (5) Asemakaavassa kortteli on esitetty merkinnällä U Kaikki rakentaminen vaatii poikkeusluvan Samassa korttelissa sijaitsee Kotkan uimala Lisäksi korttelissa on useita huolto- ja varastorakennuksia 3 NYKYISET TILAT JA TOIMINNOT Tällä hetkellä katsomo on metallirakenteinen noin 1000-paikkainen katsomo puulavetti-istuimilla Katsomo on vanha ja paikoin on olemassa vaaratekijöitä yleisön mahdollisiin loukkaantumisiin Tämä johtuu siitä, että yleisön kulkua katsomon alle ei ole pystytty estämään Lisäksi metallirakenteet ovat ikääntyneet ja kuluneet Rakennusvalvonta on ottanut kantaa yleisöturvallisuuden suhteen Katsomoa on jouduttu muuttamaan tämän takia Urheilukeskuksen pääareenalla nurmikentällä pelataan noin 5-30 jalkapallopeliä kesäkaudessa ja -5 erillistapahtumaa tilauksien mukaan Kaikkia varauksia kentällä ei pystytä järjestämään kentän kulumisesta johtuen Kentälle on asetettu tarkat käyttötuntirajat, jotta nurmipinnoite ei kulu huonoon kuntoon Hiekkakentillä käyttäjinä ovat lähialueen koulut, päiväkodit, seurat ja yksityiset käyttäjät Hiekkakentät jäädytetään luistelukäyttöön talvisin hiekkakenttien käyttöä ei rajoiteta, ja arkisin sekä siirtymäkausina käyttö on vilkasta Liikuntayksikkö p Kirkkokatu 6 Fax (05) KOTKA wwwkotkafi

14 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus sivu / 8 4 TARVITTAVAT TILAT, TOIMINNOT JA TILANHANKINTAVAIHTOEHDOT Vaihtoehto 1 Päänurmikentän (Areenan) puolelle katsomopaikkojen tarve on noin 1000 istumapaikkaa ja suunnitteilla olevalle tekonurmikentälle 400 istumapaikkaa Katsomo tulee olla katettu Katettu katsomo on yksi veikkausliigan vaatimuksista pelattaessa veikkausliigan pelejä Katsomopaikkojen ohella suuri tarve on pukuhuonemäärän lisäämiselle, sillä areenalla on tällä hetkellä käytössä vain kaksi pukuhuonetta Tekonurmikenttien toteutuessa tarve on vähintään kuudelle(6) pukuhuoneelle wc-tiloineen ja suihkutiloineen (3 suihkuhuonetta) Pukuhuoneet tulee mitoittaa noin 0-5 henkilölle Tuomaritiloja katsomoon tarvitsee kappaletta Niissä tulee olla tilaa kahdeksalle tuomarille sisältäen erillisen suihku- ja wc-tilan Yleisö wc-tilat tulee mitoittaa katsomon tarpeelle Myös invakäyttö tulee ottaa huomioon Tällä hetkellä invakäyttöä katsomoihin ei ole huomioitu Suuremmissa tapahtumissa esiintyy tarve myyntitilalle Uuteen katsomoon tulee suunnitella myynti- ja säilytystilaa eli ns kioskitilaa Katsomoon tulee tehdä TV-kameroille paikat, koska peleissä useimmiten on televisio paikalla ja se vaatii tietyt tilat käyttöönsä Ideaalisimpia kamerapaikkoja ovat katsomoon tulotasanteet Liikuntayksikön pienhoitokalusto (jääkiekkomaalit, maalikärryt, ym) tarvitsevat varastotilaa Tämä varastointimahdollisuus tulee ottaa huomioon suunnittelussa Pieni tekninen tila on myös tarpeellinen katsomossa mm valaistuksen ja äänentoiston ohjaukselle Liikuntayksikkö p Kirkkokatu 6 Fax (05) KOTKA wwwkotkafi

15 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus sivu / 8 Vaihtoehto Päänurmikentän puolelle katsomopaikkojen tarve on noin 1000 istumapaikkaa ja suunnitteille olevalle tekonurmikentälle 400 istumapaikkaa Katsomon tulisi olla katettu Katettu katsomo on yksi veikkausliigan vaatimuksista pelattaessa veikkausliigan pelejä Katsomon alapuoliset tilat jätetään kylmäksi varastotilaksi ESITYS KORJAUKSESTA Nykyinen metallirakenteinen katsomo on elinkaarensa päässä ja tarvitsee uusimista Vanhat rakenteet ovat siinä kunnossa, että niitä ei voi enää järkevällä kustannuksella korjata Paras vaihtoehto on uusia katsomo Esitetyllä ratkaisulla katsomon paikalle tulee toimiva palvelukokonaisuus, jossa on tilat katsojille, pelaajille, tuomareille ja tilaisuuksien toimijoille, unohtamatta erityisryhmiä Lisäksi katsomorakennus on vielä katettu, jolloin sateisella säälläkin toiminta on varmaa Tämä katsomorakennus on yksi tärkeä osa urheilukeskuksen kehittämishanketta, jonka tarkoitus on saada lopulta alueelle toimiva palvelukokonaisuus katsomoineen Työryhmän esitys on vaihtoehto 1, eli laajempi kunnostus 5 TALOUDELLISET TAVOITTEET Kohteesta on tehty kaksi eri korjausvaihtoehtoa Kyseisten peruskorjausten tavoitehinta-arviot perustuvat alustaviin luonnospiirustuksiin ja niistä saatuihin pinta-alatietoihin Arvio täsmentyy suunnitelmien valmistuessa Tavoitehinta-arvio on vaihtoehto 1: vaihtoehto : Liikuntayksikkö p Kirkkokatu 6 Fax (05) KOTKA wwwkotkafi

16 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus sivu / 8 6 ALUSTAVA LASKELMA TOIMINNAN MUUTOKSEN VAIKUTUKSESTA KÄYTTÖTALOUTEEN Aurinkokatsomon vaikutus käyttötalouteen nykyisen Arto Tolsa Areenan vuokran lisäksi on Vaihtoehdossa 1: Vaihtoehdossa : /v /v 7 AIKATAULU Tarveselvitys valmistuu syksyllä 014 ja käsitellään liikuntalautakunnassa ja teknisessä lautakunnassa Mikäli kaupunginhallitus hyväksyy tarveselvityksen, hankesuunnittelu alkaa syksyllä HANKKEEN RAHOITUS Hanke sisältyy kaupungin rahoitussuunnitelmaan vuodelle 015 Hankkeeseen haetaan valtionavustusta Avilta Mahdollinen Suomen Palloliiton Hat-Trick rahoitus selvitetään 9 TARVESELVITYKSEEN OSALLISTUNEET Antti Mattila, liikuntajohtaja, liikuntayksikkö Leila Hietala, kaupunginarkkitehti, tilapalvelu Esko Kunnas, isännöitsijä, tilapalvelu Reijo Jokinen, toimistoinsinööri, tilapalvelu Mikko Rantala, liikuntapalvelupäällikkö, liikuntayksikkö Lausunnot: Arto Tolsa Areenaa käyttävät tahot Liikuntayksikkö p Kirkkokatu 6 Fax (05) KOTKA wwwkotkafi

17 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus sivu / 8 10 LIITTEET Arto Tolsa Areenan aurinkokatsomo tavoitehinta-arvio ve1 Arto Tolsa Areenan aurinkokatsomo tavoitehinta-arvio ve Asemapiirros Kaava Liikuntayksikkö p Kirkkokatu 6 Fax (05) KOTKA wwwkotkafi

18 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus KOTKAN KAUPUNKI TAVOITEHINTA-ARVIO Tilapalvelu Reijo Jokinen Liite 1 ARTO TOLSA AREENA AURINKOKATSOMO, UUDISRAKENNUS VE 1 Tavoitehinta-arvio perustuu alustaviin luonnoksiin, hinnat täsmentyvät suunnitelmien valmistuessa Rakennuskustannusindeksi 014:4 107,3 Suunnittelu- ja rakennuttajapalvelut Rakennustekniset työt LVIA työt Sähkötyöt Tavoitehinta-arvio yhteensä Tavoitehinta-arvio ei sisällä arvonlisäveroa KOTKAN KAUPUNKI TEKNINEN TOIMI Tilapalvelu Toimistoinsinööri Reijo Jokinen JAKELU Osmo Pehkonen Ville Suni Leila Hietala Esko Kunnas Antti Mattila Mikko Rantala

19 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus KOTKAN KAUPUNKI TAVOITEHINTA-ARVIO Tilapalvelu Reijo Jokinen Liite ARTO TOLSA AREENA AURINKOKATSOMO, UUDISRAKENNUS VE Tavoitehinta-arvio perustuu alustaviin luonnoksiin, hinnat täsmentyvät suunnitelmien valmistuessa Rakennuskustannusindeksi 014:4 107,3 Suunnittelu- ja rakennuttajapalvelut Rakennustekniset työt LVIA työt Sähkötyöt Tavoitehinta-arvio yhteensä Tavoitehinta-arvio ei sisällä arvonlisäveroa KOTKAN KAUPUNKI TEKNINEN TOIMI Tilapalvelu Toimistoinsinööri Reijo Jokinen JAKELU Osmo Pehkonen Ville Suni Leila Hietala Esko Kunnas Antti Mattila Mikko Rantala

20 jk 1 4 IV z IV III Z III III Z 3 IV II II , LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus A ar : ar ar ar kt kt ar ar ar ar ar ar ar ar A A ar ar ar sp A 19 6 KS a : Zmo , : Pki bs ar VL ar LP : VL ar allas 1 Uimahalli LK ar 86 ks ks a 7 I-II ar kt VIII sp kt ks kt U 6 63 ar 3 kt AL :0 ks ks KATARIINA ks 4 4 7:0 FUKSIN PUISTO ks VP 5707 kt a 16 (65/10) 1: LPA 4 8 1: Zmo VP : AK a 3 4 (65/9,1,13) LPA K yhtj rj (75) LPA at (75) ak K yhtj rj a a AK LP

21 37, LIILA :30 / Pykälän liite: tarveselvitys aurinkokatsomo Kotkan urheilukeskus

22 38, LIILA :30 KH: 876/014 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Kh / 16 Valmistelijat: riskienhallinnan johtoryhmä tarkastuspäällikkö Ritva Kiiski, puh Vuoden 014 alusta kuntalaissa on astunut voimaan uusia sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevia velvoitteita Kuntalain valtuuston tehtäviä määrittävään 13 :ään on liitetty uusi 3a-kohta: Valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista Kunnallisen liikelaitoksen johtokunnalle (87 c ) ja johtajalle (87 d) on määritelty omat valvontavelvoitteensa Liikelaitosten on 87 k :n mukaan annettava toimintakertomuksessa tietoja sellaisista talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei muutoin annettu taseessa, tuloslaskelmassa tai rahoituslaskelmassa Näitä tietoja ovat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen kokonaisuus sekä keskeiset johtopäätökset Lakiin sisältyy myös velvoite esittää toimintakertomuksessa kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvänä olennaisena asiana arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (69 ) Tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä tulee sisällyttää ensimmäisen kerran tilikaudelta 014 laadittavaan toimintakertomukseen Myös tilintarkastajien tehtäviin ( 73) on lisätty velvollisuus tarkastaa, onko sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetty kunnassa ja kuntakonsernissa asianmukaisesti / Riskienhallinnan johtoryhmä (kj jory ) on työstänyt esityslistan liitteenä olevat Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet esitettyyn muotoonsa Periaateohjeilla riskien arviointi saatetaan kiinteäksi osaksi konsernin talousarvioprosessia ja arviointityötä tukevia työkaluja kehitetään riskienhallinnan johtoryhmän johdolla Kokonaisvaltaisella toteutuksella sisäinen valvonta ja riskienhallinta saatetaan johdonmukaiseksi ja järjestelmälliseksi osaksi kaikilla organisaatiotasoilla tapahtuvaa arjen toimintaa koko kuntakonsernissa, myös konserniohjauksen näkökulmasta Kotkan kaupungin konserniohjeista (kv / Säädöskokoelma 013 Nro 13): 1 Soveltamisala: Emoyhteisön määräämisvalta merkitsee mahdollisuutta ohjata konserniin kuuluvien tytäryhteisöjen toimintaa ja päätöksentekoa ajatellen koko konsernin tavoitteita ja etua Kuntakonsernin johtaminen: Konserniohjauksen tavoitteena on liittää konserniin kuuluvat tytäryhteisöt osaksi kaupungin johtamista Samalla tavoitteena on toteuttaa kaupungille määriteltyä toiminta-ajatusta Kaupunginvaltuusto määrittelee omistajapolitiikan Valtuusto määrittelee konsernijohtamista koskevat yleiset tavoitteet ja toimintaperiaatteet sekä hyväksyy mm talousarviossa ja suunnitelmassa tavoitteet konsernille ja sen tytäryhteisöille Valtuusto on myös konsernin toiminnan ylin valvoja Konserniin kuuluvat yhteisöt toimivat valtuuston asettamien tavoitteiden toteuttajina

23 38, LIILA :30 KH: 876/014 3 Kaupungin ohjausvallan käyttäminen Kaupunginhallitukselle raportoidaan tytäryhteisölle asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta kaupunkistrategian mukaisesti kolme kertaa vuodessa ja tilinpäätöksen yhteydessä valtuustolle Yhteisöt ovat velvollisia antamaan kaupunginhallitukselle ja sen konsernijaostolle konsernihallinnon kannalta tarpeellisia tietoja ja selvityksiä * * * Kuntalain edellyttämä valtuuston sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden hyväksyminen 1 velvoittaa lauta- ja johtokunnat sekä konserniyhteisöjen hallitukset käsittelemään periaatteet ja järjestämään toimintaansa niiden edellyttämällä tavalla valtuuttaa talouden vastuualueen ja riskienhallinnan johtoryhmän ohjeistamaan kuntaa ja kuntakonsernia talousarvioprosessissa esitettävien ja raportoitavien tietojen esittämistapaa hyväksymiänsä menettelyjä ja työkaluja apuna käyttäen 3 velvoittaa kuntakonsernia lisäksi ottamaan raportoinnissaan huomioon ulkoisen tarkastuksen näkökulman sekä konserniohjeet (kv ) Esittelijä: Ehdotus: Päätös: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Kaupunginhallitus päättää ehdottaa valtuustolle, että se päättää hyväksyä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet esitetyssä muodossa Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti Kv / Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet jaetaan kokoukseen osallistuville ja varavaltuutetuille erillisenä liitteenä Kh: Valtuusto hyväksyy kaupunginhallituksen ehdotuksen Asian käsittely: Keskustelun kuluessa käytti puheenvuoron valtuutettu Levonen Päätös: Hyväksyttiin Liila Valmistelija: Hallinto- ja kehittämispäällikkö Sanna Koskimies, puh

24 38, LIILA :30 KH: 876/014 / Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet jaetaan kokoukseen osallistuville esityslistan erillisenä liitteenä Esittelijä: Ehdotus: Palvelujohtaja Jorma Haapanen Merkitään tiedoksi Päätös: Ei oikaisuvaatimusohjetta

25 38, LIILA :30 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 1

26 38, LIILA :30 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Keskeistä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteissa Vuoden 014 alusta kuntalaissa on astunut voimaan uusia sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevia velvoitteita Valtuuston tehtäviä määrittävään kuntalain 13 :ään on liitetty uusi 3akohta: Valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista Lakiin sisältyy myös velvoite esittää toimintakertomuksessa kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvänä olennaisena asiana arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (69 ) Tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä tulee sisällyttää ensimmäisen kerran tilikaudelta 014 laadittavaan toimintakertomukseen Uudistuksen tavoitteena on saattaa sisäinen valvonta ja riskienhallinta johdonmukaiseksi ja järjestelmälliseksi osaksi kaikilla organisaatiotasoilla tapahtuvaa arjen toimintaa Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ovat kaupunginvaltuuston hyväksymät ohjeet, joilla ohjataan kaupungin eri toimielinten, johtavien viranhaltijoiden, esimiesten, henkilöstön ja kaupunkikonsernin toimintaa Lisäksi kaupungilla on toiminnan ja johtamisen johtosäännöt, toiminnan ja talouden suunnitelmat, ohjeita ja asiakirjoja, jotka toiminnassa noudatettavien arvojen lisäksi luovat perustan sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle Periaatteissa kuvataan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perustuminen kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmään Tavoitteena on edistää kaupungin eri toimijoiden vastuullisuutta, tietoisuutta ja ymmärrystä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä osana johtamista, toiminnan ohjausta, seurantaa, arviointia ja toiminnan jatkuvuuden varmistamista Periaatteissa kuvataan kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmä, määritellään tilivelvollisuus, sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä tavoitteet, joiden toteutumista johtamisen ja sisäisen valvonnan tulisi tehokkaasti edistää Ohjeessa kuvataan menettelyitä, jotka turvaavat hyvän hallintotavan toteutumista Kotkan kaupungissa Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan pyrkimyksenä on tukea Kotkan kaupunkia ja kaupunkikonsernia perustehtävien toteuttamisessa, asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa Tavoitteena on myös kunnan, kuntalaisten, henkilöstön ja omaisuuden turvaaminen erilaisilta riskeiltä Riskienhallinnalla varmistetaan kaupungin ja kaupunkikonsernin lakien ja tavoitteiden mukainen toiminta muuttuvissa tilanteissa, ja varmistetaan toiminnan häiriötön, laadukas ja kustannustehokas jatkuvuus Riskienhallinnassa otetaan huomioon myös konserniyhteisöt ja merkittävät ulkoiset palveluntuottajat Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat keskeinen osa kaupungin ja kaupunkikonsernin harjoittamaa vastuullista toimintaa, ohjausta, tavoitteiden asettamista ja toiminnan johtamista Tavoitteena on varmistua kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnan suunnittelun, päätöksenteon ja johtamisen perustumisesta oikeaan ja riittävään tietoon Johdolla tulee olla käytettävissään oikea-aikaiset tiedot olennaisista toimintaan kohdistuvista riskeistä ja mahdollisuuksista Kokonaisvaltainen riskienhallinta auttaa kaupunkia ennakoimaan ja hallitsemaan jo tunnistettuja riskejä, minimoimaan mahdolliset vahingot, varautumaan häiriö- ja poikkeustilanteisiin sekä hyödyntämään olemassa olevat vahvuudet ja mahdollisuudet Riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta, valvonta ja raportointi ovat sisäistä valvontaa Riskienhallinnan tulee toteutua läpinäkyvänä osana strategioiden laadintaa, toimintaa ja päätöksentekoa siten, että strategioiden, toiminnallisten ja taloudellisten ratkaisujen erilaisia vaikutuksia eri toimijoihin arvioidaan riittävän laaja-alaisesti Kokonaisvaltainen riskienhallinta perustuu vastuulliseen johtamiseen, ohjaukseen, seurantaan ja poikkeamiin reagointiin Riskienhallinnan tulee kohdistua kattavasti kaupungin tavoitteisiin ja niiden saavuttamista uhkaaviin toimintaa, varoja ja omaisuutta koskeviin riskeihin Kokonaisvaltainen riskienhallinta perustuu kaikilla tasoilla tunnettaviin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteisiin ja on:

27 38, LIILA :30 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 1) tehokasta strategista ja operatiivista johtamista asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, kilpailukyvyn edistämiseksi ja mahdollisuuksien hyödyntämiseksi ) erilaisten riskien tunnistamista, arviointia ja hallintaa osana toimintaympäristön analysointia ja seurantaa 3) riskienhallinnan ja valvonnan riittävyyden ja toimivuuden jatkuvaa seurantaa ja arviointia sekä toiminnan luonteen mukaista raportointia operatiiviselle johdolle ja hallitukselle Käytännössä riskienhallinta on päivittäistä, jokaisen vastuulle kuuluvaa arjen toimintaa Kotkan kaupungissa riskeihin suhtaudutaan seuraavasti: Voimassa olevan lainsäädännön vastaisia tai muutoin eettisesti ja moraalisesti kyseenalaisia toimintatapoja ei hyväksytä Henkilöriskeissä henkilöstön, asiakkaiden tai muiden sidosryhmien vakavan loukkaantumisen tai menehtymisen mahdollisuuden sisältävää riskiä ei hyväksytä Tiloihin, koneisiin tai laitteisiin liittyviä vakavia turvallisuus- tai vahinkoriskejä eikä terveyteen laajasti vaikuttavia riskejä hyväksytä Päällekarkaus-, väkivalta- tai muihin vaaratilanteisiin johtavia riskejä ei hyväksytä Tietohallintoon ja -turvallisuuteen liittyviä käyttöoikeusrikkomuksia ei hyväksytä Riskit ja mahdollisuudet jaetaan neljään (4) luokkaan: Strategiset, Taloudelliset, Operatiiviset ja Vahinkoriskit Riskit voivat kohdistua kuntaan, henkilöstöön, kuntalaisiin, asiakkaisiin ja erilaisiin sidosryhmiin Riskit voivat olla sisäisiä tai ulkoisia Riskit voivat uhata toiminnan lainmukaisuutta, tuloksellisuutta, varojen ja omaisuuden asianmukaista hallintaa, johtamisen edellyttämän tiedon riittävyyttä ja oikeellisuutta Mahdollisuuksia aktiivisesti hyödyntämällä Kotkan kaupunki voi vaikuttaa paikallistalouden kilpailukykyyn, hyödyntää vahvuuksiaan, kehittää palvelutuotantoaan ja tuottaa lisäarvoa kuntalaisille Tunnistetuista riskeistä voidaan arvioida niiden toteutumisen todennäköisyys sekä seurausten vaikutukset Riskien arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä Toteutumisen todennäköisyys jaetaan viiteen (5) luokkaan: Epätodennäköinen (alle 10 %), Harvinainen (10-30 %), Mahdollinen (30-60 %), Todennäköinen (60-90 %) ja Lähes varma (yli 90 %) Vaikutukset priorisoidaan viiteen (5) tasoon: Merkityksettömät, Vähäiset, Kohtalaiset, Merkittävät ja Sietämättömät Riskien todennäköisyyden ja vaikutusten arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä Kaikki havaitut riskit huomioidaan ennakoinnissa ja toiminnan suunnittelussa Riskit arvioidaan, niitä analysoidaan ja seurataan kokonaisvaltaisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla vuosittaisessa talousarvioprosessissa talouden vastuualueen yhteistyössä riskienhallinnan johtoryhmän ja sisäisen tarkastuksen laatiman ohjeistuksen mukaan Riskien todennäköisyyttä ja vaikuttavuutta voidaan arvioida riskienhallinnan johtoryhmän vahvistamien työkalujen avulla Riskienhallinnasta, arvioinnista ja sovellettavien työkalujen käytöstä järjestetään koulutusta tavoitteiden mukaisten, laadukkaiden ja kustannustehokkaiden toimintojen varmistamiseksi Toimiva kokonaisvaltainen riskienhallintaprosessi on sisällä päivittäisissä ratkaisuissa, jotka tuovat organisaatiolle sen ansaitseman menestyksen Menestyksellisen prosessin luomisessa jokaisella toimijalla on merkittävä roolinsa Riskienhallinnan johtoryhmä 3

28 38, LIILA :30 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet KOTKAN KAUPUNGIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERIAATTEET SISÄLLYS 1 Johdanto 5 Tavoitteet ja hyvän hallintotavan vaatimukset 5 1 Visio ja strategiset päämäärät 5 Tilivelvollisuus ja hyvä hallintotapa 6 3 Johtamis- ja hallintojärjestelmään perustuva sisäinen valvonta ja riskienhallinta 7 31 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan määrittely 7 3 Soveltaminen ja sisältö 8 4 Toimijat, tehtävät ja vastuut Kaupunginvaltuusto 11 4 Kaupunginhallitus 1 43 Kaupunginjohtaja Lauta- ja johtokunnat Johtavat viranhaltijat ja esimiehet Tietohallintopäällikkö Sisäinen tarkastus Ulkoinen tarkastus Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat Riskienhallinnan johtoryhmä Talous- ja rahoitusjohtaja Henkilöstö 17 5 Perustietoa riskienhallinnasta Riskienhallinnan tarkoitus ja tavoitteet 18 5 Riskienhallinnan keskeiset käsitteet Riskeihin suhtautuminen ja toimenpiteet Riskien tunnistaminen, arviointi ja raportointi 1 55 Riskien luokittelu Kotkan kaupungissa ja kaupunkikonsernissa 6 Johtamisen, valvonnan ja riskienhallinnan menettelyt 4 61 Strateginen johtaminen ja kyvykkyys 4 6 Henkilöstöjohtaminen ja työhyvinvointi 5 63 Prosessien johtaminen ja toiminnan tuloksellisuus 6 64 Riskienhallinnan yhteistyö ja yhteyshenkilöt 6 65 Johtamisen ja toiminnan edellyttämän tiedon riittävyys ja luotettavuus 7 7 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden hyväksyminen ja seuranta 7 Sanasto 9 4

29 38, LIILA :30 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 1 Johdanto Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ovat Kotkan kaupunginvaltuuston hyväksymät ohjeet, joilla ohjataan kaupungin eri toimi- ja luottamuselinten, johtavien viranhaltijoiden, esimiesten, henkilöstön ja koko kaupunkikonsernin toimintaa Kaupungilla on lisäksi johtosääntöjä, toiminnan ja talouden suunnitelmia, ohjeita ja asiakirjoja, jotka arvojen lisäksi luovat perustan sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle Ohjeessa kuvataan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perustuminen kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmään Tavoitteena on edistää kaupungin eri toimijoiden vastuullisuutta, tietoisuutta ja ymmärrystä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä osana johtamista, toiminnan ohjausta, seurantaa, arviointia ja toiminnan jatkuvuuden varmistamista Ohjeessa kuvataan kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmä, määritellään tilivelvollisuus, sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä tavoitteet, joiden toteutumista johtamisen ja sisäisen valvonnan tulisi tehokkaasti edistää Lisäksi ohjeessa kuvataan menettelyitä, jotka turvaavat hyvän hallintotavan toteutumista Kotkan kaupungissa Toimeenpano: Ohje on kokonaisvaltainen kuvaus Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja johtamisen toimintatavoista vision ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi Ohje, johtosäännöt, suunnitelmat ja sovitut toimintatavat ohjaavat tilivelvollisten toimielinten, johtavien viranhaltijoiden ja muun henkilöstön toimintaa Ohje käsitellään kaupunginvaltuustossa, -hallituksessa, lauta- ja johtokunnissa sekä niiden alaisissa johtoryhmissä Ylin johto ja esimiehet ovat vastuussa johtamansa toiminnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta Tavoitteet ja hyvän hallintotavan vaatimukset 1 Visio ja strategiset päämäärät Kaupungin toimintaa ohjaavat normit, strategiat ja kriittisistä menestystekijöistä johdetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Kaupungin perustehtävä, visio ja arvot luovat perustan toiminnan suunnittelulle ja päätöksenteolle Kaupungin toiminta- ja taloussuunnitelmassa on esitetty visio, strategiset päämäärät, kriittiset menestystekijät, niistä johdetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä vuosittaiset tavoitetasot Toiminta tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla tulee järjestää siten, että se riskit huomioiden edistää vision, strategisten päämäärien ja kriittisten menestystekijöiden saavuttamista Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee edistää kaupungin vision, strategisten päämäärien ja palvelustrategian toteutumista sekä toiminnan tuloksellisuutta toiminta- ja taloussuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti Niillä tulee varmistaa, että raportointijärjestelmät tuottavat hallitukselle, lauta- ja johtokunnille sekä johtaville viranhaltijoille ajantasaista tietoa toteutetuista toimenpiteistä, kriittisistä menestystekijöistä ja tavoitteiden saavuttamisesta Samalla niiden tulee edistää toimintaympäristön muutosten havaitsemista, kriittisten menestystekijöiden saavuttamista uhkaavien poikkeamien havaitsemista ja ennakoivaa reagointia Tämä edellyttää, että kaupungin eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla tunnistetaan ja arvioidaan ja seurataan toiminnan luonteen mukaisia uhkatekijöitä ja riskejä Niitä arvioimalla päätetään toimenpiteistä, joilla tehtävä-, vastuuja palvelualueiden perustehtävien häiriötön ja tuloksellinen toteutuminen voidaan parhaiten varmistaa Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on tuottaa hallitukselle, lautaja johtokunnille sekä viranhaltijoille kaupungin eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueille riittävä varmuus 5

30 38, LIILA :30 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet - tehtävien ja toiminnan häiriöttömästä toteutumisesta (ml tietojärjestelmien häiriötön toiminta) - toiminnan jatkuvuuden varmistamisesta - strategisten päämäärien sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta - henkilöstön asiantuntemuksen ja työhyvinvoinnin kehittymisestä - toiminnan tuloksellisuudesta ja hyvän hallintotavan mukaisista menettelyistä - laadukkaista talousprosesseista (ennakoivat, päätöstenmukaiset) - toiminnallisen ja taloudellisen tiedon oikeellisuudesta ja riittävyydestä - ajantasaisesta ja luotettavasta raportoinnista Tilivelvollisuus ja hyvä hallintotapa Tilivelvollisuudella tarkoitetaan oikeudellisen vastuunalaisuuden lisäksi vastuunalaisuutta tehokkaasta johtamisesta ja ohjauksesta tavoitteiden saavuttamiseksi Kuntalain 75 :n mukaisesti tilivelvollisina pidetään toimielimen jäseniä sekä vastuualueiden johtavia viranhaltijoita Edellä mainittujen lisäksi tilivelvollisina voidaan pitää itsenäisestä tehtäväkokonaisuudesta vastaavia viranhaltijoita Tilivelvolliset määritellään vuosittain kaupungin talousarviossa Kuntalain 73 :n mukaan tilintarkastajan on sisällytettävä tilintarkastuskertomukseen lausunto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuudesta kunnassa ja kuntakonsernissa sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä tai mahdollisesta muistutuksesta, joka voidaan kohdistaa vain tilivelvolliseen Tilivelvollisuus kattaa johtamis- ja ohjausvastuun lisäksi tulosvastuun, oikeudellisen, eettisen ja poliittisen tilivelvollisuuden päätösten toiminnallisista ja taloudellisista seurauksista Tilivelvollisten viranhaltijoiden johtamis-, ohjaus- ja seurantavastuu sisältää riittävän ja tehokkaan prosessien riskienhallinnan valvonnan Tulosvastuulla tarkoitetaan toiminnan tuloksellista järjestämistä, jolloin toiminta on tavoitteiden mukaista, vaikuttavaa ja taloudellisesti järjestettyä Oikeudellisella vastuunalaisuudella tarkoitetaan voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän hallintotavan (corporate governance) noudattamista kaikessa toiminnassa ja päätöksenteossa Päätöksenteossa ja toiminnassa noudatetaan hallintolain mukaisia hyvän hallinnon oikeusperiaatteita, jotka ovat yhdenvertaisuus, tarkoitussidonnaisuus, suhteellisuus ja objektiivisuus Luottamushenkilöt, viranhaltijat ja työsuhteiset työntekijät ovat velvoitettuja toimimaan vastuullisesti ja hyvän hallintotavan mukaisesti Luottamushenkilöt toimivat luottamustehtävässään virkavastuulla Hallinnossa asioivia kohdellaan tasapuolisesti sekä toimivaltaa käytetään yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin Toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden Lisäksi eri yksiköiden toiminnoissa noudatetaan toimintaa ohjaavia arvoja, jotka edistävät toiminnan laatua ja vaikuttavuutta Otto-oikeus Kuntalain 51 :ssä säädetään asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsittelyyn (otto-oikeus) Kaupunginhallitus, lauta- tai johtokunta, niiden puheenjohtajat, kaupunginjohtaja, palvelujohtaja tai kansliapäällikkö tehtäväalueillaan voivat ottaa toimielimen käsiteltäväksi asian, joka on kuntalain nojalla siirretty kunnanhallituksen alaisen viranomaisen tai kunnanhallituksen jaoston toimivaltaan ja jossa asianomainen viranomainen on tehnyt päätöksen Toimeenpano: Yksiköiden toteuttamat toimenpiteet johdetaan arvoista, visiosta, kaupunki- ja palvelustrategiasta ja kriittisistä menestystekijöistä tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden johdon ja esimiesten toimesta Tavoitteiden saavuttamisesta ja korjaavista toimenpiteistä raportoidaan säännöllisesti hallitukselle, lautakunnille ja johtokunnille Vision, strategioiden ja kriittisten menestystekijöiden toteutumista uhkaavia riskejä arvioidaan säännöllisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden arjessa: suunnittelussa, toiminnassa ja seurannassa Arviointien perusteella päätetään käytännön toimenpiteistä mm vastuuhenkilö ja aikataulu Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevaa koulutusta järjestetään yleisesti koko kuntakonsernissa sekä riskienhallinnan johtoryhmälle ja/tai sisäiselle tarkastukselle esitettyjen toiveiden mukaan 6

31 38, LIILA :30 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Osana perehdytystä kaupunginvaltuuston, -hallituksen, lauta- ja johtokuntien jäsenille sekä viran- ja toimenhaltijoille järjestetään koulutusta hyvästä hallintotavasta 3 Johtamis- ja hallintojärjestelmään perustuva sisäinen valvonta ja riskienhallinta Kotkan kaupungin läpinäkyvällä johtamis- ja hallintojärjestelmällä tarkoitetaan a) Arvoja, b) Toimijoita ja c) Prosessia, joiden mukaisesti kaupungin toimintaa johdetaan ja ohjataan, riskejä hallitaan ja tavoitteiden saavuttamista edistetään Järjestelmän tulee prosessina toteutua koko kaupunkikonsernissa, kaupunkiorganisaation tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat keskeinen osa johtamisjärjestelmää, jolla edistetään toiminnan ja henkilöstön vastuullisuutta, perustehtävien tuloksellista järjestämistä, riskien hallintaa, tuloksellisuutta, systemaattista seurantaa ja arviointia Kuvio 1 Johtamis- ja hallintojärjestelmä I N F O R M A A T I O Johtamisen ja suoriutumisen seuranta ja arviointi Toiminnan riskien arviointi ja poikkeamiin reagointi Riskien hallinta ja mahdollisuuksien hyödyntäminen Perustehtävä ja strategiset tavoitteet (visio), toimintaympäristön analysointi Arvot, johtaminen, toimintatavat, sitoutuminen ja vastuunalaisuus T I E D O N K U L K U Johtamis- ja hallintojärjestelmällä ja siihen sisältyvillä johtamismenettelyillä edistetään sitoutumista Kotkan kaupungin ja sen eri toimintayksiköiden yhteisiin arvoihin, hyvään hallintatapaan, määriteltyihin toimintatapoihin sekä toiminnan ja ammatillisen osaamisen jatkuvaan kehittämiseen Lisäksi lähestymistavalla luodaan toimintakulttuuri, joka kannustaa strategisten ja toiminnallisten mahdollisuuksien hyödyntämiseen Johtamis- ja hallintojärjestelmän kuvauksella ohjataan ennakoimaan ja havaitsemaan toimintaan vaikuttavia riskejä ja mahdollisuuksia, toimintaympäristön muutoksia sekä pyritään tehokkaaseen riskienhallintaan Ratkaisevaa järjestelmän toiminnassa, riskienhallinnassa ja tavoitteiden saavuttamisessa on tiedonkulku 31 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan määrittely Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa kaupungin avointa johtamis- ja hallintojärjestelmää Kaupunginhallituksen, johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten vastuulla olevalla sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan 1) Järjestelmää ) Vastuullista suhtautumista 3) Kehittyneitä toimintatapoja, joilla edistetään tavoitteiden ja hyvän hallintotavan mukaista toimintaa Kaupungin johto- tai toimintasäännöissä mainitaan tehtävät, toimivaltuudet ja vastuut, vastuunalaisuus toiminnan johtamisesta, kehittämisestä, tuloksellisuudesta, sovituista toimintatavoista ja hy- 7

32 38, LIILA :30 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet vän hallintotavan noudattamisesta Kaupungin toimintaan ja taloutta koskevat toimintaohjeet luovat perustan systemaattiselle toimintatavalle ja ovat osa sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa Henkilöstön ammatillisen osaamisen kehittäminen ja riittävät resurssit mahdollistavat laadukkaan palvelutuotannon sekä arvojen mukaisen toiminnan Strategisten, toiminnallisten, taloudellisten ja kehittämistavoitteiden raportointivelvoitteilla aikaan saadaan vastuuta tavoitteiden mukaisesta toiminnasta Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tarkoituksena on osana johtamista varmistaa, että hallituksella, lauta- ja johtokunnilla ja johtavilla viranhaltijoilla on riittävä ja ajantasainen tieto kaupungin tehtävien toteutumisesta, tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan lainmukaisuudesta, varojen ja resurssien turvaamisesta sekä toiminnasta ja taloudesta Tilintarkastuksen tarkoituksena on omalta osaltaan antaa kohtuullinen varmuus siitä, että yhteisön tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan yhteisön taloudellisesta asemasta Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee varmistaa kaupungin tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden toimintaan, toimintatapoihin ja talouteen liittyvien poikkeamien ja kehittämismahdollisuuksien ajantasainen havaitseminen Sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuvat kaupungin 1) Johtamisessa ja päätöksenteossa ) Suunnittelussa ja ohjauksessa 3) Toiminnassa 4) Seuranta- ja raportointimenettelyissä 3 Soveltaminen ja sisältö Kotkan kaupunginvaltuuston hyväksymiä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita sovelletaan Kotkan kaupungissa, liikelaitoksissa ja kaupungin tytäryhteisöissä Tytäryhteisöllä voi olla omia tarkentavia ohjeitaan, mutta tällöin tytäryhteisön hallituksen tehtävänä on varmistaa, etteivät ne ole ristiriidassa kaupungin ohjeistuksen kanssa Tytäryhteisöjen sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa tulee ottaa huomioon konserniohjeen sisältö Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet määrittelevät Kotkan kaupungin ja kaupunkikonsernin riskienhallinnan päämäärän ja tavoitteet, toiminnalliset vastuut ja toteutuskeinot Kaupunginhallitus ja toiminnasta vastuussa olevat viranhaltijat voivat antaa periaatteita tarkentavia toiminnan luonteen edellyttämiä käytännön ohjeita, joita tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla sekä konserniyhteisöissä tulee noudattaa Periaatteet tulee jalkauttaa arjen toimintaan tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla ja konserniyhteisöissä Käytännön jalkautusprosessit ovat ensisijaisesti johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten vastuulla Sisäisen valvonnan tilaa ja strategisista tavoitteista johdettuja vuositavoitteita uhkaavia riskejä seurataan osavuosikatsauksissa osana talousarvioprosessia Lisäksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen kokonaisuutta selvitetään osana tilinpäätöstä, kaupunginhallituksen tehtäviin kuuluvassa toimintakertomuksen selonteossa Koko kaupunkikonsernin yhtenäistä riskienarviointityötä ja siihen käytettäviä työkaluja hallinnoidaan riskienhallinnan johtoryhmässä Talousarvioprosessissa toteutettavan raportoinnin ja seurannan jalkautustyön tueksi tehtävä-, vastuuja palvelualueilla tulee olla dokumentoidut toiminta- ja taloussuunnittelukaudella suoritettavat riskienhallinnan toimenpiteitä kuvaavat vastuut ja aikataulut Tilivelvollisten viranhaltijoiden ja esimiesten tulee suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseissa sekä toiminnan seurannan avulla saamansa tiedon perusteella valvoa vastuullaan olevia toimintoja ja ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin, mikäli he havaitsevat lainsäädännön, johtosääntöjen tai ohjeiden vastaista toimintaa tai muutoin epätaloudellista tai tehotonta toimintaa Vastaavissa tilanteissa myös henkilöstön tulee raportoida esimiehelleen tai tehtäväalueen johdolle havaitsemistaan epäkohdista Tarpeellisilla toimenpiteillä tarkoitetaan riittävistä korjaavista toimenpiteistä päättämistä 8