TOIMINTAKERTOMUS 2016

Transkriptio

1 Hallitus Kevätkokous TOIMINTAKERTOMUS 2016 I samma båt-samassa veneessä rf ry Toiminta-alue (maaseutuohjelma) Kustavi, Kemiönsaari, Parainen Asukasluku c Pinta-ala c km 2 Toiminta-alue (kalatalousohjelma) Kustavi, Taivassalo, Vehmaa, Mynämäki, Masku, Naantali, Raisio, Turku, Kaarina, Parainen, Paimio, Sauvo, Kemiönsaari, Salo Asukasluku c Pinta-ala c km 2 Yhteystiedot I samma båt samassa veneessä rf ry PARAINEN s-posti: etunimi.sukunimi@sameboat.fi

2 TOIMINTAKERTOMUS 2016 SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä 2. Hallinto 2.1. Hallitus 2.2. Hallituksen työryhmä 2.3. Tilintarkastajat, kirjanpito ja rahaliikenne 2.4. Jäsenistö ja yhdistyksen kokoukset 2.5. Henkilökunta ja toimitilat 3. Toiminta 3.1. Hallinto 3.2. Hanketoiminta 3.3. Koulutus 3.4. Yhteistyö 3.5. Tiedotus ja markkinointi 3.6. Yhteydet viranomaisiin 3.7. Arviointi 3.8. Muu toiminta 4. Talous 4.1. Tilinpäätös ja tilikauden tulos 4.2. Hallinto 4.3. Hankerahoitus 4.4. Kuntien rahoitusosuudet (maaseutuohjelma) 4.5. Kuntien rahoitusosuudet (kalatalousohjelma) 4.6. Yhdistyksen yksityiset varat 5. Loppusanat

3 1. Yleistä Vuoden pääasiallisena tavoitteena oli Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelman toteuttaminen eli jakaa Leader-rahoitusta omaan Skärgården - Aktivt välmående / Saaristo Aktiivista hyvinvointia strategiaan perustuviin toimenpiteisiin. Yhdistys toinen pääasiallinen tavoite oli Saaristomeren kalatalouden toimintaryhmän toiminnan toteuttaminen osana Euroopan meri- ja kalatalousrahaston Suomen toimintaohjelmaa , oman strategian Vastuullisesti tuotettua kalaa lähivesiltä / Ansvarsfullt producerad fisk från närvattnen puitteissa. Toimintasuunnitelman painopistealueet: - Ohjelmakauden konkreettiset toimet (tiedotus, koulutus, hankkeiden käsittely) - Kalatalousryhmätoiminnan aloittaminen ja sen toimintamuotojen löytäminen Lisätietoa hanketilastosta ja hallituksen jäsenistä löytyy Toimintaryhmän vuosiraportista MMM:lle 2016 (Liite 1). 2. Hallinto 2.1. Hallitus Hallituksen kokoonpano kolmikantaperiaatteen mukaan: VAKINAINEN JÄSEN Julkisen sektorin edustajat Blomberg Teresia, Parainen Eklund Tomas, Parainen Ivars Sven, Kimitoön Järjestöjen edustajat Rosenqvist Anna-Lisa, Taalintehdas Karlsson Tony, Parainen Aaltonen Jyrki, Kustavi (puh.) Yksityishenkilöiden edustajat Wallentowitz Sara, Nauvo Rinne Jere, Kemiö Heinonen Satu, Iniö HENKILÖKOHTAINEN VARAJÄSEN Söderlund Nina, Parainen Laurén Fredrik, Kemiönsaari Herhi Kari, Kustavi Kinos Johan, Dragsfjärd Jansson Micaela, Korppoo Villanen Erik, Kustavi Lehtola Olavi, Parainen Lindroos Anne, Kemiö Laamanen Satu Elina, Iniö Hallituksen jäsenten kytkennät eri järjestöihin selvitettiin Maa- ja metsätalousministeriöön uuden ohjeistuksen mukaan. Selvitys lähetettiin sisään syyskokouksen 2016 jälkeen. Hallituksen puheenjohtajana toimi Jyrki Aaltonen ja varapuheenjohtajana Tomas Eklund. Toiminnanjohtaja Emil Oljemark toimi hallituksen sihteerinä. Hallitus kokoontui kaikkiaan 6 kertaa vuoden aikana: Café Hallonblad, Parainen (7 hallituksen jäsentä/varajäsentä läsnä); Ljungborg föreningshus, Kemiö (7); Curatio, Parainen (6) ; Westankärr gård, Kemiö (8), ; Kustavin Savipaja, Kustavi (8); ISB-toimisto, Parainen (6). Vakinaiset ja varajäsenet voivat osallistua hallituksen kokouksiin samanaikaisesti.

4 2.2. Hallituksen työryhmä Hallituksen työryhmä muodostui seuraavista henkilöistä: Puheenjohtaja Jyrki Aaltonen sekä hallituksen jäsenet Tomas Eklund, Sven Ivars. Toiminnanjohtaja ja muut henkilökunnan edustajat täydensivät työryhmää. Työryhmä kokoontui vuonna 2016 kaikkiaan kuusi kertaa sähköiseen kokoukseen (GoogleDrive:in välityksellä). Lisäksi työryhmä saattoi antaa etukäteiskommentteja käsiteltäviin asioihin sähköpostin välityksellä Tilintarkastajat, kirjanpito ja maksuliikenne Yhdistyksen tilintarkastaja (varatilintarkastaja) oli Kari Niukko (KPMG Wideri.) Kirjanpidon ja palkanlaskun hoiti Rantalainen Ab/Gunilla Storgård ostopalveluna. Maksuliikenteen hoiti yhdistyksen henkilökunta Internetin välityksellä Jäsenistö ja yhdistyksen kokoukset Vuoden alussa rekisteröitiin yksi jäsen yhdistykseen, ja yhdistyksen sääntöjen mukaan 0 jäsentä rekisteröitiin eronneeksi. Yhdistyksellä oli kaikkiaan 56 jäsentä , joista 24 henkilöjäsentä, 31 järjestöjäsentä ja 2 kuntajäsentä. Kevätkokous pidettiin Björkfedtin talossa Paraisilla. Kaikkiaan 9 henkilöä osallistui. Syyskokous pidettiin Taalintehtaan virastotalolla, kaikkiaan 10 henkilöä osallistui. Vuosikokouksissa käsiteltiin sääntömääräiset asiat. Syyskokouksessa 2015 valittiin kalatalouden toimintaryhmälle ohjausryhmä vuodelle Ohjausryhmän jäseninä toimivat seuraavat henkilöt. Varsinainen jäsen Varajäsen Julkinen sektori Wilhelm Liljeqvist Heikki Liede Olli-Pekka Mäki Taito Ylhäinen Lasse Lehtonen Leena Alitupa Järjestöt Yksityiset Olavi Sahlstén Chris Karppinen Kaj Mattsson Olof Lerche Reima Salonen Mikko Pajula Janne Antila Markku Ketonen Carina Holmberg Antero Eloranta Paavo Kosonen Simon Strömsund Ohjausryhmä kokoontui viisi kertaa vuonna Henkilökunta ja toimitilat Määrälliset tavoitteet Toistaiseksi voimassa olevia työpaikkoja: 3, joista naisia 2, henkilötyövuosina: 3. Määräaikaisia työpaikkoja: -

5 Tulokset Toistaiseksi voimassa olevia työpaikkoja: 3, joista naisia 2 Henkilötyövuosia 3,08. Yhdistyksellä oli vuodenvaihteessa yhteensä 3 työntekijää. Henkilökunta toimintavuonna - Anneli Hartiala, toimistosihteeri ja hankeassistentti, 100 % työsuhde (Toimintaraha hanke). Jäi eläkkeelle Emil Oljemark, toiminnanjohtaja; 100% työsuhde (Toimintaraha hanke) - Hanna Hermansson, hankeneuvoja, 100 % työsuhde (Toimintaraha hanke) - Maria Saarinen, kalatalousaktivaattori, 100 % työsuhde (Kalatalousaktivointi ja kalatalousristeily -hankkeet) Yhdistyksen toimisto oli Paraisilla (ns. Vanha kunnantupa), missä koko henkilökunta työskenteli. 3. Toiminta Katso toiminnanjohtajan vuosiraportti (liite 1) Hallinto Yhdistyksen hallinto rahoitetaan ns Hallinto-hankkeiden kautta, jotta toimintaryhmä voi hoitaa perustehtäviään. Vuonna 2016 rahoitus tuli hallintohankkeesta Toimintaraha ja Kalatalousaktivointi Hanketoiminta Hankkeiden käsittely ja seuranta Vuosi 2016 oli ensimmäinen vuosi kuluvan ohjelmakauden ( ) aikana, jolloin hankekäsittelyt olivat auki koko vuoden. Hankepäätöstoiminnot avautuivat vaiheittain talven ja kevään 2016 aikana ja maksatustoiminto loppukesällä Hankemäärä oli kohtalaisen hyvin linjassa strategisten tavoitteiden kanssa. Katso toiminnanjohtajan vuosiraportti 2016 (Liite 1). Hankekäsittelyssä arkistointi hankeasiakirjojen osalta tapahtuu hakujärjestelmä Hyrrässä. Henkilökunta osallistui ohjausryhmätyöhön niissä hankkeissa, joissa ohjausryhmä oli nimetty. Hankeneuvontaa annettiin käynnistyneille hankkeille niiden edetessä Tärkeysjärjestys vuoden aikana Vuonna 2016 panostettiin paljon toimintaryhmätyön peruskysymyksiin, eli aktivointiin, neuvontaan ja rahoitukseen. Ohjelmakausien välinen pitkä siirtymäaika joka kesti vuodesta 2013 vuoteen 2015 teki, että oli aika saada perustoiminta pyörimään hakemusten ja maksatusten osalta. Hankeaktivointikierros vuonna 2015 oli siltä osin hedelmällinen, että

6 vuonna 2016 panostettiin erityisen paljon resursseja yksittäiseen hankeneuvontaan. Vuoden aikana panostettiin myös siihen, että kalatalousryhmätoiminta lähtee pyörimään, ja että ryhmätoimintaan tulee rutiinia. Ensimmäiset askeleet kansainvälisten hankkeiden aktivointiin otettiin myös vuonna Yhdistys järjesti 20-vuotis juhlaseminaarinsa Taalintehtaalla marraskuussa Seminaariin osallistui yhteenä 40 henkilöä. Vuosi 2016 oli Leader-toiminnan 20-vuotis juhlavuosi Suomessa ja valtakunnallinen juhla pidettiin Hämeenlinnassa Yhdistyksen omat hankkeet Yhdistys haki yhtä omaa hanketta lokakuussa Hankkeen nimi on Kalastajaristeilyhanke ja se rahoitettiin kalatalousryhmän kiintiöstä. Hanke sai päätöksen ELY-keskuksesta marraskuussa Hanke aloitettiin marraskuussa 2016 ja päättyy toukokuussa Hanketilastoa Kts.Liite Koulutus Henkilökunnan ja hallituksen jäsenten koulutus tapahtui lähinnä ELY-keskuksen, Maa- ja metsätalousministeriön, Maaseutuviraston (MAVI), Maaseutuverkostoyksikön ja Suomen kylätoiminta ry Byaverksemhet i Finland fr (SYTY):n puitteissa. Tämän lisäksi henkilökunta on osallistunut eri seminaareihin ja vastaaviin. Koulutus- ja muihin tilaisuuksiin osallistuminen käy ilmi hallituksen pöytäkirjoista. Toimintavuoden aikana järjestettiin koulutusta liittyen hankemaksatuksiin marraskuussa 2016 ja kolme hallituksen jäsentä ja kaksi henkilökunnan jäsentä osallistuivat hallitusristeilylle tammikuussa Yhteistyö Yhdistys on ylläpitänyt yhteyksiään Varsinais-Suomen eri yhteistyökumppaneihin. Tärkeimpiä yhteistyökumppaneita olivat naapuritoimintaryhmät (ns. LEPO-ryhmä) Varsinais- Suomessa. Myös yhteistyö maakuntarajan yli Satakuntaan jatkui toimintavuotena Varsinais-Suomen kyläasiamies toimi linkkinä alueen toimintaryhmien välillä. Alueen kunnat, ELY-keskus ja Varsinais-Suomen liitto olivat muut keskeiset yhteistyökumppanit toimintavuonna Vuonna 2016 oli I samma båt samassa veneessä vuoro järjestää niin yksi kokous LEPO-ryhmälle, kuin myös isännöidä maakunnan maaseutujaoston marraskuun kokousta. Yhteydet kaksikielisiin toimintaryhmiin ja ruotsinkielisiin järjestöihin jatkuivat säännöllisellä yhteydenpidolla ja yhteisesti toteutettavien/rahoitettavien hankkeiden suunnittelulla. Vuonna 2016 oli Leader-ryhmä Pomovästin vuoro järjestää Landsbygdsriksdagen -tapahtuma Karjaalla.

7 Muita kansallisia yhteyksiä pidettiin yllä toimintaryhmätasolla erityisesti lukuisien yhteisten koulutus- ym. tilaisuuksien puitteissa sekä toiminnanjohtajien yhteistyöverkostolla. Kansainvälisiä yhteyksiä luotiin tapaamisessa Ahvenanmaalla, jonka aloitteentekijöinä oli I samma båt samassa veneessä sekä Pohjoismainen saaristoyhteistyö Tiedotus ja markkinointi Määrälliset tavoitteet Aktivointi ja tiedotustilaisuuksia: 5 kpl. per vuosi, osallistujia 50 kpl/vuosi Ryhmästä tai sen hankkeista kertovien lehtiartikkeleiden määrä: 30/vuosi Seuraajien määrä sosiaalisessa mediassa: Lisäys 100 henkilöä per vuosi, lähtötaso 200 henkilöä. Kävijöitä verkkosivuilla: 800 Tulos Yhdistys ei järjestänyt erillistä infokiertuetta vuonna 2016, mutta piti maksatusinfotilaisuuden johon osallistui yhteensä 8 henkilöä. Yhdistys osallistui myös paikallisten toimijoiden (kunnat, yhdistykset) järjestämiin tilaisuuksiin esim. Paraisten kaupungin, TE-toimiston ja Kemiönsaaren kunnan tilaisuuksiin. Hallituksen pöytäkirjoista käy ilmi yksityiskohtia niistä tilaisuuksista, joiden järjestelyissä yhdistys on ollut mukana. Yhdistys tiedottaa Leader -rahoituksesta myös ns. Fyrk -sivuilla: jotka sisältävät tietoa stipendeistä ja tuista. Yhteydet tiedotusvälineisiin: Yhteydet tiedotusvälineisiin olivat ajankohtaisia varsinkin yhdistyksen 20-vuotis juhlan yhteydessä jolloin yhdistys sai hyvää julkisuutta medioissa. Vuoden aikana paikallisissa lehdissä kirjoitettiin lukuisista (noin 20 kpl) osarahoittamastamme hankkeesta, sisältäen sekä käynnissä olevia hankkeita kuin myös päättyneitä hankkeita. Toiminnastamme julkaistiin artikkeli aikakausilehti Skärgårdissa. Yhdistys julkaisi oman ns. Newsletterin 2 kertaa vuoden aikana, loppukeväästä ja joulukuussa. Uutiskirje jaettiin hallitukselle ja muille keskeisille yhteistyökumppaneille sähköpostitse ja julkaistiin myös yhdistyksen kotisivuilla. Uutiskirje on hallituksen jäsenten ja henkilökunnan työväline tiedon levittämisessä. Nettisivujen ja sosiaalisen median seurannan työkaluja asennettiin vuoden 2015 aikana. Sosiaalisen median kanavat ovat tulleet koko ajan tärkeämmiksi yhdistyksen päivittäisessä tiedonvälityksessä. Seuraajamäärämme sosiaalisissa medioissa kasvaa hitaasti, mutta vakaasti. Facebook on keskeisin tiedonvälityksen kanavamme. Yhdistyksellä oli yhteensä 372 seuraajaa sen sosiaalisen median kanavissa (tilanne ).

8 3.6. Yhteydet viranomaisiin Yhteyksiä viranomaisiin ylläpidetään pääsääntöisesti päivittäisen työn kautta Arviointi Yhdistyksen laatukäsikirjaa päivitettiin kerran vuoden 2016 aikana. Kalataloustoiminta kirjattiin sisään laatukäsikirjaan. Yhdistys osallistui lähettämällä sisään omat kriteerinä MMM:n tulevaan tarkastukseen, joka tehdään vuonna 2017, sisältäen Suomen kaikki 54 Leader-ryhmää Muu toiminta Hallituksen pöytäkirjoista käy ilmi, että yhdistys on ollut edustettuna eri tilaisuuksissa. Toiminnanjohtaja Emil Oljemark oli jäsenenä Varsinais-Suomen kylät ry:n hallituksessa, ja jäsenenä maakunnan yhteistyöryhmän maaseutujaostossa. 4. Talous 4.1. Tilinpäätös ja tilikauden tulos Tilikauden tulos näyttää alijäämää 790,59. Alijäämä ehdotetaan siirrettävän voitto- ja tappiotilille Hallinto Kausi (maaseutuohjelma) Yhdistykselle on myönnetty koko ohjelmakautta varten hallintorahaa indikatiivisesti Toimintarahan osuus koko kehyksestämme ( ) on 22%. Vuoden 2016 lopussa olimme käyttäneet ,19 euroa, josta kirjattiin toimintaan ,29 euroa ja aktivointiin ,90 euroa maaseutuviraston toimintarahan kustannusjako-ohjeistuksen mukaisesti. Vuoden 2016 lopussa olimme yhteensä käyttäneet ,56 euroa, josta kirjattiin toimintaan ,90 euroa ja aktivointiin ,66 euroa maaseutuviraston toimintarahan kustannusjako-ohjeistuksen mukaisesti Kausi (kalatalousohjelma) Yhdistykselle on myönnetty koko ohjelmakautta varten indikatiivisesti Euroopan Meri ja Kalatalousrahastosta (EMKR), minkä lisäksi ohjelmaan sisältyy kuntarahaa vuositasolla yhteensä Strategian mukaan palkka- ja palkkojen sivukulukustannukset katetaan EMKR:n kautta haettavasta hallintohankkeesta ja muut hallinnolliset kustannukset

9 kuntarahasta. EMKR-osuudesta korkeintaan 25% voidaan käyttää aktivointiin (palkkakustannukset jne.). Aktivointikustannuksia syntyi aktivointihankkeessa ,70 euroa. Kustannuksia muusta hallinnosta syntyi ,79 euroa. Tämä summa kirjattiin tuloksi kuntarahaosuudesta Hankerahoitus LEADER hankkeita voidaan toteuttaa kaikissa maaseutuohjelman tavoitteissa, eikä erillisille linjoille/toimenpiteille ole myönnetty erillisiä rahoituskehyksiä, erotuksena ohjelmakauden käytännöstä. Ryhmällä oli vuonna 2016 käytettävissään rahoituskehys vuosilta joka oli yhteensä paikallisille hankkeille ja yritystuille. Hallitus käsitteli yhteensä 23 hakemusta, joista 18 kpl sai myönteisen puoltopäätöksen. Tarkempia hanketietoja löytyy toiminnanjohtajan vuosiraportista (liite 1). Yhdistys puolsi 18 hankkeelle yhteensä ,57. Tämän lisäksi tulee yksityinen rahoitus. Vuoden lopussa yhdistys oli sitonut kehyksestään yhteensä ,13 hanke- ja yritystukiin. Vuodelle 2016 siirtynyt rahoituskehys oli yhteensä ,78. Todelliset sidonnat ratkeavat kuitenkin vasta ELY-keskuksen tehtyä omat hankepäätöksensä yhdistyksen puoltamiin hankkeisiin. Toimintaryhmä vastaanotti 23 hankepäätöstä Varsinais- Suomen ELY-keskuksesta vuonna 2016 ja puolsi rahoituskehystä neljään alueidenväliseen hankkeeseen, jotka saivat päätöksen vuonna Kalatalousohjelmassa yhdistyksellä oli käytettävissä kehys vuosille Ohjausryhmä puolsi rahoitusta kahdelle hankkeelle yhteensä ,02 ja haki omaa hanketta, jonka rahoitusosuus oli Yhteensä ryhmä puolsi kokonaisuudessa ,20 ensimmäisen toimintavuotensa aikana. Tämän lisäksi tulee yksityinen rahoitus Kuntien rahoitusosat (maaseutuohjelma) Yhdistys perii kunnilta vuosittain kuntaosuutta LEADER -toimintaan keskimäärin 5,00 asukasta kohti. Vuonna 2016 tätä ns. kuntarahaa perittiin yhteensä Nämä kuntarahaosuudet kohdennetaan kaudelle Yhdistys maksaa hankkeiden kuntaosuudet suoraan hakijoille, toisin kuin EU- ja valtionosuudet (jotka maksetaan ELY-keskuksesta). Vuonna 2015 maksettiin hankkeisiin liittyviä kuntaosuuksia yhteensä ,58. Nämä kuntarahat kohdentuivat kauden hankkeisiin Kuntien rahoitusosat (kalatalousohjelma) Yhdistys perii kunnilta vuosittain kuntaosuutta strategian mukaisen taulukon mukaan, jossa jokaiselle kunnalle on laskettu erillinen vuosittainen summa. Kokonaissumma vuositasolla on

10 Kuntaosuuksilla katetaan kalataloustoiminnan hallintokustannuksia. Kokonaissumma, joka käytettiin vuonna 2016, oli yhteensä , Yhdistyksen yksityiset varat Yhdistyksellä ei ole ollut varsinaista yksityistä toimintaa koko toiminta-aikanaan. Yksityiset varat koostuvat pääasiassa jäsenmaksuista, korvamerkitystä hankerahoituksesta yksityislähteistä, kuten rahastoista, sekä korkotuloista. Yksityiset kustannukset muodostuvat pääasiassa niistä yhdistyksen omien hankkeiden yksityisistä rahoitusosuuksista siltä osin, kun ei ole saatu rahastovaroja tai muuta ulkopuolista rahoitusta tai silloin, kun kustannuksia ei ole hyväksytty maksatuspäätöksissä. Yksityiset kustannukset pyritään kattamaan ulkopuolisella rahoituksella (esim. rahastot). Vuonna 2016 käytettiin yksityisiä varoja yhdistyksen 20-vuosijuhlan kustannuksiin sekä toimistolle hankittuun kameraan ja työpöytään. 5. Loppusanat Toimintavuosi 2015 oli vuosi, jolloin ohjelmakauden työkalut tulivat kokonaisuudessaan käyttöön; hankepäätöksiä pystyttiin tekemään ja maksatustoiminnot avautuivat. Vuoden aikana resurssit kohdennettiin vahvasti yksittäiseen hankeneuvontaan. I samma båt samassa veneessä yhdistyksen osalta vuosi 2016 oli juhlavuosi, kun yhdistys täytti 20 vuotta. Kalataloustoiminta lähti toden teolla käyntiin ja resurssit kohdennettiin hankehakijoiden aktivointiin ja hankekäsittelyn ja ohjausryhmätyön rutiinien juurruttamiseen. Yhdistyksen henkilökunnassa tapahtui muutoksia vuodenvaihteessa Maria Saarinen, joka palkattiin loppuvuonna 2015, aloitti työnsä kalatalousaktivaattorina tammikuussa Anneli Hartiala, joka teki viimeisen työpäivänsä , piti jäljelle jääneitä lomiaan ja vapaitaan tammikuussa 2016 ja jäi virallisesti eläkkeelle