Varsinais-Suomen maakunnan TAHE-tukipalveluiden nykytilaselvitys ja etenemisehdotus jatkovalmisteluun. Loppuraportti

Transkriptio

1 Varsinais-Suomen maakunnan TAHE-tukipalveluiden nykytilaselvitys ja etenemisehdotus jatkovalmisteluun Loppuraportti

2 Sisällysluettelo Tiivistelmä 1. Tausta Selvitystyön tavoite Kyselyn toteutus ja kohderyhmä Kyselyn sisältö Maakuntien tulevat TAHE-tukipalvelut 2. Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämistapa TAHE-palveluiden järjestämistapa Lisäpalvelut Yhteenveto vain kunnille osoitetuista kysymyksistä 3. Kustannukset 4. Palvelujen nykyinen sijoittuminen 5. Henkilöstörakenne ja eläköityminen 6. Volyymit ja järjestelmät Käytetyimmät pääjärjestelmät Volyymi prosesseittain Taloushallinnon volyymit, maakuntaan siirtyvän toiminnan arviointia ja yhteenveto Henkilöstöhallinnon volyymit, maakuntaan siirtyvän toiminnan arviointia ja yhteenveto Tuottavuustarkastelu 7. Vastaajien esille tuomat jatkovalmistelun kannalta olennaiset seikat 8. Yhteenveto Valmistelun etenemisen tiekartta TAHE-tukipalveluratkaisun valmistelun jatkaminen TAHE-järjestelmävalintojen valmistelun jatkaminen 9. Liitteet 2

3 Tiivistelmä Nykytilaselvityksen tietojen pohjalta tehty arviointi osoittaa, että TAHE-palveluissa on merkittävä tuottavuuspotentiaali. Aikataulu on erittäin kriittinen, kun otetaan huomioon raportissa esille nostetut sekä palvelutuotannon jatkovalmistelun että järjestelmävalintojen kannalta olennaiset kysymykset täysipainoinen valmistelu tulisi olla jo käynnissä, joten päätöksillä on kiire. 3

4 1. Tausta 4

5 Selvitystyön tavoite Varsinais-Suomen maakuntaliiton toimeksiannosta Kunnan Taitoa Oy on laatinut talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelujen nykytilaa kartoittavan kyselyn Kyselyn ja vastauksista tehtävän analyysin tavoitteena on muodostaa tiedollinen pohja TAHE-tukipalvelujen tuotantomallin päätöksentekoa varten Selvitystyön tuloksena syntyy etenemisehdotus maakunnan jatkovalmistelua varten 5

6 Kyselyn toteutus ja kohderyhmä Kysely toteutettiin sähköpostitse Vastaanottajina olivat maakunnan kaikki organisaatiot, joiden toiminta siirtyy joko kokonaan tai osittain uuden maakuntahallinnon vastuulle, yhteensä 54 eri toimijaa Vastaanottajille lähetettiin saman sisältöinen excel-lomake Vastaanottajaorganisaatiot on lueteltu liitteessä Vastausprosentti oli > 97 %, vain yksi vastaus jäi kokonaan saamatta, joillakin vastaajilla oli epätäydellisiä tietoja, joiden puuttuminen ei ole raportin kannalta merkityksellistä 6

7 Kyselyn sisältö Kysely kartoitti talous- ja henkilöstöhallinnon Järjestämistavan Kustannukset Tukipalvelujen fyysisen sijoittumisen Henkilöstörakenteen prosesseittain ja eläköitymisen Volyymit prosesseittain Järjestelmät Tiedoissa tarkasteltiin vuotta 2016 Lisäkysymyksiä esitettiin kuntavastaajille Lopuksi pyydettiin vapaamuotoisesti kertomaan maakuntavalmistelun kannalta olennaisia näkemyksiä Kyselyn rakenne on kuvattu liitteessä 7

8 Maakuntien tulevat TAHE-tukipalvelut Maakuntalakiehdotuksen mukaan maakunnille perustetaan valtakunnallinen palvelukeskus, joka vastaa maakuntien henkilöstö- ja taloushallinnosta. Palvelukeskusyhtiö perustetaan valtion kokonaan omistamaksi osakeyhtiöksi ja osakkeet luovutetaan myöhemmin voimaanpanolain mukaisesti maakunnille mennessä. Valtakunnallinen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus tuottaa maakunnille yhtenäiset taloushallinnon, maksuliikenteen ja kirjanpidon sekä henkilöstö- ja palkkahallinnon asiantuntija- ja tukipalvelut. Valtakunnallisen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen valmistelutyön johtoon ja koordinoijaksi on nimetty Ely-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (Keha-keskus). Keha-keskus on lähettänyt ohjeistuksen maakuntiin talous- ja henkilöstöhallinnon valmistelutyön tueksi. Ensimmäisen vaiheen päätavoitteena on mahdollistaa maakuntien johtaminen alkaen tarvittavien taloushallintotietojen avulla sekä varmistaa henkilöstön palkanmaksu Vuoden 2017 aikana Maakunnissa ryhdytään toimenpiteisiin maakuntien talous- ja henkilöstöhallinnon (MAKU TAHE) - yhtiöiden valitsemiseksi tai perustamiseksi, jolta maakunnat tulevat ostamaan talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelunsa. Valinnassa suositellaan hyödyntämään jo olemassa olevia palvelukeskuksia (nykyiset in house -yhtiöt ja liikelaitokset) sekä suosimaan mahdollisimman laajaa yhteistyötä yli maakuntarajojen. 8

9 2. Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämistapa 9

10 Taloushallinnon järjestämistapa Ulkopuoliselta palveluntuottajalta ostettuna palveluna Palvelukeskus yhdessä muiden kuntien/kuntayhtymien kanssa omistettuna osakeyhtiönä Palvelukeskus erillisenä organisaatioyksikkönä Osana keskushallintoa Muu (kuvaile lisätiedoissa) Vastaajien määrä, kpl

11 Henkilöstöhallinnon järjestämistapa Ulkopuoliselta palveluntuottajalta ostettuna palveluna Palvelukeskus yhdessä muiden kuntien/kuntayhtymien kanssa omistettuna osakeyhtiönä Palvelukeskus erillisenä organisaatioyksikkönä Osana keskushallintoa Muu (kuvaile lisätiedoissa) Vastaajien määrä, kpl

12 Yhteenveto TAHE -palveluiden järjestämistavasta Lähes poikkeuksetta toimijat ovat valinneet saman järjestämistavan sekä talous- että henkilöstöhallintoon. Toiminnot on suurelta osin järjestetty pienissä ja keskisuurissa kunnissa perinteisesti osana kunnan keskushallintoa omana toimintana. Toiseksi suosituin vaihtoehto on ostaa palvelut ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Maakunnan suurimmat kaupungit ovat valinneet ulkopuolisen palveluntuottajan lisäksi sisäisen keskitetyn palvelukeskusratkaisun. Talous- että henkilöstöhallinnon palveluja voidaan tuottaa osin keskitetysti konsernihallinnossa. Vastuunjaossa palkanlaskenta, osto- ja myyntireskontrat, maksuliikenne sekä kirjanpito (ns. rutiinit) ostetaan kuitenkin ulkoiselta palveluntuottajalta. Tulkinta, päätöksenteko, seuranta, suunnittelu ja raportointi on pidetty omana toimintana. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri hoitaa koko talous- ja henkilöstöhallinnon omana työnä sisäisessä palvelukeskuksessa. Yksi ratkaisumalleista on kuntien välinen yhteistyö, jossa toinen kunta ostaa palveluita toiselta kunnalta tai kunnan palvelukeskukselta, joka tuottaa palvelut vastuukuntamallilla. 12

13 Lisäpalvelut Kyselyssä pyydettiin ottamaan kantaa lisäpalvelujen käyttöön ja toimintamalliin Lisäpalvelut oli määritelty KEHA-keskuksen antaman ohjeistuksen mukaisesti seuraavalla sivulla olevan jaottelun mukaan 13

14 TAHE-palvelutarjoama Lähde: TAHE palvelukeskus tiivistelmä, vm:n sivuilla 14

15 Taloushallinnon lisäpalvelut 1/3 Lisäpalvelu Ennustamisen ja seurannan tuki On käytössä Ei ole käytössä Huomiot Suurimmalla osalla (55 %) toimijoista ei ole käytössä varsinaista työkalua. Seuranta tapahtuu usein taloushallinnon ammattilaisen toimesta taloushallinnon järjestelmästä, sillä raporttien ajaminen voi olla hankalaa ja vaatia laajaa järjestelmätuntemusta. Usein seurantaa ja ennusteita tehdään vain päättäjiä varten. Näin raportit saavuttavat harvoin koko organisaation oikea-aikaisesti. Yksi kunta ilmoitti, että heillä on mahdollisuus seurata talouden toteumatietoa ja jakaa raportteja koko henkilöstölle intranetin kautta. Ko. raportit sisältävät myös yksinkertaisen ennusteen. Turun kaupungilla ja Varsinais-Suomen pelastuslaitoksella on käytössä SAP BI tietovarastojärjestelmä, joka mahdollistaa monipuolisen raportoinnin. Kustannuslaskennan tuki Toimijoista 16 ilmoittaa käyttävänsä kustannuslaskennan tukea, mutta hoitavansa sen omana toimintana joko excelillä tai nykyisellä taloushallinnon järjestelmällä. Kukaan ei ilmoita käyttävänsä erillistä järjestelmää tähän. 15

16 Taloushallinnon lisäpalvelut 2/3 Lisäpalvelu On käytössä Ei ole käytössä Huomiot Kassanhallinta ja rahoituspalvelut Suuremmat toimijat käyttävät kassanhallintaan ja rahoituspalveluihin erillisiä järjestelmiä. Suuret rahavirrat ja usein myös lainasalkku edellyttää tätä. Pienet kunnat hoitavat pääosin kassanhallinnan manuaalisesti usein kirjanpitäjän tai muun taloushallinnon henkilön voimin. Leasing-rahoituksiin liittyvät hallinnointipalvelut Leasing-rahoitusten yleistyessä, niiden hallinnointiin on tarjolla erilaisia ratkaisuja. Vain yksi kunta ilmoittaa käyttävänsä leasing-sopimusten laiterekisteriä, joka on rahoittajan ylläpitämä. Varsinais-Suomen pelastuslaitos ilmoittaa, että Kuntarahoitus hoitaa Ensihoitopalveluyksikön leasinghankinnat ja Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä ilmoittaa hoitavansa Kuntarahoitus IT-leasing-kustannukset, Kuntarahoituksen ohjelmalla. Muilta osin hallinnointi hoidetaan manuaalisesti hyödyntäen käytössä olevaa taloushallinnon järjestelmää. 16

17 Taloushallinnon lisäpalvelut 3/3 Lisäpalvelu On käytössä Ei ole käytössä Huomiot Johdon raportointi Toimijoista 21 ilmoittaa, että heillä on käytössään johdon raportointi, mutta osa näistäkin kertoo tarkennuksena, että johdon raportoinnin tuottaa joko kirjanpitäjä tai raportointina käytetään taloushallinnon järjestelmistä tuotettuja lukuja tuotuna esimerkiksi exceliin. Raportteja kuvataan tehtävän aina tarpeen mukaan. Hankaluutena on se, että tarve täytyy tietää hyvissä ajoin etukäteen. Oikealla ja tehokkaalla johdon raportoinnilla haluttu tieto saadaan oikea-aikaisena ja nopeasti ja raportoinnin käyttö on vaivatonta. Talousarvion ja taloussuunnittelun tuki Talousarvion teko ja taloussuunnittelu hoidetaan kaikilla toimijoilla omana toimintana. Käytössä on erilaisia järjestelmiä ja työ tehdään pääosin taloushallinnon henkilöiden toimesta. 17

18 Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut Lisäpalvelu Osaamisen ja suorituksen hallinta (HRD) ja koulutuksen hallinta (järjestelmä) Kyllävastauksia Eivastauksia Huomiot 9 32 Suurimmalla osalla ei ole erityistä järjestelmää käytössä. 3 toimijaa ilmoitti, että järjestelmäkäyttöönotto jo menossa tai tulossa vuosien aikana. Henkilöstöraportointi Noin puolet vastaajista ilmoitti, että hyödyntävät henkilöstöraportointiin palkanlaskenta- ja HRjärjestelmän tietoja ja raportteja. Tietoja haetaan useasta eri lähteestä. Matkavarausprosessi ja neuvontapuhelin 5 36 Neuvonta tuotetaan omana palveluna. Rekrytoinnin tuki Kyllä-vastanneista isolla osalla käytössä KuntaRekry. Palvelu tuotetaan pääosin omana toimintana. 1 vastaaja ilmoitti, että heillä tulossa mahdollisesti rekrytointijärjestelmän vaihto vuonna

19 Yhteenveto lisäpalveluista Maakunnan alueella ei ole tällä hetkellä selkeästi yhtenäistä tapaa tuottaa TAHE-lisäpalveluita. TAHE-lisäpalveluja tuotetaan oman henkilöstön voimin. Ei-vastauksia selittänee, että harva toimija on osoittanut niihin kohdennettua resurssia tai että tuki tulisi ulkopuolelta. Talousarvion ja taloussuunnittelun tuki korostuu käytössä olevista taloushallinnon lisäpalveluista, joka tuotetaan vastausten perusteella usein omana toimintana. Taloushallinnon lisäpalveluiden osalta suurimmat toimijat käyttävät kassanhallintaan ja rahoituspalveluihin erillisiä järjestelmiä, ja muilta osin lisäpalveluihin liittyvät järjestelmätarpeet ovat ratkaistu hyödyntämällä jo käytössä olevia perusprosessien järjestelmiä sekä manuaalisia ratkaisuja. Vähiten lisäpalveluista on käytössä osaamisen ja suorituksen hallinta sekä matkavarauksien keskitetty tuki. 19

20 Yhteenveto vain kunnille osoitetuista kysymyksistä Kunnille esitettiin lisäkysymyksiä tulevaisuuden TAHE-tukipalveluratkaisuista. Vastaukset saatiin kaikilta 27 kunnalta. Vastaukset osoittivat, että 9 kuntaa on valmiita harkitsemaan maakunnan ja kuntien yhteistä tukipalvelutuotantoa sekä talous- että henkilöstöhallinnon osalta. Tämä ei kuitenkaan tapahtuisi samassa aikataulussa kuin maakunnan TAHEtuottajan käynnistäminen, vaan vuosina tai myöhemmin Varaumia esitettiin sen suhteen, että muitakin vaihtoehtoja tarkastellaan ja neuvotellaan naapurikuntien kanssa. 6 kuntaa totesi, että pohdinta ei ole vielä ajankohtainen eikä heillä tästä syystä ole kantaa asiaan. 12 kunnan vastaus oli kielteinen, jossa taustalla tuoreita omia palvelukeskusratkaisuja tai tavoite pitää tukipalveluiden tuotanto omana toimintana. 20

21 Onko maakunnan TAHE-yhtiö mahdollinen kuntaanne jäävien toimintojen tukipalvelutuottaja? Kuntakoko, asukasta Kyllävastauksia Vuoden 2019 alusta Vuosina Alle Myöhemmin Yli YHTEENSÄ 9 Kuntakoko, asukasta Eivastauksia Mahdollisia syitä Alle Lähtökohtaisesti halutaan hoitaa itse Muu palvelukeskus, asia ei ole ollut selvitettävänä, tavoite hoitaa omana toimintana Yli Muu palvelukeskus YHTEENSÄ 12 21

22 3. Kustannukset 22

23 Kustannusten tarkastelu Tiedot sisältävät TAHE-palkkakustannukset sivukuluineen. Tiedot esitetään maakuntaan siirtyviin ja nykyisiin organisaatioihin jääviin jakautuen. Maakunnan TAHE-palvelutuotannon järjestelmä-, tila-, materiaaliyms. kustannukset riippuvat tulevista päätöksistä eivätkä sinällään ole sidoksissa nykyisiin ratkaisuihin. Tästä syystä niitä ei kyselyn vastaanottaneilta organisaatioilta kysytty. 23

24 Taloushallinnon kustannukset Vastaajien ilmoittama kokonaishenkilöstökustannus on 9,9 M. Siirtyvä 49 %; Jäävä 51 %;

25 Henkilöstöhallinnon kustannukset Vastaajien ilmoittama kokonaishenkilöstökustannus on 8,1 M. Siirtyvä 50 %; Jäävä 50 %;

26 Yhteenveto Niillä kunnilla tai muilla toimijoilla, jotka ostavat palvelun ulkoiselta palveluntuottajalta, ei pääsääntöisesti ole siirtyviä henkilöitä eikä henkilöstökustannuksia. Edellä mainituissa tapauksissa maakuntaan siirtyvien tehtävien volyymi ja kustannukset on kuitenkin laskettu mukaan, muuten kokonaiskuva vääristyisi. Sote-toimijoiden osalta on ilmoitettu kaikkien TAHE-henkilöstökustannusten siirtyvän maakuntaan. Kaikki kyselyyn vastaajat eivät ole ilmoittaneet kustannuksia, joten siirtyvä kustannus on suuntaa antava. Näissä vastaajissa on kuntia, joiden sote-toiminnot hoitaa seudun kuntayhtymä tai kuntien volyymi on niin pieni, että henkilöstöresurssia on vaikea kohdentaa maakuntaan siirtyville tehtäville. 26

27 4. Palvelujen nykyinen sijoittuminen 27

28 Siirtyvän henkilöstön sijoittuminen Uusikaupunki Kustavi Arvioitu siirtyvän henkilöstön määrä Pyhäranta Laitila Mynämäki Pöytyä Turku Naantali Kaarina Oripää Sauvo Loimaa Vehmaa Koski tl Nousiainen Aura Taivassalo Rusko Marttila Masku Lieto Raisio Paimio Salo Somero Arvioitu siirtyvän henkilöstön määrä yli 20 Parainen Raision tieto sisältää myös siellä sijaitsevan sairaanhoitopiirin sisäisen TAHE-palvelukeskuksen Kemiönsaari 28

29 Yhteenveto Suurin keskittymä on Turussa ja Raisiossa. Siirtyvää TAHE-henkilöstöä on 6-20 per kunta lähinnä siellä, missä toimii sote-tehtäviä hoitava kuntayhtymä. 15 vastaajaa ilmoittaa, ettei siirtyviä henkilöitä ole lainkaan. Näissä tapauksissa useimmiten TAHE -toiminnot ovat vain yhden tai kahden henkilön vastuulla ja tällöin henkilöt eivät siirry, vaikka osa tehtävistä lähteekin pois. 29

30 5. Henkilöstörakenne ja eläköityminen 30

31 Taloushallinnon henkilöstön rakenne prosesseittain Henkilötyövuosina mitattuna taloushallinnon henkilöstöstä 51 % siirtyy maakuntaan Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat Konsernitilinpäätös Maksuliikenne Myyntilaskut Muut ja myyntireskontra asiantuntijat Perintä Ostolaskut ja ostoreskontra Talousraportointi Siirtyvä htv Jäävä htv

32 Henkilöstöhallinnon henkilöstön rakenne toiminnoittain 70 Henkilötyövuosina mitattuna henkilöstöhallinnon henkilöstöstä 50 % siirtyy maakuntaan Matkan- ja kulunhallinta Muut asiantuntijat Palkanlaskenta Palvelussuhdetietojen hallinta Siirtyvä htv Jäävä htv

33 Eläköitymisennuste vuosina Henkilöstö, htv Arvioitu eläköityminen seuraavan viiden vuoden aikana Kaikki % Siirtyvä % Jäävä % Jäävä hehahenkilöstö Jäävä tahahenkilöstö Siirtyvä hehahenkilöstö Siirtyvä tahahenkilöstö Kaikki yhteensä Eläköityvät (htv)

34 Yhteenveto Maakuntaan siirtyvien toimintojen ja tehtävien TAHE-tukipalvelujen htv-panoksesta 35 % tehdään Turun kaupungille ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirille, yhteensä 75 htv. Eläköitymisvuoden ovat vastaajat arvioineet itse henkilöiden laskennallisen eläkeiän saavuttamisen pohjalta. Taloushallinnon henkilökuntaa eri tehtävistä on siirtymässä maakuntaan 124 htv:n verran. Tästä arvioidaan eläköityvän 19 % vuosina Henkilöstöhallinnon henkilökuntaa on siirtymässä maakuntaan 93 htv:n verran. Tästä arvioidaan eläköityvän 14 % vuosina Koko TAHE-henkilöstöstä arvioidaan eläköityvän noin 16 %. Eläköityminen kohdistuu melko tasaisesti sekä jääviin että siirtyviin henkilöihin. Vuonna 2018 siirtyvistä TAHE-tehtävistä on arvioitu eläköityvän 7 henkilöä. Siirtyvän henkilöstön osaaminen on pääosin syvää ja laaja-alaista. Eläköitymisen myötä on riski, että osaamista häviää ja TAHE-tehtäviin kohdistuva muutospaine saattaa vauhdittaa eläköitymistä. 34

35 6. Volyymit ja järjestelmät 35

36 Käytetyimmät pääjärjestelmät maakunnassa Taloushallinto Järjestelmä Toimittaja Volyymi* % SAP Tiera % Oracle Oracle % Intime Aditro % Raindance CGI % UNIT4 Abilita % Pro Economica CGI % Pro Consona CGI % Abilita Abilita ,5 % ProE Premium CGI ,4 % Palkanlaskenta Järjestelmä Toimittaja Palkkalaskelmat kpl* % Personec FK Aditro % Prima CGI % Pegasos CGI % Abilita PR Abilita % Populus CGI % Status CGI % UNIT4 Abilita % Pro Excellenta CGI 982 0,2 % * kirjanpidon, maksuliikenteen, ostolaskujen ja myyntilaskujen volyymit yhteensä 36

37 Volyymi prosesseittain Keskimäärin prosessien volyymista siirtyy 53% maakunnalle. Osuus prosesseittain Kirjanpitovolyymi 50 % Maksuliikennetapahtumat 45 % Myyntilaskutus 72 % Ostolaskut 50 % Palkkalaskelmat 67 % Volyymi prosesseittain Summa / Kpl Jäävä Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat: kirjanpitovientien kpl Maksuliikennetapahtumat kpl Myyntilaskut ja myyntireskontra: myyntilasku kpl Ostolaskut ja ostoreskontra: ostolasku kpl Palkkalaskelmat kpl Siirtyvä Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat: kirjanpitovientien kpl Maksuliikennetapahtumat kpl Myyntilaskut ja myyntireskontra: myyntilasku kpl Ostolaskut ja ostoreskontra: ostolasku kpl Palkkalaskelmat kpl

38 Taloushallinnon volyymit 38

39 Kirjanpidon volyymi Maakuntaan tulee siirtymään kirjanpidon volyymistä noin 5,3 miljoonaa kirjanpitovientiä vuositasolla. Nykyisille toimijoille jää kirjanpidon kokonaisvolyymistä noin 5,4 miljoonaa kirjanpitovientiä. Jäävä 50 % Siirtyvä 50 % HUOM! Kirjanpidon volyymit eivät ole vertailukelpoisia keskenään järjestelmien kirjausmenetelmien erosta johtuen 39

40 Siirtyvä kirjanpidon volyymi järjestelmittäin Abilita 0,03 SAP 47 % UNIT4 7 % Raindance 4 % Intime 6 % Oracle 34 % Pro Consona 1 % Pro Economica 1 % Kirjanpidon volyymit eivät ole vertailukelpoisia järjestelmien kirjausmenetelmien erosta johtuen, kuva on suuntaa antava. Vallitsevana järjestelmänä Varsinais-Suomessa on SAP ERP ja Oracle, jotka jakavat volyymit. Muiden järjestelmien osalta siirtyvä volyymi on suhteutettuna alhainen. 40

41 Kirjanpito; siirtyvä volyymi top-5 Raision kaupunki 6 % Salon kaupunki 2 % Muut 6 % Uudenkaupungin kaupunki 7 % Turun kaupunki 45 % Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri 34 % 41

42 Myyntilaskutuksen volyymi Maakuntaan tulee siirtymään laskutuksen volyymista noin 1,4 miljoonaa myyntilaskua vuositasolla. Nykyisille toimijoille jää laskutuksen kokonaisvolyymistä noin 0,5 miljoonaa myyntilaskua. Jäävä 28 % Siirtyvä 72 % 42

43 Siirtyvä myyntilaskutuksen volyymi järjestelmittäin UNIT4 4 % Abilita 1 % Laskutuksessa volyymi painottuu terveydenhuollon palveluihin. SAP 27 % Oracle 34 % Rondo R8 Laskutus 8 % ProE Premium 1 % Pro Economica 5 % Intime 10 % Pro E laskutus 10 % 43

44 Myyntilaskut; siirtyvä volyymi top-5 Muut 25 % Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri 34 % Uudenkaupungin kaupunki 3 % Kaarinan kaupunki 4 % Salon kaupunki 8 % Turun kaupunki 26 % 44

45 Maksuliikenteen volyymi Maakuntaan tulee siirtymään maksuliikenteen volyymistä noin maksuliikennetapahtumaa vuositasolla. Nykyisille toimijoille jää laskutuksen kokonaisvolyymistä noin maksuliikennetapahtumaa. Jäävä 55 % Siirtyvä 45 % HUOM! Maksuliikenteen volyymitiedot olivat vastaajilla puutteellisia. Maksuliikennetapahtuman kappaletieto voi olla tulkinnanvarainen eikä helposti koottavissa. 45

46 Siirtyvä maksuliikenteen volyymi järjestelmittäin Pro Consona 0,3 % OpusCapita 34 % Maksuliikennetapahtumat keskittyvät kahteen eri teknologiaan, mutta useaan eri järjestelmäympäristöön Basware maksuliikenne 66 % 46

47 Maksuliikenne; siirtyvä volyymi top-5 Muut 11 % Salon kaupunki 5 % Paraisten kaupunki 30 % Kemiönsaaren kunta 16 % Turun kaupunki 17 % HUOM! Maksuliikenteen volyymitiedot olivat vastaajilla puutteellisia. Maksuliikennetapahtuman kappaletieto voi olla tulkinnanvarainen eikä helposti koottavissa. Raision kaupunki 21 % 47

48 Ostolaskutuksen volyymi Maakuntaan tulee siirtymään ostolaskutuksen volyymistä noin ostolaskua vuositasolla. Nykyisille toimijoille jää ostolaskutuksen kokonaisvolyymistä noin ostolaskua. Jäävä 50 % Siirtyvä 50 % 48

49 Siirtyvä ostolaskujen volyymi järjestelmittäin UNIT4 3 % Workflow 9 % Abilita 4 % Basware InvoiceReady 3 % Muutoksessa hajanaisin osa-alue siirtyvän volyymin kannalta on ostolaskujen kierrätys. SAP 26 % Basware IP 28 % Rondo 14 % Pro Economica 7 % ProE Premium 2 % Basware P2P Alusta 4 % Identa Gold 0,2 % 49

50 Ostolaskut; siirtyvä volyymi top-5 Muut 38 % Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri 25 % Turun kaupunki 24 % *sisältää myös volyymin joka tuotetaan muihin maakuntiin Loimaan kaupunki 4 % *Kårkulla samkommun 4 % Salon kaupunki 5 % 50

51 Taloushallinnon järjestelmät Pyhäranta Raision tieto sisältää sairaanhoitopiirin käytössä olevan Oracle-järjestelmän Uusikaupunki Kustavi Parainen Laitila Vehmaa Taivassalo Mynämäki Nousiainen Rusko Masku Raisio Turku Naantali Pöytyä Aura Lieto Kaarina Sauvo Kemiönsaari Loimaa Oripää Paimio Marttila Koski tl Salo Somero Intime Intime ja Oracle Pro Consona Raindance Pro Economica ProE premium Raindance ja Abilita SAP ja Pro Economica UNIT4 51

52 Yhteenveto taloushallinnon volyymeista ja järjestelmistä 52

53 Maakuntaan siirtyvän taloushallinnon arviointia Maakuntaan siirtyy noin puolet kirjanpidon vienneistä, ostolaskuista sekä maksuliikenteestä. Myyntilaskutuksesta siirtyy 72 %. Tämä johtuu toiminnan luonteesta, jossa laskutetaan yksittäisiä kuntalaisia eri palveluista. Siirtyvällä htv-määrällä ostolaskujen määrä olisi kuukausitasolla 1166 ostolaskua/htv Verrokkilukuna (PaRot-hanke*) nykyisillä toimivilla palvelukeskuksilla vastaavat luvut ovat keskimäärin 2238 ostolaskua/kk/htv Siirtyvällä htv-määrällä myyntilaskutuksen määrä olisi kuukausitasolla 2626 myyntilaskua/htv Verrokkilukuna (PaRot-hanke) nykyisillä toimivilla palvelukeskuksilla vastaavat luvut ovat keskimäärin 4918 myyntilaskua/kk/htv. *PaRot-hankkeen verrokkiluku on keskiarvo kuuden kuntaomisteisen TAHEpalvelukeskuksen vuonna 2016 ilmoittamista luvuista ja tehokkuusluvut voivat vaihdella riippuen palvelukeskuksen koosta ja käytössä olevista prosesseista, vastuunjaoista sekä järjestelmistä. 53

54 Yhteenveto Osto- ja myyntilaskutuksen sekä maksuliikenteen osalta on mahdollista tehdä suhteellisen tarkkaa laskentaperusteista henkilöstösuunnitelmaa tarvittavasta henkilöstön määrästä. Esijärjestelmät on pääosin liitetty point-to-point rakenteella, eli tietovirtojen hallintaan ei ole yhteistä keskitettyä ratkaisua. Laskutusaineistoa muodostavia esijärjestelmiä on paljon maakuntahallinnon puolella. Osto- ja myyntilaskuprosessien osalta voidaan todeta, että siirtyvä henkilöstö on ylimitoitettu suhteessa siirtyvään volyymiin mikäli vertailutietona käytetään toimivia palvelukeskuksia (PaRot) Palvelun tuottamisen kokonaiskustannus on merkittävä, sillä henkilöstökustannusten lisäksi tulee paljon kolmansien osapuolien kustannuksia, kuten esimerkiksi järjestelmäkustannukset ja operaattorikulut. 54

55 Henkilöstöhallinnon volyymit 55

56 Palkanlaskennan volyymi Maakuntaan tulee siirtymään palkanlaskennan volyymistä noin palkkalaskelmaa vuositasolla. Nykyisille toimijoille jää palkanlaskennan kokonaisvolyymistä noin palkkalaskelmaa. Jäävä 33 % Siirtyvä 67 % 56

57 Siirtyvä palkanlaskennan volyymi järjestelmittäin Maakunnan palkanlaskennan volyymit jakaantuvat lähes kaikki yleisimmin Suomessa käytössä oleviin palkkajärjestelmiin. Henkilötietojen siirto tulee olemaan työlästä ja aikaavievää erityisesti eri logiikalla toimivien järjestelmien välillä. Vaikka eri toimijat käyttäisivät samaa ohjelmistoa, järjestelmäympäristöt ovat erillisiä. Tämä lisää osaltaan volyymien yhdistämisen monimutkaisuutta. Populus 4 % Pro Excellenta 0,2 % Prima 29 % Status 3 % UNIT4 2 % Abilita PR 5 % Pegasos 15 % Personec FK 42 % 57

58 Palkanlaskenta; siirtyvä volyymi top-5 Muut 30 % Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri 29 % Kaarinan kaupunki 3 % Kårkulla samkommun 5 % Salon kaupunki 8 % Turun kaupunki 25 % 58

59 Palkanlaskentajärjestelmät Pyhäranta Raision tieto sisältää sairaanhoitopiirin käytössä olevan Prima-järjestelmän Uusikaupunki Kustavi Parainen Laitila Mynämäki Turku Naantali Pöytyä Sauvo Kemiönsaari Loimaa Oripää Aura Vehmaa Nousiainen Koski tl Rusko Taivassalo Masku Marttila Lieto Raisio Paimio Kaarina Salo Somero Salo Personec Personec ja Prima Pegasos Populus Populus ja Abilita PR Pro Excellenta Status 59

60 Yhteenveto henkilöstöhallinnon volyymeista ja järjestelmistä 60

61 Maakuntaan siirtyvän henkilöstöhallinnon arviointia Palkanlaskennan suoritteista siirtyy 2/3 maakuntaan. Siirtyvällä htv-määrällä palkkalaskelmien määrä olisi kuukausitasolla 434 palkkalaskelmaa/htv. Verrokkilukuna (PaRot-hanke) nykyisillä toimivilla palvelukeskuksilla vastaavat luvut ovat keskimäärin 570 palkkalaskelmaa/kk/htv. Maakuntaan siirtyvän henkilöstön osalta voidaan jo tämän vertailuluvun perusteella nähdä noin 20 % tehostamispotentiaali. Palvelun tuottamisen kokonaiskustannus on merkittävä, sillä henkilöstökustannusten lisäksi tulee paljon kolmansien osapuolien kustannuksia, kuten esimerkiksi järjestelmäkustannukset ja operaattorikulut. 61

62 Yhteenveto Palkanlaskennan osalta voidaan todeta, että siirtyvä henkilöstö riittää nykyisillä prosesseilla ja järjestelmäratkaisuilla tuottamaan palkanlaskennan volyymit. Prosessi- ja järjestelmäkehityksen sekä robotisaation kautta on kuitenkin mahdollista saavuttaa merkittävää tehostumista, jolloin nykyinen henkilöstömäärä suhteutettuna volyymiin on liian suuri. Toimijoiden erilaiset käytännöt ja järjestelmät saattavat aiheuttaa siirtymisvaiheessa haasteita toiminnan harmonisoinnin osalta. 62

63 TAHE-tuottavuustarkastelu 63

64 Nykytila Selvityksen mukainen siirtyvän henkilöstön henkilöstökustannus Taitoan kolmen suuren asiakkaan ja käytössä olevien maakuntien nykytilaselvitysten pohjalta voidaan arvioida, että henkilöstökustannus on % TAHE-kokonaiskustannuksista Arvio TAHEkokonaiskustannuksesta Varsinais-Suomen maakunnassa nykytilassa 19,7 22,2 M Tuottavuuspotentiaali Taitoan kolmen suuren asiakkaan ja käytössä olevien maakuntaselvitysten pohjalta voidaan arvioida, että TAHEkokonaiskustannukset ovat keskimäärin 0,45 0,80 % organisaation kokonaismenoista Tulevan maakunnan TAHEkokonaiskustannusten tulisi tavoitellulla tähtäimellä asettua 7,3 13,0 M :oon, Siis jopa n. 63 % nykytilaa alemmalle tasolle 64

65 Yhteenveto Edellä oleva tarkastelu on laskennallinen Laskelma ei esimerkiksi ota huomioon henkilöstökustannuksissa Henkilöstösuunnittelun mahdollisuuksia, jolloin nk. harmaat alueet tehtäväkokonaisuuksien rajapinnoissa pystytään hyödyntämään ja resursoimaan tarkoituksenmukaisesti Eläköitymistä ja luonnollista vaihtuvuutta Henkilöiden asiantuntijuuden käyttöä nykyistä vaativampiin tehtäviin ja maakunnan kokonaan uusia tehtäviä Jatkovalmistelun tavoitteet mm. prosessien automatisaatioasteen, toimintamallien ja kehityspanostuksien suhteen merkitsevät paljon tuottavuuspotentiaalin saavuttamisessa 65

66 7. Vastaajien esille tuomat jatkovalmistelun kannalta olennaiset seikat 66

67 Prosessit luotava mahdollisimman pienin kustannuksin mahdollisimman suuren volyymin päälle. Järjestäjäliikelaitos ja yhtiöitettävät toiminnot oma kokonaisuutensa. Investointeja tulee välttää kaikin keinoin. Osaaminen ja palvelutaso säilytettävä. Palkanlaskijoilla erittäin vahva lääkärites ja hoitajates osaaminen. Neuvontaa on tehtävä aivan eri mittakaavassa kuin tällä hetkellä, joten siihen panostettava. Pyrittävä tekemään hallittu prosessi siihen, missä järjestyksessä asioita tehdään. Otettava huomioon, että tässä tehdään samalla kaiken muun muutos, ei pelkästään TAHE-muutosta. Prosessien kyvykkyyttä on tarkasteltava tulevan TAHEpalvelun rakentamisen pohjana. Sairaanhoitopiirin järjestelmät kykenevät ottamaan vastaan koko maakunnalle annettavan laskentatunnisteen sisällön ja tason molemmissa sekä TA että HE. Hyvä suunnittelu on ensiarvoisen tärkeää. Kun kunnista kysytään tietoja, niin ne pitää ehdottomasti suunnitella hyvin niin, että samoista asioista ei kysytä montaa kertaa eikä monia eri kyselyjä. Pitää osata hyödyntää jo olemassa olevaa tietoa. Johdonmukaisuutta ja määrätietoisuutta valmistelijoille. Myös muiden tukipalvelujen osalta tulisi mahdolliset siirrot huomioida, esim. puhelinvaihteet, asiakaspalvelut, siivous- ja ateriapalvelut, kiinteistönhoito, ict. Vastauksista nousi koottuna esille, että monissa organisaatioissa TAHE-tehtävää hoitavan henkilön työpanos hajautuu moniin muihin tehtäviin, usein toimistotehtäviin, mutta jopa laajaan esimiesrooliin ja potilastehtäviin. 67

68 8. Yhteenveto 68

69 Valmistelun etenemisen tiekartta 69

70 Valmistelun eteneminen Rakentaminen ja muutoksen johtaminen Peruspalvelu tuotannon käynnistäminen Nykytilan kuvaus Malli tahe palveluille MAKU TAHE valinta / perustaminen Päätöksenteon dokumenttien valmistelu Siirtymävaiheen tahe ratkaisu Suunnittelu ja sopiminen Järjestelmävalinnat ja integraatiot Organisoitumisen suunnittelu Muutoksen johtaminen ja viestiminen Talous- ja henkilöstösuunnittelu Järjestelmäkäyttöönoton suunnittelu Siirtymävaiheen palvelutuotanto Muutoksen johtaminen ja viestiminen Tilat ja muu infra Siirtymävaiheen palvelu ja viestintä Peruspalvelutuotannon käynnistäminen Maakunnallinen asiakaspalvelun käynnistys Talouden (ja tiedon) integraatiot Muutoksen johtaminen ja koulutus

71 TAHE-tukipalveluratkaisun valmistelun jatkaminen 71

72 Taloushallinnon ratkaisun valmistelussa olennaista Lukumäärältään siirtyvä henkilöstö näyttää riittävältä tuottamaan taloushallinnon palvelut. Laadullisesti on tiedostettava riski, ettei osaavin henkilökunta siirrykään uudelle toimijalle vaan kunnat ja muut toimijat pitävät itsellään osaavimman henkilökunnan. Tämä riski on erityisen suuri kirjanpidon ammattilaisten kohdalla. Teknisten järjestelmäympäristöjen harmonisointi maakunnan palvelurakenteeseen on merkityksellistä, jotta järjestelmät tukevat prosesseja ja toimintaa mahdollisimman saumattomasti. Myyntilaskutuksen laskutusprosessin tehokkuuden ja toimintavarmuuden takaamisessa järjestelmän ja tiedonvälitysoperaattorin valinta on erittäin keskeinen päätös. Sähköistämisellä on mahdollista saada merkittäviä kustannussäästöjä aikaan. Ostolaskujen kierrätys on yksi potentiaalisimmista automatisoitavista prosesseista. Myös linjauksella ottaa vastaan toimittajilta vain verkkolaskuja vältytään ostolaskujen skannaukselta ja vähennetään kustannuksia sekä nopeutetaan laskujen kiertoa. Muuttuvien laskutusosoitteiden tiedottaminen on hoidettava perusteellisesti ja pidettävä pääpaino verkkolaskuosoitteiden tiedottamisessa. 72

73 Henkilöstöhallinnon ratkaisun valmistelussa olennaista Lukumäärältään siirtyvä henkilöstö näyttää riittävältä tuottamaan palkanlaskennan palvelut. Prosesseissa näyttää olevan merkittävää tehostamisen potentiaalia, mutta se edellyttää, että tavoitellaan yhtenäisiä järjestelmiä ja toimintamalleja. Tietojen ja prosessien harmonisointi tavoitejärjestelmään on aloitettava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Palkanlaskentajärjestelmien moninainen kirjo on hyvä huomioida siirtymävaiheessa, koska mm. tietojen konvertoinnin laajuus voi yllättää työmäärältään. Aikataulu siirrolle on hyvin lyhyt ja kriittinen, koska järjestelmien ja toimintamallien kirjo on suuri. 73

74 TAHE-järjestelmävalintojen valmistelun jatkaminen 74

75 TAHE-järjestelmävalinnoissa olennaista 1/3 Yhdistettäessä useamman organisaation tietoja on huomioitava alkuperäisten hankintasopimusten laajennettavuus. Vain harvat alkuperäiset sopimukset ovat laajennettavissa koskemaan koko maakunnan volyymeja. Vanhojen, elinkaarensa päässä olevien järjestelmien käyttö lisää työtä ja kustannuksia. Kehityspanosta ei kannata hajottaa hajanaiseen järjestelmäkirjoon. Osto- ja myyntilaskutus Hankinnasta maksuun prosessia hyödynnettävä mahdollisuuksien mukaan. Ostolaskujen ja verkkolaskujen osalta automaation ja robotiikan hyödyntäminen edellyttää tiettyjen perusasioiden toteuttamista toimittajaohjeistuksessa, verkkolaskun tietokentissä ja toimittajaviestinnässä. Tavoitteena tulisi olla kaikilla sama operaattori ja vakioidut sanomarakenteet. 75

76 TAHE-järjestelmävalinnoissa olennaista 2/3 Perinnässä sotu-tunnus on erittäin tärkeä jo asiakkaan oikeusturvan vuoksi. Erityisesti esijärjestelmissä on havaittu usein puutteita. Master Data Konversioihin on kiinnitettävä erityistä huomiota muutostilanteessa. Master Datan vakioitu käsittely ja analyysit kannattaa ottaa käyttöön, jotta useiden organisaatioiden datan laatu ja eheys voidaan todentaa ennen konversioita. Myyntilaskutuksessa kiinnitettävä alusta asti huomiota esijärjestelmien Master Dataan. Asiakastiedoissa myyntilaskuaineistossa oltava sotu tai y-tunnus, kun tieto toimitetaan palveluntuottajalle. 76

77 TAHE-järjestelmävalinnoissa olennaista 3/3 Kirjanpito Ratkaisun pohjana pitää olla yhtenevä laskentatunnisteen käyttö ja rakenteen harmonisointi, koska se varmistaa ajantasaisen raportoinnin maakunnan kokonaisuudesta. Tilastointi ja kirjanpidon valtakunnallisten asetusten ja suositusten noudattaminen on rakennettavissa suoraan järjestelmään. Maksuliikenne Toimii hyvin keskitetyllä rakenteella. Moniasiakasympäristöä tukeva maksuliikenneratkaisu mahdollistaa esim. pankkisopimukset keskitetysti, yksinkertaiset arkistointiprosessit ja yksinkertaisten liittymien hallinnan. 77

78 Integraatioratkaisut Moninkertaisen työn välttämiseksi on suositeltavaa käyttää älykästä integraatioratkaisua ja unohtaa lähde- tai kohdejärjestelmiin tehtävät sovitukset. On ehdottoman tärkeää, ettei rakenneta suoria liittymiä asiakkaan ympäristössä esijärjestelmien ja tuotantojärjestelmien välille, jotta asiakkaan esijärjestelmästä tulevaa aineistoa voidaan palvelukeskuksessa käsitellä. Tavoitteena tulisi olla, että kaikki palvelutuotannossa tarvittava aineisto kiertää integraatioalustan kautta. Muussa tapauksessa palvelukeskuksella ei ole ongelmatilanteissa näkyvyyttä aineistoon. 78

79 Tiedonvälitys ja tietosuoja Tiedonvälitys Sovitusten luomisen työmäärä muutoksessa on suhteessa merkittävän iso ja vaatii useiden eri toimittajien työtä Sähköistämisellä saadaan aikaan huomattavia säästöjä operaattorikuluissa (verkkopalkka, e-laskut) Tietosuoja Uudella tietosuoja-asioiden sääntelyllä ohjataan yhteisöt ja yritykset ottamaan tietosuoja-asiat kokonaisvaltaisesti huomioon jo toimintansa suunnittelussa. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen velvoitteet tarkoittavat henkilötiedon elinkaaren hallintaa ja merkittäviä muutoksia nykyisiin TAHE-sovelluksiin, sekä prosesseihin, joissa henkilötietoa käsitellään. 79

80 9. Liitteet 80

81 Kyselyn vastaanottajaorganisaatiot Auran kunta Kaarinan kaupunki Kemiönsaaren kunta Koski Tl:n kunta Kustavin kunta Laitilan kaupunki Liedon kunta Loimaan kaupunki Marttilan kunta Maskun kunta Mynämäen kunta Naantalin kaupunki Nousiaisten kunta Oripään kunta Paimion kaupunki Paraisten kaupunki Pyhärannan kunta Pöytyän kunta Raision kaupunki Ruskon kunta Salon kaupunki Sauvon kunta Someron kaupunki Taivassalon kunta Turun kaupunki Uudenkaupungin kaupunki Vehmaan kunta Perusturvakuntayhtymä Akseli Paimion-Sauvon Kansanterveys kuntayhtymä Pöytyän kansanterveystyön kuntayhtymä Varsinais-Suomen lastensuojelukuntayhtymä Varsinais-Suomen liitto Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Varsinais-Suomen pelastuslaitos Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä Kårkulla samkommun Liedon Ympäristöterveydenhuollon yhteistyöalue Uudenkaupungin Ympäristöterveydenhuollon yhteistyöalue Raision Ympäristöterveydenhuollon yhteistyöalue Forssan Ympäristöterveydenhuollon yhteistyöalue Turun kaupungin ympäristöterveydenhuolto Salon kaupungin ympäristöterveydenhuolto Salon Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; Lomituspalvelut Pöytyän Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; Lomituspalvelut Vehmaan Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; Lomituspalvelut Ypäjän Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; Lomituspalvelut Liedon Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; maaseutupalvelut Salon Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; maaseutupalvelut Someron Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; maaseutupalvelut Vehmaan Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; maaseutupalvelut Paimion Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; maaseutupalvelut Loimaan Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alue; maaseutupalvelut ELY-keskuksen ja TE-toimistojen KEHA Aluehallintoviraston HAKE (hallinto- ja kehittämispalvelut) 81

82 Kyselyn perusrakenne 82

83 Asiantuntijat Taitoassa Projektin johto Sari Kujala, Ohjelmajohtaja, Maakunnat Jaana Kuuva, Suhdetoimintapäällikkö Projektiryhmä Sirpa Roos, Projektipäällikkö Piia Ansas, Controller Susanna Hiltunen, Palkkapalvelujen johtaja Päivi Norhio, Talouspalvelujen johtaja Juha Nupponen, Johdon erityisavustaja Jerry Retva, Erityisasiantuntija Jarkko Turkki, Johtaja, Tuotehallinta