TYKSin ERITYISVASTUUALUEEN TIETOHALLINTOSTRATEGIA

Transkriptio

1 TYKSin ERITYISVASTUUALUEEN TIETOHALLINTOSTRATEGIA

2 2 SISÄLLYS 1. TYKSIN ERITYISVASTUUALUEEN TIETOHALLINTOSTRATEGIAN TARKOITUS LÄHTÖKOHDAT AIEMMAT TIETOHALLINTOSTRATEGIAT TIETOHALLINTOYHTEISTYÖ ALUEILLA TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTTUMINEN VISIO VUODELLE TAVOITTEET VUOTEEN 2016 MENNESSÄ TOIMINTAA TUKEVAT SÄHKÖISET PALVELUT TIETOHALLINNON JÄRJESTÄMINEN JA PALVELUTUOTANTO KUSTANNUSTEHOKAS TIETOHALLINTO STRATEGISET KEHITTÄMISKOHTEET... 8

3 3 Dokumentin muutoshistoria ja käsittely Versio Päiväys Kirjoittaja Kuvaus muutoksista Käsittely YK Ensimmäinen luonnos YK Toinen luonnos täydennettynä mm valmisteluryhmä kustannustiedoilla ja tunnisteet korjattuna YK Kolmas luonnos pienillä tarkennuksilla valmisteluryhmä, johdon käsittely YK Strategian aikajänne -> Muutoksia kappaleisiin 1 ja valmisteluryhmä, Varsat tietohallinnon johtoryhmä 0.9 YK VarSat tietohallinnon johtoryhmän tekemät muutokset Varsinais-Suomen terveydenhuollon IT-neuvottelukunta

4 4 1. TYKSin erityisvastuualueen tietohallintostrategian tarkoitus TYKSin erityisvastuualueen tietohallintostrategia (jäljempänä Erva tietohallintostrategia tai strategia) on luonteeltaan toimintalähtöinen tietohallinnon strategisia tavoitteita kuvaava dokumentti. Siinä yhdistyy kolme näkökulmaa: sairaanhoitopiirien sisäinen, terveydenhuollon sairaanhoitopiireittäin alueellinen ja TYKSin eritysvastuualueen näkökulmat. (Jatkossa termillä alue tarkoitetaan kunkin sairaanhoitopiirin maantieteellistä aluetta eli Vaasaa, Satakuntaa ja Varsinais-Suomea kutakin erikseen). Yhteistyön toiminnallisena lähtökohtana on vuonna 2011 laadittu Länsirannikon miljoonapiiri strategia Sen mukaan yhteiset tukipalvelut miljoonapiirin alueella ovat yksi tärkeä tavoite, näistä yhtenä tietojärjestelmäpalvelut. Erva - tietohallintostrategia on ensisijaisesti organisaatioiden johdon ja tietohallintojohdon työväline. Strategiassa kuvataan, mitkä ovat tietohallinnon ensisijaisesti tavoitteet, jotta se mahdollisimman hyvin tukee toimintaa ja jotta varmistetaan tietohallinnon eteneminen oikeaan suuntaan. Tämän lisäksi kuvataan tietohallinnon ohjauksen ja seurannan keskeiset periaatteet. Strategiaa käytetään resurssien oikeaan kohdentamiseen. Erva - tietohallintostrategia on osa tietohallinnon ja tietohallintoyhteistyön jatkuvaa suunnitteluprosessia. Strategiassa sovitaan yhteiset kohteet, joita toteutetaan erva -tason yhteistyönä ja jotka siten ohjaavat ja tukevat yhteistyössä mukana olevien alueiden ja organisaatioiden vastaavaa toimintaa. Suunnitelmista muodostuu organisaation näkökulmasta yhteinen asiakirjojen kokonaisuus. Yleinen osuus on kuvattu tässä dokumentissa. Strategiset kehittämiskohteet on kuvattu liitteissä, jotka on muodostettu edellä mainittujen näkökulmien mukaisesti. Konkreettiset ja tarkemmat vuositason kehittämissuunnitelmat, joissa kuvataan miten tavoitteisiin päästään (arkkitehtuurit, välineet, osaaminen, järjestelmät) ovat osa tietohallintoyksiköiden toimintaa ja tietohallintostrategian toimeenpanoa. Sairaanhoitopiirit sitoutuvat laatimaan tietohallintostrategian pohjalta vuosittain yhteisiä hankkeita koskevan toimintasuunnitelman.. 2. Lähtökohdat 2.1. Aiemmat tietohallintostrategiat Ensimmäinen TYKSin erityisvastuualueen tietohallintostrategia laadittiin vuosille Strategiassa keskityttiin erityisesti sairaanhoitopiirien yhteistyömahdollisuuksien ja yhteistyökohteiden tunnistamisella nykytila ja käytössä olevat järjestelmät huomioon ottaen. Toinen strategia laadittiin vuosille Siinä keskityttiin erityisesti konkreettisten kehittämiskohteiden kuvaamiseen. Strategian toteutumista ohjaa ja seuraa erityisvastuualueen tietohallinnon johtoryhmä, jossa ovat edustettuna sairaanhoitopiirien yleisjohto ja tietohallintovastaavat.

5 5 Yhteistyö on edennyt strategian mukaisesti. Sairaanhoitopiirit ovat ottaneet käyttöön uusia yhteisiä palveluita. Erva-alueen laajuisesti terveydenhuollon tietohallinnon palveluita tuottamaan on syntynyt alueelliseksi toimijaksi Medbit Oy Tietohallintoyhteistyö alueilla Varsinais-Suomessa, Satakunnassa ja Vaasan sairaanhoitopiirin alueella jokaisella terveydenhuollon organisaatiolla on nykyisin omat tietojärjestelmänsä ja oma tietohallintonsa. Potilastietojen käsittely mukaan lukien kuvamateriaali on alueilla käytännössä täysin sähköistynyt. Samanaikaisesti diagnostiset tukipalvelut (kuten laboratorio ja röntgen) sekä päivystyspalvelut ovat keskittyneet ja trendi jatkuu. Organisaatiokohtaisten potilastietojärjestelmien lisäksi käyttöön on otettu alueellisia tietojärjestelmiä, merkittävimpänä Fiale-palvelu Varsinais-Suomessa ja Satakunnassa, jonka kautta voidaan käyttää potilastietoja yli organisaatiorajojen tietoturvallisesti. Tietohallinnon palvelutuotantoa varten on perustettu alueelliseksi toimijaksi Medbit Oy, jolle Varsinais-Suomen ja Satakunnan sairaanhoitopiirit ovat siirtäneet IT-toimintansa. Suuri osa Varsinais-Suomen alueen kunnista on myös Medbit Oy:n osakkaina. Tietohallinnon keskeisenä yhteistyöelimenä on Varsinais-Suomessa ja Satakunnassa alueelliset terveydenhuollon ITneuvottelukunnat, Vaasan alueella alueellinen tietohallintotoimikunta. Vaasassa sairaanhoitopiirin oma IT-yksikkö toimii palveluntuottajana Toimintaympäristön muuttuminen Tietoteknologian kehittäminen on ollut viime vuosina yksi Sosiaali- ja terveysministeriön määrittelemistä toimialan painopisteistä. Konkreettisina kehittämiskohteina ovat tällä hetkellä valtakunnalliset palvelut (eresepti ja Kansallinen arkisto / earkisto, jatkossa KanTa-palvelut), joihin jokaisen terveydenhuollon palveluiden tuottajan tulee lakien (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, 159/2007 ja laki sähköisestä lääkemääräyksestä, 61/2007) mukaan liittyä. Julkisen terveydenhuollon osalta eresepti tulee olla käytössä mennessä ja earkisto mennessä voimaan tulleen Terveydenhuoltolain (1326/2010) 9 :n perusteella sairaanhoitopiirin alueen kunnallisen terveydenhuollon toimintayksiköiden potilasasiakirjat muodostavat yhteisen potilastietorekisterin. Terveydenhuoltolain 9 :n 5 momentin perusteella sairaanhoitopiiri vastaa yhteisen potilastietorekisterin edellyttämistä koordinaatiotehtävistä. Saman säännöksen perusteella sairaanhoitopiiri vastaa myös siitä, että tietojärjestelmien välityksellä noudatetaan 9 :n 2 ja 3 momentissa säädettyjä velvoitteita. Tämän mukaisesti sairaanhoitopiirin tulee ottaa ensisijainen vastuu siitä, että yhteisen potilastietorekisterin käytännön toteutukseen liittyvät asiat valmistellaan yhteisesti ja että tarvittavat järjestelyt toteutetaan säännösten mukaisesti. Edelleen lain 33 mukaan sairaanhoitopiiri vastaa alueellaan kunnallisen terveydenhuollon tietojärjestelmien yhteensovittamisesta. Terveydenhuoltolain 42 mukaan erityisvastuualueen sairaanhoitopiirien on yhteistyössä suunniteltava ja sovitettava yhteen alueensa erikoissairaanhoidon tietojärjestelmät.

6 6 KanTa-palveluiden käytännön toteuttajana on Kansaneläkelaitos, jonka tehtävänä on ylläpitää reseptikeskusta, kansallista potilastietojen sähköistä arkistointipalvelua sekä niihin liittyviä tiedonvälityspalveluja. Valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen toteutukseen ja käyttöön liittyvät käytännön suunnittelu- ja ohjaustehtävät on vuoden 2011 alusta annettu Terveyden- ja hyvinvoinnin laitokselle, jonne on perustettu tietohallinnon operatiivisen ohjauksen yksikkö. Julkisen sektorin tietohallinnon ympäristö on muutenkin voimakkaassa muutoksessa. Valtionhallinnon taholta tietohallinnon ohjausta tiivistetään JulkICT-toiminnan kautta voimaan tulleessa tietohallintolaissa julkisille toimijoille tuli velvoite käyttää kokonaisarkkitehtuurimenetelmää, keskitetysti tuotettuja palveluita (esimerkiksi sähköisen asioinnin osalta) ja toteuttaa järjestelmät tiedon tasolla yhteentoimiviksi. Samaan aikaan on syntynyt kuntien omistamia palveluyhtiöitä, joiden tavoitteena on tuottaa kuntasektorille yhteisiä palveluita. Terveydenhuollossa on ongelmana ollut palveluiden pirstaleisuus, josta on seurauksena mm. päällekkäisyyksiä toiminnoissa sekä toiminnallisten kokonaisuuksien hallinnan puute, mistä esimerkkinä on potilaan palvelukokonaisuuksien hallinta. Terveydenhuollon toiminnassa kehitystrendinä on prosessijohtamisen periaatteiden soveltaminen ja palveluiden keskittäminen. Tästä esimerkkinä Varsinais-Suomessa näkyy T-sairaalan rakentamishankkeeseen liittyvä uudenlainen erikoissairaanhoidon toiminnan organisointi sekä kaikissa sairaanhoitopiireissä alueelliset yhteispäivystykset. Terveydenhuoltolain mukaan myös ensihoito keskitetään sairaanhoitopiirien vastuulle. Yhteiskäyttöisten palveluiden käyttöönottoprojekteissa on saatu kokemuksia yhteiskäyttöisen palvelun ja organisaatiokohtaisten perusjärjestelmien keskinäisestä integroinnista. Keskeisiksi ongelmiksi ovat nousseet erilaiset käytännöt tietoturva- ja tietosuojan toteutuksessa, erilaiset tavat käyttää tietojärjestelmiä (erilainen tietosisältö), järjestelmäkohtaiset käyttäjien tunnistautumiskäytännöt, järjestelmäkohtaiset potilaan väliaikaiset henkilötunnukset ja tietosisällöt sekä erilainen perustietotekniikka. Käytännön kokemuksen perusteella voidaan todeta, että organisaatiokohtaisten järjestelmien integrointi osaksi laajempaa kokonaisuutta on hidasta ja kallista. Yhteiskäyttöisiä palveluita ei ole valmiina juurikaan saatavana. Yhteistyöhankkeissa ongelmana on helposti se, ettei ole ennalta osana hankkeita sovittu yhteisistä toimintamalleista niin, että saavutettaisiin asetetut tavoitteet. 3. Visio vuodelle 2016 Vuonna 2016 TYKSin erityisvastuualueella on käytössä laadukkaat, kansalaisia ja potilaan koko hoitoprosessia tukevat sähköiset palvelut ja kattava sähköinen dokumentointi. Ne palvelevat erityisvastuualueella koko terveydenhuoltoa sekä sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyötä. Tietohallinto ja tietotekniikkapalvelut on järjestetty tehokkaasti, taloudellisesti ja hyvän tietohallintotavan mukaisesti. Pitkän tähtäimen visiona on vuonna 2020 tietojärjestelmien yhtenäisyys potilaspalvelun parantamiseksi.

7 7 4. Tavoitteet vuoteen 2016 mennessä 4.1. Toimintaa tukevat sähköiset palvelut Potilaslähtöisesti kehitetty tietohallinnon palveluiden kokonaisuus tukee sujuvaa potilaan hoitoprosessia. Organisaatiorajat ylittävä tiedon vaihto ja tietojen yhteiskäyttö auttavat välttämään päällekkäisiä toimintoja potilasta hoidettaessa. Potilaan ja kansalaisen sähköiset asiointipalvelut ovat vakiintuneet osaksi normaalia toimintaa. Käyttäjät kokevat järjestelmät luotettaviksi, nopeiksi ja työtä helpottaviksi. Potilasdokumentointi on täysin sähköistetty. Eri organisaatioiden ja organisaatiotasojen johtamista tukevat palvelut on järjestetty ajanmukaisen tietovarastoinnin kautta huomioiden niin strategisen tason kuin päivittäisen prosessien johtamisenkin tarpeet. Hallinnon sähköiset palvelut ovat käytössä koko erityisvastuualueella Tietohallinnon järjestäminen ja palvelutuotanto Alueiden tehtävänä on sovittaa oma toimintansa kansallisten suunnitelmien mukaisesti. Kansallisesti ja paikallisesti järjestettävistä palveluista tulisi muodostua käyttäjälle eheä toiminnallinen kokonaisuus. Alueellisen yhteistyön organisoinnissa tulisi asettaa tavoitteiksi - keskittyminen strategisiin kehittämiskohteisiin - tietohallinnon ajantasaisen osaamisen turvaaminen - haavoittuvuuden minimointi - yhteiskäyttöiset, vakioidut ja monistettavat tietohallinnon palvelut - kokonaisarkkitehtuuriin perustuva kehittäminen - kokonaisvaltaisten, yli organisaatiorajojen ulottuvien palveluiden tuottaminen - kustannustehokkuus Tietohallinto on järjestetty hyvän tietohallintotavan mukaisesti. Tällä tarkoitetaan IT:n sovittamista organisaatioiden toimintaan tavalla, jolla IT tukee toimintaa mahdollisimman tehokkaasti saavutettujen hyötyjen ja käytettyjen panosten erotuksella mitattuna, ja auttaa organisaatioita saavuttamaan strategiset tavoitteensa mahdollisimman hyvin. Strategian toteuttamisen lähtökohtana on että organisaatioiden johto tekee strategian tunnetuksi myös operatiivisen johdon ja henkilöstön keskuudessa. Strategian tavoitteisiin sitoudutaan ja ne otetaan huomioon organisaation toiminnassa. Tietohallintoyhteistyö alueen eri toimijoiden kesken on järjestetty laadukkaasti, ottaen huomioon sairaanhoitopiirit, perusterveydenhuollon, kunnat, erityishuoltopiirit ja yksityisen sektorin. Toimijoiden kesken on sovittu yhteisistä päätöksenteon periaatteista, ohjauksesta ja seurannasta. Tietohallinnon palvelut on järjestetty kustannustehokkaasti ja päällekkäisyyttä vähentäen. Palveluille on turvattu riittävä paikallinen tuki. Palveluiden perustana on kansallisiin määrityksiin ja linjauksiin perustuva, yhteisesti sovittu arkkitehtuuri ja tietosisältö. Strategia konkretisoidaan toiminnan linjauksiksi, joita noudatetaan kattavasti yhteistyössä. Strategiset kehittämiskohteet on tarkennettu yhteisiksi kehittämisohjelmiksi. Kehittämiskohteet huomioidaan vuosittain talousarvioissa soveltaen yhteisiä priorisointikäytäntöjä.

8 8 Tietohallinnossa on järjestetty tarvittava, toiminnallisen muutoksen tukemisen edellyttämä laaja-alainen osaaminen. Tietohallinnolla on tarvittavat toimintaedellytykset nopeaan reagointiin organisaatioiden muutoksiin ja valmius tarvittaessa resursoida ruuhkahuippuihin ja järjestää erityisosaamista toiminnallisten muutosten tukemiseksi. Tietohallinnon yhteistyö erityisvastuualueella organisoidaan käytännössä seuraavasti: - Sairaanhoitopiireillä on omat IT-johtoryhmänsä, joissa käsitellään sairaanhoitopiirikohtaiset asiat. - Alueellisen yhteistyön ohjausta varten sairaanhoitopiirien alueella toimivat terveydenhuollon alueelliset IT-neuvottelukunnat. - Sairaanhoitopiirien IT-yhteistyötä johtaa erityisvastuualueen tietohallinnon johtoryhmä. 5. Kustannustehokas tietohallinto Sairaanhoitopiirien IT-menot ovat Suomessa noin 3-5 % kokonaismenoista. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä nykyinen taso on 4,5%, Satakunnan sairaanhoitopiirissä 4,3% ja Vaasassa 3,3%. Suomen valtiolla vastaava IT-menojen osuus kustannuksista on noin 8%, suurissa kunnissa 2-2,5%ja muilla toimialoilla tyypillisesti noin 7%. Mille tasolle tietohallintopalveluiden kustannustaso nousee, riippuu ensisijaisesti sairaanhoitopiirien toimintamalleista, ammattitaitoisesta it-henkilöstöstä ja kumppaneista, tietohallinnon palvelutuotannon tehokkuudesta, päällekkäisyyksien poistamisesta sekä palveluiden yhteiskäyttöisyydestä. 6. Strategiset kehittämiskohteet Strategiset kehittämiskohteet on ryhmitelty kahteen tasoon: TYKSin eritysvastuualueen terveydenhuollon alueelliset ja sairaanhoitopiirien sisäiset suunnitelmat. Kehittämiskohteet on kuvattu näkökulman mukaan eriteltyihin liitteisiin seuraavasti: Liite 1: Strategiset kehittämiskohteet erityisvastuualueella Liite 2: Strategiset kehittämiskohteet Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä Liite 3: Strategiset kehittämiskohteet Satakunnan sairaanhoitopiirissä