Kokousjärjestäjän opas näin järjestät onnistuneen kokouksen

Transkriptio

1 Kokousjärjestäjän opas näin järjestät onnistuneen kokouksen Kokous on onnistunut, kun kaikki sujuu kuin itsestään. Restel on kokenut, osaava ja luotettava valinta kokousten, juhlien ja erilaisten tapahtumien järjestämiseen. Runsas kokoustilavalikoimamme tarjoaa toimivat ja tehokkaat tilat muutaman hengen kabineteista satojen henkilöiden tiloihin. Vankka kokemuksemme, loistava palveluasenteemme sekä huolella tehdyt kokousjärjestelyt varmistavat onnistuneen tilaisuuden.

2

3 KOKOUSJÄRJESTÄJÄN MUISTILISTA Onnistunut kokous on hyvin suunniteltu. Tähän kokousjärjestäjän muistilistaan on koottu keskeisiä asioita, jotka on hyvä ottaa huomioon kokouksen suunnittelussa. ENNEN KOKOUSTA TAI TILAISUUTTA Kokouksen luonne, kesto ja tavoite Päiväkokous, virkistyspäivä vaiko viikonloppuseminaari? Parhaat puitteet onnistuneelle kokoukselle syntyvät huomioimalla tilaisuuden luonne, kesto ja tavoite. Ajankohta Kokouksen ajankohdan valinta kannattaa aloittaa avainhenkilöiden ja mahdollisten vierailijoiden aikataulusta sekä sesongin asettamista rajoituksista, kuten lomaajoista. Lisäksi kannattaa välttää päällekkäisyyttä kilpailevien tapahtumien kanssa. Budjetti Ennen konkreettisiin kokousjärjestelyihin ryhtymistä kannattaa kokoukselle miettiä budjetti, joka asettaa luontevat raamit suunnittelulle. Seuraamalla budjettia myös projektin aikana vältytään yllätyksiltä jälkeenpäin. Osallistujat Keitä kokous koskee ja keille tilaisuus on tarkoitettu? Mikä on järkevä osallistujamäärä? Vastuuhenkilöt Tapahtumaan tai kokoukseen liittyvät tehtävä- ja vastuualueet kannattaa jakaa, ja nimetä osiolle omat vastuuhenkilönsä. Lisäksi on hyvä, että vähintään yhdellä henkilöllä on kaikki langat käsissään. Ohjelma ja aikataulu Kokouksen ohjelma, teemat, puhujat ja mahdollinen oheisohjelma kannattaa miettiä ajoissa. Etukäteen laadittu esityslista kiteyttää kokouksen sisällön ja jäsentää sille esitetyt tavoitteet. Kokouksen aikataulu on hyvä jakaa kaikille sekä etukäteen että kokouspaikalla. Tiedottaminen / kutsut Tiedota ajoissa kokouksen keskeiset asiat kuten ajankohta, kesto, aihe sekä tarvittaessa ilmoittautumisohjeet. Lähetä kutsut ajoissa. Ennakkovalmistautuminen Mitä pidempi kokous, sitä perusteellisemman ennakkovalmistautumisen se vaatii. Mieti, jaetaanko osallistujille materiaalia tai esimerkiksi tehtäviä jo ennakkoon, vai kootaanko kokouksessa käsiteltävää materiaalia vaikkapa intranettiin. Kokousmateriaalit Tee lista materiaaleista, jotka täytyy ottaa mukaan kokouspaikalle jaettavaksi. Muistathan, että kokouspaikalta löytyvät mm. kynät, muistiinpanolehtiöt, tussit sekä muut tavalliset toimistotarvikkeet.

4 Kuljetus kokouspaikalle Jo kokouspaikan varaamisen yhteydessä on hyvä kartoittaa vaihtoehtoisia tapoja siirtyä kokouspaikalle. Yhteiskuljetus tilausbussilla mahdollistaa kokousasioiden käsittelyn aloittamisen jo matkan aikana, kun taas julkinen liikenne saattaa olla edullisempi vaihtoehto. Kokouspaikka Kokouspaikan ja -paikkakunnan valinta lähtee kokouksen ja tilaisuuden tarpeista. Jos osallistujat tulevat eri puolilta Suomea, saattaa kokouspaikan keskeinen sijainti olla paras vaihtoehto. Restelin monipuolisessa hotellivalikoimassa on hyvin erilaisia kohteita, joiden erityispiirteet kannattaa hyödyntää onnistuneen kokouksen suunnittelussa. Kokoustilat Kokoustiloilla on iso merkitys tilaisuuden tunnelman kannalta. Kokouksen luonne, ajankohta ja osallistujamäärä sanelevat sen, millaiset tilat toimivat parhaiten ja millaisia vaatimuksia tiloille on: koko, pöytien muoto, valaistus, luonnonvalon tarve jne. Kokousmyyntimme auttaa mielellään valitsemaan monipuolisesta valikoimasta juuri teille parhaiten sopivat tilat. Välineet Heti kokousohjelman varmistuttua on hyvä miettiä, millaisia varusteita ja teknisiä laitteita tarvitaan. Perusvarustuksen lisäksi kokoustiloihin on saatavissa erikoislaitteita, kunhan ne on tilattu ajoissa. Tekniikka kannattaa testata vielä ennen kokouksen alkua. Majoitus Yöpyvän kokouksen järjestämisessä myös majoitus on tärkeä osa onnistunutta kokonaisuutta. Varaa huoneet hyvissä ajoin, jotta riittävästi toivotunlaisia huoneita on vapaana käyttöönne. Ruokailu Kokouksen yhteydessä maistuu hyvä ruoka. Ruokailuun liittyy monia valintoja, jotka on hyvä huomioida jo muun suunnittelun ohessa. Ruokailuaikojen ja -paikkojen lisäksi on mietittävä, syövätkö kaikki samaa ruokaa, tilataanko annokset yksittäin ala carté -listalta vai ruokaillaanko buffetissa. Myös mahdolliset allergiat ja/tai erityisruokavaliot on kysyttävä etukäteen. Ohjelma kokouksen ohessa Vapaamuotoinen tekeminen asiaohjelman ohessa keventää kokouspäivää. Restel-hotelleissa käytössänne on laaja valikoima ohjelmavaihtoehtoja tapahtumista ja te lanvietoista rentouttaviin hoitoihin ja kuntoiluun. Yksityiskohtien vahvistaminen Etukäteen on hyvä sopia, mihin mennessä kokouksen lopulliset osallistujamäärät, ruokailu, tilat, oheisohjelma ja majoituksen henkilömäärät tulee vahvistaa, jotta kaikki on kunnossa tilaisuuden koittaessa. KOKOUKSEN JÄLKEEN Yhteenveto ja kiitos Kokouksesta kannattaa tehdä tiivis yhteenveto, jossa kiteytetään kokouksen anti ja päätökset sekä sovitut jatkotoimenpiteet. Samalla on hyvä kirjata omaan käyttöön kokouksen aikana tulleet ideat tai parannusehdotukset seuravaa kokousta varten. Muistathan myös kiittää osallistujia, esiintyjiä sekä järjestelyistä vastaavia henkilöitä tapahtuman jälkeen. Kokous on onnistunut, kun kaikki sujuu kuin itsestään.

5

6 KOKOUSVETÄJÄN edut Yöpyvän kokouksen vetäjä saa monia erikoisetuja ja -palveluja: Pääsy huoneeseen heti saapumisajankohtana Majoittuminen parempaan huoneluokkaan ilman erillistä lisämaksua (mikäli huoneita saatavilla) Päivän iltapäivälehti Lahja, give away tai muu huomiointi tilanteen mukaan Pääsy kokoustilaan ennen tilaisuuden alkua Kokousfolder, josta käy ilmi päivän ohjelma ja tarpeelliset yhteystiedot Huoneen luovutus lähtöpäivänä viimeistään klo 18.00

7 Ekologisuus Ympäristöä säästävä ja ekologisesti kestävä toimintatapa on ollut osa Restel Oy:n strategiaa jo vuodesta Haluamme vaikuttaa omiin ja asiakkaittemme kulutustottumuksiin ottamalla ympäristöystävälliset vaihtoehdot osaksi jokapäiväisiä valintoja. Restel on sitoutunut EU:n Energiatehokkuusprojektiin, jonka tavoitteena on vähentää energiankulutusta 9 % vuoteen 2016 mennessä. Jokaisella hotellilla ja ravintolalla on oma ympäristövastaavansa, joka huolehtii ympäristöystävällisten vaihtoehtojen konkretisoimisesta. Jokainen ryhmä ja jopa yksittäinen asiakas voi itse vaikuttaa energiankulutukseen valitsemalla esimerkiksi mahdollisimman ympäristöystävälliset kokousmateriaalit ja tarjoilut, välttämällä turhaa sähkön ja veden kulutusta ja matkustamalla kokouspaikalle jättäen mahdollisimman pienen hiilijalanjäljen. Henkilökuntamme koulutetaan lajittelemaan ja kierrättämään jätteet tehokkaasti. Pesu- ja puhdistusaineet sekä siivousmenetelmät valitaan ympäristöä ajatellen, kertakäyttötuotteita vältetään ja vastaavasti vettä, energiaa ja lämpöä säästäviä toimia kehitetään. Henkilökunnan ekologista osaamista kehitetään jatkuvasti tiivillä yhteistyöllä eri ympäristöjärjestöjen kanssa. Restel-hotellit ovat turvallisia ja luotettavia kokoontumispaikkoja kaikenkokoisille ryhmille. Kun paikalla on isompi määrä ihmisiä, on tavallistakin tärkeämpää, että asiat sujuvat joka tilanteessa vaivattomasti ja turvallisesti. Turvallinen paikka kokoontua Turvallisuus merkitsee meille valmiutta selvitä eri tilanteista: tiedämme miten toimia, jos jotain odottamatonta tapahtuu. Teemme kaikkemme, jotta ryhmänne kokoontuu rennossa ja turvallisessa ympäristössä, jossa jokainen vieras voi huoletta keskittyä vain asialistalla oleviin kysymyksiin. Ennen kokouksen alkua informoimme mielellämme ryhmäänne keskeisimmistä turvallisuusasioista hotellissa. Näihin kuuluvat myös tietoturva kokouksen aikana: kaikkia asioita ei ole tarkoitettu jokaisen hotellivieraan tietoon, joten hyödynnä tarvittaessa vinkkimme luottamuksellisen tiedon käsittelyyn. Turvallisuus kuuluu jokaiseen päivään, tilaisuuteen ja tapahtumaan. Se on iso ja tärkeä osa arkeamme, vaikka se ei aina näkyisikään päällepäin. Mutta jos jostakin syystä jotain yllättävää tapahtuisi, osaava ja säännöllisesti turvallisuuskoulutettu henkilökuntamme tietää, mitä tehdä ja miten toimia.

8 symbolit pöytämalleista / kokoustiloista Kokoustilojen keskustaan Teatteri Luonnonvalo Suurin yhtenäinen kokoustila linja-autoasemalle Luokka m 2 Pinta-ala Huoneiden rautatieasemalle U-pöytä Korkeus Vuodepaikkojen satamaan Diplomaatti Oven koko Ruokailutilojen Cocktailtilaisuus lentokentälle Pysäköintipaikkojen Banketti Ryhmäpöytä Kerros Tuote-esittely Jokaisen kokoushuoneen perusvarustukseen kuuluu: Fläppitaulu Muistiinpanovälineet Piirtoheitin Valkokangas Internet-yhteydet Telefax Televisio CD-soitin Kopiopalvelu Kokousisännän tai -emännän palvelut varustus Jokaiseen kokoukseen on tarvittavissa saatavilla laajempi varustus ennakkotilauksesta, aina tulkkipalveluita myöten.