Kh HALLINTOSÄÄNNÖN TALOUTTA KOSKEVIEN MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMISOHJEET

Transkriptio

1 Kh HALLINTOSÄÄNNÖN TALOUTTA KOSKEVIEN MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMISOHJEET HYVÄKSYTTY VOIMAANTULO

2 HALLINTOSÄÄNNÖN TALOUTTA KOSKEVIEN MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMISOHJEET 2 YLEISTÄ 1. SUUNNITTELU Valtimon kunnassa noudatetaan kirjanpitovelvollisuudesta, kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä kuntalain säännöksiä sekä soveltuvin osin kirjanpitolain (1336/97) säännöksiä. Taloutta koskevat johtosääntömääräykset sisältyvät hallintosääntöön Talousarvio ja taloussuunnitelma Kunnanhallitus antaa taloussihteerin valmistelusta ja kunnanjohtajan esittelystä talousarvion ja taloussuunnitelman kehykset ja laadintaohjeet vuosittain. Tarvittaessa kunnanhallitus antaa strategiasuunnitelman laadintaohjeet. Kunnanhallitus antaa talousarvion täytäntöönpano-ohjeita. Valtuusto voi antaa yksittäisistä määrärahoista erillisiä sitovia ohjeita. Kunnanhallitus ja lautakunta laativat talousarvio- ja suunnitelmaehdotuksen sekä alustavat käyttösuunnitelmat elokuun loppuun mennessä. Valtuustokäsittelyyn talousarvio ja taloussuunnitelma on saatettava marraskuun puoliväliin mennessä. Kunnanhallitus ja lautakunta sekä jaosto hyväksyvät lopulliset käyttösuunnitelmat tehtävittäin sekä vastuualueittain ja hankkeittain heti valtuuston hyväksyttyä talousarvion ja suunnitelman, kuitenkin viimeistään talousarviovuoden tammikuun loppuun mennessä. Palkka- ja sosiaalivakuutusmaksumäärärahojen säästöjä ei saa käyttää muiden menojen katteeksi. Edustus- ja koulutusmenojen katteeksi ei saa käyttää muualta säästyviä varoja eikä ko. menoja saa kirjata muille menokohdille Tavoitteellisuus Talousarviovuotta koskevat valtuuston asettamat toimintatavoitteet esitetään talousarvioasiakirjassa. Suunnitelmakauden tavoitteet esitetään taloussuunnitelmassa ja tarvittaessa strategiasuunnitelmassa. Lautakuntien ja jaoston määrittelemät suoritetavoitteet esitetään talousarvioasiakirjassa informatiivisinä tunnuslukuina. Lautakunnat ja jaosto määrittelevät valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset tarkennetut tavoitteet tulosyksiköille.

3 Talousarvion ja tavoitteiden toteutuksen seuranta ja raportointi Hallintokuntien tulee vuosittain kesäkuun loppuun mennessä tehdä selvitys kunnanhallitukselle käyttösuunnitelman määrärahojen, tuloarvioiden ja tavoitteiden toteutumisesta sekä arvioida loppuvuoden toteutumista määrärahojen, tuloarvioiden ja tavoitteiden osalta. Hallintokunnat raportoivat ao. lautakunnalle ja jaostolle talousarvion ja tavoitteiden toteutumisesta neljännesvuosittain Tilinpäätös Tilinpäätöksen laadinta-aikataulun ja -ohjeet valmistelee taloussihteeri ja antaa kunnanjohtaja. 2. RAHATOIMEN HOITO 2.1. Lainarahoitus Lainarahoitusta saa käyttää vain investointien rahoittamiseen. Lainatarjoukset pyydetään riittävän usealta rahalaitokselta, jotta varmistetaan edullisimman rahan saanti. Tarjouspyynnössä pyydetään tarjouksen antajaa laskemaan myös efektiivinen korko. Lainarahoituksessa käytetään tasapainoisesti eri korkoperusteisia lainoja. Pitkäaikaisten lainojen lyhennysten tulee jakautua ajallisesti tasaisesti Maksuvalmius Taloussihteeri vastaa maksuvalmiussuunnittelusta riittävällä tarkkuudella. Selvitys maksuvalmiudesta annetaan kunnanhallitukselle neljännesvuosittain tai tarpeen vaatiessa useammin Rahastot Valtuusto päättää rahaston perustamisesta ja säännöistä sekä rahaston lakkauttamisesta. Rahastoista on pidettävä rahastoittain tilejä, joiden avulla voidaan seurata rahaston tuloja ja menoja sekä varojen ja pääomien muutoksia. Ellei rahaston säännöissä toisin määrätä, rahaston tilit hoidetaan kunnan kirjanpidossa.

4 2.4. Sijoittaminen 4 Sijoittamisessa ei saa ottaa sellaista riskiä, joka vaarantaa sijoitettavan pääoman. Korkoriski tulee huomioida varoja sijoitettaessa. Sijoituspäätös ei saa vaarantaa maksuvalmiutta. Sijoituspäätöksen tekee taloussihteerin esittelystä kunnanjohtaja Käteiskassat Kassojen perustamisesta päättää taloussihteeri. Perustamispäätöksessä määrätään vastuunalainen hoitaja, kirjanpito-ohjeet, kassojen enimmäismäärät ja asianomaisen kassan tarkastaja. Otettaessa vastaan kunnalle tulevia maksuja käteiskassaan on niistä pidettävä erillistä luetteloa, johon otetaan maksajan kuittaus. Yksittäisen kassan enimmäismarkkamäärä ei saa ylittää 300 euroa Pankkitilien käyttövaltuudet Kunnan pankkitilejä saavat käyttää kunnanjohtaja ja taloussihteeri. Kunnanjohtaja päättää taloussihteerin esittelystä tilien avaamisesta ja lopettamisesta Arvopostin vastaanottajat Kunnanjohtaja tai taloussihteeri voi antaa valtakirjan arvopostin vastaanottajille Pankki- ja luottokortit Pankki- ja luottokorttien hankinnasta päättää kunnanhallitus. Luetteloa pankkija luottokorteista sekä niiden haltijoista pitää kirjanpitäjä Avustukset ja takaukset Kunnanvaltuusto päättää takauksen myöntämisestä. Kunnanhallitus tai lautakunta päättää avustuksen myöntämisestä määrärahan puitteissa. Yleisiä avustuksia voi myöntää vain kunnanhallitus. Avustuksen tai takauksen saajan tulee toimittaa vuosittain kunnalle toimintakertomus ja tilinpäätös tai muu selvitys avustuksen käyttämisestä.

5 5 Takausvastuiden ja muiden vastuiden valvonta kuuluu taloussihteerille ja yritysasioiden osalta elinkeinoasiamiehelle. 3. MAKSULIIKENTEEN HOITO 3.1. Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen Laskut pyritään ohjaamaan kunnan sähköisten laskujen välittäjälle, Enfo Oyj:lle, jossa ne skannataan laskujen käsittelyjärjestelmään. Kuntaan toimitettuihin laskuihin merkitään vastaanottopäivämäärä ja vastaanottajan nimikirjaimet ja lasku toimitetaan sen jälkeen Enfo Oyj:lle. Poikkeuksellisesti laskut voi toimittaa tilitoimistoon skannattavaksi. Tällaisen laskun vastaanottajan on tarkastettava, että laskun tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu. Laskun tultua skannatuksi sähköiseen järjestelmään, se siirtyy tarkastajan tarkastettavaksi, joka suorittaa laskun numerotarkastuksen ja tiliöi sen. Laskun tarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Laskun hyväksyjä tarkastaa, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on vastaanotettu, tositteessa on oikea tilimerkintä ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha ja tarvittaessa asianmukainen päätös. Hyväksyjän on huolehdittava, että käytettävissä olevaa määrärahaa ei ylitetä. Hyväksyjän on huolehdittava esteellisyysmääräyksistä. Kunnanjohtajalla on laskujen hyväksymisoikeus. Kunnanjohtaja määrää laskujen hyväksyjät. Määräykset ovat voimassa toistaiseksi. 4. LASKUTUS- JA PERINTÄOHJEET 4.1. Yleisperiaatteet Valtimon kunnan rahasaatavat on pyrittävä laskuttamaan ja perimään tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti noudattaen lakia ja hyvää kauppatapaa sekä ottaen huomioon hyvän asiakaspalvelun vaatimukset. Nämä päämäärät edellyttävät johdonmukaisia ja yksinkertaisia, mutta kuitenkin tarvittavassa määrin joustavia perintämenetelmiä, jotka ovat eri virastoissa ja laitoksissa mahdollisuuksien mukaan yhdenmukaisia. Ellei toisin ole säädetty tai määrätty näitä ohjeita sovelletaan sekä julkisoikeudellisten että muiden maksujen ja saatavien laskutukseen ja perintään Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta viivästysmääräyksiä lukuun ottamatta.

6 Laskutus Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset, sopimukset ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot ja että laskutus niiden perusteella saadaan yksiselitteiseksi. Tällaisia päätöksiin perustuvia tietoja ovat mm: laskutettava euromäärä arvonlisäverotiedot velallinen, laskutusosoite ja maksun eräpäivä yhteisöiltä y-tunnus ja henkilövelallisilta hetu Sopimuksessa ja tilausvahvistuksessa on näiden tietojen lisäksi mainittava maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset kuten velvollisuus maksaa viivästyskorkoa ja perimispalkkiota. Tilitoimisto on laatinut lomakkeen yleislaskutustietojen antamiseen, lomake liitteenä. Lasku on laadittava selvälukuisesti. Laskusta tulee ilmetä: Velallisen täydellinen nimi Laskutusosoite ja myös maksaja, jos tämä on muu kuin velallinen Laskutettava euromäärä Arvonlisäverotiedot Laskun eräpäivä Maksun viivästymisestä aiheutuva viivästyskorko Laskun päiväys ja numero Veloituksen perusteet, kuten kohde, määrä ja aika riittävästi yksilöityinä Maksupaikat ja pankkitilit Laskuttava hallintokunta, toimisto tai laitos sekä laskuttajan yhteystiedot Lasku on laadittava atk-järjestelmällä. Maksut ohjataan viitettä käyttäen Valtimon kunnan tileille. Laskutuksessa käytetään laskutusjärjestelmän tuottamaa lomaketta tai Valtimon kunnan omaa laskutuslomaketta. Laskujen numerointi on järjestettävä niin, että laskut eri hallintokuntien osalta on yksilöitävissä ja laskutuksen hoito maksutarkkailua myöten valvottavissa. Erityislaskutus (Päivähoito, kotipalvelu-, vanhainkoti-, maatalouslomitus-, vesi- jne. laskutukset, jotka laskutetaan Valtimon kunnan omilla laskutusohjelmilla) Se virasto tai laitos, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen tai jonka toiminnasta syntyy muu laskutusperuste, huolehtii laskun laadinnasta, tarkastuksesta ja toimittamisesta postitukseen. Tiedot viedään sähköisesti kirjanpitoon ja reskontraan.

7 Yleislaskutus (Laskutetaan tilitoimiston laskutusohjelmalla) 7 Yleislaskutuksen hoitaa Pielisen Karjalan tilitoimisto. Valtimon kunnan asiakaspalvelupisteissä voidaan käyttää pikalaskutusta, jolloin tiedot viedään ohjelmaan ko. pisteessä ja lasku tulostetaan asiakkaalle mukaan. Tiedot viedään sähköisesti kirjanpitoon ja reskontraan. Saatava on pyrittävä laskuttamaan viipymättä veloitusperusteen syntymisen jälkeen, kuitenkin mikäli mahdollista viimeistään kuukauden kuluessa. Jos veloitusperuste muodostuu kuukautta pitemmän ajan kuluessa, voidaan ennen lopullista laskua lähettää osalaskuja siltä osin, kuin veloitusperuste on tiedossa. Tällainen saatava voidaan laskuttaa myös määräajoin etu- tai jälkikäteen. Jälkikäteen tapahtuvassa määräaikaislaskutuksessa ei saa esiintyä sellaista viivytystä, mikä kohtuudella on vältettävissä. Laskutuskustannusten vähentämiseksi voidaan edellä mainitun estämättä kerätä pieniä laskutuseriä yhteen laskuun. Laskujen maksuaika on 14 päivää laskun päiväyksestä, ellei tätä lyhyemmästä tai pidemmästä maksuajasta ole sovittu tai siitä muuta säädetty. Maksun suorittaminen voidaan asettaa ehdoksi lupien ja käyttöoikeuksien luovutukselle. Postitse lähetettävät tutkimustulokset tms. maksulliset lausunnot voidaan laskuttaa postiennakolla. Laskut on pyrittävä päiväämään lähetyspäivänsä mukaisesti. Jos laskutus siirtyy yli vuosirajan ja on päivättävä , on laskuun merkittävä eräpäivä. Maksuaika lasketaan tällöin laskun lähettämispäivästä. Virheelliset laskut korjataan hyvityslaskulla tai kokonaan uudella laskulla Maksun suoritus Lasku on voitava maksaa vapaavalintaisesti Valtimon kunnan tileille rahalaitoksiin tai palvelukassalle. Maksu katsotaan suoritetuksi Valtimon kunnalle sinä päivänä, jolloin rahalaitos on sen kuitannut. Jos eräpäivä sattuu pyhäpäiväksi tai muuksi sellaiseksi päiväksi, jolloin pankit ovat kiinni, laskun saa maksaa ensimmäisenä eräpäivän jälkeisenä aukiolopäivänä ilman viivästyskorkoveloitusta. Jos asiakas on maksanut liikaa, on liikasuoritus viipymättä palautettava. Pienehkö liikasuoritus voidaan käyttää asiakkaan muitten maksamattomien laskujen kuittaamiseen tai vastaisten erien ennakkomaksuna. Asiasta on sovittava asiakkaan kanssa Maksun viivästyminen Perinnän ja saatavien kertymisen valvonnan hoitaa Valtimon kunnan nimissä pääsääntöisesti Pielisen Karjalan tilitoimisto.

8 Jos velallinen ei pysty suoriutumaan maksusta eräpäivään mennessä, hän voi esittää lykkäyspyynnön laskuttajalle, joka voi myöntää lykkäystä enintään yhdeksi kuukaudeksi. Tätä pitemmän maksuajan voi myöntää kunnanjohtaja. 8 Maksulykkäystä myönnettäessä on ehdoksi asetettava laillinen viivästyskorko, ellei laissa, vuokra- tai muussa sopimuksessa ole muusta korkokannasta tai koron perimättä jättämisestä sovittu. Jos laskutusperiaatteisiin sovitaan laskuttajan kanssa muutoksia, on siitä ilmoitettava Pielisen Karjalan tilitoimistolle. Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, on viivästyneelle määrälle maksettava eräpäivästä suorituspäivään saakka viivästyskorkoa. Viivästyskorko on korkolain mukainen, ellei vuokra- tai muussa sopimuksessa ole muusta korkokannasta sovittu. Kun maksu viivästyy eräpäivästä yli kaksi viikkoa, eikä lykkäystä ole myönnetty, tilitoimisto lähettää maksuvaatimuksen, jossa kehotetaan suorittamaan saatava uhalla, että se siirretään ulosottoon. Velalliselle varataan maksamiseen vähintään 14 päivää ja huomautuksen esittämiseen aikaa vähintään 7 päivää maksuvaatimuksen päiväyksestä. Viivästyneestä suorituksesta peritään laskutuspalkkio jokaisesta maksuvaatimuksesta. Viivästyskorko lasketaan maksuvaatimukseen. Vähäiset lisämaksut (viivästysmaksut ja viivästyskorot) voidaan tällöinkin jättää velkomatta, mikäli se edellyttää näiden erikseen laskuttamista ja/tai niillä on vähäinen merkitys. Vesilaskuista lähetetään kaksi maksuvaatimusta, joista toiseen tulee huomautus veden katkaisu-uhasta. Tilitoimiston perintä toimittaa vesilaitoksille luettelot lähetetyistä maksuvaatimuksista, joissa on vedenkatkaisu-uhka. Jos suoritusta ei määräaikaan mennessä tule, on saatava toimitettava ulosottoteitse perittäväksi. Huoneenvuokrasaatavien osalta noudatetaan huoneenvuokralain säännöksiä. Maksun viivästyessä voidaan toimitukset tai palvelukset keskeyttää sekä käyttää muita keinoja kunnan vahingon pienentämiseksi. Tilitoimiston perintä selvittää eri yhteisöjen velkajärjestely-, pakkohuutokauppaja konkurssivalvontakirjeiden antajille asiakkaiden saatavat tilitoimiston tiedostoista. Valtimon kunta laatii itse ko. asiakirjat viranomaisille. Em. saatavista on ilmoitettava Pielisen Karjalan tilitoimiston perintään, jotta näitä saatavia ei peritä.

9 4.5. Maksujen ulosotto 9 Jos suoritusta ei maksuvaatimuksen jälkeen määräaikaan mennessä saada, tulee Pielisen Karjalan tilitoimiston perinnän Valtimon kunnan nimissä viipymättä ryhtyä toimenpiteisiin saatavan perimiseksi lain säätämässä järjestyksessä. Jos saatava on perintäkelpoinen ilman tuomiota tai päätöstä (julkisoikeudelliset maksut) on perintäpyyntö jätettävä suoraan ao. ulosottoviranomaiselle. Pielisen Karjalan tilitoimisto valtuutetaan tekemään perintäpyyntö Valtimon kunnan nimissä. Perimiskustannusten vähentämiseksi voidaan pienehköjä saatavia kerätä yhteen perimispyyntöön. Saatavat, joiden perintä velallisen maksukyvyttömyyden tai muun syyn johdosta ei ole onnistunut, voi Pielisen Karjalan tilitoimisto siirtää Valtimon kunnan nimissä perintätoimintaa ammattimaisesti harjoittavalle toimistolle jälkiperintään. Jälkiperintään voidaan toimittaa myös poistettuja saatavia, jotka eivät ole vanhentuneet Saatavien poistaminen Mikäli saamisesta ei odoteta enää lainkaan suoritusta, se on poistettava tileistä. Saamisten tileistä poistamisesta päättää se viranomainen, jolle tämä tehtävä johtosäännössä on annettu. Saatavien tileistä poistamisesta päättää kunnanhallitus. Kunnanhallitus voi erityisestä syystä yksittäistapauksissa antaa näistä ohjeista poikkeavia määräyksiä ja tarkentavia ohjeita. Joidenkin erillislaskutusten ja niiden perinnän osalta voidaan antaa erillinen ohje Laskutus- ja perintäohjeisiin liittyviä euromääräisiä rajoja Pienin laskutettava yksittäissaatava on 5 euroa. Alle 5 euron saatavat on perittävä, jos se on mahdollista, käteisellä. Viivästyneen suorituksen laskutuspalkkio on 15 euroa jokaiselta maksuvaatimukselta. Pienin palautettava maksu on 15 euroa, jos saajan tiliyhteystietoja ei ole käytettävissä.

10 VALTIMON KUNTA/Virasto/Laitos 10 LIITE YLEISLASKUTUKSEEN ANNETTAVAT TIEDOT LASKUTTAVAN yhteisön nimi ja osasto LASKUN SAAJAN nimi ja osoite Laskun saajan hetu tai Y- tunnus Laskun selite Laskun summa (alviton) Lisättävä alv alv% Tulokohta Laskutusväli kertalaskutus toistuva kuinka usein? Lisätietoja Päiväys ja laskutustietojen antajan nimi ja puhelinnro

11 11 5. KIRJANPITO 5.1. Kirjanpitovelvollisuus Kunnan tuloista ja menoista sekä varoista ja veloista on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa kuntalain säännösten mukaisesti ja hyvää kirjanpitotapaa, kirjanpitolakia ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston sen soveltamisesta antamia yleisohjeita sekä soveltuvin osin mm. Kuntaliiton suosituksia noudattaen. Kirjanpidon oikeellisuuden valvonta on kunnanjohtajan, taloussihteerin ja kunnanhallituksen vastuulla ja siihen liittyy tilintarkastajien seurantavelvoite. Tilijärjestelmä, joka sisältää tilipuitteet ja kirjaussuunnitelman, on oltava selkeä ja riittävästi eritelty. Tilijärjestelmän on täytettävä seuraavat vaatimukset: - erilaisille taloustapahtumille on oltava omat tilinsä; sekatilejä, joille kirjataan menoja ja tuloja, ei saa käyttää - tulon ja menon erotuksen kirjaaminen (=nettokirjaus) ei ole sallittua - tilien sisältö on pidettävä jatkuvasti samana - audit trail eli kirjausketjun aukottomuus tositteesta tilinpäätökseen on vaikeuksitta voitava todeta Kultakin tilikaudelta on oltava käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo. Kirjanpidossa on tarpeelliset tulos - ja tasetilit. Sisäisessä laskennassa ovat tarpeelliset seurantakohteet, jotka mahdollistavat talousarvion toteutumisen seurannan ja eri yksiköiden talouden ohjauksen Kirjaus Sisäisen suoritteen tosite käsitellään samalla tavoin kuin muutkin laskut. Kirjanpitoon vieminen suoritetaan niin usein kuin se on tarkoituksenmukaista. Oikaisu- ja siirtokirjauksen tosite on varustettava laatijan allekirjoituksella. Kirjanpitoon vieminen suoritetaan niin usein kuin se on tarkoituksenmukaista. Palkanlaskennasta on konekielinen yhteys kirjanpitoon tarkistusajon jälkeen. 6. HANKINNAT Hallintokuntien johtosäännöissä määrätään toimintavaltuuksista, joiden puitteissa hankinnat suorittaa joko lautakunta tai viranhaltija. Hankinnoissa on noudatettava kunnanhallituksen hyväksymiä hankintaohjeita.

12 7. OMAISUUDEN HOITO 12 Kunnan omaisuuden hoidosta on kukin käyttäjä vastuussa omalta osaltaan. Esimiehet määräävät koneiden ja laitteiden huollosta vastaavat henkilöt. 8. VARASTOT Kunnanhallitus voi poikkeustapauksessa myöntää luvan varaston perustamiseen, mikäli varastoitavia tarvikkeita käytetään useassa eri toimipisteessä. Vain yhdessä toimipisteessä käytettävät tarvikkeet hankitaan suoraan talousarviomäärärahoilla. Tarpeetonta varastointia on vältettävä, koska varastot sitovat kunnan kassavaroja. Asianomaisen tulosalueen esimies määrää varastolle vastaavan hoitajan sekä suorittamaan varaston inventoinnin ja laatimaan tilinpäätökseen liitettävän inventointikertomuksen. Varastokirjanpito on järjestettävä siten, että varaston arvo voidaan milloin tahansa kohtuullisella vaivalla selvittää. Varastojen hinnoittelu suoritetaan ns. keskihintalaskennalla. 9. IRTAIMISTO 9.1. Irtaimistoluettelo Irtaimiston luetteloinnissa noudatetaan kunnanhallituksen aikaisemmin antamia ohjeita, irtaimistoluetteloiden pitämisestä. Irtaimistoluetteloon merkitään esineet, joiden käyttöajan arvioidaan olevan vähintään 3 vuotta ja joiden arvo on yli 500 euroa. Tulosalueen esimies nimeää irtaimistoluettelon ylläpidosta vastaavan henkilön Poistoluettelo Tulosalueen esimiehen esityksestä kunnanjohtaja hyväksyy poistoluettelon Poistetun irtaimiston myyminen Poistettu irtaimisto myydään pääsääntöisesti yleisessä huutokaupassa, joka pidetään tarvittaessa. Myydyn irtaimiston kauppahinta maksetaan käteisellä. 10. SISÄINEN VALVONTA Kunnan omat, itsehallintoon kuuluvat valvontatoiminnot jakautuvat sisäiseen ja ulkoiseen valvontaan. Sisäinen valvonta on johtamisen osa-alue, joka sen

13 järjestämisajatuksen mukaan voi edelleen jakautua sisäiseen tarkkailuun ja sisäiseen tarkastukseen sekä luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan. Sisäinen tarkkailu on jokaisessa yhteisössä välttämätön johtamisen osa. Se toteutuu yleensä systemaattisena johtamisjärjestelmänä, koko organisaation läpi vietynä tulosten määrittelynä ja tavoitteiden asettamisena, johdonmukaisena organisaationa, järjestelmällisenä vastuun ja velvollisuuksien jakona, suunnitelmallisena tehtävien jakona, tehtävien ajoittaisena vaihtamisena, tehokkaina laskenta- ja raportointijärjestelminä sekä tarkoituksenmukaisten apuvälineiden käyttönä. Sisäinen tarkastus on aktiivista, systemaattista ja julkista tarkastustoimintaa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa. Tarkastuksen kohde tietää olevansa arvioinnin kohteena. Sisäinen tarkastus suoritetaan toimivan johdon alaisuudessa. Sisäisen valvonnan kokonaisuudesta sisäinen tarkastus on toissijaista. Seuranta on luottamushenkilöiden ja toimielinten suorittamaa sisäistä valvontaa. Seurannan tehtävänä on raportointivelvoitteiden asettaminen ja raportoinnin toteutuksen valvonta. Olennaista on tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Kunnan ulkoisen valvonnan muodostavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Ulkoinen valvonta on kunnan toimivasta johdosta riippumaton kaikki kunnan toiminnot kattava ja valitsijalleen, valtuustolle, raportoiva tarkastustoiminto. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus. Lisäksi kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kunnan varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina, vastaavat sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Toimenkuvissa määritellään vastuualueet ja sijaisuudet siten, että työnjako estää väärinkäytösten mahdollisuudet Rahavarojen tarkastus Kunnanhallituksen nimeämä kassantarkastaja suorittaa tarkastuksen ennalta ilmoittamatta vähintään kerran vuodessa sekä aina kassanhoitajan vaihtuessa. Taloussihteeri suorittaa rahavarojen tarkastuksen ennalta ilmoittamatta vähintään kerran vuodessa. Tarvittaessa tarkastuksia suoritetaan useammin. Tarkastuksesta tehdään päätös viranhaltijan päätöspöytäkirjaan. Kassanhoitajan on aina havaitessaan, etteivät kassavarat täsmää tositteiden kanssa, ilmoitettava siitä kassantarkastajalle, joka päättää, miten oikaisu tarvittaessa tehdään.

14 Arvopaperien ja vakuuksien hoito Kunnanhallituksen nimeämä kassantarkastaja suorittaa vakuuksien ja arvopapereiden tarkastuksen ja tekee tarkastuksesta pöytäkirjan. Vakuuksien asianmukaisuuden valvonnasta ja niiden palauttamisesta vastaa ao. hankkeen toteuttamisesta vastaava toimielin. Arvopapereista vastaa taloussihteeri Rahavarojen ja arvopapereiden säilyttäminen Rahavarat säilytetään rahalaitoksissa kunnan tileillä. Arvopaperit säilytetään lukitussa ja paloturvallisessa paikassa kunnanvirastossa Huollettavien varojen hoito Huollettavien varoja ei käsitellä kunnan kirjanpidossa. Sosiaalitoimi seuraa varojen käyttöä käsin Valtion toimeksiannot Valtion toimeksiannot käsitellään omilla tasetileillä Rakennustilien hyväksyminen Hankkeesta vastuussa oleva hallintokunta laatii hankkeen valmistuttua selvityksen määrärahojen käytöstä. Selvityksen hyväksyy se toimielin, joka päättä hankkeesta. Selvitys toimitetaan kunnanvaltuustolle tiedoksi Omaisuusrekistereiden pitäminen Kunnan omaisuusrekistereiden pitämisestä vastaa hallintotoimisto yhdessä Pielisen Karjalan tilitoimiston kanssa Valtionosuudet Taloussihteerin tulee yhdessä päävastuualueiden päällikköjen ja vastuualueiden esimiesten kanssa tarkistaa valtionosuuspäätöksen perusteiden oikeellisuus.

15 11. KUSTANNUSLASKENTA 15 Kustannukset kohdistetaan ns. aiheuttamisperiaatteen mukaan laskentakohteelle. Hallintokuntien tulee rekisteröidä suunnitellut ja aikaansaadut suoritteet ja näiden perusteella laatia raportteja ja laskelmia suunnittelun ja valvonnan tueksi. Tilinpäätöksen yhteydessä on valtuuston tietoon saatettava kustannuslaskennassa käytetyt suoritteet ja niiden tuottamisesta aiheutuneet kustannukset. 12. RISKIEN HALLINTA Kunnanvaltuusto päättää riskienhallinnan pääperiaatteista, vakuuttamis- ja omavastuuperiaatteista sekä omavastuuosuuden rahoittamisesta. Kunnanhallitus vastaa hallintokuntien esityksestä omaisuuden turvaamisesta ja suojaamisesta. Kunnanhallitus päättää tarvittaessa riskien kartoittamisesta. Hallintokuntien on kuitenkin suunnitelmallisesti jatkuvasti pyrittävä tunnistamaan ja arvioimaan sekä poistamaan tai pienentämään riskit sekä niiden haittavaikutukset. Kuntien riskienhallinnan pääpaino on vahinkoriskeissä. Vahinkoriskit ryhmitellään yleensä kolmeen ryhmään: henkilöriskit, omaisuusriskit ja toiminnan riskit. Riskit saattavat toteutuessaan aiheuttaa kunnalle merkittävää taloudellista vahinkoa, korvaamattomia henkilövahinkoja sekä häiritä toimintaa tuntuvasti. Tavallisimmin vahinkoriskien hallinnalla ymmärretään suojautumista sellaisilta riskeiltä, jotka voidaan vakuuttamisen keinoin siirtää kokonaan tai osittain vakuutuslaitokselle. Tällaisia riskejä sisältyy kaikkiin em. kolmeen ryhmään. Useimmat kunnallisen palvelutuotannon suoritteet eivät synny yhtenä kertakaikkisena työtapahtumana, vaan lyhyemmän tai pidemmän työtapahtumien tai toimintojen ketjun lopputuloksena. Toimintaketjujen kaikkien osatoimintojen tulee toimia moitteettomasti, jotta lopputulos olisi onnistunut. Työ- ja toimintaketjujen eri vaiheiden suorituspaikat voivat sijaita organisaation eri tasoilla ylittäen vastuuyksiköiden rajoja. Siksi työketjujen sisäinen tarkkailu on järjestettävä kussakin toimintayksikössä yksilöllisesti sen omien toimintaketjujen vaatimusten mukaisesti. Työ- ja toimintaketjujen sisäisen tarkkailun perusedellytyksenä ovat kirjalliset menetelmäkuvaukset, joilla voidaan osoittaa ketjuihin sisältyvät riskitekijät, sisäisen tarkkailun menettelyt sekä pulmatilanteissa selkeästi vastuut. Päävastuualueiden päälliköt vastaavat riskienhallinnan järjestämisestä toimialallaan.

16 Esimiesten tehtävänä on huolehtia siitä, että kukin toimintayksikkö on tietoinen riskeistään, vahingontorjuntatyö on suunniteltu, toimintaohjeet ovat ajan tasalla ja vakuutusturvan tarve on ilmoitettu kunnanhallitukselle TIETOHALLINTO JA TIETOTURVA Kunnanhallitus hyväksyy erillisinä kunnan tietoturvapolitiikan ja tietoturvasuunnitelman. Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy valmistelee em. asiakirjat sekä ohjeistaa kuntaa tietoturva-asioissa kunnan omien ohjeiden lisäksi. Kunnan ylläpitämät tietojärjestelmät ja niiden tiedot on asianmukaisesti suojattava luvatonta käsittelyä, käyttöä, tuhoamista, muuttamista ja anastamista vastaan. Suojaamisvelvoite koskee sekä manuaalisia että atkpohjaisia rekistereitä. Esimiesten on varmistuttava tietojärjestelmien turvallisuudesta sekä fyysisen että tietoturvallisuuden osalta. On huolehdittava siitä, että tietojärjestelmistä on olemassa ajantasaiset menetelmäkuvaukset ja selvitykset suojaus- ja varmistustoimista. Dokumentaatio on säilytettävä asianmukaisesti. Esimiehet vastaavat varajärjestelmien olemassaolosta ja toipumissuunnitelmasta. Esimiesten ja tietohallinnosta vastaavien on huolehdittava siitä, että käyttöoikeudet ovat asianmukaiset ja että käyttöoikeuksista tehdään selkeät päätökset. Heidän on valvottava, että käyttöoikeudet poistetaan henkilöiltä, jotka eivät enää ole kunnan palveluksessa tai jos käyttöoikeudet eivät enää vastaa henkilön nykyisiä työtehtäviä. Kullekin sovellukselle on nimettävä vastuuhenkilö (= pääkäyttäjä), joka esimiehen antamien ohjeiden mukaan määrittelee, millaiset oikeudet ja näkymät käyttäjälle annetaan sovelluksen eri osiin. Vastuuhenkilön on huolehdittava siitä, että sovelluksesta on olemassa ajan tasalla oleva menetelmäkuvaus sekä selvitys suojaus- ja vamistustoimista. Hankittaessa uusia järjestelmiä ja laitteita on tietohallinnosta vastaavien arvioitava turvaominaisuuksien riittävyys ja tarkistettava niiden asianmukainen hyödyntäminen. Pääsääntöisesti hankinnat suoritetaan Pohjois-Karjalan Tietotekniikka Oy:n kautta.

17 17 SISÄLLYSLUETTELO HALLINTOSÄÄNNÖN TALOUTTA KOSKEVIEN MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMISOHJEET YLEISTÄ SUUNNITTELU 1.1. Talousarvio ja taloussuunnitelma Tavoitteellisuus Talousarvion ja tavoitteiden toteutuksen seuranta ja raportointi Tilinpäätös RAHATOIMEN HOITO 2.1. Lainarahoitus Maksuvalmius Rahastot Sijoittaminen Käteiskassat Pankkitilien käyttövaltuudet Arvopostin vastaanottajat Pankki- ja luottokortit Avustukset ja takaukset MAKSULIIKENTEEN HOITO 3.1. Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen LASKUTUS- JA PERINTÄOHJEET 4.1. Yleisperiaatteet Laskutus Maksun suoritus Maksun viivästyminen Maksujen ulosotto Saatavien poistaminen Laskutus- ja perintäohjeisiin liittyviä euromääräisiä rajoja KIRJANPITO 5.1. Kirjanpitovelvollisuus Kirjaus HANKINNAT OMAISUUDEN HOITO VARASTOT IRTAIMISTO 9.1. Irtaimistoluettelo Poistoluettelo Poistetun irtaimiston myyminen SISÄINEN VALVONTA Rahavarojen tarkastus Arvopaperien ja vakuuksien hoito Rahavarojen ja arvopapereiden säilyttäminen Huollettavien varojen hoito Valtion toimeksiannot Rakennustilien hyväksyminen Omaisuusrekistereiden pitäminen Valtionosuudet KUSTANNUSLASKENTA RISKIEN HALLINTA TIETOHALLINTO JA TIETOTURVA.. 16