Palvelut Administrative cooperation and Member State networks TIETOJENVAIHTOJÄRJESTELMÄ (IMI) KÄYTTÖOPPAAN LISÄOSA

Transkriptio

1 EUROOPAN KOMISSIO PO Sisämarkkinat ja palvelut Palvelut Administrative cooperation and Member State networks SISÄMARKKINOIDEN TIETOJENVAIHTOJÄRJESTELMÄ (IMI) KÄYTTÖOPPAAN LISÄOSA TOIMIVALTAISTEN VIRANOMAISTEN ITSEREKISTERÖINTI JA VIRANOMAISTIETOJEN HALLINNOINNIN MUUTOKSET Euroopan komissio, B-1049 Bryssel. Toimisto: SPA2 07/20. Puhelin: vaihde (+32-2) , ohivalinta (+32-2) Faksi: (+32-2) Internet-osoite:

2 OSA 1: OHJEET TOIMIVALTAISILLE VIRANOMAISILLE MITEN IMIIN REKISTERÖIDYTÄÄN?...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 1. IMI-REKISTERÖITYMISPYYNTÖ...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2. REKISTERÖITYMINEN VAIHE VAIHEELTAERROR! BOOKMARK NOT DEFINED TURVATARKASTUS...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED VIRANOMAISEN TIETOJEN SYÖTTÄMINENERROR! BOOKMARK NOT DEFINED REKISTERÖITYMISEN LOPPUUNSAATTAMINENERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 3. MITÄ TAPAHTUU REKISTERÖITYMISEN JÄLKEEN?ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED 3.1. VIRANOMAISEN VALIDOINTI...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED ENSIASKELEET IMISSÄ...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED UUDEN LAINSÄÄDÄNTÖALAN KÄYTTÖOIKEUKSIEN PYYTÄMINEN...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. OSA 2: OHJEET IMI-KOORDINAATTOREILLE REKISTERÖITYMISPYYNTÖJEN HALLINNOINTI JA REKISTERÖINTIEN VALIDOINTI...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4. REKISTERÖITYMISPYYNTÖJEN HALLINNOINTIERROR! BOOKMARK NOT DEFINED REKISTERÖITYMISPYYNTÖJEN LUOMINENERROR! BOOKMARK NOT DEFINED REKISTERÖITYMISPYYNNÖN ELINKAARI: TYYPILLISET KÄSITTELYVAIHEET...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED REKISTERÖITYMISPYYNNÖN MUITA MAHDOLLISIA VAIHEITA JA TILOJA...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 5. REKISTERÖINTIEN VALIDOINTI...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. OSA 3: VIRANOMAISTEN TIETOJEN HALLINNOINTI IMISSÄERROR! BOOKMARK NOT DEFIN 6. VIRANOMAISEN ELINKAARI...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED VIRANOMAISEN TILA: REKISTERÖINTI VALIDOITAVANAERROR! BOOKMARK NOT DE 6.2. VIRANOMAISEN TILA: AKTIIVINENERROR! BOOKMARK NOT DEFINED VIRANOMAISEN TILA: REKISTERÖINTIÄ EI HYVÄKSYTTYERROR! BOOKMARK NOT D 6.4. VIRANOMAISEN TILA: VIRANOMAISEN POISTO KÄYNNISSÄERROR! BOOKMARK NOT 6.5. VIRANOMAISEN TILA: EI-AKTIIVINENERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2

3 7. LAINSÄÄDÄNTÖALAN KÄYTTÖOIKEUKSIEN ELINKAARIERROR! BOOKMARK NOT DE 7.1. KÄYTTÖOIKEUDET: PYYDETTY...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED KÄYTTÖOIKEUDET: MYÖNNETTY ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED KÄYTTÖOIKEUDET: KESKEYTETTYERROR! BOOKMARK NOT DEFINED KÄYTTÖOIKEUDET: POISTETTU...ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED KÄYTTÖOIKEUDET: PYYDETTY UUDELLEENAKTIVOINTIAERROR! BOOKMARK NOT D 3

4 Johdanto Tämä ohjeisto täydentää sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän (IMI) käyttäjille tarkoitettua käyttöopasta 1. Ohjeistossa käsitellään toimivaltaisten viranomaisten itserekisteröintiä ja annetaan lisätietoa viranomaisten tietojen hallinnoinnista IMIssä. Järjestelmän laajetessa IMI-koordinaattorit saattavat joutua rekisteröimään lukuisia toimivaltaisia viranomaisia. Jotta tämä kävisi helpommin, IMIssä on toiminto, jonka avulla koordinaattori voi pyytää viranomaista rekisteröitymään IMIin omatoimisesti. Kun viranomainen on näin hoitanut rekisteröinnin itse, rekisteröitymispyynnön esittänyt koordinaattori validoi rekisteröitymisen. Tämä käyttöoppaan lisäosa jakautuu kolmeen osaan: Osa 1 on tarkoitettu toimivaltaisille viranomaisille, joita on pyydetty rekisteröitymään IMIin itse. Jos organisaatiotasi on pyydetty tai todennäköisesti pyydetään rekisteröitymään IMIin, löydät kaikki tarvittavat tiedot rekisteröitymisestä tämän lisäosan osasta 1. Osa 2 on suunnattu IMI-koordinaattoreille, jotka ovat päättäneet pyytää toimivaltaisia viranomaisia rekisteröitymään IMIin itse. Siinä selitetään, miten rekisteröitymispyyntöjä hallinnoidaan ja miten viranomaisen tiedot validoidaan rekisteröitymisen jälkeen. IMI-koordinaattorina sinulle voi olla eniten hyötyä juuri osasta 2, mutta on hyvä tutustua myös toimivaltaisille viranomaisille tarkoitettuihin ohjeisiin (osa 1), koska saatat joutua neuvomaan viranomaisia rekisteröitymisessä. Osassa 3 luodaan katsaus IMI-ohjelmiston tärkeimpiin päivityksiin, jotka liittyvät viranomaisten tietojen hallinnointiin. Päivitykset vaikuttavat viranomaisen elinkaareen järjestelmässä sekä eri lainsäädäntöalojen käyttöoikeuksien hallinnointiin. Muutokset siis koskevat sekä toimivaltaisia viranomaisia että koordinaattoreita. 1 IMI-käyttöopas on saatavilla osoitteessa Tutustu myös sivustomme osioon Tärkeitä asiakirjoja, josta löytyy muita IMI-järjestelmän oppaita ja tiedotteita. 4

5 OSA 1: OHJEET TOIMIVALTAISILLE VIRANOMAISILLE MITEN IMIIN REKISTERÖIDYTÄÄN? IMI on sähköinen tietojenvaihtojärjestelmä, jonka tarkoituksena on helpottaa yhteydenpitoa eri jäsenvaltioiden viranomaisten välillä. Toimialastasi riippuen IMIkoordinaattori saattaa katsoa, että edustamasi viranomainen olisi rekisteröitävä IMIin, jotta se voisi vaihtaa järjestelmän avulla tietoja EU:n ja Euroopan talousalueen muiden jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten kanssa. Koordinaattori voi joko itse rekisteröidä edustamasi viranomaisen IMIin tai pyytää sitä hoitamaan rekisteröitymisen itse. 1. IMI-REKISTERÖITYMISPYYNTÖ Saat sähköpostiviestin, jossa edustamaasi viranomaista pyydetään rekisteröitymään IMIin. Viestissä näkyy pyynnön lähettäneen IMI-koordinaattorin nimi ja sähköpostiosoite. Lisäksi siinä on linkki järjestelmän rekisteröitymissivulle ja yksilöllinen rekisteröintitunnus, jota tarvitaan rekisteröitymisprosessin aloittamiseen. Huomaa, että rekisteröintitunnus on voimassa vain 30 päivää. Järjestelmä lähettää muistutusviestin viisi päivää ennen tunnuksen vanhenemista, ellei viranomainen ole siihen mennessä rekisteröitynyt. 2. REKISTERÖITYMINEN VAIHE VAIHEELTA 2.1. Turvatarkastus Ennen rekisteröitymisprosessin käynnistymistä on läpäistävä turvatarkastus, jossa sinua pyydetään kirjoittamaan näytöllä näkyvä satunnainen merkkijono. Lisäksi tarvitset sähköpostitse saamasi rekisteröintitunnuksen. Koordinaattori saattaa tehdä pyyntöön muutoksia sen lähettämisen jälkeen, jolloin saat sähköposti-ilmoituksen edellisen pyynnön ja rekisteröintitunnuksen mitätöitymisestä. Tämän jälkeen sinulle lähetetään uusi sähköpostipyyntö, jossa ilmoitetaan uusi rekisteröintitunnus. Tällaisissa tapauksissa ainoastaan viimeisin rekisteröintitunnus kelpaa turvatarkastuksessa. Turvatarkastus voi epäonnistua seuraavista syistä: rekisteröintitunnuksen voimassaoloaika on kulunut umpeen, koordinaattori on peruuttanut rekisteröitymispyynnön tai toinen organisaatiosi käyttäjä on jo suorittanut rekisteröitymisen samalla tunnuksella. Ellei rekisteröintitunnus kelpaa, ota yhteyttä koordinaattoriin, joka voi tarvittaessa lähettää uuden rekisteröitymispyynnön Viranomaisen tietojen syöttäminen Läpäistyäsi turvatarkastuksen järjestelmä ohjaa sinua vaiheittain antamaan seuraavat tiedot edustamastasi viranomaisesta. Nämä tiedot tallennetaan IMIin. 5

6 Maa ja kielet Ensimmäisessä ikkunassa on ilmoitettava viranomaisen virallinen nimi ja kansalliset kielet. Lisäksi annetaan viranomaisen epävirallinen nimi ja lyhyt kuvaus. Epävirallinen nimi on muotoiltava niin, että siitä käy selvästi ilmi viranomaisen tehtävä. Viranomaisen kuvauksesta olisi puolestaan käytävä ilmi sen tärkeimmät vastuualueet IMIn näkökulmasta. Sekä epävirallinen nimi että viranomaisen kuvaus käännetään kaikille EU-kielille, jolloin ne näkyvät IMIn käyttäjille näiden omalla kielellä. Maasi virallisten kielten lisäksi sinua pyydetään ilmoittamaan mahdolliset muut kielet, joita organisaatiossasi ymmärretään. Lisätietoa viranomaisen epävirallisesta nimestä, kuvauksesta ja kielistä on ohjeessa IMIn käyttöönotto: viranomaisorganisaation ensimmäisen käyttäjän opas ja käyttöoppaan kohdassa Viranomaisen osoite Seuraavaksi pyydetään viranomaisen perustiedot, kuten osoite, puhelinnumero, internet-osoite ja sähköpostiosoite. Varmista, että kyseistä sähköpostia seurataan säännöllisesti, koska järjestelmä lähettää tärkeät viestit juuri tähän osoitteeseen (ks. myös käyttöoppaan kohta 16.1) Ensimmäisen käyttäjän tiedot Kun viranomainen rekisteröidään IMIin, rekisteröidään myös sen ensimmäinen käyttäjä, joka voi kirjautua järjestelmään, kun rekisteröinti on validoitu. Varmista, että järjestelmään ilmoitettava ensimmäisen käyttäjän sähköpostiosoite varmasti toimii, koska siihen lähetetään rekisteröinnin jälkeen tärkeitä ilmoituksia. Lisätietoa IMIn eri käyttäjärooleista on käyttöoppaan osan 1 kohdassa Lainsäädäntöalan asetukset IMI on suunniteltu tukemaan sisämarkkinalainsäädännön monia eri osaalueita 2. Pyytäessään viranomaista rekisteröitymään IMIin koordinaattori ilmoittaa lainsäädäntöalat, joille sillä tulisi olla käyttöoikeudet. Rekisteröitymisprosessin aikana sinun on annettava tiettyjä tietoja edustamasi viranomaisen toimivallasta kullakin alalla. Kutakin lainsäädäntöalaa varten valitaan luettelosta viranomaisen toimivaltaa parhaiten kuvaavat avainsanat. Jos lainsäädäntöala on ammattipätevyyden tunnustaminen, pyydetään ilmoittamaan myös viranomaisen toimivaltaan kuuluvat ammatit. 2 Alun perin IMIä käytettiin tukemaan hallinnollista yhteistyötä, joka liittyi ammattipätevyyden tunnustamista koskevaan direktiiviin 2005/36/EY. Sittemmin järjestelmää alettiin käyttää myös yhteistyössä, joka liittyy palvelujen tarjoamiseen sisämarkkinoilla (direktiivi 2006/123/EY). Myöhemmin IMI-järjestelmää laajennetaan edelleen uusille lainsäädäntöaloille. 6

7 2.3. Rekisteröitymisen loppuunsaattaminen Ennen rekisteröitymisen loppua järjestelmä esittää tiivistelmän edeltäneissä vaiheissa syötetyistä tiedoista. Tiivistelmä sisältää myös järjestelmän luoman käyttäjätunnuksen ilmoittamallesi ensimmäiselle käyttäjälle. Kun koordinaattori on validoinut rekisteröitymisen, ensimmäinen käyttäjä voi kirjautua järjestelmään vain tällä tunnuksella. Jotta sinulle jää tieto tästä käyttäjätunnuksesta ja kopio syöttämistäsi tiedoista, järjestelmä pyytää tulostamaan tiivistelmän tai tallentamaan sen Word-tiedostona tietokoneelle. Rekisteröitymisprosessin pystyy viemään loppuun vasta, kun tiivistelmä on joko tulostettu tai tallennettu. 3. MITÄ TAPAHTUU REKISTERÖITYMISEN JÄLKEEN? 3.1. Viranomaisen validointi Rekisteröitymisen jälkeen saat sähköpostiviestin, jossa vahvistetaan, että edustamasi viranomaisen tiedot on kirjattu IMIin. Viesti sisältää tiivistelmän rekisteröitymisen yhteydessä annetuista tiedoista. Se ei kuitenkaan sisällä edellä 2.3 kohdassa mainittua ensimmäisen käyttäjän käyttäjätunnusta. Samalla koordinaattori saa ilmoituksen siitä, että rekisteröitymisprosessi on saatettu päätökseen ja edustamasi viranomaisen rekisteröityminen olisi nyt validoitava. Kun koordinaattori on suorittanut validoinnin, sinulle ilmoitetaan sähköpostitse, että edustamasi viranomainen on saanut IMIn käyttöoikeudet. Viestissä on tarkat ohjeet järjestelmään kirjautumisesta sekä linkki IMI-sivustolla olevaan opetusmateriaaliin Ensiaskeleet IMIssä Kun viranomainen on validoitu, sen ensimmäinen käyttäjä voi kirjautua sisään IMIjärjestelmään. Oppaassa IMIn käyttöönotto: viranomaisorganisaation ensimmäisen käyttäjän opas selitetään vaiheittain, mitä ensimmäisen käyttäjän on tehtävä IMIn käyttöönoton yhteydessä. Opas sisältää sanaston, jossa selitetään tärkeimmät IMIin liittyvät käsitteet, ja usein kysyttyjä kysymyksiä vastauksineen. On myös hyvä tutustua IMI-käyttöoppaaseen ja muuhun IMI-materiaaliin, jota on saatavilla IMI-sivustolla eri kielillä Uuden lainsäädäntöalan käyttöoikeuksien pyytäminen Viranomainen voidaan rekisteröidä tai sitä voidaan pyytää itse rekisteröitymään IMIin yhdelle tai useammalle lainsäädäntöalalle, jolla järjestelmää käytetään. Toimivaltansa mukaan viranomainen voi pyytää käyttöoikeuksia uudelle lainsäädäntöalalle, jolla se ei vielä ole IMIä käyttänyt. Tällaisen pyynnön validoi IMI-koordinaattori. Uutta käyttöoikeutta pyydettäessä järjestelmä ehdottaa useita koordinaattoreita, joilla on oikeudet myöntää kyseisen lainsäädäntöalan käyttöoikeudet. Organisaatiotasi alun perin rekisteröitymään 7

8 pyytänyt koordinaattori ei välttämättä koordinaattorin oikeuksista riippuen kuulu näihin. Käyttöoikeuspyyntö toimitetaan valitsemallesi koordinaattorille validoitavaksi. Osassa 3 kuvataan tarkemmin lainsäädäntöaluekohtaisten oikeuksien hallinnointia. 8

9 OSA 2: OHJEET IMI-KOORDINAATTOREILLE REKISTERÖITYMISPYYNTÖJEN HALLINNOINTI JA REKISTERÖINTIEN VALIDOINTI IMI-koordinaattorit voivat rekisteröidä toimivaltaisia viranomaisia järjestelmään, kuten IMI-käyttöoppaan kohdassa 21 selitetään. Vaihtoehtoisesti koordinaattori voi pyytää viranomaisia rekisteröitymään itse kaikille tai joillekin lainsäädäntöaloille, joiden koordinaattorina se toimii. Toimivaltaisten viranomaisten itse suorittama rekisteröityminen voidaan nähdä kolmivaiheisena prosessina. Ensin koordinaattori luo ja lähettää rekisteröitymispyynnön. Pyynnön saatuaan viranomainen kirjaa tietonsa järjestelmään (varsinainen rekisteröitymisvaihe). Lopuksi koordinaattori validoi viranomaisen kirjaamat tiedot. PYYNTÖ REKISTERÖITYMINEN VALIDOINTI (koordinaattori) (toimivaltainen viranomainen) (koordinaattori) Tässä osassa käsitellään rekisteröitymiseen liittyviä IMI-koordinaattorin tehtäviä, jotka ovat rekisteröitymispyyntöjen hallinnointi ja rekisteröityneiden viranomaisten validointi. 4. REKISTERÖITYMISPYYNTÖJEN HALLINNOINTI Pyynnöstä tapahtuva viranomaisten rekisteröityminen keventää IMIkoordinaattorien työtaakkaa, mutta jättää heille kuitenkin mahdollisuuden valvoa prosessia kokonaisuutena. Sillä myös varmistetaan, että vain toimivaltaiset viranomaiset rekisteröityvät IMIin ja kukin niistä juuri oikeille lainsäädäntöaloille. Kaavailtujen rekisteröitymispyyntöjen määrästä riippuen pyynnöt voi luoda joko yksitellen tai ryhmissä Rekisteröitymispyyntöjen luominen Yksittäisen pyyntöluonnoksen luominen Kuhunkin rekisteröitymispyyntöön tarvitaan seuraavat tiedot: viranomaisen toimiva sähköpostiosoite viranomaisen nimi (ei välttämättä virallinen nimi, koska tämä nimi näkyy vain omalla pyyntölistallasi) lainsäädäntöala/-alat, jolle/joille pyydät viranomaista rekisteröitymään mahdollinen vapaamuotoinen saate, jollaisen ehkä haluat liittää pyyntöön. Oletusarvoisesti järjestelmä pyytää viranomaista rekisteröitymään kaikille lainsäädäntöaloille, joiden koordinaattorina toimit. Jos siis koordinoit useampaa kuin yhtä järjestelmän lainsäädäntöalaa mutta haluat pyytää 9

10 viranomaista rekisteröitymään vain yhdelle (tai muutamalle) niistä, sinun tulee poistaa valintamerkintä niiden alojen kohdalta, joille viranomainen ei tarvitse käyttöoikeuksia. Pyynnöt tallentuvat luonnoksina pyyntöluonnosten luetteloon. Pääset milloin tahansa muokkaamaan niitä ja voit lähettää ne joko yksittäin tai ryhmissä Useampien pyyntöjen luominen kerralla joukkopyyntöluonnokset Voit myös luoda useampia pyyntöjä kerrallaan (eli tehdä joukkopyyntöjä ). Tämä on mahdollista seuraavasti: Ota käyttöön IMIssä oleva pohjatiedosto napsauttamalla hiiren oikeanpuoleisella painikkeella Excel-kuvaketta Luo pyyntöjä -ikkunassa. Kirjaa tiedostoon kunkin viranomaisen nimi ja toimiva sähköpostiosoite (vain yksi). Kun täytät pohjatiedostoa, varo muuttamasta sen muotoiluja. Tämä on vaarana erityisesti tuodessasi pohjatiedostoon jo olemassa olevia luetteloita. Muista lopuksi tallentaa muutokset. Siirrä pyynnöt sisältävä tiedosto järjestelmään. Tiedostostasi tuodut pyynnöt näkyvät nyt pyyntöluonnosluettelossa Joukkomuutokset pyyntöluonnoksiin Voit muokata useita pyyntöjä yhdellä kertaa. Joukkomuutokset, jotka siis koskevat kaikkia valitsemiasi pyyntöjä, ovat käteviä, kun pyyntöluonnoksia on paljon, usein esimerkiksi silloin, kun olet luonut pyyntöjä pohjatiedoston avulla. Joukkomuutoksena voidaan vaikkapa lisätä saateteksti tai muuttaa lainsäädäntöalaa Rekisteröitymispyynnön elinkaari: tyypilliset käsittelyvaiheet Kun rekisteröitymispyyntö luodaan, se on aina Luonnos -tilassa. Sen jälkeen pyyntö yleensä etenee tilasta toiseen seuraavasti: Pyyntö tallennettu Pyyntö pysyy Luonnos -tilassa, kunnes koordinaattori päättää lähettää sen viranomaiselle ja pyyntö siirtyy Pyyntö tallennettu -tilaan. Pyyntö ei silti lähde viranomaiselle heti. Aamulla ennen klo 10:tä tallennettu pyyntö lähtee viranomaiselle seuraavan yön aikana. Klo 10:n jälkeen lähetetty pyyntö lähtee viranomaiselle seuraavan työpäivän jälkeisenä yönä. Esimerkiksi perjantaina klo 10:n jälkeen lähetetty pyyntö lähtee vastaanottajalle vasta maanantain ja tiistain välisenä yönä. 10

11 Pyyntö lähetetty, rekisteröitymistä odotetaan Kun pyyntö on lähtenyt, se siirtyy Lähetetty, rekisteröitymistä odotetaan - tilaan. Pyyntö on käytännössä viranomaiselle lähetetty sähköpostiviesti, jossa sitä pyydetään rekisteröitymään IMIin (ks. myös osan 1 kohta 1) Rekisteröinti validoitavana Kun viranomainen on rekisteröitynyt, pyyntö siirtyy automaattisesti Rekisteröinti validoitavana -tilaan. Samalla pyynnön lähettänyt koordinaattori saa sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan viranomaisen validointitarpeesta Viranomainen validoitu Kun koordinaattori on validoinut viranomaisen rekisteröitymisen, rekisteröitymispyyntö säilyy pyyntöluettelossa 90 päivän ajan tilassa Viranomainen validoitu Rekisteröitymispyynnön muita mahdollisia vaiheita ja tiloja Rekisteröitymispyynnön käsittely voi toisinaan edetä eri tavoin, jolloin pyynnön tila vaihtuu edellä kuvatusta poikkeavalla tavalla. Pyynnön tilasta riippuen koordinaattori voi muokata pyyntöä, peruuttaa sen tai lähettää sen uudelleen Pyyntö hylätty Järjestelmä voi hylätä rekisteröitymispyynnön kahdesta syystä: Sähköpostiosoite on jo käytössä: Pyynnössä oleva viranomaisen sähköpostiosoite on jo rekisteröity IMIssä jollekin viranomaiselle tai samaa osoitetta käyttäen on jo luotu rekisteröitymispyyntö. Sähköpostiosoite on muodoltaan virheellinen: Sähköpostiosoite ei ole muodoltaan teknisesti kelvollinen. Kun tallennat rekisteröitymispyynnöt, järjestelmä ilmoittaa heti pyyntöjen määrän ja mahdollisesti hylättyjen pyyntöjen määrän.järjestelmä ilmoittaa myös hylkäämisten syyn, jolloin voit muokata kyseisiä pyyntöjä tarvittavalla tavalla (esim. korjata tai vaihtaa sähköpostiosoitteen). Korjausten jälkeen voit tallentaa pyynnöt uudestaan lähetettäviksi Pyynnön tallennus estetty Jos lähetät saman päivän aikana vähintään 100 pyyntöä, järjestelmä estää turvallisuussyistä pyyntöjen etenemisen. Pyynnöt näkyvät luettelossasi Tallennus estetty -tilassa. IMIn pääkäyttäjä Euroopan komissiosta ottaa sinuun yhteyttä ja pyytää vahvistamaan, että olet tarkoituksella lähettämässä näin monta rekisteröitymispyyntöä. Annettuasi vahvistuksen IMI-pääkäyttäjä vapauttaa pyynnöt lähetettäviksi seuraavan yön aikana ja siirtää ne Lähetetty, rekisteröitymistä odotetaan -tilaan. 11

12 Jos tallennat pyynnön vahingossa, voit pyytää komission IMIneuvontapalvelua estämään sen lähettämisen. Tämä on kuitenkin mahdollista vain, kun pyyntö on Tallennettu -tilassa (ei enää, kun se on Lähetetty, rekisteröitymistä odotetaan -tilassa) Pyyntö vanhentunut Jokaisella pyynnöllä on yksilöllinen rekisteröintitunnus, joka on voimassa vain 30 päivää. Ellei toimivaltainen viranomainen rekisteröidy ennen rekisteröintitunnuksen vanhentumista, pyyntö siirtyy Pyyntö vanhentunut - tilaan. Tässä vaiheessa koordinaattori voi tallentaa pyynnön uudestaan lähetettäväksi Pyyntö peruttu Koordinaattori voi perua pyynnön, jos se on tilassa Lähetetty, rekisteröitymistä odotetaan tai Pyyntö vanhentunut. Peruttu pyyntö pysyy pyyntöluettelossa 90 päivän ajan, minkä jälkeen se poistetaan automaattisesti Validointi evätty Jos koordinaattori epää viranomaisen rekisteröitymisen IMIin, rekisteröitymispyyntö siirtyy Validointi evätty -tilaan. Tässä tilassa oleva pyyntö poistetaan järjestelmästä automaattisesti 90 päivän kuluttua. 5. REKISTERÖINTIEN VALIDOINTI Saat sähköpostiviestin, kun toimivaltainen viranomainen on pyynnöstäsi rekisteröitynyt IMIin. Kun olet validoinut rekisteröinnin, viranomainen siirtyy IMIssä aktiivinen -tilaan, jolloin se on muiden IMIn käyttäjien nähtävissä, kun ne hakevat järjestelmästä viranomaisia. Validoinnin yhteydessä voit tarkastaa viranomaisen tiedot ja tarvittaessa muokata niitä. Voit myös muokata lainsäädäntöalueiden käyttöoikeuksia (tätä kuvataan tarkemmin IMI-käyttöoppaan osan 2 kohdassa 22). 12

13 OSA 3: VIRANOMAISTEN TIETOJEN HALLINNOINTI IMISSÄ Viranomaistietojen hallinnointiprosessia on IMIssä muutettu niin, että se vastaa uusia käyttötarpeita. Järjestelmäteknisin termein ilmaistuna kullekin viranomaiselle määritetään tila, joka kuvastaa sen käyttöoikeuksia IMIssä. Lisäksi määritetään viranomaisen käyttöoikeuksien tila kunkin lainsäädäntöalan osalta, jolle viranomaisella on käyttöoikeudet tai jolle se on niitä pyytänyt 3. Käytännössä tila-asetuksilla säädellään sitä, mitä kutakin viranomaista edustavat käyttäjät voivat järjestelmässä tehdä. Vaikka toimivaltaiset viranomaiset voivat muuttaa joitakin tila-asetuksia, pääosin niiden hallinnoinnista vastaavat IMI-koordinaattorit. Muistutus koordinaattorina IMIssä IMI-käyttöoppaassa käsitellään laajasti IMI-koordinaattorien rooleja ja tehtäviä (ks. kohdat 20 24, IMI-koordinaattoreina toimivat viranomaiset ). On syytä muistaa, että koordinaattori voi roolinsa perusteella olla: Validointikoordinaattori: rekisteröi ja/tai validoi toimivaltaisen viranomaisen ja vastaa sen tietojen hallinnoinnista Lainsäädäntöalan käyttöoikeuskoordinaattori: vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä viranomaiselle tietyllä lainsäädäntöalalla Pyyntökoordinaattori: osallistuu tarpeen mukaan tietopyyntöjen käsittelyyn tietyllä lainsäädäntöalalla (viranomaisella voi olla kullakin lainsäädäntöalalla yksi tai useampi koordinaattori). Samalla koordinaattorilla voi tietyn viranomaisen osalta olla kaikki kolme roolia; toisaalta eri rooleissa voi olla myös eri koordinaattorit. 6. VIRANOMAISEN ELINKAARI 6.1. Viranomaisen tila: Rekisteröinti validoitavana IMIin itse rekisteröitynyt toimivaltainen viranomainen on tilassa Rekisteröinti validoitavana. Tässä tilassa viranomainen näkyy järjestelmässä ainoastaan sen validointikoordinaattorin paikalliselle tietovastaavalle, joka lähetti rekisteröitymispyynnön Viranomaisen tila: Aktiivinen Toimivaltainen viranomainen siirtyy IMIssä Aktiivinen -tilaan, kun IMIkoordinaattori on rekisteröinyt sen tai kun validointikoordinaattori on validoinut sen itse tekemän rekisteröitymisen. Tässä tilassa olevalle 3 IMI tukee toistaiseksi vain yhtä työnkulkua lainsäädäntöalaa kohti. Tulevaisuudessa lainsäädäntöalalla voi kuitenkin olla useampia työnkulkuja. Tällöin kullakin työnkululla on omanlaisensa elinkaari ja kussakin niistä määritetään omat tila-asetukset lainsäädäntöalan käyttöoikeuksien tilan lisäksi. 13

14 viranomaiselle voidaan myöntää käyttöoikeudet mille tahansa lainsäädäntöalalle ja mihin tahansa työnkulkuihin järjestelmässä Viranomaisen tila: Rekisteröintiä ei hyväksytty Poikkeustapauksissa validointikoordinaattori saattaa hylätä toimivaltaisen viranomaisen rekisteröitymisen. Tällöin viranomainen siirtyy tilaan Rekisteröintiä ei hyväksytty. Koordinaattori voi edelleen validoida tässä tilassa olevan viranomaisen kuuden kuukauden kuluessa. Ellei se tee niin, rekisteröityminen poistuu automaattisesti järjestelmästä Viranomaisen tila: Viranomaisen poisto käynnissä Koordinaattori voi poistaa toimivaltaisen viranomaisen IMI-järjestelmästä. Tämä tapahtuu kaksivaiheisesti niin, että viranomainen ehtii saattaa järjestelmässä meneillään olevat prosessit päätökseen. Ensimmäisessä vaiheessa validointikoordinaattori käynnistää viranomaisen poiston. Kun viranomainen on Viranomaisen poisto käynnissä -tilassa, se voi edelleen osallistua meneillään oleviin tiedonvaihtoprosesseihin mutta ei voi lähettää eikä vastaanottaa uusia tietopyyntöjä. Myöskään käyttöoikeuksia uusiin työnkulkuihin tai uusille lainsäädäntöaloille ei enää voida pyytää eikä myöntää Viranomaisen tila: Ei-aktiivinen Kun kaikki Viranomaisen poisto käynnissä -tilassa olevaa viranomaista koskevat tiedonvaihtoprosessit on saatettu päätökseen, validointikoordinaattori voi asettaa viranomaisen Ei-aktiivinen -tilaan. Kuuden kuukauden kuluttua tästä viranomainen poistetaan pysyvästi järjestelmästä. Ennen poistamista viranomaista edustavat käyttäjät voivat edelleen kirjautua IMIin ja uusia käyttäjiä voidaan rekisteröidä. Viranomainen voi tarkastella pyyntöjään muttei enää lähettää tai vastaanottaa uusia pyyntöjä. 7. LAINSÄÄDÄNTÖALAN KÄYTTÖOIKEUKSIEN ELINKAARI Käyttöoikeudet lainsäädäntöalalle myönnetään toimivaltaiselle viranomaiselle, kun se rekisteröidään tai kun validointikoordinaattori validoi sen oman rekisteröitymisen. Lisäksi Aktiivinen -tilassa oleva viranomainen voi erikseen pyytää sellaisen lainsäädäntöalan käyttöoikeuksia, jolla se ei ole vielä käyttänyt IMIä (ks. myös kohta 3.3) Käyttöoikeudet: Pyydetty Kun viranomainen on pyytänyt lainsäädäntöalan käyttöoikeuksia, valitun käyttöoikeuskoordinaattorin paikallinen tietovastaava voi muokata viranomaisen asetuksia kyseisen lainsäädäntöalan osalta (esim. muuttaa valintoja ja päivittää lainsäädäntöalan avainsanaluettelon). Käyttöoikeuksia pyytäneen viranomaisen paikallinen tietovastaava voi myös muokata viranomaisen tietoja kyseisen lainsäädäntöalan osalta, mutta 14

15 viranomainen ei voi vielä lähettää eikä vastaanottaa kyseisen lainsäädäntöalan tietopyyntöjä Käyttöoikeudet: Myönnetty Kun lainsäädäntöalan käyttöoikeuksien tila on Myönnetty, viranomainen voi rekisteröidä käyttäjiä, joilla on oikeudet kyseiselle lainsäädäntöalalle, sekä muuttaa tietojaan käyttöoppaan kohdassa 17 kuvatulla tavalla. Tämän jälkeen viranomainen voi lähettää ja vastaanottaa tietopyyntöjä kyseisellä lainsäädäntöalalla Käyttöoikeudet: Keskeytetty Poikkeustapauksissa käyttöoikeuskoordinaattori voi päättää keskeyttää viranomaisen käyttöoikeudet jollakin IMIn lainsäädäntöalalla. Tämän jälkeen koordinaattori voi joko palauttaa tai poistaa kyseisen lainsäädäntöalan käyttöoikeudet. Kun lainsäädäntöalan käyttöoikeuksien tila on Keskeytetty, viranomainen voi edelleen käsitellä keskeneräisiä pyyntöjä muttei enää lähettää eikä vastaanottaa uusia pyyntöjä kyseisellä lainsäädäntöalalla. Viranomaisen paikallinen tietovastaava voi edelleen rekisteröidä ja hallinnoida käyttäjiä, joilla on kyseisen lainsäädäntöalan käyttöoikeudet, sekä pyytää käyttöoikeuksien palauttamista Käyttöoikeudet: Poistettu Kun viranomainen, jonka käyttöoikeudet tietylle lainsäädäntöalalle on keskeytetty, on saattanut päätökseen kaikki kyseisen lainsäädäntöalan keskeneräiset pyynnöt, käyttöoikeuskoordinaattori voi poistaa viranomaiselta kyseisen lainsäädäntöalan käyttöoikeudet. Kun käyttöoikeudet on poistettu, viranomaisen paikallisella tietovastaavalla on vielä mahdollisuus pyytää lainsäädäntöalan käyttöoikeuksien uudelleenaktivointia Käyttöoikeudet: Pyydetty uudelleenaktivointia Kun lainsäädäntöalan käyttöoikeuksien tila on Keskeytetty tai Poistettu, viranomainen voi pyytää käyttöoikeuskoordinaattoria palauttamaan kyseisen lainsäädäntöalan käyttöoikeudet. Jos koordinaattori päättää palauttaa käyttöoikeudet, Keskeytetty -tila palautetaan Myönnetty -tilaksi. Poistettu -tila muutetaan ensin Keskeytetty -tilaksi, ja vasta sen jälkeen se voidaan palauttaa Myönnetty -tilaksi. 15