puh

Transkriptio

1 1. Rekisterin nimi Sosiaalihuollon asiakasrekisteri 2. Rekisterin pitäjä Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö Sosiaalijohtaja 4. Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa Tietosuojavastaava puh PL 4 (Pohjolankatu 21), Iisalmi 5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava 6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste puh tietosuoja@ylasavonsote.fi Sosiaalihuollon lakisääteisten palvelujen tuottaminen Sosiaalihuoltolaki 1301/2014 ja sekä laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta, iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista /980 eli vanhuspalvelulaki 7. Rekisterin tietosisältö Toimeentuloturvan, välitystilien, lastensuojelun sekä aikuis- ja perhetyön asiakkuus: Henkilö- ja perhetiedot sekä tuki-, sijoitus/ palvelupäätösten ja maksatusten vaatimat tiedot. Tukihenkilöt/tukiperheet ja toimittajat: perustiedot. Perustiedot asiakkaasta /asukkaasta: Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, kotikunta, alue/piiri, siviilisääty, samassa taloudessa asuvan perheen jäsenen nimi ja henkilötunnus, palkka- ja eläketulot, lähiomaisen /edunvalvojan yhteystiedot 8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Maksatustiedot pankeille ja kirjanpitoon. Vuosittain THL:lle toimeentulotuen ja lastensuojelun tilastotiedot. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 9. Tietojen säilytysajat Sosiaalihuollon palvelutehtävä Ikääntyneiden palvelut Säilytysaika

2 asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki Perheasioiden sovittelu Puolison elatusavun vahvistaminen Päihdehuolto Sosiaaliasiamiestoiminta Sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut Sosiaalinen luototus Toimeentulotuki Työttömien työllistymisen tukeminen Vammaispalvelut Vammaisten henkilöiden työllistymisen tukeminen palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Kaikki vahvistetut elatussopimukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta asian käsittelyn päättymisestä. palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta.pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asian käsittelyn päättymisestä. 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki palvelun päättymisestä. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 12 vuotta palvelun päättymisestä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakkaan kuolemasta. 8., 18. ja 28.päivänä syntyneiden kaikki 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki 10. Henkilötietojen tietolähteet Asiakkaalta saadut tiedot Väestörekisteri (päivitetään säännöllisesti järjestelmään.) Kansaneläkelaitos ja muut viranomaiset

3 A Sähköiset ylläpitojärjestelmät SBM Serena Prosessiohjaustyökalu, säilytysaika kuluva vuosi + 3v Vivago Vista hyvinvointiranneke, tiedot poistuvat. kun asiakaskäyttö loppuu Videovisit etähoito, tiedot poistuvat, kun asiakaskäyttö loppuu Työtila/U kansio, tiedot poistuvat, kun asiakaskäyttö loppuu. Sisältää asiakkaiden nimen turvapuhelimen sotainvalidien ja veteraanien laskuseuranta (asiakkaan nimi ja pegasoksen päätösnumero ja laskun tiedot), ateriapalvelujen tilauslomake (asiakkaan nimi ja osoite). MyStella asiakasrekisteri, tiedot poistuvat, kun asiakaskäyttö loppuu Pro Consona, asiakastietojärjestelmä, sähköinen arkistointi Effica- sosiaali, asiakastietojärjestelmä, (katselu) sähköinen arkistointi B Manuaalinen aineisto TOSin mukaiset säilytysajat 11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet sekä katselukäytössä olevat vanhat, sähköiset tietojärjestelmät. Tietojärjestelmiin tallennettua tietoja pääsee katsomaan vain siihen tehtävään oikeutettu ammattihenkilö. Salauksena käytetään käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä sekä tietojen käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla sekä ohjeistuksella. Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi eikä niitä saa luovuttaa sivullisille muissa kuin kohdassa 7 kuvatuissa tapauksissa. Asiakastietoja ovat niiden esitysmuodosta riippumatta oikeutettuja käsittelemään vain henkilöt, jotka rekisterinpitäjän toimeksi annosta suorittavat rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tehtäviä tai toimivat rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Tilat, laitteet ja tietoverkot, joissa asiakastietoja käsitellään, on määritelty arkaluonteisten tietojen käsittely-ympäristöiksi. 12. Tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus käyttää tarkastusoikeuttaan maksutta kerran vuodessa. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syy. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviran -omaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Tietopyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

4 13. Oikeus tiedon oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevaa virheellisen tiedon korjaamista ilman aiheetonta viivytystä. Virheellisen tiedon korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan kuntayhtymän kirjaamoon. Rekisteröidyllä on oikeus saada täydentää puutteellisia tietoja, muun muassa toimittamalla lisäselvityksiä. Se, onko tiedossa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jollei rekiserinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 14. Muut mahdolliset oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta.

5 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä PL 4 (Pohjolankatu 21) Iisalmi Puhelinvaihde (017) kirjaamo@ylasavonsote.fi IISALMI KIURUVESI SONKAJÄRVI VIEREMÄ