Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuuri

Transkriptio

1 1 Johdanto Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuuri Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I- vaiheen määrittelyt Versio 2.1 ( ) Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) PL 30 (Mannerheimintie 166) Helsinki Telephone:

2 Versio ja julkaisupäivä Keskeisimmät muutokset Huomioitavaa Versio Ensimmäinen julkaistu versio Versio Asiayhteyden todentaminen, Asiakirjan liittäminen asiaan, asiakirjan liittäminen palvelutehtäviin, asiakirjan korvaaminen, tarkennuksia kaikkiin liitteisiin Toinen julkaistu versio, joka korvaa julkaistun version. Versio Tarkennuksia ryhmäasiakkuuteen liittyviin käsitteisiin, palvelutehtävän asiakkuuden syntymiseen, tarkennuksia tiedonhallinnan tukiprosessien vaiheistukseen, tarkennuksia liitteisiin, käsitemalli päivitetty Kolmas julkaistu versio, joka korvaa version 2.0

3 1 Johdanto Sisältö 1 Johdanto Lainsäädäntö Myöhemmissä toteutusvaiheissa huomioitavia asioita Ratkaisuarkkitehtuurin liittyvä dokumentaatio Käytetyt termit ja lyhenteet Julkaisun liitteet Yhteys kokonaisarkkitehtuuriin Noudatettavat periaatteet Toimijoiden työnjako toteutuksessa Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttö Asiakastietojärjestelmän ja asiakastiedon arkiston vastuunjako Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka Asiakkuus ja asianhallinta Asiakkaat ja asiakkuus Asianhallinta, asiakasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakaskertomukset Rekisterinpito ja arkistointi Rekisterit ja rekisterinpito Asiakirjojen arkistointi ja käsittely arkistossa Asiakastietojen luovuttaminen Käyttöoikeushallinta Ammattihenkilöiden tunnistautuminen ja käyttöoikeudet Tietojen näkyminen ammattihenkilöille Tietojen näkyminen asiakkaalle Toiminnalliset yhtenevyydet ja erot sosiaali- ja terveydenhuollon välillä Yhteistyö sosiaali- ja terveydenhuollon välillä Informaatioarkkitehtuuri Sosiaalihuollon asiakastietomallin suhde tiedonhallinnan käsitemalliin Asiakkuusasiakirja Asia-asiakirja Asiakasasiakirjat Kertomustapahtumat ja asiakaskertomus Asiakirjojen metatiedot Metatietomallin kuvaustapa Metatietojen tuottaminen Toiminta-arkkitehtuuri Palvelutehtävät, sosiaalipalvelut ja palveluprosessit Tiedonhallinnan tukiprosessit Tiedonhallinnan tukiprosessien toiminnalliset periaatteet Yksi vai useampi ATJ palvelunjärjestäjällä? Asiayhteyden todentaminen Asiakkuuden aloittaminen ja päättäminen Tietojen hakeminen Asioiden käsittely Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Looginen tietojärjestelmärakenne Sosiaalihuollon tietojärjestelmäkokonaisuus Järjestelmien väliset yhteydet ATJ:n ja asiakastiedon arkiston väliset yhteydet Lokit Käyttövaltuushallinta

4 1 Johdanto 7.7 Eräajot Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden käyttöönoton vaiheistus I vaihe: PDF-tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön II vaihe: Tiedon saatavuus rekisterien välillä ja Omakannan käyttöönotto III vaihe: Asiakasasiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus IV vaihe: Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi Työnjako Kanta-palveluiden ja niitä käyttävien järjestelmien välillä ATJ:n liittäminen sosiaalihuollon Kanta-palveluihin I vaiheessa Liittyvät järjestelmät ATJ:n toteutustavan vaikutus liittymisessä Ennen liittymistä syntyneiden tietojen tallennus asiakastiedon arkistoon Julkaisun kuvat Kuva 1: Asiakkuuteen liittyviä rooleja lastensuojelussa Kuva 2: Esimerkki perheen asiakkuuksista sosiaalihuollossa Kuva 3: Sosiaalihuollon tiedonhallinnan käsitemalli Kuva 4: Asiakkuusasiakirjan keskeisimmät käsitteet Kuva 5: Asia-asiakirja ja sen liittyminen palvelutehtävään Kuva 6: Asiakasasiakirjat ja niiden sitominen toimintaan Kuva 7: Asiakaskertomuksen keskeiset käsitteet Kuva 8: Tiedonhallinnan tukiprosessit Kuva 9. Asiayhteyden todentamisen keskeiset käsitteet Kuva 10: Tietojärjestelmäpalvelujen looginen järjestelmärakenne Kuva 11: Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmäkartta Kuva 12: Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäkomponenttien työnjako Kuva 13: Tietojärjestelmäpalvelut vaiheittain Kuva 14: Esimerkki liittyvän organisaation loogisesta järjestelmärakenteesta Julkaisun taulukot Taulukko 1. Ratkaisuarkkitehtuuriin liittyvä dokumentaatio... 6 Taulukko 2. Julkaisussa käytetyt termit ja lyhenteet... 8 Taulukko 3. Toimijoiden välinen työnjako Taulukko 4. ATJ:n ja asiakastiedon arkiston vastuunjako Taulukko 5. Arkistoituihin asiakasasiakirjoihin kohdistuvat toimenpiteet Taulukko 5. Sosiaali- ja terveydenhuollon yhtäläisyydet ja erot tietojenkäsittelyssä Taulukko 6. Tietojärjestelmäkomponentit Taulukko 7. Tietojärjestelmäpalvelut Taulukko 8. Yhteenveto vanhojen tietojen viemisestä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

5 1 Johdanto 1 Johdanto Tässä ratkaisuarkkitehtuurissa kuvataan sosiaalihuollon Kanta-palvelujen, eli valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen I vaiheen toteutusta. Ratkaisuarkkitehtuuri kohdistuu Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston, tiedonhallintapalvelun, arkistonhoitajan käyttöliittymän ja Omakannan sekä liittyvän asiakastietoa käsittelevän järjestelmän väliseen toimintaan. Ratkaisuarkkitehtuuri pohjautuu sosiaalihuollon valtakunnalliseen kokonaisarkkitehtuuriin 1, joka kannattaa lukea ennen tätä dokumenttia. Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittyvien järjestelmien tulee toteuttaa ratkaisuarkkitehtuurissa kuvatut vaatimukset. Tämä julkaisu on tarkoitettu tietojärjestelmätoimittajille (Kanta-palveluihin liittyvät järjestelmät), palvelunantajien tietohallinnolle sekä valtakunnallisten ratkaisujen toteutukseen osallistuville. Julkaisu antaa yleiskuvan sekä sosiaalihuollon tiedonhallinnan toiminnallisuudesta että toiminnallisuuden toteuttamiseksi tarvittavista tietojärjestelmäratkaisuista. Lisäksi kannattaa lukea Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohankkeen (Kansa-hanke) hankesuunnitelma 2. Siinä on kuvattu mm. kokonaisaikataulu sosiaalihuollon Kanta-palveluiden neljän päävaiheen toteuttamisesta. Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden I vaiheen pilotointi käynnistyi vuonna Pilotin tavoitteena on tarkistaa tässä ratkaisuarkkitehtuurissa ja sen liitteissä kuvatut vaatimukset ja määrittelyt. Pilotoinnin aikana Kelassa toteutetaan asiakastestaus- ja tuotantoympäristö, johon pilottiorganisaatiot liittyvät. Tuotantokäytön aloittamisen tavoiteaikataulu on helmikuussa On todennäköistä, että määrittelyjä täsmennetään ja täydennetään pilotin aikana vuonna Lainsäädäntö Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa huomioitavia lakeja ovat esimerkiksi sosiaalihuoltolaki, sosiaalihuollon eri osa-alueita koskeva erityislainsäädäntö sekä laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (asiakasasiakirjalaki, 254/2015) 3. Toimivaltasäännösten nojalla THL on antanut säädöstasoa vastaavat määräykset palvelutehtävien luokituksesta 4, omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista 5 sekä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista vaatimuksista 6. Lisäksi THL antaa määräykset käyttöoikeuksien perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin sekä sosiaalihuollon asiakirjoihin kirjattavista tiedoista ja tietorakenteista. Valmistelussa olevista laeista sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen suunnitteluun ja toteutukseen vaikuttavat erityisesti laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä koskeva uusi lainsäädäntö sekä asiakas- ja potilastietojen toissijaista käyttöä koskeva uusi lainsäädäntö. Nämä säädösvalmistelut toteutunevat arvion mukaan vuoden 2017 aikana. Toteutukseen vaikuttaa myös uusi EU:n tietosuojaasetus, joka aiheuttaa muutoksia moniin henkilötietojen käsittelyä koskeviin lakeihin. 1.2 Myöhemmissä toteutusvaiheissa huomioitavia asioita Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen toiminnallisuus kuten informoinnit ja suostumukset Kantapalveluissa ovat valmistelussa osana säädösvalmisteluja. Vahvistettua mallia ei ole. Tavoitteena on toteuttaa yhteinen informoinnin ja tiedon luovutusten toteutusmalli sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedoille. Tästä syystä ensimmäisessä vaiheessa ei toteuteta tietojen luovutusta. Sosiaalihuollon asiakaskertomusten ja yksittäisten kertomustapahtumien käsittely ja tallentamisen tapa ovat vielä selvityksessä. Kertomustapahtumien hyödyntämistä hauissa ja tiedon koostamista 1 Laaksonen ym Rötsä ym Ks. myös Laaksonen ym. 2015, jossa kuvattu tiedonhallintaan vaikuttava lainsäädäntö kokonaisuudessaan. 4 Määräys Palvelutehtävien luokituksesta 5 Määräys Omavalvontasuunnitelmasta 6 Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista vaatimuksista 5

6 1 Johdanto asiakaskertomuksista tietokantoihin selvitetään. Yksittäisten kertomustapahtumien toteuttaminen ei toteudu valtakunnallisten palveluiden käyttöönoton I vaiheessa. Myöhemmissä määrittelyissä arvioidaan uudelleen, millaisia tarpeita sosiaalipalveluissa on erilaisille koosteille, ja kuinka koosteet muodostetaan. Sosiaaliturvan yhteys sosiaalihuoltoon on tiivistynyt entisestään, kun Kela aloitti toimeentulotuen perusosan maksatuksen vuoden 2017 alussa. Kelan ja kuntien yhteistyö toimeentulotuen käsittelemiseksi ja muut tiedonsiirtotarpeen ja niiden infrastruktuuri suunnitellaan sen jälkeen, kun Kelan rooli sosiaalipalvelua antavana organisaationa tarkentuu ja mahdolliset uudet säädökset tarkentavat vastuita ja rooleja. Työvoimahallinnon ja sosiaalihuollon toiminnallinen yhteys on myös merkittävä. Lisäksi sosiaalihuollosta on vahva toiminnallinen yhteys ja tiedonsiirtotarve maistraattiin sekä käräjä- ja hallinto-oikeuteen. Työvoimahallinto- ja oikeuslaitosyhteistyön asettamat vaatimukset ja reunaehdot tulevat arvioitaviksi sosiaalihuoltoon sitten, kun yhteys sosiaali- ja terveydenhuollon välillä on toteutettu. Tämän julkaisun kirjoitushetkellä sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönoton vaiheet I ja II on suunniteltu tarkemmin kuin vaiheet III ja IV. Vaikka vaiheisiin III ja IV liittyy enemmän avoimia asioita, myös ne on kuvattu karkealla tasolla, jotta lukijalle syntyy kokonaiskuva sosiaalihuollon valtakunnallisista ratkaisuista ja sen vaiheittaisesta etenemisestä. Vaiheistuksesta johtuen seuraavien tietojärjestelmien toiminnallisuudessa on vielä avoimia asioita: Omakanta, Sosiaalihuollon ammattihenkilön selainpohjainen käyttöliittymä, Sosiaalihuollon tiedonhallintapalvelun sisältämät koosteet sekä Tilastointi ja raportointi -palvelu. Myös II-IV vaiheisiin sisältyvien Kanta-palveluihin toteutettavien toiminnallisuuksien toteuttamisjärjestystä arvioidaan sotetoimintakentän muutosten tarpeista. Myös I vaiheen määrittelyihin voidaan vielä joutua tekemään tarkennuksia esimerkiksi piloteista saatavan palautteen perusteella. 1.3 Ratkaisuarkkitehtuurin liittyvä dokumentaatio Seuraavaan taulukkoon on kuvattu aiempi määrittely- ja selvitysdokumentaatio ja niiden suhde ratkaisuarkkitehtuuriin. Taulukko 1. Ratkaisuarkkitehtuuriin liittyvä dokumentaatio Dokumentti Tikesos-määritykset ja selvitykset. Asianhallinta sosiaalihuollon tietojärjestelmissä vaatimukset ja toiminnallinen määrittely 7. Asiayhteys ja tiedon luovutus sosiaalihuollossa tietojärjestelmätoteutuksia ohjaavat periaatteet 8. Asiayhteyden todentaminen sosiaalihuollon tietojärjestelmissä vaatimukset ja toiminnallinen määrittely 9. Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut - Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri, Tavoitetila 2020 v Suhde ratkaisuarkkitehtuuridokumenttiin Tikesos-määritykset eivät ole enää ajan tasalla. Niitä on hyödynnetty taustadokumentaationa määrittelytyössä. Julkaisu on huomioitu ratkaisuarkkitehtuurissa. Ratkaisuarkkitehtuuri korvaa ko. aiemman julkaisun. Julkaisu on huomioitu ratkaisuarkkitehtuurissa. Ratkaisuarkkitehtuuri korvaa ko. aiemman julkaisun. Julkaisu on huomioitu ratkaisuarkkitehtuurissa. Ratkaisuarkkitehtuuri korvaa ko. aiemman julkaisun. Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuri on ylätason kuvaus, jota ratkaisuarkkitehtuuri täsmentää ja konkretisoi. Kokonaisarkkitehtuuri kannattaa lukea ennen ratkaisuarkkitehtuuria. 7 Miettinen ym. 2013a 8 Miettinen ym. 2013b 9 Miettinen ym. 2013c 10 Laaksonen ym

7 1 Johdanto Asiakastietomalli: asiakirjarakenteet Oma erillinen dokumentaationsa. Ratkaisuarkkitehtuurilla ei ohjata asiakirjarakenteita mutta asiakirjarakenteiden asettamat vaatimukset on huomioitu ratkaisuarkkitehtuurissa. 7

8 1 Johdanto 1.4 Käytetyt termit ja lyhenteet Tässä dokumentissa on käytetty seuraavia termejä ja lyhenteitä. Taulukko 2. Julkaisussa käytetyt termit ja lyhenteet Termi ATJ Kanta-palvelut Kanta-liittyjä / Liittyjä Palvelunantaja Asiakastiedot Sosiaalihuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut Asiakastiedon arkisto Selite Asiakastietoja käsittelevä järjestelmä, joka käyttää sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluita. Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut, joiden toteutuksesta vastaa Kela. Kanta-palveluihin liittyvä palvelunantaja. Sosiaalihuoltoa järjestävä viranomainen, julkisen sosiaalipalvelun tuottaja sekä yksityinen palvelujen tuottaja. Sosiaalihuollon asiakasrekisterin sisältämät tiedot. Asiakastiedot tallennetaan asiakastiedon arkistoon asiakasasiakirjoina. Asiakastietoja tallennetaan myös asia- ja asiakkuus-asiakirjoihin. Käsittää Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston, tiedonhallintapalvelun, arkistonhoitajan käyttöliittymän ja Omakannan sekä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisen käyttöön tarkoitetun valtakunnallisesti toteutettavan selainpohjaisen käyttöliittymän Valtakunnallinen sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto 1.5 Julkaisun liitteet Tämä julkaisu toimii johdantona ja tausta-aineistona seuraaville tarkemmille määrittelyille - Tiedonhallinnan tukiprosessit - Asian ja asiakkuusasiakirjan tietosisällöt - Vaatimukset asiakastietoja käsitteleville tietojärjestelmille - Sosiaalihuollon asiakirjastandardi - Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston Medical Records sanomat - viestinvälitysmääritys - Sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomalli - Rajapintakäyttötapaukset Asiakastietoa käsittelevä järjestelmä - Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto - Käyttölokimerkintöjen tietosisältömäärittely - Koosteiden tietosisällöt 8

9 2 Yhteys kokonaisarkkitehtuuriin 2 Yhteys kokonaisarkkitehtuuriin Luvussa kerrataan sosiaali- ja terveyenhuollon kokonaisarkkitehtuurin tavoitetila ja tarkennetaan kokonaisarkkitehtuurissa kuvattuja asioita tarkemmalle tasolle sosiaalihuoltoa varten laadittujen toteutusten näkökulmasta. Tämä luku toimii sekä kokonaisarkkitehtuurin konkretisointina että johdantona ratkaisuarkkitehtuuriin liittyviin määrityksiin. Tavoitetilan edellyttämä vaiheittainen sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotto on kuvattu myöhemmässä osassa julkaisua. Ratkaisuarkkitehtuurissa on huomioitu kaikkien vaiheiden toteutusten jälkeinen tavoitetila, mutta määrittelytasolla on huomioitu vain I vaiheen vaatimukset ja määrittelyt. Keskittyminen vain ensimmäisen vaiheen toiminnallisuuteen johtaisi siihen, että seuraavien vaiheiden toiminnallisuuden toteuttaminen osoittautuu hyvin työlääksi. Kokonaisarkkitehtuuria on avattu tässä luvussa seuraavasti: - tietojärjestelmäarkkitehtuuri on esitelty luvun alussa, jotta lukija saa yleiskuvan ATJ:n ja Kanta-palveluiden välisestä työnjaosta - keskeinen toiminnallisuus tiivistää sosiaalipalvelujen järjestämisen ja tuottamisen toimintalogiikan. Toiminnallisuuden perusteet ovat sekä lainsäädännössä että sosiaalihuollon toimintatavoissa. Tämä osio kannattaa lukea ennen vaatimusmäärittelyjä. - informaatioarkkitehtuurissa kuvataan tiedonhallinnan käsitemallin, asiakastietomallin sekä asiakirjarakenteiden välistä suhdetta. Tämä osio kannattaa lukea ennen vaatimusmäärittelyjä ja ennen siirtymistä asiakirjamääritysten lukemiseen. - prosesseista kerrataan ensin eri prosessimallien (palveluprosessit vs. tiedonhallinnan tukiprosessit) suhdetta toisiinsa ja sen jälkeen avataan tiedonhallinnan tukiprosesseihin sisältyvät toiminnalliset linjaukset. Tämä osio kannattaa lukea ennen kuin siirtyy lukemaan tiedonhallinnan tukiprosesseja (Tiedonhallinnan tukiprosessit). 2.1 Noudatettavat periaatteet Ratkaisuarkkitehtuuri noudattaa seuraavia periaatteita. - Lainsäädännönmukaisuus. Ratkaisuarkkitehtuuri pohjautuu erityisesti asiakastietolakiin ja asiakasasiakirjalakiin. Lainsäädännössä määritellään mm. rekisterinpitäjät, rekisterien väliset luovutukset, asiakkaan asema ja oikeudet, ammattihenkilön ja sosiaalihuollon asiakkaan tiedonsaantioikeus ja velvoite tietojen luovutukselle. Sosiaalihuollon asioiden käsittelyssä noudatetaan myös hallintolakia. Julkishallinnon yleiset tiedonhallinnan vaatimukset tulevat myös sovellettaviksi sosiaalihuollossa. - Yhteensopivuus. Ratkaisuarkkitehtuuri on määritelty yhteensopivaksi Kanta-ympäristöön, ja terveydenhuollossa tehtyjä ratkaisuja hyödynnetään niin paljon kuin mahdollista. Sosiaali- ja terveydenhuoltoa kehitetään aiempaa vahvemmin yhtenä kokonaisuutena, joten sosiaalihuollon ratkaisujen on soveltuvin osin noudatettava terveydenhuollon tietojärjestelmäratkaisujen linjauksia. Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden tekninen toteutus on riippuvainen terveydenhuollossa käytettävistä standardeista ja ratkaisuista Sidosarkkitehtuurien huomiointi. Ratkaisuarkkitehtuurissa on huomioitu muiden toimialojen sähköisten (valtakunnallisten) järjestelmien kehittäminen. Kansallisen palveluväylän-/arkkitehtuurin etenemistä seurataan ja hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan. Tulevaisuudessa yhteys tähän työhön tiivistyy. - SÄHKE2 vaatimustenmukaisuus. Sosiaalihuollon asiakirjojen käsittelyssä ja tallentamisessa noudatetaan Kansallisarkiston SÄHKE2-määräystä ja muita Kansallisarkiston asettamia sähköiseen säilyttämiseen ja käsittelyyn liittyviä vaatimuksia. Ratkaisuarkkitehtuuri on tehty SÄHKE2-määräyksen vaatimuksia vastaavaksi. 11 ks. tarkemmin Laaksonen ym

10 2.2 Toimijoiden työnjako toteutuksessa 2 Yhteys kokonaisarkkitehtuuriin Seuraavassa taulukossa on kuvattu toimijoiden työnjako sosiaalihuollossa käytettävien valtakunnallisten tietojärjestelmien ja tietojärjestelmäpalvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa. Taulukko 3. Toimijoiden välinen työnjako Tehtävä STM THL Kela Liittyjä ATJtoimittaja Lainsäädäntö (lait, valmistelee valmistelee, noudattaa noudattaa noudattaa asetukset ja määräykset) osallistuu valmisteluun, noudattaa Kokonaisarkkitehtuuri osallistuu, ohjaa vastaa osallistuu noudattaa noudattaa Valtakunnalliset määritykset ohjaa vastaa osallistuu noudattaa noudattaa Liittyjien ohjeistus ja vastaa vastaa osallistuu osallistuu koulutus Valtakunnallisten ratkaisujen osallistuu vastaa tekninen suunnittelu Valtakunnallisten ratkaisujen ohjaa valvoo vastaa liittyy sertifioi toteutus Yhteistestaus ja liittyjien hyväksyminen vastaa liittyy osallistuu 10

11 3 Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut 3 Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut Kanta-palvelujen tekniseen ympäristöön toteutettavat valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut ovat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, tiedonhallintapalvelu, Omakanta ja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiselle tarkoitettu selainpohjainen käyttöliittymä. Kanta-palvelut mahdollistavat sähköisen tiedon luovutuksen eri toimijoiden välillä 12. Rekisterinpitäjän käyttäjät voivat hakea tietoja toisten rekisterinpitäjien rekistereistä. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallisesti hallinnoitava ja toteutettava arkisto sosiaalihuollon asiakastiedoille ja -asiakirjoille. Asiakastiedot viedään arkistoon asiakirjallisessa muodossa ja arkisto palauttaa tiedot asiakirjoina. Osa asiakirjoista on päivittyviä (asiakkuus, asia) ja osa sellaisia, joiden sisältö ei muutu arkistoinnin jälkeen kuin poikkeustapauksissa (asiakasasiakirjat). Asiakastiedon arkisto toteuttaa asiakasasiakirjojen määräaikaisen ja pysyvän säilyttämisen. Arkistoon vietyä asiakasasiakirjaa ei voi muuttaa (asiakirjan muuttumattomuus), mutta tarvittaessa asiakirjaa voidaan korjata tai se voidaan korvata kokonaan toisella asiakirjalla. Kansalaisen tiedonhallintapalvelu on yhteinen nimitys Terveydenhuollon tiedonhallintapalvelulle ja Sosiaalihuollon tiedonhallintapalvelulle. Tiedonhallintapalvelua hyödynnetään sekä sosiaali- että terveydenhuollossa, mutta palvelun poimimat koosteet ovat erilaisia. Ensimmäisessä vaiheessa asiakastiedon arkisto palauttaa henkilöasiakkaan asiakkuuksia koskevan koosteen rekisterinpitäjän omassa rekisterissä olevista asiakkuuksista 13. Asiakkuudet voidaan lajitella esimerkiksi palvelutehtävittäin. Myöhemmissä toteutusvaiheissa arvioidaan tiedonhallintapalvelun mahdollisuutta ja sosiaalihuollon tarvetta esimerkiksi asiakasasiakirjojen tai asiakaskertomuksen sisällöstä poimittaville koosteille, kuten terveydenhuollossa esim. diagnoosien tai toimenpiteiden osalta tullaan toteuttamaan. Omakanta on kansalaiselle tarjottava selainpohjainen käyttöliittymä, jonka kautta kansalainen voi katsella terveydenhuollon ja sosiaalihuollon 14 tietojaan. Omakantaan toteutetaan myös puolesta asioinnin mahdollistavia toimintoja. Omakanta on yhteydessä sekä arkistoon että tiedonhallintapalveluun. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisen käyttämän selainpohjaisen käyttöliittymän avulla ammattihenkilö voi katsella asiakirjoja arkistosta ja viedä niitä arkistoon. Kyseisen käyttöliittymän toiminnallisuuksia sosiaalihuollon tarpeisiin ei ole tehty, eikä sen toteutuksesta ole velvoittavaa lainsäädäntöä. Siihen ei kuitenkaan toteuteta kaikkia asiakastietojärjestelmien toiminnallisuuksia. Arkistonhoitajan käyttöliittymällä toteutetaan arkistonhoitajan pääsy sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Käyttöliittymä sisältää keskeisiä rekisterinpitäjän toimintoja, kuten asiakirjan metatietojen katsomisen. Sosiaalihuollon valtakunnallinen raportointi- ja tilaistointijärjestelmä on tietojärjestelmä, joka toteuttaa sosiaalihuollon tietovarantoon kodistuvia raportointi- ja tilastointihakuja. 3.1 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttö Sosiaalihuollon palvelunantajat liittyvät asiakastiedon arkistoon käyttämällä sertifioitua asiakastietoja käsittelevää järjestelmää. ATJ kommunikoi asiakastiedon arkiston kanssa viestinvälitysrajapinnan kautta. ATJ tarjoaa käyttöliittymän ammattihenkilölle, eli arkistoitavat tiedot syötetään ja tallennetaan ATJ:llä ja arkistosta haettuja tietoja katsellaan ATJ:stä. ATJ ohjaa käyttöliittymällään sosiaalihuollon ammattihenkilön toimintaa, kuten asiakirjojen laatimisjärjestystä ja tietosisältöjen tallentamista. ATJ voi ohjata käyttäjän toimintaa paljonkin tai toimia pelkkänä tallennusalustana. ATJ voi olla tiettyyn 12 II vaiheesta eteenpäin sitten, kun luovutuksia koskevat säädökset ovat voimassa. 13 Tiedonhallintapalvelun tarkempi määrittely ja toteutus kuuluvat II vaiheeseen. 14 On toteutettu terveydenhuoltoon, sosiaalihuollon toiminnallisuus tulee II vaiheessa. 11

12 3 Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut palvelutehtävään optimoitu. Esimerkiksi lastensuojelussa on olemassa erityisesti tietyn palvelun kirjaamiseen tarkoitettuja järjestelmiä (laitoshoidon oma järjestelmä). Yhdellä palvelunjärjestäjällä voi olla käytössään useampi kuin yksi ATJ. Tällöin palvelunjärjestäjä voi hyödyntää Kanta-palveluja tietojenvaihtoon myös omien ATJ:nsä välillä. Kanta-palveluja käyttävien järjestelmien tulee täyttää olennaiset toiminnalliset vaatimukset ja tietoturvavaatimukset, jotka sertifioidaan ja testataan ennen hyväksymistä Kanta-palvelujen käyttäjäksi 15. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön käyttöön tarkoitettu käyttöliittymä mahdollistaa asiakastiedon katselun ja minimitason kirjaamisen asiakastiedon arkistoon 16. Raportointi- ja tilastointijärjestelmä on se osa Kanta-palveluita, joka toteuttaa asiakastiedon arkistoon tai tiedonhallintapalveluun kohdistuvia raportointi- ja tilastointihakuja. Raportointi- ja tilastointijärjestelmää käytetään raportointi- ja tilastointikäyttöliittymän kautta. Raportointi- ja tilastointijärjestelmän eikä käyttöliittymän käyttöönottovuotta ole vielä päätetty ja tarvittavat määrittelyt riippuvat tulevista säädöksistä. Omakanta on kansalaisen käyttöliittymä Kanta-palveluihin ja sen toiminnallisuus määritellään myöhemmin. Se on alustavasti kuvattu kokonaisarkkitehtuurissa Asiakastietojärjestelmän ja asiakastiedon arkiston vastuunjako Alla olevassa taulukossa on kuvattu tiivistetysti ATJ:n ja asiakastiedon arkiston välinen vastuunjako periaatteellisella tasolla. Taulukko 4. ATJ:n ja asiakastiedon arkiston vastuunjako ATJ käyttöliittymän toteuttaminen sosiaalihuollon ammattihenkilölle ja ammattihenkilön toiminnan ohjaus asiakastietojen tuottaminen, päivittäminen ja katselu metatietojen muodostaminen ja arkistoon toimittaminen sinne vietävien asiakirjojen mukana ammattihenkilöiden käyttöoikeushallinnan toteuttaminen, ammattioikeuksien tarkastaminen ja käyttölokin pitäminen asiakasasiakirjojen allekirjoittaminen ammattihenkilön sähköisellä allekirjoituksella tai järjestelmäallekirjoituksella ammattihenkilön asiayhteyden tarkastaminen ennen kuin ammattihenkilö voi käsitellä asiakastietoja asiakastietojen haut (omasta ja toisten rekisteristä), hakujen toteuttaminen käyttäjän käyttöoikeuksien mukaisina asiakastietojen luovutuspyynnöt (silloin kun tarvitaan erillistä pyyntö-vastaus-käsittelyä), niihin liittyvän asiayhteyden varmistaminen ja luovutuksen perustelu sosiaalihuollon toiminnanohjaus- ja resurssitietojen ylläpito (ajanvaraukset jne.) vireillepanoasiakirjojen hakeminen arkistosta (työjonotoiminnallisuuden toteuttaminen) Asiakastiedon arkisto taustajärjestelmä asiakastiedon arkistoinnin toteuttamiseksi ja sähköisen tiedonvaihdon mahdollistaminen eri toimijoiden välillä taustajärjestelmä asiakastietojen arkistointiin ja arkistosta palauttamiseen. Määräaikaisen ja pysyvän säilyttämisen toteuttaminen. metatietojen täydentäminen (arkiston vastuulla olevat) ja metatietojen tallentaminen asiakirjojen mukana ATJ:n arkistoon toimittamien palvelupyyntöjen lähettäjän varmistaminen (lähettävä organisaatio), arkiston käyttölokin pitäminen allekirjoitetun asiakirjan arkistointi sekä eheyden ja muuttumattomuuden varmistaminen vastaanottajan asiayhteyden tarkastaminen, kun tietoja palautetaan arkistosta asiayhteyden varmistaminen (ennen tietojen palautusta) ja pyydettyjen tietojen palauttaminen arkistosta asiayhteyden tarkastaminen, luovutustapahtumien lokitus luovutuslokiin ja tietojen luovuttaminen arkistosta Kanta-palveluissa ei tässä toistaiseksi tähän liittyvää toiminnallisuutta vireillepanoasiakirjojen vastaanottaminen ja niiden välittäminen organisaatioille käsiteltäväksi 15 THL on julkaissut määräyksen sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista vaatimuksista. Sosiaalihuoltoon liittyvän sertifioinnin vaatimukset julkaistaan erikseen niiden valmistuttua. 16 Käyttöliittymän toiminnallisuus vahvistetaan ja toteutetaan myöhemmissä toteutusvaiheissa. 17 ks. Laaksonen ym

13 3 Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut sosiaalihuollon asian tilan hallitseminen ja päivittäminen asian käsittelyn aikana sosiaalihuollon asian tilan hallitseminen ja päivittäminen asian sulkemisen (asian käsittelyn päättymisen) jälkeen 13

14 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka 4.1 Asiakkuus ja asianhallinta Sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevien järjestelmien keskeinen toiminnallisuus Kanta-palveluiden vaatimusten osalta on kuvattu dokumentissa Vaatimukset asiakastietoja käsitteleville tietojärjestelmille. Tässä luvussa taustoitetaan ATJ:lle asetettuja vaatimuksia ja luku kannattaa lukea ennen vaatimusten lukemista Asiakkaat ja asiakkuus Sosiaalihuoltolain mukaan asiakkuus alkaa hakemuksesta tai kun muulla tavoin vireille tullutta asiaa ryhdytään käsittelemään tai henkilölle annetaan sosiaalipalveluja. Sosiaalihuollon asiakkuus syntyy sosiaalipalveluja hakevan henkilön ja palvelunjärjestäjän välille. Palvelunjärjestäjällä tarkoitetaan julkisessa sosiaalihuollossa tahoa, joka vastaa sosiaalipalveluiden järjestämisestä toiminta-alueellaan. Nykyisin voimassa olevan lainsäädännön mukaan kotikunta vastaa sosiaalipalvelujen järjestämisestä niitä tarvitsevalle henkilölle, mutta palveluja voi saada myös kunnasta, jossa henkilö oleskelee. Järjestämislain voimaantulo siirtää palvelunjärjestäjän velvollisuudet maakunnille. Sellaisessa yksityisessä sosiaalihuollossa, joka perustuu palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen eikä julkisten palvelujen järjestämisvastuuseen, palvelunjärjestäjänä on kyseinen palveluntuottaja. Asiakkaan roolin lisäksi asiakkuuteen liittyy myös asianosaisen ja tarvittaessa asiaan osallisen roolit. Esimerkiksi lastensuojelussa asiakkaana on lapsi, ja asianosaisia ovat lapsen lisäksi hänen lailliset edustajansa, kuten vanhemmat, mikäli he ovat lapsensa huoltajia. Asiaan osallisia voivat olla esimerkiksi ne biologiset vanhemmat, jotka eivät ole lapsensa huoltajia, ja sijaisvanhemmat, jotka käytännössä huolehtivat lapsesta. Asiaan osallisuus tarkoittaa käytännössä sitä, että henkilöä kuullaan tietyissä lasta koskevissa asioissa. Kuva 1: Asiakkuuteen liittyviä rooleja lastensuojelussa Palvelunjärjestäjäkohtainen sosiaalihuollon asiakkuus tarkoittaa tiedonhallinnan näkökulmasta sitä, että henkilöä koskeva sosiaalihuollon asia on avattu järjestelmään, jotta hänestä voidaan kirjata kyseiseen asiaan liittyviä tietoja. Jos henkilö muuttaa asumaan toisen palvelunjärjestäjän alueelle ja häntä koskeva asia tulee siellä vireille, hänelle luodaan siellä uusi sosiaalihuollon asiakkuus kyseessä olevalle palvelunjärjestäjälle. Sosiaalihuollon asiakkuus ei siis käsitteenä tässä täysin vastaa sitä, miten on tulkittava lastensuojelulain säädös asiakkuuden alkamisesta. Lain mukaan lastensuojeluilmoituksen käsittely tai sitä seurannut palvelutarpeen arviointi ei vielä aiheuta asiakkuutta lastensuojeluun, mutta ilmoituksen kohteena oleva lapsi on asiakas sanan siinä mielessä, että hän on rekisteröity ja häntä koskeva asia on käsiteltävänä sosiaalihuollossa. Sosiaalihuollon asiakkuus voi sisältää yhden tai useita asiakkuuksia eri palvelutehtävissä. Asiakkaalla voi olla esimerkiksi päihdehuollon asiakkuus ja vammaispalveluiden asiakkuus. Useimmiten asiakkuus koskee yhtä henkilöä, mutta samassa asiakkuudessa voi olla myös useita henkilöitä tasavertaisina asiakkaina. Esimerkiksi perheille ja pariskunnille tarkoitetut palvelut 14

15 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka edellyttävät kahden tai useamman henkilön yhteistä asiakkuutta. Asiakkaalla voi myös olla samaan aikaan useita palvelutehtävän asiakkuuksia yksin ja yhdessä muiden henkilöiden kanssa. Jos perheessä on useita lapsia, on jokaisella lastensuojelun tarpeessa olevalla lapsella oma erillinen lastensuojelun asiakkuus. Ryhmäasiakkuus määritellään tarkemmin II vaiheessa. Kuvassa 2 on esitetty esimerkki perheen asiakkuuksista sosiaalihuollossa. Sosiaalihuollon asiakkuus on kehys palvelutehtävän asiakkuuksille. Asiakkuudessa asiakaskokoonpano pysyy samana koko sen elinkaaren ajan. Jos kokoonpano muuttuu, on perustettava uusi asiakkuus. Näin huolehditaan siitä, että oikeus asiakastietoon on aina asianosaisilla eikä yhdelläkään sivullisella. Palvelutehtävän ja palveluyksikön asiakkuudet liitetään aina yhteen sosiaalihuollon asiakkuuteen. Ryhmäasiakkuudessa syntyvät asiakirjat voivat koskea myös vain osaa ryhmästä (esim. äiti + lapsi) ja näiden asiakirjojen näkyvyys tulee rajoittaa muilta ryhmän jäseniltä. Kuva 2: Esimerkki perheen asiakkuuksista sosiaalihuollossa Palvelutehtävän asiakkuus alkaa sosiaalihuollon ammattihenkilön tietoisella päätöksellä, sillä on alkamispäivämäärä, ja asiakkaalle kerrotaan asiakkuuden alkamisesta. Se myös päättyy ammattihenkilön tietoisella päätöksellä, sillä on päättymispäivä ja sen päättymisestä kerrotaan asiakkaalle. Vaikka asiakkuus päättyy yhdessä palvelutehtävässä, voivat asiakkuudet jatkua muissa palvelutehtävissä. Palvelutehtävän asiakkuus aloitetaan normaalisti heti, kun siihen kuuluva asia tulee vireille. Lastensuojelussa asiakkuus alkaa kuitenkin vasta silloin, kun lastensuojelun tarve on todettu. Sosiaalihuollon asiakkuus palvelunjärjestäjällä päättyy, kun asiakkaalla ei ole yhtään palvelutehtävän asiakkuutta voimassa. Sosiaalihuollon asiakkuus alkaa uudelleen, jos henkilön sosiaalihuollon tarve tulee myöhemmin uudelleen esiin. Asiakkuuden alkaessa henkilölle kirjataan asiakkuus myös siihen palveluyksikköön, jossa hänen asiaansa hoidetaan. Asiakastyön edetessä palveluyksikön asiakkuus perustetaan kaikkiin niihin palvelunantajan palveluyksiköihin, joissa asiakas saa palvelua. Samaan sosiaalihuollon asiakkuuteen ja palvelutehtävän asiakkuuteen voi siis liittyä useampiakin kuin yksi palveluyksikön asiakkuus. Palveluyksikön asiakkuutta hyödynnetään asiayhteyden todentamiseen aina, kun ammattihenkilö ryhtyy käsittelemään asiakkaan henkilötietoja. Asiakkuuden tiedot tallennetaan asiakastiedon arkistoon asiakkuusasiakirjalla. Asiakkuusasiakirjan tietosisältö on kuvattu dokumentissa Asian ja asiakkuusasiakirjan tietosisällöt Asianhallinta, asiakasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakaskertomukset Julkisessa sosiaalihuollossa noudatetaan hallintolakia ja asioiden käsittely edellyttää hallintomenettelyä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakas saa tehdystä ratkaisusta kirjallisen päätöksen, johon voi pääsääntöisesti hakea muutosta kirjallisesti. Kun henkilön sosiaalihuollon tarvetta koskeva asia tulee vireille, se otetaan käsittelyyn ja ratkaisu kirjataan päätökseen. Päätöksen 15

16 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka täytäntöönpano tarkoittaa usein sosiaalipalvelujen käynnistämistä. Vireille tulleen asian ratkaisu ja täytäntöönpano merkitään metatiedoilla kuuluvaksi samaan asiaan. Yksityisesti järjestettävässä sosiaalihuollossa asiat eivät sisällä hallintomenettelyä. Jokaisesta sosiaalihuollon asiakasasiakirjasta tulee käydä ilmi, minkä asian hoitamisen yhteydessä se on laadittu. Kun asia tulee vireille, vireillepanoasiakirja liitetään asiaan asiatunnuksen avulla. Kaikki kyseisen asian käsittelyssä ja toimeenpanossa syntyvät asiakasasiakirjat merkitään metatietojen avulla kuuluviksi tähän samaan asiaan. Asiakasasiakirjalain mukaan asiakasasiakirjat voivat liittyä yhteen tai useampaan palvelutehtävään. Jos asiakasasiakirja liittyy useampaan palvelutehtävään, on asiakkaalla oltava palvelutehtävässä myös asia. Asiakasasiakirja liitetään tällaiseen asiaan metatiedolla Asiatunnus. Keskeisimpiä asian metatietoja ovat yksilöivä asian tunnus ja asian nimi, jolla kuvataan, minkä tyyppisestä asiasta on kyse. THL valmistelee päivitystä sosiaalihuollon asia - luokitukseen, jonka avulla yhtenäistetään asioiden nimeämistä. Sosiaalihuollossa annetaan sisällöltään hyvinkin erilaisia palveluja. Perheoikeudelliset palvelut sisältävät muun muassa asiakkaiden keskinäisten sopimusten vahvistamisen ja niiden toteutumisen seuraamisen. Asumispalveluissa turvataan asiakkaalle turvallinen asuinympäristö ja tuki arjessa suoriutumiseen, ja työllistymisen palveluissa autetaan asiakasta kuntoutumaan työelämään. Sosiaalipalvelun toteuttaminen perustuu hallintopäätökseen, joka tehdään palvelun järjestämisprosessissa. Palvelun toteutus on myös oma prosessinsa. Samaan asiaan liittyvät prosessit ja niissä syntyvät asiakirjat liitetään yhteen asian metatiedoilla. Esimerkiksi lastensuojelussa huostaanottoa koskeva asia sisältää huostaanoton valmistelun, päätöksenteon ja sijaishuoltoon sijoittamista koskevat asiakasasiakirjat. Sama asia jatkuu niin kauan kuin päätöksen perusteella annetaan lastensuojelun palvelua, esimerkiksi ammatillista perhehoitoa. Uusi asia voi alkaa esimerkiksi silloin, kun sosiaalityöntekijä ryhtyy käsittelemään sijaishuoltopaikan muuttamista, jonka seurauksena asiakas siirtyy laitokseen. Siellä annettava palvelu liitetään tällöin tähän uuteen asiaan. Erilaisiin palveluihin on mallinnettu asiakasasiakirjamallit, joiden tietosisällöt ja tietojen käsittelysäännöt (kuten pakollisuus, toistuvuus, tiedon esitysmuoto) käyvät ilmi asiakirjarakenteesta. Metatiedoilla asiakirjat sidotaan siis sekä sosiaalihuollon asioihin että prosesseihin, joissa ne syntyvät. Sosiaalihuollossa päivittäiskirjauksia tehdään asiakaskertomukseen. Asiakaskertomus voi olla palvelunjärjestäjän asiakaskertomus (järjestäjän roolissa kirjattava asiakaskertomus), palveluntuottajan asiakaskertomus (palveluntuottajan roolissa kirjattava yksittäisen palvelun antamista kuvaava asiakaskertomus), toteuttamiskertomus (sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen asiakaskertomus joka syntyy sosiaalihuollon toimintayksikössä 18 ) tai asiankäsittelykertomus, joka 19 kuvaa asian käsittelyn etenemistä sosiaalihuollossa. Asiakaskertomus koostuu kertomustapahtumista, jotka ovat yksittäistä palvelutilannetta kuvaavia kuvauksia asiakkaan palvelun toteuttamisesta tai asian hoitamisesta. 4.2 Rekisterinpito ja arkistointi Rekisterit ja rekisterinpito Sosiaalihuollon asiakastiedot talletetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriin tai ilmoitusrekisteriin 20. Julkisessa sosiaalihuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii palvelujen järjestämisestä vastaava julkisen hallinnon organisaatio. Silloinkin, kun palvelunjärjestäjä ei itse toteuta asiakkaan tarvitsemia palveluja, vaan hankkii ne palveluntuottajalta, se on velvollinen ylläpitämään rekisteriä asiakastiedoista, eikä rekisterinpitovelvoitetta voi siirtää järjestäjältä tuottajalle edes keskinäisellä sopimuksella 21. Palveluntuottajat ovat esimerkiksi yrityksiä, yhdistyksiä tai yksityishenkilöitä, jotka antavat asiakkaalle palveluja toimeksiantosopimuksen, ostopalvelusopimuksen tai palvelunjärjestäjän antaman maksusitoumuksen perusteella. Palveluntuottaja kirjaa palvelun tuottamisessa syntyvät asiakastiedot kyseisen palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin. Yksityinen palveluntuottaja voi toimia asiakastietojen rekisterinpitäjänä ainoastaan 18 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015, 7 1. mom 19 ks. tarkemmin Sosiaalihuollon tiedonhallinnan sanasto 20 Uudessa asiakastietolaissa tavoitteena on toteuttaa yksi sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasrekisteri mutta toistaiseksi sosiaalihuollon asiakas- ja ilmoitusrekistereistä on säädetty asiakasasiakirjalaissa 254/ :ssä 21 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/ ja 25 16

17 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka silloin, kun kyse on yksityisesti toteutettavista sosiaalipalveluista, jotka perustuvat ko. palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen. Kunkin palvelujärjestäjän tai yksityisen palveluntuottajan asiakasrekisterit ja ilmoitusrekisterit ovat osa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa, ja jokainen rekisterinpitäjä vastaa omien rekisteriensä tietosisällöstä. Sosiaalihuollon asiakasrekisteriin talletetaan kaikki asiakasasiakirjoihin dokumentoitu sosiaalihuollon asiakastieto, jota käsitellään palvelunjärjestäjän omassa toiminnassa tai sen lukuun tuotettavissa sosiaalipalveluissa. Sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin talletetaan henkilön palveluntarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnöt sekä niiden käsittelyä koskevat tiedot. Lastensuojelulain mukaan palvelunjärjestäjän on ylläpidettävä rekisteriä lastensuojeluilmoituksista ja niiden sisällöstä. Tiedonhallinnan tavoitetilassa myös lastensuojeluilmoitukset ja muut ilmoitukset henkilön sosiaalihuollon tarpeesta talletetaan palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin. Rekisterin toteutuksessa on kuitenkin huomioitava, että lastensuojeluilmoituksia koskevat käyttöoikeudet on voitava määritellä vain niille työntekijöille, joiden työtehtäviin niiden käsittely kuuluu. Kansallisen tiedonhallinnan tavoitetilan mukaan asiakkaan tietosuojasta huolehditaan muun muassa tarkalla käyttöoikeuksien määrittelyllä. Palvelunantajan tulee myöntää käyttöoikeudet siten, että työntekijä voi nähdä ja käsitellä rekisteristä vain niitä tietoja, jotka liittyvät hänen työtehtäviinsä. THL antaa määräyksen niistä perusteista, joiden mukaisesti käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin tulee määritellä. Asiakastietolain uudistamisen yhteydessä tehdään tarvittavat lakimuutokset niihin lakeihin, joissa säädetään sosiaalihuollon asiakasrekistereistä. Asiakasasiakirjalain ja lastensuojelulain lisäksi rekistereitä koskevaa sääntelyä on oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa. Sen mukaan opiskeluhuollon asiakastiedot kuuluvat monialaisen opiskeluhuoltoryhmän osalta opiskeluhuollon rekisteriin, opiskeluterveydenhuollon ja opiskeluhuollon psykologin asiakastietojen osalta potilasrekisteriin ja koulukuraattorin asiakastietojen osalta erillisen koulukuraattorin asiakasrekisteriin. Tälle käytännölle pyritään löytämään sellainen kokonaisratkaisu, joka ei aiheuta pienten erillisrekisterien ylläpitoa sosiaalihuollossa. Asiakastiedon arkistoon talletettavien yhteisten tietojen rekisterinpitäjä on Kela. Yhteisiä tietoja ovat esimerkiksi informoinnit ja kiellot. Yhteisiä tietoja ylläpitävät kaikki rekisterinpitäjät. Yhteisten tietojen haku ja katselu merkitään asiakastiedon arkiston luovutuslokille Asiakirjojen arkistointi ja käsittely arkistossa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto mahdollistaa asiakastiedon pysyvän säilyttämisen sähköisessä muodossa 22. Asiakastiedon arkisto säilyttää asiakastiedot ja huolehtii niiden muuttumattomuudesta. Muuttumattomuus tarkoittaa varmuutta siitä, että kukaan ei ole muuttanut asiakirjan sisältöä sen arkistoimisen jälkeen, ja että asiakirjan/tiedon mahdolliset muutokset voidaan todentaa kirjausketjusta, esim. lokitiedoista. Asiakastiedon arkistoon tallennettavat asiakasasiakirjat allekirjoitetaan joko ammattihenkilön sähköisellä allekirjoituksella tai järjestelmäallekirjoituksella, joissa käytetään vastaavasti joko luonnolliselle henkilölle myönnettyä varmennetta tai järjestelmäallekirjoitusvarmennetta. Allekirjoituksen jälkeen asiakirjan tietosisältöjä tai metatietoja voi muuttaa, mutta silloin asiakirjasta on tallennettava uusi versio asiakastiedon arkistoon. Asiakirjat säilytetään asiakastiedon arkistossa joko pysyvästi tai määräajan 23. Kun asiakastietojen aktiivikäyttöaika päättyy, niitä ei palauteta asiakastietojärjestelmään arkistoon tehtävissä hauissa automaattisesti. Aktiivikäyttöajan päätyttyä asiakirjoja ja asiakastietoja voidaan edelleen hakea mutta niiden haku tehdään arkistonhoitajan käyttöliittymästä. Aktiivikäyttöajaksi on määritelty 15 vuotta, jonka laskeminen aloitetaan 2 vuotta sen asian päättymisestä, johon asiakirja kuuluu. Kun määräajan säilytettävän asiakirjan (tositteet) kokonaissäilytysaika päättyy, asiakastiedon arkisto hävittää sen. Asiakastiedon arkiston hävittämistoiminnallisuus toteutetaan voimassa olevan arkistolaitoksen ohjeistuksen mukaan. 22 Arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkisto) päätös Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvästä säilyttämisestä 23 Arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkisto) päätöksen Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja tietojen pysyvä säilytys (AL20064/ /2014) mukaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettavat asiakirjat säilytetään pysyvästi tositteita lukuun ottamatta. STM tulee esittämään Kansallisarkistolle, että myös tositteet säilytetään pysyvästi. Tässä tapauksessa asiakastiedon arkistoon ei toteuteta hävittämistoiminnallisuuksia 17

18 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan voi tallentaa asiakastiedon arkistoon joko näyttömuotoisena (PDF/A tai HTML) tai rakenteisessa (JSON) muodossa. Rakenteinen tallentaminen tarkoittaa sitä, että asiakirjan sisältö noudattaa tietokenttäkohtaista rakennemääritystä. JSON-muodon lisäksi rakenteisilla asiakirjoilla on aina myös HTML-näyttömuoto. Asiakirjaan liitetään aina metatiedot riippumatta siitä, tallennetaanko se rakenteisena vai näyttömuodossa. Asiakastietojärjestelmän on lähetettävä metatiedot asiakirjan mukana. Arkistoon tallennettavilta asiakirjoilta vaadittavat sosiaalihuollon asiakirjojen metatiedot on määritelty dokumentissa Sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomalli. Hallintolain mukaan viranomainen voi tietyillä perusteilla poistaa virheellisen päätöksen ja ratkaista asian uudelleen (päätöksen asiavirheen korjaaminen). Asian ratkaisemisesta uudelleen laaditaan uusi päätös, joka korvaa edellisen. Tiedonhallinnan prosesseissa puhutaan tällöin asiakirjan korvaamisesta. Päätöksessä oleva ilmeinen kirjoitus- tai laskuvirhe viranomaisen on myös hallintolain mukaan korjattava. Korjattu päätös on myös annettava tiedoksi asiakkaalle. Tiedonhallinnan prosesseissa kyse on silloin asiakirjan korjaamisesta. Henkilötietolain mukaan myös muista asiakasasiakirjoista on oikaistava, poistettava tai täydennettävä virheellinen, tarpeeton, puuttellinen tai vanhentunut henkilötieto. Virheen korjaaminen tarkoittaa asiakirjahallinnon näkökulmasta sitä, että asiakasasiakirja korvataan uudella. Asiakasasiakirjalain mukaan korjaus on tehtävä siten, että alkuperäinen merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksesta on myös käytävä ilmi korjauksen tekijän nimi ja virka-asema sekä korjauksen ajankohta ja peruste. Korjatun asiakirjan aiempi versio säilytetään siten, että se on rekisterinpitäjän saatavissa arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta. Asiakasasiakirja voidaan mitätöidä, jos se on esimerkiksi tallennettu vahingossa väärälle henkilölle arkistoon. Asiakasasiakirjan mitätöinti tarkoittaa, että arkistoon tallennettu asiakirja poistetaan käyttäjän saatavilta siten, kuin sitä ei olisi koskaan ollutkaan. Mitätöidynkin asiakirjan voi kuitenkin hakea arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta. Arkistoon talletettuihiin asiakirjoihin kohdistuvat toimenpiteet on kuvattu taulukossa 5. Taulukko 5. Arkistoituihin asiakasasiakirjoihin kohdistuvat toimenpiteet Toiminto Ylläpidettävän asiakirjan päivittäminen Asiakasasiakirjan korjaaminen Päätöksen asiavirheen korjaaminen Asiakasasiakirjan mitätöinti Selite Päivittäminen koskee sellaisia asiakirjoja, jotka ovat ylläpidettäviä. Asiakirja versioituu (vanhat versiot jäävät talteen). Korjaaminen koskee asiakirjoja, jotka on viety valmiina ja allekirjoitettuina arkistoon. Asiakirjaa pitää korjata kirjoitusvirheen vuoksi. Asiakirja pitää korvata uudella asiakirjalla, jos siinä on asiavirhe. Asiavirheen vuoksi korvatun asiakirjan alkuperäinen kappale tulee olla saatavilla (taustalla palautettavissa tarvittaessa) Mitätöintiä tarvitaan silloin kun tiedot on vahingossa kirjattu väärälle henkilölle tai muuten niin virheellisesti, että ne on parempi mitätöidä kuin korjata. Mitätöinti palauttaa tilanteen sellaiseksi kuin asiakirjaa ei olisi koskaan ollutkaan Asiakirjat tai tiedot joihin toiminto voi kohdistua Asiakkuus, Asia Informointi, Kielto, Suostumus Itsenäiset asiakirjat Kertomustapahtuma Itsenäiset asiakirjat Asiakkuus, Asia Itsenäiset asiakirjat Kertomustapahtuma 18

19 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka ATJ:n ATJ muodostaa ATJ muodostaa Koska asiavirheen ATJ muodostaa mitätöivän osuus asiakirjasta uuden version asiakirjasta uuden version korjaaminen asiakirjan, tallentaa sen ja tallentaa sen ja tallentaa sen perustuu mitätöitävän asiakirjan asiakastiedon arkistoon asiakastiedon arkistoon hallintolain 50 uudeksi versioksi ja viestinvälitysmäärityksessä viestinvälitysmäärityksessä mukaisesti esim. tallentaa uuden version ja sosiaalihuollon rajapinta ja sosiaalihuollon rajapinta virheellisen asiakastiedon arkistoon käyttötapauksissa Arkistoi käyttötapauksissa Arkistoi päätöksen viestinvälitysmäärityksessä asiakirjasta uusi versio asiakirjasta uusi versio korjaamiseen tai ja sosiaalihuollon rajapinta käyttötapauksen mukaan. käyttötapauksen mukaan. poistamiseen, ei käyttötapauksissa Mitätöi ATJ muodosta asiakirja käyttötapauksen Jos päivitettävä asiakirja Jos korjattava asiakirja on asiakirjasta uutta mukaan. on jo poistettu ATJ:stä, se jo poistettu ATJ:stä, se on versiota, vaan on ensin haettava ensin haettava arkistosta muodostetaan Jos mitätöitävä asiakirja on arkistosta esim. esim. toiminnallisuudella kokonaan uusi jo poistettu ATJ:stä, se on toiminnallisuudella Hae Hae asiakirja. asiakirja. ensin haettava arkistosta asiakirja. Tarvittaessa tulee esim. toiminnallisuudella muodostaa uusi Hae asiakirja. asia. Vanha asiakirja tulee mitätöidä. Arkiston Arkisto tallentaa päivitetyn Arkisto tallentaa korjatun Arkisto tallentaa Arkisto tallentaa mitätöivän osuus asiakirjan uudeksi asiakirjan uudeksi uuden asiakirjan uudeksi versioksi. Arkisto palauttaa versioksi. Arkisto palauttaa päätösasiakirjan. versioksi. Arkisto ei palauta hauissa asiakirjan hauissa asiakirjan Arkisto palauttaa mitätöityä asiakirjaa viimeisimmän version. viimeisimmän version. hauissa uuden hauissa. päätösasiakirjan. Asiakirjan vanhat versiot Asiakirjan vanhat versiot Mitätöity asiakirja ja sen säilytetään arkistossa ja säilytetään arkistossa ja Korvattu vanhat versiot säilytetään niitä voi hakea niitä voi hakea päätösasiakirja arkistossa. Mitätöityä arkistonhoitajan arkistonhoitajan säilytetään asiakirjaa voi hakea käyttöliittymästä. käyttöliittymästä. arkistossa ja sitä arkistonhoitajan voi hakea käyttöliittymästä. arkistonhoitajan käyttöliittymästä. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa on aina asiakirjan alkuperäinen kappale. Kun asiakirja haetaan arkistosta, alkuperäinen jää arkistoon ja käyttäjän tietojärjestelmään tallennettava asiakirja on kopio alkuperäisestä. Kopiot on hävitettävä, kun niitä ei enää tarvita työtehtävien suorittamisessa. Asiakasasiakirjat tallennetaan asiakastiedon arkistoon palvelutehtävittäin. Asiakasasiakirjaan tulee liittää tieto siitä, minkä palvelutehtävän yhteydessä se on syntynyt. Asiakirja voidaan liittää myös useampaan kuin yhteen palvelutehtävään, jos se on syntynyt palvelutehtävärajat ylittävässä palvelukokonaisuudessa Asiakastietojen luovuttaminen Kun asiakkaan tietoja luovutetaan rekisteristä toiseen, syntyy luovutus. Asiakastiedon katsominen ja lukeminen toisen rekisteristä on luovuttamista, vaikka asiakirjaa tai tietoja ei kopioitaisi toisen rekisteristä. Tietojen hakija (katselija) on luovutettujen tietojen saaja ja vastaa aina itse haun laillisuudesta riippumatta siitä, mitä tietoja järjestelmä antaa hakijan tarkastella. Palvelunantajan vastuulla on valvoa tiedonhakua. Asiakastiedon arkistosta tietojen hakija saa tiedot katseltavakseen pääsääntöisesti välittömästi haun yhteydessä 24. Tietoja haetaan ja katsotaan toisen rekisteristä mm. 24 ks. Tiedonhallinnan tukiprosessit: Tietojen haut. 19

20 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka silloin, kun asiakas muuttaa, ja uudessa kunnassa on tarpeen nähdä asiakkaan aikaisemmin saamat palvelut ja niitä koskevat tiedot. Tietojen luovuttaminen asiakastiedon arkiston kautta otetaan käyttöön II vaiheessa ja luovutusta koskevat periaatteet määräytyvät silloin voimassa olevan lainsäädännön mukaan. 4.3 Käyttöoikeushallinta Ammattihenkilöiden tunnistautuminen ja käyttöoikeudet Sosiaalihuollon ammattihenkilön ammattioikeus on voitu tallentaa alkaen sosiaali- ja terveydenhuollon ammattioikeusrekisteriin (Suosikki-rekisteri), jota ylläpitää Valvira. Sosiaalihuollon ammattioikeustieto on ollut palvelunjärjestäjän saatavilla sähköisen palvelun kautta alkaen. Sosiaalihuollon ammattihenkilölle annetaan varmenne, johon tallennetaan erilaisia attribuuttitietoja, kuten henkilön ammattioikeus ja sen voimassaolo. Ammattihenkilö käyttää varmennetta tunnistautuessaan ATJ:ssa. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräyksenkäyttöoikeuksien määrittelyn perusteista 25. Käytännössä palvelunantaja määrittelee ammattihenkilölle ammattihenkilön työtehtävää vastaavat käyttöoikeudet, jotka toteutetaan ATJ:än. Lähtökohtaisesti sosiaalihuollon ammattihenkilöllä tulee olla saatavilla kaikki toteuttamansa sosiaalihuollon tarpeen arvioinnin, suunnittelun ja palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät tiedot Tietojen näkyminen ammattihenkilöille Palvelunantajan palveluksessa olevien ammattihenkilöiden käyttöoikeudet vaikuttavat siihen, mitä tietoja yksittäinen ammattihenkilö näkee sosiaalihuollon asiakas- tai ilmoitusrekisteristä. Sen lisäksi sosiaalihuollon ammattihenkilön ja asiakkaan välillä tulee olla teknisesti todennettavissa oleva asiayhteys, ennen kuin mitään asiakkaan sähköisesti tallennettuja tietoja näytetään tai mitään asiakkaan tietoja voidaan tallentaa. Asiayhteyden tarkastamisen jälkeen tietojen katselu tai muu käsittely on mahdollista käyttöoikeuksien puitteissa. Jos työntekijällä ei ole asiayhteyttä asiakkaaseen, tietojen käsittely on perusteltava erikseen etukäteen. Ammattihenkilöiden käyttöoikeudet perustuvat henkilön työtehtäviin ja rooleihin. Esimerkiksi lastenvalvojan tehtävässä työskentelevä henkilö saa katseltavakseen niiden palvelutehtävien asiat ja asiakirjat, joita kyseisessä tehtävässä on tarpeen nähdä. Sosiaalihuollon ammattihenkilö voi laajentaa tietojen katselua muihinkin kuin käyttöoikeuksissa ennalta asetettuihin palvelutehtäviin. Tällöin hänen on perusteltava haku erikseen. Sosiaalihuollossa asiakastietojen käsittely perustuu lakisääteisiin tehtäviin ja siitä on informoitava asiakasta. Ammattihenkilö kertoo asiakkaalle asiakastietojen tallentamisesta ja käyttötarkoituksesta sekä asiakkaan oikeudesta tarkastaa hänestä tallennetut tiedot.rekisterinpitäjän tehtävänä on valvoa, että asiakastietoja käytetään vain siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on kerätty. Asiakastietojen käsittelystä tulee kirjata käyttöloki ja tietojen käyttöä tulee valvoa säännöllisesti Tietojen näkyminen asiakkaalle Rekisteröidyllä on oikeus saada tai tarkastaa häntä koskevat tiedot henkilörekisteristä. Sekä sosiaalihuollon asiakkaalla että muilla asianosaisilla on siten oikeus saada tai tarkastaa kyseiseen asiakkuuteen liittyvät sosiaalihuollon asiakasasiakirjat tai yksittäisiä tietoja niistä. Asiakirjojen näkyvyys Omakannassa laajenee vaiheittain. Pääperiaate on, että sosiaalihuollon asiakas saa nähdä Omakannan kautta kaikki hänestä laaditut sosiaalihuollon Kanta-palvelujen II vaiheen käyttöönoton jälkeen muodostetut asiakasasiakirjat. Asiakas näkee hänestä itsestään laaditut asiakasasiakirjat ja sellaisia asiakasasiakirjoja, joissa hän on palvelutehtävän asiakkuudessa mukana tietyn roolin tai valtuutuksen kautta. Tarvittaessa asiakirjan näkyvyyttä voidaan rajoittaa Omakannassa. 25 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000, 17 20

21 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka 4.4 Toiminnalliset yhtenevyydet ja erot sosiaali- ja terveydenhuollon välillä Sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnallisuus on monessa kunnassa yhdistetty, ainakin joidenkin palveluiden osalta. Osa palvelunjärjestäjistä käyttää samaa tietojärjestelmää sekä sosiaali- että terveydenhuollossa. Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon toiminnallisuudessa on kuitenkin tietojenkäsittelyn kannalta eroja ja ne on huomioitava Kanta-palveluihin liittymistä ja tiedonhallintaa suunnitellessa. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintamalleja on vertailtu seuraavassa taulukossa. Taulukko 5. Sosiaali- ja terveydenhuollon yhtäläisyydet ja erot tietojenkäsittelyssä Sosiaalihuolto Henkilö voi olla asiakkaan joko yksin tai samassa ryhmäasiakkuudessa yhden tai useamman muun kanssa. Esimerkki ryhmäasiakkuuteen liittyvästä asiakirjasta on perheelle laadittu kotoutumissuunnitelma. Asiakkuuden yhteyteen kirjataan myös perheen ja tukiverkoston tietoja, vaikka nämä henkilöt eivät olisi varsinaisesti asiakkuudessa vaan asiaan osallisia. Asiaan osallisia ovat mm. lapsen vanhemmat tai muut lapsen huollosta vastaavat, omaishoitaja jne. Palvelutehtävän asiakkuus alkaa ammattihenkilön tietoisella päätöksellä ja siitä kerrotaan asiakkaalle. Asiakkuus myös päätetään. Asiakastietojen käsittely edellyttää asiayhteyttä asiakkaaseen. Ammattilaisella on asiayhteys asiakkaaseen, jos tämä on asiakkaana siinä palveluyksikössä, johon työtehtävät sijoittuvat.(eli palveluyksikön asiakkuus on olemassa) Asiayhteyden olemassaolo tarkastetaan aina kun ammattihenkilö alkaa käsitellä asiakkaan tietoja. Jos asiayhteyttä ei ole, asiakastietojen käsittely on aina perusteltava erikseen etukäteen. Sosiaalihuolto on asianhallintaa. Asia etenee tiettyjen käsittelyvaiheiden mukaan ja samaan asiaan voi kuulua useita palveluprosesseja ja sosiaalipalveluja. Sosiaalihuollossa käsitellään hallintoasioita ja noudatetaan hallintomenettelyn mukaista valitus- ja muutoksenhakumenettelyä. Jokaisesta päätöksestä voi valittaa tai hakea muutosta. Pääosa asiakastiedosta kirjataan itsenäisiin asiakirjoihin. Asiakaskertomus täydentää itsenäisiä asiakirjoja. Asiakkaat (tai muut osapuolet) voivat käynnistää asioita tekemällä hakemuksia tai ilmoituksia. Asiakkaalle on myös (todistettavasti) annettava tiedoksi joitain asioita. Terveydenhuolto Tietojen kirjaaminen tehdään aina yhdelle potilaalle kerrallaan, arkistossa olevat tiedot koskevat yhtä ja vain yhtä potilasta. Vaikka palvelut järjestettäisiin joskus ryhmille (esimerkiksi ryhmäterapia), ei tämä vaikuta tietojen käsittelyyn. Potilaat ovat potilaina yksin. Potilaan tietoihin kirjataan lähiomainen ja potilaan tahtoa voidaan selvittää läheiseltä, jos potilas ei itse kykene tahtoaan ilmaisemaan. Nämä henkilöt eivät kuitenkaan ole varsinaisesti mukana asiakkuudessa, eikä läheisten tietoja viedä valtakunnalliseen arkistoon. Poikkeuksena toisen henkilön itsestään kertomaa potilaan hoidon kannalta merkittävää tietoa (ERAS-asiakirja), jota ei näytetä Omakantapalvelussa. Ei vastaavaa asiakkuuskäsitettä. Peruste käsitellä potilaan tietoja on palvelunantajan ja potilaan välillä oleva hoitosuhde, joka todennetaan tietoteknisesti potilaalle perustetun palvelutapahtuman perusteella. Jos potilashallinnollisen tapahtuman, kuten ajanvarauksen, tekijä ei ole sama ammattihenkilö kuin potilaan tietoja luovutuksella hakeva ammattihenkilö, on ammattihenkilön perusteltava tietojen käsittely erikseen. Terveydenhuolto on tosiasiallista hallintotoimintaa. Käytännössä hoitotapahtumia kirjataan potilaskertomukseen ilman, että asiat alkavat tai päättyvät. Koska terveydenhuolto ei ole hallintoasioiden käsittelyä, vastaavaa muutoksenhakumekanismia ei ole. Terveydenhuollossa voidaan tehdään kanteluita tai valituksia koskien hoitoa. Lisäksi voidaan tehdä tiedon oikaisuvaatimuksia. Tietosisältö kirjataan palvelutapahtumakohtaisiin asiakirjoihin, joiden merkinnät yhdessä muodostavat potilaskertomuksen. Potilaat eivät ilmoita hoidon tarpeestaan tekemällä hakemuksia. Potilaat saavat tiedokseen heitä koskevia asiakirjoja. Asiointitarve liittyy pääasiassa reseptien käsittelyyn (uusimispyyntö, asiointivaltuutukset). Usein potilaalla on mahdollisuus myös sähköiseen 21

22 4 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimintalogiikka Ammattihenkilö näkee palvelutehtäviin perustuvaan rooliinsa liittyvät tiedot ja joutuu perustelemaan haun laajentamisen muihin palvelutehtäviin erikseen. Näin tehdään myös palvelunjärjestäjän oman rekisterin sisällä. Käytössä on informointiin perustuva suostumus. Ammattihenkilö saa lain perusteella katsottavakseen kaikki tarvitsemansa tiedot. ajanvaraukseen, mutta ajanvaraus ei ainakaan toistaiseksi liity Potilastiedon arkiston toimintaan. Lääkäri saa nähdä (omasta rekisteristä) kaikki potilaan tiedot hoitosuhteessa. Käytännössä potilaskertomusta ryhmitellään eri näkymiin ja lääkäri ei välttämättä käy katsomassa muita kuin omaa näkymäänsä. Tietojen saantia ei kuitenkaan ole rajoitettu, paitsi erityissuojatuissa tiedoissa haku täytyy perustella. Potilas voi kieltää tietojensa luovutuksen eri rekisterien välillä (erilaisia vaihtoehtoja siihen millaisia kieltoja voi antaa). Kielto koskee tietojen luovutuksen myös hätätilanteessa, jollei potilas anna siihen erillistä poikkeuslupaa. Potilas voi antaa luvan ohittaa kiellot hätätilanteessa. 4.5 Yhteistyö sosiaali- ja terveydenhuollon välillä Kun sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstö toteuttaa yhteistä palvelua sosiaalihuollon toimintayksikössä, asiakkaasta laaditaan yhteinen toteuttamiskertomus ja muita tarvittavia yhteisiä asiakirjoja. Nämä asiakirjat tallentuvat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin, mutta niiden tulee olla niiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden saatavilla, jotka osallistuvat saman palvelun antamiseen. Yhteisten asiakirjojen laatiminen ja hyödyntäminen palvelun toteuttamisessa eivät näissä tapauksissa edellytä asiakkaan suostumusta. 27 Myös yhteisissä palveluissa syntyvät potilasasiakirjat on talletettava erilliseen potilasrekisteriin. 27 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015, 7 22

23 5 Informaatioarkkitehtuuri 5 Informaatioarkkitehtuuri Sosiaalihuollon asiakastietoja (tietosisällöt), niiden käsittelyä ja eri tietoelementtien suhdetta toisiinsa kuvataan seuraavilla määrityksillä: - sosiaalihuollon tiedonhallinnan käsitemalli - sosiaalihuollon asiakastietomalli, joka sisältää sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet, koodistot ja luokitukset sekä tietokomponenttikirjaston - sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomalli. 5.1 Sosiaalihuollon asiakastietomallin suhde tiedonhallinnan käsitemalliin Koska tietojen vaihto ATJ:n ja asiakastiedon arkiston välillä tapahtuu asiakirjamuodossa, on niiden välinen rajapinta määritelty kuvaamalla käytettävät asiakirjarakenteet. Valtakunnallisesti määriteltyjä asiakirjarakenteita ovat: - asiakkuusasiakirja (kuvaa asiakkaan sosiaalihuollon asiakkuuden palvelunjärjestäjällä) - asia-asiakirja (kuvaa käsiteltävän asian) - asiakasasiakirja, joka voi olla joko itsenäinen asiakirja (erityyppisille asiakirjoille on erilaisia asiakirjarakenteita) asiakaskertomus tai liiteasiakirja (liittyy aina itsenäiseen asiakirjaan tai asiakaskertomukseen) Suostumus-, kielto- ja informointiasiakirjojen tarve ja tietosisällöt tarkennetaan lainsäädäntötyön edetessä. Asiakirjarakenne kertoo kenttä kentältä, mitä tietoja asiakirjaan on tallennettava tai voidaan tallentaa, ja voiko tieto toistua asiakirjassa. Asiakasasiakirjat perustuvat yleisiin asiakirjatyyppeihin, joita ovat esimerkiksi hakemus, selvitys, päätös, ja suunnitelma. Kullakin yleisellä asiakirjatyypillä on oma rakenteensa, mutta ne jakavat samoja rakenne-elementtejä (tietokomponentteja). Asia- ja asiakkuusasiakirjalla on omat rakenteensa. Tiedonhallinnan käsitemalli kuvaa graafisesti toimialan toimintalogiikan ja käsittelysäännöt tietojenkäsittelyn näkökulmasta. Käsitemalli sisältää asiakkuuteen ja sosiaalihuollon asioiden käsittelyyn liittyvät keskeiset käsitteet, mukaan lukien sen, miten asiakirjat liittyvät asiaan ja asiakkuuteen. Asiakastietomalli puolestaan kuvaa toiminnassa tallennettavan asiakastiedon sisällön ja tietorakenteet asiakirjoina. 23

24 5 Informaatioarkkitehtuuri Kuva 3: Sosiaalihuollon tiedonhallinnan käsitemalli Seuraavassa on kuvattu kunkin asiakirjan pääasiallinen tietosisältö suhteessa käsitemalliin. Asiakirjojen metatietojen muodostamiseen tarvitaan joukko muita käsitteitä. Esimerkiksi asiakkaan (ryhmäasiakkuudessa asiakkaiden) henkilötunnus on pakollinen metatieto Asiakkuusasiakirja Asiakkuusasiakirja muodostetaan palvelunjärjestäjäkohtaisesti kaikista sosiaalihuollon asiakkuuksista. Se sisältää asiakkuuteen kuuluvien henkilöiden tiedot eli asiakkaat ja erilaisissa rooleissa olevat muut henkilöt. Sosiaalihuollon asiakkuus voi koskea yhtä tai useampaa henkilöä. Yhdellä henkilöllä voi siten olla useita asiakkuusasiakirjoja samalle palvelunjärjestäjälle, jos hänellä on esimerkiksi yksilöasiakkuus ja sen lisäksi hän on mukana yhdessä tai useammassa ryhmäasiakkuudessa. Asiakkuuteen nimetään palveluista vastaava työntekijä, mikäli asiakkuus niin edellyttää. Asiakkuusasiakirja sisältää tiedon myös asiakkuuksista eri palvelutehtävissä. Palvelutehtävä ilmoitetaan vuoden 2016 luokituksen mukaisesti. Palvelutehtävän asiakkuudesta asiakkuusasiakirjaan tallennetaan muun muassa alkamis- ja päättymisajankohta sekä palveluntuottajaa ja palveluntoteuttajaa koskevat tiedot. Lisäksi asiakkuusasiakirja sisältää tiedon palveluyksikön asiakkuuksista, jotka kertovat, missä palveluyksiköissä kyseisen henkilön asioita hoidetaan. Tieto palveluyksikön asiakkuuksista tarvitaan asiayhteyden todentamiseen. Tämä edellyttää sitä, että sosiaalihuollon organisaatiot kuvaavat henkilöstönsä työtehtävien sijoittumisen eri palveluyksiköihin 24

25 5 Informaatioarkkitehtuuri yhtenevällä tavalla sen kanssa, miten palveluyksiköt ilmoitetaan valtakunnallisessa soteorganisaatiorekisterissä. Kuva 4: Asiakkuusasiakirjan keskeisimmät käsitteet Asia-asiakirja Asia-asiakirja sisältää yhden sosiaalihuollon asian hallintaa varten tarvittavat keskeiset tiedot. Asiaasiakirjojen avulla voidaan hakea esimerkiksi yhden asiakkaan kaikki tietyssä palvelutehtävässä käsitellyt asiat. Kun sosiaalihuollon asiakas jättää hakemuksen tai hänen asiansa tulee muuten vireille, muodostetaan asia-asiakirja. Sen avulla vireille tullut asia yksilöidään ja nimetään. Asia-asiakirja kertoo muun muassa kenen asiakkaan asiasta on kyse, mihin palvelutehtävään se liittyy ja milloin sen käsittely on alkanut ja päättynyt. Asioiden käsittelyä selvennetään tarkemmin toiminta-arkkitehtuuria koskevassa luvussa. (ks. myös Asioiden käsittely Prosessit -luvussa) Asia liittyy aina tarkalleen yhteen palvelutehtävän asiakkuuteen ja sitä kautta aina yhteen palvelutehtävään. Palvelutehtävä ilmoitetaan vuoden 2016 luokituksen mukaisesti myös vanhoilla asioilla. Asioita voidaan liittää toisiinsa metatiedolla Asialiitos. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton I vaiheessa asia-asiakirja koskee vain yhtä sosiaalihuollon asiakasta. Ryhmäasiakkuuden myötä asia voi liittyä myös useampaan asiakkaaseen samassa palvelutehtävän asiakkuudessa. 25

26 5 Informaatioarkkitehtuuri Kuva 5: Asia-asiakirja ja sen liittyminen palvelutehtävään Asiakasasiakirjat Asiakasasiakirjat voidaan karkealla tasolla jakaa itsenäisiin asiakasasiakirjoihin ja niiden liitteisiin. Suurin osa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista on itsenäisiä asiakirjoja. Näitä ovat esimerkiksi hakemukset, päätökset, suunnitelmat, arviot, pyynnöt ja lausunnot. Liiteasiakirja on aina liitettävä joko itsenäiseen asiakirjaan tai kertomustapahtumaan. Liite voidaan joko tallentaa yhtä aikaa itsenäisen asiakirjan kanssa tai liittää jälkikäteen valittuun asiakirjaan. Liiteasiakirjan liittäminen pääasiakirjaansa on kuvattu dokumentissa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston Medical Records viestinvälitysmääritys. Asiakasasiakirjat liittyvät aina sosiaalihuollon asiaan ja toimintaan, jossa asiaa käsitellään. Asia muodostuu niistä asiakasasiakirjoista, jotka käsittelyn aikana syntyvät. Yhteen asiaan voi liittyä yksi tai useita asiakasasiakirjoja. Asiakasasiakirja liitetään asiaan Asiatunnus-metatiedolla. Lisäksi se voidaan liittää Asialiitos-metatiedon avulla johonkin muuhun asiaan, jossa sen olemassaololla on merkitystä. Esimerkiksi lapsiperheiden palveluissa laadittu asiakassuunnitelma voi olla yhteinen lastensuojelun kanssa. Se liitetään silloin myös lapsiperheiden palvelujen asiaan. Liittyvä asia voi olla myös samassa palvelutehtävässä, mutta sen avulla voidaan siis toteuttaa asiakasasiakirjalain tarkoittama asiakirjan liittyminen useampaan kuin yhteen palvelutehtävään. Asiakirja liitetään Palveluprosessi-metatiedolla aina myös siihen palveluprosessiin, jossa se syntyy tai vastaanotetaan sosiaalihuoltoon. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat on jaettu kolmeen ryhmään valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönottovaiheiden mukaan. I käyttöönottovaiheessa asiakastiedon arkistoon tallennetaan vanhoja asiakasasiakirjoja ja ensimmäisen vaiheen asiakasasiakirjoja. Vanha 26

27 5 Informaatioarkkitehtuuri asiakasasiakirja on tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen ja tietosisällöltään ei-määrämuotoinen asiakasasiakirja, joka on laadittu ennen kuin palvelunjärjestäjä on liittynyt Kanta-palveluihin. Ensimmäisen vaiheen asiakasasiakirja on tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen, mutta tietosisällöltään määrämuotoinen asiakasasiakirja ja se on laadittu I vaiheen liittymisen jälkeen ennen II vaiheen liittymistä (tai käyttöönoton laajentamista). II vaiheesta alkaen asiakastiedon arkistoon tallennetaan toisen tai myöhemmän vaiheen asiakasasiakirjoja. Toisen tai myöhemmän vaiheen asiakasasiakirja on tallennusmuodoltaan ei-rakenteinen tai rakenteinen, mutta tietosisällöltään määrämuotoinen asiakasasiakirja. Määrämuotoiseen asiakirjaan kirjatut tiedot ovat asiakasasiakirjalain edellyttämässä määrämuodossa, ja niissä on huomioitu asiakasasiakirjarakenteissa kuvatut tietosisällöt. Valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden I ja II käyttöönottovaiheessa asiakasasiakirjat tallennetaan asiakastiedon arkiston näyttömuotoisina HTML- tai PDF/A-asiakirjoina. III käyttöönottovaiheesta alkaen asiakasasiakirjoja aletaan tallentaa asiakastiedon arkistoon rakenteisina JSON-asiakirjoina. JSON-asiakirjoista on tallennettava asiakastiedon arkistoon myös näyttömuotto HTML-muodossa. Liiteasiakirja tallennetaan aina näyttömuotoisena HTML- tai PDF/A-asiakirjana ja varustetaan itsenäisen asiakirjan tavoin metatiedoilla. Kuva 6: Asiakasasiakirjat ja niiden sitominen toimintaan 27

28 5 Informaatioarkkitehtuuri Kertomustapahtumat ja asiakaskertomus Sosiaalihuollossa asiakaskertomus koostuu kertomustapahtumista. Kertomustapahtuma on yksittäinen kirjaus tilanteesta tai tapahtumasta, jossa asiakkaan asiaa on käsitelty esimerkiksi antamalla hänelle sosiaalipalvelua. Asiakaskertomus täydentää itsenäisten asiakirjojen muodostamaa kokonaiskuvaa asiakkaan saamista sosiaalipalveluista. Kertomustapahtumaksi kirjataan esimerkiksi asiakkaan tapaamista, kotikäyntiä tai puhelinkeskustelua koskevia tietoja ja päivittäismerkintöjä palveluyksikössä. Kertomustapahtumaan voi myös liittää liiteasiakirjoja. Kun organisaatio liittyy sosiaalihuollon Kanta-palveluihin, asiakaskertomus voidaan tallettaa yhtenä asiakirjana tai jakaa se useammaksi asiakirjaksi. Kanta-palvelujen toteutuksen I vaiheessa kertomustapahtumat talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon eräajona tietyin aikavälein, esimerkiksi kerran kuukaudessa. Käyttöönoton II vaiheen määrittelytyössä tarkennetaan asiakaskertomuksen rakennetta sekä kertomustapahtumien käsittelyä ja tallentamista. Kuva 7: Asiakaskertomuksen keskeiset käsitteet Asiakirjojen metatiedot Kaikilla sosiaalihuollon asiakirjoilla on oltava asiakastiedon arkistossa metatiedot. Metatietoja käytetään esimerkiksi asiakirjojen hauissa. Metatiedot kuvaavat mm. asiakirjan käyttöedellytyksiä, elinkaarta, palvelunantajaa ja sosiaalihuollon asiakkuutta. Metatiedot sisältävät sekä teknisiä 28

29 5 Informaatioarkkitehtuuri metatietoja (kuten tiedon asiakirjatyypistä ja erilaisia tallennus- ja käsittelyaikaleimoja) että sisältöä kuvaavia metatietoja (kuten esimerkiksi asiakkaan nimi, kotikunta, palvelutehtävä). Sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomallissa on huomioitu seuraavat määräykset ja standardit: - Arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkisto) määräys Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2-määräys), joka kuvaa mm. yksinomaan sähköisessä muodossa säilytettävien asiakirjojen pakolliset metatiedot. SÄHKE2-määräys on huomioitu sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomallissa, sillä arkistolaitoksen antaman seulontapäätöksen 28 mukaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetut asiakasasiakirjat ja -tiedot säilytetään pysyvästi tositteita lukuun ottamatta. - Health Level 7 Clinical Document Architecture, Release 2 (HL7 CDA R2) -standardi, sillä sosiaalihuollon asiakirjat tallennetaan ko. standardin mukaisessa muodossa. CDAmuotoinen kääre sisältää asiakirjan metatiedot sekä itse asiakirjan sisällön. Asiakirjan metatiedot tallennetaan CDA2 headeriin. Asiakasasiakirjan sisältö pitää tallentaa I vaiheessa näyttömuodossa (PDF/A tai HTML). Asiakkuus- ja asia-asiakirjat tulee tallentaa sekä rakenteisessa muodossa (JSON) että näyttömuodossa (HTML). (ks. Asiakirjastandardi) - Sosiaalihuollon asiakirjojen hallintaan ja säilyttämiseen liittyvät vaatimukset. Koska sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomallissa huomioidaan SÄHKE2-määräys ja CDA R2- standardi, on sillä yhteneväisyyksiä Potilastiedon arkiston metatietoihin. Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakirjojen metatiedot eivät kuitenkaan ole identtiset, sillä toimintavat ja tiedonhallinnan tarpeet ovat erilaiset Metatietomallin kuvaustapa Metatiedot on määritelty tieto- ja asiakirjaryhmittäin, joita ovat esimerkiksi asiakkuus, asia, vanha asiakasasiakirja tai ensimmäisen vaiheen asiakasasiakirja. Metatietomallissa kukin metatieto on määritelty joko pakolliseksi, ehdollisesti pakolliseksi tai vapaaehtoisesti käytettäväksi metatiedoiksi. Metatietojen pakollisuus perustuu SÄHKE2-määräykseen, HL7 CDA R2 -standardiin tai sosiaalihuollon tarpeisiin. Metatietojen pakollisuus vaihtelee tieto- ja asiakirjaryhmän mukaan. Metatiedon pakollisuus tarkoittaa, että kyseinen metatieto on tuotettava tieto- ja asiakirjaryhmän tiedoille ja asiakirjoille. Ehdollisesti pakolliset metatiedot ovat metatietoja, jotka ovat pakollisia tietyissä tilanteissa (esim.asiakasasiakirja liittyy asiaan ). Vapaaehtoinen metatieto voidaan tarvittaessa tuottaa tieto- ja asiakirjaryhmälle, mutta se ei ole edellytys asiakirjan arkistoinnille Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Jos ATJ:ssa tuotetaan muita kuin metatietomallissa kuvattuja metatietoja, niitä ei saa toimittaa asiakastiedon arkistoon. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ei vastaanoteta eikä siellä säilytetä metatietomallin ulkopuolisia metatietoja Metatietojen tuottaminen Osa asiakirjojen metatiedoista tuotetaan ATJ:ssa ja lähetetään asiakirjan mukana, kun asiakirja toimitetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakastiedon arkisto täydentää loput metatiedot. Asiakirjan tuottanut järjestelmä ei saa tuottaa asiakirjalle asiakastiedon arkiston vastuulla olevia metatietoja. Sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomallissa vanhoille asiakasasiakirjoille ja I vaiheen asiakasasiakirjoille määritellyt pakolliset metatiedot ovat vähimmäisvaatimuksia. Vanhoille asiakasasiakirjoille ja I vaiheen asiakasasiakirjoille voidaan tuottaa myös muut toisen ja myöhemmän vaiheen asiakasasiakirjoille pakolliset metatiedot, jos se on mahdollista. 28 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvä säilytys (AL/20064/ /2014) 29

30 6 Toiminta-arkkitehtuuri 6 Toiminta-arkkitehtuuri 6.1 Palvelutehtävät, sosiaalipalvelut ja palveluprosessit Asiakasasiakirjalain mukaan asiakirjat talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon palvelutehtävittäin. THL on antanut määräyksen 29 sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta, jota käytetään asiakirjojen metatietona kertomaan siitä, mihin palvelutehtävään tai palvelutehtäviin kyseinen asiakirja kuuluu. Palvelutehtäväluokitus on otettava käyttöön viimeistään siinä vaiheessa, kun organisaatio liittyy sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi tai alkaen. Palvelutehtäväluokitus uudistettiin vuoden 2016 alussa ja se on julkaistu Kansallisessa koodistopalvelussa Vuonna 2016 annetun määräyksen mukaan palvelutehtäviä on seitsemän. Aiemmassa luokituksessa niitä oli 21. Määräyksen mukaisen luokituksen palvelutehtävät ovat: Iäkkäiden palvelut Lapsiperheiden palvelut Lastensuojelu Perheoikeudelliset palvelut Päihdehuolto Työikäisten palvelut Vammaispalvelut Kaikki sosiaalihuollon palvelutehtävät sisältävät joukon sosiaalipalveluja, joilla pyritään tukemaan palvelutehtävässä asiakkaana olevaa henkilöä. Myös sosiaalipalveluja koskevan luokitus on julkaistu Kansallisessa Koodistopalvelussa. Luokitus sisältää 45 sosiaalipalvelua. Uusimmasta versiosta on jätetty pois sellaiset palvelut, jotka ovat selkeästi sote-yhteisiä palveluja, eivät yksinomaan sosiaalipalveluja. Sote-palvelujen määrittely tehdään sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyönä. Sosiaalihuollon palveluprosessit kuvaavat asiakastyön etenemistä yleisellä tasolla ja asiakirjallisen tiedon muodostumista niiden eri vaiheissa. Prosessit kuvaavat, mitä asiankäsittelyn vaiheita kussakin palvelutehtävässä käydään läpi. Niiden avulla kuvataan palvelutehtäväkohtaisesti asian käsittelyn ja asiakastyön rakentumista erityyppisistä työprosesseista, jotka ovat sidoksissa toisiinsa. Prosesseissa kuvataan myös asiakasasiakirjojen syntyminen prosessin eri vaiheissa. Sosiaalihuollon palveluprosesseja koskeva luokitus julkaistaan niin ikään Kansallisella Koodistopalvelimella. 6.2 Tiedonhallinnan tukiprosessit Tiedonhallinnan tukiprosessit kuvaavat asiakastietojärjestelmien ja Kanta-palvelujen välistä työnjakoa. Tiedonhallinnan tukprosesseissa ei kuvata Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston sisäistä toimintaa. Tukiprosesseja voidaan noudattaa kaikissa palvelutehtävissä. Niissä kuvataan mm. asiakkuuden syntymistä, asian avaamista, tietojen hakua ja asiakirjojen muodostamista. Tiedonhallinnan tukiprosessit kuvaavat toimintatavan (missä järjestyksessä eri asiat on tehtävä), jota noudattamalla voi käyttää valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluita. Osa prosesseissa kuvatuista asioista on velvoittavia (esim. asiayhteys on tarkastettava, ennen kuin asiakastietoja voidaan käsitellä), osassa prosesseja taas kuvataan yksi mahdollinen työnkulku (asiakastietojen hauissa käyttöliittymäsuunnittelussa voidaan suunnitella, miten käyttäjä porautuu tietoihin), jolloin ATJ:n käyttöliittymälogiikan voi suunnitella parhaaksi katsomallaan tavalla tukemaan ammattihenkilön käytännön työtä. Alla olevassa kuvassa on tunnistettu tarvittavat tiedonhallinnan tukiprosessit. Vihreä väri tarkoittaa I vaiheessa toteutettavaa prosessia, oranssi kuvaa II vaiheessa tarvittavia ja valkoiset III ja IV vaiheita. Käyttöönoton I vaiheen määrittelytyössä on kuvattu ennen kaikkea ne tukiprosessit, joita noudatetaan I vaiheen liittymisestä alkaen, mutta myös osa II vaiheen prosesseista. 29 Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta 30

31 6 Toiminta-arkkitehtuuri Kuva 8: Tiedonhallinnan tukiprosessit Tiedonhallinnan tukiprosesseja toteutetaan eri sosiaalipalveluissa. Kulloinenkin palvelutehtävä ja käsittelyssä oleva asiakkuus määrittävät, millaisia tukiprosesseja milloinkin tarvitaan. Esimerkiksi lastensuojelu voi alkaa ilmoituksen käsittelyllä, kun taas toisissa palvelutehtävissä prosessi useimmiten alkaa hakemuksen saapumisesta ja käsittelystä. Tiedonhallinnan tukiprosessit on ryhmitelty sellaiseen järjestykseen, jossa ne useimmiten suoritetaan. Ne voidaan tarvittaessa toteuttaa myös muussa järjestyksessä. Tiedonhallinnan tukiprosessien välillä on myös joitakin riippuvuuksia. Esimerkiksi kun ilmoitus on jätetty, se on myös vastaanotettava ja käsiteltävä. Toinen esimerkki on se, että asiakastietojen hauissa on edettävä tiettyjen vaiheiden mukaan. Prosessien väliset riippuvuudet on kuvattu prosessikartassa prosesien välisinä nuolina. Ammattihenkilöiden suorittamat prosessit alkavat ammattihenkilön tunnistautumisella, kirjautumisella ja varmenteen todentamisella. Asioiden käsittely tapahtuu aina saman kaavan mukaan; asiat avataan, niitä käsitellään (pääosa asiakastietojen kirjaamisesta ja asiakirjojen muodostamisesta tapahtuu tässä vaiheessa) ja ne päättyvät. Asiaa käsiteltäessä voidaan tarvittaessa hakea asiakastietoja sekä omasta että muiden rekistereistä. Vastaavalla tavalla tarve eri osapuolten väliselle yhteistyölle voi esiintyä eri kohdissa asian käsittelyä. Asiakkaan prosessi alkaa kirjautumisella ja tarvittavilla informoinneilla, minkä jälkeen asiakas asioi Omakannan kautta. Prosesseissa on kuvattu myös muutamia taustatoimintoja. Taustatoiminnot voivat olla myös erä- tai ylläpitoajoja, kuten asiayhteyksien tarkastamista tai avoimien asioiden hakemista. Asioita on voitava tarvittaessa myös ylläpitää eli sulkea, avata uudelleen, päivittää tai mitätöidä. 6.3 Tiedonhallinnan tukiprosessien toiminnalliset periaatteet Tiedonhallinnan tukiprosessit noudattavat kautta linjan samoja toiminnallisia periaatteita. Nämä periaatteet on lyhyesti esitelty ja perusteltu tässä luvussa Yksi vai useampi ATJ palvelunjärjestäjällä? Tiedonhallinnan tukiprosessit on kuvattu oletuksella, että liittyjällä on useita käytössä olevia tietojärjestelmiä. Eli ainakin joku palvelunjärjestäjän rekisteriin tietoja kirjaava käyttää eri ATJ:tä kuin muut. Tästä syystä esimerkiksi asiakkuus tulee päivittää asiakastiedon arkiston kautta. Jos liittyjällä on käytössään vain yksi tietojärjestelmä, voi prosesseja soveltaa tältä osin ja olla päivittämättä tietoja niin usein. Kannattaa kuitenkin muistaa että erilaisten ostopalvelujen tai vaikkapa sosiaalipäivystyksen 31

32 6 Toiminta-arkkitehtuuri järjestämistavan (alueellinen toimija) takia voi asiakkaan prosessissa olla mukana toimijoita, joilla on joku toinen tietojärjestelmä käytössään, ja jossa käsitellään samaa asiakasta koskevia tietoja ilman että kaikki asiakkaan asioita hoitavat yksiköt tietävät toisistaan Asiayhteyden todentaminen Asiakastietojen käsittely edellyttää aina joko voimassa olevaa asiayhteyttä tai työtehtävillä perusteltavissa olevaa erityistä syytä. Kun ammattihenkilö ryhtyy käsittelemään tietyn asiakkaan asiakastietoja, asiakastietojärjestelmän on ensin tarkastettava asiayhteyden olemassaolo. Asiayhteys syntyy palvelunjärjestäjän palveluksessa olevan ammattihenkilön ja asiakkaan välille, kun henkilö tulee asiakkaaksi siihen palveluyksikköön, jossa ammattihenkilö työskentelee. Vastaavasti asiayhteys voi syntyä, kun työntekijä aloittaa asiakastyön siinä palveluyksikössä, jossa henkilö on asiakkaana. Prosesseissa asiayhteys tarkistetaan välittömästi, kun ammattihenkilö alkaa käsitellä asiakkaan tietoja joko luomalla uuden asiakkuuden tai hakemalla asiakkaan tietoja. Käytännössä asiayhteyden todentaminen teknisesti tarkoittaa sitä, että tietojärjestelmä tarkastaa, liittyvätkö tietoja käsittelevän ammattihenkilön työtehtävät siihen palveluyksikköön, jossa asiakas on asiakkaana. Jos työntekijällä ei ole voimassa olevaa asiayhteyttä asiakkaaseen, asiakastietojen käsittely on mahdollista ainoastaan perustelemalla se erikseen. Esimerkiksi lastensuojelussa voi olla tarve katsella myös asiakkaana olevan lapsen vanhempien tietoja. Mikäli vanhemmilla ei ole asiakkuutta samassa palveluyksikössä kuin lapsella eikä tällöin asiayhteyttä, tulee ammattihenkilön käyttää tietojen katselun erityistä syytä vanhempien tietoja katsellessaan. Kuva 9. Asiayhteyden todentamisen keskeiset käsitteet 32

33 6 Toiminta-arkkitehtuuri Lähtökohtaisesti asiayhteys on voimassa kaikilla sen palveluyksikön työntekijöillä, jossa kyseisen asiakkaan asioita hoidetaan. Asiayhteydestä huolimatta yksittäisellä työntekijällä ei kuitenkaan ole yksiselitteistä oikeutta asiakastietojen käsittelyyn, jos hän ei osallistu asiakastyöhön tai kyseisen asiakkaan asioiden hoitamiseen. Asiayhteyden lisäksi asiakastietojärjestelmän on sekä tarkastettava työntekijän käyttöoikeudet että pidettävä yllä käyttölokia. Asiakkaan tietosuoja muodostuu siten käyttöoikeuksien tarkastamisen, käyttölokien ylläpidon sekä asiayhteyden todentamisen kokonaisuudesta. Asiayhteys työntekijän ja asiakkaan välillä on voimassa niin kauan kuin henkilö on asiakkaana samassa palveluyksikössä, jossa työntekijä työskentelee. Jos asiakkaan asioiden hoitaminen siirtyy toiseen palveluyksikköön tai työntekijän työtehtävät päättyvät palveluyksikössä, asiayhteys katkeaa. Asiakastietojärjestelmän on siksi tarkastettava asiayhteyden olemassaolo aina, kun työntekijä ryhtyy järjestelmään kirjauduttuaan käsittelemään asiakkaan asiakastietoja. Asiakastietojen hakujen yhteydessä myös asiakastiedon arkisto tarkastaa tietopyynnön esittäjän asiayhteyden asiakkaaseen Asiakkuuden aloittaminen ja päättäminen Sosiaalihuollon asiakkuus on palvelunjärjestäjäkohtainen, ja se muodostetaan silloin, kun henkilötietojen käsittelyn tarve tietyn palvelunjärjestäjän alueella alkaa. Sosiaalihuollon asiakkuus alkaa, kun hakemusta tai muulla tavoin vireille tullutta sosiaalihuollon asiaa ryhdytään käsittelemään. Hakemuksen tai muu vireillepanoasiakirjan saavuttua sosiaalihuoltoon se toimitetaan mahdollisimman pian siihen palveluyksikköön, johon sen käsittelyn arvioidaan organisaatiossa kuuluvan. Asiaa käsittelevä ammattihenkilö lisää asiakkuustietoihin tiedon palvelutehtävän asiakkuuden syntymisestä. Useimmissa tapauksissa on suhteellisen helppo arvioida, mihin palvelutehtävään vireille tullut asia on liitettävä. Joissakin tapauksissa palvelutehtävän valitseminen edellyttää asiakkaan kokonaistilanteen hahmottamista, jotta hänen asiansa osataan liittää siihen palvelutehtävään, jossa tuen tarpeisiin pystytään parhaiten vastaamaan. Kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat on kuitenkin liitettävä johonkin palvelutehtävään. Palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä arvioidaan tarkemmin, missä eri palvelutehtävissä asiakasta tuetaan. Käytännössä ammattihenkilö ei voi etukäteen tietää, onko yhteyttä ottava henkilö jo asiakkaana vai ei. Niinpä prosesseissa tarkastetaan ensin asiakkuuden olemassaolo ja uusi asiakkuus muodostetaan vain, jos sitä ei ole olemassa entuudestaan. On mahdollista, että henkilö on mukana ryhmäasiakkuudessa, jossa on hänen lisäkseen asiakkaana yksi tai useampi henkilö. Tämä on mahdollista esimerkiksi palvelutehtävissä perheoikeudelliset palvelut sekä lapsiperheiden palvelut. Tämän vuoksi yhdellä henkilöllä voi olla samalla palvelunjärjestäjällä useita asiakkuuksia (esimerkiksi yhdessä asiakkuudessa yksin ja toisessa mukana ryhmäasiakkuudessa). Asiakkuus muodostetaan perustamalla se yhdelle henkilölle ja lisäämällä muut henkilöt mukaan. Suurin osa asiakkuuksista on yhden henkilön asiakkuuksia, mutta prosesseissa on pakko huomioida ryhmäasiakkuuden mahdollisuus kautta linjan.ensimmäisen vaiheen toteutuksessa asiakkuudet merkitään vain yhdelle asiakkaalle. Vanhojen asiakirjojen arkistoimisessa asiakkaaksi merkitään se henkilö, jonka asiakastietoihin asiakirja on alun perin liitetty. Ensimmäisessä vaiheessa syntyville asiakirjoille asiakkaaksi voidaan merkitä se henkilö, joka on hakenut palvelua tai toimii perheen tai muun asiakasryhmän yhteyshenkilönä. Palvelutehtävän asiakkuudet aloitetaan erikseen tietoisella päätöksellä prosessissa Aloita palvelutehtävän asiakkuus. Tiedonhallinnan tukiprosessit eivät kuitenkaan ota kantaa siihen, milloin asiakkuus on syytä aloittaa. Asiakkuus myös päättyy palvelutehtävä kerrallaan. Tiettynä ajanhetkenä voidaan esimerkiksi todeta, että päihdehuollon palveluille ei ole enää tarvetta, mutta asiakkuus voi vielä jatkua muissa palvelutehtävissä. Asiakkuus voi jäädä päättämättä ja asioita sulkematta eri syistä. Jos ammattihenkilö ei enää käsittele asiakkaan tietoja, ei hänelle välttämättä tule mieleen käydä erikseen päättämässä asiakkuuksia, eikä siihen ole välttämättä syytäkään. Niinpä prosesseissa on mukana erilaisia eräajoja, kuten Hälytä tarkastettavista asiakkuuksista. Sosiaalihuollon asiakkuutta tai palvelutehtävän asiakkuutta ei ole syytä pitää auki vain siitä syystä, että päättyneestä asiakkuudesta voi vielä jonkun aikaa tulla laskuja palvelunjärjestäjälle. On parempi toteuttaa ATJ siten, että se sallii laskujen maksun vaikkapa 3 kk asiakkuuden päättymisestä. 33

34 6.3.4 Tietojen hakeminen 6 Toiminta-arkkitehtuuri Hakiessaan tietoja ammattihenkilö saa ensin nähtäväkseen oman rekisterin tiedot niistä palvelutehtävistä, joita ammattihenkilön rooliin kuuluu. Tarvittaessa ammattihenkilö voi laajentaa tietojen hakua, ensin muihin palvelutehtäviin (oman rekisterin sisällä), sitten omiin palvelutehtäviin muiden rekistereissä ja laajimpana vielä muihinkin palvelutehtäviin toisten rekistereissä 30. Ammattihenkilön on voitava tarvittaessa perustella hakujen laajennus ja tieto tulee tallentaa käyttölokiin. Tämä koskee tietojen hakua sekä ATJ:stä että asiakastiedon arkistosta. Asiakastiedon arkisto mahdollistaa seuraavat haut: 1. Asiakkuuden hakeminen arkisto palauttaa hakuehtoihin sopivien asiakkuuksien tiedot 2. Asian hakeminen arkisto palauttaa hakuehtoihin sopivien asioiden tiedot 3. Metatietojen hakeminen arkisto palauttaa hakuehtoihin sopivat asiakasasiakirjojen metatiedot 4. Asiakirjan hakeminen arkisto palauttaa hakuehtoon sopivan asiakirjan 5. Koosteen hakeminen arkisto palauttaa määritellyn koosteen Kaikki asiakastiedon arkistoon kohdistuvat haut toteutetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston Medical Records sanomat - viestinvälitysmäärityksessä ja rajapintakäyttötapaukset Asiakastietoa käsittelevä järjestelmä - Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa kuvatulla tavalla. Hakuparametreina käytetään määriteltyjä hakuparametreja. ATJ toteuttaa omat sisäiset hakunsa oman logiikkansa mukaan, mutta asiakastiedon arkistoon kohdistuvat haut ovat määrämuotoisia. Asiakirjan hakemista lukuun ottamatta kaikki haut toimivat siten, että hakutuloksena saadaan asiakastietojen yhteenvetoja ja otsikkotietoja asiakirjoista. Ammattihenkilö voi tarvittaessa siirtyä katsomaan valitsemiaan asiakirjoja. On suositeltavaa, että käyttöliittymissä asiakirjojen otsikot toimivat linkkeinä. Asiakirjan haussa arkisto palauttaa hakuehtoon sopivan asiakirjan. Jos sosiaalihuollon asiakkuutta ei ole omalla palvelunjärjestäjällä (eli omassa rekisterissä ei ole mitään asiakkaan tietoja), ei tietoja voi hakea muidenkaan palvelunjärjestäjien rekistereistä. Tämä johtuu siitä, että ammattihenkilöllä ei voi olla syytä hakea tietoja muiden palvelunjärjestäjien rekistereistä henkilöistä, jotka eivät ole palvelunjärjestäjän asiakkuudessa (tallennettu henkilöiksi palvelunjärjestäjän sosiaalihuollon henkilörekisteriin). Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston näkökulmasta ammattihenkilö hakee yhden asiakkaan tietoja kerrallaan. ATJ voidaan kuitenkin toteuttaa myös siten, että ammattihenkilö voi samanaikaisesti käsitellä useamman asiakkuuden tai henkilön tietoja Asioiden käsittely Sosiaalihuollossa asian käsitettä käytetään yksilöimään asiakkaan tuen tarpeisiin liittyviä toiminnallisia ja asiakirjallisia kokonaisuuksia. Useimmiten uusi asia syntyy vireillepanoasiakirjan, esimerkiksi hakemuksen tai ilmoituksen saavuttua palvelunjärjestäjälle. Palvelunjärjestäjä ottaa asian käsittelyyn ja tekee siitä palvelutarpeen arvion ja päätöksen. Jos päätöksellä myönnetään asiakkaalle sosiaalipalvelua tai taloudellista etuutta, päätöksen perusteella annettavat palvelut kuuluvat samaan sosiaalihuollon asiaan. Samaan asiaan kuuluvat asiakasasiakirjat merkitään samalla asian tunnuksella. Asian käsittely ei aina sisällä hallintomenettelyä. Esimerkiksi palvelunjärjestäjälle saapunut lastensuojeluilmoitus otetaan käsittelyyn ja siitä muodostuu oma asiansa, mutta jos ilmoitus on perusteeton, siitä ei tehdä hallintopäätöstä eikä se johda toimenpiteisiin. Hallintoasian vireilletulo edellyttää hallintolain mukaan uuden asian avaamista. Jos asiakkaalla on voimassa oleva palvelupäätös, mutta hänen palvelujaan on syytä täydentää, avataan uusi asia. Siinä tehdyn päätöksen perusteella annettavat palvelut liitetään asiatunnuksella uuteen asiaan. Joskus palvelu jatkuu samana, vaikka asia vaihtuu. Esimerkiksi laitospalvelu voi jatkua keskeytyksettä silloinkin, kun avohuoltona laitokseen sijoitettu lapsi otetaan huostaan. Sijoitus jatkuu samassa yksikössä, mutta laitospalvelu liittyy siitä eteenpäin huostaanottoa ja sijaishuoltoa koskevaan asiaan. Tällöin palvelussa syntyvät asiakirjat varustetaan eri asiatunnuksella sen jälkeen, kun sijoituksen peruste ja sosiaalihuollon asia ovat muuttuneet. Sosiaalihuollossa asia on aina palvelutehtäväkohtainen. Esimerkiksi lapsiperheiden palveluissa tehty palvelupäätös ja sen perusteella annetut palvelut kuuluvat samaan asiaan, mutta jos asiakas 30 Jälkimmäinen toteutuu vasta II vaiheessa. 34

35 6 Toiminta-arkkitehtuuri tarvitsee lastensuojelua, on aloitettava uusia asia. Silloin kun asiakasprosessissa ylitetään palvelutehtävän raja, siirrytään myös uuteen asiaan. Samalla tavoin lastensuojelussa voidaan tehdä päätös avohuollon tukitoimista, mutta silloin kun tukitoimia järjestetään lapsiperheiden palveluissa, siellä syntyy uusi asia. Näin aloitettu uusi asia voidaan kuitenkin varustaa metatiedolla siitä, että se liittyy tiettyyn lastensuojelun asiaan. Joskus samaan asiaan liittyviä palveluja voidaan antaa asiakkaalle vuosien ajan. Esimerkiksi iäkäs henkilö saattaa asua samassa palveluasunnossa ja saada samoja asumista tukevia palveluja vuosien ajan saman päätöksen perusteella, jos palvelutarpeessa ei tapahdu muutoksia. Tarjottavat palvelut kuuluvat silloin samaan asiaan. Palvelutarpeen kasvaessa voidaan panna uusi asia vireille ja siinä tehdyn päätöksen mukaan lisätä palveluvalikoimaa. Kukin palvelu liitetään aina siihen asiaan, jossa sitä koskeva päätös on tehty. Samaan asiaan voidaan liittää myös eri organisaatioissa laadittavia asiakirjoja. Kun palvelunjärjestäjä ottaa asian käsittelyyn ja tekee siitä ratkaisun, samaan asiaan kuuluvat myös ne palvelut, joita palveluntuottaja toteuttaa päätöksen perusteella toisessa yksikössä. Palveluntuottaja merkitsee palveluissa syntyvät asiakirjat palvelunjärjestäjältä saamillaan asian metatiedoilla. Koska asioita voi syystä tai toisesta syntyä turhaan, on tiedonhallinnan prosesseissa mukana toimintoja, joilla asioita voi järjestellä uudelleen. Näiden prosessien avulla voi esimerkiksi siirtää itsenäisiä asiakirjoja toiseen asiaan, päättää tai mitätöidä asioita. 35

36 7 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri 7 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Tässä luvussa kuvataan kokonaisarkkitehtuurissa esitelty tietojärjestelmäkokonaisuus ja -arkkitehtuuri tarkemmalle tasolle. 7.1 Looginen tietojärjestelmärakenne Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen looginen järjestelmärakenne on esitetty kuvassa 10. Sosiaalihuollon ammattihenkilö voi käyttää asiakastiedon arkistoa ATJ:n lisäksi selainpohjaisen käyttöliittymän kautta. Sosiaalihuollon ammattihenkilölle tarkoitettu selainpohjainen käyttöliittymä on Kelan toteuttama palvelu, joka käyttää asiakastiedon arkistoa normaalin viestinvälitysrajapinnan kautta. Tavoitteena on, että sosiaalihuollon ammattihenkilölle tarkoitettu selainpohjainen käyttöliittymä tulee sisältämään sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurissa mainitut toiminnallisuudet. Selainpohjainen käyttöliittymä voidaan toteuttaa osaksi Kelan toteuttamaa terveydenhuollon ammattihenkilön selainpohjaista käyttöliittymää eli Kelainta, mutta tätä ei ole vielä ratkaistu. Sosiaalihuollon ammattihenkilön selainpohjaisen käyttöliittymän käyttöönottovuotta tai siihen toteutettavaa toiminnallisuutta ei ole vielä varmuudella päätetty. Kuva 10: Tietojärjestelmäpalvelujen looginen järjestelmärakenne Kanta-palveluita käyttävät järjestelmät saavat Tiedonhallintapalvelun kautta asiakastiedon arkistosta koosteita ja yhteenvetoja. Liittyvät järjestelmät kommunikoivat Tiedonhallintapalvelun 36