Paluurahasto. Uusintahaku 2013 Hakuilmoitus ja hakuohjeet Opas rahoitusta hakeville tahoille

Transkriptio

1 Paluurahasto Uusintahaku 2013 Hakuilmoitus ja hakuohjeet Opas rahoitusta hakeville tahoille

2 2 SISÄLLYSLUETTELO HAKUILMOITUS Yhteisvastuun ja maahanmuuttovirtojen hallinnan puiteohjelma Paluurahasto (RF) Paluurahaston kohderyhmä Rahaston hallinnointi ja yhteystiedot Vuoden 2013 uusintahaku Hakuaika ja hankkeiden kesto Rahastosta jaettava rahoitus Kuka voi hakea rahoitusta Mihin toimintoihin rahoitusta voi hakea Hankkeiden valintakriteerit Muodolliset kriteerit Arviointikriteerit Valintaprosessi HAKUOHJEET Hakulomakkeen täyttäminen Perustiedot Muu EU-rahoitus Hakijaorganisaation ja yhteistyötahojen kuvaus Hankekuvaus Budjetin laatiminen Yleistä Budjetoitavien kulujen perusperiaatteet Arvonlisäveron tukikelpoisuus Henkilöstökulut Matkakulut Kohderyhmää koskevat kulut Kotouttamis- ja pakolaisrahasto Paluurahasto Laitteet Muut projektikulut Ostopalvelut Kustannukset, joita ei hyväksytä Budjetin koontisivu Hankkeen perustietojen kirjaaminen budjettiin Hallintokuluprosentti Koontisivulta tarkistettavat asiat Rahoitus Hakemuksen liitteet Rahoitussitoumus Muut liitteet HAKIJAN MUISTILISTA

3 3 HAKUILMOITUS 1. Yhteisvastuun ja maahanmuuttovirtojen hallinnan puiteohjelma Tämä opas on tarkoitettu Euroopan paluurahaston tarjoamasta rahoituksesta kiinnostuneille. Oppaassa on perustietoa rahastosta ja ohjeet hakemuksen täyttämiseen sekä tietoa hakuprosessin vaiheista. Hankkeiden hallinnoinnista on saatavissa erillinen opas SOLID-rahastojen www-sivuilla: On suositeltavaa että hakija tutustuu myös hankkeiden hallinnointioppaaseen jo hakuvaiheessa. Hallinnointioppaaseen viitataan myös tämän oppaan ohjeistuksissa. Yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevaan puiteohjelmaan kuuluu neljä rahastoa: Euroopan pakolaisrahasto (ERF), kotouttamisrahasto (IF), paluurahasto (RF) ja ulkorajarahasto (EBF). Rahastoja kutsutaan yhteisellä nimellä SOLID-rahastoiksi (General Programme for Solidarity and Management of Migration Flows). Puiteohjelman avulla pyritään osaltaan vastaamaan EU:n kohtaamiin haasteisiin ulkorajavalvonnan ja maahanmuutto- ja turvapaikkapolitiikan alalla sekä edistämään yhteisvastuuta jäsenvaltioiden välillä näissä asioissa. Puiteohjelmat ovat samalla osa vapauden, oikeuden ja turvallisuuden alan vahvistamista Euroopan unionissa. Rahoituskaudelle Yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevalle puiteohjelmalle on varattu Euroopan laajuisesti yhteensä noin neljä miljardia euroa, joka jakautuu rahastokohtaisesti seuraavasti: Euroopan pakolaisrahasto 628 m, kotouttamisrahasto 825 m, ulkorajarahasto m ja paluurahasto 676 m. Suomen osuus paluurahastosta on koko ohjelmakaudella runsaat noin 6 miljoonaa euroa. Ulkoraja- ja kotouttamisrahastojen ohjelmakausi on , ja pakolais- ja paluurahastojen Suomessa SOLID - rahastojen vastuuviranomaisena toimii sisäministeriön kansainvälisten asioiden yksikkö Paluurahasto (RF) Paluurahastolla tuetaan vapaaehtoisen paluun ja palauttamisen hallinnointia ja sen kehittämistä. Unionin tasolla tavoitteena on yhdenmukaistaa hallinnointia ja edistää jäsenvaltioiden yhteisiä toimia. Tähän pyritään kehittämällä paluujärjestelmiä kansallisella tasolla yhteistyössä viranomaisten, hallitustenvälisten järjestöjen, kansalaisjärjestöjen ja muiden toimijoiden kanssa. Yhteistyöhön kolmansien maiden viranomaisten ja järjestöjen kanssa on myös mahdollista saada tukea. Kestävän ja ihmisarvoisen paluun mahdollistamiseksi rahastolla halutaan edistää vapaaehtoista 3

4 4 paluuta sekä uudelleenintegraatiota paluumaahan. Rahastosta tuetaan kuitenkin myös pakkoon perustuvaan palauttamiseen liittyviä toimia Paluurahaston kohderyhmä Rahaston kohderyhmään kuuluvat vapaaehtoisesti palaavat kolmansien maiden kansalaiset, jotka: 1. eivät toistaiseksi ole saaneet turvapaikkapäätöstä tai 2. saavat kansainvälistä suojelua direktiivin 2004/83/EY (pakolaisuus tai muu kansainvälinen suojelu) tai tilapäistä suojelua direktiivin 2001/55/EY (siirtymään joutuneiden henkilöiden joukottainen maahantulo) merkityksessä tai 3. eivät täytä/enää täytä Suomeen saapumisen tai Suomessa oleskelun edellytyksiä Lisäksi kohderyhmään kuuluvat kolmansien maiden kansalaiset, jotka eivät täytä tai eivät enää täytä Suomeen saapumisen tai Suomessa oleskelun edellytyksiä, ja jotka palautetaan viranomaisten toimesta Rahaston hallinnointi ja yhteystiedot Yhteystiedot: Sisäministeriö Kansainvälisten asioiden yksikkö Euroopan paluurahasto (RF) PL Valtioneuvosto Käyntiosoite: Kirkkokatu Helsinki Sähköposti: Verkkosivu: 4

5 5 2. Vuoden 2013 uusintahaku 2.1 Hakuaika ja hankkeiden kesto Paluurahaston vuosiohjelmasta 2013 järjestettiin avoin hankehaku ajalla , jossa rahoitusta jäi jakamatta euroa. Tästä johtuen järjestetään uusintahaku. Hakuaika alkaa ja päättyy Hankkeet voivat alkaa ja niiden tulee päättyä viimeistään Hakijan tulee kuitenkin huomioida, että hankkeen mahdollinen aloittaminen ennen rahoituspäätöksen saamista tapahtuu hakijan omalla riskillä. Vuosiohjelmasta 2013 rahoitettavien hankkeiden minimikesto on 6 kuukautta ja enimmäiskesto 18 kuukautta. Monivuotisten hankkeiden enimmäiskesto voi olla 36 kk (3 vuotta), mutta myös jatkohankkeelle on tehtävä uusi tarkennettu hakemus vuosittain avoimeksi julistettavan hakuajan puitteissa. Ohjelmakauden päättymisestä johtuen tulee kuitenkin huomioida, että kaikkien monivuotisten hankkeiden tulee päättyä viimeistään Mikäli rahoitusta on jaossa vähemmän kuin sitä haetaan, kilpailevat kaikki määräaikaan mennessä vastaanotetut hakemukset rahoituksesta keskenään. Toisin sanoen rahastoissa ei varata erillistä rahoitusosuutta jatkohankkeita varten. Jatkohankkeiden tuloksellinen eteneminen, sääntöjenmukainen hallinnointi ja raportointivelvollisuuksien täyttäminen kuitenkin huomioidaan uuden hankehakemuksen käsittelyssä. Jos hankkeesta suunnitellaan monivuotista, tulee hakemuksessa ilmoittaa myös koko hankeen suunniteltu kesto. Alkuperäinen hakemus tulee toimittaa sisäministeriöön hakuajan päättymiseen mennessä. Hakemus katsotaan toimitetuksi määräaikaan mennessä silloin, kun kirjekuoren postileiman päivämäärä on Hakemusta ei voi lähettää sähköpostitse eikä faksin välityksellä eikä myöhästyneitä hakemuksia voida ottaa käsiteltäväksi. Hakemuksen voi myös tuoda sisäministeriön kirjaamoon klo mennessä. Sisäministeriön kirjaamo sijaitsee osoitteessa Kirkkokatu 12, Helsinki. Kirjekuoreen merkitään viitteeksi RF 2013 UUSINTAHAKU Hakemukset lähetetään osoitteeseen: Sisäministeriö / kirjaamo PL VALTIONEUVOSTO 2.2. Rahastosta jaettava rahoitus Paluurahaston vuosiohjelmasta 2013 avoimella uusintahankehaulla jaettava hankerahoitus on yhteensä euroa. Haettavan summan ala- tai ylärajaa ei ole määritelty. Hakijan on kuitenkin hyvä ottaa huomioon hankkeiden hallinnointiin liittyvät velvollisuudet ja varata toteuttamiseen tarvittavat resurssit. Hankkeiden hallinnointiin liittyvistä velvollisuuksista saa hyvän kuvan hankkeiden 5

6 6 hallinnointioppaasta, joka löytyy rahastojen verkkosivulta osoitteesta Paluurahaston rahoitusosuus hankkeelle on 50% tai hankkeen toteuttaessa erityistavoitetta 75 % hankkeen kokonaisbudjetista. Toimilinjat ja erityistavoitteet on kerrottu tämän oppaan kohdassa 2.4. Hankkeen toteuttajan on varmistettava hankkeelle omarahoitusta (kansallinen rahoitusta) 50 % hankkeen kokonaiskustannuksista (erityistavoitetta toteuttavissa hankkeissa 25 %). Omarahoitus voi olla hakijan omaa rahaa tai hakijan hankkimaa ulkopuolista rahoitusta hankkeelle. Kansallisen rahoittajan on oltava tietoinen siitä, että rahoitusta käytetään RF -hankkeen osarahoituksena. Kansallisen rahoituksen epävarmuus vaikuttaa hakemuksen arviointiin kielteisesti. Kaikesta omarahoituksesta on toimitettava hakemuksen yhteydessä rahoitussitoumukset (ks. hakuoppaan kohta 5.1.). Kansallinen rahoitusosuus voi muodostua esimerkiksi seuraavista lähteistä: hakijaorganisaation oma ja hankekumppanien rahoitus, ministeriöiden, aluehallintoviranomaisten ja kuntien rahoitus, yksityinen rahoitus, järjestöjen ja säätiöiden myöntämä rahoitus, hankkeen tuotto. Kansallinen rahoitusosuus EI voi koostua: muusta EU -hankkeesta saadusta tai siihen sidotusta rahoituksesta. vapaaehtoistyöstä, luontoissuorituksista tai muusta laskennallisesta rahoituksesta. Lista mahdollisista kansallisista rahoittajatahoista on vain viitteellinen. Myös kansalliseen rahoitukseen ja sen myöntämiseen saattaa liittyä (EU -rahoituksesta riippumattomia) ehtoja, jotka estävät rahoituksen käyttämisen omarahoitusosuutena. Parhaiten nämä ehdot selviävät neuvottelemalla mahdollisten rahoittajien kanssa. Hyväksytyille hankkeille maksetaan paluurahaston osarahoitusta pääsääntöisesti seuraavasti: 50 % paluurahaston rahoitusosuudesta hankkeen aloitusvaiheessa, 30 % paluurahaston rahoitusosuudesta, kun väliraportti on hyväksytty, ja 20 % loppuraportin ja talousselvitysten hyväksymisen jälkeen. Hankkeen taloushallinnossa noudatetaan EU:n komission antamia ohjeita. Ohjeet sisältyvät liitteenä rahoituspäätökseen ja niistä järjestetään koulutusta hankkeen alkaessa Kuka voi hakea rahoitusta Rahoitushakemuksia voivat tehdä kansalliset, alueelliset ja paikalliset viranomaiset, rekisteröidyt yhdistykset, järjestöt, yksityiset tai julkiset yhtiöt ja kansainväliset järjestöt. Yksittäisten henkilöiden tekemiä hakemuksia ei hyväksytä rahoitettavaksi. 6

7 Mihin toimintoihin rahoitusta voi hakea Hanketta suunnittelevien tulee tutustua rahaston vuosiohjelmaan 2013, joka löytyy rahastojen verkkosivuilta, osoitteesta Ohjelmassa kuvataan laaja-alaisemmin rahaston sisältöä ja annetaan esimerkkejä rahoitettavista toimista sekä niiden tavoitteista. Kattavamman kuvan rahaston toimialasta ja tavoitteista saa monivuotisesta ohjelmasta, joka löytyy myös rahastojen verkkosivuilta. Paluurahaston tavoitteet ja siitä rahoitettavat toimet on jaettu toimilinjoihin sekä kutakin toimilinjaa koskeviin erityistavoitteisiin. Rahoitettavan hankkeen tulee soveltua johonkin vuosiohjelman 2013 toimilinjaan. Lisäksi hanke voi sisällöstään tai kohderyhmästään riippuen toteuttaa myös kyseistä toimilinjaa koskevaa erityistavoitetta. Rahastosta myönnettävä rahoitusosuus riippuu siitä, toteuttaako hanke erityistavoitetta vai ei. Rahaston tavoitteet vuonna 2013 on jaettu neljään toimilinjaan (A1, C3, C5 ja D6) ja erityistavoitteet on kuvattu toimilinjojen yhteydessä. Toimilinjoista valitaan YKSI, jonka alla hanke toteutetaan. Eri toimilinjoja ja niiden alla toteutettavia toimintoja ei voi yhdistää keskenään. Myöskään toimilinjakohtaisia erityistavoitteita ei voi vaihtaa eri toimilinjojen alle. Toimilinjat ja erityistavoitteet (tarkempi kuvaus vuosiohjelmassa 2013): A1. Vapaaehtoisten paluusuunnitelmien ja -ohjelmien kehittäminen Toimilinjan tavoitteena on yhtenäisen kansallisen vapaaehtoiseen paluuseen perustuvan järjestelmän kehittäminen. Toimilinjasta voidaan rahoittaa paluuohjelmien ja -suunnitelmien kehittämistä erityisesti suurimmille palaajaryhmille, mutta myös erityistarpeita omaaville, pienemmille palaajaryhmille (esim. haavoittuvassa asemassa olevat palaajat). Paluuohjelmat voivat sisältää myös erilaisten uudelleenintegraation tukimuotojen kehittämistä ja paluiden seurantaa. Toimilinjasta rahoitettavat hankkeet voivat toteuttaa erityistavoitetta 1.1 (vapaaehtoiset paluuohjelmat), tai 1.2 (haavoittuvassa asemassa olevien paluumuuttajien tilanteen parantaminen). Eri toimijoiden väliseen yhteistyöhön kiinnitetään erityistä huomiota yhtenäisen järjestelmän kehittämiseksi. Tuensaajina voivat olla viranomaiset, hallitustenväliset järjestöt, kansalaisjärjestöt ja muut vastaavat toimijat. Toimilinjan rahoitusprosentti on 50 % tai hankkeen toteuttaessa erityistavoitetta 75 %. C3: Mahdollisille palaajille tarjottavien tieto- ja neuvontapalvelujen kehittäminen Toimilinjan tavoitteena on kehittää neuvonta- ja tiedotuspalveluja vapaaehtoisesti palaaville henkilöille, ja lisätä tietoisuutta mahdollisuudesta palata vapaaehtoisesti. Toimilinjasta voidaan rahoittaa mm. tiedotusta ja neuvontaa erilaisiin paluumahdollisuuksiin liittyen, kohdemaan tilanteesta tiedottamiseen ja uudelleenintegraatioon. Erityistä huomiota kiinnitetään kohderyhmän tavoittamiseen ja tieto- ja neuvontapalvelujen kohdistaminen haavoittuvassa asemassa oleviin palaajiin. 7

8 8 Toimilinjan erityistavoitteena (erityistavoite 3.1) on kehittää innovatiivisia tiedotustoimia. Innovatiivisuus tarkoittaa uudenlaisen, tai erityisen tehokkaan lähestymistavan kehittämistä kohderyhmän tavoittamiseksi tai vapaaehtoisten palaajien määrän lisäämiseksi. Tuensaajina voivat olla viranomaiset, hallitustenväliset järjestöt, kansalaisjärjestöt ja muut vastaavat toimijat. Toimilinjan rahoitusprosentti on 50 % tai hankkeen toteuttaessa erityistavoitetta 75 %. Lisäksi toimivaltaisia viranomaisia pyydetään ilmaisemaan kiinnostuksensa alla olevien toimilinjojen mukaiseen toimintaan. Kiinnostus ilmaistaan toimittamalla hakuasiakirjat liitteineen yleisen hakuajan puitteissa sisäministeriön kirjaamoon. C5. Matkustusasiakirjojen hankinnan kehittäminen Toimilinjan tavoitteena on tehostaa matkustusasiakirjoja vailla olevien palaajien/palautettavien henkilöiden tunnistamista. Toimilinjassa kehitetään uusia työskentelytapoja matkustusasiakirjojen hankinnan nopeuttamiseksi. Erityistä huomiota kiinnitetään maihin, joiden kanssa tehtävä yhteistyö on ollut haasteellista. Toimilinjan hankkeet toteutetaan yhteistyössä konsuli- ja maahanmuuttoviranomaisten kanssa sekä Suomessa että kolmansissa maissa. Kohdemaita voivat olla esimerkiksi Nigeria, Venäjä ja Valko-Venäjä jne. Tulosten ja hyvien käytänteiden levittämiseksi toimilinjan tuotoksena tuotetaan uudet ohjeet kolmansien maiden viranomaisten kanssa työskentelyyn. Niin ikään toimilinjassa voidaan järjestää aiheesta koulutusta Suomen viranomaisille. Toimilinjan erityistavoitteena (erityistavoite 3.2) on testata uusia työmenetelmiä, joilla nopeutetaan asiakirjojen myöntämistä paluumuuttajille yhteistyössä kolmansien maiden konsuliviranomaisten ja maahanmuuttoviranomaisten kanssa. Tuensaajina voivat olla viranomaiset. Toimilinjan rahoitusprosentti on 50 % tai hankkeen toteuttaessa erityistavoitetta 75 %. D6: Parhaiden paluukäytäntöjen vertaileminen Toimilinjan tavoitteena on jäsenvaltioiden parhaiden paluukäytänteiden vertailu. Tähän tavoitteeseen liittyvien toimenpiteiden avulla voitaisiin edelleen kehittää hyvin toimivia käytänteitä ja pakkoon perustuvan ja vapaaehtoisen paluun toteuttamista. Mahdollisia työmenetelmiä voisivat olla esimerkiksi raportit, seminaarit ja vierailut. Huomiota kiinnitetään ajankohtaisiin aiheisiin, jotka liittyvät kolmannen maan kansalaisten palauttamiseen, kuten heidän hyväksymiseensä kolmannessa maassa, charter-lentoihin ja kauttakulkualueilla noudatettaviin erilaisiin käytänteisiin, mukaan lukien kauttakulkumaiden viranomaisten 8

9 9 avustaminen. Erityishuomiota voitaisiin kiinnittää kolmansiin maihin, joissa esimerkiksi omien kansalaisten hyväksyminen on ollut haasteellista. Toimilinjasta rahoitettavat hankkeet voivat toteuttaa erityistavoitetta 4.1. (arvioinnit ja vierailut paluuohjelmien, välineiden ja prosessien edistymisen mittaamiseksi), tai 4.2 (kansalliset toimenpiteet palauttamista koskevien, yhteisön lainsäädännöllä vahvistettujen yhteisten normien oikeudenmukaisen ja tehokkaan soveltamisen varmistamiseksi, esimerkiksi täytäntöönpanijoiden koulutuksen avulla). Tuensaajina voivat olla viranomaiset. Toimilinjan rahoitusprosentti on 50 % tai hankkeen toteuttaessa erityistavoitetta 75 % Hankkeiden valintakriteerit Rahastosta tuetaan rajattuja ja kertaluontoisia tehtäväkokonaisuuksia tiettynä ajanjaksona toteutettavia hankkeita, joilla on selkeä tavoite, aikataulu, toiminnot sekä tulos- ja tuotosodotukset. Hankkeiden tulee luoda ja vakiinnuttaa uusia, kestäviin tuloksiin pyrkiviä toimintamalleja. Tärkeänä pidetään hankkeiden tulosten sovellettavuutta pidemmällä aikavälillä sekä hankkeiden alueellista ja valtakunnallista vaikuttavuutta ilman uutta hankerahoitusta. Rahastoista EI myönnetä yleis- tai toiminta-avustusta eikä niistä rahoiteta organisaatioiden perustoimintaa, aiemmin toteutettua tai muulla rahoituksella jo aloitettua toimintaa. Toisin sanoen, SOLID-rahastojen rahoituksella ei voi korvata muusta lähteestä aiemmin saatua rahoitusta. Paluurahastossa kolmansien maiden kansalaisten ja/tai heidän järjestöjensä sekä muiden relevanttien sidosryhmien toivotaan olevan mukana hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa niin, että maahanmuuttajien osaamista ja asiantuntemusta hyödynnetään mahdollisimman paljon. Tärkeänä pidetään myös useiden toimijoiden (viranomaisten, järjestöjen, kuntien ja maahanmuuttajayhteisöjen) yhdessä toteuttamia hankkeita sekä viranomaisten työskentelytapojen kehittämiseen tähtääviä hankkeita. Erityisesti toivotaan, että eri etniset yhteisöt tekisivät yhteistyötä keskenään. Hankkeiden toivotaan edistävän yleistä yhdenvertaisuutta ja moninaisuutta. Hankkeet eivät saa olla päällekkäisiä SOLID- tai muiden EU:n rahastoista rahoitettujen hankkeiden kanssa. Hankkeita, joita voidaan paremmin tukea muiden vastaavien EU-ohjelmien kautta, ei myöskään rahoiteta paluurahastosta Muodolliset kriteerit Valintaprosessiin hyväksytään vain hankkeet, jotka täyttävät seuraavat yleiset muodolliset kriteerit: hakemus on jätetty määräaikaan mennessä, hakemuksessa ei ole puutteita (kaikki hakulomakkeiden osat on toimitettu ja täytetty asianmukaisesti), hakemus on laadittu sähköisesti (ei käsin) paluurahaston viralliselle hakulomakkeelle, hakemuksen on allekirjoittanut henkilö(t), jolla on organisaation nimenkirjoitusoikeus, 9

10 10 hakemuksesta käy selvästi ilmi toimilinja, johon se kohdistuu, hakemus sisältää hankkeen talousarvion ja hankekuvauksen, hakemuksen liitteenä on allekirjoitetut rahoitussitoumukset kaikilta hankkeen rahoittajilta, hakemus sisältää muut tarvittavat liitteet, hakemus on täytetty joko suomen- tai ruotsinkielellä. Kaikille hakijoille ilmoitetaan kirjallisesti hakemuksen vastaanottamisesta ja siitä täyttääkö hakemus edellä luetellut varsinaiseen valintaprosessiin vaadittavat muodolliset kriteerit Arviointikriteerit Valintaprosessiin hyväksytyt hakemukset arvioidaan yhtenäisen pisteytysjärjestelmän mukaisesti noudattaen rahaston yleisiä ja toimilinjakohtaisia tavoitteita (ks. kohta 2.4 ja rahaston vuosiohjelma). Näin ollen hankearvioinnissa tarkastellaan seuraavia ominaisuuksia: 1. Rahaston tavoitteiden ja ohjelman mukaisuus: Missä määrin hanke-esitys on paluurahaston yleisten ja vuosiohjelman 2013 tavoitteiden mukainen, ja sopiiko se haettuun toimilinjaan? 1 2. Toteuttamiskelpoisuus: Ovatko hankkeen tavoitteet realistisia, ja onko hakijalla riittävät resurssit (esim. omarahoitus, henkilöstö, kokemus, yhteistyöverkostot) hankkeen toteuttamiseen? Voidaanko hanke toteuttaa suunnitellussa ajassa? 3. Tarpeellisuus ja täydentävyys: Onko hanke tarpeellinen, ja täydentääkö se kotimaista maahanmuutto- ja turvapaikkapolitiikkaa? Voidaanko hanke rahoittaa paremmin jostain muusta rahoituslähteestä? 4. Hankkeen tulokset ja tulosten sovellettavuus: Millaisia tuloksia hankkeella saavutetaan? Onko hankkeella mahdollisuus luoda uusia ja pysyviä toimintatapoja, jotka ovat sovellettavissa laajemmin? Onko hankkeen tulosten levittäminen suunnitelmallista? 5. Yhteistyö: Ovatko hankekumppanit relevantteja? Hyödyttääkö hanke useampaa toimijaa tai etnistä ryhmää? Osallistuuko kohderyhmä hankkeen toteuttamiseen? 6. Kustannustehokkuus: Onko hankkeelle varattu riittävät resurssit? Onko budjetti realistinen? Onko taloudellinen panostus suhteessa hankkeesta saataviin tuloksiin? 7. Innovatiivisuus: Mitä uutta hanke tuo toimialalleen tai alueelle, jolla hanke toimii? Onko hankkeen toiminta innovatiivista, tai onko hankkeen toimintatapa innovatiivinen? Hakemusta käsiteltäessä arvioidaan myös, täyttääkö hakemus toimilinjakohtaisen erityistavoitteen, ja voiko hankkeelle myöntää korkeamman EU -rahoitusprosentin. 1 Katso erityisesti kohta

11 Valintaprosessi SOLID -rahastojen vastuuviranomainen kansainvälisten asioiden yksikkö käy hakemukset läpi ja suorittaa niiden teknisen tarkastuksen, jossa tarkastetaan, että hakemus täyttää muodolliset kriteerit. Hakijalle ilmoitetaan hakemuksen vastaanottamisesta sekä tarvittaessa pyydetään täydentämään hakemusta teknisten seikkojen osalta (huom. täydennysaika on n. 1 viikko). Hankkeen sisältöön ei voi tehdä täydennyksiä hakuajan päättymisen jälkeen. Mikäli hakemukseen pyydettyjä täydennyksiä ei toimiteta määräaikaan mennessä, hakemus käsitellään saatujen tietojen pohjalta. Tämän jälkeen asiantuntijat arvioivat hakemukset, minkä jälkeen paluurahaston johtoryhmä tekee esityksen rahoitettavista hankkeista. Johtoryhmän esitys hyväksytyistä ja hylätyistä hankkeista lähetetään hakijoille tiedoksi ennen varsinaisen rahoituspäätöksen tekemistä. Rahoituspäätökset pyritään tekemään toukokuun 2014 loppuun mennessä. Hylätyille hankkeille lähetetään yksilöllinen hylkäyspäätös, jossa mainitaan hylkäysperusteet ja oikaisuvaatimusosoitus. Päätökseen tyytymättömillä hakijoilla on valtionavustuslain (688/2001) mukainen oikeus hakea oikaisua päätökseen. Oikaisuvaatimusosoitus lähetetään kaikille hylätyille ja hyväksytyille hankkeille. Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. 11

12 12 Hankkeiden hallinnointi Jo ennen rahoituksen hakemista hakijan on syytä huomioida, että EU-hankkeiden hallinnointi on ajoittain raskasta ja se vaatii toteuttajaorganisaatioilta aikaa ja resursseja. Hankkeiden hallinnoinnissa ja taloushallinnoinnissa tulee noudattaa kansallisia ja EU:n komission antamia ohjeita. Rahaston osuus hankkeen kuluista maksetaan osittain jälkikäteen ja viiveellä, joten hanketoteuttajalla tulee olla taloudelliset resurssit hankkeen toteuttamiseen suunnitellun aikataulun mukaisesti. Hankkeen tuloista ja menoista on pidettävä kirjanpitoa. Hankkeen kirjanpito voidaan keskittää kokonaan hanketoteuttajan kirjanpitoon, tai kuluja voidaan kirjata myös hankekumppanin kirjanpitoon. Molemmissa tapauksissa kirjanpitoon tulee perustaa hankkeelle oma projektikoodi, kustannuspaikka tai muu tunniste, jolla kaikki hankkeesta aiheutuvat tulot ja menot voidaan yksiselitteisesti erottaa organisaation muusta kirjanpidosta. Lisäksi hanketoteuttajalta edellytetään hankkeen sisällön ja talouden raportointia, sekä yksityiskohtaista kulujen ja toimintojen dokumentointia. Asianmukainen hallinnointi edellyttää mm. hankkeessa työskentelevien osalta työajanseurantaa, osallistujien ja kohderyhmän osalta osallistumislistoja sekä hankittujen tarvikkeiden ja laitteiden osalta hintavertailua ja/tai kilpailutusta. Hyväksytyille hankkeille järjestetään hallinnointikoulutusta hankkeiden alkaessa. Lisäksi rahastojen verkkosivuilla on saatavilla opas hankkeiden hallinnoinnista. Oppaassa käydään läpi hankehallinnointiin liittyviä yleisiä asioita, kuten raportointi, kilpailuttaminen, tiedottaminen, EU-tunnuksen käyttö, kustannusten tukikelpoisuus, evaluointi ja tarkastukset. Jokaiselle hankkeelle tulee perustaa ohjausryhmä, jonka kokoonpanosta ohjeistetaan hallinnointioppaassa, ja hankkeilta edellytetään tiedotussuunnitelmaa. Sisäministeriö ja EU:n komissio tekevät tarkastuskäyntejä hankkeisiin. Lisäksi ennen viimeisen erän maksamista sisäministeriö tarkastaa vähintään 20 % hankkeiden kustannuksista satunnaisotannalla. Rahastoista tuettuja hankkeita myös arvioidaan komission antamien ohjeiden mukaisesti ja jokainen hanke on velvollinen osallistumaan arvioinnin toteuttamiseen. 12

13 13 HAKUOHJEET Seuraavassa osassa käydään läpi hakemuslomakkeen ja budjettilomakkeen täyttämiseen liittyviä asioita. Budjettikohdassa annetaan myös yksityiskohtaiset ohjeet tukikelpoisista kustannuksista. Hakemus koostuu kolmesta lomakkeesta ja liitteistä. Ensimmäisellä lomakkeella täytetään perustiedot hakijasta, hanketiedot ja hankekuvaus. Toiselle lomakkeelle täytetään hankkeen budjetti. Kolmas lomake on rahoitussitoumuslomake. Tärkeää huomioida! 2 Varmista, että hankeidea on linjassa ohjelman yleisten tavoitteiden kanssa Pohdi hankkeen tavoitteita asetettaessa tulosten juurruttamista ja soveltamista pidemmällä aikavälillä Varmista tukikelpoisuussäännöt ja -aika Ota ajoissa yhteyttä mahdollisiin yhteistyökumppaneihin ja rahoittajiin. Kansallisen rahoitusosuuden saaminen saattaa viedä aikaa. Ohjelmien avulla halutaan kehittää uutta - mieti, mitä uutta hanke luo Hakemuslomake on se asiakirja, jonka perusteella hanketta arvioidaan - täytä siis kaikki kohdat huolellisesti Käytä selkeää kieltä ja tiivistä tarvittaessa Kerro tarkasti, mitä hankkeessa konkreettisesti tehdään ja mihin rahat käytetään Rajaa hanke hallittavaksi kokonaisuudeksi, älä kerää liian paljon erilaisia tavoitteita ja toimintoja samaan hankkeeseen Mieti hankkeen tarvetta, tavoitteita ja tulosodotuksia eri toimijoiden ja kohderyhmien näkökulmasta. Onko tavoitteesi objektiivinen? Laadi realistinen kustannusarvio ja aikataulu 3. Hakulomakkeen täyttäminen Hakulomake on suojattu ja kirjoitettavien tekstien pituutta on osittain rajoitettu. Hakijan tulee noudattaa näitä rajoituksia, eikä suojauksia saa poistaa. 1. Perustiedot Kohdassa annetaan seuraavat perustiedot hankkeesta: 1.1. Hakijaorganisaation nimi: Jos kyseessä on monen eri organisaation yhteinen hanke, valitaan yksi hakijaksi eli hankkeen koordinaattoriksi. Hakija on hankkeen päävastuullinen 2 Muista myös Hakijan muistilista, liite 1! 13

14 14 toteuttaja. Muut organisaatiot kirjataan joko hankekumppaneiksi tai muiksi yhteistyötahoiksi (ks. kohdat 3.4. ja 3.5.) Hakijaorganisaation nimi englanniksi: Jos organisaation nimestä ei ole olemassa virallista käännöstä, se voidaan kääntää vapaamuotoisesti Järjestön rekisteröintipäivä ja rekisterinumero rekisteriotteesta (ei koske julkisyhteisöjä) 1.4. Hakijaorganisaation y-tunnus 1.5. Hakijaorganisaation yhteystiedot: Hakijaorganisaation täydellinen osoite ja muut yhteystiedot: puhelin, sähköposti, 1.6. Kotisivu: Hakijaorganisaation kotisivujen www-osoite 1.7. Vastuuhenkilöt: Henkilö(t) hakijaorganisaatiossa, joka on päävastuussa hankkeesta ja ja jo(i)lla on organisaation nimenkirjoitusoikeus 1.8. Yhteyshenkilö: Henkilö joka antaa tietoja hakemuksesta haun aikana 1.9. Hankkeen nimi ja lyhenne: Hankkeen nimen tulisi olla lyhyt ja ytimekäs, hankkeen aihepiiriä kuvaava tai sillä tulee lisäksi olla lyhenne, josta hankkeen helposti tunnistaa. Nimeä käytetään aina samassa muodossa yhteydenpidossa hankkeen ja viranomaisen välillä. Lisäksi nimeä käytetään myös hanketta markkinoitaessa ja sen tuloksia levitettäessä Hanke kohdistuu toimilinjaan (valitse yksi): Merkitse mihin paluurahaston toimilinjoista (ja mahdollisesti erityistavoitteista) hanke kohdistuu. Tarkista hankeideasi sopivuus toimilinjaan vuosiohjelmasta Hankkeen kesto tällä rahoituskaudella: Tässä kohdassa ilmoitetaan hankkeen alkamis- ja loppumispäivämäärä vuosiohjelmasta 2013 haettavana olevalla rahoituskaudella. Hanke voi alkaa aikaisintaan ja sen on päätyttävä viimeistään Hankkeen suunniteltu kokonaiskesto: Merkitse onko kyseessä uusi hakemus vai jo aiemmin RF-rahoitusta saaneen hankkeen jatkohakemus. Mikäli kyseessä on monivuotinen hanke, tässä kohdassa ilmoitetaan hankkeen kesto sen ensimmäisen toteutusvaiheen alkamispäivästä suunnitellun jatkohankkeen päättymispäivään. Suunniteltu kokonaiskesto voi olla korkeintaan 3 vuotta (36 kuukautta). Mikäli kyseessä ei ole monivuotinen hanke, tähän merkitään kestoksi sama kuin kohdassa Ohjelmakauden päättymisestä johtuen tulee kuitenkin huomioida, että kaikkien monivuotisten hankkeiden tulee päättyä viimeistään Muu EU-rahoitus 2.1. Kohdassa ilmoitetaan onko hakija jo saanut EU-rahoitusta tai onko vireillä EUrahoitushakemuksia jotka liittyvät tällä hakemuksella haettavaan hankkeeseen. Mikäli 14

15 15 hankkeelle EI ole saatu tai haettu muuta EU-rahoitusta, hakijan tulee tehdä merkintä molempiin kohtiin Taulukossa annetaan tiedot kaikesta hakijaorganisaation vuosina saamasta EU-rahoituksesta tai parhaillaan vireillä olevista EU-rahoitushakemuksista. Tässä yhteydessä luetellaan myös rahoitus, jota on saatu tai haetaan SOLID-rahastoista. Eritellään tuen lähde, toiminnan nimi ja rahoituksen määrä. Mikäli kaikki tiedot eivät mahdu taulukkoon, voi hakemuksen liitteeksi laittaa erillisen taulukon. 3. Hakijaorganisaation ja yhteistyötahojen kuvaus 3.1. Kuvaus hakijaorganisaation paluuseen liittyvästä toiminnasta: Lyhyt kuvaus hakijaorganisaation paluuseen liittyvästä toiminnasta, kokemuksesta ja asiantuntijuudesta tms Hankeorganisaatio ja hankkeen henkilöstö: Kuvataan miten hanketta on tarkoitus hallinnoida, kuinka monta henkilöä työskentelee hankkeessa, kuka vastaa ja mistä, jne Hakijaorganisaation osuus ja tehtävät hankkeen toteutuksessa. Valitaan soveltuva kohta Hankekumppanit ja heidän roolinsa hankkeessa: Hankekumppanilla tarkoitetaan niitä toimijoita, jotka yhdessä hanketoteuttajan kanssa toteuttavat hanketoimintoja, joiden kustannuksia sisältyy hankkeen budjettiin, ja joille siirretään osa EU-tuesta. Ilmoita tässä kohdassa hankekumppaneiden nimet ja heidän roolinsa hankkeessa sekä mitä konkreettisia toimintoja hankekumppani toteuttaa hankkeen aikana (ks. hakuoppaan kohta , s ) Muut yhteistyötahot ja heidän roolinsa hankkeen toteutuksessa: Yhteistyötahot voivat olla esim. tahoja, jotka osallistuvat hankkeen suunnitteluun ja toteutukseen, tai joiden kanssa tehdään hankkeen aikana muunlaista yhteistyötä (ks. hakuoppaan kohta , s ). Yhteistyökumppanille ei aiheudu hankkeesta kuluja, mutta yhteistyökumppani voi myös toimia hankkeen rahoittajana tai antaa hankkeelle muunlaisia resursseja (esim. mainostaa hanketta internet-sivuillaan, osallistua hankkeen tiedotukseen, antaa tiloja hankkeen käyttöön, ilmoitustilaa julkaisuissaan jne.). Ilmoita tässä kohdassa tällaiset tahot, joiden kanssa aiotaan tehdä yhteistyötä hankkeen aikana (myös esim. eurooppalaiset yhteistyötahot) Perustelut ostopalveluiden käytölle hankkeessa: Jos hankkeen laadintavaiheessa on tiedossa, että osa hankkeen toiminnoista aiotaan ostaa hankeorganisaation ulkopuolelta, tulee se ilmoittaa ja perustella jo hakuvaiheessa. Hanke ei voi koostua pelkästään ostopalveluista. Kohdassa tulee kertoa, mikä osa hankkeesta toteutetaan ostopalveluina, perustella ostopalvelun tarpeellisuus hankkeen toteuttamiselle ja arvioida ostopalveluiden osuus hankkeen kokonaisbudjetissa. Ostopalveluiden tulee aina perustua kilpailutukseen tai hintavertailuun kansallisen lainsäädännön ja EU:n säädösten mukaisesti. 15

16 16 4. Hankekuvaus Hankekuvauksen tulee olla mahdollisimman konkreettinen. Kuvauksessa tulee käydä tiivistetysti läpi seuraavat asiat: 4.1. Hankkeen tausta ja perustelut: Kuvataan miksi hanke on tarpeellinen. Hankkeen tulee perustua huolelliseen esisuunnitteluun, kohderyhmän tilanteen tuntemukseen, taustaselvityksiin ja kehittämistarpeeseen, joiden tulee liittyä konkreettisesti juuri tähän hankkeeseen. Lähtökohtana voi olla jokin tarve tai uusi mahdollisuus, jonkin asiantilan puute tai heikkous, konkreettinen ongelma tai este joka vaatii poistamista. Kuvaile tiiviisti mikä on lähtötilanne, josta lähdetään liikkeelle ja/tai asiantila, johon juuri tällä hankkeella haetaan ratkaisua Hankkeen yleistavoite: Hankkeen yleistavoite kuvaa yleisemmällä tasolla hankeen tavoitteen: tuloksen, johon hankkeen toimintojen kautta toivotaan päästävän (myös pitkällä tähtäimellä). Tavoitteen rajaaminen edellyttää valintoja, priorisointia ja pohdintaa sen suhteen, mihin asioihin on realistista löytää ratkaisuja tai saada aikaan vaikutus yhden hankkeen aikana. Yleistavoite ei saa nimestään huolimatta olla liian yleisellä tasolla. Huom! Hankkeella voi olla vain yksi yleistavoite, mutta useita osatavoitteita. Konkreettisemmat osatavoitteet määritellään lomakkeen kohdassa Hankkeen kuvaus: Laadi hyvin tiivistetty (4-5 lausetta) yleiskuvaus hankkeesta. Tiivistelmä kertoo lyhyesti hankkeen tavoitteet, siinä toteutettavat toimenpiteet sekä odotettavissa olevat tulokset. Mikäli hankkeelle myönnetään rahoitusta, käytetään tätä kuvausta tuettujen hankkeiden esittelyssä. Huom! Mikäli et pysty tiivistämään hankkeen yhteenvetoa, hankesuunnitelma kaipaa rajausta Hankkeen kohderyhmä: Hankkeen kohderyhmiä ovat yhtäältä ne pääasialliset ryhmät, joille hankkeen lopulliset hyödyt kohdistuvat (rahaston kohderyhmä) ja toisaalta ne välittömät tahot, joita hanke koskettaa tai hyödyttää lyhyellä aikavälillä (kuten viranomaiset tai järjestötyöntekijät, joiden palveluja tai työskentelymalleja kehitetään). Jälkimmäisellä ryhmällä on intressi saavutettuihin parannuksiin, mutta ensimmäinen, rahaston kohderyhmä on se kohderyhmä, joihin hankkeesta saatavan hyödyn tulee lopulta vaikuttaa. Ilmoita tässä mahdollisimman täsmällisesti sekä hankkeen välitön kohderyhmä, joihin hankkeen toiminnoilla on vaikutusta (ja jotka mahdollisesti myös osallistuvat hankkeen toimintoihin), että lopulliset hyödynsaajat eli rahaston toimialaan kuuluva kohderyhmä. Katso rahastossa hyväksyttävien kohderyhmien määrittely oppaan kohdassa 1.2. Ilmoita kohderyhmiin kuuluvien henkilöiden määrä, johon hanke kohdistuu ja joiden on suunniteltu osallistuvan hanketoimintoihin. Määrittele hankkeen sisällöstä riippuen rahaston kohderyhmä mahdollisimman täsmällisesti, esim. mihin ikäryhmään tai minkä sukupuolen edustajiin hyöty (ensisijaisesti) kohdistuu. Onko kohderyhmä rajattu esim. jonkin tietyn taustan omaavien, kansallisuuden tai statuksen mukaisesti? 4.5. Hankkeen tuottama lisäarvo: Kuvaile tässä hankkeen tuottama pitkän tai lyhyen tähtäimen lisäarvo. Kuvaile erityisesti mikä on hankkeen muutosvaikutus hankkeen kohderyhmän kannalta. Mikä on hankkeen laajempi vaikuttavuus? 16

17 Miten hanke tukee haetun toimilinjan tavoitteita: Kuvaile, miten hanke liittyy rahaston vuosiohjelman tavoitteisiin ja miten vuosiohjelman ja valitun toimilinjan painopisteitä toteutetaan hankkeessa. Pelkkä toimilinjan kuvaus ei ole riittävä, vaan kohdassa tulee pohtia, miten juuri kyseinen hanke vastaa valitun toimilinjan haasteisiin Miten hanke toteuttaa toimilinjakohtaista erityistavoitteita: (katso oppan kohta 2.4.). Pelkkä erityistavoitteen kuvaus ei ole riittävä, vaan kohdassa tulee määritellä, miten juuri kyseinen hanke vastaa valitun erityistavoitteen haasteisiin ja tavoitteisiin. Huom! Tämä kohta täytetään ainoastaan siinä tapauksessa, että hanke kohdistuu johonkin erityistavoitteeseen Hankkeen yhteys muihin kansallisiin tai kansainvälisiin toimiin: Kuvataan miten hanke täydentää esim. kansallisia strategioita tai toimintaohjelmia, tiedossa olevia EUrahoitteisia toimenpiteitä tai muita toimia. Miten varmistetaan, että toiminta ei ole päällekkäistä kansallisten toimenpiteiden kanssa Hankkeen aikataulu työvaiheineen kuukauden tarkkuudella: Hankkeen työsuunnitelma jaetaan työvaiheisiin ja työvaiheet aikataulutetaan. Tässä kohdassa kuvataan työvaiheet hankkeen keston ajalta kuukauden tarkkuudella haettavalla rahoituskaudella. Myös monivuotisten hankkeiden osalta kuvataan ainoastaan haetun rahoituskauden aikataulu Tiedottaminen: Miten tiedotus hoidetaan hankkeen aikana, kenelle ja mistä tiedotetaan.. Miten hankkeen kohderyhmä ja yhteistyökumppanit tavoitetaan, millä tavoin huolehditaan EU-näkyvyyteen liittyvistä velvoitteista (EU:n näkyvyys- ja julkisuusvelvoitteiden noudattamisesta on ohjeistettu hankkeiden hallinnointioppaassa) Tulosten levittäminen: Hankkeen tarkoituksena on saada aikaan pysyviä tuloksia ja hyviä käytäntöjä, jotka ovat hyödynnettävissä myös hankeorganisaatioiden ulkopuolella. Hankkeen toiminnan ja luotujen rakenteiden tulee kantaa hedelmää jatkossakin ilman hanketta ja hankerahoitusta. Tässä kohdassa kuvataan millä tavoin hankkeen tuloksia aiotaan levittää ja ylläpitää ja miten varmistetaan, että hankkeen tulokset jäävät elämään hankkeen päätyttyä Riskiarvio: Arvioi ja kuvaile sellaiset riskitekijät, jotka voivat vaikuttaa siihen ettei hanke toteudukaan sellaisena kuin on suunniteltu. Huomioi hanketoteuttajasta riippumattomat, ulkoiset tekijät Osatavoitteet, toiminnot ja tulokset: Kohdassa 4.2. kuvattiin hankkeen yleistavoite. Kohdissa yleistavoite jaetaan 1-3 välittömään osatavoitteeseen, kuvataan konkreettiset toimenpiteet, joilla osatavoitteisiin pyritään sekä odotettavissa oleviin määrällisiin ja laadullisiin tuotoksiin ja tuloksiin. Osatavoitteilla, toiminnoilla ja tuloksilla pyritään yhdessä vaikuttamaan yleistavoitteena olevaan asiantilaan Osatavoitteet: kuvaavat konkreettisia tämän hankkeen aikana tavoiteltavia spesifejä tavoitteita eli lopputuloksia joihin pyritään. Tavoitteiden pitää olla relevantteja, realistisia ja tärkeitä yleistavoitteen kannalta sekä konkreettisia ja seurattavissa olevia (sekä hanketoteuttajan, partnereiden että rahoittajan näkökulmasta). Osatavoitteissa määritellään tavoiteltava muutostila alkutilanteeseen nähden, esim. asiantilan parantuminen, 17

18 18 kehittyminen, esteen poistuminen, menetelmän sujuvuus, jonkin mallin luominen, osaamisen kasvaminen jne Millä konkreettisilla toimilla tavoitteisiin pyritään: Toiminnot ovat niitä konkreettisia toimenpiteitä, joiden avulla tavoiteltuun lopputulokseen pyritään. Ne voivat olla esim. järjestettäviä koulutuksia, seminaareja, laadittavia selvityksiä, toimintamallien testausta, materiaalien laatimista jne Hankkeen odotettavissa olevat tuotokset ja tulokset (määrällinen ja laadullinen): Määrälliset tuotokset ja laadulliset tulokset ovat niitä konkreettisia lopputuloksia, joihin suoritetuilla toiminnoilla pyritään. Määrällisiä tuotoksia ovat esim. tuotetut materiaalit, toimintamallit ja strategiat, luodut järjestelmät, järjestetyt seminaarit ja koulutukset jne. Määrällisten tuotosten tulee olla todennettavissa (esim. seminaariohjelmat, osallistujalistat, laaditut materiaalit jne.). Laadullisia tuloksia ovat esim. tyytyväisyyden tai palvelun laadun paraneminen, osaamisen kehittyminen tai muu alku- ja lähtötilanteen välillä tapahtuva muutos. Laadullista muutosta voidaan mitata esim. palautteilla, kyselyillä jne. 18

19 19 4. Budjetin laatiminen 4.1. Yleistä Hakemuksen liitteenä on toimitettava hankkeen budjetti, joka laaditaan Excel-pohjaiselle budjettilomakkeelle. Budjetin laatiminen voidaan aloittaa vasta siinä vaiheessa, kun hankekokonaisuus on selvillä, vaikka osaltaan budjetoinnilla voi olla vaikutusta myös itse hankkeen suunnitteluun. Budjetti on hakijan näkemys hankkeen taloudellisista tarpeista ja resursseista, ja sen tulee antaa rahoittajalle selkeä kuva hankkeen kustannuksista. Budjetti on keskeinen asiakirja hankkeen kustannustehokkuuden arvioinnissa, ja se toimii myöhemmin pohjana rahoitettavien hankkeiden rahoituspäätöksille. Budjetin ja hankesuunnitelman tulee vastata toisiaan. Budjetti laaditaan vain yhdeksi rahoituskaudeksi. Monivuotisiksi suunnitellut hankkeet toimittavat joka vuosi uuden budjetin. Budjetissa tulee ilmoittaa hankkeen kaikki kustannukset eikä niitä eritellä kansalliseen ja EU-rahoitusosuuteen. Hankkeiden tulee olla voittoa tavoittelemattomia. Budjetoitujen tulojen ja menojen tulee olla yhtä suuret. Hankkeelle tulee tehdä tilintarkastus, jonka kustannukset budjetoidaan kohtaan ostopalvelut. Kuva1. Budjettilomakkeen välilehdet. Välilehtien välillä liikutaan klikkaamalla niitä hiiren osoittimella. Budjettilomakkeessa on 13 välilehteä. Täytä viimeksi koontisivu ja rahoitussivu. Koontisivu kokoaa yhteen muille välilehdille kirjatut kulut. Koontisivun numerotiedot päivittyvät automaattisesti hallintokuluprosenttia lukuun ottamatta. Koontisivulle hakija täyttää siis vain hallintokuluprosentin, jonka perustuu hakijan arvioon hankkeen tulevista hallintokuluista (ks. hakuoppaan kohta 4.9.2). Tämä tulee tehdä vasta kun hankkeen kaikki muut kulut on täytetty lomakkeelle. Hallintokuluprosentin mukainen summa ilmestyy automaattisesti koontisivulle ja lomake laskee sen mukaan hankkeen lopullisiin kustannuksiin. Tarkista lopuksi koontilomakkeelta, että hankkeen budjetti on tasapainossa (tuloja ja menoja on yhtä paljon). Rahoitussivulle hakija täyttää hankkeen tulot eli haettavan EU-rahoitusosuuden (50/75 %) sekä kansallisen rahoitusosuuden (50/25 %). Rahoitusosuuksien tulee olla tasan 50 % tai 75 % EUrahoitusosuuden osalta, 50 % tai 25 % kansallisen rahoitusosuuden osalta riippuen siitä toteuttaako hanke toimilinjakohtaista erityistavoitetta vai ei. Nämä tiedot voidaan täyttää vasta kun hankkeen kaikki kustannukset ovat selvillä. Kuten yllä mainittiin, niin hankkeen budjetin tulee olla 19

20 20 tasapainossa, eli hankkeelle on budjetoitava yhtä paljon tuloja ja menoja. Lisäksi tulee huomioida että kansallisen rahoitusosuuden osalta hakijan tulee lähettää hakemuksen liitteenä myös rahoitussitoumuslomake/ -lomakkeet (ks. hakuoppaan kohta 5.1.) Budjetoitavien kulujen perusperiaatteet Ollakseen tukikelpoisia, hankkeen menojen on täytettävä seuraavat ehdot: ne ovat syntyneet hankkeen tukikelpoisena toteutusaikana; niiden on kuuluttava rahaston soveltamisalaan; niiden on liityttävä rahaston perussäädöksessä lueteltuihin tukikelpoisiin toimiin; niiden on oltava tarpeellisia hankkeen toimintojen toteuttamiseksi; niiden on oltava kohtuullisia ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisia erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden osalta; niiden on täytynyt aiheutua lopulliselle tuensaajalle ja/tai hankekumppaneille, jotka ovat sijoittautuneet johonkin jäsenvaltioon ja rekisteröityneet siellä, lukuun ottamatta hallitustenvälisillä sopimuksilla perustettuja kansainvälisiä julkisoikeudellisia järjestöjä sekä niiden perustamia erityisjärjestöjä, Punaisen Ristin kansainvälistä komiteaa (ICRC) ja Punaisen Ristin ja Punaisen Puolikuun yhdistysten kansainvälistä liittoa. Lopulliseen tuensaajaan sovellettavia sääntöjä on sovellettava soveltuvin osin myös hankekumppaneihin; niiden on liityttävä rahaston kohderyhmään; rahastosta tuettavia hankkeita ei saa rahoittaa muista EU -rahoituslähteistä; rahastosta tuetuille hankkeille on hankittava kansallista rahoitusta julkisista tai yksityisistä lähteistä. Niin ikään on huomioitava, että rahastosta tuettujen hankkeiden on oltava voittoa tavoittelemattomia. Jos hankkeen päättyessä tulot, tuotto mukaan luettuna, ovat menoja suuremmat, hankkeelle rahastosta myönnettävää rahoitusosuutta vähennetään vastaavasti. Hankkeen kaikkien tulolähteiden osuudet on kirjattava lopullisen tuensaajan tilikirjanpitoon, ja ne on voitava eritellä ja tarkastaa Arvonlisäveron tukikelpoisuus SOLID-rahastoista rahoitetuissa hankkeissa arvonlisävero on tukikelpoinen kustannus vain silloin, kun tuensaaja ei saa siitä palautusta ja se jää tuensaajalle lopulliseksi kustannukseksi. Hankkeen toteuttajan tulee toimittaa vastuuviranomaiselle veroviranomaisen antama ohjaus siitä, että arvonlisävero on hankkeelle lopullinen kustannus ja ettei se saa siitä palautusta. 20

21 21 Ohjauksen saadakseen hankkeen toteuttajan tulee tehdä asiasta verottajalle kirjallinen ohjauspyyntö. Verottaja antaa ohjauspyynnön perusteella lausunnon (=ohjauksen) siitä, jääkö arvonlisävero hankkeen toteuttajalle lopulliseksi kustannukseksi. Ohjauksen tulee olla hankekohtainen, mutta se on hyvä pyytää heti koko hankkeen ajalle, eli esimerkiksi monivuotisiksi suunnitelluissa hankkeissa ohjauksen voi pyytää koko hankeajalle. Ohjauspyynnön yhteydessä verottajalle tulee toimittaa tiedot hankkeesta arvonlisäverovelvollisuuden arviointia varten Henkilöstökulut Henkilöstökustannuksiin voidaan sisällyttää ainoastaan sellaisten henkilöiden palkkakustannuksia, jotka työskentelevät suoraan kyseisessä hankkeessa, ja joiden tehtävät ovat oleellisia ja keskeisiä hankkeen toteutuksen kannalta. Tukikelpoisia henkilöstökustannuksia ovat hankkeen henkilöstön todelliset palkkakustannukset, niistä aiheutuvat sosiaaliturvamaksut ja muut palkkoihin liittyvät lakisääteiset kustannukset. Lomarahat ovat tukikelpoisia vain hankkeessa työskentelyajan osalta. Virkamiesten palkkakustannuksia voidaan kattaa hankkeesta edellyttäen, että ne ovat aiheutuneet toimista, joita ko. julkinen elin ei ilman hanketta toteuttaisi. Niin ikään hankkeessa työskentelevä henkilöstö tulee siirtää tai nimetä toteuttamaan hanketta kirjallisella päätöksellä. Budjettilomakkeelle täytetään henkilön tehtävänimike ja työskentelyaika hankkeessa, sekä onko kyseessä koko- vai osa-aikainen työntekijä. Mikäli työntekijöiden nimet ovat tiedossa, voidaan nekin ilmoittaa. Henkilö 1 yhteensä ,00 Selite Summa Projektikoordinaattori Jussi Heikura, 12kk (100%) ,00 Sivukulut 6 000,00 Lomaraha 1 500,00 Kuva 6. Palkkakustannusten budjetointi. Tässä esimerkissä projektikoordinaattori työskentelee hankkeessa 12kk täysipäiväisesti. Henkilö 2 yhteensä ,00 Selite Summa Projektiassistentti, 12kk (50%) ,00 Sivukulut 2 400,00 Lomaraha 600,00 Kuva 7. Palkkakustannusten budjetointi. Tässä esimerkissä projektiassistentti työskentelee hankkeessa 12kk osaaikaisesti. Lomakkeessa on kuusi välilehteä henkilöstökuluja varten. Kukin tehtävä/henkilö budjetoidaan omalle välilehdelleen. Myös ns. tukitehtävissä työskentelevien henkilöiden palkkakustannukset voidaan budjetoida henkilöstökuluihin edellyttäen, että tukitehtävä on tarpeellinen ja merkittävä. Pienistä tukitehtävistä syntyvät palkkakulut, joita ei pystytä yksiselitteisesti kohdistamaan hankkeelle, tulee kirjata hallintokuluihin. Tukitehtäviä voivat olla esimerkiksi kirjanpitäjä, hallintoavustaja tai tietotekninen tukihenkilö. Hankeorganisaation ulkopuolelta palkattujen kouluttajien, seminaaripuhujien tms. hankkeelle satunnaisesti työskentelevien henkilöiden palkkiot merkitään ostopalveluihin ja niissä on noudatettava ostopalveluihin liittyviä sääntöjä ja ohjeita. 21

22 22 Huom!: Hankkeen työtehtävät ja niiden määrä on syytä pitää mahdollisimman selkeänä. Henkilöstöpanoksen pirstoutuminen esimerkiksi runsaaksi osa-aikaisten määräksi vaikeuttaa hankkeen hallinnointia ja taloudenseurantaa. Kaikkien hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevien tulee pitää kirjaa hankkeessa toteutuneista työtunneista. Osa-aikaisten palkat raportoidaan ja maksetaan hankkeelle todellisuudessa tehtyjen työtuntien perusteella. Johtavassa asemassa työskentelevien palkkakulujen sisällyttämistä hankkeisiin ei suositella muuta kuin erityisen perustelluissa tapauksissa Matkakulut Matka-, majoitus- ja päivärahakustannukset ovat tukikelpoisia hankkeen henkilöstön ja hankkeen toimintoihin osallistuvien osalta, sekä asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa hankkeen tukitehtävissä toimivien henkilöiden osalta. Hankkeen toimintoihin osallistuvista henkilöistä tulee säilyttää osallistujaluettelot. Matkakustannukset tulee budjetoida halvimman julkisen matkustustavan mukaan. Lentomatkat ovat tukikelpoisia vain silloin, kun edestakaisen matkan pituus on yli 800 km tai jos matkakohteen sijainti edellyttää lentämistä. Budjetoitujen kustannusten on oltava valtion matkustussäännön mukaisia ja mahdollisten korvausten verohallinnon ohjeiden mukaisia. Matkakustannukset tulee eritellä budjettiin kohtuullisella tarkkuudella. Budjetista tulee käydä ilmi, mihin hanketoimintoihin matkat liittyvät. Kotimaan matkoja ja esimerkiksi paikallismatkoja voidaan budjetoida yleisemmällä tasolla, mutta varsinkin kalliimmat yksittäiset matkat on budjetoitava erikseen (ks. esim. kuva 8). Matkakustannukset yhteensä 4 640,00 Selite Summa Hankeryhmän matkakulut yhteistyötapaamisiin kotimaassa. 4 hlöä, arviolta 6 tapaamista ,00 Projektikoordinaattorin bussiliput asiakastapaamisia varten. 100 x 4,40 euroa. 440,00 Tanskalaisen asiantuntijan osallistuminen luennoitsijana loppuseminaariin. Lentoliput ja majoitus ,00 Kuva 8. Matkakustannusten budjetointia. Huom! Paluurahaston tukemana kolmansiin maihin palaavien henkilöiden ja heidän saattajiensa matkakustannuksia ei budjetoida tähän, vaan kohtaan Kohderyhmää koskevat kulut Kohderyhmää koskevat kulut Tähän kohtaan budjetoidaan suoraan kohderyhmän avustamisesta tai heidän kulujen maksamisesta hankkeelle koituvat kustannukset. Tätä kululuokkaa koskevat säännöt eroavat eri rahastojen välillä, joten ne on esitetty alla omina alaotsikoinaan. 22

23 Kotouttamis- ja pakolaisrahasto Kohderyhmiin liittyvien kulujen on liityttävä selkeästi hankesuunnitelmassa olevaan tiettyyn hanketoimintoon ja rahaston kohderyhmän tukemiseen. Kohderyhmiin liittyviä kuluja voivat olla esimerkiksi kannustimena toimivat kohderyhmälle maksettavat kohtuulliset korvaukset kurssille, koulutukseen tai muuhun hanketoimintoon osallistumisesta esim. matka-, ruokaosallistumismaksujen tai lastenhoitokulujen kattamiseksi. Kulut ovat tukikelpoisia vain sillä edellytyksellä, että hankkeen toteuttajalla on hallussaan yksityiskohtaiset ja yksiselitteiset tiedot ja asiakirjat tukea saaneiden henkilöiden kuulumisesta rahaston kohderyhmään. Lisäksi hankkeen toteuttajalla tulee olla hallussaan tositteet (kuten laskut ja kuitit), jotka osoittavat, että kyseiset henkilöt ovat vastaanottaneet tämän tuen. Jos hankkeen puitteissa myönnetään täydentävänä tukena rahallisia kannustimia rahaston kohderyhmään kuuluville henkilöille osallistumisesta tiettyyn hanketoimintoon (esimerkiksi kurssi), tulee hankkeen toteuttajan jakaa tuki osallistujien kesken tapahtumaa varten. Tuen kokonaismäärä ei saa ylittää euroa hanketta kohden. Hankkeen toteuttajan on laadittava luettelo tukea saaneista henkilöistä, käytetystä ajasta ja maksupäivistä. Toteuttajan on myös huolehdittava asianmukaisesta seurannasta päällekkäisen rahoituksen ja varojen väärinkäytön välttämiseksi Paluurahasto Vapaaehtoisesti palaavien tai palautettavien henkilöiden, ja heidän saattajiensa matkakustannukset sekä palaajille mahdollisesti maksettavat kannustinrahat, uudelleenintegraation tuet yms. tuet budjetoidaan tähän. Niin ikään palaajien matkustusasiakirjojen hankinnasta aiheutuvat kulut budjetoidaan tähän. Kohderyhmää koskevina kuluina voidaan korvata joko kokonaan tai osittain paluurahaston perustamispäätöksen (575/2007/EY) 5 artiklassa lueteltujen toimenpiteiden mukaisesti: a) tuensaajalle aiheutuneet kohderyhmiin liittyvät kulut, esimerkiksi tulkkikulut; tai b) palaajille aiheutuneet kustannukset, jotka lopullinen tuensaaja korvaa, esimerkiksi välttämättömien matkustusasiakirjojen hankkiminen, lääkärintarkastukset, palaajan matka-, ja ateriakustannukset, majoituskulut kohdemaassa paluun jälkeisinä päivinä, paalaajan henkilökohtaisen omaisuuden kuljetuskustannukset; tai c) kiinteät kulut, joita ei tarvitse maksaa takaisin, esimerkiksi rahakannustimet ja muut lyhyen aikavälin toimenpiteet, joilla aloitetaan palaajan uudelleenkotoutumisprosessi, tai esimerkiksi taloudellisen toiminnan käynnistämiseen myönnettävä tuki. (ks. perustamispäätöksen artiklan 5 kohdat 8 ja 9). Nämä kulut ovat tukikelpoisia, jos ne täyttävät seuraavat edellytykset: a) Lopullisen tuensaajan on säilytettävä tarvittavat tiedot ja tositteet siitä, että tätä tukea saavat henkilöt kuuluvat paluurahaston kohderyhmään, ja että he ovat oikeutettuja kyseiseen tukeen perustamispäätöksen 5 artiklan ehtojen mukaisesti. b) Lopullisen tuensaajan on säilytettävä tätä tukea saavia palaajia koskevat tiedot niin, että on mahdollista yksilöidä tukea saaneet henkilöt sekä ajankohta, jolloin he ovat palanneet kotimaahansa. 23