Ulkorajarahasto (EBF)

Transkriptio

1 Ulkorajarahasto (EBF) Hakuilmoitus (kiinnostuksenilmaisupyyntö) ja ohjeet hakemuksen täyttämiseksi v vuosiohjelmasta rahoitettavia hankkeita varten

2 Sisällysluettelo 1. JOHDANTO Yhteisvastuun ja maahanmuuttovirtojen hallinnan yleisohjelma Ulkorajarahasto Rahaston painopisteet Rahoituskehys Rahaston hallinnointi ja yhteystiedot HAKUILMOITUS Mihin toimintoihin rahoitusta voi hakea Tukikelpoiset toimet Hyväksyttävät hakijat Hankkeen kesto ja tukikelpoisuusaika Hankkeen rahoitus Hankkeiden hallinnointi HAKUAIKA JA HAKEMUKSEN LÄHETTÄMINEN Hakemusten käsittely ja arviointi HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN Hakulomakkeen täyttäminen Perustiedot Muu EU-rahoitus Hankeorganisaation ja yhteistyötahojen kuvaus Hankekuvaus Hankkeen hankinnat BUDJETIN LAATIMINEN Yleistä Budjetoitavien kulujen perusperiaatteet Arvonlisäveron tukikelpoisuus Henkilöstökulut Matkakulut Kohderyhmää koskevat kulut Laitteet Yleiset säännöt Vuokraus ja leasing Ostaminen Muut projektikulut Kiinteä omaisuus Yleiset säännöt Ostaminen rakentaminen tai kunnostus Vuokraus Lopullisen tuensaajan toimistotilat Julkisuus, julkaisut, tiedottaminen Kulutushyödykkeet, tarvikkeet ja yleispalvelut Ostopalvelut Kustannukset, joita ei hyväksytä Budjetin koontisivu Hankkeen perustietojen kirjaaminen budjettiin Hallintokuluprosentti Koontisivulta tarkistettavat asiat Rahoitus Haettava EU-rahoitusosuus

3 Kansallinen rahoitus HAKEMUKSEN LIITTEET Rahoitussitoumus Muut liitteet HAKIJAN MUISTILISTA

4 1. JOHDANTO 1.1. Yhteisvastuun ja maahanmuuttovirtojen hallinnan yleisohjelma Yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevaan yleisohjelmaan kuuluu neljä rahastoa: Euroopan pakolaisrahasto (ERF), kotouttamisrahasto (IF), paluurahasto (RF) ja ulkorajarahasto (EBF). Rahastoja kutsutaan SOLID-rahastoiksi yleisohjelman englanninkielisen nimen (Framework programme on Solidarity and Management of Migration Flows) mukaan. Ohjelman avulla pyritään osaltaan vastaamaan EU:n kohtaamiin haasteisiin ulkorajavalvonnan ja maahanmuutto- ja turvapaikkapolitiikan alalla sekä edistämään yhteisvastuuta jäsenvaltioiden välillä näissä asioissa. Ohjelma on osa vapauden, oikeuden ja turvallisuuden alan vahvistamista Euroopan unionissa. Yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevalle yleisohjelmalle on rahoituskaudella varattu kaikkiaan noin neljä miljardia euroa, josta ulkorajarahaston osuus on noin ka jakautuu rahastokohtaisesti seuraavasti: Euroopan pakolaisrahasto 628 miljoonaa euroa, kotouttamisrahasto 825 miljoonaa euroa, ulkorajarahasto miljoonaa euroa ja paluurahasto 676 miljoonaa euroa. Ulkoraja- ja kotouttamisrahastojen ohjelmakausi kattaa vuodet , ja pakolais- ja paluurahastojen vuodet Ulkorajarahasto Ulkorajarahasto on perustettu Euroopan neuvoston ja parlamentin päätöksellä 574/2007/EU. Komissio on antanut rahaston täytäntöönpanosta päätöksen 2008/456/EU. Ulkorajarahaston avulla edistetään Euroopan ulkorajojen yhdennetyn rajavalvontajärjestelmän kehittämistä. Rahastosta tuetaan Euroopan unionin ulkorajavalvonnan kehittämiseen liittyviä toimia, kuten ulkorajoihin liittyvien tarkastus- ja valvontatehtävien tehokasta järjestämistä, matkustajavirtojen tehokasta hallinnointia ulkorajoilla sekä jäsenvaltioiden kolmansissa maissa toimivien konsulija muiden viranomaisten järjestämien toimien hallinnoinnin parantamista jäsenvaltioiden alueelle suuntautuvien kolmansien maiden kansalaisten virtojen osalta Rahaston painopisteet Komissio on hyväksynyt rahastolle strategiset suuntaviivat (2007/599/EU), joissa on määritelty rahaston painopisteet koko ohjelmakaudelle vuosiksi Suuntaviivoista on Suomen kansalliseen monivuotiseen ohjelmaan valittu kaikki viisi painopistettä. Alla on lueteltu monivuotisen ohjelman painopisteet, sekä niiden alaiset erityispainopisteet, joihin kohdistuvien hankkeiden osalta EU-rahoitusosuus voidaan nostaa 75 prosenttiin. Seuraavat painopisteet on valittu Suomen monivuotiseen ohjelmaan: Painopiste 1: Tuetaan Euroopan ulkorajojen yhdennetyn valvontajärjestelmän asteittaista käyttöönottoa EU:n ulkorajoilla tehtävissä henkilötarkastuksissa ja rajavalvonnassa. Erityispainopisteet: 1) Parannetaan kansallisia viestintäjärjestelmiä niin, että ne ovat yhteentoimivia muiden jäsenvaltioiden kanssa. 4

5 2) Ostetaan ja/tai parannetaan ulkorajojen valvonnassa käytettäviä laitteita, mikä lisää yhteentoimivuutta muiden jäsenvaltioiden kanssa ja missä otetaan huomioon yhteisen yhdennetyn riskianalyysin tulokset. 3) Ostetaan ja/tai parannetaan laitteita, joilla parannetaan jäsenvaltioiden valmiuksia osallistua Frontex-viraston koordinoimaan jäsenvaltioiden väliseen operatiiviseen yhteistyöhön. Painopiste 2: Tuetaan EU:n ulkorajojen valvontajärjestelmän ja EU:n jäsenvaltioiden eteläisiä merirajoja varten perustettavan pysyvän eurooppalaisen valvontajärjestelmän kansallisen osien kehittämistä ja täytäntöönpanoa. Erityispainopisteet: 1) Investoidaan yhden sellaisen kansallisen koordinointikeskuksen perustamiseen tai parantamiseen, joka koordinoi kaikkien ulkorajavalvontatehtäviä (havaitseminen, tunnistaminen ja toiminta) suorittavien kansallisten viranomaisten toimia ympäri vuorokauden seitsemänä päivänä viikossa ja pystyy vaihtamaan tietoja muiden jäsenvaltioiden kansallisten koordinointikeskusten kanssa. 2) Investoidaan yhden sellaisen kansallisen valvontajärjestelmän perustamiseen tai parantamiseen, joka kattaa kaikki ulkorajat tai valikoidut ulkorajaosuudet ja mahdollistaa tiedonvälityksen kaikkien ulkorajavalvontaan osallistuvien viranomaisten välillä ympäri vuorokauden seitsemänä päivänä viikossa. 3) Ostetaan ja/tai parannetaan laitteita, joita käytetään rajoilla havaitsemiseen, tunnistamiseen ja toimintaan (esim. ajoneuvoja, aluksia, ilma-aluksia, helikoptereita, tunnistimia, kameroita jne.), sillä ehdolla, että niiden tarpeellisuus on osoitettu selkeästi Euroopan tasolla. Painopiste 3: Tuetaan viisumien antamista ja laittoman maahanmuuton torjumista, muun muassa väärien tai väärennettyjen asiakirjojen havaitsemista, lisäämällä jäsenvaltioiden konsuli- ja muiden viranomaisten järjestämää toimintaa kolmansissa maissa. Erityispainopisteet: 1) Edistetään järjestelmällistä ja säännöllistä yhteistyötä jäsenvaltioiden konsuliviranomaisten välillä sekä eri jäsenvaltioiden konsuliviranomaisten ja muiden viisumipolitiikan alalla toimivien viranomaisten välillä. 2) Tehdään aloitteita, joilla kehitetään tai luodaan rajoitettua edustamista, yhteisiä tiloja tai yhteisiä viisumihakemuskeskuksia aluksi viisumihakemusten vastaanottoa varten ja myöhemmässä vaiheessa niiden käsittelyä varten. Painopiste 4: Tuetaan sellaisten tietotekniikkajärjestelmien perustamista, joita ulkorajojen ja viisumien aloilla annettujen yhteisön säädösten täytäntöönpano edellyttää. Erityispainopisteet: 1) Schengenin tietojärjestelmään (SIS) liittyvät investoinnit. 2) Viisumitietojärjestelmään (VIS) liittyvät investoinnit. 5

6 Painopiste 5: Tuetaan ulkorajojen ja viisumien aloilla annettujen yhteisön säädösten, erityisesti Schengenin rajasäännöstön ja EU:n viisumisäännöstön, tosiasiallista ja tehokasta soveltamista. Erityispainopisteet: 1) Otetaan kansallisella tasolla käyttöön yhteinen opetussuunnitelma rajavartijoiden koulutusta varten. 2) Parannetaan kansallisen osallistumisen laatua yhdennettyyn riskianalyysimalliin Rahoituskehys Ulkorajarahastolle on vuosiksi koko EU:n tasolla varattu noin miljoonaa euroa, josta Suomelle tuleva arvioitu rahoitusosuus on noin 52 miljoonaa euroa. Komissio ilmoittaa jäsenvaltiokohtaiset rahoitusosuudet vuosittain, ja ne määritellään rahaston perustamispäätöksessä lueteltujen kriteerien mukaisesti. Suomen rahoitusosuus vuosiohjelman 2013 osalta on euroa, josta rahaston hallinnointiin tarkoitettu ns. tekninen tuki on ,20 euroa. Hankerahoitusta jaetaan siis ,80 euroa viranomaisille suunnatun kiinnostuksenilmaisupyynnön perusteella. Euroopan komissio ei ole vielä vahvistanut rahaston vuosiohjelmaa. Hakumenettelyn käynnistymisestä huolimatta rahoitettavien hankkeiden rahoituspäätökset voidaan tehdä vasta ohjelman vahvistuttua. Ohjelmaan saattaa tulla vielä muutoksia Rahaston hallinnointi ja yhteystiedot Yleisohjelman rahastoja hallinnoidaan EU:n tasolla komission toimesta. Rahastojen varsinainen hallinnointi on kuitenkin kunkin jäsenvaltion vastuulla. Suomessa sisäasiainministeriö hallinnoi kaikkia SOLID-rahastoja. Päätökset rahoitettavista hankkeista tehdään sisäasiainministeriössä. Yhteystiedot: Sisäasiainministeriö Käyntiosoite Kansainvälisten asioiden yksikkö Kirkkokatu 12 PL Helsinki Valtioneuvosto Sähköposti: SOLID@intermin.fi Verkkosivu: 6

7 2. HAKUILMOITUS 2.1. Mihin toimintoihin rahoitusta voi hakea Toisin kuin muut yleisohjelman alaiset SOLID-rahastot, ulkorajarahasto on selkeästi viranomaistoimintaan suunnattu rahasto toimialansa vuoksi. Tästä johtuen rahastosta rahoitettavat hankkeet valitaan viranomaisille suunnatun haun kautta. Rahastosta tuetaan toimia, joilla edistetään kansalliseen monivuotiseen ohjelmaan sekä vuosiohjelmaan 2013 kirjattujen tavoitteiden toteutumista. Rahoitusta voi hakea vuosiohjelman 2013 mukaisten toimien toteuttamiseen ja hankkeiden tulee olla aiemmin mainittujen rahaston painopisteiden mukaisia. Tiivistelmä monivuotisesta ohjelmasta sekä vuosiohjelmasta 2013 toimitetaan kiinnostuksenilmaisupyyntöä varten vuosiohjelmaan sisällytetyille viranomaisille. Rahastosta voidaan myöntää tukea rahaston toimialaan kuuluville toimijoille hankerahoituksena. Rahastosta tuettavien toimien on saatava yhteisrahoitusta myös julkisista tai yksityisistä varoista, niiden on oltava voittoa tavoittelemattomia eikä niille voida myöntää samanaikaisesti rahoitusta muista Euroopan unionin yleiseen talousarvioon kuuluvista rahoituslähteistä. Rahastosta myönnetään tukea hankkeille, joissa osa rahoituksesta on kansallista rahoitusta ja osa komissiolta saatavaa rahastokohtaista tukea. Tuen määrä riippuu erikseen määritellyistä kriteereistä. Pääsääntöisesti kansallisen ja EU-rahoituksen suhde on 50 % -50 %, mutta hankkeiden kohdistuessa komission strategisissa suuntaviivoissa erikseen määriteltyihin erityispainopisteisiin EUrahoituksen osuus voi olla 75 % hankkeen kokonaiskustannuksista Tukikelpoiset toimet Rahastosta tuettavien toimien tulee olla kansallisia toimia täydentäviä ja yhdenmukaisia EU:n toimien ja painopisteiden kanssa. Tukikelpoiset toimet on lueteltu rahaston perustamispäätöksessä (574/2007/EY) ja sitä toimeenpanevassa komission päätöksessä rahaston soveltamissäännöistä (2008/456/EY sekä ko. päätöksen muutokset , ja ). Rahastosta tuettavien toimien tulee olla rahaston toimialaan kuuluvia ja tukikelpoisuusehdot täyttäviä. Rahastosta voidaan myöntää tukea rahaston perustamispäätöksen 4 artiklassa tarkoitettuihin erityistavoitteisiin liittyviin jäsenvaltioiden toimiin ja erityisesti seuraaviin toimiin: a) rajanylityspaikkojen perusrakenteet ja rakennukset, kuten raja-asemat, helikoptereiden laskeutumispaikat sekä ajoneuvojen odotuskaistat tai henkilöiden tarkastuskopit rajanylityspaikoilla b) rajanylityspaikkojen välisillä osuuksilla harjoitettavan valvonnan ja ulkorajan laittoman ylittämisen torjumisen edellyttämät perusrakenteet, rakennukset ja järjestelmät c) toimintavälineet, kuten tunnistimet, videovalvontavälineet, asiakirjojen tutkintavälineet, välineet väärennösten tunnistamiseksi ja siirrettävät tai kiinteät päätteet tietojen hakemiseksi tietojärjestelmästä SIS, viisumitietojärjestelmästä VIS, eurooppalaisesta kuvantallennusjärjestelmästä (FADO) ja muista eurooppalaisista ja kansallisista järjestelmistä d) ulkorajojen valvontaan tarkoitetut kulkuneuvot, esimerkiksi ajoneuvot, alukset, helikopterit ja kevyet ilma-alukset, jotka on erityisesti varustettu rajavalvontaan ja kulkuneuvoissa olevien henkilöiden havaitsemiseen tarkoitetuilla elektronisilla laitteilla 7

8 e) tietojen reaaliaikaiseen vaihtoon asianomaisten viranomaisten välillä tarkoitetut välineet f) tieto- ja viestintätekniikkajärjestelmät g) ohjelmat henkilöstön lähettämiseksi henkilövaihtoon (esimerkiksi rajavartijat, maahanmuuttoviranomaiset ja konsulivirkamiehet) h) asianomaisten viranomaisten henkilöstön koulutus, kielikoulutus mukaan lukien i) investoinnit huipputeknologian kehittämiseen, testaamiseen ja asennukseen j) tutkimukset ja pilottihankkeet, joilla toteutetaan suositukset, operatiiviset standardit ja parhaat käytänteet, jotka ovat tulosta jäsenvaltioiden rajavalvonnan alalla toteuttamasta operatiivisesta yhteistyöstä k) tutkimukset ja pilottihankkeet, joiden tarkoituksena on edistää innovointia, helpottaa kokemusten ja hyvien käytänteiden vaihtoa ja parantaa kolmansissa maissa toimivien jäsenvaltioiden konsuliviranomaisten ja muiden elinten järjestämien toimien hallinnon laatua siltä osin kuin on kyse jäsenvaltioiden alueelle suuntautuvista kolmansien maiden kansalaisten virroista ja jäsenvaltioiden tämän osalta tekemästä yhteistyöstä Hyväksyttävät hakijat Rahastosta voivat hakea tukea rahaston toimialaan kuuluvat toimivaltaiset tahot, jotka vastaavat rahaston perustamispäätöksessä määritellyistä toimista. Rahastosta vuosittain rahoitettavat toimet on kuvattu vuosiohjelmassa, jossa jokaisen toimen kohdalla on määritelty myös oletetut tuensaajatahot Hankkeen kesto ja tukikelpoisuusaika Vuoden 2013 vuosiohjelmasta rahoitettavat hankkeet ovat voineet alkaa aikaisintaan , ja niiden tulee päättyä viimeistään Rahastosta rahoitetaan pääsääntöisesti enintään kolmevuotisia hankkeita. Käytännön syistä myös monivuotisia hankkeita hallinnoidaan lyhyemmissä jaksoissa, mistä syystä monivuotiselle hankkeelle on tehtävä uusi tarkennettu rahoitushakemus vuosittain koko hankkeen keston ajan. Vuoden 2013 vuosiohjelmasta tukea saavien hankkeiden tukikelpoisuusaika on Hankkeeseen liittyvien kustannusten on täytynyt aiheutua ja niitä vastaavat maksut (poistoja lukuun ottamatta) on täytynyt suorittaa jälkeen, ja hankkeeseen liittyvien kustannusten täytyy aiheutua ennen , jolloin tukikelpoisuusaika päättyy Hankkeen rahoitus Rahastosta tuettavien hankkeiden omarahoitusosuus koko hankkeen budjetista on pääsääntöisesti 50 %. Hankkeen toteuttajan on varmistettava hankkeelle omarahoitusosuus, joka muodostuu kansallisesta rahoituksesta. Rahaston painopisteiden alla on kuitenkin määritelty erityispainopisteitä, joihin 8

9 kohdentuville hankkeille voidaan myöntää rahastosta rahoitusta 75 % hankkeen tukikelpoisista, hyväksytyistä kokonaiskustannuksista. Kansallisesta rahoitusosuudesta jokaisen rahoituksen antajan tulee esittää rahoitussitoumus. Kansallisena rahoituksena ei voida käyttää muusta EU-hankkeesta saatua tai siihen sidottua rahoitusta. Sisäasiainministeriö tekee rahoituspäätöksen tuettavaksi valitusta hankkeesta ja maksaa rahastosta osarahoitusta seuraavasti: ensimmäisenä ennakkomaksuna enintään 50 % EBF-rahoitusosuudesta rahoituspäätöksen allekirjoittamisen jälkeen valtionavustuslain 12 2 momentin edellytysten täyttyessä toisena ennakkomaksuna 30 % EBF-rahoitusosuudesta, kun väliraportti ja taloudenseuranta on hyväksytty. Väliraportti voidaan toimittaa, kun vähintään 70 % ensimmäisestä ennakkomaksuerästä on käytetty. loppumaksuna 20 % loppuraportin ja talousselvitysten hyväksymisen jälkeen Hankkeen taloushallinnossa noudatetaan komission antamia ohjeita, joista hyväksyttyjä hankkeita ohjeistetaan hankkeen alkaessa. Ulkorajarahastosta tuettuja hankkeita arvioidaan komission antamien ohjeiden mukaisesti ja jokainen hanke on velvollinen osallistumaan arvioinnin toteuttamiseen. Sisäasiainministeriö ja myös komissio tekevät tarkastuskäyntejä hankkeisiin. Lisäksi sisäasiainministeriö tarkastaa ennen viimeisen rahoituserän maksamista vähintään 20 % hankkeiden kustannuksista tositetasolla. Ministeriöllä ja komissiolla on myös oikeus tarkastaa kaikki hankkeen kustannukset. Hankkeen toteuttajan on pystyttävä osoittamaan kustannuksia vastaavat tositteet ja kirjanpidon otteet. Kansallinen rahoitusosuus voi muodostua julkisesta tai yksityisestä rahoituksesta. Kansallinen rahoitusosuus EI voi koostua muusta EU-hankkeesta saadusta tai siihen sidotusta rahoituksesta Hankkeiden hallinnointi Rahoitettavaksi hyväksyttyjen hankkeiden hallinnoinnissa ja taloushallinnoinnissa tulee noudattaa kansallisia ja komission antamia ohjeita, joista hyväksytyille hankkeille järjestetään koulutusta hankkeiden alkaessa. Lisäksi vastuuviranomainen laatii oppaan hankkeiden hallinnoinnista. Oppaassa käydään läpi hankehallinnointiin liittyviä yleisiä asioita, kuten raportointi, kilpailuttaminen, tiedottaminen, EU-logon käyttö, kustannusten tukikelpoisuus, arviointi ja tarkastukset. Jokaiselle hankkeelle suositellaan perustettavaksi ohjausryhmä hankkeen hallinnoimista varten. Hankkeilta edellytetään tiedottamista tuetuista toimista. Hankkeita tulee kyetä hallinnoimaan joko suomen- tai ruotsinkielellä. 9

10 3. HAKUAIKA JA HAKEMUKSEN LÄHETTÄMINEN Rahastosta myönnetään tukea monivuotisen ohjelman ja vuosiohjelman mukaisiin toimiin saapuneiden hakemusten perusteella. Haku toteutetaan viranomaisille suunnattuna hakuna. Hakuaika vuoden 2013 vuosiohjelmasta rahoitettavien hankkeiden valitsemiseksi on Hakuaika päättyy 6. syyskuuta 2013, johon mennessä alkuperäinen allekirjoitettu hakemus tulee toimittaa sisäasiainministeriöön. Hakemus katsotaan toimitetuksi määräaikaan mennessä silloin, kun kirjekuoren postileiman päivämäärä on Hakemusta ei voi lähettää sähköpostitse eikä faksilla. Myöhästyneitä hakemuksia ei oteta käsiteltäväksi. Hakemuksen voi myös tuoda sisäasiainministeriön kirjaamoon 6. syyskuuta 2013 klo mennessä. Sisäasiainministeriön kirjaamo sijaitsee osoitteessa Kirkkokatu 12, Helsinki Hakemusten käsittely ja arviointi Ulkorajarahaston kansallinen vastuuviranomainen, sisäasiainministeriön kansainvälisten asioiden yksikkö, käy hakemukset läpi ja suorittaa niiden teknisen tarkastuksen. Teknisessä tarkastuksessa käydään läpi mm., että hakemus on saapunut määräaikaan mennessä, että hakemus on oikein täytetty, että kaikki vaadittavat liitteet on toimitettu ja ovat oikein täytettyjä ja että hakemuksen on allekirjoittanut hakijaorganisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö. Hakijalle ilmoitetaan kirjallisesti hakemuksen vastaanottamisesta sekä tarvittaessa pyydetään täydentämään hakemusta tarvittavilta osin. Hankkeen sisältöön ei voi tehdä täydennyksiä hakuajan päättymisen jälkeen muutoin kuin vastuuviranomaisen suostumuksella. Mikäli hakemusta ei ole toimitettu määräaikaan mennessä tai hanketta ei ole kirjattu rahaston vuosiohjelmaan, se hylätään. Mikäli hakemukseen pyydettyjä täydennyksiä ei toimiteta määräaikaan mennessä, hakemus käsitellään saatujen tietojen pohjalta. Kaikista täydennyksistä neuvotellaan tapauskohtaisesti rahastokoordinaattorin kanssa. Vastuuviranomainen käyttää hakemusten sisällön arviointiin asiantuntijoita. Kaikki hankkeet arvioidaan seuraavien kriteerien perusteella: 1. Rahaston tavoitteiden ja ohjelman mukaisuus: Missä määrin hanke-esitys on ulkorajarahaston vuosiohjelman 2013 tavoitteiden ja monivuotisen ohjelman mukainen? 2. Tarpeellisuus ja täydentävyys: Onko hanke tarpeellinen? Missä määrin se täydentää muita yhteisön ja kansallisia toimenpiteitä ja tavoitteita? Voidaanko hanke rahoittaa paremmin jostain muusta rahoituslähteestä? 3. Hankkeen tuottama lisäarvo: Mitä lisäarvoa hanke tuottaa? 4. Toteuttamiskelpoisuus: Ovatko hankkeen tavoitteet realistisia, ja onko hakijalla (ja mahdollisilla hankekumppaneilla) riittävät resurssit (esim. omarahoitus, henkilöstö, kokemus, asiantuntemus, luotettavuus, yhteistyöverkostot) hankkeen toteuttamiseen? Voidaanko hanke toteuttaa suunnitellussa ajassa? 10

11 5. Kustannustehokkuus: Onko hankkeelle varattu riittävät resurssit? Onko budjetti realistinen? Onko taloudellinen panostus suhteessa hankkeesta saataviin tuloksiin? Hakemusta käsiteltäessä arvioidaan myös, täyttääkö hakemus painopistekohtaisen erityistavoitteen, ja voiko hankkeelle myöntää korkeamman EU -rahoitusprosentin. Tarkastuksen ja arviointien jälkeen ulkorajarahaston johtoryhmä käsittelee hakemukset alustavan aikataulun mukaan syksyllä 2013, jonka jälkeen johtoryhmän esitys rahoitettavista hankkeista lähetetään hakijoille tiedoksi. Hankekohtaiset rahoituspäätökset voidaan tämänhetkisen arvion mukaan allekirjoittaa loppuvuodesta Hylätyille hankkeille lähetetään yksilöllinen hylkäyspäätös, jossa mainitaan hylkäysperusteet, rahoitetut hankkeet ja oikaisuvaatimusosoitus. Päätökseen tyytymättömillä hakijoilla on valtionavustuslain (688/2001) mukainen oikeus hakea oikaisua päätökseen. Oikaisuvaatimusosoitus lähetetään kaikille hylätyille ja hyväksytyille hankkeille. Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. 11

12 4. HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN Seuraavassa osassa käydään läpi hakemuslomakkeen ja budjettilomakkeen täyttämiseen liittyviä asioita. Budjettikohdassa annetaan myös yksityiskohtaiset ohjeet tukikelpoisista kustannuksista. Hakemus koostuu kolmesta lomakkeesta ja liitteistä. Ensimmäisellä lomakkeella täytetään perustiedot hakijasta, hanketiedot ja hankekuvaus. Toiselle lomakkeelle täytetään hankkeen budjetti. Kolmas lomake on rahoitussitoumuslomake. Tärkeää huomioida! 1 Varmista, että hanke on linjassa vuosiohjelmaan 2013 kirjatun kanssa. Varmista tukikelpoisuussäännöt ja -aika. Ota ajoissa yhteyttä mahdollisiin yhteistyökumppaneihin. Kansallisen rahoitusosuuden saaminen ja varmistaminen saattaa viedä aikaa. Hakemuslomake on se asiakirja, jonka perusteella hanketta arvioidaan, täytä siis kaikki kohdat huolellisesti. Tavarahankinnoissa kiinnitä huomiota kilpailutuksen järjestämiseen ja sen kuvaamiseen hakemuksessa. Mikäli hakija ei saa palautusta ALV:sta, siitä on toimitettava todistus (todistuksen saa esittämällä verottajalle kirjallisen ohjauspyynnön hakijan toiminnan arvonlisäverovelvoitteettomasta luonteesta). Käytä selkeää kieltä ja tiivistä tarvittaessa. Kerro tarkasti, mitä hankkeessa konkreettisesti tehdään ja mihin rahat käytetään. Rajaa hanke hallittavaksi kokonaisuudeksi, älä kerää liian paljon erilaisia tavoitteita ja toimintoja samaan hankkeeseen. Laadi realistinen kustannusarvio ja aikataulu Hakulomakkeen täyttäminen Hakulomake on suojattu ja kirjoitettavien tekstien pituutta on osittain rajoitettu. Hakijan tulee noudattaa näitä rajoituksia, eikä suojauksia saa poistaa. 1. Perustiedot Kohdassa annetaan seuraavat perustiedot hankkeesta: 1.1. Hakijaorganisaation nimi: Jos kyseessä on monen eri organisaation yhteinen hanke, valitaan yksi hakijaksi eli hankkeen koordinaattoriksi Hakijaorganisaation nimi englanniksi: Jos organisaation nimestä ei ole olemassa virallista käännöstä, se voidaan kääntää vapaamuotoisesti. 1 Muista myös Hakijan muistilista, liite 1! 12

13 1.3. Järjestön rekisteröintipäivä ja rekisterinumero rekisteriotteesta (ei koske julkisyhteisöjä) 1.4. Hakijaorganisaation y-tunnus 1.5. Hakijaorganisaation yhteystiedot: Hakijaorganisaation täydellinen osoite ja muut yhteystiedot: puhelin, sähköposti 1.6. Kotisivu: Hakijaorganisaation Internet kotisivujen www-osoite 1.7. Vastuuhenkilöt: Henkilö(t) hakijaorganisaatiossa, joka on päävastuussa hankkeesta ja ja jo(i)lla on organisaation nimenkirjoitusoikeus 1.8. Yhteyshenkilö: Henkilö joka antaa tietoja hakemuksesta haun aikana 1.9. Hankkeen nimi ja lyhenne: Hankkeen nimen tulisi olla lyhyt ja ytimekäs, hankkeen aihepiiriä kuvaava tai sillä tulee lisäksi olla lyhenne, josta hankkeen helposti tunnistaa. Nimeä käytetään aina samassa muodossa yhteydenpidossa hankkeen ja viranomaisen välillä. Lisäksi nimeä käytetään myös hanketta markkinoitaessa ja sen tuloksia levitettäessä Hanke kohdistuu painopisteeseen (valitse yksi): Rastita mihin ulkorajarahaston painopisteistä (ja mahdollisesti erityispainopisteistä) hanke kohdistuu. Tarkista hankkeesi sopivuus painopisteeseen vuosiohjelmasta 2013 ja hakuohjeen kohdasta Hankkeen kesto tällä rahoituskaudella: Tässä kohdassa ilmoitetaan hankkeen alkamis- ja loppumispäivämäärä vuosiohjelmasta 2013 haettavana olevalla rahoituskaudella. Hanke voi alkaa aikaisintaan ja sen on päätyttävä viimeistään Hankkeen suunniteltu kokonaiskesto: Rastita onko kyseessä uusi hakemus vai jo aiemmin EBF-rahoitusta saaneen hankkeen jatkohakemus. Mikäli kyseessä on monivuotinen hanke, tässä kohdassa ilmoitetaan hankkeen kesto sen ensimmäisen toteutusvaiheen alkamispäivästä suunnitellun jatkohankkeen päättymispäivään. Suunniteltu kokonaiskesto voi olla korkeintaan 3 vuotta (36 kuukautta). Mikäli kyseessä ei ole monivuotinen hanke, tähän merkitään kestoksi sama kuin kohdassa Muu EU-rahoitus 2.1. Kohdassa ilmoitetaan onko hakija jo saanut EU-rahoitusta tai onko vireillä EUrahoitushakemuksia jotka liittyvät tällä hakemuksella haettavaan hankkeeseen Taulukossa annetaan tiedot kaikesta hakijan vuosina saamasta EUrahoituksesta tai parhaillaan vireillä olevista EU-rahoitushakemuksista. Tässä yhteydessä luetellaan myös rahoitus, jota on saatu tai haetaan SOLID-rahastoista. Eritellään tuen lähde, toiminnan nimi ja rahoituksen määrä. Mikäli kaikki tiedot eivät mahdu taulukkoon, voi hakemuksen liitteeksi laittaa erillisen taulukon. 13

14 3. Hankeorganisaation ja yhteistyötahojen kuvaus 3.1. Kuvaus hakijan ulkorajarahaston toimialaan liittyvästä toiminnasta: Lyhyt kuvaus hakijaorganisaation ulkorajarahaston toimialaan liittyvästä toiminnasta, kokemuksesta ja asiantuntijuudesta tms Hankeorganisaatio ja hankkeen henkilöstö: Kuvataan miten hanketta on tarkoitus hallinnoida, kuinka monta henkilöä työskentelee hankkeessa, kuka vastaa ja mistä, jne Hakijaorganisaation osuus ja tehtävät hankkeen toteutuksessa. Valitaan soveltuva kohta Hankekumppanit ja heidän roolinsa hankkeessa: Hankekumppanilla tarkoitetaan niitä toimijoita, jotka yhdessä hanketoteuttajan kanssa toteuttavat hanketoimintoja, joiden kustannuksia sisältyy hankkeen budjettiin, ja jotka täten saavat osan rahaston tuesta. Ilmoita tässä kohdassa hankekumppaneiden nimet ja heidän roolinsa hankkeessa sekä mitä konkreettisia toimintoja hankekumppani toteuttaa hankkeen aikana. Ostopalveluna hankittavaa palveluntarjoajaa ei katsota hankekumppaniksi Muut yhteistyötahot ja heidän roolinsa hankkeen toteutuksessa: Yhteistyötahot voivat olla esim. tahoja, jotka osallistuvat hankkeen suunnitteluun ja toteutukseen, tai joiden kanssa tehdään hankkeen aikana muunlaista yhteistyötä. Yhteistyökumppanille ei aiheudu hankkeesta kuluja, mutta yhteistyökumppani voi myös toimia hankkeen rahoittajana tai antaa hankkeelle muunlaisia resursseja (esim. mainostaa hanketta internet-sivuillaan, osallistua hankkeen tiedotukseen, antaa tiloja hankkeen käyttöön, ilmoitustilaa julkaisuissaan jne.). Ilmoita tässä kohdassa tällaiset tahot, joiden kanssa aiotaan tehdä yhteistyötä hankkeen aikana (myös esim. eurooppalaiset yhteistyötahot) Perustelut ostopalveluiden käytölle hankkeessa: Jos hankkeen laadintavaiheessa on tiedossa, että osa hankkeen toiminnoista aiotaan ostaa hankeorganisaation ulkopuolelta, tulee se ilmoittaa ja perustella jo hakuvaiheessa. Hanke ei voi koostua pelkästään ostopalveluista. Kohdassa tulee kertoa, mikä osa hankkeesta toteutetaan ostopalveluina, perustella ostopalvelun tarpeellisuus hankkeen toteuttamiselle ja arvioida ostopalveluiden osuus hankkeen kokonaisbudjetissa. Ostopalveluiden hankinnan tulee aina perustua kilpailutukseen tai hintavertailuun kansallisen lainsäädännön ja EU:n säädösten mukaisesti. 4. Hankekuvaus Hankekuvauksen tulee olla mahdollisimman konkreettinen. Kuvauksessa tulee käydä tiivistetysti läpi seuraavat asiat: 4.1. Hankkeen tausta ja perustelut: Miksi hanke on tarpeellinen. Hankkeen tulee perustua huolelliseen esisuunnitteluun, taustaselvityksiin ja kehittämistarpeeseen, joiden tulee liittyä konkreettisesti juuri tähän hankkeeseen. Lähtökohtana voi olla jokin tarve tai uusi mahdollisuus, jonkin asiantilan puute tai heikkous, konkreettinen ongelma tai este joka vaatii poista- 14

15 mista. Kuvaile tiiviisti mikä on lähtötilanne, josta lähdetään liikkeelle ja/tai asiantila, johon juuri tällä hankkeella haetaan ratkaisua Hankkeen yleistavoite: Hankkeen yleistavoite kuvaa yleisemmällä tasolla hankeen tavoitteen: tuloksen, johon hankkeen toimintojen kautta toivotaan päästävän (myös pitkällä tähtäimellä). Tavoitteen rajaaminen edellyttää valintoja, priorisointia ja pohdintaa sen suhteen, mihin asioihin on realistista löytää ratkaisuja tai saada aikaan vaikutus yhden hankkeen aikana. Yleistavoite ei saa nimestään huolimatta olla liian yleisellä tasolla. Huom! Hankkeella voi olla vain yksi yleistavoite, mutta useita osatavoitteita. Konkreettisemmat osatavoitteet määritellään lomakkeen kohdassa Hankkeen kuvaus: Laadi hyvin tiivistetty (4-5 lausetta) yleiskuvaus hankkeesta. Tiivistelmä kertoo lyhyesti hankkeen tavoitteet, siinä toteutettavat toimenpiteet sekä odotettavissa olevat tulokset. Mikäli hankkeelle myönnetään rahoitusta, käytetään tätä kuvausta tuettujen hankkeiden esittelyssä. Huom! Mikäli et pysty tiivistämään hankkeen yhteenvetoa, hankesuunnitelma kaipaa rajausta Hankkeen tuottama lisäarvo: Kuvaile tässä hankkeen tuottama pitkän tai lyhyen tähtäimen lisäarvo. Mikä on hankkeen laajempi vaikuttavuus? 4.5. Miten hanke tukee haetun painopisteen tavoitteita?: Kuvaile, miten hanke liittyy rahaston vuosiohjelman tavoitteisiin ja miten vuosiohjelman ja valitun painopisteen tavoitteita toteutetaan hankkeessa Miten hanke toteuttaa rahaston painopistekohtaista erityispainopistettä/erityispainopisteitä (katso oppaan kohta 1.3.). Pelkkä erityispainopisteen kuvaus ei ole riittävä, vaan kohdassa tulee määritellä, miten juuri kyseinen hanke vastaa valitun erityispainopisteen haasteisiin ja tavoitteisiin. Huom! Tämä Kohta täytetään ainoastaan siinä tapauksessa, että hanke kohdistuu johonkin erityispainopisteeseen Hankkeen yhteys muihin kansallisiin tai kansainvälisiin toimiin: Kuvataan miten hanke täydentää esim. kansallisia strategioita tai toimintaohjelmia, tiedossa olevia EUrahoitteisia toimenpiteitä (esim. Frontexin toimepiteet) tai muita toimia. Miten varmistetaan, että toiminta ei ole päällekkäistä muiden kansallisten toimenpiteiden kanssa Hankkeen aikataulu työvaiheineen kuukauden tarkkuudella: Hankkeen työsuunnitelma jaetaan työvaiheisiin ja työvaiheet aikataulutetaan. Tässä kohdassa kuvataan työvaiheet hankeen keston ajalta kuukauden tarkkuudella Tiedottaminen: Miten tiedotus hoidetaan hankkeen aikana, kenelle tiedotetaan ja mistä asioista. Millä tavoin huolehditaan EU-näkyvyyteen liittyvistä velvoitteista Tulosten levittäminen: Hankkeen tarkoituksena on saada aikaan pysyviä tuloksia ja hyviä käytäntöjä, jotka ovat hyödynnettävissä myös hankeorganisaatioiden ulkopuolella. Hankkeen toiminnan ja luotujen rakenteiden tulee kantaa hedelmää jatkossakin ilman hanketta ja hankerahoitusta. Tässä kohdassa kuvataan millä tavoin hankkeen tuloksia aiotaan levittää ja ylläpitää ja miten varmistetaan, että hankkeen tulokset jäävät elämään hankkeen päätyttyä. 15

16 4.11. Riskiarvio: Arvioi ja kuvaile sellaiset riskitekijät, jotka voivat vaikuttaa siihen ettei hanke toteudukaan sellaisena kuin on suunniteltu. Huomioi hanketoteuttajasta riippumattomat, ulkoiset tekijät Osatavoitteet, toiminnot ja tulokset: Kohdassa 4.2. kuvattiin hankkeen yleistavoite. Kohdissa yleistavoite jaetaan 1-3 välittömään osatavoitteeseen, kuvataan konkreettiset toimenpiteet, joilla osatavoitteisiin pyritään sekä odotettavissa oleviin määrällisiin ja laadullisiin tuotoksiin ja tuloksiin. Osatavoitteilla, toiminnoilla ja tuloksilla pyritään yhdessä vaikuttamaan yleistavoitteena olevaan asiantilaan. Huom! Mikäli hanke on monivuotinen, tulee ko. asiat kuvata sekä koko hankkeen että hakemuksessa esitettävän rahoituskauden kohdalta erikseen Osatavoitteet: kuvaavat konkreettisia tämän hankkeen aikana tavoiteltavia spesifejä tavoitteita eli lopputuloksia joihin pyritään. Tavoitteiden pitää olla relevantteja, realistisia ja tärkeitä yleistavoitteen kannalta sekä konkreettisia ja seurattavissa olevia (sekä hanketoteuttajan, partnereiden että rahoittajan näkökulmasta). Osatavoitteissa määritellään tavoiteltava muutostila alkutilanteeseen nähden, esim. asiantilan parantuminen, kehittyminen, esteen poistuminen, menetelmän sujuvuus, jonkin mallin luominen, osaamisen kasvaminen jne. Huom! Mikäli hanke on monivuotinen, tulee ko. asiat kuvata sekä koko hankeen että hakemuksessa esitettävän rahoituskauden kohdalta erikseen Millä konkreettisilla toimilla tavoitteisiin pyritään: Toimet ovat niitä konkreettisia toimenpiteitä, joiden avulla tavoiteltuun lopputulokseen pyritään. Ne voivat olla esim. asennettavia laitteita, järjestettäviä koulutuksia, seminaareja, laadittavia selvityksiä, toimintamallien/järjestelmien testausta, materiaalien laatimista jne. Huom! Mikäli hanke on monivuotinen, tulee ko. asiat kuvata sekä koko hankeen että hakemuksessa esitettävän rahoituskauden kohdalta erikseen Hankkeen odotettavissa olevat tuotokset ja tulokset (määrällinen ja laadullinen): Määrälliset tuotokset ja laadulliset tulokset ovat niitä konkreettisia lopputuloksia, joihin suoritetuilla toiminnoilla pyritään. Määrällisiä tuotoksia ovat esim. hankitut/asennetut laitteet, tuotetut materiaalit, toimintamallit ja strategiat, luodut järjestelmät, järjestetyt seminaarit ja koulutukset jne. Määrällisten tuotosten tulee olla todennettavissa (esim. laitteet, koulutukset, laaditut materiaalit jne.). Laadullisia tuloksia ovat esim. tyytyväisyyden tai palvelun laadun paraneminen, osaamisen kehittyminen tai muu alku- ja lähtötilanteen välillä tapahtuva muutos. Huom! Mikäli hanke on monivuotinen, tulee ko. asiat kuvata sekä koko hankeen että hakemuksessa esitettävän rahoituskauden kohdalta erikseen. 5. Hankkeen hankinnat 5.1. Selvitys hankkeen hankinnoista: Ilmoita tässä mitä hankintoja hankkeessa tehdään; esim. laitteet ja ostopalvelut Hankinta-asiakirjat ja hankinta-aikataulu: Tähän kohtaan listataan hankkeen hankinta-asiakirjat sekä hankintojen aikataulu Selvitys hankkeessa hankittavien laitteiden/järjestelmien tai kiinteän omaisuuden käyttöiästä ja -tarkoituksesta hankkeen päättymisen jälkeen: Jos hankkeessa hankittavien laitteiden/järjestelmien/kiinteän omaisuuden kustannukset sisällytetään kokonaisuudes- 16

17 saan hankkeen budjettiin, on hankkeen toteuttajan huomioitava komission edellyttämät määräykset (tässä hakuilmoituksessa oleva kohta 5.5 Laitteet) Jos hankkeessa hankintaan laite/järjestelmä, jota käytetään useampaan tarkoitukseen, selvitys siitä, mikä laitteen/järjestelmän käyttöosuus on ulkorajarahaston toimialaan liittyen: Tähän kirjataan esim. prosentuaalinen osuus siitä, minkä verran laitetta/järjestelmää käytetään ulkorajavalvontaan. 5. BUDJETIN LAATIMINEN 5.1. Yleistä Hakemuksen liitteenä on toimitettava hankkeen budjetti, joka laaditaan Excel-pohjaiselle budjettilomakkeelle. Budjetin laatiminen voidaan aloittaa vasta siinä vaiheessa, kun hankekokonaisuus on selvillä, vaikka osaltaan budjetoinnilla voi olla vaikutusta myös itse hankkeen suunnitteluun. Budjetti on hakijan näkemys hankkeen taloudellisista tarpeista ja resursseista, ja sen tulee antaa rahoittajalle selkeä kuva hankkeen kustannuksista. Budjetti on keskeinen asiakirja hankkeen kustannustehokkuuden arvioinnissa, ja se toimii myöhemmin pohjana rahoitettavien hankkeiden rahoituspäätöksille. Budjetin ja hankesuunnitelman tulee vastata toisiaan. Budjetti laaditaan vain yhdeksi rahoituskaudeksi. Monivuotisiksi suunnitellut hankkeet toimittavat joka vuosi uuden budjetin. Budjetissa tulee ilmoittaa hankkeen kaikki kustannukset eikä niitä eritellä kansalliseen ja EU-rahoitusosuuteen. Hankkeiden tulee olla voittoa tavoittelemattomia. Budjetoitujen tulojen ja menojen tulee olla yhtä suuret. Kuva1. Budjettilomakkeen välilehdet. Välilehtien välillä liikutaan klikkaamalla niitä hiiren osoittimella. Budjettilomakkeessa on 13 välilehteä. Täytä viimeiseksi koontisivu ja rahoitussivu. Koontisivu kokoaa yhteen muille välilehdille kirjatut kulut. Koontisivun numerotiedot päivittyvät automaattisesti hallintokuluprosenttia lukuun ottamatta. Koontisivulle hakija täyttää siis vain hallintokuluprosentin, joka perustuu hakijan arvioon hankkeen tulevista hallintokuluista. Tämä tulee tehdä vasta kun hankkeen kaikki muut kulut on täytetty lomakkeelle. Hallintokuluprosentin mukainen summa ilmestyy automaattisesti koontisivulle ja lomake laskee sen mukaan hankkeen lopullisiin kustannuksiin. Tarkista lopuksi koontilomakkeelta, että hankkeen budjetti on tasapainossa (tuloja ja menoja on yhtä paljon). 17

18 Rahoitussivulle hakija täyttää hankkeen tulot eli haettavan EU-rahoitusosuuden sekä kansallisen rahoitusosuuden. Nämä tiedot voidaan täyttää vasta kun hankkeen kaikki kustannukset ovat selvillä. Kuten yllä mainittiin, hankkeen budjetin tulee olla tasapainossa, eli hankkeelle on budjetoitava yhtä paljon tuloja ja menoja Budjetoitavien kulujen perusperiaatteet Ollakseen tukikelpoisia, hankkeen menojen on täytettävä seuraavat ehdot: ne ovat syntyneet hankkeen tukikelpoisena toteutusaikana; niiden on kuuluttava rahaston soveltamisalaan; niiden on liityttävä rahaston perussäädöksessä lueteltuihin tukikelpoisiin toimiin; niiden on oltava tarpeellisia hankkeen toimintojen toteuttamiseksi; niiden on oltava kohtuullisia ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisia erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden osalta; niiden on täytynyt aiheutua lopulliselle tuensaajalle ja/tai hankekumppaneille, jotka ovat sijoittautuneet johonkin jäsenvaltioon ja rekisteröityneet siellä, lukuun ottamatta hallitustenvälisillä sopimuksilla perustettuja kansainvälisiä julkisoikeudellisia järjestöjä sekä niiden perustamia erityisjärjestöjä, Punaisen Ristin kansainvälistä komiteaa (ICRC) ja Punaisen Ristin ja Punaisen Puolikuun yhdistysten kansainvälistä liittoa. Lopulliseen tuensaajaan sovellettavia sääntöjä on sovellettava soveltuvin osin myös hankekumppaneihin; rahastosta tuettavia hankkeita ei saa rahoittaa muista EU -rahoituslähteistä; rahastosta tuetuille hankkeille on hankittava kansallista rahoitusta julkisista tai yksityisistä lähteistä. Niin ikään on huomioitava, että rahastosta tuettujen hankkeiden on oltava voittoa tavoittelemattomia. Jos hankkeen päättyessä tulot, tuotto mukaan luettuna, ovat menoja suuremmat, hankkeelle rahastosta myönnettävää rahoitusosuutta vähennetään vastaavasti. Hankkeen kaikkien tulolähteiden osuudet on kirjattava lopullisen tuensaajan tilikirjanpitoon, ja ne on voitava eritellä ja tarkastaa Arvonlisäveron tukikelpoisuus SOLID-rahastoista rahoitetuissa hankkeissa arvonlisävero on tukikelpoinen kustannus vain silloin, kun tuensaaja ei saa siitä palautusta ja se jää tuensaajalle lopulliseksi kustannukseksi. Hankkeen toteuttajan tulee toimittaa vastuuviranomaiselle veroviranomaisen antama ohjaus siitä, että arvonlisävero on hankkeelle lopullinen kustannus ja ettei se saa siitä palautusta. Ohjauksen saadakseen hankkeen toteuttajan tulee tehdä asiasta verottajalle kirjallinen ohjauspyyntö. Verottaja antaa ohjauspyynnön perusteella lausunnon (=ohjauksen) siitä, jääkö arvonlisävero hankkeen toteuttajalle lopulliseksi kustannukseksi. Ohjauksen tulee olla hankekohtainen, mutta se on hyvä pyytää heti koko hankkeen ajalle, eli esimerkiksi monivuotisiksi suunnitelluissa hankkeissa ohjauksen voi pyytää koko hankeajalle. Ohjauspyynnön yhteydessä verottajalle tulee toimittaa tiedot hankkeesta arvonlisäverovelvollisuuden arviointia varten. 18

19 5.2. Henkilöstökulut Hankkeen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön kustannukset eli todelliset palkkakustannukset, joihin on lisätty sosiaaliturvamaksut ja muut palkkoihin liittyvät lakisääteiset kustannukset, ovat tukikelpoisia, jos tämä vastaa tuensaajan tavanomaista palkkauskäytäntöä. Kansainvälisten järjestöjen kohdalla tukikelpoiset henkilöstökustannukset voivat sisältää säännöksiä lakisääteisten velvoitteiden ja palkkaukseen liittyvien oikeuksien kattamiseksi. Vastaavat julkisten elinten henkilöstön henkilöstökustannukset ovat tukikelpoisia siltä osin, kuin ne ovat aiheutuneet toimista, joita julkinen elin ei toteuttaisi, ellei asianomaista hanketta olisi otettu toteutettavaksi; tämä henkilöstö siirretään tai nimetään toteuttamaan hanketta lopullisen tuensaajan kirjallisella päätöksellä. Henkilöstökulut on esitettävä budjetissa yksityiskohtaisesti siten, että ilmoitetaan tehtävät ja henkilöstön lukumäärä. Budjettilomakkeelle täytetään henkilön tehtävänimike ja työskentelyaika hankkeessa, sekä onko kyseessä koko- vai osa-aikainen työntekijä. Mikäli työntekijöiden nimet ovat tiedossa, tulee ne ilmoittaa. Henkilö 1 yhteensä ,00 Selite Summa Projektikoordinaattori Jussi Heikura, 12kk (100%) ,00 Sivukulut 6 000,00 Lomaraha 1 500,00 Kuva 6. Palkkakustannusten budjetointi. Tässä esimerkissä projektikoordinaattori työskentelee hankkeessa 12kk täysipäiväisesti. Henkilö 2 yhteensä ,00 Selite Summa Projektiassistentti, 12kk (50%) ,00 Sivukulut 2 400,00 Lomaraha 600,00 Kuva 7. Palkkakustannusten budjetointi. Tässä esimerkissä projektiassistentti työskentelee hankkeessa 12kk osa-aikaisesti. Lomakkeessa on kuusi välilehteä henkilöstökuluja varten. Kukin tehtävä/henkilö budjetoidaan omalle välilehdelleen. Myös ns. tukitehtävissä työskentelevien henkilöiden palkkakustannukset voidaan budjetoida henkilöstökuluihin edellyttäen, että tukitehtävä on tarpeellinen ja merkittävä. Pienistä tukitehtävistä syntyvät palkkakulut, joita ei pystytä yksiselitteisesti kohdistamaan hankkeelle, tulee kirjata hallintokuluihin. Tukitehtäviä voivat olla esimerkiksi kirjanpitäjä, hallintoavustaja tai tietotekninen tukihenkilö. Hankeorganisaation ulkopuolelta palkattujen kouluttajien, seminaaripuhujien tms. hankkeelle satunnaisesti työskentelevien henkilöiden palkkiot merkitään ostopalveluihin ja niissä on noudatettava ostopalveluihin liittyviä sääntöjä ja ohjeita. 19

20 Huom!: Hankkeen työtehtävät ja niiden määrä on syytä pitää mahdollisimman selkeänä. Henkilöstöpanoksen pirstoutuminen esimerkiksi runsaaksi osa-aikaisten määräksi vaikeuttaa hankkeen hallinnointia ja taloudenseurantaa. Kaikkien hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevien tulee pitää kirjaa hankkeessa toteutuneista työtunneista. Osa-aikaisten palkat raportoidaan ja maksetaan hankkeelle todellisuudessa tehtyjen työtuntien perusteella. Johtavassa asemassa työskentelevien palkkakulujen sisällyttämistä hankkeisiin ei suositella muuta kuin erityisen perustelluissa tapauksissa Matkakulut Matka-, majoitus- ja päivärahakustannukset ovat tukikelpoisia hankkeen henkilöstön ja muiden, hankkeen toimintoihin osallistuvien osalta. Hankkeen toimintoihin osallistuvista henkilöistä tulee säilyttää osallistujaluettelot. Matkakustannukset tulee budjetoida halvimman julkisen matkustustavan mukaan. Lentomatkat ovat tukikelpoisia vain silloin, kun edestakaisen matkan pituus on yli 800 km tai jos matkakohteen sijainti edellyttää lentämistä. Budjetoitujen kustannusten on oltava valtion matkustussäännön mukaisia ja mahdollisten korvausten verohallinnon ohjeiden mukaisia. Matkakustannukset tulee eritellä budjettiin kohtuullisella tarkkuudella. Budjetista tulee käydä ilmi, mihin hanketoimintoihin matkat liittyvät. Kotimaan matkoja ja esimerkiksi paikallismatkoja voidaan budjetoida yleisemmällä tasolla, mutta varsinkin kalliimmat yksittäiset matkat on budjetoitava erikseen (kts. esim. kuva 8). Matkakustannukset yhteensä 4 640,00 Selite Summa Hankeryhmän matkakulut yhteistyötapaamisiin kotimaassa. 4 hlöä, arviolta 6 tapaamista ,00 Projektikoordinaattorin joukkoliikennekortti asiakastapaamisia varten. 11kk x 40 euroa. 440,00 Tanskalaisen asiantuntijan osallistuminen luennoitsijana loppuseminaariin. Lentoliput ja majoitus ,00 Kuva 8. Matkakustannusten budjetointia Kohderyhmää koskevat kulut Budjettilomakkeen kohderyhmää koskevaa välilehteä ei täytetä ulkorajarahastosta haettavien hankkeiden kohdalla. 20

21 5.5. Laitteet Yleiset säännöt Tähän kohtaan budjetoidaan hankkeen laitehankinnat. Laitteiden hankintaan liittyvät kulut (jotka perustuvat ostetun omaisuuden vuokraamiseen, leasingiin, oston kokonaiskustannukseen tai osakustannukseen tai poistoihin) ovat tukikelpoisia ainoastaan, jos ne ovat olennaisen tärkeitä hankkeen täytäntöönpanoa varten. Laitteiden teknisten ominaisuuksien on täytettävä tekniset vaatimukset hankkeen toteuttamiseksi, ja niiden on vastattava asianmukaisia normeja ja standardeja. Laitehankinnat, kuten muutkin hankkeen hankinnat tulee kilpailuttaa, tai niistä tulee vähintään suorittaa hintavertailu. Hinnaltaan 5000 euron alittavat pienhankinnat voidaan tehdä suorahankintana tietyin perustein. Kansallisen kynnysarvon alittavissa, hinnaltaan euron hankinnoissa noudatetaan yksinkertaistettua hankintamenettelyä. Yli euron hankinnoista (alv-0) tulee noudattaa lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Tavanomaisia toimistolaitteita (kuten tulostin, kannettava tietokone, faksi, kopiokone, puhelin ja kaapelit) koskevat kulut eivät ole tukikelpoisia suorina kustannuksina, vaan ne on katsottava hallintokuluiksi (ks. kohta ) Vuokraus ja leasing Vuokraus- ja leasingtoimiin liittyvät menot ovat kelpoisia yhteisrahoitukseen, jollei Suomessa voimassa olevista säännöistä, kansallisesta lainsäädännöstä ja käytännöstä eikä hankkeeseen liittyvän vuokrauksen tai leasingin kestosta muuta johdu Ostaminen Rahaston perustamispäätöksessä (574/2007/EY, art. 5, c-f alakohdat) mainittujen laitteiden 2 hankintaan liittyvät kulut ovat kelpoisia yhteisrahoitukseen. Tällaiset kulut ovat kelpoisia yhteisrahoitukseen oston kokonaiskustannuksen tai osakustannuksen perusteella, jos a) ne liittyvät suoraan hankkeen täytäntöönpanoon b) ne ovat aiheutuneet jäsenvaltiossa vahvistettujen kansallisten hankintasääntöjen mukaisesti c) laitteen tekniset ominaisuudet täyttävät hankkeen täytäntöönpanoa koskevat tekniset vaatimukset ja vastaavat asianmukaisia normeja ja standardeja d) laitetta käytetään hankkeella tavoiteltuun päämäärään edelleen ostopäivän jälkeen vähintään kolmen vuoden ajan, kun kyse on tieto- ja viestintätekniikan laitteesta, viiden vuoden ajan, kun kyse on muuntyyppisestä laitteesta, kuten toimintavälineestä ja kulkuneuvosta, edellä mainittuja lukuun ottamatta, kymmenen vuoden ajan, kun kyse on helikopterista, laivasta tai lentokoneesta. 2 Esimerkkejä päätöksen 574/2007/EY artiklassa 5 (alakohdat c-f) mainituista laitteista: Toimintavälineet, kuten tunnistimet, videovalvontavälineet tai asiakirjojen tutkintavälineet; ulkorajojen valvontaan tarkoitetut kulkuneuvot, kuten ajoneuvot, alukset, helikopterit ja erityisesti rajavalvontaan varustetut kevyet ilma-alukset; sekä tieto- ja viestintätekniikkajärjestelmät. 21

22 Edellä mainituista laitteista aiheutuvat kulut voivat olla tukikelpoisia kansallisten poistosääntöjen perusteella. Tällöin sovelletaan edellä olevissa alakohdissa a, b ja c vahvistettuja edellytyksiä. Lisäksi on täytettävä seuraavat edellytykset: a) jos laitteet on ostettu ennen hankkeen aloittamista tai sen kestoaikana, tukikelpoista on se osuus laitteiden poistoista, joka vastaa laitteiden käyttöaikaa hankkeessa ja niiden tosiasiallista käyttöastetta hankkeessa b) jos laitteet on ostettu ennen hankkeen aloittamista, mutta niitä käytetään hanketta varten, ne ovat tukikelpoisia poistojen perusteella. Nämä kulut eivät kuitenkaan ole tukikelpoisia, jos laitteet ostettiin alun perin yhteisön avustuksella. c) laitteiden hankintakustannusten on vastattava tavanomaisia markkinoilla vallitsevia kustannuksia, ja kyseisiä kohteita koskevat poistot tehdään lopulliseen tuensaajaan sovellettavien vero- ja kirjanpitosääntöjen mukaisesti Muut projektikulut Kohtaan muut projektikulut kirjataan kiinteän omaisuuden ostamisesta, rakentamisesta, kunnostuksesta tai vuokraamisesta aiheutuvien kulujen lisäksi kaikki hanketoteuttajan itse hankkeessa järjestämät tilaisuudet, kuten seminaarit, koulutukset, workshopit, neuvontapäivät jne. sekä hankkeessa laadittavat raportit, selvitykset, tutkimukset ja hanketiedotus. Projektikuluja voivat olla esimerkiksi niihin liittyvät: Kiinteän omaisuuden ostaminen, rakentaminen, kunnostus tai vuokraaminen Julkisuus, julkaisut, tiedottaminen Kulutushyödykkeet, tarvikkeet, yleispalvelut Tarjoilukulut Kiinteä omaisuus Yleiset säännöt Kun kyse on kiinteistön ostamisesta, rakentamisesta, kunnostuksesta tai vuokrauksesta, sen on täytettävä hankkeen täytäntöönpanon edellyttämät tekniset vaatimukset ja vastattava asianmukaisia normeja ja standardeja Ostaminen rakentaminen tai kunnostus Jos kiinteistön hankinta on olennaisen tärkeää hankkeen täytäntöönpanoa varten ja liittyy selkeästi sen tavoitteisiin, kiinteistön eli jo rakennettujen rakennusten ostosta tai kiinteistön rakentamisesta aiheutuneet kulut ovat kelpoisia yhteisrahoitukseen kokonaiskustannuksen tai osakustannuksen tai poistojen perusteella jäljempänä esitettyjen ehtojen täyttyessä. a) Riippumattomalta pätevältä arvioijalta tai asianmukaisesti valtuutetulta viranomaiselta on hankittava todistus siitä, että hankintahinta ei ylitä markkina-arvoa. Todistuksessa on joko 22

23 todettava kiinteistö määräysten mukaiseksi tai yksilöitävä epäkohdat, jotka lopullinen tuensaaja aikoo korjata osana hanketta. b) Kiinteistöä ei ole ostettu yhteisön avustuksella hankkeen täytäntöönpanoa edeltävänä aikana. c) Kiinteistöä on käytettävä yksinomaan hankkeen kuvauksessa määriteltyyn tarkoitukseen vähintään kymmenen vuoden ajan hankkeen päättymispäivästä. Poistoihin perustuvan yhteisrahoituksen tapauksessa tämä aika on viisi vuotta. d) Kiinteistön ostossa noudatetaan taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden periaatteita ja sen voidaan katsoa olevan oikeassa suhteessa hankkeen täytäntöönpanolla saavutettuun päämäärään. e) Poistoihin perustuvan yhteisrahoituksen tapauksessa tukikelpoista on ainoastaan se osuus tämän omaisuuden poistoista, joka vastaa omaisuuden käyttöaikaa hankkeessa ja sen tosiasiallista käyttöastetta hankkeessa. Poistot lasketaan vallitsevien kirjanpitosäännösten mukaisesti. Kiinteistön kunnostamisesta aiheutuvat kustannukset ovat kelpoisia yhteisrahoitukseen kokonaiskustannuksen tai osakustannuksen tai poistojen perusteella. Kunnostuskustannuksiin sovelletaan ainoastaan edellä olevan c- ja d-alakohdan edellytyksiä Vuokraus Kiinteistön vuokraukseen liittyvät menot ovat kelpoisia yhteisrahoitukseen, jos vuokraaminen liittyy suoraan kyseisen hankkeen tavoitteisiin jäljempänä esitettyjen ehtojen täyttyessä: a) kiinteistöä ei ole hankittu yhteisön avustuksella b) kiinteistöä on käytettävä ainoastaan hankkeen täytäntöönpanoa varten. Jollei näin tehdä, tukikelpoista on ainoastaan se osuus kuluista, joka vastaa käyttöä hanketta varten Lopullisen tuensaajan toimistotilat Lopullisen tuensaajan tavanomaiseen toimintaan tarvittavien toimistotilojen ostamisesta, rakentamisesta, kunnostamisesta ja vuokraamisesta aiheutuneet kulut eivät ole tukikelpoisia suoria kustannuksia. Nämä kulut katsotaan hallintokuluiksi (ks. kohta ) Julkisuus, julkaisut, tiedottaminen EU:n yhteisrahoitukseen liittyvien vaatimusten täyttämisestä kuten tiedottamisesta, avoimuudesta, hankkeen arvioinnista, ulkoisesta tarkastuksesta, pankkivakuuksista ja käännöskuluista aiheutuneet kustannukset ovat tukikelpoisia suorina kustannuksina 23

24 Kulutushyödykkeet, tarvikkeet ja yleispalvelut Kulutushyödykkeistä, tarvikkeista ja yleisistä palveluista aiheutuvat kulut ovat tukikelpoisia, jos ne ovat yksilöitävissä ja välittömästi tarpeen hankkeen täytäntöönpanoa varten. Toimistotarvikkeista sekä kaikenlaisista pienistä hallinnossa tarvittavista kulutushyödykkeistä, muista tarvikkeista, sairaalakuluista ja yleisistä palveluista (kuten puhelin, internet, postimaksut, toimistosiivous, yleishyödylliset palvelut, vakuutus, henkilöstön koulutus ja rekrytointi) aiheutuvat kulut eivät kuitenkaan ole tukikelpoisia suoria kustannuksia, vaan ne sisältyvät kohdassa tarkoitettuihin hallintokuluihin Ostopalvelut Hakijalla tai hankekumppaneilla tulee pääsääntöisesti olla valmiudet toteuttaa hankkeeseen liittyvät toiminnot itse, mutta tästä voidaan perustelluista syistä poiketa ja käyttää ostopalvelua. Ostopalveluilla tarkoitetaan palveluja, jotka hankkeen toteuttaja hankkii kolmannelta osapuolelta. Tällaisia palveluja voivat olla esimerkiksi käännöstyöt, puhuja- ja kouluttajapalkkiot, tietojärjestelmien kehittämis- ja ylläpitotyö sekä palvelintilavuokrat jne. Ostopalvelut, kuten muutkin hankkeen hankinnat tulee kilpailuttaa, tai niistä tulee vähintään suorittaa hintavertailu. Hinnaltaan 5000 euron alittavat pienhankinnat voidaan tehdä suorahankintana tietyin perustein. Kansallisen kynnysarvon alittavissa, hinnaltaan euron hankinnoissa noudatetaan yksinkertaistettua hankintamenettelyä. Yli euron hankinnoista (alv-0) tulee aina järjestää hankintalain (348/2007) mukainen kilpailutus. Ostopalvelujen hankintaperusteet tulee dokumentoida. Ostopalveluiden tuottajien on sitouduttava toimittamaan hankkeen tarkastajille kaikki tarvittavat tiedot alihankintatoiminnasta kaikkien alihankintasopimusten osalta. Ostopalveluina ei voida tuottaa hankkeen yleiseen johtamiseen liittyviä tehtäviä. Myöskään sellaiset ostopalvelut, jotka eivät tuota hankkeelle lisäarvoa, eivät ole tukikelpoisia. Sellaiset alihankintasopimukset, joissa korvaus määritellään prosenttiosuutena hankkeen kokonaiskustannuksista eivät ole sallittuja, jos lopullinen tuensaaja ei pysty perustelemaan maksua suoritetun työn tai palvelun tosiasiallisella arvolla Kustannukset, joita ei hyväksytä Hankkeen hyväksytyn toteutusajan ulkopuolella syntyneet kulut (pl. mahdolliset hankkeen tilintarkastuskulut) Arvonlisävero, paitsi jos lopullinen tuensaaja voi todistaa, ettei saa siitä palautusta Kohtuuttomat tai perusteettomat kustannukset Hankkeen ulkopuolisiin toimintoihin liittyvät kulut, esim. organisaation yhteisiin kehittämis- tai virkistystoimintoihin liittyvät kulut Sijoitetun pääoman tuotto, lainoihin ja lainanhoitoon liittyvät kustannukset, ottolainauskorot, valuutanvaihtopalkkiot ja kurssitappiot, varaukset tulevia tappioita tai velkoja varten, 24

25 korkokustannukset, epävarmat saatavat, sakot, taloudelliset seuraamukset ja oikeudenkäyntikulut Yksinomaan hankkeen henkilöstön kestitsemisestä ja viihdyttämisestä aiheutuvat kulut Lopullisen tuensaajan ilmoittamat, toiseen yhteisön tukemaan hankkeeseen tai toimintasuunnitelmaan liittyvät kustannukset Maa-alueiden ostaminen Vapaaehtoistyö ja muut luontoissuoritukset 5.9. Budjetin koontisivu Budjetin koontisivu kokoaa yhteen välilehdille kirjatut kulut, ja sen numerotiedot päivittyvät automaattisesti hallintokuluprosenttia lukuun ottamatta. Koontilomakkeelta on helppo tarkistaa, että budjetti on tasapainossa (tuloja ja menoja on yhtä paljon) Hankkeen perustietojen kirjaaminen budjettiin Yksityiskohtaiset tiedot hakijasta ja hankkeesta ovat hakulomakkeella, joten budjettiin kirjataan vain (1) hankkeen nimi, (2) hakijan nimi ja (3) budjetin päiväys. Nämä tiedot kirjataan vain budjetin koontisivulle, jolta ne kopioituvat automaattisesti muille välilehdille. Hakijan ei tarvitse välittää koontisivulla olevista kohdista hankkeen numero ja versio, nämä täytetään vastuuviranomaisen toimesta. Alla ympyröitynä täytettävät kohdat (kts. kuva 2). Kuva 2. Hakija täyttää (1) hankkeen ja (2) hakijan nimen sekä (3) päiväyksen. Muut kentät voi jättää tyhjiksi. Tiedot kopioituvat muille välilehdille Hallintokuluprosentti Hallintokuluilla voidaan kattaa sellaisia hankkeesta aiheutuvia kuluja, joita ei voida yksilöidä hanketoimintoihin liittyviksi suoriksi kustannuksiksi. Hallintokuluilla tulee kattaa esim. hankkeen toimitilan vuokra- ja ylläpitokulut, puhelin-, pankki-, posti-, tietoliikenne- ja kopiointikulut, normaalit toimistotarvikehankinnat sekä hankkeen ohjausryhmän tarjoilukulut. Niin ikään esimerkiksi sellaiset henkilöstöön liittyvät kulut, jotka liittyvät hankkeeseen, mutta joita ei pystytä kohdistamaan hankkeen kustannuspaikalle, tulee kattaa hallintokuluilla. 25

26 Hankkeen budjetissa hakija määrittää hallintokulujen kiinteän prosenttiosuuden hankkeen suorista kustannuksista. Maksatusvaiheessa hallintokuluiksi hyväksytään tämän prosentin mukainen osuus hankkeen toteutuneiden hyväksyttyjen tukikelpoisten suorien kustannusten kokonaismäärästä. Hallintokuluprosentti saa olla enintään 2,5 % hankkeen suorista kustannuksista. Hallintokuluprosentti täytetään budjetin laadinnan lopuksi lomakkeen koontisivulle. Euroopan Unionin talousarviosta toiminta-avustusta saavat organisaatiot eivät voi sisällyttää hallintokuluja hankkeensa budjettiin. Huom! Hallintokulujen euromäärä ei selviä lopullisesti ennen kuin kaikki hankkeen kulut on kirjattu budjettiin Koontisivulta tarkistettavat asiat Kuvassa 3 (kts. Seuraava sivu) on nähtävissä mitä tietoja koontisivulta tulee tarkistaa ennen hakemuksen lähettämistä. Erityisesti tulee huomioida hallintokuluprosentin vaikutus hankkeen kokonaiskustannuksiin. Kuvassa on ympyröitynä neljä eri kohtaa: (1) Kohdassa 1 näkyvät hankkeet tulot, nämä tiedot kertyvät tähän automaattisesti rahoitusvälilehdeltä. (2) Kohdassa 2 näkyvät hankkeen suorat kustannukset yhteensä. (3) Hallintokuluprosentti on tässä esimerkissä 2,5 %, ja kuvassa näkyy sen vaikutus kustannusten loppusummaan. (4) Hankkeen kokonaiskustannusten on oltava yhtä suuret kuin hankkeen tulot, eli kohtien 1 ja 4 tulee olla yhtä suuret. 26

27 Kuva 3. Koontisivu ja siinä näkyvät tiedot. Hallintokulujen prosentuaalinen määrä ja sen vaikutus hankkeen kokonaiskustannuksissa on tärkeä huomioida Rahoitus Rahoitus-välilehdelle budjetoidaan hankkeen tulot eli haettava EU-rahoitusosuus sekä kansallinen rahoitusosuus. Huomioi, että hankkeen budjetin tulee olla tasapainossa, eli hankkeelle on budjetoitava yhtä paljon tuloja ja menoja Haettava EU-rahoitusosuus Haettava EU-rahoitusosuus kirjataan rahoitus-välilehdelle alla olevassa kuvassa näkyvään kohtaan (kuva 4). Tarkista, että hakemasi summa on täsmälleen 50% kokonaisrahoituksesta (erityispainopistettä toteuttavissa hankkeissa 75%). 27

28 Jos hankkeessa on mukana hankekumppani, merkitään rahoitus-välilehdelle erikseen näkyviin hankekumppanille siirrettävä EU-rahoituksen osuus. Tämän osuuden tulee sisältyä myös haettavan EUrahoitusosuuden kokonaissummaan (rivillä rahoitusosuus). HANKKEEN RAHOITUS YHTEENSÄ ,00 Selite Summa EU-RAHOITUSOSUUS ,00 Hankekumppanin nimi ,00 Kuva 4. Haettavan EU-rahoitusosuuden kirjaaminen. EU-rahoitusosuus on tässä esimerkissä on euroa, josta hankekumppanin osuus on euroa Kansallinen rahoitus Kansallinen rahoitus tulee eritellä (1) hakijan tai hankekumppaneiden rahoitusosuuteen, ja (2) kolmansien osapuolten hankkeelle antamaan rahoitukseen. Nämä kaksi kohtaa on jaettu vielä kahtia julkiseen ja yksityiseen rahoitukseen. Hankkeen mahdollinen tuotto eli esim. hankemateriaalien myynnistä saadut tuotot kirjataan kolmansien osapuolten rahoitukseen, mutta tällöin selite-riville tulee kirjata selkeästi, että kyse on hankkeen tuotosta. Kuvassa 5 on yksi, pelkistetty esimerkki kansallisen rahoituksen budjetoinnista. Kuva 5. Esimerkki kansallinen rahoituksen budjetoinnista. 28