Orientaatio Miksi huipputiimi? Tiimiharjoitus Huipputiimin anatomia Yhteistyökyvykkyys Yksilöistä joukkueeksi Flow. Surkein tiimi, jossa olet ollut

Transkriptio

1 Tiimistä huipputiimiksi PsT Jari Salo Juuriharja Consulting Group Oy Orientaatio Miksi huipputiimi? Tiimiharjoitus Huipputiimin anatomia Yhteistyökyvykkyys Yksilöistä joukkueeksi Flow Miten voin auttaa / sparrata / johtaa omaa tiimiäni? Orientaatio Surkein tiimi, jossa olet ollut Huikein tiimi, jossa olet ollut Keskustele parisi kanssa ja kirjaa postit lapuille ko. tiimin toimintaa luonnehtivia asioita. Kirjaa yksi asia / lappu Miksi harjoitus tehtiin? Miksi HUIPPUTIIMI? Lean Construction Institute (LCI) Lean Construction Institute (LCI)

2 Allianssin kompetenssit Tekninen "Hard skills" Projektinhallinta Liiketoiminta Pragmaattisuus Yhteisen toiminnan pelisäännöt ja käytäntöjen linjaus; Kyky tehdä ratkaisuja, huomioiden hankkeen kokonaisetu; Seurata niiden toteutumista; Rooleissa ja vastuualueissa pitäytyminen Systeeminen ajattelu Kokonaisuuden hahmottaminen, vaikutusketjujen näkeminen, "Moraalinen mielikuvitus"; Tiimin vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen ja hyödyntäminen Joustavuus + Oppiminen Odottamattomien / kriisitilanteiden käsittely; Jämäkkyys vs. joustavuus; Oppivan organisaation vahvistaminen Luova ajattelu Kyky käsitellä ongelmatilannetta monipuolisesti; Mielikuvitus vaihtoehtojen näkemisessä; Rohkeus ja kyky tukea ryhmän luovaa ajattelua Tunneäly Rehellisen / integrin toimintatavan rakentaminen; Henkilötason motivaation ja tunneinformaation käsittely; Rohkaistaan ja tuetaan ottamaan asioita avoimesti esille "Soft skills" Tampereen tunneli, arvoa rahalle raportti, 2014 Yhteistyön rakentaminen Keskinäisen luottamuksen ja avoimen vuorovaikutuskulttuurin rakentaminen; kaikkien osallistaminen ja näkökulmien huomioiminen; "Samassa veneessä" olemisen konkretisointi Reflektointikyky Kyky tarkkailla ja arvoida omaa ja ryhmän toimintaa; Johtopäätösten tekeminen, pelisääntöjen muuttaminen itsearvion perusteella; Sovittujen pelisääntöjen seuranta ja niihin vetoaminen adapted from Alliancing Association of Australasia, 2011 from KPI s to KBI s Key Behaviour Indicator dysfunctional / underperforming team? Mikä HUIPPUTIIMI? Viivatehdas Mitä tapahtui? Mitä harjoitus kertoo: tiimistä yhteistyöstä? tavoitteellisuudesta? kehittymisestä? Huipputiimin anatomia Vahva yhteinen merkitys, jopa identiteetti Selkeät mittarit Johtajuus, rakenteet, prosessit Selkeät roolit, riippuvuudet Yhteistyökyvykkyys Sopivat yksilöt; osaaminen, toimintatyylit Tarvitsee aikaa kehittyäkseen Kyky huippuhetkiin; flow

3 Mikä sinua innostaa työssäsi? Mistä tiedät onnistuneesi työssäsi? Yhteistyökyvykkyys koostuu yhteistyö ja fasilitointitaidoista, niiden johtamisesta ja vauhdittavista katalyyteista Yhteistyökyvykkyys Fasilitointitaidot Johtaminen, rakenteet, prosessit Yhdessä ajattelemisen Tunnetaidot Reflektoinnin Vuorovaikutustaidot Päätöksentekotaidot Tuottavuus, tehokkuus Hyvinvointi, energia jne Luovuus ja innovaatiot Vaativa ongelmanratkaisu Luottamus Arvostus, kunnioitus Psykologinen turvallisuus Sitoutuminen Vastuunkanto Katalyytit vauhdittavat onnistumista 2018 Juuriharja Consulting Group Oy Vuorovaikutustaidot Vuorovaikutustaidot sanaton viestintä läsnäolon kuuntelun arvostava ja kannustava puhe kysyminen kysyä ja tarkentaa ratkaista konflikteja selkeä viestintä/ ilmaisu suora puhe, rakentava haastaminen Yhteinen keskustelu, ymmärrys kokemus ryhmään kuulumisesta, voi olla oma itsensä rohkeus haastaa ja tuoda esillle myös eriävät mielipiteet varmistetaan jaettu ymmärrys paljon (uteliasta/rakentavaa) kysymistä keskustellaan spontaanisti, esim. käytäväkeskustelut ryhmä osaa keskittyä ja hyödyntää tarpeen mukaan erilaisia fokusharjoituksia kysymisen (muoto, määrä, ajoitus) Vetäytyminen, klikit, kaikki eivät osallistu keskusteluun pelko eristää ihmiset huhut ohjaavat vuorovaikutusta ei olla läsnä kysymyksiä ei esitetä riittävästi ei kuunnella, puhutaan toisten päälle fokus ei ole yhteisessä asiassa: ei tavoitteen mukainen, sivuraiteet negatiivinen asenne paistaa läpi vähättelevää ja mitätöivää puhetta ja asennoitumista Kuuntelun Kysymisen

4 Kuuntelemisen Kuunteleminen on yksi dialogin kulmakivistä Kuunteleminen ei ole vain kuuntelemista Eitietäminen > on vain kysymykset Erilaiset kuuntelupositiot Kuulluksi tulemisen tärkeys Miksi kuuntelet? The biggest problem in communication is we do not listen to understand. We listen to reply. Deep listening Members of the group don t plan ahead what they re going to say, but their statements are genuinely unplanned responses to what they hear. Kysymisen Tee avoimia kysymyksiä, saat avoimia vastauksia. Kuuntele tarkkaan, missä on lukkokohtia tai epäselvyyksiä ja tee avaavia kysymyksiä. Mitä jos kysymykset avaavat vaihtoehtoja, näkymä laajenee. Miten kysymykset ovat hyviä, saat kuvailevia vastauksia Miksi kysymykset ovat vahvoja ja tärkeitä. Ole kuitenkin varovainen, ne saattavat johtaa selityksiin ja vastakkainasetteluun. Miten? Miksi? Mitä jos? Pareittain Harjoitus Kerro, millaisena näet oman roolisi omassa tiimissäsi. Mitä vahvuuksia tuot yhteiseen tekemiseen? (1 min) Pari kysyy sinulta kolme avointa kysymystä. Yksi kerrallaan, kuuntele vastaus huolella. (3min) Miten Miksi Mitä jos Vaihtakaa roolit Millä tasolla keskustelunne on omassa tiimissäsi? Keskustelun taso Kuuntelu Fokus Asialista Tulokset Taso 1: Sivistynyt monologi Taso 2: Debatoiva dialogi Taso 3: Reflektiivinen dialogi Taso 4: Luova dialogi Lataaminen Faktoihin pohjautuva kuuntelu Empaattinen kuuntelu Generatiivinen kuuntelu Vanhojen mielipiteiden ja päätösten vahvitaminen Asioiden esittäminen ja kyseenalaistaminen Asioiden katsominen toisen silmien kautta Oman toiminnan näkeminen uudessa valossa. Yhdessä luominen. Tiukka, yksinpuheluihin keskittyvä Tiukka, faktapohjainen Väljä, havaintoja, tulkintoja Avoin omia näkökulmia, ei yhteisiä asioita, kontrolloitu päätös Erilaisia näkökulmia, ei yhteistä tahtotilaa, jaettu päätös Yhteisiä näkökulmia, sitoutuneisuutta päätöksiin Uusia näkökulmia ja ratkaisuja, sitoutuneisuutta päätöksiin Yhdessä ajattelemisen Yhdessä ajattelemisen kokonaisuuden hahmottaminen kyllä, ja ajattelu sekä että ajattelu näkökulman vaihtamisen joustavuus rohkeus ehdottaa keskeneräistäkin ajatusta sallivuus moraalinen mielikuvitus Ajattelun harhat tiedostettu ja niitä osataan välttää asiaan puheenvuorojen tasainen jakautuminen ja uusien ja keskeneräisten ajatusten määrä suuri rohkeita hulluja" heittoja ryhmän jäsenet haastavat rohkeasti ja hakevat erilaisia näkökulmia rakennetaan yhdessä uutta ajattelua, uusia näkökulmia ja ratkaisuja, joo, Vain yksi äänessä seurataan mielipidejohtajan mielipidettä hiljaiset henkilöt eivät saa ajatuksiaan esille ajattelulle ei anneta riittävästi aikaa uudet ideat tyrmätään helposti pitäydytään vanhassa ei nähdä vaihtoehtoja tartutaan/jämähdetään 1. ideaan Joo, ja

5 GROWmalli toimii myös kokouksissa ja tavallisissa keskusteluissa Joo, toi on hyvä ajatus. Ja jos vielä mietitään asiakkaan näkökulmasta 4 hlön ryhmät Valitkaa aihe / kysymys, jota haluatte kehitellä. Joo, hyvä pointti. Mitä jos lisäksi Yksi aloittaa sanomalla ääneen jonkin ajatuksen / ehdotuksen / näkökulman. Joo, tosi tärkeää, koska Siitä tuli vielä mieleen, että Seuraava jatkaa edellisen ajatuksesta varioiden lausetta: Joo, ja Tavoite (Goal): Mitä haluamme saavuttaa? Todellisuus/nykytila (Reality): Missä mennään nyt? Mikä on tilanne tavoitteeseen verrattuna? Esteet (Obstacles): Millaisia esteitä/ hankaluuksia tunnistamme? Asiat, uskomukset, mahdolliset vastaväitteet, jotka pitäisi saada purettua Mahdollisuudet ja vaihtoehdot (Opportunities and Options): Millaisia mahdollisuuksia meillä on? Ideat ja ratkaisut Tahto edetä (Will/Wrapup): Mitä teemme? Sovitut seuraavat askeleet ja toimenpiteet tavoitteen saavuttamiseksi Tunnetaidot Tunnetaidot Ihmiset ovat herkkiä havaitsemaan toisten mielialan ja ryhmän tunneilmaston Tunteet vellovat paljon enemmän ja pidempään, ellei niitä sanoiteta ääneen Kun negatiivisiin tunteisiin kiinnitetään huomiota hyväksyvällä ja ymmärtäväisellä tavalla, ne lievenevät Kun positiivisiin tunteisiin kiinnitetään huomiota hyväksyvällä ja ymmärtäväisellä tavalla, ne vahvistuvat Tunteet tarttuvat nopeasti jokainen voi valita, mitä tunteita tuo ryhmään Myös tunteiden käsittelytavat tarttuvat johtajan esimerkillä ja ryhmän sietokyvyllä suuri merkitys tunnekulttuurin rakentumisessa tunteiden käsittely erilaisuuden ymmärtäminen ja arvostus kaikki huomioidaan hyvän ryhmähengen ylläpitäminen tasaarvoinen suhtautuminen epävarmuuden ja paineen sieto empatiakyky Tunne tarttuu > säädetään omaa tunnetilaa, huomioidaan toisten tunnetilat ilmpiiri on välitön ja avoin ei vältetä konflikteja, pystytään käsittelemään ne ratkaisuhakuisesti puhutaan tunteista ja näytetään tunteet osataan nimetä tunteita panostetaan ryhmähenkeen esim. yhteiset lounaat, kahvihetket sovitaan yhteisistä pelisäännöistä yhdessä keskustelussa on huumoria vaikka asia otetaan tosissaan Ei rohkeutta reagoida toisten tunteisiin tai hankaliin tilanteisiin empatia puuttuu tunnelma on kylmä muodostuu sisäisiä klikkejä ristiriitoja ei pureta heti vaan jätetään kytemään ryhmä jakautuu vuohiin ja lampaisiin, riidellään ei uskalleta nauraa/itkeä vallitsee pelon ilmapiiri annetaan tunteiden eskaloitua ei ymmärretä, miten tunteet vaikuttavat päätöksentekoon ja osata ottaa huomioon niiden roolia Mieti oman tiimisi tunneilmastoa: Millaisia tunteita meillä tyypillisesti ilmenee? Mistä havaitsen ne? Reflektoinnin Millaisia tunteita meillä hyväksytään? Miten tunteita käsitellään? Negatiivisia? Positiivisia?

6 palautetaidot henkilökohtaiset + ryhmä, plus ja delta havainnointiherkkyys tilanneherkkyys arviointi ja jatkuva parantaminen palkitseminen Reflektoinnin Tehdään sekä spontaania että strukturoitua, systemaattista reflektointia palautetta pyydetään eri suunnista palautetta annetaan eri suuntiin, myös ryhmän ulkopuolelle peilataan toimintaa suhteessa tavoitteeseen esitetään tietoisesti erilaisia näkemyksiä osoitetaan arvostusta reflektiosta, nähdään positiiviset poikkeamat reflektiosta otetaan tärkeimmät huomiot talteen ja niihin palataan seuraavalla kerralla arvioidaan eri näkökulmista: tekeminen/ajattelu, tunne/merkitys toimintaa muutetaan reflektioon perustuen Ei pysähdytä reflektoimaan palaute on yksisanaista palaute ei sisällä parannusideaa reflektointi on henkilön vähättelyä, mitätöimistä jne reflektoidaan vain tekemistä, ei ajattelua, tunteita yms toimintaa jatketaan konemaisesti: en näe, en kuule, puhu, enkä puutu palautetta ei oteta vastaan/vakavasti > defenssit reflektointi ei vaikuta toimintaan Teams need to assess how they are doing as they progress through a project. Chemistry Collaboration Teamwork Meeting Commitments Innovation/Creativity TVD/Set Based Design Learning & Coaching Excitement Attitude/Fun Building relationships Transparency KPI s to KBI s Retrospectives/Continuous Improvement APR ja AJR arvioivat työskentelyään joka kokouksen lopuksi Spontaneus reflection conducted adhoc in the situation Quick retrospective conducted at the end of every meeting. Regular occurring retrospective conducted at the completion of work cycles. Eventbased retrospective conducted at the completion of major milestones. Arviointi Heikko 025 Ryhmä työskentelee pistettäsopimatta Välttävä 2650 Ryhmä määrittelee pistettä keskinäiset Tyydyttävä 5175 Ryhmä määrittelee pistettä selkeästi Hyvä Ryhmä arvioi pistettä työskentelyn selvästi tavoitteita, roolit, pienryhmät, vastuut ja työskentelyn tavoitteet, edetessä sovittujen roolitusten toimintatapoja tai roolituksia. tehtävien jaon. Ryhmä jäsentää roolitukset, vastuut, käytettävät toimintatapojen ja Kyky Ajankäyttö on hallitsematonta. työskentelyn käytössä olevan ajan toimintatavat, mahdolliset aikataulutuksen toimivuutta organisoida puitteissa. osatehtävät ja suhteessa tavoitteeseen ja työskentelyä erikoisosaamisalueet sekä lopputuotosten muodon. resursseihin sekä muuttaa niitä tarvittaessa joustavasti ja Määrittelyn kriteerinä on sujuvasti. tarkoituksenmukaisuus suhteessa tehtävän tavoitteisiin. Ryhmä hyödyntää käytössä olevan ajan Ryhmässä ei huomioida kaikkien Ryhmässä rakennetaan tietoisesti Ryhmässä tuodaan avoimesti esiin Ryhmässä pyritään lisäksi mielipiteitä ja näkökulmia tai ei ja systemaattisesti avointa näkemysten taustalla olevat tietoisesti vahvistamaan Kyky tukea ja anneta niille tilaa. Puhutaan päälle tai vähättelevästi. Keskusteluissa vuorovaikutuksen tapaa ja mahdollistetaan aktiivisesti perustelut ja mahdollisesti ristiriitaisetkin intressit. "samassa veneessä olemisen kokemusta. Korostetaan rakentaa syntyy mielikuva, että kaikkea ei kaikkien osallistuminen Vuorovaikutuksessa korostuu hankkeen parhaaksi ajattelua ja luottamusta sanota rehellisesti ääneen tai että keskusteluun. Ollaan aidosti rehellisyys ja toista arvostava tyyli yhteistä vastuuta onnistumisesta. näkökulmia kaunistellaan. kiinnostuneita toisten ja puhe. Annetaan spontaania ja näkökulmista ja kehitellään ideoita luontevaa positiivista ja yhdessä eteenpäin. kannustavaa palautetta. Kyky tehdä päätöksiä Ryhmä ei tunnista työskentelyssään päätöksentekoa vaativia kohtia tai ei pysähdy niihin. Ryhmä välttelee hankaliksi / tunnepitoisiksi koettuja päätöksenteko ja ongelmatilanteita. Ryhmä tunnistaa työskentelyssään päätöksentekoa edellyttävät hetket/asiat. Päätöksentekoa saattaa kuitenkin dominoida yksittäisten henkilöiden näkemykset. Ryhmä kykenee käsittelemään päätöksen kohteena olevaa aihetta monipuolisesti ja avoimen keskustelun kautta. Ryhmä käyttää sopivasti resursseja ratkaisun työstämiseksi. Ryhmä etenee päätöksenteossaan oikeassa kohtaa; tuottaen riittävästi vaihtoehtoja, ei kuitenkaan liikaa jahkaillen. Päätöksessä huomioidaan selkeästi hankkeen kokonaisetu ja kriittiset näkökohdat, mm. riskien ja mahdollisuuksien osalta. Sovitaan myös menettelyistä tehtyjen päätösten toteutumisen Päätöksenteon Päätöksentekokyky tavoitteen synnyttämisen yhteisen merkityksen luominen määrätietoisuus sitoutuminen tahto saavuttaa tavoite kiritys ja tsemppi toiminnan muuttaminen kiinnipitämisen / irtipäästämisen kyky tehdä hyviä päätöksiä Tunnistetaan, mistä ja milloin on tarpeen tehdä päätös Tunnistetaan tilanne, jolloin ideasta on aika päästää irti Uskalletaan vaihtaa toimintatapaa tai päivittää tavoite tarvittaessa Uskalletaan tarvittaessa tehdä uusi, jopa päinvastainen päätös, tilanteen vaatiessa Osataan/uskalletaan palata mahdollisesti hylättyyn toimintatapaan/tavoitteeseen tunnistetaan päätöksentekoasiat päätöstä peilataan työn merkitysken ja yhteisen vision kautta päätöksenteon kriteerit on määritelty ja kaikkien tiedossa ryhmän jäsenet sitoutuvat päätökseen mutinat pois käytetään sopiva määrä aikaa ratkaisun tekoon Tehtyjen päätösten juurruttaminen, seuranta ja toteuttaminen Osataan huomioida kokonaisuus ja olosuhteen, ei pidetä kynsin hampain kiinni sovituista kriteereistä Päätöksentekoa lykätään tai ulkoistetaan vain tietyt henkilöt ajautuvat tekemään päätökset kaikkien puolesta tai muut vapaaehtoisesti hyväksyttävät kaikki päätökset heidän kauttaan fasilitaattori tai johtaja joutuu johdattelemaan ryhmän johonkin päätökseen tai tulemaan koko ryhmä ei ole sitoutunut päätökseen ryhmä on kykenemätön tekemään päätöksiä kaikki eivät tiedä/ymmärrä mitä on päätetty ei dokumentoitu selkeästi useita eri intressejä ryhmässä päätöksentekokriteerit eivät selkeät kaikki eivät sitoudu päätökseen Mieti oman tiimisi päätöksentekoa: Kuinka selkeät kriteerit meillä on tekemillemme päätöksille? Tuntuuko, että päätöksenteolle on sopivasti aikaa? Ei liian kiire, ei jahkailua? Ymmärtävätkö kaikki mitä päätettiin? Mikä auttaa / haittaa päätökseen sitoutumista? Fasilitointitaidot & Johtaminen

7 Fasilitointitaidot organisoituminen ryhmässä suunnittelu miten toimitaan roolit tehtävät pelisäännöt käsitteellistäminen rakenteiden luominen ryhmätyömenetelmät ideointimenetelmät vapaus/itsenäisyys vs. rajat/ohjattu Yhteistyökyvykkyyden katalyytit Luottamus Arvostus, kunnioitus Psykologinen turvallisuus Sitoutuminen Vastuunkanto Johtaminen, rakenteet ja prosessit Luottamus Arvostus, kunnioitus Psykologinen turvallisuus Sitoutuminen Vastuunkanto Miltä tiimin toiminta näyttää kun katalyytit toimivat positiivisina vauhdittajina? Huippuyksilöt tekevät Huipputiimin? Julia Rozovsky, Google 2015 Miltä tiimin toiminta näyttää kun katalyytit aiheuttavat kitkaa? Apollo syndrome: where teams of highly capable individuals perform badly when put together Flow M. Belbin

8 Clear goals, missions and purpose Concentration and focus with a narrow field of view. Effective Performance Feedback Sufficient resources Mental skills training Focus on success, rather than avoidance of failure Balance between ability levels and challenges Engagement, ownership Ryhmäflown edellytykset Yhteistyötä vahvistavat toimintatavat rakentavat luottamusta ja halua tehdä yhdessä paremmin. Se erottaa huipputiimin hyvästä tiimistä.