YHDISTYSKÄYTTÄJIEN KÄYTTÖOHJE

Transkriptio

1 YHDISTYSKÄYTTÄJIEN KÄYTTÖOHJE Kansallinen Kokoomus rp Kansallinen Kokoomus rp. Kansakoulukuja 3 A, 2. krs Helsinki

2 2 (28) SISÄLLYS 1. Kirjautuminen Jäsennumero hukassa Salasana hukassa Tietojen muokkaus Sovellukset Painikkeet Sovelluspainikkeet Toimintopainikkeet Tiedon hakeminen Hakuehdot Valintahaku Raportit Jäsentietojen muokkaus ja jäsenmaksut Hakusivu Tiedot sivu Tietojen muuttaminen Jäsenen erottaminen Jäsenlaskun maksaminen Raportit Jäsenrekisteriote Jäsenlista Exceliin Tilisiirtolomake Yhdistyksen raportit (poiminta-sovellus) Yhdistyksen jäsenluettelo Jäsenluettelo Esimerkkiraportti Jäsenluettelo(PDF) Esimerkkiraportti Jäsenluettelo(kaikki tiedot) Esimerkkiraportti Haettujen jäsenten sähköpostiosoitteet Esimerkkiraportti Osoitetarrat 3*8 Esimerkkiraportti Jäsenten ansiomerkit Yhdistyksestä eronneet Eronneet-lista Yhdistykseen liittyneet Liittyneiden lista Esimerkkiraportti Avoimet jäsenmaksulaskut Tilisiirtolomake Esimerkkiraportti Yhdistyksen jäsenmaksutilanne, maksamattomat Jäsenmaksutilanne, maksamattomat Esimerkkiraportti Jäsenmaksutilanne, maksamattomat Esimerkkiraportti Yhdistyksen jäsenmaksutilanne, maksaneet Merkkipäivät (pyöreitä vuosia täyttävät) Merkkipäivät, pyöreitä vuosia täyttävät Esimerkkiraportti Merkkipäivät, pyöreitä vuosia täyttävät (osoite mukana) Esimerkkiraportti Yhdistyksen jäsenmaksutilitykset Tilityksen erittely Esimerkkiraportti Tilitysten kokonaissummat Esimerkkiraportti Yhdistyksen toimihenkilöt Yhdistyksen tiedot Yhdistyksen tietojen muokkaus Yhdistyksen pankkiyhteystiedot Yhdistyksen jäsentilasto...28

3 3 (28) Yhdistyskäyttäjien käyttöohje 1. Kirjautuminen Kirjautuminen tapahtuu menemällä osoitteeseen: Siellä sivun oikeasta yläreunassa löytyy linkki Jäsensivut. Tästä linkistä pääsee kirjautumissivulle. Syötä jäsennumerosi sekä salasanasi ja kirjaudu Jäsennumero hukassa Mikäli et tiedä jäsennumeroasi, ota yhteyttä jäsenpalveluun.

4 4 (28) 1.2. Salasana hukassa Mikäli et muista salasanaa voi tilata uuden salasanan. Syötä jäsennumerosi ja kokoomukselle antamasi sähköposti. Jos tiedot täsmäävät jäsenrekisterin tietoihin saat paluuviestinä sähköpostiosoitteeseesi uuden salasanan Tietojen muokkaus Tietojen muokkaukseen pääsee jäsensivujen kohdasta Tietojen muokkaus. Siirry kohtaan Siirry tietojen muokkaukseen >>>.

5 5 (28) 2. Sovellukset Ohjelmisto on jaettu eri sovelluksiin käyttötarkoituksen mukaan: Jäsentietojen muokkaus ja jäsenmaksut Jäsenyhteystietojen hallintaa varten Yhdistyksen raportit Raportointia varten Yhdistyksen tietojen muokkaus Yhdistyksen tietojen päivittämistä varten 2.1. Painikkeet Sovelluspainikkeet Ikkunan yläreunassa näkyvät painikkeet, joilla vaihdetaan sovellusta Toimintopainikkeet Tietojen haku painike Hakukentät tietojen hakemiseen Valitse haluamasi raportti Raportin tulostus Raportin voi myös ladata zip-tiedostona. Hae-painike käynnistää haun selaussivulla. Tätä voi käyttää myös taulun virkistämiseen silloin, kun päivitetyt tiedot eivät jostain syystä näy lomakesivulla tallentamisen jälkeen. Tietoja voi selailla Edellinen ja Seuraava -painikkeilla; niillä siirrytään hakujoukon edelliseen ja seuraavaan tietueeseen. Siirry päuvutystilaan Edellinen ja Seuraava painikkeet

6 6 (28) Tulosta-painike tulostaa haetun raportin. Talleta muutetut tiedot Peru tekemäsi muutokset Lisää sähköinen yhteystieto Poista sähköinen yhteystieto Kalenterin selausnappi Valintahakunappi

7 7 (28) 2.2. Tiedon hakeminen Sovelluksen käyttö aloitetaan hakemalla tietoja hakusivulle. Jos hakuehtoja ei anneta, hakusivulle tulevat kaikki järjestelmään kirjatut oman yhdistyksen aktiiviset jäsenet. Yleishaku-kentässä voi hakea henkilön nimellä (Sukunimi + Etunimi) tai jäsennumerolla (JäsenNro). Lajittelujärjestys valitaan klikkaamalla hakusivun ylärivissä sitä kenttää, jonka mukaan tiedot halutaan lajitella. (Esimerkiksi Hakunimi, JäsenNro jne.) Hakusivulta lomakesivulle (Tiedot sivu) siirtyminen tapahtuu joko kaksoisklikkaamalla valittua tietoriviä, painamalla valitun rivin kohdalla Enter painiketta tai klikkaamalla hiirellä valitun sivun nimeä ylhäällä Hakuehdot Hakuehto-kenttiin voidaan kirjoittaa tiedot seuraavasti: Nimi-tyyppisiin kenttiin Nimi kokonaan Nimen alkukirjaimet tai alkuosa % korvausmerkki Esimerkiksi %HEINO hakee tietueet, joiden nimessä on jossakin kohdassa heino. =kirjainjono Esimerkiksi =HOP hakee tietueet, joissa tunnus on pelkästään HOP. Ei esimerkiksi HOPE. Numero-tyyppisiin kenttiin Tarkka arvo, esimerkiksi: 2013 Numero tai päivämääräväli. Esimerkiksi (kaksi peräkkäistä viivaa). > < = vertailumerkit Pienempi kuin, esimerkiksi < 100 Suurempi kuin, esimerkiksi > 2000 Yhtä suuri kuin = 100 Päivämäärä pp.kk.vvvv

8 8 (28) Null tyhjä arvo. Hakee kentän jossa ei ole arvoa Not null ei tyhjä arvo. Hakee kentän jossa on arvo Or vaihtoehtoiset arvot, esim. 2 or 3 or 4 tai Valintahaku Joidenkin hakukenttien arvot ovat valittavissa listaltalta. Tällaisen hakukentän reunassa on valintahakupainike. Painiketta klikkaamalla avautuu valintaikkuna, johon joko on annettu valmiiksi hakuehtojen arvot tai arvot haetaan taulukkoon hakuehdoin. Valitaan haluttu vaihtoehto ja hyväksytään se Valitse-painikkeella. Valintaikkuna sulkeutuu samalla. Jos valinta halutaan perua, klikataan Peru. Tämä toiminto sulkee myös valintaikkunan Raportit Sovellusten ylävalikossa on valinta Raportointi. Se sisältää valmiita raportteja. Kuvassa näkyvät Jäsensovelluksessa olevat raportit. Ne ovat tulostettavissa tai ladattavissa zip-tiedostoon kohdassa raportin vaihtoehdot. Huom. Ohjelma tulostaa raportille ne jäsenet jotka on haettu tulosjoukkoon hakuehdoilla. Jos hakuehtoja ei ole annettu, tulostuu kaikki jäsenet joihin käyttäjällä on oikeus.

9 9 (28) 3. Jäsentietojen muokkaus ja jäsenmaksut Sovelluksella käsitellään jäsenten tietoja. Kun sovellus käynnistetään, se hakee automaattisesti kaikki yhdistyksen jäsenet näkyviin Hakusivu Sovelluksen käyttö aloitetaan suorittamalla haku. Kun haku suoritetaan hakukenttien ollessa tyhjänä, saadaan hakujoukkoon näkyville kaikki rekisterissä olevat jäsenet. Hakuehdoilla päästään rajaamaan hakujoukkoja.

10 10 (28) 3.2. Tiedot sivu Valitaan klikkaamalla se jäsen, jonka tietoja halutaan käsitellä. Tiedot sivu avautuu. Sivulla on asiakkaan perustiedot kuten nimi, osoite ja puhelinnumero. Tietoja pääsee muuttamaan klikkaamalla Muokkaa (Päivitä) -painiketta. Muutokset joko tallennetaan klikkaamalla Talleta tai perutaan klikkaamalla Peru. Kentissä, joiden oikealla puolella on Valintahaku-painike, suoritetaan tarkistus (vain tietyt arvot ovat sallittuja).

11 11 (28) Tietojen muuttaminen Tietojen muuttaminen tapahtuu painamalla Muokkaa-painiketta ylävalikosta. Voit muokata kaikki avautuneita kenttiä. Lopuksi talleta tai peru muutokset.

12 12 (28) Jäsenen erottaminen Jäsenen poistaminen tapahtuu Erota jäsen -painikkeella. Ohjelma kysyy vielä eron syyn ja päivämäärän Jäsenlaskun maksaminen Jäsenmaksu näkyvät tiedot sivulla kohdassa Laskut. Voit maksaa laskun normaalisti tulostamalla laskun PDF tiedostona omalle koneellesi kohdasta Lasku PDF-muodossa ja kirjautumalla verkkopankkiin. Tai maksaa sen suoraan verkkomaksuna verkkopankkiin kohdasta Maksa verkkomaksuna. Verkkomaksussa laskun eräpäivää ei voi muuttaa vaan maksun eräpäivä on aina sama kuin maksuhetki. Lisää maksettava summa.

13 13 (28) Pankkivaihtoehtoina Danske Bank, Nordea tai Osuuspankki Raportit Valitsemalla jäsensovelluksen ylävalikosta Raportointi päästään tulostamaan erilaisia raportteja Jäsenrekisteriote Jäsenrekisteriote näyttää kaikki jäsenestä tallennetut tiedot. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki jäsenet. Tämä on se raportti, joka annetaan jäsenelle hänen pyytäessään nähdä, mitä tietoja hänestä on jäsenrekisterissä.

14 14 (28) Jäsenlista Exceliin Raportissa näkyvät Jäsennumero, jäsenen nimi, yhdistystunnus ja nimi, jäsenyysvoimassa, piiri ja liitto. Raportille tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla. Jos haulle ei ole annettu hakuehtoja, raportti näyttää kaikki yhdistyksen jäsenet.

15 15 (28) Tilisiirtolomake

16 16 (28) 4. Yhdistyksen raportit (poiminta-sovellus) Sovelluksen ylävalikosta käynnistetään Poiminta-sovellus. Sillä voidaan ottaa erilaisia yhdistyksen raportteja: 4.1. Yhdistyksen jäsenluettelo Poiminta hakee yhdistyksen jäsenluettelon. Poiminta hakee oletusarvoisesti järjestelmässä näkyvät kaikki yhdistyksen jäsenet. Hakuehdoilla voidaan rajata hakujoukkoja. Poiminnasta voi tulostaa seuraavia raportteja: Jäsenluettelo, Jäsenluettelo(PDF), Jäsenluettelo (kaikki tiedot), Haettujen jäsenten sähköpostiosoitteet ja Osoitetarrat 3*8.

17 17 (28) Jäsenluettelo Esimerkkiraportti Jäsenluettelo(PDF) Esimerkkiraportti Jäsenluettelo(kaikki tiedot) Esimerkkiraportti

18 18 (28) Haettujen jäsenten sähköpostiosoitteet Esimerkkiraportti Osoitetarrat 3*8 Esimerkkiraportti 4.2. Jäsenten ansiomerkit Poiminta hakee ansiomerkin saaneet jäsenet. Poiminta hakee oletusarvoisesti järjestelmässä näkyvät yhdistyksen kaikki ansiomerkin saaneet jäsenet. Hakuehdoilla voidaan rajata hakujoukkoja.

19 19 (28) 4.3. Yhdistyksestä eronneet Poiminta hakee yhdistyksestä eronneet. Oletusarvoisesti hakee kaikki kuluvana vuonna eronneet jäsenet. Hakuehdoilla voidaan rajata hakujoukkoja Eronneet-lista 4.4. Yhdistykseen liittyneet Poiminta hakee yhdistykseen liittyneet. Oletusarvoisesti hakee kaikki kuluvana vuonna liittyneet jäsenet. Hakuehdoilla voidaan rajata hakujoukkoja.

20 20 (28) Liittyneiden lista Esimerkkiraportti 4.5. Avoimet jäsenmaksulaskut Oletuksena poiminta ei hae mitään näkyville vaan haku tapahtuu Hae-painikkeella.

21 21 (28) Tilisiirtolomake Esimerkkiraportti 4.6. Yhdistyksen jäsenmaksutilanne, maksamattomat Poiminta hakee yhdistyksen jäsenmaksun maksamattomat jäsenet. Oletusarvoisesti hakee kaikki maksamattomat jäsenlaskut, jotka ovat jälkeen. Hakuehdoilla voidaan rajata hakujoukkoja.

22 22 (28) Jäsenmaksutilanne, maksamattomat Esimerkkiraportti Jäsenmaksutilanne, maksamattomat Esimerkkiraportti 4.7. Yhdistyksen jäsenmaksutilanne, maksaneet Poiminta hakee yhdistyksen jäsenmaksun maksaneet. Hakuehdoilla voidaan rajata hakujoukkoja.

23 23 (28) 4.8. Merkkipäivät (pyöreitä vuosia täyttävät) Poiminta hakee pyöreitä merkkivuosia täyttävät. Oletusarvoisesti hakee kaikki täyttävät kuluvana vuonna merkkivuosia. Haettavat merkkivuodet ovat: 50, 60, 75, 80, 85, 90, 95, 100 ja kaikki yli 100 vuotta täyttävät. Nimi Käsittää nimestä korkeintaan 32 merkkiä Syntymäpäivä Ehto annetaan mikäli halutaan rajata joukkoa tiettynä aikana syntyneisiin Postinumero Ehto annetaan mikäli halutaan rajata joukkoa tetyllä alueella asuviin Merkkipäivät, pyöreitä vuosia täyttävät Esimerkkiraportti Merkkipäivät, pyöreitä vuosia täyttävät (osoite mukana) Esimerkkiraportti Samat tiedot kuin edellisessä, lisänä osoite. Raporttiin tulostuvat tiedot niistä henkilöistä, jotka on haettu hakuehdoilla.

24 24 (28) 4.9. Yhdistyksen jäsenmaksutilitykset Poiminta hakee yhdistyksen jäsenmaksutilitykset näkyviin. Oletuksena hakee vuoden 2013 jäsenmaksulaskujen tilitykset. Hakeuehtoja voi täydentää vuodella ja tilityspäivällä Tilityksen erittely Esimerkkiraportti Tilitysten kokonaissummat Esimerkkiraportti

25 4.10. Yhdistyksen toimihenkilöt Sovellus hakee oletushakuehtojen mukaisen hakujoukon näkyville. Poiminta hakee oletusarvoisesti kaikki yhdistyksen toimihenkilöt. 25 (28) Yhdistyksen tiedot Sovellus hakee yhdistyksen tiedot näkyville.

26 26 (28) 5. Yhdistyksen tietojen muokkaus Yhdistyssovellus käynnistetään ylävalikosta:

27 27 (28) 5.1. Yhdistyksen pankkiyhteystiedot Yhdistys sovelluksessa voidaan hallinnoida yhdistyksen pankkiyhteystietoja. Yhdistyksen IBAN-tilinumero sekä pankin BIC-koodi pitää olla yhdityksen tiedoissa oikein jotta yhdistykselle voidaan tilittää saapuneista jäsenmaksuista yhdistyksen osuus. Sovelluksessa on myös mahdollista lisätä linkki yhdistyksen www-sivulle.

28 28 (28) 5.2. Yhdistyksen jäsentilasto Yhdistyksen jäsentilaston saa näkyviin kohdasta Jäsentilasto. Sovellus näyttää laskentapäivän mukaisen jäsenmäärän, pääjäsenten määrän ja miesten /naisten määrän. Jäsentilastorivejä on kahdenlaisia: 1. Tyyppi Vuosi Tässä lukumäärässä on mukana kaikki yhdistykseen vuoden vaihteessa merkiktyt jäsenet riippumatta siitä milloin jäsenmaksu on maksettu. 2. Tyyppi Jäsenyysvoimassa Tässä lukumäärässä on mukana kaikki yhdistyksen jäsenet joilla oli vuoden ensimmäisenä päivänä jäsenyys voimassa.