COPYRIGHT SFS. OSITTAINENKIN JULKAISEMINEN TAI KOPIOINTI SALLITTU VAIN SFS:N LUVALLA. TÄTÄ JULKAISUA MYY SUOMEN STANDARDISOIMISLIITTO SFS

Transkriptio

1 SUOMEN STANDARDISOIMISLIITTO SFS SFS-OPAS 12 Suomen Standardisoimisliitto SFS ry Finnish Standards Association SFS painos 1 (145) COPYRIGHT SFS. OSITTAINENKIN JULKAISEMINEN TAI KOPIOINTI SALLITTU VAIN SFS:N LUVALLA. TÄTÄ JULKAISUA MYY SUOMEN STANDARDISOIMISLIITTO SFS SFS/ICS Ristiriitatapauksissa pätee englanninkielinen teksti. Suomenkielisen käännöksen päivämäärä In case of interpretation disputes the English text applies. Date of translation into Finnish CENIN JA CENELECIN JÄSENJÄRJESTÖJÄ KOSKEVAT KRITEERIT SEKÄ NIIDEN ARVIOINNISSA KÄYTETTÄVÄT PROSESSIT JA ORGANISAATIORAKENNE Guide on membership criteria of CEN and CENELEC and the processes and organizational structure for the assessment of those criteria Tämä julkaisu sisältää eurooppalaisten oppaiden CEN/CLC Guide 20:2013 "Guide on membership criteria of CEN and CENELEC" ja CEN/CLC Guide 22:2012 "Guide on the organisational structure and processes for the assessment of the membership criteria of CEN and CENELEC" englanninkieliset tekstit. Julkaisu sisältää myös englanninkielisen tekstin suomenkielisen käännöksen. This publication consists of the English text of the European guides CEN/CLC Guide 20:2013 "Guide on membership criteria of CEN and CENELEC" and CEN/CLC Guide 22:2012 "Guide on the organisational structure and processes for the assessment of the membership criteria of CEN and CENELEC". The publication also contains a Finnish translation of the English text. SFS SFS SUOMEN STANDARDISOIMISLIITTO PL 130, HELSINKI (MALMINKATU 34) PUH , FAKSI Sähköposti: sales@sfs.fi Internet: FINNISH STANDARDS ASSOCIATION P.O.B 130, FI HELSINKI (MALMINKATU 34) TEL , FAX sales@sfs.fi Internet:

2 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 2 Sisällys Sivu CENin ja CENELECin opas 20 CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjä koskevat kriteerit Esipuhe Läpinäkyvyys Työohjelma Uudet kansalliset työkohteet Ehdotusten valmistelu Valmiit julkaisut lopulliset versiot Julkinen lausuntokierrosprosessi: menettelyt Rakenteiden läpinäkyvyys (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Avoimuus ja kehitysnäkökulma Vapaa osallistuminen syrjimättömin perustein kaikkiin standardien laadinnan vaiheisiin Taloudellisesti heikommassa asemassa olevien sidosryhmien sekä yhteiskunnallisten sidosryhmien osallistumista standardien laadintaan edistetään ja helpotetaan, jotta prosessiin osallistuisi useampia sidosryhmiä (kehitysnäkökulma) Periaate sidosryhmien näkökulmien ja mielipiteiden asianmukaisesta edustuksesta teknisissä elimissä Yksi delegaatio edustaa kaikkien kansallisten sidosryhmien muodostamaa konsensusta (yhden delegaation periaate), (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Hallinto (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Puolueettomuus ja konsensusperustaisuus Prosessin puolueettomuus Konsensus Neutraalius, rakenteen puolueettomuus ja riippumattomuus (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Tehokkuus ja tarpeellisuus Toimet, joilla vastataan tehokkaasti lainsäädännön ja markkinoiden tarpeisiin sekä tieteen ja teknologian kehitykseen Standardit eivät saisi vääristää markkinoita, haitata kilpailua tai estää innovaatioita ja teknologian kehitystä Laadukkaita standardijulkaisuja ylläpidetään asianmukaisesti, ja ne ovat helposti asiakkaiden saatavilla Toiminnan johdonmukaisuus Vältetään päällekkäisyyksiä standardisoinnissa eurooppalaisella tasolla (CEN ja CENELEC), Järjestelmän sisäinen johdonmukaisuus (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Vältetään päällekkäisyyksiä standardisoinnissa kansainvälisellä tasolla (ISO, IEC) Johdonmukaisuus toisten järjestelmien kanssa (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Vältetään päällekkäisyyksiä tai ristiriitoja toimialojen välillä, jäsenjärjestön työohjelmassa, julkaistujen standardien kokoelmassa tai kansallisten lakisääteisten vaatimusten kanssa (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Lakisääteisten vaatimusten täydentäminen (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Taloudelliset edellytykset ja vakaus Taloudelliset edellytykset Kansallinen asema ja vastuuvelvollisuus Vakaus: asianmukainen tietotekniikkainfrastruktuuri Vakaus: immateriaalioikeuksien suoja (tekijänoikeudet) ja myyntipolitiikka

3 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 3 Contents CEN-CENELEC GUIDE 20 Guide on membership criteria of CEN and CENELEC Foreword Transparency Work programme New Work Items Draft documents Published deliverables Final Documents Public enquiry process: Procedures Transparency of structures (no explicit requirements in WTO/TBT) Openness and Development Dimension Participation open on a non-discriminatory basis at every stage of standards development To promote and facilitate the participation of weaker economic and societal stakeholders with the objective of ensuring a real multi-stakeholder process in the development of standards (development dimension) Principle of appropriate representation of the stakeholders interests in the Technical Bodies One delegation representing the consensus established by all national stakeholders ( One delegation principle), (no explicit requirements in WTO/TBT) Governance, (no explicit requirements in WTO/TBT) Impartiality and Consensus Impartiality of process Consensus Neutrality of interests, impartiality and independency of structure, (No explicit requirements in WTO/TBT) Effectiveness and Relevance Activities to respond effectively to regulatory and markets needs, as well as to scientific and technological developments Standards should not distort the market, have adverse effects on fair competition, or stifle innovation and technological development High quality standard publications are duly maintained and made easily available to customers Coherence Avoid duplication and overlap with standardization at European level (CEN-CENELEC), Internal coherence within the system (no explicit requirements in WTO/TBT) Avoid duplication and overlap with standardization at international level (ISO, IEC), External coherence with other systems (no explicit requirements in WTO/TBT) Avoid duplication or conflict between sectors, within a Member s work programme or collection of published standards, and with national legal requirements (no explicit requirements in WTO/TBT) Be complementary to legal requirements (no explicit requirements in WTO/TBT) Viability and Stability Financial viability National recognition and accountability Stability: adequate IT Infrastructure Stability: Protection of IPR (Copyright) and commercial policy Page

4 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 4 CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskevat lisäkriteerit Tausta EU:n tai EFTAn jäsenehtojen täyttäminen (kriteerit A & B) Hakijan asema (kriteeri C) Hakemusten käsittely CENissä ja CENELECissä Liitteet Liite 1 Huomioon otettavat asiakirjat Liite 2 Itsearvioinnin tai vertaisarvioinnin tai EN ISO auditointiin yhdistetyn itsearvioinnin raportointilomake (v ) Liite 3 OPASTAVA HUOMAUTUS Tarkistuslistan KRITEERI 6.1 Taloudelliset edellytykset CENin ja CENELECin opas 22 Opas CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjä koskeviin kriteereihin liittyvässä arvioinnissa käytettävästä organisaatiorakenteesta ja prosesseista 1 Soveltamisala Hallinnon periaatteet Jäsenjärjestöjen keskinäisiä suhteita ja niiden seurantaa käsittelevä komitea (MRMC) Toimeksianto Jäsenet Päätökset Hallinnointi CENin ja CENELECin keskussihteeristön tuki Vaihtoehdot Yleistä Itsearviointi Yleistä Jäsenjärjestöjen keskinäisiä suhteita ja niiden seurantaa käsittelevä komitea (MRMC) MRMC-komitean puheenjohtaja Itsearvioinnin ja seurannan tärkeimmät toteutusvaiheet Työkieli EN ISO auditointiin yhdistetty itsearviointi Yleistä EN ISO sertifiointi Sisäisen arvioinnin suorittava ryhmä Itsearvioinnin ja seurannan tärkeimmät toteutusvaiheet Työkieli Vertaisarviointi Yleistä Jäsenjärjestöjen keskinäisiä suhteita ja niiden seurantaa käsittelevä komitea (MRMC) MRMC-komitean puheenjohtaja Arvioijat Arvioijien valinta- ja palkkiokriteerit Arviointiryhmien perustaminen Muutoshakemusmenettely ja valitukset Vertaisarvioinnin ja seurannan tärkeimmät toteutusvaiheet Työkieli Liite A Tiivistelmä organisaatiomallista

5 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 5 Additional Criteria for Organisations applying for membership to CEN and CENELEC Background Capability of becoming a member of EU or EFTA (criteria A & B) Status of the applicant (criterion C) Processing of applications in CEN and CENELEC Annexes Annex 1 Documents to be taken into account Annex 2 [self] or [peer] or [self in combination with EN ISO 9001] Report Template (v ) Annex 3 GUIDANCE NOTE Checklist CRITERION 6.1 Financial Viability CEN-CENELEC GUIDE 22 Guide on the organisational structure and processes for the assessment of the membership criteria of CEN and CENELEC 1 Scope Governance principles Membership Relations and Monitoring Committee Mandate Members Decisions Management CCMC support The options General Self-assessment exercise General Membership Relations and Monitoring Committee Chair of the Membership Relations and Monitoring Committee Main implementation steps of the self-assessment and follow-up Working language Self-assessment exercise integrated with EN ISO 9001 audit General Certification EN ISO Internal assessors team Main implementation steps of the self-assessment and follow-up Working language Peer assessment exercise General Membership Relations and Monitoring Committee Chair of the Membership Relations and Monitoring Committee The assessors Criteria for selection of assessors and remuneration Establishment of the assessors teams Appeal mechanism and complaints Main implementation steps of the peer assessment and follow-up Working language Annex A Summary of the organisational model

6 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 6 CENin ja CENELECin opas 20 CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjä koskevat kriteerit 3. painos, CEN ja CENELEC ovat päättäneet ottaa käyttöön tämän oppaan CENin vuosikokouksen päätöksellä 32/2013 ja CENELECin vuosikokouksen päätöksellä 53/39.

7 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 7 CEN-CENELEC GUIDE 20 Guide on membership criteria of CEN and CENELEC Edition 3, CEN and CENELEC decided to adopt this CEN-CENELEC Guide 20 through CEN AG Resolution 32/2013 and CENELEC Decision AG 53/39 respectively.

8 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 8 Esipuhe Tämä opas täydentää CENin ja CENELECin opasta 22 Opas CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjä koskeviin kriteereihin liittyvässä arvioinnissa käytettävästä organisaatiorakenteesta ja prosesseista, ja sitä olisi käytettävä yhdessä kyseisen julkaisun kanssa. Eurooppa-neuvoston syyskuussa 2008 antamissa päätelmissä standardisoinnista ja innovoinnista kehotettiin kansallisia standardisointielimiä tarkastelemaan yhdessä eurooppalaisten standardisointielinten kanssa vapaaehtoisen vertaisarviointiprosessin toteutettavuutta, jotta toimijoita kannustettaisiin jatkuvasti parempiin tuloksiin ja hyvien käytäntöjen vaihtoon. Myös erityisasiantuntijaryhmän EXPRESSin raportissa kansallisia standardisoimisjärjestöjä kehotettiin jakamaan kokemuksiaan parhaista käytännöistä ja ottamaan tarvittaessa vertaisarviointijärjestelmän käyttöön. Näiden suositusten pohjalta CEN ja CENELEC päättivät yhteistoimin kehittää edelleen eurooppalaisen standardisointijärjestelmän toimivuutta jatkuvan parantamisen avulla. Yksi osa tätä hanketta on tämä CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjen hyväksymä opas, jossa esitetään kriteerit, jotka kaikkien CENin ja CENELECin kansallisten jäsenjärjestöjen pitää jatkuvasti täyttää. Jatkuvien ja järjestelmällisten arviointien avulla luodaan hyödyllinen tietokanta prosessien toimivista ohjaustavoista ja parannetaan näin toimivuutta, tehokkuutta ja monia muita osa-alueita. Näillä toimilla voidaan tukea laatua ja kannattavuutta. Kaikki CENin ja CENELECin sidosryhmät hyötyvät siitä, että jäsenjärjestöt jakavat tätä tietoa. Jäsenjärjestöjä koskevia kriteerejä määritellessään CEN ja CENELEC ovat ottaneet huomioon myös nykyisen eurooppalaisen standardisoimisjärjestelmän keskeiset poliittiset arvot, jotka ovat osoittautuneet olennaisiksi sisämarkkinoiden muotoutumisen ja vahvistamisen sekä Euroopan talouskasvun tukemisen kannalta. CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjä koskevat kriteerit ovat siksi täysin EU:n asetuksen N:o 1025/2012 (25. lokakuuta 2012) mukaisia. Hyväksymällä tämän oppaan CENin ja CENELECin jäsenjärjestöt ovat osoittaneet pyrkivänsä innovatiiviseen toimintatapaan, joka tähtää erinomaisuuteen. Toimintatavalla on kahdenlaisia tavoitteita: toisaalta määritettyjen jäsenyyskriteerien noudattaminen ja toisaalta parhaita käytäntöjä koskevan tiedon jakaminen ja siitä syntyvä vuorovaikutus jäsenjärjestöjen kesken. Tähän oppaaseen hyväksytyt kriteerit perustuvat siihen, että jäsenjärjestöt päättävät itse vapaaehtoisesti noudattaa näitä vaatimuksia. Tämän mallin käyttöönotolla CENin ja CENELECin jäsenjärjestöt pyrkivät ylläpitämään luottamusta ja edistämään jatkuvaa parantamista. CENin ja CENELECin kuusi jäsenyyskriteeriä sekä kolme lisäkriteeriä CENin tai CENELECin jäsenyyttä tavoitteleville organisaatioille CENin tai CENELECin jäsenjärjestön täytyy jatkuvasti täyttää kuusi jäsenyyskriteeriä. CENin ja CENELECin jäsenyyttä hakevien organisaatioiden olisi huomattava, että näihin kuuteen jäsenyyskriteeriin sisältyy myös 9 vanhaa jäsenyyden ehtoa, jotka on lueteltu julkaisussa CEN Guidelines for the accession of Affiliates to CEN national Member status ja CENELECin oppaassa 11 Guidelines for the Accession of Affiliates to Membership of CENELEC. Vanhat jäsenyyden ehdot on sisällytetty tähän oppaaseen seuraavasti: ehto 4 (jäsenmaksujen maksaminen) > kriteeri 6 ehto 5 (CENin ja CENELECin työhön liittyvien tehtävien tehokas hoitaminen) > kriteerit 1, 2 ja 3 ehto 6 (tietotekniikkainfrastruktuuri) > kriteeri 6 ehto 7 (kansallinen vahvistaminen) > kriteerit 1, 4 ja 5 ehto 8 (ilmoitusmenettely) > kriteerit 1 ja 5 ehto 9 (immateriaalioikeuspolitiikka) > kriteeri 6.

9 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 9 Foreword This Guide complements and should be read in conjunction with CEN-CENELEC Guide 22 Guide on the organisational structure and processes for the assessment of the membership criteria of CEN and CENELEC. The European Council Conclusions on standardization and innovation of September 2008 invited the "national standardization bodies, in coordination with European standardization bodies, to examine the feasibility of introducing a voluntary peer assessment process to encourage continuous improvement and exchange of good practice". In addition, the report of the senior level experts group EXPRESS invites National Standards Bodies to share experience of best practices and implement a peer assessment system when relevant. With these recommendations in mind, CEN and CENELEC decided to join forces in an active effort to maintain and strengthen, in continuous improvement, the effectiveness of the European standardization system to achieve excellence. As part of this initiative, CEN and CENELEC Members have agreed on this Guide containing a set of criteria to be fulfilled by all national CEN and CENELEC Members at all times. Through continuous and well-structured assessment, a very useful knowledge base is created on successful handling of processes, which improve effectiveness and efficiency as well as many other aspects. All these together can be included under the concepts of quality and profitability. As a result, all stakeholders of CEN and CENELEC will benefit if Members share this knowledge. In defining the membership criteria, CEN and CENELEC also took into account the core political values of the current European standardization system, which have proved to be essential to the shaping and consolidating of the Single Market and to foster economic growth in Europe. The CEN and CENELEC membership criteria are therefore fully in line with EU Regulation 1025/2012 on European standardisation of 25 October With the adoption of this Guide, CEN and CENELEC Members are definitely engaged towards an innovative approach aiming to excellence, which has two-fold objectives: on the one hand, the compliance of the established criteria for membership and, on the other hand, the sharing of information for the identification of best practices and the associated dialogue among the Members. Finally, the criteria adopted under this Guide are based on a voluntary approach of self-imposed requirements. By implementing this model, CEN and CENELEC Members aim at maintaining confidence and inspiring continuous improvement. The six Criteria for Membership in CEN-CENELEC and the three additional Criteria for candidate organisations to become a Member of CEN-CENELEC A CEN and/or CENELEC Member has to comply with the six Criteria for Membership at all times. As for the candidate organisations to become Members in CEN and CENELEC, it should be noted that the six Criteria for Membership also include the following former 9 Conditions for membership listed in the CEN Guidelines for the accession of Affiliates to CEN National Member status and CENELEC Guide 11 on Guidelines for the Accession of Affiliates to Membership of CENELEC. The former conditions for membership are incorporated in this Guide as follows: Condition 4 (Payment of membership fees) > Criterion 6; Condition 5 (To deal efficiently with CEN-CENELEC work) > Criteria 1, 2 and 3; Condition 6 (IT infrastructure) > Criterion 6; Condition 7 (National implementation) > Criteria 1, 4 and 5; Condition 8 (Notification procedure) > Criteria 1 and 5; Condition 9 (IPR policy) > Criterion 6.

10 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 10 Lisäksi tämän oppaan kriteereihin A, B ja C sisältyvät seuraavat vanhat oppaassa CEN Guidelines ja CENELECin oppaassa 11 esitetyt ehdot: ehto 1 (voimassa oleva Eurooppa-sopimus tai vastaava) ehto 2 (kansallisen järjestelmän vastaavuus EU:n järjestelmän kanssa) ehto 3 (kansallisen standardisoimisjärjestön tunnustettu asema maassaan). Koska nämä vanhat ehdot koskevat erityisesti kansallista ja juridista ympäristöä, jossa jäseneksi hakeva standardisoimisorganisaatio toimii, ne on erotettu kriteereiksi A, B ja C otsikolla CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskevat lisäkriteerit. Koska tähän asiakirjaan on sisällytetty nämä 9 ehtoa julkaisusta CEN Guidelines for the accession ja CENELECin oppaasta 11, tämä opas korvaa nämä asiakirjat 1. tammikuuta 2012 alkaen. Tässä oppaassa termillä jäsenjärjestö tarkoitetaan CENin ja CENELECin tai jommankumman jäsenenä olevaa kansallista standardisoimisjärjestöä termillä CENin tai CENELECin jäsenjärjestö viitataan yhtä lailla kumpaankin organisaatioon.

11 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 11 In addition, Criteria A, B, and C in this Guide incorporate the following former conditions of the 'CEN Guidelines' and CENELEC Guide 11: Condition 1 (Existence of 'Europe Agreement' or equivalent); Condition 2 (Approximation of the national system to that of the EU); Condition 3 (NSB or NC officially recognised in its country). Because these former conditions apply specifically to the national and legal environment in which the candidate standard organisation operates, they have been incorporated in separate Criteria A, B and C, under the heading Additional Criteria for organisation applying for membership to CEN and CENELEC. Following the incorporation in this document of the 9 Conditions from the CEN Guidelines for the accession and CENELEC Guide 11, these documents are replaced by this Guide as of 1 January Please note that in this Guide: The term Member is used to indicate a National Standardization Body or a National Committee Member of CEN and CENELEC or CEN only or CENELEC only. The term CEN-CENELEC Member(s) indicate both communities on an equal basis.

12 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 12 KAIKILTA CENIN JA CENELECIN KANSALLISILTA JÄSENJÄRJESTÖILTÄ EDELLYTETTÄVÄT KRITEERIT 1 Läpinäkyvyys WTO:n TBT-kriteeri Kaiken olennaisen tiedon nykyisistä työohjelmista ehdotuksista standardeiksi, oppaiksi ja suosituksiksi lopputuloksista olisi oltava helposti vähintään kaikkien WTO:n jäsenten alueella toimivien sidosryhmien saatavilla. Menettelyjen olisi oltava sellaisia, että kirjallisten kommenttien esittämiseen on riittävästi aikaa ja mahdollisuuksia. Näistä menettelyistä olisi tiedotettava tehokkaasti. Olennaiset tiedot olisi välitettävä vähintään seuraavien menettelyjen avulla: Julkaistaan ilmoitus niin aikaisessa vaiheessa, että asiasta kiinnostuneet tahot saavat tietää kansainvälisen standardisoimisjärjestön ehdottavan tietyn standardin laatimista ja ehtivät perehtyä asiaan. Lähetetään kansainvälisen standardisoimisjärjestön jäsenille määritellyn menettelyn mukaisesti ilmoitus, jossa on lyhyt kuvaus standardiehdotuksen soveltamisalasta, tavoitteesta ja perusteista. Nämä ilmoitukset on annettava niin aikaisessa vaiheessa, että muutoksia voidaan vielä tehdä ja kommentit voidaan ottaa huomioon. Toimitetaan standardiehdotuksen teksti pyydettäessä nopeasti kansainvälisen standardisoimisjärjestön jäsenille. Varataan vähintään kansainvälisen standardisoimisjärjestön jäsenten alueella toimiville tahoille riittävästi aikaa kirjallisten kommenttien esittämiseen ja otetaan nämä kirjalliset kommentit huomioon standardin valmistelussa. Julkaistaan standardi nopeasti sen kansallisen vahvistamisen jälkeen. Julkaistaan säännöllisesti työohjelma, joka sisältää tietoa valmisteilla olevista ja vahvistettavista standardeista. Läpinäkyvyydellä tarkoitetaan riittävän ja säännöllisesti päivitettävän tiedon saatavuutta hyvissä ajoin, jotta kaikki osapuolet, kuten muut eurooppalaiset sidosryhmät, voivat halutessaan osallistua standardisointiprosessiin. Se tarkoittaa myös sitä, että kaikkien standardisointityöhön aktiivisesti osallistuneiden tahojen lähettämien tekstien, kommenttien, korjausten jne. olisi oltava saatavilla. Menettelyjen olisi oltava sellaisia, että kirjallisten kommenttien esittämiseen on riittävästi aikaa ja mahdollisuuksia. Näistä menettelyistä olisi tiedotettava tehokkaasti. Näiden WTO:n asettamien vähimmäisvaatimusten lisäksi on noudatettava myös vaatimusta jäsenjärjestön teknisten elinten rakennetta ja prosesseja koskevan tiedon avoimuudesta (ks. kohta 1.6). Tämä kriteeri viittaa myös EU:n eurooppalaista standardisointia koskevan asetuksen N:o 1025/2012 vaatimuksiin, jotka liittyvät CENin tai CENELECin jäsenjärjestöjen vuotuisten työohjelmien saatavuuteen (art. 3.2) toimenpidekieltoa koskevaan sääntöön (art. 3.5) kansallisten standardiehdotusten saatavuuteen myös muissa jäsenvaltioissa olevien asianomaisten osapuolten keskuudessa (art. 4.4).

13 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 13 CRITERIA TO BE FULFILLED BY ALL NATIONAL CEN AND CENELEC MEMBERS 1 Transparency WTO/TBT Criterion All essential information regarding current work programmes, as well as proposals for standards, guides and recommendations under consideration, and the final results, should be made easily accessible to at least all interested parties in the territories of at least all WTO Members. Procedures should be established so that adequate time and opportunities are provided for written comments. The information on these procedures should be effectively disseminated. In providing the essential information, the procedures should, at a minimum, include: the publication of a notice at an early appropriate stage, in such a manner as to enable interested parties to become acquainted with it, that the international standardizing body proposes to develop a particular standard; the notification or other communication through established mechanisms to members of the international standardizing body, providing a brief description of the scope of the draft standard, including its objective and rationale. Such communications shall take place at an early appropriate stage, when amendments can still be introduced and comments taken into account; upon request, the prompt provision to members of the international standardizing body of the text of the draft standard; the provision of an adequate period of time for interested parties in the territory of at least all members of the international standardizing body to make comments in writing and take these written comments into account in the further consideration of the standard; the prompt publication of a standard upon adoption; to publish periodically a work programme containing information on the standards currently being prepared and adopted. Transparency implies that sufficient and regularly updated information is easily accessible in due time to allow all parties, including other European stakeholders, to participate in the standardization process if they want to. This should also include access to the contributions of all other parties actively involved in the standardization work. Procedures should be established so that adequate time and opportunities are provided for written comments. Information on these procedures should be effectively disseminated. In addition to those minimum requirements set by WTO, the requirement related to the information on the Member s technical bodies structure and processes is to be included (see item 1.6). This criterion also refers to the requirements under EU Regulation 1025/2012 on European standardisation related to: the availability of the CEN-CENELEC Members annual work programmes (art. 3.2); the standstill rule (art. 3.5); access to draft national standards, also by all relevant parties established in other Member States (art. 4.4).

14 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Työohjelma Mitä tarkoitetaan Asetuksen N:o 1025/2012 artiklan 3 mukaisesti työohjelma julkaistaan kokonaisuudessaan vähintään kerran vuodessa ja asetetaan julkisesti saataville jäsenjärjestön verkkosivuston ja muiden olennaisten julkaisujen kautta. Työohjelmassa on annettava tietoja niistä standardeista ja eurooppalaisista standardisointituotteista, joita jäsenjärjestö aikoo laatia tai muuttaa, joita se on laatimassa tai muuttamassa ja jotka se on edellisen työohjelman kaudella vahvistanut, jollei ole kyse kansainvälisen tai eurooppalaisen standardin identtisestä tai samanarvoisesta käyttöönotosta. Työohjelmassa ilmoitetaan kustakin standardista ja eurooppalaisesta standardisointituotteesta seuraavaa: kohde standardien ja eurooppalaisten standardisointituotteiden laatimisessa saavutettu vaihe mahdollisesti perustaksi otettujen kansainvälisten standardien viitetiedot. On syytä ottaa huomioon myös tietojen päivitystiheys (vähintään kerran vuodessa) julkinen saatavuus ja maksuttomuus yksittäisten teknisten komiteoiden toimintasuunnitelmien saatavuus. Miten tämä voidaan osoittaa Kansallinen vuosittainen työohjelma on joko itsenäinen säännöllisesti ilmestyvä julkaisu tai dynaaminen tietokanta julkaistaan hyvissä ajoin kokonaisuudessaan tai linkkinä kokonaisuuteen jäsenjärjestön verkkosivustolla ilmoitetaan muille jäsenjärjestöille sekä CENin ja CENELECin keskussihteeristölle esitetään lyhyesti jäsenjärjestön säännöllisissä tiedotteissa, uutiskirjeissä tai vuosikertomuksessa. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön verkkosivusto jäsenjärjestön sisäiset säännöt jäsenjärjestön säännölliset tiedotteet, uutiskirjeet tai vuosikertomus ilmoitukset muille jäsenjärjestöille ja CENin ja CENELECin keskussihteeristölle vuosittaisen työohjelmajulkaisun saatavuudesta. 1.2 Uudet kansalliset työkohteet Mitä tarkoitetaan (Tämä on myös jäseneksi liittymisen ehto eli lisäkriteeri B.) Järjestö noudattaa kaikilta osin kansallista standardisointia koskevaa ilmoitusmenettelyä, johon sisältyy kaikkea kansallista standardisointia koskeva toimenpidekielto, ns. standstill, hyväksyttyjen eurooppalaisten työkohteiden alueella. Tämä ehto on myös EU:n asetuksen N:o 1025/2012 artiklan 3.5 mukainen. Uusi työkohde asetetaan julkisesti saataville ja siitä ilmoitetaan vaadittaessa asianmukaisesti, esimerkiksi Euroopan komissiolle, CENille, CENELECille ja muille jäsenjärjestöille. Yksi ilmoitettava tieto on esimerkiksi työkohteen suhde muihin eurooppalaisiin ja kansainvälisiin projekteihin. On syytä ottaa huomioon myös vapaaehtoiset ilmoitukset palvelustandardeista ja muista julkaisuista.

15 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Work programme What is meant? In line with Article 3 of Regulation 1025/2012, the Work Programme is published at least once a year, complete and made publicly available, through the Member s website and other relevant publications. The Work Programme shall contain information on the standards and European standardization deliverables which the Member intends to prepare or amend, which it is preparing or amending and which it has adopted in the period of the preceding work programme, unless these are identical or equivalent transpositions of international or European standards. The Work Programme indicates, in respect of each standard and European standardization deliverable: the subject matter; the stage attained in the development of the standards and European standardization deliverables; the references of any international standards taken as a basis. To be considered also: frequency of information update at least once a year; access public and free of charge; availability of single TCs Business plans. How it can be demonstrated National annual Work Programme is: either a specific periodical publication or a dynamic database; published in due time on, or linked from, the Member s website; notified to the other Members and the CEN-CENELEC Management Centre (CCMC); referenced as information in the Member s periodic bulletins, newsletters or annual report. Existing information/reporting/monitoring: Member s Website; Internal Rules of the Member; the Member s periodic bulletins, newsletters or annual report; notifications to the other Members and CCMC on the availability of the publication of the annual Work Programme. 1.2 New Work Items What is meant? (This is also a condition for accession: i.e. Additional Criterion B). The Member applies in full the notification procedure for national work, which includes a standstill on all national work in the areas of agreed European work. This is also in accordance with EU Regulation 1025/2012 art The New Work Item (NWI) is made publicly available and duly notified when requested, including appropriate information to the European Commission, CEN or CENELEC and to the other Members. Information also includes the relationship of this NWI to other European and/or international projects. To consider also the voluntary notifications of service standards and other deliverables.

16 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 16 Miten tämä voidaan osoittaa a) Uusi työkohde esitellään jäsenjärjestön 1) verkkosivustolla 2) säännöllisissä tiedotteissa ja uutiskirjeissä 3) vuosikertomuksessa. b) Jäsenjärjestön sisäiset säännöt, jotka koskevat ilmoitusmenettelyä koskevaa raportointia ja muita EU:n asetuksen N:o 1025/2012 asettamia vaatimuksia, kuten kaikkea kansallista työtä koskeva toimenpidekielto hyväksyttyjen eurooppalaisten työkohteiden alueella (tämä on myös jäseneksi liittymisen ehto eli lisäkriteeri B). Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: a) ilmoitusmenettelyä koskeva raportointi b) jäsenjärjestön sisäiset säännöt EU:n asetuksen N:o 1025/2012 vaatimusten noudattamisesta c) jäsenjärjestön 1) verkkosivusto 2) säännölliset tiedotteet ja uutiskirjeet 3) vuosikertomus. 1.3 Ehdotusten valmistelu Mitä tarkoitetaan Valmisteluvaiheessa olevat standardit ja muut julkaisut asetetaan saataville siten, että kaikilla standardisointiprosessiin osallistuvilla osapuolilla on mahdollisuus osallistua niiden laadintaan ja kommentoida niitä. EU:n asetuksen N:o 1025/2012 vaatimusten mukaisesti jäsenjärjestöjen on huolehdittava siitä, että kansalliset standardiehdotukset ovat saatavilla siten, että kaikilla asianomaisilla osapuolilla ja erityisesti muissa jäsenvaltioissa toimivilla osapuolilla on mahdollisuus esittää huomautuksia sallittava se, että muut jäsenjärjestöt osallistuvat suunniteltuihin toimiin passiivisesti tai aktiivisesti lähettämällä tarkkailijan. Euroopan komissio sekä eurooppalaiset ja kansalliset jäsenjärjestöt voivat saada käyttöönsä kaikki standardiehdotukset niin pyytäessään, ja niille kerrotaan, kuinka niiden kommentit ehdotuksiin on käsitelty. Kaikki standardisointiprosessiin osallistuvat osapuolet voivat tarkastella maksutta julkiselle lausuntokierrokselle lähetettyjä ehdotuksia. Miten tämä voidaan osoittaa Jäsenjärjestön sisäisissä säännöissä käsitellään tiedottamis-, raportoimis- ja seurantamenettelyitä (ks. myös kohta 1.5). Jäsenjärjestö arvioi säännöllisesti ehdotusten todellista saatavuutta jäsenten keskuudessa. Ehdotusvaiheessa oleva julkaisu on saatavilla jäsenjärjestön verkkosivustolta, tai se välitetään sähköisessä muodossa (esim. PDF-tiedostona, johon on vain lukuoikeudet tai joka on vesileimattu jne.). Muilta jäsenjärjestöiltä ja Euroopan komissiolta saatuihin kommentteihin vastataan 3 kuukauden kuluessa. Jäsenjärjestö varmistaa, että ehdotusvaiheen julkaisut ovat kaikkien asianomaisten osapuolten saatavilla, myös muissa jäsenvaltioissa toimivien.

17 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 17 How it can be demonstrated a) The New Work Item is available via the Member s: 1) website; 2) periodic bulletins & newsletters; 3) annual report; b) The Member s Internal Rules regarding notification reports and other requirements under EU Regulation 1025/2012 including standstill on all national work in the areas of agreed European work. (This is also a condition for accession: i.e. Additional Criterion B.) Existing information/reporting/monitoring: a) notification reports; b) the Member s Internal Rules on implementation of EU Regulation 1025/2012 requirements; c) the Member s: 1) website; 2) periodic bulletins & newsletters; 3) annual report. 1.3 Draft documents What is meant? The draft documents are made available in such a way as to allow all parties participating in the standardization process to make contributions and comments. As requested under EU Regulation 1025/2012 art 4, Members: ensure access to draft national standards in such a way that all relevant parties, in particular those established in other Member States, have the opportunity to submit comments; allow other Members to be involved passively or actively, by sending an observer, in the planned activities. The European Commission and the European and national Members can receive all draft standards on request, and they are kept informed of the action taken on any comments they have made relating to drafts. Access to draft documents under public enquiry by all parties participating in the standardization process is free of charge. How it can be demonstrated the Member s Internal Rules providing information/reporting/monitoring procedures (see also 1.5); the Member s periodic assessment studies on the actual availability of drafts among members; draft document made available via the Member s web platform or its circulation in electronic format (e.g. in pdf format with read-only restrictions, watermarked, etc ); comments from other Members and the European Commission are replied to within 3 months; the Member ensures access to all relevant parties, including those established in other Member States.

18 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 18 Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön tekemät tutkimukset tai raportit ehdotusten saatavuudesta jäsenten keskuudessa jäsenjärjestön sisäiset säännöt sisäiset arviointitoiminnot jäsenjärjestön verkkojärjestelmä sähköisessä muodossa olevat ehdotukset. 1.4 Valmiit julkaisut lopulliset versiot Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestö varmistaa, että valmiit julkaisut, kuten standardit ja muut tekniset julkaisut (esim. CWA-dokumentit), oppaat ja muut olennaiset julkaisut, ovat saatavilla. Samoin jäsenjärjestö varmistaa, että tieto standardin kumoamisesta on saatavilla ja standardien eri painokset ovat jäljitettävissä. Standardit ja muut julkaisut olisi käännettävä kansalliselle kielelle aina kun se katsotaan tarpeelliseksi. Jäsenjärjestö tiedottaa myös ristiriitaisten kansallisten standardien kumoamisesta (ks. myös kriteeri 5 Toiminnan johdonmukaisuus ). Miten tämä voidaan osoittaa a) julkisesti saatavilla (esim. verkkosivustolla) oleva tieto 1) ajantasaisista luetteloista, joissa on julkaistujen standardien otsikot ja soveltamisalat 2) vapaasti saatavilla olevista standardien soveltamisaloista 3) kansalliselle kielelle käännettyjen standardien saatavuudesta 4) standardien kumoamisesta (esimerkiksi standardien jäljitettävyystietojen avulla) 5) ristiriitaisten kansallisten standardien kumoamisesta 6) julkaisujen ostamisesta. b) muut tiedot kestotilauksista, palvelujen päivityksestä, toimitusajoista jne. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: ajantasaiset tilastot EN-standardien kansallisesta vahvistamisesta tilastot standardien kumoamisesta CWA-dokumenttien saatavuus jäsenjärjestön sisäiset säännöt jäsenjärjestön verkkosivusto. 1.5 Julkinen lausuntokierrosprosessi: menettelyt Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestön täytyy varmistaa, että sen käyttämät menettelyt ovat sellaisia, että kirjallisten kommenttien esittämiseen on riittävästi aikaa ja mahdollisuuksia. Lisäksi näistä menettelyistä täytyy tiedottaa sidosryhmille.

19 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 19 Existing information/reporting/monitoring: studies/reports of the Member on the availability of drafts among members; the Member s Internal Rules; internal assessment activities; the Member s web system; draft documents in electronic format. 1.4 Published deliverables Final Documents What is meant? The Member ensures access to the published deliverables, such as standards and other technical deliverables (e.g. CWAs), Guides and other relevant publications. Equally, the Member ensures appropriate information flow about the withdrawal of standards, including a system of traceability of standards. Standards and other deliverables should be translated into the national language whenever it is deemed necessary. The Member also provides information about withdrawal of conflicting national standards (see also Criterion 5 Coherence ). How it can be demonstrated a) information made publicly available (e.g. on the website) on: 1) up to date catalogues with title and scope of the published standards; 2) scope of the standard made freely available; 3) availability of standards translated into the national language; 4) information about the withdrawal of standards, (possibly including a system of traceability of standards); 5) information about withdrawal of conflicting national standards; 6) information on how to buy publications; b) other information on standing orders, update of services, speed of delivery, etc. Existing information/reporting/monitoring: updated statistics about current implementation of ENs; statistics on withdrawal; availability of CWAs; the Member s Internal Rules; the Member s Website. 1.5 Public enquiry process: Procedures What is meant? The Member has to ensure well-established procedures enabling adequate time and opportunities for written comments. Furthermore, information on these procedures is effectively disseminated to stakeholders.

20 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 20 Miten tämä voidaan osoittaa järjestelmällinen tiedottaminen siitä, kuinka julkiselle lausuntokierrokselle ja äänestykseen lähetettyjä ehdotuksia voi kommentoida tieto kommentointiin käytettävissä olevasta ajasta tiedot kommentointitavoista kommenttien jäljitettävyys. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön sisäiset säännöt edellä mainituista toiminnoista tilastot kommenteista julkisen lausuntokierroksen käytäntö ja edellä esitettyjen tietojen antaminen. 1.6 Rakenteiden läpinäkyvyys (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Mitä tarkoitetaan Tämä kriteeri viittaa sellaisen jäsenjärjestön toimittaman yleistiedon saatavuuteen, jonka avulla saadaan hyvä kuva organisaation hallinnosta. Miten tämä voidaan osoittaa Saatavilla on yleistietoa jäsenjärjestön säännöistä ja menettelyistä (esimerkiksi osallistumisen ehdoista, prosesseista, päätöksentekomekanismeista jne.) nykyisistä standardien laatimisen rakenteista (teknisistä komiteoista, työryhmistä jne.) nykyisestä organisaatiorakenteesta, kuten oikeudellisesta asemasta projektien ja prosessien vastuuhenkilöistä (puheenjohtaja, sihteeri, projektipäällikkö jne.) standardisoimisrakenteiden ja -prosessien todellisesta tilanteesta, muun muassa niihin oikeasti osallistuvista sidosryhmistä (esimerkiksi julkinen tai yksityinen sektori, osallistuvat toimialat) jäsenjärjestöstä muuten (rahoitus, hallinto jne.). Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön verkkosivusto sisäiset säännöt vuosikertomus osallistumistilastot.

21 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 21 How it can be demonstrated systematic announcement and information on how to comment on the drafts submitted to public enquiry and votes; indication of the time available for comment; information on how to comment; traceability of comments. Existing information/reporting/monitoring: the Member s Internal Rules regarding the above activities; statistics on comments; actual practice of Public Enquiry and provision of the above information. 1.6 Transparency of structures (no explicit requirements in WTO/TBT) What is meant? This Criterion refers to the availability of general information provided by the Member in order to facilitate a good understanding of the governance of the organisation. How it can be demonstrated Availability of general information about: the Member s rules and procedures (e.g. conditions for access, process, decision mechanisms, etc.); the existing structures for developing standards (TCs, WGs, etc.); the existing corporate structure, including legal status; the persons responsible for the projects and processes (Chair, Secretary, Project Manager, etc.); the 'reality' of the standardization structures and processes by indicating, inter alia, the categories of stakeholder actually involved (e.g. public/private, sectors/branches); other general information about the Member (finance, governance, etc.). Existing information/reporting/monitoring: the Member s website; Internal Rules; annual report; statistics on participation.

22 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 22 2 Avoimuus ja kehitysnäkökulma WTO:n TBT-kriteeri Avoimuus Ainakin WTO:n jäsenmaissa toimivien asianosaisten tahojen olisi päästävä kansainvälisen standardisoimisjärjestön jäseneksi syrjimättömin perustein. Tähän sisältyy mahdollisuus osallistua ilman syrjintää toimintaperiaatteiden laadintaan ja jokaiseen standardien laadintavaiheeseen, kuten uusien työkohteiden ehdottamiseen ja hyväksymiseen tekniseen keskusteluun ehdotuksista ehdotuksia koskevien kommenttien lähettämiseen, jotta ne voidaan ottaa huomioon nykyisten standardien tarkistukseen standardeista äänestämiseen ja niiden hyväksymiseen tiedon saamiseen hyväksytyistä standardeista. Jokaisen kansainvälisen standardisoimisjärjestön jäsenen, erityisesti kehittyvän maan jäsenjärjestön, joka on kiinnostunut tietystä standardisoimistyöstä, olisi saatava mielekkäitä mahdollisuuksia osallistua kaikkiin standardin laadinnan vaiheisiin. On huomattava, että WTO:n jäsenen alueella toimivien standardisointitahojen, jotka ovat hyväksyneet WTO:n TBT-sopimuksen liitteessä 3 esitetyt standardien laatimista, hyväksymistä ja soveltamista koskevat menettelyohjeet, osallistuminen tiettyyn kansainväliseen standardisoimistyöhön tapahtuu mahdollisuuksien mukaan yhden kaikkia niitä alueen standardisointitahoja edustavan delegaation kautta, jotka ovat hyväksyneet tai aikoneet hyväksyä standardeja aiheesta, johon kansainvälinen standardisoimistyö liittyy. Tämä kuvaa sitä, kuinka tärkeää on osallistua kansainväliseen standardisointiprosessiin niin, että kaikki oleelliset näkökulmat ja mielipiteet otetaan huomioon. Kehitysnäkökulma Kehittyvien maiden rajoitteet, erityisesti standardien laadintaan osallistumisen suhteen, olisi otettava huomioon standardien laadintaprosessissa. Olisi selvitettävä konkreettisia tapoja helpottaa kehittyvien maiden osallistumista kansainvälisten standardien laadintaan. Koska kansainvälisen standardisointiprosessin pitäisi olla puolueeton ja avoin, on huolehdittava, että kehittyvät maat eivät käytännössä jää prosessin ulkopuolelle. Jotta kehittyvien maiden osallistumista saadaan lisättyä, voi olla tarpeen tarjota teknistä apua TBT-sopimuksen 11. artiklan mukaisesti. On tärkeää, että kansainväliset standardisoimisjärjestöt pystyvät auttamaan valmiuksien kehittämisessä sekä tarjoamaan teknistä apua. Nämä kaksi WTO:n kriteeriä, joiden voidaan katsoa olevan täydentäviä, on mukautettu eurooppalaiseen yhteyteen EU:n asetuksen N:o 1025/2012 artiklojen 5 ja 6 mukaisesti. Ne molemmat käsittelevät kaikkien eri sidosryhmäluokkien osallistumista standardisointityöhön. Päällekkäisyyksien välttämiseksi ne on yhdistetty yhdeksi kriteeriksi. Avoimuus takaa osallistumisoikeuden osapuolille, joihin kyseinen toiminta vaikuttaa suoraan tai välillisesti. Standardisoimisjärjestöjen kanssa aktiivisesti toimivat osapuolet pystyvät pysymään mukana kaikissa standardisoimistyön vaiheissa. Kansallisella tasolla on tärkeää löytää tasapaino avoimuuden takaavan syrjimättömyyden periaatteen, olennaisten sidosryhmien asianmukaisen edustuksen ja teknisen komitean hallittavissa olevan koon välillä. Lisäksi kaikkien sidosryhmien osallistuminen ei saisi rajoittua vain kansallisiin sidosryhmiin, vaan osallistumisen olisi oltava avointa myös muiden Euroopan maiden kansallisten standardisoimisjärjestöjen sidosryhmille (ks. myös kohta 1.3 ja EU:n asetuksen N:o 1025/2012 artikla 4). Euroopan tasolla jäsenjärjestöjen osallistuminen tiettyyn standardisointityöhön tapahtuu yhden delegaation kautta, joka edustaa kaikkien kansallisten sidosryhmien muodostamaa konsensusta. Kansallisen delegaation periaate kuvastaa sitä, kuinka tärkeää on osallistua eurooppalaiseen standardisointiprosessiin niin, että kaikki oleelliset näkökulmat ja mielipiteet otetaan huomioon kansallisella tasolla. Kehitysnäkökulma CENin ja CENELECin kattama maantieteellinen alue on pienempi kuin kansainvälisillä standardisoimisorganisaatioilla, joten tätä WTO:n kriteeriä on muutettu eurooppalaiseen yhteyteen sopivammaksi. Siksi tässä oppaassa kehitysnäkökulmalla tarkoitetaan sitä, että heikommassa asemassa olevien sidosryhmien osallistumista standardien laadintaan pyritään edistämään ja helpottamaan, jotta voidaan varmistaa, että prosessi käsittää useita sidosryhmiä.

23 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 23 2 Openness and Development Dimension WTO/TBT Criterion Openness Membership of an international standardizing body should be open on a non-discriminatory basis to relevant bodies of at least all WTO Members. This would include openness without discrimination with respect to the participation at the policy development level and at every stage of standards development, such as the: proposal and acceptance of new work items; technical discussion on proposals; submission of comments on drafts in order that they can be taken into account; reviewing existing standards; voting and adoption of standards; dissemination of the adopted standards. Any interested member of the international standardizing body, including especially developing country members, with an interest in a specific standardization activity should be provided with meaningful opportunities to participate at all stages of standard development. It is noted that with respect to standardizing bodies within the territory of a WTO Member that have accepted the Code of Good practice for the Preparation, Adoption and Application for Standards by Standardizing Bodies (Annex 3 of the TBT Agreement), participation in a particular international standardization activity takes place, wherever possible, through one delegation representing all standardizing bodies in the territory that have adopted, or expected to adopt, standards for the subject-matter to which the international standardization activity relates. This illustrates the importance of participation in the international standardizing process accommodating all relevant interests. Development Dimension Constraints on developing countries, in particular, to effectively participate in standards development, should be taken into consideration in the standards development process; tangible ways of facilitating developing countries participation in international standards development should be sought. The impartiality and openness of any international standardization process requires that developing countries are not excluded de facto from the process. With respect to improving participation by developing countries, it may be appropriate to use technical assistance, in line with Article 11 of the TBT Agreement. Provisions for capacity building and technical assistance within international standardizing bodies are important in this context. These two WTO criteria, which may be considered as complementary, have been adapted to the European context also in compliance with EU Regulation 1025/2012, art 5 and art 6. Indeed, both relate to the participation of all categories of stakeholders in the standardization work. This is why they have been grouped into one single Criterion under this Guide in order to avoid duplication. Openness guarantees participation to the parties that are directly or indirectly affected by the activity in question. The parties actively involved in the standardization bodies are able to remain so at all the steps of the standardization work. At a national level, it is important to consider the trade-off between the non-discriminatory approach of openness, the principle of appropriate representation of the stakeholders concerned and the manageable size in the TC. Furthermore, participation of all interested parties should not be limited only to national stakeholders, but also open to NSBs-NCs of other European countries (see also section 1.3 and Article 4 of EU Regulation 1025/2012). At European level, participation of the Members in a particular standardization activity takes place through one delegation representing the consensus established by all national stakeholders. The principle of national delegation reflects the importance of participation in the European standardization process by accommodating all relevant interests at national level. Development dimension Because of the different geographical scope of CEN and CENELEC compared to the international standard organisations, this WTO criterion has been adapted to the European context. Hence, in this Guide the Development dimension is to be interpreted as to promote and facilitate the participation of weaker stakeholders in the development of standards, so as to ensure a real multi-stakeholder-process.

24 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Vapaa osallistuminen syrjimättömin perustein kaikkiin standardien laadinnan vaiheisiin Mitä tarkoitetaan Osallistua voivat kaikki henkilöt tai tahot, joiden edut liittyvät kyseiseen standardisointityöhön, kaikissa standardin laadinnan vaiheissa (eli edustuksellisen vaikuttamisen periaate). Tämä tarkoittaa myös sitä, että jäsenjärjestö antaa EU:n asetuksen 1025/2012 artiklan 4 mukaisesti muiden eurooppalaisten jäsenjärjestöjen kerätä tietoa lähettämällä tarkkailijan mihin tahansa kokoukseen tai muuhun prosessiin liittyvään toimintaan (ks. myös kohta 1.3). Miten tämä voidaan osoittaa osallistumisen sääntömääräiset ehdot (kansallisuus, jäsenyys, osallistumismaksu jne.) edustajaksi pääsemisen ja osallistumisen ehdot (maantieteelliset) syrjimätön (uusien) asiantuntijoiden hyväksymismenettely osallistumistavat (esimerkiksi sidosryhmille tarkoitettujen tietotekniikkatyökalujen käyttäjäystävällisyys) tiedot tai tilastot osallistuvista sidosryhmäluokista, kuten pk-yritykset, yhteiskunnalliset sidosryhmät ja kansalliset viranomaiset. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön sisäiset säännöt teknisen valiokunnan hyväksymät ohjeet asianmukaisesta edustuksesta teknisissä elimissä tietokanta, jossa sidosryhmät on jaoteltu luokkiin. 2.2 Taloudellisesti heikommassa asemassa olevien sidosryhmien sekä yhteiskunnallisten sidosryhmien osallistumista standardien laadintaan edistetään ja helpotetaan, jotta prosessiin osallistuisi useampia sidosryhmiä (kehitysnäkökulma) Mitä tarkoitetaan Kehitysnäkökulma kansallisella tasolla tarkoittaa, että kansallinen järjestelmä pyritään suunnittelemaan siten, että se tukee ja helpottaa heikommassa asemassa olevien sidosryhmien osallistumista standardisointiprosessiin. Tämä tarkoittaa standardisoinnin tunnettuutta edistävää toimintaa ja toimintaperiaatteita sekä muodollisia menettelyjä, joilla tuetaan ja seurataan elinkeinoelämän eri sektoreita (esim. pk-yritykset) ja kansalaisia edustavien sidosryhmien osallistumista. Erityisesti olisi huomattava, että EU:n asetuksen N:o 1025/2012 artiklassa 6 vaaditaan jäsenjärjestöjä edistämään ja helpottamaan pk-yritysten mahdollisuuksia [hyödyntää standardeja ja osallistua standardien laadintaan] esimerkiksi seuraavin tavoin: tuomalla vuotuisissa työohjelmissaan esille erityisesti pk-yritysten kannalta kiinnostavat standardisointihankkeet antamalla pk-yrityksille mahdollisuus osallistua standardisointitoimintaan ilman velvoitetta liittyä kansallisen standardisointielimen jäseneksi antamalla mahdollisuus osallistua standardisointitoimintaan maksutta tai erityishintaan antamalla mahdollisuus tutustua maksutta standardiehdotuksiin ja antamalla verkkosivustoillaan standardien tiivistelmät käyttöön maksutta tarjoamalla standardeja erityishinnoin tai tarjoamalla standardipaketteja alennettuun hintaan. Alueellisella tasolla se tarkoittaa heikommassa asemassa olevien maiden tukemista ja heikommassa asemassa olevien sidosryhmien osallistumisen turvaamista. Niitä voidaan tukea erityisillä alueellisilla rakenteilla. EU:n asetuksessa N:o 1025/2012 myös kehotetaan jäsenjärjestöjä vaihtamaan keskenään tietoa pk-yritysten osallistumista koskevista parhaista käytännöistä. Tämä kriteeri täydentää kriteeriä 2.1.

25 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Participation open on a non-discriminatory basis at every stage of standards development What is meant? Participation is open to any person/entity with an interest in a specific standardization activity and at all stages of the development of a standard (i.e. principle of representative input). This also implies that, in compliance with Article 4 of EU Regulation 1025/2012, the Member allows other European Members to receive information by sending an observer to any meeting or other activity involved in the process (see also section 1.3). How it can be demonstrated statutory conditions for participation (nationality, membership, participation fee, etc.); nomination and access conditions (geographical); non-discriminatory procedure to accept (new) experts; means of access (e.g. user friendliness of the IT tools that have to be used by the stakeholders); information/statistic on the categories of participating stakeholders, including SMEs, societal stakeholders and national authorities. Existing information/reporting/monitoring: the Member s Internal Rules; relevant BT Resolutions about guidance for appropriate representation in technical bodies; database classifying stakeholders. 2.2 To promote and facilitate the participation of weaker economic and societal stakeholders with the objective of ensuring a real multi-stakeholder process in the development of standards (development dimension) What is meant? The Development dimension at a national level concerns seeking to design the national system in such a way that it promotes and facilitates the participation of weaker stakeholder groups in the process of the standardization work. It implies putting in place awareness raising activities, policies as well as formal procedures for encouraging and monitoring the participation of different categories of industry (e.g. SMEs) and societal stakeholders. In particular, it should be noted that EU Regulation 1025/2012, art 6 requests the Members to encourage and facilitate SME access, for instance by: identifying, in the annual work programme, the standardization projects which are of particular interests to SMEs; giving access to standardization activities without obliging SMEs to become a Member of a national standardization body; providing free access or special rates to participate in standardization activities; providing free access to draft standards and making available free of charge on their websites abstracts of standards; applying special rates for the provision of standards or providing bundles of standards at a reduced price. At a regional level, this refers to support for weaker countries and provisions for weaker stakeholder groups, which might be supported by specialised regional structures. The Member is also encouraged by EU Regulation 1025/2012 to exchange best practices concerning SME issues with other Members. This Criterion is complementary to Criterion 2.1.

26 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 26 Miten tämä voidaan osoittaa meneillään olevien hankkeiden (kuten seminaarien, tiedotustilaisuuksien, standardisoinnista kertovien esitteiden, suhdetoiminnan jne.) lukumäärä ja laatu syrjimätön (uusien) asiantuntijoiden hyväksymismenettely tiedot tai tilastot osallistuvista sidosryhmistä, kuten pk-yritykset, yhteiskunnalliset sidosryhmät ja kansalliset viranomaiset. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: tiedot pk-yritysten, kansalaisjärjestöjen jne. osallistumisesta (vrt. kriteeri 2.3) jäsenjärjestön sisäiset säännöt pk-yritysten ja kansalaisia edustavien sidosryhmien pääsystä teknisiin komiteoihin jäsenjärjestön sisäiset säännöt osallistujien äänestysoikeuksista teknisen valiokunnan hyväksymät ohjeet asianmukaisesta edustuksesta teknisissä elimissä tietokanta, jossa sidosryhmät, kuten pk-yritykset, on jaoteltu luokkiin. 2.3 Periaate sidosryhmien näkökulmien ja mielipiteiden asianmukaisesta edustuksesta teknisissä elimissä Mitä tarkoitetaan Tämä kriteeri viittaa eri sidosryhmien osallistumiseen kunkin laadittavana olevan standardin tekemiseen sellaisten CENin tai CENELECin teknisten valiokuntien nykyisten ohjeiden, periaatteiden tai päätösten mukaisesti, jotka liittyvät asianmukaiseen edustukseen teknisissä elimissä. Eri sidosryhmiä ovat esimerkiksi valmistajat, myyjät, käyttäjät, kuluttajaryhmät, testauslaboratoriot, sertifiointielimet, hallitukset, muut viranomaiset ja julkiset toimijat (esim. kauppakamarit), ammattialat, tutkimusorganisaatiot ja yliopistot. Projektin luonteesta riippuen voi olla toivottavaa tai tarpeellista saada mukaan muita sidosryhmiä, jotka edustavat laajemmin yhteiskunnan näkemyksiä ja etuja, sekä turvata sellaisten heikommassa asemassa olevien sidosryhmien osallistuminen, joilla on projektiin liittyviä oikeutettuja näkökulmia ja mielipiteitä. Jäsenjärjestöjen odotetaan tiedostavan kaikkien sidosryhmiensä tarpeet ja näkemykset sekä edistävän kohtuullisin toimin niiden osallistumista. Miten tämä voidaan osoittaa a) Jäsenjärjestöllä on käytössä järjestelmä, jolla 1) tunnistetaan tapauskohtaisesti sidosryhmät, joiden kuuluisi osallistua standardin laadintaan 2) määritellään kullekin CENin tai CENELECin työryhmään nimetylle asiantuntijalle sopiva sidosryhmäluokitus 3) pyritään asianmukaiseen edustukseen teknisissä elimissä 4) nimitetään CENin tai CENELECin teknisiin komiteoihin sellaiset kansalliset delegaatiot, jotka edustavat eri sidosryhmien näkökulmia ja mielipiteitä. b) Jäsenjärjestöllä on käytössä tehokas menettely sidosryhmiltä tulleiden valitusten kirjaamiseen. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: teknisen valiokunnan hyväksymät ohjeet asianmukaisesta edustuksesta teknisissä elimissä jäsenjärjestön sisäiset säännöt tilastot tai tiedot sidosryhmien tekemistä valituksista ja niiden ratkaisemisesta tiedot kansallisiin kokouksiin osallistuvien asiantuntijoiden taustasta.

27 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 27 How it can be demonstrated number and quality of initiatives in place (e.g. seminars, information sessions, promotional documents, PR activities, etc.); non-discriminatory procedure for accepting (new) experts; information/statistics on the categories of participating stakeholders, including SMEs, societal stakeholders and national authorities. Existing information/reporting/monitoring: record of participation of SMEs, NGOs, etc. (cf. Criterion 2.3); the Member s Internal Rules on access to TCs for SMEs and societal stakeholders; the Member s Internal Rules on voting rights of participants; relevant BT Resolutions about guidance for appropriate representation in technical bodies; database classifying stakeholders, including SMEs. 2.3 Principle of appropriate representation of the stakeholders interests in the Technical Bodies What is meant? This criterion refers to the participation of a range of stakeholders appropriate to each standard under development, in accordance with any current guidance, principles or resolution issued by CEN BT and CENELEC BT related to appropriate representation in technical bodies. Examples of identifiable stakeholder groups may include manufacturers, vendors, users, consumer groups, testing laboratories, certification bodies, governments, other public authorities (e.g. Chambers of Commerce), professions, research organisations, and universities. Depending on the nature of the project, it might also be desirable or necessary to involve other stakeholder groups representing wider societal interests, and to make specific provision for the participation of weaker stakeholders who have a legitimate interest in the project. Members are expected to be conscious of the needs and interests of all their stakeholders, and to take reasonable measures to facilitate their participation. How it can be demonstrated a) the Member has a system in place: 1) for identifying, on a case-by-case basis, the interested parties to be involved in the development of a standard; 2) for identifying the stakeholder category appropriate to each expert appointed to a CEN or CENELEC working group; 3) to strive for appropriate representation in the technical bodies; 4) for the appointment of national delegations to a CEN/TC or CENELEC/TC that reflect the different stakeholder interests; b) the Member has an effective mechanism in place to record complaints from stakeholders. Existing information/reporting/monitoring relevant BT Resolutions about guidance for appropriate representation in technical bodies; the Member s Internal Rules; statistics/data on stakeholders complaints received and resolved; data on the origin of the experts attending the national meetings.

28 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Yksi delegaatio edustaa kaikkien kansallisten sidosryhmien muodostamaa konsensusta (yhden delegaation periaate), (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestö pystyy välittämään kansallisen näkökulman eurooppalaiselle tasolle pyrkii saamaan seurantaryhmiin laajan osallistumisen ja monipuolista asiantuntemusta, jotta se pystyy luomaan mielekkään konsensuksen kaikkien kansallisten sidosryhmien välille. Miten tämä voidaan osoittaa a) Jäsenjärjestöllä on käytössä järjestelmä, jolla pystytään keräämään tietoa 1) sen kansallisten seurantaryhmien kokousten lukumäärästä ja niihin osallistuvien asiantuntijoiden lukumäärästä 2) CENin ja CENELECin teknisiin komiteoihin tai työryhmiin osallistuvien asiantuntijoiden lukumäärästä 3) kansallisiin kokouksiin osallistuvien asiantuntijoiden taustasta (ks. myös kohta 2.3 Asianmukainen edustus). b) Jäsenjärjestöllä on aktiivisia seurantaryhmiä, jotka edustavat jäsenjärjestön kotimaalle tärkeitä toimialoja. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön sisäiset säännöt teknisen valiokunnan hyväksymät ohjeet asianmukaisesta edustuksesta teknisissä elimissä tilastot tai tiedot kansallisiin kokouksiin osallistuvista asiantuntijoista. 2.5 Hallinto (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestön olisi varmistettava sidosryhmien riittävä edustus sen tärkeimmissä hallintoelimissä (kuten hallituksessa, lautakunnissa, muissa neuvoa-antavissa elimissä jne.). Miten tämä voidaan osoittaa sidosryhmien todellinen osallistuminen. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön säännöt kansalliset määräykset ja lainsäädäntö vakiintuneet käytännöt.

29 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS One delegation representing the consensus established by all national stakeholders ( One delegation principle), (no explicit requirements in WTO/TBT) What is meant? The Member has the capacity: to convey a national point of view at European level; to strive after a range of participation and depth of expertise in the relevant Technical mirror Committees, so as to be able to create a meaningful consensus among all national stakeholders. How it can be demonstrated a) the Member has in place a system enabling to collect data: 1) on the number of meetings of its national mirror committees, and the number and experts participating in them; 2) on the number of experts participating in CEN and CENELEC TCs/WGs; 3) on the origin of the experts attending the national meetings (see also 2.3 Appropriate Representation ); b) the existence of active Technical mirror Committees covering those strategic national economic sectors of the country of the Member. Existing information/reporting/monitoring: the Member s Internal Rules; relevant BT Resolutions about guidance for appropriate representation in technical bodies; statistics/data on experts attending the national meetings. 2.5 Governance, (no explicit requirements in WTO/TBT) What is meant? The Member should ensure adequate representation of stakeholders in its relevant governing bodies (e.g. Council, Board, other advisory bodies). How it can be demonstrated Actual participation of stakeholders. Existing information/reporting/monitoring: statute of the Member; national regulations/laws; established practices.

30 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 30 3 Puolueettomuus ja konsensusperustaisuus WTO:n TBT-kriteeri Kaikille WTO:n jäsenten kyseeseen tuleville elimille olisi tarjottava mielekkäitä mahdollisuuksia osallistua kansainvälisen standardin laadintaan niin, että standardien laadintaprosessissa ei suosita tiettyjä toimittajia, maita tai alueita. Olisi luotava konsensusmenettelyjä, joilla pyritään ottamaan huomioon kaikkien osapuolten näkökannat ja sovittelemaan mahdolliset ristiriitaiset mielipiteet. Koko standardien laadintaprosessin olisi oltava puolueeton muun muassa seuraavien asioiden osalta: mahdollisuus osallistua työhön kommenttien esittäminen ehdotuksista julkituotujen näkemyksien ja tehtyjen kommenttien käsitteleminen päätöksenteko konsensusperiaatteen mukaisesti tiedon ja asiakirjojen toimittaminen kansainvälisiä standardeja koskevan tiedon välittäminen asiakirjoista veloitetut maksut oikeus vahvistaa kansainväliset standardit alueellisiksi tai kansallisiksi standardeiksi kansainvälisten standardien uudistaminen. Puolueettomuuskriteeri tarkoittaa, että jäsenjärjestöllä on velvollisuus varmistaa, että käytössä olevat prosessit ja menettelyt sekä jäsenjärjestön rakenteet takaavat puolueettoman ja neutraalin perustan standardien laadintatyölle. 3.1 Prosessin puolueettomuus Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestön säännöt antavat kaikille standardisointityöhön aktiivisesti osallistuville sidosryhmille yhtäläisen oikeuden ilmaista mielipiteensä ja saada sen huomioiduksi. Jäsenjärjestön säännöt varmistavat, että kaikki osallistujien ehdotukset, korjaukset ja kommentit otetaan asianmukaisesti huomioon suosimatta tai jättämättä suoralta kädeltä huomiotta yhtäkään niistä. Puolueettomuus tarkoittaa myös kykyä säilyttää riippumaton asema varmistamalla riittävä tasapaino standardisointityöhön liittyvien yksityisten ja julkisten, taloudellisten ja yhteiskunnallisten sekä ympäristöön liittyvien näkökulmien välillä. Miten tämä voidaan osoittaa a) Jäsenjärjestö pystyy antamaan näyttöä seuraavien prosessien puolueettomuudesta: 1) äänestysmenettelyt 2) asianmukaisen edustuksen periaatteen (ks. edellä) toteuttaminen 3) standardisointiprosessiin osallistumistavat (ks. myös kohta 2.3 Asianmukainen edustus) 4) kommentointioikeudet 5) kaikkien kommenttien asianmukainen huomioon ottaminen 6) puheenjohtajien ja sihteerien nimeäminen. b) Puheenjohtajien puolueettomuudesta on olemassa menettelyohje. c) Sihteerien puolueettomuudesta on olemassa menettelyohje.

31 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 31 3 Impartiality and Consensus WTO/TBT Criterion All relevant bodies of WTO Members should be provided with meaningful opportunities to contribute to the elaboration of an international standard so that the standard development process will not give privilege to, or favour the interests of, a particular supplier(s), country(ies) or region(s). Consensus procedures should be established that seek to take into account the view of all parties concerned and to reconcile any conflicting arguments. Impartiality should be accorded throughout the whole standards development process with respect to, among other things: access to participation in work; submission of comments on drafts; consideration of views expressed and comments made; decision-making through consensus; obtaining of information and documents; dissemination of the international standard; fees charged for documents; right to transpose the international standard into a regional or national standard; revision of the international standard. The criterion of Impartiality with regard to a Member should be considered as to be the need to ensure that the processes and procedures in place, as well as the Member s structures, guarantee an impartial and neutral platform for the standards development work. 3.1 Impartiality of process What is meant? The Member s rules grant the same right to any stakeholder actively involved in the standardization work to express his/her opinion and to have it duly taken into account. The Member s rules ensure that all contributions are duly considered without favoring or ignoring a priori any of them. Impartiality also includes the ability to keep an independent position by ensuring the appropriate balance between private and public, economical and societal and environmental interests induced by the standardization work. How it can be demonstrated a) the Member has a system in place to allow evidence of the impartiality of process with regard to: 1) voting processes; 2) implementation of the appropriate representation principle (see above); 3) means of access to the standardization process (see also 2.3 Appropriate Representation ); 4) rights for commenting; 5) due consideration of all comments; 6) nominations of chairs and secretaries; b) existence of a Code of Conduct on impartiality of Chairs; c) existence of a Code of Conduct on impartiality of Secretaries.

32 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 32 Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön sisäiset säännöt jäsenjärjestön hallintaprosessit ja -menettelyt teknisen valiokunnan päätökset asianmukaisesta edustuksesta teknisissä elimissä tilastot tai tiedot sidosryhmien tekemistä valituksista ja niiden ratkaisemisesta. 3.2 Konsensus Mitä tarkoitetaan Standardisointiprosessi on yhteistyö- ja konsensuspohjainen, sillä siinä otetaan huomioon kaikki julkituodut näkemykset ja tuodaan yhteen toisistaan eroavia mielipiteitä. Julkaisun, tai standardisointiprosessin aikana muodostetun kannan, katsotaan olevan konsensusperustainen, jos se perustuu yhteisymmärrykseen, jolle on ominaista, ettei mikään merkittävä eturyhmä ole oleellisissa asioissa kestävin perustein eri mieltä. Konsensus ei merkitse yksimielisyyttä. Miten tämä voidaan osoittaa Jäsenjärjestö pystyy antamaan näyttöä toimivasta ja tehokkaasta valitusmenettelystä ( turvaverkosta ) menettelyistä tai vakiintuneista käytännöistä, joilla pyritään ottamaan huomioon kaikkien osapuolten näkökannat sekä sovittelemaan mahdolliset ristiriitaiset mielipiteet (niissä tapauksissa, joissa teknistä elintä pyydetään ratkaisemaan asia konsensusmenettelyllä) menettelyistä tai vakiintuneista käytännöistä, joilla pyritään varmistamaan, että kaikki asianosaiset tahot ovat tietoisia äänestysoikeudestaan ja äänestysprosessista (niissä tapauksissa, joissa teknistä elintä pyydetään ratkaisemaan asia äänestyksellä). Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön sisäiset säännöt ja menettelyt vakiintuneet käytännöt. 3.3 Neutraalius, rakenteen puolueettomuus ja riippumattomuus (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestö varmistaa neutraaliutensa niiden tahojen etujen ja näkemysten suhteen, jotka laativat standardien sisältöjä. Tämä tarkoittaa, että jäsenjärjestön rakenne on mahdollisimman riippumaton ulkoisista tekijöistä tai sidosryhmistä, jotka voivat vaikuttaa sen puolueettomuuteen. Neutraaliuden takaavat myös riittävät sisäiset prosessit, joiden tarkoitus on varmistaa jäsenjärjestön (konsensusperustaista) teknistä työtä hallinnoivien rakenteiden puolueettomuus. Jäsenjärjestön rakenteiden riippumattoman aseman olisi perustuttava seuraaviin seikkoihin: juridinen riippumattomuus (huolimatta siitä, onko jäsenjärjestö yksityinen tai julkinen toimija tai voittoa tavoittelematon järjestö) taloudellinen riippumattomuus vankkapohjainen hallinto ja organisaatiokäytännöt. Neutraaliudesta puhuttaessa olisi myös huomattava, että Euroopan komission opas yhteisön säännöstön täytäntöönpanoon tarvittavista pääasiallisista hallintorakenteista toukokuulta 2005 (Guide to the Main Administrative Structures required for implementing the Acquis (May 2005)) muistuttaa, että jäsenjärjestön olisi oltava riippumaton.

33 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 33 Existing information/reporting/monitoring: the Member s Internal Rules; the Member s management processes and procedures; BT relevant Decisions about guidance for appropriate representation in technical bodies; statistics/data on stakeholders appeals received and resolved. 3.2 Consensus What is meant? The standardization process is collaborative and consensus-based as it takes into account all views expressed and brings together diverging opinions. A deliverable, or a position taken during the standardization process, are considered to be consensual if they are subject to a general agreement without sustained opposition to substantial issues by any important part of the concerned interests. Consensus does not imply unanimity. How it can be demonstrated The Member has a system in place to allow evidence of: an effective and efficient mechanism of appeal ( safety net ); procedures or established practices that seek to take into account the view of all parties concerned and to reconcile any conflicting arguments (in those cases that the technical body is requested to decide by consensus); procedures or established practices that seek to ensure that all parties concerned are aware of their voting rights and the voting process (in those cases that the technical body is requested to decide by formal vote). Existing information/reporting/monitoring: the Member s Internal Rules and procedures; established practices. 3.3 Neutrality of interests, impartiality and independency of structure, (No explicit requirements in WTO/TBT) What is meant? The Member ensures its neutrality with regard to the interests of those who develop the content of standards. This implies that the Member s structure is as much as possible independent from external factors and/or stakeholders that can have an influence on the impartiality of the Member. Neutrality is also guaranteed by adequate internal processes aimed at ensuring the impartiality of the Member s structures managing the (consensus-based) technical work. The Member s independent structures should be based on the following aspects: legal independence (irrespective of the public, semi-public or private status of the Member); financial independence; robust governance and organisational practices. It should also be noted that, with reference to neutrality, the Guide of the European Commission on the Main administrative structures required for implementing the acquis of May 2005 recalls that the Member should be independent.

34 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 34 Miten tämä voidaan osoittaa Jäsenjärjestön käytäntöjen tarkoituksena on varmistaa sen riippumattomuus ulkoisista sidosryhmistä (mahdollisesti voimassa olevia säännöksiä noudattaen). Jäsenjärjestön hallintokäytännöt. Hajautetut rahoituslähteet. Käytössä on täysin toimiva vapaaehtoisen standardisoinnin oikeudellinen kehys. (Tämä on myös jäseneksi liittymisen ehto eli lisäkriteeri B.) Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön säännöt sisäiset hallintoa koskevat säännöt ja menettelyt tilinpäätösasiakirjat jäsenjärjestön vuosikertomus vakiintuneet ja dokumentoidut käytännöt. 4 Tehokkuus ja tarpeellisuus WTO:n TBT-kriteeri Kansainvälisten standardien täytyy olla tarpeellisia ja vastata tehokkaasti lainsäädännön ja markkinoiden tarpeisiin sekä tieteen ja teknologian kehitykseen eri maissa, jotta ne palvelevat WTO:n jäsenten etuja helpottamalla kansainvälistä kauppaa ja ehkäisemällä tarpeettomia kaupan esteitä. Ne eivät saisi vääristää maailmanlaajuisia markkinoita, haitata kilpailua tai estää innovaatioita ja teknologian kehitystä. Lisäksi ne eivät saisi suosia tiettyjen maiden tai alueiden ominaisuuksia tai vaatimuksia, jos muilla mailla tai alueilla on erilaisia tarpeita tai näkemyksiä. Kansainvälisten standardien vaatimukset olisi mahdollisuuksien mukaan esitettävä ennemmin toimintaan liittyvinä vaatimuksina kuin valmiina ratkaisuina tai kuvaavina ominaisuuksina. Sen takia on tärkeää, että kansainväliset standardisoimisjärjestöt ottavat standardien laadinnassa huomioon olennaiset lainsäädännön tai markkinoiden tarpeet mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan sekä tieteen ja teknologian kehityksen ottavat käyttöön menettelyjä, joiden tarkoitus on tunnistaa ja tarkistaa vanhentuneet, epäsopivat tai eri syistä toimimattomat standardit ottavat käyttöön menettelyjä, joiden tarkoitus on parantaa viestintää Maailman kauppajärjestön WTO:n kanssa. Tarpeellisuuden ja tehokkuuden periaatteet koskevat standardisointityötä, kun taas johdonmukaisuuden periaate koskee itse normatiivisia asiakirjoja. Standardisointityö on tehokasta, kun standardien laadinnassa otetaan huomioon täytettävissä olevat, soveltuvat ja merkitykselliset markkinoiden tai lainsäädännön tarpeet sekä tieteen ja teknologian kehitys. Jäsenjärjestöllä olisi oltava käytössä menettelyjä, joiden tarkoitus on tunnistaa ja tarkistaa vanhentuneet, epäsopivat tai eri syistä toimimattomat standardit. Standardin tarpeellisuuden markkinoille voi osoittaa myös laatimalla soveltuvan arvion kyseisen standardisointiprosessin riskeistä ja mahdollisuuksista. Standardien tarpeellisuuden varmistaa myös standardisointityön tehokkuus eli se, että työprosessit tuottavat odotetut julkaisut asetettujen määräaikojen sisällä ja osallistuvat tahot ovat varautuneet huolehtimaan siihen liittyvistä kustannuksista. Standardien tarpeellisuus ja tehokkuus viittaa myös jäsenjärjestön kykyyn varmistaa, että sekä kansalliset että eurooppalaiset tekniset julkaisut ovat laadukkaita ja ajantasaisia sekä helposti loppukäyttäjien saatavilla.

35 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 35 How it can be demonstrated the Member s practices aimed at ensuring its independence from external stakeholders (possibly in compliance with existing bylaws); the Member s practices on Governance; diversified sources of financing; legal framework for voluntary standardization in place and fully operational (this is also a condition for accession: i.e. Additional Criterion B). Existing information/reporting/monitoring: the Member s Statutes; Internal Rules and procedures on governance; annual accounts; the Member s annual report; established & documented practices. 4 Effectiveness and Relevance WTO/TBT Criterion In order to serve the interests of the WTO membership in facilitating international trade and preventing unnecessary trade barriers, international standards need to be relevant and to effectively respond to regulatory and market needs, as well as scientific and technological developments in various countries. They should not distort the global market, have adverse effects on fair competition, or stifle innovation and technological development. In addition, they should not give preference to the characteristics or requirements of specific countries or regions when different needs or interests exist in other countries or regions. Whenever possible, international standards should be performance based rather than based on design or descriptive characteristics. Accordingly, it is important that international standardizing bodies: take account of relevant regulatory or market needs, as feasible and appropriate, as well as scientific and technological developments in the elaboration of standards; put in place procedures aimed at identifying and reviewing standards that have become obsolete, inappropriate or ineffective for various reasons; put in place procedures aimed at improving communication with the World Trade Organization. The principles of relevance and effectiveness concern the standardization work whereas the principle of coherence concerns the normative documents themselves. The standardization work is effective when it takes into account in the elaboration of standards the feasible, appropriate and relevant market or regulatory needs, as well as scientific and technological developments. The Member should have in place procedures aimed at identifying and reviewing standards that have become obsolete, inappropriate or ineffective for various reasons. An appropriate assessment of the risks and opportunities of standardization process could also be a way of demonstrating the market relevance of the related standard. The relevance of standards is also ensured by an efficient standardization work, i.e. when the working processes produce the expected deliverables within the set deadlines and the parties involved are prepared to meet the associated costs. Relevance and effectiveness of standards also refer to the capacity of the Member to ensure that technical publications, both at national and European level, are of high quality, duly maintained up to date and easily available to the end-users.

36 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Toimet, joilla vastataan tehokkaasti lainsäädännön ja markkinoiden tarpeisiin sekä tieteen ja teknologian kehitykseen Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestöjen odotetaan pystyvän edistämään tehokkaasti standardisointia osallistumalla soveltuviin prosesseihin ja seurantaryhmiin, ottamalla CENin ja CENELECin valmisteluvastuita sekä tuomalla asiantuntemustaan kansallisesti merkittäviin teknisiin komiteoihin. Tähän sisältyy varsinaisen alkuvaiheen standardisointityön lisäksi kattava (monta sidosryhmää tavoittava) julkinen lausuntokierrosmenettely. Miten tämä voidaan osoittaa Jäsenjärjestö pyrkii ennakoimaan sidosryhmien tarpeet ja pitää järjestelmällisesti yhteyttä sidosryhmiin. Projekteille tai ohjelmille laaditaan järjestelmällisesti toimintasuunnitelmat, joissa asetetaan selkeät tavoitteet. Jokaiselle projektille määritellään selkeät tavoitteet ja soveltamisala. Vaikutuksia arvioivia tutkimuksia tehdään aina kun tarpeellista. Toimivat suhteet asiakkaisiin (toimialajärjestöihin tai kauppakamareihin) varmistetaan järjestelmällisesti. Ilmoitetaan niiden kansallisten asiantuntijoiden lukumäärä ja tausta, jotka osallistuvat teknisiin komiteoihin ja työryhmiin (ks. myös kohta 2.3 Asianmukainen edustus). Käytössä on tehokas ja toimiva julkinen lausuntokierrosmenettely. Muita standardin tarpeellisuutta kuvaavia tunnuslukuja tarkastellaan tarpeen mukaan (esimerkiksi tulevia standardeja varten: nykyisten samantapaisten tai samaa aihealuetta käsittelevien standardien myyntilukujen analysointi, standardin myynnin odottamaton lasku jne.). Jäsenjärjestöllä on kaikkien sidosryhmien tunnustama asema. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön ja sen asiakkaiden välistä suhdetta koskevat käytännöt jäsenjärjestön sisäiset säännöt (esimerkiksi kannanottojen ja näkemysten pyytämisestä ja tärkeimpien standardisointikohteiden määrittelemisestä) myyntitilastot sertifiointitilastot jäsenjärjestön panos alueelliseen tai kansainväliseen standardisointiin sihteeristöt seurantaryhmät osallistuvien sidosryhmien lukumäärä kansallisen lainsäädännön tunnustama asema (kansallinen laki tai vastaava ja käytännöt sidosryhmien kanssa). 4.2 Standardit eivät saisi vääristää markkinoita, haitata kilpailua tai estää innovaatioita ja teknologian kehitystä Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestön olisi tarvittaessa varmistettava vaikutusten tai riskien arviointien avulla, että uudet standardit eivät vääristä tai haittaa markkinoita ja kilpailua. Tämä koskee myös standardisointiprosessin juridisia näkökohtia ja läpinäkyvien ja johdonmukaisten toimintaperiaatteiden noudattamista FRAND-ehtoihin (Fair, reasonable and non-discriminatory terms) perustuvan CENin ja CENELECin patenttipolitiikan mukaisesti. Sama koskee tekijänoikeuspolitiikkaa. Jäsenjärjestöjä kehotetaan myös keräämään palautetta sidosryhmiltä ja vaihtamaan tietoja muiden jäsenjärjestöjen kanssa.

37 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Activities to respond effectively to regulatory and markets needs, as well as to scientific and technological developments What is meant? Members are expected to be able to contribute efficiently via appropriate processes and mirror committees, as well as by assuming responsibilities in the work of CEN-CENELEC and, at all times, contributing expertise to the Technical Committees for which its national economy is active. This also includes, after the completion of the initial standardization work, a full (multi-stakeholder) Public Enquiry. How it can be demonstrated a pro-active approach to stakeholders to identify their needs, and a systematic reach-out to stakeholders; systematic use of business plans for projects/programmes which set clear objectives; the objectives and scope of each project are clearly defined; impact assessment studies are made whenever necessary; effective relationships with customers (federations, Chambers of Commerce) systematically ensured; the number and origin of national experts participating in Technical Committees/Working Groups (see also 2.3 Appropriate Representation ) is given; an efficient and effective system of Public Enquiry is in place; other indicators for the relevance of the standard are considered when relevant (e.g. for future standards: analysis of sales figures of existing similar standards or in similar areas; for existing standards: unexpected drop in sales of the standard; etc ); the Member s status is broadly recognised by all stakeholders. Existing information/reporting/monitoring: the Member s practice regarding its relationship with its customers; the Member s Internal Rules (including consultation mechanisms and the definition of standardization priorities); sales statistics; certification statistics; the Member s contribution to regional/international standardization; Secretariats; mirror committees; number of involved stakeholders; national legal recognition (national law or equivalent and practices with stakeholders). 4.2 Standards should not distort the market, have adverse effects on fair competition, or stifle innovation and technological development What is meant? A Member should ensure wherever relevant through impact/risk assessment studies that new standards do not cause distortion or adverse effects on the market and competition. This also concerns the legal aspect of the standardization process and the implementation of a transparent and coherent policy within the CEN-CENELEC system of patent policy based on FRAND conditions. The same applies for the copyright policy. A mechanism for feedback from stakeholders and exchange of information with other Members is also encouraged.

38 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 38 Miten tämä voidaan osoittaa Immateriaalioikeuspolitiikka (FRAND-ehtojen mukaiset patentit ja tekijänoikeudet & tavaramerkkisuoja) ovat linjassa CENin ja CENELECin oppaiden 8 (immateriaalioikeudet), 10 (jakelu- ja myyntipolitiikka) ja 24 (tavaramerkit) kanssa. Käytössä on menettelyjä, joilla varmistetaan palaute sidosryhmiltä, valitusmenettelyjä tai molempia (ks. myös kohta 3.1 Prosessin puolueettomuus). Jäsenjärjestölle tulee vähän tai ei ollenkaan valituksia epäreilusta kilpailusta. Järjestö on tietoinen siitä, mitä standardisoinnista sanotaan Euroopan komission tiedonannossa Suuntaviivat Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 101 artiklan soveltamisesta horisontaalista yhteistyötä koskeviin sopimuksiin vuodelta Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön sisäiset säännöt ja käytännöt standardien myyntiluvut tietyn standardin perusteella myönnettyjen sertifikaattien määrä eurooppalaiseksi tai kansainväliseksi standardiksi hyväksyttyjen kansallisten standardien lukumäärä patentointia koskevat ilmoitukset tiedot epäreilua kilpailua koskevista valituksista. 4.3 Laadukkaita standardijulkaisuja ylläpidetään asianmukaisesti, ja ne ovat helposti asiakkaiden saatavilla Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestön olisi varmistettava, että standardijulkaisujen korkea laatu säilyy, katselmoimalla säännöllisesti ennen julkaisua käytettäviä laaduntarkistusmenettelyjä. Tämä koskee etenkin kansalliselle kielelle käännettyjä standardijulkaisuja. Lisäksi jäsenjärjestön olisi varmistettava, että käytössä on tehokkaita korjaavien toimenpiteiden prosesseja sen varalta, että standardiehdotuksissa ja julkaistuissa standardeissa havaitaan epätarkkuuksia. Standardeja on myös uudistettava, jotta ne säilyvät ajantasaisina markkinoiden tai lainsäädännön tarpeiden muuttuessa ja tieteen ja teknologian kehittyessä. EU:n asetuksen N:o 1025/2012 artiklan 6 kohdan 1 (f) mukaisesti standardien saatavuus loppukäyttäjille tarkoittaa myös sitä, että asiakkaita, etenkin pienistä yrityksistä tai mikroyrityksistä, autetaan hankkimaan tarpeitaan parhaiten vastaavat tärkeimmät julkaisut. Miten tämä voidaan osoittaa käytössä olevat standardien julkaisemiseen ja käännöksiin liittyvät laaduntarkistusmenettelyt sekä asiakaspalautteen vastaanotto- ja käsittelyjärjestelmät käytössä olevat menettelyt, joiden tarkoitus on tunnistaa ja tarkistaa vanhentuneet, epäsopivat tai eri syistä toimimattomat standardit vapaasti asiakkaiden saatavilla olevat standardien soveltamisalat, jotka on laadittu mahdollisimman selkeästi jäsenjärjestön perehtyneisyys CENin ja CENELECin oppaaseen 10 ja sen ohjeiden noudattaminen myyntipolitiikka, kuten standardien tarjoaminen erityishinnoin tai standardipakettien tarjoaminen alennettuun hintaan. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: a) jäsenjärjestön sisäiset säännöt 1) laaduntarkistusmenettelyistä ennen julkaisua, myös kansalliselle kielelle käännettyjen julkaisujen osalta 2) standardien tarkistamisesta ja ylläpidosta b) tiedot julkaisujen toimituksellisista epätarkkuuksista tehdyistä valituksista c) asiakastyytyväisyyskyselyt (standardien soveltamisaloista ja menettelyistä).

39 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 39 How it can be demonstrated IPR Policy (patents on FRAND conditions and copyright & trademark protection) in line with CEN-CENELEC Guide 8 (IPR), Guide 10 (distribution and sales policy) and Guide 24 (trademark); mechanisms in place to ensure stakeholder feedback and/or appeal procedures (see also 3.1 Impartiality of Process ); no (or few) complaints against the Member for unfair competition; knowledge, with regards to standardization, of the European Commission Guidelines on the applicability of Article 101 of the Treaty on the Functioning of the European Union to horizontal co-operation agreements of Existing information/reporting/monitoring: the Member s Internal Rules and practice; figures on sales of standards; volume of certification issued against a particular standard; number of national standards transferred to European/international level; patents declarations; record of complaints against unfair competition. 4.3 High quality standard publications are duly maintained and made easily available to customers What is meant? The Member should ensure that a high quality of the standards deliverables is maintained through periodic review of the quality checking procedures used before publication, especially in the case of standards documents translated into the national language, as well as ensure that efficient processes are in place for corrective actions in case inaccuracies in drafts and published standards are detected. Equally, standards have to be kept updated in order to ensure their relevance in the context of changing market or regulatory needs and new scientific and technological developments. In accordance with art 6 (f) of EU Regulation 1025/2012, the availability of standards to the end-users also implies that customers, especially those from small or microenterprises, are assisted as much as possible in their purchase of the most appropriate and relevant set of publications corresponding to their need. How it can be demonstrated quality check procedures for publication and translation of standards are in place, together with mechanisms for receiving and acting on customer feedback; procedures in place aimed at identifying and reviewing standards that have become obsolete, inappropriate or ineffective for various reasons; scope of standards freely available to customers and drafted as clearly as possible; the Member s knowledge and implementation of CEN-CENELEC Guide 10; commercial practices including special rates for the provision of standards or providing bundles of standards at a reduced price to SMEs. Existing information/reporting/monitoring: a) the Member s Internal Rules on: 1) quality check procedures before publication, including translation into national language; 2) standards review and maintenance; b) record of complaints on editorial inaccuracies in publications; c) customers satisfaction enquiries (scopes of standards & practices).

40 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 40 5 Toiminnan johdonmukaisuus WTO:n TBT-kriteeri Jotta vältetään keskenään ristiriitaisten kansainvälisten standardien laadinta, on tärkeää, että kansainväliset standardisoimisjärjestöt välttävät päällekkäisen työn tekemistä muiden kansainvälisten standardisoimisjärjestöjen kanssa. Kansainvälisten standardisoimisjärjestöjen välisellä yhteistyöllä ja koordinoinnilla on tässä tärkeä osa. Tämän WTO:n kriteerin mukaisesti jäsenjärjestön täytyy varmistaa järjestelmän johdonmukaisuus välttämällä päällekkäistä työtä eurooppalaisten tai kansainvälisten standardisoimisjärjestöjen kanssa. 5.1 Vältetään päällekkäisyyksiä standardisoinnissa eurooppalaisella tasolla (CEN ja CENELEC), Järjestelmän sisäinen johdonmukaisuus (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Mitä tarkoitetaan On tärkeää varmistaa CENin ja CENELECin muodostaman eurooppalaisen järjestelmän johdonmukaisuus keskinäisellä yhteistyöllä ja koordinoinnilla. Siksi jäsenjärjestöjen täytyy varmistaa koordinointi ja yhteistyö standardien laadinnan eri vaiheissa, kuten suunnittelu-, toteutus- ja hyväksymisvaiheessa. EN-standardien kansallinen vahvistaminen on CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjen olennainen tehtävä, kuten CENin ja CENELECin sisäisten sääntöjen osassa 2 määrätään. Kansalliseen vahvistamiseen sisältyy kaksi näkökohtaa: a) kansallisen standardin aseman antaminen EN-standardeille b) mahdollisten ristiriitaisten standardien kumoaminen. Lisäksi EU:n asetuksen N:o 1025/2012 artiklassa 3.6 määrätään, että jäsenjärjestö ei saa yhdenmukaistetun standardin laatimisen aikana tai sen vahvistamisen jälkeen toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa suunniteltuun yhdenmukaistamiseen, eikä varsinkaan julkaista kyseisellä alalla sellaista uutta tai tarkistettua kansallista standardia, joka ei ole täysin olemassa olevan yhdenmukaistetun eurooppalaisen standardin mukainen. Kun uusi yhdenmukaistettu standardi on julkaistu, kaikki sen kanssa ristiriidassa olevat kansalliset standardit on kumottava kohtuullisessa ajassa. Vähintään 80 % EN-standardeista on vahvistettu kansallisiksi standardeiksi, ja jäsenjärjestön on pyrittävä kaikkien standardien vahvistamiseen kohtuullisen ajan kuluessa (esim. yhden vuoden kuluessa). Lisäksi jäsenellä täytyy olla käytössä tehokas kansallista standardisointia koskeva ilmoitusmenettely, johon sisältyy kaikkea kansallista standardisointia koskeva toimenpidekielto hyväksyttyjen eurooppalaisten työkohteiden alueella (ks. myös kohta 1.2). Miten tämä voidaan osoittaa Suunnitteluvaiheen tiedot ovat kaikkien saatavilla (esimerkkinä uusien työkohteiden ilmoituskäytäntö). Eurooppalaisen tason standardisointiohjelmien noudattaminen: jäsenjärjestö ei laadi tai julkaise samasta aiheesta sellaista uutta tai uudistettua kansallista standardia, joka voi vaarantaa eurooppalaisen tason standardisointityön etenemisen (eli toimenpidekielto ). CENin tai CENELECin lopullisen julkaisun hyväksyminen: jäsenjärjestöllä on käytössä järjestelmä, jolla varmistetaan mahdollisten eurooppalaisen standardin tai harmonisointiasiakirjan kanssa ristiriitaisten asiakirjojen kumoaminen kansallisella tasolla CENin ja CENELECin sisäisten sääntöjen mukaisesti. Jäsenjärjestö pyytää mahdollisimman harvoin kansallisia poikkeuksia. (Tämä on myös jäseneksi liittymisen ehto eli lisäkriteeri B.) Jäsenjärjestö on kumonnut ristiriitaiset kansalliset standardit. Jäsenjärjestö on vastaavan kansainvälisen organisaation (ISOn tai IEC:n) jäsen. Jäsenjärjestöllä on vakiintuneet yhteydet muuhun kansalliseen laatuun tai vaatimustenmukaisuuden osoittamiseen liittyvään toimintaan. Vähintään 80 % hyväksytyistä CENin tai CENELECin standardeista on vahvistettu kansallisiksi standardeiksi, ja on vähintäänkin laadittu suunnitelma, jolla loput on tarkoitus vahvistaa kohtuullisen ajan kuluessa.

41 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 41 5 Coherence WTO/TBT Criterion In order to avoid the development of conflicting international standards, it is important that international standardizing bodies avoid duplication of, or overlap with, the work of other international standardizing bodies. In this respect, cooperation and coordination with other relevant international bodies is essential. In the spirit of this WTO criterion, the Member has to ensure coherence of the system by avoiding duplication of or overlap with the work of European or international standardization bodies. 5.1 Avoid duplication and overlap with standardization at European level (CEN-CENELEC), Internal coherence within the system (no explicit requirements in WTO/TBT) What is meant? Cooperation and coordination within the European system of CEN and/or CENELEC is essential to ensure coherence. The Members have therefore to ensure coordination and cooperation at different standardization development stages, such as planning, execution and adoption. An essential duty of the CEN and CENELEC Members is the implementation of ENs, as stipulated in the CEN-CENELEC IR, Part 2. Implementation has two aspects: a) giving the ENs the status of national standards, and; b) withdrawing any conflicting standards. Furthermore, art 3.6 of EU Regulation 1025/2012 stipulates that during the preparation of a harmonised standard or after its approval, the Member does not take any action which could prejudice the harmonisation intended and, in particular, does not publish in the field in question a new or revised national standard which is not completely in line with an existing harmonised standard. After publication of a new harmonised standard, all conflicting national standards have to be withdrawn within a reasonable deadline. As for the implementation of ENs, at least a minimum of 80 % of the CEN and CENELEC acquis is implemented at all time, and the Member must undertake to reach full implementation in a reasonable period (e.g. within one year). Finally, the Member must also have in place an efficient procedure of notification for national work, which includes a standstill on all national work in areas of agreed European work (see also section 1.2). How it can be demonstrated planning stage (e.g. practice of notification of New Work Items) available; execution and implementation of standardization programs at European level: the Member refrains from developing or publishing a new or revised national standard on the same subject that could endanger the progress of the work at European level (i.e. standstill clause); adoption of final deliverable by CEN/ CENELEC: the Member has a system in place that ensures the withdrawal of any document conflicting with the implementation a European standard or Harmonization Document at national level according to the CEN-CENELEC Internal Regulations; the Member s requests for A deviations are kept at the minimum (this is also a condition for accession, i.e. Additional Criterion B); the Member has withdrawn conflicting national standards; the Member has an established membership of the relevant International Organisation (ISO and/or IEC); the Member has an established link with the rest of the national Quality infrastructure; at least a minimum of 80 % of the adopted CEN and CENELEC standards is implemented at national level and, if not, a plan is set to reach the totality in a reasonable timeframe.

42 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 42 Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: kansallinen laki, joka määrää jäsenjärjestön aseman raportit toiminnasta kansainvälisellä tasolla kyseisessä kansainvälisessä organisaatiossa (ISOssa tai IEC:ssä) jäsenjärjestön kansallisiksi vahvistamien julkaisujen virallinen asema jäsenjärjestön sisäiset säännöt tilastot jäsenjärjestön kansallisesti vahvistamista eurooppalaisista ja kansainvälisistä standardeista tilastot jäsenjärjestön kumoamista ristiriitaisista kansallisista standardeista jäsenjärjestön sisäiset säännöt akkreditoinnista, sertifioinnista tai metrologiasta. 5.2 Vältetään päällekkäisyyksiä standardisoinnissa kansainvälisellä tasolla (ISO, IEC) Johdonmukaisuus toisten järjestelmien kanssa (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestö varmistaa, että sen toiminta on Wienin ja Dresdenin sopimusten säännösten ja vakiintuneiden käytäntöjen mukaista. Tämän mukaisesti jäsenjärjestö edistää yhteistyötä ja koordinointia muiden kansainvälisten standardisoimisjärjestöjen kanssa. Miten tämä voidaan osoittaa Järjestöllä on tehtyjen sopimusten mukaista koordinointi- tai yhteistyötoimintaa standardisoimisjärjestöjen kanssa kansainvälisellä tasolla. Järjestö toimii vastaavassa kansainvälisessä organisaatiossa (ISOssa tai IEC:ssä). Järjestö noudattaa sääntöjä, jotka liittyvät sen jäsenyyteen vastaavassa kansainvälisessä organisaatiossa (ISOssa tai IEC:ssä), kuten ISO- tai IEC-standardien kansallinen vahvistaminen tai niihin perustuvien kansallisten standardien julkaiseminen. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön ja muiden asianosaisten järjestöjen väliset sopimukset näiden sopimusten luonne ja sisältö (esim. standardisointityön teettäminen muilla tahoilla) raportit kansainvälisen tason toiminnasta vastaavassa kansainvälisessä standardisoimisjärjestössä (ISOssa tai IEC:ssä) jäsenjärjestön sisäiset säännöt tilastot jäsenjärjestön kansallisesti vahvistamista standardeista (ISOn tai IEC:n standardien kanssa identtisistä tai niihin perustuvista standardeista) tilastot jäsenjärjestön kumoamista standardeista jäsenjärjestön sisäiset säännöt akkreditoinnista, sertifioinnista tai metrologiasta.

43 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 43 Existing information/reporting/monitoring: national law indicating the status of the NSB-NC; reports on activities at international level in the relevant International Organisation (ISO/IEC); formal status of the NSB-NC adopted deliverables; the Member s Internal Rules; the Member s statistics on implementation of European and international standards; the Member s statistics on withdrawal of conflicting national standards; the Member s Internal Rules on accreditation/certification/metrology. 5.2 Avoid duplication and overlap with standardization at international level (ISO, IEC), External coherence with other systems (no explicit requirements in WTO/TBT) What is meant? The Member ensures that its activities are handled in accordance with the provisions and established practices of the Vienna and/or Dresden Agreements respectively. Within this framework, the Member promotes cooperation and coordination with the other relevant international standardization bodies. How it can be demonstrated existing coordination/cooperation activities with standard bodies at international level developed under established agreements; activities at international level in the relevant International Organisation (ISO and IEC); compliance with the provisions coming from the Member s membership of the relevant International Organisation (ISO and IEC), such as in cases of adoption of ISO or IEC standards, or publication of national standards based on them. Existing information/reporting/monitoring: agreements of the Member with other relevant bodies; nature and content of those agreements (e.g. subcontracting of standardization work); reports on activities at international level in the relevant International Standard Organisation (ISO and IEC); the Member s Internal Rules; the Member s implementation statistics (where ENs are identical to/based on ISO and/or IEC standards); the Member s withdrawal statistics; the Member s Internal Rules on accreditation/certification/metrology.

44 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Vältetään päällekkäisyyksiä tai ristiriitoja toimialojen välillä, jäsenjärjestön työohjelmassa, julkaistujen standardien kokoelmassa tai kansallisten lakisääteisten vaatimusten kanssa (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestö varmistaa, että uuden työkohteen ehdotusvaiheessa toimialojen edustajien kanssa tarkistetaan järjestelmällisesti, ettei päällekkäisyyksiä tule. Tämä velvoite perustuu siihen periaatteeseen, että yhdestä aiheesta on vain yksi standardi. Koska standardisointityö saattaa vaikuttaa yhteiskuntapolitiikkaan (esim. markkinavalvontaan), jäsenjärjestön olisi pyrittävä saamaan tärkeimmät julkiset tahot ja viranomaiset mukaan työhön aina tarvittaessa. On myös huomattava, että EU:n asetuksen N:o 1025/2012 artiklassa 7 määrätään, että jäsenvaltioiden on tarvittaessa edistettävä viranomaisten, myös markkinavalvontaviranomaisten, osallistumista kansalliseen standardisointitoimintaan, jonka tarkoituksena on laatia tai tarkistaa komission 10 artiklan mukaisesti pyytämiä standardeja. Siksi jäsenjärjestön rakenteiden ja sääntöjen täytyy antaa näille ja muille yhteistyökumppaneille mahdollisuus osallistua standardisointiin. Tämä kriteeri myös täydentää kriteeriä 1 Läpinäkyvyys. Miten tämä voidaan osoittaa toimialojen edustajien välisten kokousten järjestämisväli jäsenjärjestön teknisten elinten kokoonpano, johon kuuluvat tarvittaessa julkiset tahot ja viranomaiset vakiintuneet yhteydet tärkeimpiin julkisiin tahoihin ja viranomaisiin. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: jäsenjärjestön sisäiset säännöt raportointi yhteyksistä julkisiin tahoihin ja viranomaisiin tiedot tai luettelo jäsenjärjestön teknisten elinten osallistujista. 5.4 Lakisääteisten vaatimusten täydentäminen (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestöllä on käytössä järjestelmä, jolla tunnistetaan standardisoinnin mahdollinen rooli lainsäädännön tukena. Tällöin on myös varmistettava julkisten tahojen ja viranomaisten osallistuminen, etenkin niiden standardien kohdalla, joiden tarkoitus on tukea lainsäädäntöä (esimerkiksi EU:n uuden lähestymistavan mukaisesti). Tämä kriteeri täydentää kriteeriä 5.3 1). Miten tämä voidaan osoittaa Jäsenjärjestöllä on tietojärjestelmä standardien ja kansallisen lainsäädännön välisistä yhteyksistä. Jäsenjärjestön teknisten elinten kokoonpano, johon kuuluvat tarvittaessa julkiset tahot ja viranomaiset. Vakiintuneet yhteydet tärkeimpiin julkisiin tahoihin ja viranomaisiin. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: tietokanta lainsäädännön viitteistä standardeihin jäsenjärjestön sisäiset säännöt tiedot tai luettelo jäsenjärjestön teknisten elinten osallistujista. 1) On myös huomattava, että EU:n asetuksen N:o 1025/2012 artiklassa 7 määrätään, että jäsenvaltioiden on tarvittaessa edistettävä viranomaisten, myös markkinavalvontaviranomaisten, osallistumista kansalliseen standardisointitoimintaan, jonka tarkoituksena on laatia tai tarkistaa komission 10 artiklan mukaisesti pyytämiä standardeja.

45 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Avoid duplication or conflict between sectors, within a Member s work programme or collection of published standards, and with national legal requirements (no explicit requirements in WTO/TBT) What is meant? The Member ensures a systematic check with sector representatives to avoid risk of duplications when a New Work Item is proposed. This obligation reflects the principle of one topic one standard. Considering that some standardization activity may have impact at public policy level (e.g. market surveillance activities), the Member should seek the involvement of the relevant public bodies and officials whenever necessary. This taking also into account art. 7 of EU Regulation 1025/2012, which asks the EU national governments to encourage, where appropriate, participation of public authorities, including market surveillance authorities, in national standardization activities aimed at the development or revision of harmonised standards. Consequently, the Member s structures and rules have to be open to these and other partners and to provide the possibility for them to participate. This Criterion is also complementary to Criterion 1 Transparency. How it can be demonstrated frequency of meetings between sectors representatives; composition in the Member s technical bodies, including public bodies and officials when relevant; established contacts with the relevant public bodies and officials. Existing information/reporting/monitoring: the Member s internal rules; reporting on contacts with public bodies and officials; data/lists of participants of the Member s technical bodies. 5.4 Be complementary to legal requirements (no explicit requirements in WTO/TBT) What is meant? The Member has in place a system that allows identification of the possible role of standardization in support of legislation. In this context, the involvement of public bodies and officials is also to be ensured, especially in case of those standards that are aimed at supporting legislation (e.g. in New Approach area); this Criterion is complementary to Criterion 5.3 1). How it can be demonstrated the Member has an information system in place concerning the links between standards and national legislation; composition of the Member s technical bodies, including public bodies and officials when relevant; established contacts with the relevant public bodies and officials. Existing information/reporting/monitoring: database of references to standards; the Member s internal rules; data/lists of participants in the Member s technical bodies. 1) To note also that art 7 of EU Regulation 1025/2012 stipulates that Member States shall, where appropriate, encourage participation of public authorities, including market surveillance authorities, in national standardisation activities aimed at the development or revision of standards requested by the Commission in accordance with Article 10.

46 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 46 6 Taloudelliset edellytykset ja vakaus CENin ja CENELECin kriteeri Kansallisilla jäsenjärjestöillä on keskeinen rooli eurooppalaisessa standardisointijärjestelmässä ja kansallisella tasolla. Niiden odotetaan täyttävän tehtävänsä ja pysyvän osana järjestelmää myös taloudellisesti epävakaina aikoina. Tämän periaatteen mukaisesti jäsenjärjestön täytyy täyttää jäsenyytensä taloudelliset velvoitteet, mutta lisäksi edellytetään, että jäsenjärjestö varmistaa taloudelliset edellytyksensä ja juridisen vakautensa pitkällä aikavälillä. On myös tarpeen muistaa CENin ja CENELECin vaatimukset riittävästä (asiaa käsittelevien oppaiden mukaisesta) immateriaalioikeuspolitiikasta sekä varmistaa infrastruktuurin luotettavuus ja henkilöstön pätevyys. Tämän kriteerin peruslähtökohta on, että jäsenjärjestöllä on jäsenvaltion virallisesti tunnustama asema. 6.1 Taloudelliset edellytykset Mitä tarkoitetaan Jäsenjärjestö voi olla joko julkisen tai yksityisen sektorin organisaatio tai näiden kahden yhdistelmä. Jäsenjärjestön oikeudellisesta asemasta riippumatta sen kyky maksaa vuosittainen jäsenmaksu ilman EU:n tai EFTAn väliintuloa on yksi jäsenyyden ehdoista. Tästä seuraa se, että taloudelliset edellytykset ovat jäsenyyden ennakkoehto, jotta voidaan varmistaa standardisointityön tulosten korkea laatu pitkällä aikavälillä. Vakaat taloudelliset edellytykset ovat myös välttämättömät, jotta jäsenjärjestö voi täyttää sen kansallisesta erityisroolista johtuvat lakisääteiset velvoitteensa. Miten tämä voidaan osoittaa vuosittaisen jäsenmaksun säännöllinen maksaminen hyvät talouden tunnusluvut. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: vakiomuotoiset tilintarkastuskertomukset jäsenjärjestön tilinpäätökset jäsenjärjestön vuosikertomus tai muut taloustietoja sisältävät julkaisut. 6.2 Kansallinen asema ja vastuuvelvollisuus Mitä tarkoitetaan CENin jäseneksi pääsyn lisäkriteeri C on, että jäsenjärjestö tunnustetaan maansa lainsäädännössä maansa viralliseksi standardisoimisjärjestöksi, kun taas CENELECin jäseneksi pääsyn lisäkriteeri C on, että jäsenjärjestö tunnustetaan maansa lainsäädännössä CENELECin vastuualueilla virallisesti toimivaltaiseksi organisaatioksi. Tämä tarkoittaa, että tunnustetun jäsenjärjestön on varmistettava kaikkina aikoina riittävä fyysinen infrastruktuuri sekä riittävät ja pätevät henkilöresurssit, jotta se voi täyttää tehtävänsä ja velvoitteensa kansallisella ja eurooppalaisella tasolla. Tämä tarkoittaa standardisointityön tehokasta hallintaa kansallisella tasolla aktiivista osallistumista eurooppalaisiin teknisiin elimiin ja hallintoelimiin. Jäsenjärjestöjen täytyy raportoida kansallisesta toiminnasta oikea-aikaisesti, kuten EU:n asetuksessa N:o 1025/2012 vaaditaan.

47 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 47 6 Viability and Stability CEN-CENELEC Criterion National Members play a key role in the European standardization system and at national level. They are expected to fulfill their tasks and remain part of the system even in economically turbulent times. This principle reflects the statutory provisions with regard to membership financial obligations, but also it requires, on a more general basis, the Member to ensure financial viability and legal stability in the long run. In this context it is also necessary to reflect the CEN-CENELEC requirements for having in place adequate IPR policy (in line with the relevant Guides), as well as to ensure a stable infrastructure with qualified staff. Formal governmental recognition is a fundamental aspect of this criterion. 6.1 Financial viability What is meant? The Member may be either a public or private sector organisation, or a combination of the two. Irrespective of its legal status, the capacity by the Member to pay the annual fee without any intervention from the EU and EFTA is one of the conditions for membership. This entails general financial viability being a pre-requisite to membership to ensure the high quality output of the standardization work in the long run. Stable financial viability is also necessary for the fulfillment of the legal obligations arising from the Member s specific role at national level. How it can be demonstrated regular payment of annual membership fee; sound financial figures. Existing information/reporting/monitoring: Unqualified audit reports; the Members financial statements; the Members Annual Report or other publications containing financial data. 6.2 National recognition and accountability What is meant? Additional Criterion C for accession to CEN requests that the Member is formally recognised by law as the official standards body in its country, whereas Additional Criterion C for accession to CENELEC requests that the Member is recognised by law in its country as an organisation officially competent in the areas of CENELEC s areas of competence. Such recognition implies that the Member must ensure at all time an adequate physical infrastructure, as well as adequate and competent human resources, to fulfill its mandate and obligations at national and European level. In this context, the Member s: efficient management of the standardization work at national level, and; active participation in technical and corporate bodies at European level, have to be taken into account. Members must provide timely reporting as requested in article 24 of EU Regulation 1025/2012 related to national activities.

48 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 48 Miten tämä voidaan osoittaa EU:n asetuksen N:o 1025/2012 edellyttämien raporttien toimittaminen CENin ja CENELECin keskussihteeristön saataville infrastruktuurin taso ja saatavuus (toimistot, henkilöstö, tietotekniikkaresurssit jne.) aktiivinen osallistuminen eurooppalaisten teknisten elinten ja hallintoelinten kokouksiin ja toimintaan asianmukainen laadunhallintajärjestelmä. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: kansalliset lait jäsenjärjestön vuosikertomukset CENin ja CENELECin vuosikertomukset jäsenjärjestön prosessit ja menettelyt (ISO sertifiointi, jos on). 6.3 Vakaus: asianmukainen tietotekniikkainfrastruktuuri Mitä tarkoitetaan Perusedellytyksenä on asianmukainen fyysinen infrastruktuuri, johon sisältyy CENin ja CENELECin vaatimusten mukainen toimiva tietotekniikkajärjestelmä, jotta jäsenjärjestö voi täyttää asianmukaisesti jäsenyyden asettamat velvoitteet eurooppalaisella ja kansallisella tasolla. Virallinen osallistuminen CENin ja CENELECin prosesseihin edellyttää, että jäsenjärjestöllä on käytössään kaikkina aikoina riittävä televiestintä- ja tietotekniikkainfrastruktuuri, jotta se voi vastata tehokkaasti suuria tieto- ja asiakirjamääriä käsittävään viestintään CENin ja CENELECin vastaavan järjestelmän kanssa ja osallistua äänestysprosesseihin (kuten sähköiseen äänestykseen). Miten tämä voidaan osoittaa tietotekniikkainfrastruktuurin taso ja saatavuus (toimistot, henkilöstö, tietotekniikkaresurssit jne.) tietotekniikan käyttäjien antama palaute. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: vuosikertomukset tietotekniikkaa koskevat tiedot tai raportit. 6.4 Vakaus: immateriaalioikeuksien suoja (tekijänoikeudet) ja myyntipolitiikka Mitä tarkoitetaan Järjestelmän vakauden takaa immateriaalioikeuksien suojan kaksi tasoa: Kansallisella tasolla: Kansallinen immateriaalioikeuslainsäädäntö ei ole ristiriidassa seuraavissa CENin ja CENELECin julkaisuissa esitettyjen politiikan ja käytäntöjen kanssa: opas 8, joka käsittelee patentteja koskevaa yleistä immateriaalioikeuspolitiikkaa (ja muita keksintöihin perustuvia lakisääteisiä immateriaalioikeuksia) opas 10, joka käsittelee CENin ja CENELECin julkaisujen myyntiä ja jakelua opas 24, joka käsittelee CENin ja CENELECin tavaramerkkien ja verkkotunnusten käyttöä ja suojaa. Maa on allekirjoittanut seuraavat kansainväliset maailman henkisen omaisuuden järjestön WIPO:n (World Intellectual Property Organisation) sopimukset: tavaramerkkien kansainvälistä rekisteröintiä koskeva Madridin pöytäkirja vuodelta 1989 Genevessä, Sveitsissä kirjallisten ja taiteellisten teosten suojaamista koskeva Bernin yleissopimus.

49 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 49 How it can be demonstrated reports requested by the EU Regulation 1025/2012 made available to CCMC; level and availability of infrastructure (offices, staff, IT resources, etc.); active attendance and contributions in Technical and governing bodies at European level; adequate Quality Management System. Existing information/reporting/monitoring: national laws; the Member s annual reports; CEN-CENELEC annual reports; the Member s processes and procedures (ISO 9000 certification, if available). 6.3 Stability: adequate IT Infrastructure What is meant? Adequate physical infrastructure, including a functioning IT system in line with the CEN and CENELEC requirements, is an essential element to respond adequately to the membership obligations at European and national levels. Concerning the formal participation in CEN and CENELEC processes, it is necessary for the Member to be in possession at all time of adequate operational telecommunications and IT infrastructure allowing it to respond efficiently to the high volume of data and document communication within the CEN and CENELEC respective system and to participate in the related voting process (e.g. electronic voting). How it can be demonstrated level and availability of IT infrastructure (offices, staff, IT resources, etc.); feedback from IT users. Existing information/reporting/monitoring: Annual Reports; IT data/reports. 6.4 Stability: Protection of IPR (Copyright) and commercial policy What is meant? The stability of the system is also guaranteed by two levels of IPR protection: At national level: the National legislation on IPR is not conflicting with the established CEN-CENELEC policy and practices under the CEN-CENELEC: Guide 8 on implementation of the Common IPR Policy on Patent (and other statutory intellectual property rights based on inventions); Guide 10 on sales and distribution of CEN and CENELEC publications; Guide 24 on use and protection of the trademarks and domain names of CEN and CENELEC. The country is a signatory member of the following international agreements from the World Intellectual Property Organization (WIPO): The Madrid Protocol of 1989 for the international registration of marks, located in Geneva, Switzerland; The Berne Convention for the Protection of Literary and Artistic Works.

50 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 50 Jäsenjärjestön tasolla: Jäsenjärjestön kaupalliset ja juridiset toimintaperiaatteet ja käytännöt ovat täysin edellä mainittujen CENin ja CENELECin oppaiden 8, 10 ja 24 mukaisia. Miten tämä voidaan osoittaa Immateriaalioikeuskäytännöt ovat CENin ja CENELECin toimintaperiaatteiden ja käytäntöjen sekä oppaiden 8 ja 24 mukaisia. Jäsenjärjestön myyntipolitiikka on CENin ja CENELECin oppaan 10 mukainen. Nykyiset tiedot, raportit tai seuranta: asiaan liittyvät tekijänoikeuslait raportit tai tiedot jäsenjärjestön myyntijärjestelmästä.

51 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 51 At Member level with: The Member s commercial and legal policies and practices are fully in line with the above-mentioned CEN-CENELEC Guides 8,10 and 24. How it can be demonstrated IPR practices in line with CEN-CENELEC policies, and practices and with Guide 8 and Guide 24; the Member s commercial policy is in line with CEN-CENELEC Guide 10. Existing information/reporting/monitoring: relevant copyright laws; reporting/data on the Member s commercial practices.

52 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 52 CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskevat lisäkriteerit Tausta CENin ja CENELECin kuuden jäsenkriteerin täyttäminen katsotaan vaatimukseksi, jota kaikkien CENin ja CENELECin nykyisten ja tulevien jäsenjärjestöjen täytyy kunnioittaa. Jo pelkkä liitännäisjäsenyys antaa laajat mahdollisuudet osallistua CENin ja CENELECin työhön. Täysi jäsenyys tuo lisää oikeuksia (kuten äänestysoikeuden) mutta myös tiukempia velvoitteita. Jotkin näistä velvoitteista koskevat suoraan kansallista jäsenjärjestöehdokasta, mutta muut liittyvät välillisesti sen kansalliseen tilanteeseen, erityisesti kansalliseen teknistä lainsäädäntöä koskevaan lainsäädäntökehykseen. Uusien CENin ja CENELECin kansallisten jäsenjärjestöjen täytyy pysyä mukana CENin ja CENELECin järjestelmän työn tahdissa, jotta ne voivat hyötyä siitä täysin ja jotta ne eivät hidasta CENin ja CENELECin prosessia, jota säätelevät markkinoiden tarpeet. Joka tapauksessa CENin ja CENELECin sekä ehdokasorganisaation tulisi pitää CENin tai CENELECin jäseneksi hakemisen prosessia ehdokasorganisaation kotimaalle tärkeänä askeleena kohti Euroopan sisämarkkinoihin liittymistä. Lisäksi CENin ja CENELECin valmiudet ottaa uusia jäseniä on tärkeää ottaa huomioon, ja uusien jäsenjärjestöjen hyväksyminen ei saa vaarantaa nykyistä järjestelmää. Tämä askel olisi siis otettava oikeaan aikaan tavoiteltaessa EU:n sisämarkkinoihin liittymistä. Siksi ehdokasorganisaation on täytettävä kolme lisäkriteeriä päästäkseen CENin tai CENELECin jäseneksi. CENin säännöstössä esitetyt jäsenyyden vaatimukset CENin säännöstön artiklan 7.1 mukaan kansallinen standardisoimisjärjestö hyväksytään kansalliseksi jäsenjärjestöksi, jos se i) sitoutuu noudattamaan CENin säännöstöä ii) toimittaa kirjallisen jäsenyyshakemuksen iii) hyväksytään vuosikokouksessa yksimielisesti äänestyksellä, jossa äänestävät paikalla tai edustettuina olevat jäsenet ja jossa tyhjiä ääniä ei lasketa mukaan. CENELECin säännöstössä ja sisäisissä säännöissä esitetyt jäsenyyden vaatimukset CENELECin säännöstön artiklassa 7 säädetään, että jäsenjärjestöjä ovat EU:hun tai EFTAan kuuluvien maiden tai niiden jäsenyysehdot täyttävien maiden kansalliset sähkötekniset komiteat. CENELECissä voi olla vain yksi kansallinen jäsenjärjestö kustakin maasta. Kansallinen sähköteknine n komitea voidaan hyväksyä jäsenjärjestöksi, mikäli se sitoutuu noudattamaan CENELECin säännöstössä asetettuja sääntöjä. Tämä tarkoittaa myös kykyä noudattaa CENELECin sisäisten sääntöjen ehtoja ja muita toimintapolitiikkaan liittyviä päätöksiä. Jäsenyyden myöntäminen edellyttää vähintään kahta kolmasosaa läsnä tai edustettuina olleiden jäsenjärjestöjen äänistä. Tyhjiä ääniä ei oteta lukuun. 1 EU:n tai EFTAn jäsenehtojen täyttäminen (kriteerit A & B) Tämä ehto liittyy jo CENin tai CENELECin liitännäisjäseneksi pyrkimiseen. Euroopan komission ja EFTAn sihteeristön näkemystä kysytään aina ennen päätöstä. Täyden jäsenyyden myöntäminen edellyttää kuitenkin lähempää tarkastelua, jossa keskitytään etenkin Euroopan unionin tekemiin aiempiin päätöksiin. Eurooppa-neuvoston kokouksessa Essenissä (1994) on erikseen hyväksytty strategia, jonka mukaisesti valmistellaan EU:n liitännäisjäsenten osallistuminen sisämarkkinoille lähentämällä niiden lainsäädäntöä unionin lainsäädännön (yhteisön säännöstön ) kanssa. Strategiassa korostetaan valmistelevien vaiheiden tärkeyttä sisämarkkinoiden laajentamisessa ehdokasmaihin jäsenyysneuvotteluja varten. Erityisesti mainitaan lainsäädännön, normien ja standardien monimutkainen lähentämisprosessi.

53 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 53 Additional Criteria for Organisations applying for membership to CEN and CENELEC Background The fulfilment of the six CEN-CENELEC Membership Criteria is to be considered as a requirement that all CEN and CENELEC Members, present and future, have to respect at all time. Affiliation already provides conditions for wide voluntary participation in CEN-CENELEC work. Full membership provides further rights (such as voting), but also stringent obligations. Some of these obligations concern directly the candidate National Member itself, but others are indirectly related to its national context, notably the national legislative framework for technical legislation. New CEN and CENELEC national Members must be able to cope with the pace of the work of the CEN-CENELEC system in order to benefit fully from it and not to slow down the progress of CEN and CENELEC, which is governed by market needs. All in all, the process of accession to CEN-CENELEC membership must be seen, by CEN-CENELEC as well as by the candidate organisation, as one of the important steps towards the full participation of the concerned countries in the European Internal Market. Furthermore, CEN and CENELEC's capacities to absorb new Members is an important issue to consider, and the acceptance of new Members must not jeopardize the existing system. This step should therefore be made at the right time in the context of progression towards the EU Internal Market. In this respect the candidate organisation has to fulfil three additional Criteria for accession to CEN and CENELEC. CEN Statutory requirements for membership Article 7.1 of the CEN Statutes foresees that a national standards body is admitted as national Member if it: i) commits itself to comply with the rules set by the Statutes of the association; ii) submits a written application for membership of the association; iii) obtains the unanimous consent of the General Assembly, voting by secret ballot of the members present or represented, an abstention not being counted as a vote. CENELEC Statutory and Internal Regulations requirements for membership Article 7 of the CENELEC Article of Association stipulates that the Members are the National Electrotechnical Committees of EU or EFTA countries or of countries capable of becoming EU or EFTA members. There can only be one CENELEC national Member per country. A National Electrotechnical Committee may be admitted as a Member provided it commits itself to comply with the rules laid down in the Articles of the Association. This also implies the capacity also to comply with the provisions of Internal Regulations, and/or other policy decisions. The granting of membership requires at least two thirds of the votes cast by the Members present or validly represented, abstentions not included. 1 Capability of becoming a member of EU or EFTA (criteria A & B) This Condition is already applied for the consideration of a request for affiliation with CEN-CENELEC. The European Commission and the EFTA Secretariat are systematically consulted on this before decision. However, for the granting of full membership, a closer examination is necessary, notably in the light of existing decisions of the European Union. The European Council meeting in Essen (1994) has in particular approved a strategy to prepare the associated countries for their participation in the Internal Market by aligning their legislation with that of the Union (Community acquis ). This document stresses the importance of preparatory steps for the extension of the Internal Market to candidate countries for the accession negotiations, quoting in particular the complex process of approximation of legislation, norms and standards.

54 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 54 Jotta CENin ja CENELECin täysi jäsenyys voi EU:n politiikan mukaisesti olla merkittävä askel ehdokasmaiden prosessissa EU:n täyttä jäsenyyttä kohden, edellä oleva ehto voidaan tulkita seuraavasti CENin ja CENELECin jäseneksi pääsemisen kannalta: CENin ja CENELECin jäseneksi liittymisen A-kriteerit Ehdokasmaan ja EU:n tai EFTAn välillä täytyy olla Eurooppa-sopimus (tai vastaava), jossa määritellään siirtymäkausi EU:n tai EFTAn jäseneksi. Yleensä täyden jäsenyyden hakemus voidaan ottaa harkintaan vain, jos kyseiselle maalle on määritelty tavoiteaikataulu EU:hun tai EFTAan liittymiselle. CENin ja CENELECin jäseneksi liittymisen B-kriteerit Kansallisen järjestelmän lähentymisprosessin EU:n tai EFTAn kanssa täytyy olla siinä vaiheessa, että vapaaehtoista standardisointia koskeva lainsäädäntökehys on olemassa ja täysin toimiva aiempi tekninen lainsäädäntö, joka salli eurooppalaisten standardien kanssa ristiriitaisten teknisten sääntöjen hyväksymisen (tai säilyttämisen), minkä takia jäsenjärjestö ei pystynyt vahvistamaan kaikkia EN-standardeja kansallisiksi standardeiksi tai joutui pyytämään järjestelmällisesti A-poikkeamia, on kumottu suurimmilta osin tai muutettu siten, että EN-standardeilla on sama rooli markkinoilla kuin niillä on EU:n sisämarkkinoilla. Teknisen lainsäädännön tärkeimpien kokonaisuuksien lähentäminen EU:ssa ja Euroopan talousalueella voimassa olevien direktiivien kanssa tai Sveitsin vastaavan lainsäädännön kanssa on ensisijainen tapa saavuttaa tämä tulos standardisoimistyötä koskevaa EU:n asetusta N:o 1025/2012 noudatetaan täysin. 2 Hakijan asema (kriteeri C) CENin ja CENELECin jäseneksi liittymisen C-kriteerit Ehdokasorganisaatio tunnustetaan maassaan viralliseksi standardisoimisjärjestöksi, joka on toimivaltainen kaikilla CENin omilla toimialueilla (jotka kattavat kaikki toimialat lukuun ottamatta CENELECin ja ETSIn vastuualueita). tai Ehdokasorganisaatio tunnustetaan maassaan toimivaltaiseksi kaikilla CENELECin omilla vastuualueilla. Kansallista standardisoimisjärjestöä koskevan lainsäädännön täytyy olla yhteensopiva CENin tai CENELECin edustaman vapaaehtoisen standardisoinnin organisaatiomallin kanssa. 3 Hakemusten käsittely CENissä ja CENELECissä Virallinen hakemuskirje on osoitettava CENille, CENELECille tai molemmille. Tässä kirjeessä on oltava tarvittava näyttö, ja sen mukaan on liitettävä tässä asiakirjassa esitettyihin kohtiin liittyvä lisäaineisto (josta käy ilmi vaatimustenmukaisuus etenkin edellä esitettyjen kriteerien kanssa). Kun CENin ja CENELECin yhteinen pääsihteeri on vastaanottanut aineiston ja kirjeen, hän antaa CENin ja CENELECin puheenjohtajien ja varapuheenjohtajien kanssa neuvoteltuaan riippumattomien asiantuntijoiden tehtäväksi käydä läpi asiakirjat ja laatia raportin jäsenyyden ehtojen täyttymisestä. Myös Euroopan komission ja EFTAn sihteeristöjen näkemyksiä kysytään. Lisäksi pyydetään näkemyksiä muilta eurooppalaisilta standardisoimisjärjestöiltä (etenkin painotetusta äänimäärästä). Edellä kuvattujen vaiheiden tulosten perusteella aloitetaan neuvottelut CENin ja CENELECin keskussihteeristön ja ehdokasorganisaation välillä jäseneksi pääsemisen ehdoista sekä etenkin ajankohdista ja painotetusta äänimäärästä. Täydennetyt tiedot toimitetaan CENin tai CENELECin hallitukselle arvioitavaksi ja edelleen CENin tai CENELECin vuosikokouksen päätettäväksi. CENin vuosikokous äänestää asiasta CENin säännöstön artiklan 7.1 mukaisesti. CENELECin vuosikokous äänestää asiasta CENELECin säännöstön artiklan 7 mukaisesti.

55 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 55 In order to allow, in line with the EU policy, full membership in CEN and CENELEC to be a meaningful step in the process towards accession of the candidate countries to EU membership, the above condition may be interpreted as follows for the purpose of accession to CEN-CENELEC membership: Criterion A for accession to CEN and CENELEC There must be a Europe Agreement (or equivalent) between EU/EFTA and the candidate country, specifying a transitional period for accession to EU/EFTA. Normally, an application for full membership can be considered only if target dates for accession to the EU/EFTA have been established. Criterion B for accession to CEN and CENELEC The process of approximation of the national system with that of EU/EFTA must have reached such a point that: The specific legislative framework for voluntary standardization is in place and fully operational. Pre-existing technical legislation which would permit the adoption (or keeping in place) of technical rules which would contradict the European standards, thus forcing the Member either not to implement in full the ENs, or to request systematic A deviations are removed as far as possible, or modified in such a way as to allow ENs to play the same role in the market as they play in the Internal Market. Approximation of the main sets of technical legislation to the directives in force in the EU and in the EEA or the equivalent legislation in Switzerland is a privileged way of achieving this result. There is full application of EU Regulation 1025/2012 concerning standardization activities. 2 Status of the applicant (criterion C) Criterion C for accession to CEN and CENELEC The candidate organisation is recognised in its country as the official standards body competent for all areas of CEN s own areas of competence (which covers all economic sectors, except those covered by CENELEC and ETSI); and/or The candidate organisation is officially recognised in its country as competent for all areas of CENELEC s own areas of competence; The statutory rules applicable for the national standards body must be fully compatible with the mode of organisation of voluntary standardization as operated in CEN and/or CENELEC. 3 Processing of applications in CEN and CENELEC An official letter of application is to be addressed to CEN and or CENELEC. This letter must provide evidence, and a supporting file regarding the items developed in this document is to be annexed (notably demonstrating compliance with the above criteria). On receipt of the file and letter, the Director General, in consultation with the CEN and/or CENELEC President and Vice-Presidents, will commission independent experts to review the documentation and to prepare a report related to the conditions for acceptance. A consultation with the European Commission and EFTA Secretariat will be arranged. A consultation with the other ESOs will be arranged (notably on the weighted voting). On the basis of the outcome of the above steps, negotiations will start between CCMC and the candidate organisation on the terms of accession to membership and, in particular, with respect to the calendar and the weighted vote to be granted. The completed file will be transmitted to CEN and/or CENELEC Board for recommendation and from this to the CEN and/or CENELEC General Assembly for decision. The General Assembly of CEN will vote in accordance with Article 7.1 of the CEN Statutes. The General Assembly of CENELEC will vote in accordance to Article 7 of the Articles of Association.

56 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 56 Liite 1 Huomioon otettavat asiakirjat Viiteasiakirjat WTO:n sopimus kaupan teknisistä esteistä: WTO:n sopimus kaupan teknisistä esteistä, liite 3 Standardien laatimista, hyväksymistä ja soveltamista koskevat menettelyohjeet tulkintaohje. ISO ja IEC: ISO/IEC Guide 59:1994, ISO/IEC Code of good practice for standardization ISO Code of Ethics (ISOn eettiset ohjeet) SFS-EN ISO/IEC 17040:2005 Vaatimustenmukaisuuden arviointi. Yleiset vaatimukset vaatimustenmukaisuuden arviointielinten ja akkreditointielinten vertaisarvioinneille SFS-EN ISO 9004 (tekijänoikeuslausuma) ISO/IEC EU: Guide to the Main Administrative Structures required for implementing the Acquis (May 2005) Chapter 1, P. 8f Neuvoston päätelmät standardoinnista ja innovoinnista 25. syyskuuta CEN ja CENELEC: Application for Membership Audit Manual CENin hallituksen päätös 25/2009 standardisointiin vaikuttavista kansallisista määräyksistä (National regulations affecting standardization) EXPRESSin raportti CEN-CENELEC Guide 8 on implementation of the common IPR policy CEN-CENELEC Guide 10 on distribution and sales of CEN/CENELEC publications muut aiheeseen liittyvät CENin tai CENELECin teknisen valiokunnan päätökset. MUUT: NF X :2009, Standardization and related activities Activity of a standardizing body Principles, requirements, and indicators. Arviointia varten hyödyllisiä asiakirjoja: ilmoitukset seurantaryhmien säännöt (tavoite, toimiala, oikeudellinen asema ja määritelmät) ulkoiset järjestelyt muiden kansallisten elinten kanssa tietotekniikkaosaston tehtävät ja velvollisuudet tietotekniikkainfrastruktuuri tietotekniikkainfrastruktuurin ohjelmatietokannat linkki julkaistuihin standardeihin ja kansilehtimenettelyllä hyväksyttyjen standardien luetteloon luettelo hyväksytyistä CENin ja CENELECin standardeista luettelo hyväksytyistä ISOn ja IEC:n standardeista

57 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 57 Annex 1 Documents to be taken into account Document for reference WTO Agreement on Technical Barriers to Trade: WTO Agreement on Technical Barriers to Trade, Annex 3 Code of Good Practice for the Preparation, Adoption and Application of Standards; Interpretation document. ISO/IEC: ISO/IEC Guide 59:1994, ISO/IEC Code of good practice for standardization; ISO Code of Ethics; ISO/IEC 17040:2005, Conformity Assessment General requirements for peer assessment of conformity assessment bodies and accreditation bodies (implemented as EN ISO/IEC 17040:2005); EN ISO 9004 (Copyright clause); ISO/IEC EU: Guide to the Main Administrative Structures required for implementing the Acquis (May 2005) Chapter 1, P. 8f; Council Conclusions on standardisation and innovation of 25 September CEN-CENELEC: Application for Membership Audit Manual; CEN CA Resolution 25/2009 on National regulations affecting standardization ; EXPRESS Report; CEN-CENELEC Guide 8 on implementation of the common IPR policy; CEN-CENELEC Guide 10 on distribution and sales of CEN/CENELEC publications; Relevant CEN or CENELEC BT Resolutions. OTHER: NF X :2009, Standardization and related activities Activity of a standardizing body Principles, requirements, and indicators. Documents useful for the assessments Notifications Rules for mirror committees (Objective, Scope, Legal Basis and Definitions) External Arrangements with other national bodies IT department Task & duties IT Infrastructure IT Infrastructure programme databases Link to published Standards and list of Standards adopted by cover page method List of Adopted CEN-CENELEC standards List of Adopted ISO and IEC standards

58 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 58 luettelo hyväksyttyjen CENin ja CENELECin standardien muutoksista luettelo CENin tai CENELECin työryhmien asiantuntijoista luettelo kommenteista ja tyhjistä äänistä luettelo seurantaryhmistä luettelo seurantaryhmien kokouksista luettelo kumotuista kansallisista standardeista, mukaan lukien niistä, jotka ovat ristiriitaisia EN-standardien kanssa tai jotka ovat pakollisia luettelo EU:n virallisessa lehdessä julkaistuista viitetiedoista luettelo hyväksyttyjen CENin ja CENELECin standardien uudistetuista painoksista luettelo seurantaryhmien jäsenille järjestetyistä koulutuksista luettelo CENin ja CENELECin kokouksista, joihin on osallistuttu luettelo hyväksytyistä ja sittemmin kumotuista CENin ja CENELECin standardeista tilasto hyväksyttyjen standardien osuudesta (ESIM standardia 99,6 % hyväksytty.) SPC talousarviot SPC sisäinen verkko SPC laiteluettelo SPC organisaatiokaavio SPC prosessien vuorovaikutuskaavio SPC laatukäsikirja seurantaryhmän jäsenyyteen liittyvä standardien laadintatoiminta (seurantaryhmien jäsenten allekirjoitettavaksi) ISOn, IEC:n, CENin tai CENELECin työryhmän jäsenyyteen liittyvä standardien laadintatoiminta tilastot hyväksyttyjen EN-standardien lukumäärästä tilastot kuhunkin eurooppalaiseen direktiiviin liittyvien hyväksyttyjen EN-standardien lukumäärästä CENin tai CENELECin teknisille komiteoille ja muille asianosaisille elimille lähetetyt teknisiä ja toimituksellisia asioita koskevat tiedustelut aikataulu loppujen EN-standardien hyväksymiselle jäljellä olevien, EN-standardien kanssa ristiriitaisten standardien kumoamisaikataulu WTO:n ilmoituslomake C asiakastyytyväisyyskyselyt esimerkkejä esityslistaluonnoksista esimerkkejä pöytäkirjoista, jotka ovat asianmukaisesti seurantaryhmän jäsenten allekirjoittamia ja joissa annetaan määräajat kokouksessa tehtyihin päätöksiin liittyvien toimenpiteiden suorittamiselle esimerkkejä esityslista- ja pöytäkirjamalleista immateriaalioikeuksia koskeva lainsäädäntö esimerkkejä asiantuntijoiden allekirjoittamista vakuutuksista, joissa he luopuvat tekijänoikeuksistaan jäsenjärjestön hyväksi CENin ja CENELECin standardeihin sovellettava kansallinen poikkeusmenettely kansallisten standardien ilmoittaminen (direktiivin 98/34/EY mukainen ilmoitusmenettely) tilastot (ympyrädiagrammi) pk-yritysten ja kansalaisia edustavien sidosryhmien osallistumisesta laatukäsikirja toimenpidekieltomenettely.

59 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 59 List of Amendments of Adopted CEN-CENELEC Standards List of CEN-CENELEC/WG Experts List of comments and dummy votes List of Mirror Committees List of Mirror Committees meetings List of national standards (non EN) withdrawn including both those in conflict with ENs and Mandatory List of references in the Official Journal List of revisions of Adopted CEN-CENELEC standards List of training organised for Mirror Committees members List of CEN/CENELEC meetings attended List of withdrawn adopted CEN-CENELEC standards Statistic on Adoption Rate (ex: Standards % 99,6 Adoption) SPC Budgets SPC Intranet SPC List of hardware SPC Organisational Chart SPC Process Interaction map SPC Process Interaction Map SPC Quality Manual Standards preparation activities for Mirror Committee Membership (to be signed by Mirror Committees members) Standards preparation activities for Working Group Membership of ISO, IEC, CEN, CENELEC Statistical details of the number of the EN standards adopted Statistical details of the number of the EN standards adopted per European Directive Technical and editorial enquires submitted to CEN-CLC TCs and other relevant bodies Timetable for adoption of remaining ENs Timetable For Withdrawal of Remaining standards conflicting with ENs WTO Notification form C Customer satisfaction surveys Examples of draft agendas Examples of minutes duly signed by mirror committee members and indicating the deadlines for actions related to the decisions taken at the meeting Examples of the templates for draft agendas and minutes Law on Intellectual and Artistic Work Examples of declaration of assignment of exploitation rights to the Member by the experts National deviation procedure applied to CEN-CENELEC standards National standard notification (98/34 notification procedure) Statistic (Pie charts) identifying SMEs and societal participation Quality Manual Standstill procedure.

60 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 60 Liite 2 Itsearvioinnin tai vertaisarvioinnin tai EN ISO auditointiin yhdistetyn itsearvioinnin raportointilomake (v ) Itsearvioinnin tai vertaisarvioinnin tai EN ISO auditointiin yhdistetyn itsearvioinnin ARVIOINTIRAPORTTI CENin ja CENELECin oppaassa 20 (2012) määriteltyjen kriteerien täyttyminen Arvioinnin kohteena ollut organisaatio: Arvioinnin ajankohta: Arvioinnin tyyppi: Alkuarviointi Seuranta-arviointi (ensimmäinen, toinen ) Lisäarviointi Arvioijien allekirjoitukset:

61 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 61 Annex 2 [self] or [peer] or [self in combination with EN ISO 9001] Report Template (v ) [self] or [peer] or [self in combination with EN ISO 9001] ASSESSMENT REPORT against criteria defined in CEN-CENELEC Guide 20 (2012) Organisation assessed: Assessment date: Assessment type: Initial assessment Follow-up assessment (Number: 1 st, 2 nd ) Extraordinary assessment Signatures of assessors:

62 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 62 KOHTA 1 Yleiset tiedot 1.1 Soveltamisala Arvioinnin soveltamisalaan kuuluvat <jäsenjärjestön> toiminnot CENin ja CENELECin oppaan 20 mukaisesti. 1.2 Laajuus Arviointi kattaa seuraavat toimipaikat: Toimipaikka Osoite Postinumero ja kaupunki Työntekijöiden lukumäärä Työntekijöiden kokonaismäärä: Arviointi kattoi sen asialistalle kirjatut toiminnot seuraavia poikkeuksia lukuun ottamatta: Standardin osio ZZ jätettiin arvioimatta (ajanpuutteen, puutteellisen tiedon jne.) takia, ja se sisällytetään myöhempään arviointiin Puuttuvat tiedot toimitetaan PP.KK.VVVV mennessä. 1.3 Arvioinnin tiedot Arviointiryhmä Nimi (pääarvioija): Yritys: Sähköposti: Puh.: Nimi: Yritys: Sähköposti: Tarkkailija (jos on): Yritys: Sähköposti: Tarkkailija (jos on): Yritys: Sähköposti: Arvioinnin kesto Päivien lukumäärä: Henkilötyöpäivien lukumäärä:

63 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 63 SECTION 1 General Information 1.1 Scope The scope of the Assessment includes the activities of the <NSB-NC> in accordance with CEN-CENELEC Guide 20 on Guidelines on Membership Criteria for CEN and CENELEC. 1.2 Extent The Assessment covers the following Entity/site(s): Entity/Site Address Postal code and city Number of employees Total number of employees: The Assessment covered the activities planned in the Assessment agenda with the following exceptions: Section ZZ of the Criteria XX was left out due to (e.g.: lack of time or insufficient information, etc...) and will be included in a later assessment; The missed information is to be provided by YYYY-MM-DD 1.3 Assessment data Assessment team Name (lead assessor): Company: Tel.: Name: Company: Observer (if any): Company: Observer (if any): Company: Duration of the assessment Number of days: Number of m/days:

64 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Organisaatiota edustavat yhteyshenkilöt Nimi: Osasto: Tehtävä: Sähköposti: Puh.: Nimi: Osasto: Tehtävä: Sähköposti: Puh.: Haastateltujen työntekijöiden lukumäärä Henkilöstö Kokonaismäärä Haastateltuja Ylin johto Johto Muut Yhteensä Viiteasiakirjat ja tallenteet Arvioinnin aikana käytetyt viiteasiakirjat ja tallenteet mainitaan mukaan liitettävässä tarkistuslistassa. (Arvioijien pitää liittää mukaan arvioinnin aikana käyttämänsä tarkistuslista.) Muut yleiset tiedot Kansallisiin teknisiin komiteoihin tai alakomiteoihin ja työryhmiin osallistuvien henkilöiden lukumäärä Jäsenjärjestön omassa hallinnassa olevat toimialat Jäsenjärjestön (toimialayhteisöille) delegoimat toimialat Kopio organisaatiokaaviosta, jossa on toimintojen selite ja niihin kuuluvan henkilöstön lukumäärä

65 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Contact persons within the organisation Name: Department: Function: Tel.: Name: Department: Function: Tel.: Number of staff interviewed Staff Actual Interviewed Top management Management Others Total Reference documentation and records During the Assessment, the reference documentation and records that were used are mentioned in the annexed checklist [Assessors to annex the checklist used during their assessment] Other General Information Number of persons participating in national TCs/SCs and WGs Sectors managed directly by the NSB-NC Sectors subcontracted by the NSB-NC Copy of the Organisation chart, with some explanation of the functions and the number of staff

66 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 66 KOHTA 2 Johtopäätökset ja tulokset 2.1 Tiivistelmä Arvioinnissa todettiin, että (rastita sopivat vaihtoehdot) arvioinnin aikana esitetty dokumentaatio tai näyttö on tyydyttävää, luotettavaa ja vaatimustenmukaista arvioinnissa tunnistettiin hyviä käytäntöjä <lukumäärä> jäsenjärjestön järjestelmä on riittävän toimiva, jotta määritellyt kriteerit täyttyvät arvioinnissa havaittiin poikkeamia <lukumäärä> arvioinnissa havaittiin kehittämiskohteita <lukumäärä>. 2.2 Tulokset ja havainnot Hyvien käytäntöjen tunnistaminen Arviointiryhmä tunnisti seuraavat hyvät käytännöt: Nro Taulukko havainnoista (tunnistetut hyvät käytännöt) 1 Kriteerit Osatekijä Havainnon kuvaus 2 Kriteerit Osatekijä Havainnon kuvaus Yleiskuva eri kriteerien täyttymisestä 1 Läpinäkyvyys 1 Huomautuksen aiheet esitetään kohdassa täyttyvät Pakolliset tai suositeltavat osatekijät täyttyvät, vaikka joitakin huomautuksia on tehty 1 eivät täyty 1.1 Työohjelma 1.2 Uudet kansalliset työkohteet 1.3 Työasiakirjat 1.4 Valmiit julkaisut lopulliset versiot 1.5 Julkinen lausuntokierrosprosessi valmisteluvaiheessa olevat julkaisut ja menettelyt 1.6 Rakenteiden läpinäkyvyys

67 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 67 SECTION 2 Conclusions and Results 2.1 Executive summary The assessment concluded that (tick as appropriate): The documentation/evidence shown during the Assessment is satisfactory, reliable and conforming with the requirements Good practices were identified (if any): <Number> The NSB-NC system is sufficiently effective to meet the defined criteria. Non-conformities were detected (if any): <Number> Areas for improvement were identified (if any): <Number> 2.2 Results and findings Identification of good practices The Assessment team identified the following good practices. Nr Table of observations (good practices identified) 1 Criteria Ref. of element Description of the observation 2 Criteria Ref. of element Description of the observation Overview per criterion 1 Transparency 1 Please describe your observation under clause have been met Required / Recommended elements have been met but with observations 1 have not been met 1.1 Work programme 1.2 New Work Items 1.3 Working documents 1.4 Published deliverables Final documents 1.5 Public enquiry process Draft documents and Procedures 1.6 Transparency of structures

68 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 68 2 Avoimuus ja kehitysnäkökulma täyttyvät Pakolliset tai suositeltavat osatekijät täyttyvät, vaikka joitakin huomautuksia on tehty eivät täyty 2.1 Vapaa osallistuminen syrjimättömin perustein kaikkiin standardien laadinnan vaiheisiin 2.2 Taloudellisesti heikommassa asemassa olevien sidosryhmien sekä yhteiskunnallisten sidosryhmien osallistumista standardien laadintaan edistetään ja helpotetaan, jotta prosessiin osallistuisi useampia sidosryhmiä (kehitysnäkökulma) 2.3 Periaate sidosryhmien näkökulmien ja mielipiteiden asianmukaisesta edustuksesta teknisissä elimissä 2.4 Yksi delegaatio edustaa kaikkien kansallisten sidosryhmien muodostamaa konsensusta (Yhden delegaation periaate) 2.5 Hallinto 3 Pakolliset tai suositeltavat osatekijät Puolueettomuus ja konsensusperustaisuus täyttyvät, vaikka joitakin täyttyvät eivät täyty huomautuksia on tehty 3.1 Prosessin puolueettomuus 3.2 Konsensus 3.3 Neutraalius, rakenteen puolueettomuus ja riippumattomuus 4 Tehokkuus ja tarpeellisuus 4.1 Toimet, joilla vastataan tehokkaasti lainsäädännön ja markkinoiden tarpeisiin sekä tieteen ja teknologian kehitykseen 4.2 Standardit eivät saisi vääristää markkinoita, haitata kilpailua tai estää innovaatioita ja teknologian kehitystä 4.3 Laadukkaita standardijulkaisuja ylläpidetään asianmukaisesti, ja ne ovat helposti asiakkaiden saatavilla täyttyvät Pakolliset tai suositeltavat osatekijät täyttyvät, vaikka joitakin eivät täyty huomautuksia on tehty Pakolliset tai suositeltavat osatekijät 5 Toiminnan johdonmukaisuus täyttyvät, vaikka joitakin täyttyvät huomautuksia on tehty eivät täyty 5.1 Vältetään päällekkäisyyksiä standardisoinnissa eurooppalaisella tasolla (CEN ja CENELEC) Järjestelmän sisäinen johdonmukaisuus 5.2 Vältetään päällekkäisyyksiä standardisoinnissa kansainvälisellä tasolla (ISO, IEC) Johdonmukaisuus toisten järjestelmien kanssa 5.3 Vältetään päällekkäisyyksiä tai ristiriitoja toimialojen välillä, jäsenjärjestön työohjelmassa, julkaistujen standardien kokoelmassa tai kansallisten lakisääteisten vaatimusten kanssa 5.4 Lakisääteisten vaatimusten täydentäminen

69 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 69 2 Openness and Development Dimension have been met Required / Recommended elements have been met but with observations have not been met 2.1 Participation open on a non-discriminatory basis at every stage of standards development 2.2 Promotion and facilitation of the participation of weaker economic and societal stakeholders with the objective to ensure a real multistakeholder process in the development of standards (development dimension) 2.3 Principle of appropriate representation of the stakeholders interests in the Technical Bodies 2.4 One delegation representing the consensus established by all national stakeholders ( One delegation principle) 2.5 Governance Required / Recommended elements 3 Impartiality and consensus have been met but have been met with observations have not been met 3.1 Impartiality of process 3.2 Consensus 3.3 Neutrality of interests, impartiality and independency of structure 4 Effectiveness and relevance 4.1 Activities to respond effectively to regulatory and markets needs, as well as to scientific and technological developments 4.2 Standards should not distort the market, have adverse effects on fair competition, or stifle innovation and technological development 4.3 High quality standards publications are duly maintained and made easily available to customers Required / Recommended elements have been met but have been met have not been met with Observations Required / Recommended elements 5 Coherence have been met but have been met with observations have not been met 5.1 Avoid duplication and overlap with standardization at European level (CEN-CENELEC) Internal coherence within the system 5.2 Avoid duplication and overlap with standardization at International level (ISO, IEC), External coherence with other systems 5.3 Avoid duplication or conflict between sectors, within a Member s work programme or collection of published standards, and with national legal requirements 5.4 Be complementary to legal requirements

70 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 70 6 Vakaus ja taloudelliset edellytykset täyttyvät SWOT-analyysi, joka tiivistää näiden kuuden kriteerin toteutumisen Pakolliset tai suositeltavat osatekijät täyttyvät, vaikka joitakin huomautuksia on tehty eivät täyty 6.1 Taloudelliset edellytykset 6.2 Kansallinen asema ja vastuuvelvollisuus 6.3 Vakaus: asianmukainen tietotekniikkainfrastruktuuri 6.4 Vakaus: immateriaalioikeuksien suoja (tekijänoikeudet) ja myyntipolitiikka Vahvuudet Heikkoudet Mahdollisuudet Uhat Pakolliset osatekijät: poikkeamat Arviointiryhmä havaitsi seuraavat poikkeamat: Nro Taulukko poikkeamista (pakollisten osatekijöiden täyttymättä jääminen) 1 Kriteerit Läpinäkyvyys 1.1 Työohjelma Pakollinen osatekijä 1.1, 2 Kansallisen standardisoimisjärjestön kuvaus Työohjelma ei ole saatavilla verkkosivuston kautta 2 Kriteerit Pakollinen osatekijä Kansallisen standardisoimisjärjestön kuvaus <Jäsenjärjestön> on ilmoitettava CENin ja CENELECin keskussihteeristölle määräaika (PP.KK.VVVV), johon mennessä poikkeamat käsitellään. Määräajan jälkeen arviointiryhmä selvittää poikkeamien tilanteen Suositeltavat osatekijät: kehittämissuositukset Arviointiryhmä teki muutamia havaintoja, jotka toivat esiin seuraavia kehittämiskohteita: Nro Taulukko havainnoista (suositeltavien osatekijöiden täyttymättä jääminen) 1 Kriteerit Osatekijä Havainnon kuvaus 2 Kriteerit Osatekijä Havainnon kuvaus <Jäsenjärjestön> olisi käsiteltävä havainnot ennen seuraavaa arviointia. Arviointiryhmä tarkastelee tilannetta seuraavassa arvioinnissa.

71 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 71 Required / Recommended elements 6 Stability and viability have been met but have been met with observations have not been met 6.1 Financial viability 6.2 National recognition and accountability 6.3 Stability: adequate IT Infrastructure 6.4 Stability: Protection of IPR (Copyright) and commercial policy SWOT analysis summarising the implementation of the six criteria Strengths Weaknesses Opportunities Threats Required elements: non-conformities The Assessment team identified the following areas of non-conformity: Nr Table of non-conformities (NC) (non-fulfilment of Required elements) 1 Criteria Transparency 1.1 Work Programme Ref. of required element 1.1, 2 Description of NC The work programme is not accessible via the web site 2 Criteria Ref. of required element Description of NC <NSB-NC> shall communicate the deadline by which the non-conformities will be dealt with to CCMC by YYYY-MM-DD. After that date, the non-conformities will be followed up by the Assessment team Recommended elements: recommendations for improvement The Assessment team noted some observations leading to the following areas for improvement. Nr Table of observations (non-fulfilment of Recommended elements) 1 Criteria Ref. of element Description of the observation 2 Criteria Ref. of element Description of the observation The observations should be handled by <NSB-NC> in view of the next Assessment, during which these will be followed up by the Assessment team.

72 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Valinnaiset osatekijät: kommentit Arviointiryhmä esitti joitain kommentteja seuraavista kohteista: Nro Taulukko havainnoista (valinnaisten osatekijöiden täyttymättä jääminen) 1 Kriteerit Osatekijä Havainnon kuvaus 2 Kriteerit Osatekijä Havainnon kuvaus <Jäsenjärjestön> olisi käsiteltävä havainnot ennen seuraavaa arviointia. Arviointiryhmä tarkastelee tilannetta seuraavassa arvioinnissa. Mahdolliset muut kommentit: KOHTA 3 Edllisen arvioinnin jälkeen Edellisessä arvioinnissa esille tulleiden havaintojen seuranta HUOM. Tähän sisältyy poikkeamien vuoksi käynnistettyjen toimien seuranta. Aihe 1 Aihe 2. Muutokset organisaation toiminnassa HUOM. Suurimmat organisaation muutokset (kuten oikeudellinen asema, omistajuus, rakenne jne.). Aihe 1 Aihe 2. KOHTA 4 Seuraavat vaiheet Seuraava <jäsenjärjestö> on suunniteltu päivämäärälle PP.KK.VVVV. On sovittu, että seuraavan arvioinnin olisi katettava seuraavat aiheet: Aihe 1 Aihe 2. Itsearvioinnin, vertaisarvioinnin tai EN ISO auditointiin yhdistetyn itsearvioinnin asialista on toimitettava hyvissä ajoin ennen suunniteltua arviointia. LIITÄ TÄHÄN RAPORTTIIN ARVIOINNIN AIKANA KÄYTETTY TARKISTUSLISTA.

73 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Optional elements: comments The Assessment team noted some comments to the following areas. Nr Table of observations (non-fulfilment of Optional elements) 1 Criteria Ref. of element Description of the observation 2 Criteria Ref. of element Description of the observation The observations made should be handled by <NSB-NC> in view of the next Assessment, during which these will be followed up by the Assessment team. Any other comments: SECTION 3 Since last Assessment Follow-up on observations revealed at previous Assessment NOTE: This includes follow-up of actions taken as a result of non-conformities. <Topic 1> <Topic 2> Changes in the company s activities NOTE: Main organisational changes (e.g. legal status, ownership, structure ) <Topic 1> <Topic 2> SECTION 4 Next steps Next Assessment <NSB-NC> is planned for YYYY-MM-DD. It has been arranged that the following topics should be covered by the next Assessment: <Topic 1> <Topic 2> Agenda of the [self] or [peer] or [self in combination with EN ISO 9001] evaluation shall be forwarded in due time ahead of the Assessment planned. PLEASE ANNEX THE CHECKLIST USED DURING THE ASSESSMENT TO THIS REPORT

74 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 74 Liite 3 CENin tai CENELECin kansallisten jäsenjärjestöjen arvioinneissa käytettävä tarkistuslista

75 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 75 Annex 3 Checklist to be used by the assessors during their assessment of the Criteria to be fulfilled by all CEN-CENELEC National Members

76 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 76 CENin tai CENELECin kansallisten jäsenjärjestöjen arvioinneissa käytettävä tarkistuslista Tämä tarkistuslista on tarkoitettu arvioinnin tueksi, eikä sen tarkoitus ole olla kattava (luonnos ) KRITEERI 1 Läpinäkyvyys Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 1.1 Työohjelma Työohjelma päivitetään vähintään kerran vuodessa (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Työohjelmassa ilmoitetaan kunkin standardijulkaisun osalta seuraavaa: kohde standardien laatimisessa saavutettu vaihe mahdollisesti perustaksi otettujen muiden (kansainvälisten) standardien viitetiedot. (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Työohjelma julkaistaan julkisella verkkosivustolla (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Jokaisen uuden vuosittaisen työohjelman ilmestymisestä lisätään ilmoitus muihin jäsenjärjestön julkaisuihin (säännöllisiin tiedotteisiin ja uutiskirjeisiin jne.) (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Jäsenjärjestö ilmoittaa CENille ja CENELECille jokaisen uuden vuosittaisen työohjelman ilmestymisestä (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Muu... 1 Pakollinen: Pakollisen osatekijän noudattamatta jättäminen tarkoittaa poikkeamaa. Suositeltava: Valinnaisen mutta suositeltavan osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kehittämissuositukseen. Valinnainen: Valinnaisen osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kommenttiin. 2 Esitetyn näytön lähde, otsikko ja päivämäärä.

77 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 77 Checklist to be used by the assessors during their assessment of the Criteria to be fulfilled by all CEN-CENELEC National Members Please note that this checklist is a supporting assessment tool and does not intend to be exhaustive (draft ) CRITERION 1 TRANSPARENCY Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 1.1 Work Programme Work Programme is updated at least once a year (see EU Regulation No 1025/2012) The work programme indicates, in respect of each standard deliverable: the subject matter; the stage attained in the development of the standards; the references of any other (international) standards taken as a basis (see EU Regulation No 1025/2012) Work Programme is published via public web site (see EU Regulation No 1025/2012) Notification of availability of each new yearly Work Programme is included in other NSB-NC publications (periodic bulletins & newsletters, ) (see EU Regulation No 1025/2012) Notification of availability of each new yearly Work Programme is made by the NSB-NC to CEN and CENELEC as appropriate (see EU Regulation No 1025/2012) Other... 1 Required: Non-compliance to a required element that will result in a non-conformity. Recommended: Non-compliance to optional recommended element will result in a recommendation for improvement. Optional: Non-compliance to an optional element will result in a comment. 2 Please state the reference (if any), title and date of the evidence presented.

78 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 78 KRITEERI 1 Läpinäkyvyys Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 1.2 Uusi kansallinen työkohde Kaikki uudet kansalliset työkohteet ovat julkisesti saatavilla CENELEC: kaikki uudet kansalliset työkohteet sekä toimenpidekieltoon liittyviä seikkoja koskevat tiedot ilmoitetaan Vilamoura-menettelyn (Dresdenin sopimuksen) sääntöjen mukaisesti kansalliset standardit muut julkaisut Valinnainen Ilmoitusprosessi sisältyy järjestelmällisiin sisäisiin menettelyihin Tietoihin sisältyy kyseisten uusien työkohteiden ja eurooppalaisten tai kansainvälisten projektien välinen suhde Muu Työasiakirjat Työasiakirjat (joiden koko teksti on saatavissa) ovat kaikkien kansallisiin teknisiin komiteoihin osallistuvien jäsenten saatavissa verkkosivustolta tai ne välitetään sähköisessä muodossa (esim. PDF-tiedostona, johon on vain lukuoikeudet jne.) Työasiakirjat (ja niihin liittyvät velvoittavissa viittauksissa luetellut julkaisut) ovat kaikkien kansallisiin teknisiin komiteoihin osallistuvien jäsenten saatavissa maksutta Kaikki jäsenet voivat esittää kommentteja työasiakirjoista ja osallistua niiden laadintaan Muut CENin ja CENELECin jäsenjärjestöt voivat pyynnöstä osallistua (aktiivisesti tai passiivisesti) suunniteltuihin tai meneillään oleviin laadintatoimiin Tiedottamis-, raportoimis- ja seurantamenettelyistä on sisäiset säännöt Muu...

79 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 79 CRITERION 1 TRANSPARENCY Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 1.2 New Work Item (NWI) All NWI are made publicly available CENELEC: all NWI are notified according to the rules of the Vilamoura procedure, (Dresden Agreement), including information on matters related to standstill National standards Other deliverables Optional The notification process is included within systematic internal procedures Information includes the relationship between the NWIs and the European and/or International projects Other: Working documents Working documents (with full text accessible) are made available to all members participating in the national technical bodies via web platform / circulated in electronic format (pdf, read-only, etc.) Working documents (and their related deliverables listed as normative references) are made available to all members participating in the national technical bodies free of charge All members participating in the national technical bodies are able to make comments and contributions to the working documents Upon request, other CEN-CENELEC Members are allowed to participate (actively or passively) in the planned/ongoing drafting activities Internal rules are in place including information, reporting and monitoring procedures Other...

80 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 80 KRITEERI 1 Läpinäkyvyys Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 1.4 Valmiit julkaisut lopulliset versiot Seuraavat tiedot ovat julkisesti saatavilla: ajantasaiset luettelot, joissa on julkaistujen standardien ja muiden julkaisujen otsikot ja soveltamisalat käytännöt, joiden mukaisesti standardeista on saatavilla käännökset aina kun niille on kysyntää ristiriitaisten kansallisten standardien kumoamispäivämäärät Suositeltava kumottujen standardien jäljitettävyystiedot Suositeltava tiedot julkaisujen ostamistavoista Julkaistut tuotteet ovat saatavilla CENin ja CENELECin oppaan 10 mukaisesti Sisäiset tilastot kansalliselle kielelle käännetyistä standardeista Sisäiset tilastot EN-standardien vahvistamiseen tarvittavasta ajasta i) ei-käännettyjen osalta ii) käännettyjen osalta Suositeltava Suositeltava Luettelo myytävänä olevista CWA-dokumenteista Suositeltava Muu Julkinen lausuntokierrosprosessi valmisteluvaiheessa olevat julkaisut ja menettelyt Ehdotusvaiheessa olevien julkaisujen vapaa saatavuus, jotta niitä voi kommentoida ja niiden laadintaan voi osallistua Käytössä on menettelyjä, joilla voi tiedottaa järjestelmällisesti siitä, kuinka ja millä aikavälillä julkiselle lausuntokierrokselle ja kansalliseen äänestykseen lähetettyjä ehdotuksia voi kommentoida Näistä menettelyistä tiedotetaan tehokkaasti Tiedot julkiselle lausuntokierrokselle ja kansalliseen äänestykseen lähetettyjen ehdotusten kommentointimahdollisuudesta ja -ajasta Kommenttien jäljitettävyys, hyväksyttävät kielet

81 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 81 CRITERION 1 TRANSPARENCY Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL The following information is publicly available: 1.4 Published deliverables Final documents up-to-date catalogues with title and scope of the published standards and other deliverables; systematic methodology and approach on availability of translated standards whenever needed by the market; Recommended Dates of withdrawal of conflicting national standards; System of traceability of withdrawn standards; Recommended Information on how to obtain publications Published deliverables are made available in accordance with CEN-CENELEC Guide 10 Internal statistics on standards translated in national language Internal statistics on implementation time needed to adopt ENs i) Not translated; ii) translated Recommended Recommended List of CWAs available for sale Recommended Other Public enquiry process Draft documents and procedures Free accessibility to draft deliverables in public enquiry stage to allow comments and contributions Procedures in place enabling systematic announcement and information on how to comment and time for comment on drafts submitted to public enquiry and national vote Information related to these procedures is effectively disseminated Information on how to comment on the drafts submitted to public enquiry and national vote & time for comment Traceability of comments; language(s) accepted

82 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 82 KRITEERI 1 Läpinäkyvyys Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1) OK NÄYTTÖ 2) LUOTTAMUK- SELLINEN Julkisen lausuntokierroksen ja kansallisen äänestyksen aikana esitettyjä kommentteja käsitellään järjestelmällisesti ja niiden käsittelyä seurataan Muilta kansallisilta standardisoimisjärjestöiltä ja Euroopan komissiolta saatuihin kommentteihin vastataan 3 kuukauden kuluessa (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Tilastot kommenttien lukumäärästä ja niiden tyypistä (toimituksellinen tai tekninen) Tiedot muille kansallisille standardisoimisjärjestöille tai komissiolle niiden pyynnöstä lähetetyistä kansallisista standardiehdotuksista Suositeltava (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Menettely, jolla kysytään CENin ja CENELECin keskussihteeristön (ja Euroopan komission) näkemystä tapauksissa, joissa kansallinen standardisoimisjärjestö saa lausuntoja, joiden mukaan ehdotusvaiheessa olevalla kansallisella standardilla olisi haitallinen vaikutus Euroopan sisämarkkinoihin (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Muu...

83 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 83 CRITERION 1 TRANSPARENCY Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL Systematic handling of comments expressed during public enquiry and national votes is applied and monitored Comments from other NSB-NCs and the European Commission are replied within 3 months (see EU Regulation No 1025/2012) Statistics on number of comments and on their nature (editorial or technical) Record of the draft national standards sent to the other NSB-NCs or to the Commission upon their request (see EU Regulation No 1025/2012) Procedure of consultation with CCMC (and the European Commission) in place to handle those cases when the NSB-NC receives comments indicating that the draft national standard would have a negative impact on the European internal market Recommended (see EU Regulation No 1025/2012) Other...

84 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 84 KRITEERI 1 Läpinäkyvyys Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 1.6 Rakenteiden läpinäkyvyys Rakenteista on julkisesti saatavilla seuraavanlaista tietoa: säännöt tai vastaavat säädökset kansallinen standardisointilaki tai vastaavat lait CENin ja CENELECin jäseneksi liittymisen päivämäärä oikeussubjektin tai organisaation tämänhetkinen asema yhteys kansallisiin hallintoelimiin Yleiskuvaus kansallisen standardisoimisjärjestön osallistumisesta CENin ja CENELECin hallinnolliseen toimintaan (vuosikokouksiin, hallitukseen ja muihin hallinnollisiin neuvoa-antaviin elimiin) Teknisen valiokunnan jäsenen nimi ja kuvaus kansallisen standardisoimisjärjestön osallistumisesta CENin ja CENELECin tekniseen toimintaan (valiokunnat, tekniset komiteat, työryhmät ja muut) Tiedot jäsenjärjestön vastuulla olevista CENin ja CENELECin teknisten komiteoiden puheenjohtajuuksista ja sihteeristöistä Luettelo kansallisista teknisistä komiteoista ja niiden vastaavuuksista eurooppalaisiin ja kansainvälisiin komiteoihin Standardisoimisjärjestön sisällä on saatavilla tietoa vastuuvakuutussopimuksesta, joka kattaa kansallisen standardisoimisjärjestön standardisointityöhön liittyvät vastuuvelvollisuusriskit, kuten henkilöstön tai toiminnan vastuuta koskevat riskit (virheellisten standardien varalta) Suositeltava Suositeltava Arvioijilla on seuraavia Läpinäkyvyys-kriteeriin liittyviä kommentteja tai ehdotuksia: 1) 2) 3) 4)

85 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 85 CRITERION 1 TRANSPARENCY Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 1.6 Transparency of Structural information publicly available on: structures Statutes or similar legal acts National standardization law or similar acts Date of accession to CEN and CENELEC Current status of the legal entity or organisation Link to national governmental bodies General description of the involvement of the NSB-NC in the CEN and CENELEC corporate activities (General Assemblies, Administrative Boards and other corporate advisory bodies) Name of BT member and description of the involvement of the NSB-NC in the technical activities of CEN and CENELEC (BTs, TCs, WGs and others) Information on the involvement as Chairpersons and Secretaries in CEN and CENELEC TCs List of national TCs and their relationship with European and international counterparts Information is internally available on the insurance contract covering the NSB-NC liability risks arising from its standardization activities (e.g. staff liabilities or activity liabilities (i.e. case of defective standards)) Recommended Recommended Regarding the Transparency criterion, the assessors have the following comments / suggestions: 1) 2) 3) 4)

86 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 86 CENin tai CENELECin kansallisten jäsenjärjestöjen arvioinneissa käytettävä tarkistuslista Tämä tarkistuslista on tarkoitettu arvioinnin tueksi, eikä sen tarkoitus ole olla kattava (luonnos ) KRITEERI 2 Avoimuus ja kehitysnäkökulma Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 2.1 Vapaa osallistuminen syrjimättömin perustein kaikkiin standardien laadinnan vaiheisiin Säännöt ja prosessit, jotka mahdollistavat kaikkien asianosaisten sidosryhmien osallistumisen syrjimättömin perustein, ovat julkisesti saatavilla Syrjimätön uusien asiantuntijoiden nimittämismenettely kansallisiin teknisiin komiteoihin Asiantuntijoiden osallistumiseen ei liity syrjiviä ehtoja (esim. kansallisuus, jäsenyys, osallistumismaksu jne.) Kaikilla asiantuntijoilla on yhtäläinen käyttöoikeus kyseisen kansallisen teknisen komitean tietotekniikkatyökaluihin ja muihin viestintävälineisiin Tietokanta, jossa luetellaan kuhunkin kansalliseen tekniseen komiteaan osallistuvat asiantuntijat Tietokanta, jossa luokitellaan kunkin asiantuntijan edustamat sidosryhmät, kuten pk-yritykset, yhteiskunnalliset sidosryhmät ja kansalliset viranomaiset (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Tiedot kansallisten teknisten komiteoiden asiantuntijoiden kokoonpanosta prosenttiosuuksina sidosryhmien edustuksen mukaan Suositeltava Muu... 1 Pakollinen: Pakollisen osatekijän noudattamatta jättäminen tarkoittaa poikkeamaa. Suositeltava: Valinnaisen mutta suositeltavan osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kehittämissuositukseen. Valinnainen: Valinnaisen osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kommenttiin. 2 Esitetyn näytön lähde, otsikko ja päivämäärä.

87 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 87 Checklist to be used by the assessors during their assessment of the Criteria to be fulfilled by all CEN-CENELEC National Members Please note that this check list a supporting assessment tool and it does not intend to be exhaustive (draft ) CRITERION 2 OPENNESS AND DEVELOPMENT DIMENSION Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 2.1 Participation open on a non-discriminatory basis at every stage of standards development Rules & processes to allow participation of all stakeholders concerned on a non-discriminatory basis are made publicly available Non-discriminatory procedures of nomination of new experts in National Technical Bodies (NTBs) Absence of discriminatory conditions for participation of experts (e.g. based on nationality, membership, participation fee, etc ) Equal access for all experts to IT tools and other means of communication of the relevant NTB Database listing the experts participating in each NTB Database classifying the stakeholders represented by each expert, including SMEs, societal stakeholders and national authorities (see EU Regulation No 1025/2012) Information on % of composition of experts in NTBs according to the stakeholder representation Recommended Other... 1 Required: Non-compliance to a required element that will result in a non-conformity. Recommended: Non-compliance to optional recommended element will result in a recommendation for improvement. Optional: Non-compliance to an optional element will result in a comment. 2 Please state the reference (if any), title and date of the evidence presented.

88 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 88 KRITEERI 2 Avoimuus ja kehitysnäkökulma Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 2.2 Taloudellisesti heikommassa asemassa olevien sidosryhmien sekä yhteiskunnallisten sidosryhmien osallistumista standardien laadintaan edistetään ja helpotetaan, jotta prosessiin osallistuisi useampia sidosryhmiä (kehitysnäkökulma) Hankkeet, joilla tuetaan yhteiskunnallisten sidosryhmien ja pk-yritysten osallistumista (kuten standardisoinnista kertovat esitteet, tiedotustilaisuudet, suhdetoiminta) (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) viimeisen 2 vuoden aikana käynnistetyt hankkeet käynnissä olevat hankkeet suunnitellut hankkeet Suositeltava Sisäiset vuosittaiset tilastot yhteiskunnallisten sidosryhmien ja pk-yritysten osallistumisesta kansallisiin teknisiin komiteoihin (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Muu Periaate sidosryhmien näkökulmien ja mielipiteiden asianmukaisesta edustuksesta teknisissä elimissä Luettelo edustettuina olevista sidosryhmistä on kansallisten teknisten komiteoiden puheenjohtajien ja sihteerien saatavilla Käytössä on menettely, jolla määritellään olennaiset sidosryhmäluokat, joiden kuuluisi osallistua standardia laativaan kansalliseen tekniseen komiteaan Käytössä on menettely, jolla kutsutaan uusi olennainen sidosryhmäluokka standardia laativaan kansalliseen tekniseen komiteaan Sisäiset tilastot kansallisiin teknisiin komiteoihin osallistuvista asiantuntijoista ja heidän edustamistaan eri sidosryhmäluokista Tiedot sidosryhmiltä saaduista valituksista, jotka koskevat puutteita asianmukaisessa edustuksessa kansallisissa teknisissä komiteoissa, kirjataan muistiin Tallenteet toimista, joilla on vastattu sidosryhmiltä tulleisiin valituksiin puutteista asianmukaisessa edustuksessa kansallisissa teknisissä komiteoissa Muu...

89 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 89 CRITERION 2 OPENNESS AND DEVELOPMENT DIMENSION Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 2.2 To promote and facilitate the participation of weaker economic and societal stakeholders with the objective of ensuring a real multistakeholder process in the development of standards (development dimension) Initiatives to encourage participation of societal stakeholders and SMEs (such as promotional documents, information sessions, PR activities) (see EU Regulation No 1025/2012) Initiatives undertaken in the past 2 years Ongoing initiatives Planned initiatives Recommended Internal yearly statistics on participation of societal stakeholders and SMEs in NTBs (see EU Regulation No 1025/2012) Other Principle of appropriate representation of the stakeholders interests in the Technical Bodies List of represented stakeholders are made available to Chairs and Secretaries of the NTBs Process for the identification of the relevant category of stakeholder to be involved in an NTB in the development of a standard is in place Process on invitation of new relevant category of stakeholder in an NTB in the development of a standard is in place Internal statistics on the participation in NTBs of the experts representing the different categories of stakeholders is in place Data on complaints from stakeholders about lack of appropriate representation in NTBs are logged Record of the actions undertaken to reply to the complaints from stakeholders about lack of appropriate representation in NTBs Other...

90 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 90 KRITEERI 2 Avoimuus ja kehitysnäkökulma Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 2.4 Yksi delegaatio edustaa kaikkien kansallisten sidosryhmien muodostamaa konsensusta (yhden delegaation periaate) (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Käytössä on järjestelmä, jolla tunnistetaan tarve kansalliselle seurantaryhmälle ja joka ottaa huomioon myös strategiset kansalliset toimialat Kansallisten seurantaryhmien ja vastaavan CENin tai CENELECin teknisen komitean välillä on vakiintuneet yhteydet Saatavilla on tiedot kansallisten seurantaryhmien asiantuntijoista ja sidosryhmistä, jotka osallistuvat vastaavaan CENin tai CENELECin tekniseen komiteaan Käytössä on järjestelmä, jolla seurataan, että kansallinen delegaatti noudattaa seurantaryhmän kantaa osallistuessaan CENin tai CENELECin teknisiin komiteoihin Käytössä on järjestelmä, jonka avulla voidaan äänestää johdonmukaisesti tai esittää johdonmukainen kanta CENin ja CENELECin teknisessä valiokunnassa tai teknisessä komiteassa silloin, kun maassa ei ole asiasta kiinnostunutta sidosryhmää (ei seurantaryhmää) Suositeltava Suositeltava Muu Hallinto (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Sidosryhmäluokat ovat riittävästi edustettuina järjestön tärkeimmissä hallintoelimissä (kuten lautakunnissa, hallituksessa, vuosikokouksissa) Yhteistyösopimuksia keskeisten sidosryhmien kanssa (toimialajärjestöt, viranomaiset, kuluttajat, ympäristö- ja ammattijärjestöt) On vakiintunut käytäntö, että julkiset ja yksityiset sidosryhmät osallistuvat heidän toimintaansa vaikuttaviin standardisointijärjestön hallinnollisiin kysymyksiin Valinnainen Suositeltava Suositeltava Muu...

91 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 91 CRITERION 2 OPENNESS AND DEVELOPMENT DIMENSION Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 2.4 One delegation representing the consensus established by all national stakeholders ( one delegation principle) (no explicit requirements in WTO/TBT) System in place to identify the need to create a mirror NTB, which also takes into account the strategic national economic sectors Established links between the mirror NTBs and the corresponding CEN-CENELEC TC Data on the experts/stakeholders of mirror NTBs attending the corresponding CEN-CENELEC TC are available System in place to monitor that the national delegate follows the position of the mirror NTB when attending CEN-CENELEC TCs System in place to allow a coherent vote/position to be taken in CEN-CENELEC BT/TC in case there is no interested stakeholder (no mirror NTB) in the country Recommended Recommended Other Governance (no explicit requirements in WTO/TBT) Adequate representation of categories of stakeholders in the relevant governing bodies (e.g. Boards, Council, Assemblies) Agreements of cooperation with key stakeholders (industry associations, public authorities consumers, environment & trade unions) Established practices of involvement of public and private stakeholders in the main governance matters of the NSB-NC affecting their interests Optional Recommended Recommended Other...

92 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 92 KRITEERI 2 Avoimuus ja kehitysnäkökulma Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 2.6 Kehitysnäkökulma Kansallisen standardisoimisjärjestön toimintaperiaatteisiin kuuluu edistää pk-yritysten ja yhteiskunnallisten sidosryhmien osallistumista erityisesti sellaisten sääntöjen tai käytäntöjen avulla, joiden ansiosta pk-yritykset voivat osallistua standardisointiin liittymättä standardisoimisjärjestön jäseneksi (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Myyntiin liittyvät järjestelyt, joilla edistetään standardien myyntiä pk-yrityksille ja yhteiskunnallisille sidosryhmille (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Järjestelyt, joilla edistetään standardien myyntiä yliopistoille ja tiedeyhteisöille Järjestelyt, joilla edistetään standardien myyntiä yleisille ja kansallisille kirjastoille Järjestelyt, joilla edistetään standardien myyntiä viranomaisille Yhteistyötoiminta, jolla tuetaan muita kansallisia standardisoimisjärjestöjä heikommassa asemassa olevissa maissa Valinnainen Valinnainen Valinnainen Valinnainen Muu... Arvioijilla on seuraavia Avoimuus ja kehitysnäkökulma -kriteeriin liittyviä kommentteja tai ehdotuksia: 1) 2) 3) 4)

93 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 93 CRITERION 2 OPENNESS AND DEVELOPMENT DIMENSION Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 2.6 DEVELOPMENT DIMENSION NSB-NC policy to promote participation of SMEs and societal stakeholders, in particular with rules/practices allowing SMEs to participate without becoming a member of the NSB-NC (see EU Regulation No 1025/2012) Commercial arrangements to promote standards sales for SME and societal stakeholders (see EU Regulation No 1025/2012) Commercial arrangements to promote standards distribution to academia Commercial arrangements to promote standards distribution to public/national libraries Commercial arrangements to promote standards distribution to public authorities Cooperation activities to support other NSBs/NCs in weaker countries Optional Optional Optional Optional Other... Regarding the Openness and Development dimension criterion, the assessors have the following comments / suggestions: 1) 2) 3) 4)

94 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 94 CENin tai CENELECin kansallisten jäsenjärjestöjen arvioinneissa käytettävä tarkistuslista Tämä tarkistuslista on tarkoitettu arvioinnin tueksi, eikä sen tarkoitus ole olla kattava (luonnos ) KRITEERI 3 Puolueettomuus ja konsensusperustaisuus Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS Prosessin puolueettomuus Sisäiset säännöt ja vakiintuneet käytännöt, joilla varmistetaan, että kaikilla sidosryhmillä on oikeus ilmaista näkemyksensä ja kantansa kansallisissa teknisissä komiteoissa Kaikkien sidosryhmien näkemykset ja kannat kirjataan asianmukaisesti kansallisten teknisten komiteoiden kokousten pöytäkirjoihin Käytössä on seurantajärjestelmä, jolla varmistetaan, että edellä mainitut osatekijät otetaan huomioon Olemassa oleva menettelyohje kansallisten teknisten komiteoiden puheenjohtajien riippumattomuudesta Olemassa oleva menettelyohje kansallisten teknisten komiteoiden sihteerien riippumattomuudesta Säännöt kansallisten teknisten komiteoiden puheenjohtajien ja sihteerien nimeämisestä OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN Valinnainen Muu Konsensus Käytössä on valitusmekanismi, jonka kautta sidosryhmät voivat pyytää korjaustoimia 3.3 Neutraalius, rakenteen puolueettomuus ja riippumattomuus (ei suoria vaatimuksia WTO:n TBT-kriteereissä) Tilastot sidosryhmien tekemistä valituksista (vastaanotetut vs. ratkaistut) Suositeltava Sisäisiin sääntöihin sisältyvä konsensusperiaate Muu... Kansallinen laki kuvaa kansallisen standardisoimisjärjestön riippumattomuutta kaikista eturyhmistä Kansallisen standardisoimisjärjestön hallintosäännöissä ei anneta etusijaa millekään sidosryhmälle päätöksentekoprosessissa Vapaaehtoista standardisointia koskeva kansallinen lainsäädäntökehys on olemassa ja täysin toimiva Suositeltava Rahoituslähteitä on useampia kuin yksi Suositeltava Muu... 1 Pakollinen: Pakollisen osatekijän noudattamatta jättäminen tarkoittaa poikkeamaa. Suositeltava: Valinnaisen mutta suositeltavan osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kehittämissuositukseen. Valinnainen: Valinnaisen osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kommenttiin. 2 Esitetyn näytön lähde, otsikko ja päivämäärä.

95 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 95 Checklist to be used by the assessors during their assessment of the Criteria to be fulfilled by all CEN-CENELEC National Members Please note that this check list a supporting assessment tool and it does not intend to be exhaustive (draft ) CRITERION 3 IMPARTIALITY AND CONSENSUS Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 3.1 Impartiality of process Internal rules and established practices recognising that all stakeholders are entitled to express their views and positions in the National Technical Bodies (NTBs) Views and positions of all stakeholders are duly recorded in the reports of NTBs meetings Monitoring system in place to ensure the above elements are taken into account Existence of a Code of Conduct on independence of Chairs of NTBs Existence of a Code of Conduct on independence of Secretaries of NTBs Optional Rules for nominations of Chairs and Secretaries of NTBs Other Consensus Appeal mechanism in place allowing stakeholders to ask for corrective actions Statistics on stakeholders complaints (received Vs resolved) Recommended Principle of consensus embedded in the internal rules Other Neutrality of interests, impartiality and independency of structure (No explicit requirements in WTO/TBT) National law reflects independency of the NSB-NC from any specific interest group The NSB-NC governance rules do not give privilege status to any category of stakeholder in the decision making process National legal framework for voluntary standardization is in place and fully operational Recommended Existence of more than one single source of financing Recommended Other... 1 Required: Non-compliance to a required element that will result in a non-conformity. Recommended: Non-compliance to optional recommended element will result in a recommendation for improvement. Optional: Non-compliance to an optional element will result in a comment. 2 Please state the reference (if any), title and date of the evidence presented.

96 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 96 1) 2) 3) 4) Arvioijilla on seuraavia Puolueettomuus ja konsensusperustaisuus -kriteeriin liittyviä kommentteja tai ehdotuksia:

97 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 97 1) 2) 3) 4) Regarding the Impartiality and Consensus criterion, the assessors have the following comments / suggestions:

98 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 98 CENin tai CENELECin kansallisten jäsenjärjestöjen arvioinneissa käytettävä tarkistuslista Tämä tarkistuslista on tarkoitettu arvioinnin tueksi, eikä sen tarkoitus ole olla kattava (luonnos ) KRITEERI 4 Tehokkuus ja tarpeellisuus Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 4.1 Toimet, joilla vastataan tehokkaasti lainsäädännön ja markkinoiden tarpeisiin sekä tieteen ja teknologian kehitykseen Käytössä on järjestelmä, jolla varmistetaan järjestelmällinen viestintä viranomaisten (valtionhallinnon), kansallisten standardisoimisjärjestöjen ja niiden kansallisten teknisten komiteoiden välillä. Tähän liittyviä osatekijöitä voivat olla esimerkiksi säännölliset kokoukset foorumi tarpeiden esittelyyn ja arviointiin Käytössä on järjestelmä, jolla varmistetaan järjestelmällinen viestintä elinkeinoelämän järjestöjen, kansallisten standardisoimisjärjestöjen tai sen kansallisten teknisten komiteoiden kanssa. Tähän liittyviä osatekijöitä voivat olla esimerkiksi säännölliset kokoukset foorumi tarpeiden esittelyyn ja arviointiin Käytössä on järjestelmä, jolla varmistetaan järjestelmällinen viestintä tutkimuskeskusten ja yliopistojen, kansallisten standardisoimisjärjestöjen tai sen kansallisten teknisten komiteoiden kanssa. Tähän liittyviä osatekijöitä voivat olla esimerkiksi säännölliset kokoukset foorumi tarpeiden esittelyyn ja arviointiin Jokaiselle standardisointiprojektille on määritelty tavoite ja soveltamisala Pk-yrityksiä erityisesti kiinnostavat standardisointiprojektit yksilöidään (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Uusien kansallisten työkohteiden toteutettavuus arvioidaan järjestelmällisesti (asiantuntijoiden saatavuus, taloudelliset seikat ja sihteeristön tuki) Käytössä on standardiehdotusten julkinen lausuntokierrosprosessi Suositeltava Suositeltava Suositeltava 1 Pakollinen: Pakollisen osatekijän noudattamatta jättäminen tarkoittaa poikkeamaa. Suositeltava: Valinnaisen mutta suositeltavan osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kehittämissuositukseen. Valinnainen: Valinnaisen osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kommenttiin. 2 Esitetyn näytön lähde, otsikko ja päivämäärä.

99 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 99 Checklist to be used by the assessors during their assessment of the Criteria to be fulfilled by all CEN-CENELEC National Members Please note that this check list a supporting assessment tool and it does not intend to be exhaustive (draft ) CRITERION 4 EFFECTIVENESS AND RELEVANCE Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 4.1 Activities to respond effectively to regulatory and market needs, as well as to scientific and technological developments A system is in place to ensure systematic communication between the regulators (national administrations), the NSB-NCs and/or its National Technical Bodies (NTBs); elements thereto could be the existence of periodic meetings a platform for introducing and evaluating needs A system is in place to ensure systematic communication between the professional industrial organisations, the NSB-NCs and/or its NTBs; elements thereto could be the existence of periodic meetings a platform for introducing and evaluating needs A system is in place to ensure systematic communication between research centres and universities, the NSB-NCs and/or its NTBs; elements thereto could be the existence of periodic meetings a platform for introducing and evaluating needs There is an identified objective and scope for each standardization project The standardization projects, which are of particular interests to SMEs are identified (see EU Regulation No 1025/2012) The feasibility of New Work Items (NWIs) is systematically assessed (experts availability, financial implications and secretariat support) Recommended Recommended Recommended A process of public enquiry for draft standards is in place 1 Required: Non-compliance to a required element that will result in a non-conformity. Recommended: Non-compliance to optional recommended element will result in a recommendation for improvement. Optional: Non-compliance to an optional element will result in a comment. 2 Please state the reference (if any), title and date of the evidence presented.

100 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 100 KRITEERI 4 Tehokkuus ja tarpeellisuus Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN Käyttäjillä on mahdollisuus antaa palautetta standardien sisällöstä (esimerkiksi palautelomake verkkosivustolla, standardin mukaan liitettävä lomake jne.) Standardeja koskevat valitukset (esim. epäreilua kilpailua koskevat valitukset) ja seurantatoimet kirjataan muistiin Suositeltava Muu Standardit eivät saisi vääristää markkinoita, haitata kilpailua tai estää innovaatioita ja teknologian kehitystä Kansallisen standardisoimisjärjestön immateriaalioikeuspolitiikka (FRAND-ehtojen mukaiset patentointia koskevat ilmoitukset) on linjassa CENin ja CENELECin oppaan 8 (immateriaalioikeudet) kanssa myös itse ilmoitusten saatavuuden osalta Kansallisen standardisoimisjärjestön sihteereille pidetään säännöllisesti koulutusta säännöistä, prosesseista ja velvollisuuksista Suositeltava Muu Laadukkaita standardijulkaisuja ylläpidetään asianmukaisesti, ja ne ovat helposti asiakkaiden saatavilla Käytössä on menettely standardien säännölliseen arviointiin Toimituksellisten virheiden varalta on laatumenettely Standardien käännösten tarkistukseen on laatumenettely Saatavilla on tiedot julkaisujen toimituksellisista epätarkkuuksista tehdyistä valituksista Sisäiset menettelyt, joilla tunnistetaan ja uudistetaan vanhentuneet kansallisesti laaditut standardit (ei koske EN-standardien vahvistamista) Standardien soveltamisala on vapaasti saatavilla (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Asiakastyytyväisyyskyselyjä järjestetään Suositeltava Pk-yrityksille tarjotaan standardeja erityishinnoin tai standardipaketteja alennettuun hintaan (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Toimista, joilla tuetaan pk-yritysten osallistumista standardisointiin ja standardien saatavuutta pk-yritysten keskuudessa, raportoidaan vuosittain kansallisen standardisoimisjärjestön verkkosivustolla (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012)

101 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 101 CRITERION 4 EFFECTIVENESS AND RELEVANCE Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL A feedback system for the users about the content of the standards is in place (e.g. online entry on the website, form provided with the standard, ) Complaints against a standard (e.g. for unfair competition) and follow-up actions are recorded Recommended Other Standards should not distort the market, have adverse effects on fair competition, or stifle innovation and technological development 4.3 High quality standards publications are duly maintained and made easily available to customer NSB-NCs IPR Policy (patent declarations based on FRAND conditions) is in line with CEN-CENELEC Guide 8 (IPRs) including availability of the declarations themselves Training of NTBs Secretaries about rules, processes and duties are held on a regular basis Recommended Other... A process of periodic review of standards is in place There is a quality procedure for editorial mistakes There is a quality procedure for translation of a standard Record of complaints on editorial inaccuracies is available Internal procedures to identify and revise national developed standards (not EN implementation) that have become obsolete The scope of standards is freely available (see EU Regulation No 1025/2012) Customers satisfaction enquiries are held Recommended Special rates are applied for the provision of standards or bundles of standards at a reduced price to SMEs (see EU Regulation No 1025/2012) Reports on activities to enhance SME participation to standardization and access to standards are made available on a yearly basis on the web site of the NSB-NCs (see EU Regulation No 1025/2012)

102 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 102 1) 2) 3) 4) Arvioijilla on seuraavia Tehokkuus ja tarpeellisuus -kriteeriin liittyviä kommentteja tai ehdotuksia:

103 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 103 1) 2) 3) 4) Regarding the Effectiveness and Relevance criterion, the assessors have the following comments / suggestions:

104 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 104 CENin tai CENELECin kansallisten jäsenjärjestöjen arvioinneissa käytettävä tarkistuslista Tämä tarkistuslista on tarkoitettu arvioinnin tueksi, eikä sen tarkoitus ole olla kattava (luonnos ) KRITEERI 5 Toiminnan johdonmukaisuus Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 5.1 Vältetään päällekkäisyyksiä standardisoinnissa eurooppalaisella tasolla (CEN ja CENELEC) Kansallisen standardisoimisjärjestön toimintaan sisältyy sääntöjä ja käytäntöjä, jotka vaativat, että CENin ja CENELECin sisäisten sääntöjen osan 2 sekä EU:n asetuksen N:o 1025/2012 mukaista toimenpidekieltopolitiikkaa noudatetaan (Kansalliset standardisoimisjärjestöt eivät siis saa eurooppalaisen standardin laatimisen aikana tai sen vahvistamisen jälkeen toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa suunniteltuun yhdenmukaistamiseen, eivätkä varsinkaan julkaista kyseisellä alalla sellaista uutta tai tarkistettua kansallista standardia, joka ei ole täysin voimassa olevan eurooppalaisen standardin tai standardiehdotuksen mukainen.) Käytössä on menettely, jolla tunnistetaan ja kumotaan kansalliset standardit, jotka on kumottava eurooppalaisen standardin julkaisemisen jälkeen. (ks. CENin ja CENELECin sisäisten sääntöjen osan 2 vaatimus standardien vahvistamisesta ja siihen liittyvä viimeinen kumoamispäivämäärä sekä EU:n asetus N:o 1025/2012) Vastaavat kansalliset standardit kumotaan ennen viimeistä kumoamispäivämäärää A-poikkeamista on käytäntö, jolla tunnistetaan harmonisointia haittaavat kansalliset lait ja määräykset niistä ilmoitetaan kyseiselle CENin ja CENELECin tekniselle elimelle niistä ilmoitetaan kansallisille viranomaisille 1 Pakollinen: Pakollisen osatekijän noudattamatta jättäminen tarkoittaa poikkeamaa. Suositeltava: Valinnaisen mutta suositeltavan osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kehittämissuositukseen. Valinnainen: Valinnaisen osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kommenttiin. 2 Esitetyn näytön lähde, otsikko ja päivämäärä.

105 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 105 Checklist to be used by the assessors during their assessment of the Criteria to be fulfilled by all CEN-CENELEC National Members Please note that this check list a supporting assessment tool and it does not intend to be exhaustive (draft ) CRITERION 5 COHERENCE Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 5.1 Avoid duplication and overlap with standardization at European level (CEN-CENELEC) There are rules and practices within the NSB-NCs process, stipulating adherence to the standstill policy induced by the CEN-CLC IR Part 2 as well as in the EU Regulation No 1025/2012 (i.e. during the preparation of a European Standard or after its approval, NSB-NCs shall not take any action which could prejudice the harmonisation intended and, in particular, shall not publish in the field in question a new or revised national standard which is not completely in line with an existing European standard or a European standard under development) There is a process in place for the identification and withdrawal of national standards that are to be withdrawn following the publication of a European Standard (see CEN-CLC IR Part 2 implementation requirement and the associated date of withdrawal dow as well as EU Regulation No 1025/2012) Corresponding national standards are withdrawn before the dow There is a practice in place about A-deviations to identify national laws and regulations hampering harmonisation to notify these to the relevant CEN-CENELEC technical body (NTBs) to notify these to the national authorities 1 Required: Non-compliance to a required element that will result in a non-conformity. Recommended: Non-compliance to optional recommended element will result in a recommendation for improvement. Optional: Non-compliance to an optional element will result in a comment. 2 Please state the reference (if any), title and date of the evidence presented.

106 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 106 KRITEERI 5 Toiminnan johdonmukaisuus Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS OK NÄYTTÖ Vähintään 95 % hyväksytyistä CENin tai CENELECin standardeista on vahvistettu kansallisiksi standardeiksi 100 % hyväksytyistä CENin tai CENELECin standardeista on vahvistettu kansallisiksi standardeiksi CENin standardit vahvistetaan kansallisiksi standardeiksi 6 kuukauden kuluessa saatavuuspäivämäärästä (josta alkaen jäsenet saavat vahvistetun julkaisun CENin ja CENELECin keskussihteeristöstä) CENELECissä laaditut standardit vahvistetaan kansallisiksi standardeiksi 12 kuukauden kuluessa niiden vahvistamispäivämäärästä (dor) CENELECin ja IEC:n rinnakkaismenettelyllä (Dresdenin sopimuksen mukaisesti) laatimat standardit vahvistetaan kansallisiksi standardeiksi 9 kuukauden kuluessa niiden vahvistamispäivämäärästä (dor) Vain CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskeva kriteeri: Vähintään 80 % hyväksytyistä CENin tai CENELECin standardeista on vahvistettu kansallisiksi standardeiksi, ja on laadittu suunnitelma, jonka mukaisesti loput on tarkoitus vahvistaa kohtuullisen ajan kuluessa LUOTTAMUK- SELLINEN Suositeltava Muu Vältetään päällekkäisyyksiä standardisoinnissa kansainvälisellä tasolla (ISO, IEC) Johdonmukaisuus toisten järjestelmien kanssa Kansallinen standardisoimisjärjestö on ISOn, IEC:n tai molempien jäsen Järjestö noudattaa sääntöjä, jotka liittyvät sen jäsenyyteen vastaavassa kansainvälisessä organisaatiossa (ISOssa tai IEC:ssä) ja jotka koskevat ISO- tai IEC-standardien kansallista vahvistamista tai niihin perustuvien kansallisten standardien julkaisemista Valinnainen Muu...

107 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 107 CRITERION 5 COHERENCE Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL At least 95 % of the adopted CEN and CENELEC standards are implemented at national level 100 % of the adopted CEN and CENELEC standards are implemented at national level CEN standards are implemented at national level within 6 months from the date of availability (dav.) CENELEC homegrown standards are implemented at national level within 12 months from the date of ratification (dor) CENELEC standards developed in parallel with IEC (Dresden Agreement) are implemented at national level within 9 months from the date of ratification (dor) Only for organisation candidate to membership in CEN and CENELEC: At least 80 % of the adopted CEN and CENELEC standards are implemented at national level and a plan is set to reach the totality in a reasonable timeframe Required Recommended Required Required Required Required Other Avoid duplication and overlap with standardization at International level (ISO, IEC) External coherence with other systems The NSB-NC is member of ISO and/or IEC The NSB-NC complies with the provisions coming from its membership in the relevant International Organisation (ISO/IEC), in cases of adoption of ISO or IEC standards, or publication of national standards based on them Optional Other...

108 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Vältetään päällekkäisyyksiä tai ristiriitoja toimialojen välillä, jäsenjärjestön työohjelmassa, julkaistujen standardien kokoelmassa tai kansallisten lakisääteisten vaatimusten kanssa (täydentää kriteeriä 1) 5.4 Lakisääteisten vaatimusten täydentäminen (täydentää kriteerejä 2.1 ja 2.3) 1) 2) 3) 4) Käytössä on järjestelmä, jolla varmistetaan järjestelmällinen viestintä viranomaisten (valtionhallinnon) ja kansallisen standardisoimisjärjestön välillä. Tähän liittyviä osatekijöitä voivat olla esimerkiksi Suositeltava säännölliset kokoukset foorumi tarpeiden esittelyyn ja arviointiin Jos asianosainen elin arvioi, että uusi kansallinen työkohde vaikuttaa yhteiskuntapolitiikkaan, käytössä on järjestelmä, jolla tästä ilmoitetaan olennaisille viranomaisille ja jolla olennaiset viranomaiset kutsutaan osallistumaan työhön (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Käytössä on järjestelmä, jolla varmistetaan järjestelmällinen viestintä elinkeinoelämän järjestöjen ja kansallisen standardisoimisjärjestön välillä. Tähän liittyviä osatekijöitä voivat olla esimerkiksi Suositeltava säännölliset kokoukset foorumi tarpeiden esittelyyn ja arviointiin Muu... Kansallisella standardisoimisjärjestöllä on käytössä menettely, jolla olennaiset sidosryhmät, kuten markkinavalvontaviranomaiset, kutsutaan osallistumaan niiden uusien kansallisten työkohteiden valmisteluun, jotka tukevat kansallista lainsäädäntöä (ks. EU:n asetus N:o 1025/2012) Tietokanta jäsenjärjestön standardeista, joihin viitataan kansallisessa lainsäädännössä Arvioijilla on seuraavia Johdonmukaisuus-kriteeriin liittyviä kommentteja tai ehdotuksia:

109 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Avoid duplication or conflict between sectors, within a Member s work programme or collection of published standards, and with national legal requirements (complementary to Criterion 1) 5.4 Be complementary to legal requirements (complementary to Criterion 2.1 and 2.3) 1) 2) 3) 4) A system is in place to ensure systematic communication between the regulators (national administrations) and the NSB-NC; elements thereto could be: the existence of periodic meetings a platform for introducing and evaluating needs In case a New Work Item (NWI) is assessed by the relevant body to have an impact at public policy level, a system is in place to inform and invite the relevant public authorities to participate to the work (see EU Regulation No 1025/2012) A system is in place to ensure systematic communication between the professional industrial organisations and the national standardization body; elements thereto could be the existence of periodic meetings a platform for introducing and evaluating needs Recommended Required Recommended Other:... The NSB-NC has a system in place to inform and invite the relevant public, including market surveillance authorities, to participate to the work of those NWI in support of the national legislation (see EU Regulation No 1025/2012) Database indicating NSB-NC standards that are referenced in the national law Required Required Regarding the Coherence criterion, the assessors have the following comments / suggestions:

110 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 110 CENin tai CENELECin kansallisten jäsenjärjestöjen arvioinneissa käytettävä tarkistuslista Tämä tarkistuslista on tarkoitettu arvioinnin tueksi, eikä sen tarkoitus ole olla kattava (luonnos ) KRITEERI 6 Taloudelliset edellytykset ja vakaus Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 6.1 Taloudelliset edellytykset Tarkastetut tilinpäätökset 3 edelliseltä kirjanpitovuodelta on saatavilla Vakiomuotoiset lakisääteiset tilintarkastuskertomukset edelliseltä 3 kirjanpitovuodelta on saatavilla Toimintasuunnitelma ja talousarvio edelliseltä, nykyiseltä ja seuraavalta kirjanpitovuodelta on saatavilla Kansallisen standardisoimisjärjestön sisäistä valvontaa ja taloudenhoitoa sekä kirjanpitoa koskevat menettelyt ovat saatavilla Maksujen valmisteluun, hyväksymiseen ja suorittamiseen liittyvät tehtävät on selkeästi erotettu toisistaan 3 vuoden ajalta tehty vertaileva analyysi, jossa käytetään saatuja tilinpäätöksiä taloudelliset edellytykset takaavan kassavirran laskemiseen: Suositeltava Suositeltava Pakollinen 3 Current ratio > 1 3 vuoden ajalta tehty vertaileva analyysi, jossa käytetään saatuja tilinpäätöksiä omavaraisuusasteen laskemiseen: Pakollinen 3 Omavaraisuusaste > 1 3 vuoden ajalta tehty vertaileva analyysi, jossa käytetään saatuja tilinpäätöksiä velkaantumisasteen laskemiseen: Pakollinen 3 Velkaantumisaste < 1 Liikevoittoprosentti Suositeltava 3 EU:n asetuksen N:o 1025/2012 artiklan 24 edellyttämät raportit toimitetaan CENin ja CENELECin keskussihteeristön saataville Muu... 1 Pakollinen: Pakollisen osatekijän noudattamatta jättäminen tarkoittaa poikkeamaa. Suositeltava: Valinnaisen mutta suositeltavan osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kehittämissuositukseen. Valinnainen: Valinnaisen osatekijän noudattamatta jättäminen johtaa kommenttiin. 2 Esitetyn näytön lähde, otsikko ja päivämäärä. 3 Katso opastava huomautus kriteeriin 6.1 Taloudelliset edellytykset.

111 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 111 Checklist to be used by the assessors during their assessment of the Criteria to be fulfilled by all CEN-CENELEC National Members Please note that this check list a supporting assessment tool and it does not intend to be exhaustive (draft ) CRITERION 6 VIABILITY AND STABILITY Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 6.1 Financial viability Audited financial statements for the previous 3 financial years received Unqualified Statutory Audit Report for the previous 3 financial years received Business Plan and budget for the previous, current and following financial year received NSB-NC policies on Internal control and financial/ accounting procedures available Clear segregation of duties between payment preparation, approval and execution Recommended Recommended 3 years comparison analysis using the financial statements obtained to calculate viable cash flow: Required 3 cash flow current ratio >1 3 years comparison analysis using the financial statements obtained to calculate solvency ratio: Required 3 Solvency ratio > 1 3 years comparison analysis using the financial statements obtained to calculate Debt-to-Equity ratio: Required 3 Debt-to-Equity ratio < 1 Profitability ratio Recommended 3 Reports requested by Art. 24 of EU Regulation 1025/2012 made available to CCMC; Other... 1 Required: Non-compliance to a required element that will result in a non-conformity. Recommended: Non-compliance to optional recommended element will result in a recommendation for improvement. Optional: Non-compliance to an optional element will result in a comment. 2 Please state the reference (if any), title and date of the evidence presented. 3 Please refer to the GUIDANCE NOTE to CRITERION 6.1 Financial Viability.

112 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 112 KRITEERI 6 Taloudelliset edellytykset ja vakaus Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 6.2 Kansallinen asema ja vastuuvelvollisuus CENin jäsenjärjestö: jäsenjärjestö tunnustetaan maansa laissa maansa viralliseksi standardisoimisjärjestöksi, joka on toimivaltainen kaikilla CENin toimialueilla CENELECin jäsenjärjestö: jäsenjärjestö tunnustetaan virallisesti maansa laissa kaikilla CENELECin toimialueilla toimivaltaiseksi organisaatioksi Vain CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskeva kriteeri: Ehdokasmaan ja EU:n tai EFTAn välillä on Eurooppasopimus tai vastaava, jossa määritellään siirtymäkausi EU:n tai EFTAn jäseneksi Vain CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskeva kriteeri: Ehdokasorganisaation säännöt ovat yhteensopivia CENin tai CENELECin edustaman vapaaehtoisen standardisoinnin organisaatiomallin kanssa Vain CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskeva kriteeri: Kansallisen järjestelmän standardisointiin liittyvän lähentymisprosessin vertaaminen EU:n järjestelmään Vapaaehtoista standardisointia koskeva lainsäädäntökehys on olemassa ja täysin toimiva Aiempi tekninen lainsäädäntö, joka salli eurooppalaisten standardien kanssa ristiriitaisten teknisten sääntöjen hyväksymisen tai säilyttämisen (minkä takia ehdokasorganisaatio ei pystynyt vahvistamaan kaikkia EN-standardeja kansallisiksi standardeiksi tai joutui pyytämään järjestelmällisesti A-poikkeamia), on kumottu suurimmilta osin tai muutettu siten, että EN-standardeilla on sama rooli markkinoilla kuin niillä on EU:n sisämarkkinoilla Vain CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskeva kriteeri: EU:n asetusta N:o 1025/2012 noudatetaan täysin jäsenjärjestön maassa Muu...

113 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 113 CRITERION 6 VIABILITY AND STABILITY Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 6.2 National recognition and accountability CEN NSB: national law recognising the NSB as the official standards body in its country competent for all areas in the field of competence of CEN CENELEC NC: national law officially recognising the NC as competent for all areas in the field of competence of CENELEC Only for organisation candidate to membership in CEN and CENELEC: Existence of a Europe Agreement or equivalent between EU-EFTA and the candidate country, specifying a transitional period for accession to EU-EFTA Only for organisation candidate to membership in CEN and CENELEC: The statutory rules applied by the candidate NSB-NC are fully compatible with the mode of organisation of voluntary standardization as operated in CEN and/or CENELEC Only for organisation candidate to membership in CEN and CENELEC: Assessment of the process of approximation related to standardization of the national system with that of EU A specific legislative framework for voluntary standardization is in place and fully operational Pre-existing technical legislation that would permit the adoption (or keeping in place) of technical rules which would contradict the ENs, (thus forcing the candidate Member either not to implement in full the ENs or to request systematic A deviations), are removed as far as possible, or modified in such a way as to allow ENs to play the same role in the market as they play in the Internal Market Only for organisation candidate to membership in CEN and CENELEC: There is full application of EU Regulation No 1025/2012 in the country Other...

114 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 114 KRITEERI 6 Taloudelliset edellytykset ja vakaus Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 6.3 Vakaus: asianmukainen tietotekniikkainfrastruktuuri Saatavilla olevat tietotekniikkaresurssit tietotekniikkainfrastruktuurin ja tietotekniikkatyökalujen asentamiseen, ylläpitoon, päivittämiseen ja käyttöön: luettelo tietotekniikkahenkilöstöstä ylläpidon, varmuuskopioinnin, projektinkehityksen jne. menettelyt luettelo ulkoistetusta henkilöstöstä ja projekteista Saatavilla oleva tietotekniikkainfrastruktuuri, kuten yhteensopivat ohjelmistot (internetselaimet, Wordversiot jne.), jotka ovat vuorovaikutuksessa CENin ja CENELECin tarjoamien palvelujen kanssa Käytössä on (paikallinen tai ulkoistettu) asiakirjojen hallintajärjestelmä, jonka tukee suurten asiakirjamäärien tallennusta ja yhteensopivaa vaihtoa CENin tai CENELECin vaatimusten ja prosessien kanssa seuraavien asiakirjojen osalta: hallintoelinten asiakirjat teknisten komiteoiden asiakirjat standardit ja standardiehdotukset Käytössä on työohjelmia koskeville tiedoille tarkoitettu tiedonhallintajärjestelmä (paikallinen tai ulkoistettu järjestelmä), jonka tukee suurten tietomäärien tallennusta ja yhteensopivaa vaihtoa CENin tai CENELECin vaatimusten ja prosessien kanssa Toimiva televiestintä (suurinopeuksinen internet, sähköpostijärjestelmä) Julkinen kommentointimahdollisuus verkon kautta Suositeltava Ajan tasalla oleva verkkosivusto Kyky seurata CENin ja CENELECin prosesseja tukevien tietotekniikkatyökalujen ja -palvelujen kehitystä, esimerkiksi rekisteröityminen työryhmään IT tools Suositeltava Muu...

115 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 115 CRITERION 6 VIABILITY AND STABILITY Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE CONFIDENTIAL 6.3 Stability: adequate IT Infrastructure Available IT resources for set-up, maintenance/upgrades and operation of IT infrastructure and IT tools, such as: List of IT staff Procedures for maintenance, back-up, project development, etc. List of outsourcing and sub-contracting staff and projects Available IT infrastructure, including compatible softwares to interact with services provided by CEN and/or CENELEC (internet browsers, Word versions, etc,...) Document management system in place (local or hosted system) enabling to support high volume of document storage and compatible exchange in line with CEN and/or CENELEC requirements/processes, with regard: Governing bodies documents Technical bodies documents Standards and draft standards Available data management system (local or hosted system) for work programme information to support high volume of data storage and compatible exchange in line with CEN and/or CENELEC requirements/processes Operational telecommunication (high speed internet, system) Available on-line public commenting Recommended Up-to-date web site Ability to follow the evolution of IT Tools and services supporting the CEN and/or CENELEC processes, e.g. through registration in WG IT Tools Recommended Other...

116 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 116 KRITEERI 6 Taloudelliset edellytykset ja vakaus Nro AIHE OSATEKIJÄ VELVOITTAVUUS 1 OK NÄYTTÖ 2 LUOTTAMUK- SELLINEN 6.4 Vakaus: immateriaalioikeuksien suoja (tekijänoikeudet) ja myyntipolitiikka Valtio on allekirjoittanut seuraavat maailman henkisen omaisuuden järjestön WIPO:n (World Intellectual Property Organisation) sopimukset: tavaramerkkien kansainvälistä rekisteröintiä koskeva Madridin pöytäkirja vuodelta 1989 kirjallisten ja taiteellisten teosten suojaamista koskeva Bernin yleissopimus Vain CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskeva kriteeri: Kansallinen tekijänoikeuslainsäädäntö ei ole ristiriidassa CENin ja CENELECin oppaassa 10 esitettyjen tekijänoikeusperiaatteiden kanssa Vain CENin tai CENELECin jäsenyyttä hakevaa organisaatiota koskeva kriteeri: Kansallinen patenttilainsäädäntö ei ole ristiriidassa CENin ja CENELECin oppaassa 8 esitettyjen periaatteiden kanssa Käytössä on järjestelmä, jolla CENin ja CENELECin keskussihteeristölle ilmoitetaan eurooppalaisista standardeista, joista tulee pakollisia kansallisella tasolla Tekijänoikeussuoja: käytössä on menettely, jolla standardien paperiversiot ja sähköiset versiot vesileimataan Tekijänoikeussuoja: käytössä on menettely, jolla standardien paperiversiot ja sähköiset versiot merkitään näkymättömällä vesileimalla Tekijänoikeussuoja: muut kansallisen standardisoimisjärjestön toteuttamat hankkeet Patentit: patentointia koskeva ilmoitusjärjestelmä on CENin ja CENELECin oppaan 8 mukainen Patentit: käytössä on yleisesti saatavilla oleva tietokanta tai luettelo patentointia koskevista ilmoituksista Valinnainen Suositeltava Suositeltava Valinnainen Suositeltava Muu...

117 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 117 CRITERION 6. VIABILITY AND STABILITY Nr TOPIC ELEMENT CONDITION 1 OK EVIDENCE 2 CONFIDENTIAL 6.4 Stability: Protection of IPR (Copyright-) and commercial policy The national government is signatory party of the following agreements of the World Intellectual Property Organization (WIPO): The Madrid Protocol of 1989 for the international registration of marks; The Berne Convention for the Protection of Literary and Artistic Works Only for organisation candidate to membership in CEN and CENELEC: The national legislation on protection of copyright does not conflict with the copyright ownership principles as set in the CEN-CENELEC Guide 10 Only for organisation candidate to membership in CEN and CENELEC: The national legislation on Patents does not conflict with the principles as set in the CEN-CENELEC Guide 8 A system of notification to CCMC about European Standards that become compulsory at national level is in place Copyright protection: a system of watermarking of paper & electronic copies of standards is in place Copyright protection: a system of invisible watermarking of paper & electronic copies of standards is in place Copyright protection: other initiatives implemented by the NSB-NC Patents: a system of patent declaration is in place in line with CEN-CENELEC Guide 8 Patents: a database/list of patent declarations is in place and publicly available Optional Recommended Recommended Optional Recommended Other...

118 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 118 1) 2) 3) 4) Arvioijilla on seuraavia Taloudelliset edellytykset ja vakaus -kriteeriin liittyviä kommentteja tai ehdotuksia:

119 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 119 1) 2) 3) 4) Regarding the Viability and Stability criterion, the assessors have the following comments / suggestions:

120 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 120 OPASTAVA HUOMAUTUS Tarkistuslistan KRITEERI 6.1 Taloudelliset edellytykset Johdanto Taloudelliset edellytykset tarkoittavat kykyä saada riittävästi tuloja toiminnan maksuihin, velkasitoumuksiin ja soveltuvissa tapauksissa myös kasvuun siten, että palvelutasoa on mahdollista ylläpitää. Taloudellisten edellytysten arviointi on integroitu prosessi, johon sisältyy tarkastettujen tilinpäätösten, toimintasuunnitelman ja muun taloudellista analyysia tukevan tiedon katselmointi. Lähtökohtaisesti taloudellisten edellytysten arvioinnissa tarkastellaan edellisten kirjanpitovuosien tarkastettuja tilinpäätöksiä. Tuloksia arvioidaan suhteessa talousarvioon ja toimintasuunnitelmaan. Sen jälkeen arvioidaan saatujen tulosten kehityssuunta kolmen vuoden aikaväliltä ja projisoidaan se eteenpäin yhdestä kolmeen vuoden ajalle (jos mahdollista). Jotta näitä tuloksia voidaan tarkastella laajemmassa asiayhteydessä, käytetään toimintasuunnitelmaa, jotta voidaan perehtyä tulevaisuuden suunnitelmiin sekä liiketoiminnan, kasvun (jos olennaista) ja riskien näkökulmiin. Toimintasuunnitelma antaa käsityksen resurssienhallinnasta, kasvusuunnitelmista (jos olennaisia), pääomarakenteesta ja likviditeettistä. Toimintasuunnitelma ohjaa jäsenjärjestöä sen pitkän aikavälin tavoitteita kohti. LIKVIDITEETTI TAI CURRENT RATIO (taloudelliset edellytykset takaava kassavirta) Likviditeetti on merkittävä tekijä lyhyen aikavälin taloudellisen tilanteen määrittämisessä (likviditeetti osoittaa, kuinka helposti omaisuuserä voidaan muuntaa rahaksi). Lyhyen aikavälin likviditeetti määrittää, kuinka hyvin välttämättömät maksut joihin sisältyvät työntekijöiden palkat, korot ja toiminnan muut menot voidaan suorittaa, kun otetaan huomioon saadut tulot. Toisin sanoen se auttaa määrittämään, voiko yritys tai järjestö suorittaa lyhyen aikavälin sitoumuksensa. Current ratio on yrityksen maksuvalmiuden tunnusluku, joka kertoo nopeakiertoisen omaisuuden ja lyhytaikaisten velkojen suhteen, kun termi lyhytaikainen tarkoittaa vuotta lyhyempää aikaväliä. Täten vaihtuviin vastaaviin kuuluvat vaihto-omaisuus, lyhytaikaiset saamiset, rahat ja pankkisaamiset sekä rahoitusomaisuusarvopaperit, jotka voidaan muuntaa käteisvaroiksi yhden vuoden kuluessa lyhytaikaiseen vieraaseen pääomaan kuuluvat lyhytaikaiset velat, korot, ostovelat ja muut sitoumukset, jotka erääntyvät vuoden kuluessa. Current ratio on laskettava seuraavasti: Vaihtuvat vastaavat Current ratio = Lyhytaikainen vieras pääoma Jos kerroin on yli 1, yritys tai järjestö pystyy todennäköisesti suorittamaan lyhyen aikavälin sitoumukset. Jos kerroin on alle 1, yritys tai järjestö ei todennäköisesti pysty suorittamaan kaikkia sitoumuksia. OMAVARAISUUSASTE Omavaraisuusaste selvittää yrityksen tai järjestön kyvyn suorittaa pitkän aikavälin sitoumukset ja pysyä siten maksukykyisenä ja välttää maksukyvyttömyyden tai konkurssin. Omavaraisuusaste on laskettava seuraavasti: Oma pääoma Omavaraisuusaste = Taseen loppusumma Mitä enemmän omavaraisuusaste on yli 1, sitä maksukykyisempi yritys tai järjestö todennäköisesti on. Jos luku on alhainen tai alle 1, yritys tai järjestö on todennäköisesti vaarassa joutua maksukyvyttömäksi. VELKAANTUMISASTE

121 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 121 GUIDANCE NOTE Checklist CRITERION 6.1 Financial Viability Introduction Financial viability is about being able to generate sufficient income to meet operating payments, debt commitments and, where applicable, to allow growth while maintaining service levels. Assessment of financial viability is an integrated process involving a review of audited financial statements, business plan and other information that supports financial analysis. The initial focus of the financial viability assessment is the audited financial statements for the previous financial year. The results are assessed with the budget and financial projections in the business plan. The trends in actual results over a three-year period are then assessed and projected forward over one to three years (if available). To place these results into a broader context, the business plan is used in order to understand the future plans as well as the perspective on the business, growth (where applicable) and risks. The business plan will provide insights into the resource management, growth plans (where applicable), capital structure and liquidity. The business plan provides the roadmap to guide the Member towards its long-term goals. LIQUIDITY or CURRENT RATIO (viability of cash flow) A large factor determining the short-term financial health is liquidity (liquidity refers to the ease with which an asset can be converted into cash). The short-term liquidity determines how well necessary payments can be made (cash outflows) which include employee wages, interest and supplier costs given the revenue generated (cash inflows). In other words, it helps to determine whether a company/association can meet its short-term obligations. The current ratio compares all current assets to all current liabilities, where the term "current" means less than one year. So, Current assets include: cash, accounts receivable, inventory, prepaid expenses and other assets that can be converted to cash within one year; Current liabilities include short-term debt, interest, accounts payable and any other outstanding liabilities that are due within a year s time. The current ratio must be calculated as follows: Current Assets Current ratio = Current Liabilities if the ratio is above 1, the company/association is likely to meet its short-term obligations if the ratio is less than 1, the company/association is likely to fall short. SOLVENCY RATIO The solvency ratio is used to find out the company/association s ability to meet its long-term requirement obligations and thus remain solvent and avoid insolvency or bankruptcy. The Solvency ratio must be calculated as follows: Equity Solvency ratio = Total Liabilities the highest ratio above 1, the more solvent the company/association is likely to be if the ratio low and/or is less than 1, the company/association is likely to be exposed to insolvency.

122 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 122 Velkaantumisaste mittaa liikeyrityksen tai järjestön lainapääoman suhdetta omaan pääomaan: kuinka paljon rahoitusta yrityksellä on velkojen muodossa verrattuna siihen, kuinka paljon omaa pääomaa se on sijoittanut liiketoimintaan. Velkaantumisaste on laskettava seuraavasti: Vieras pääoma Velkaantumisaste = Oma pääoma Jos luku on mahdollisimman alhainen ja alle 1, yritys tai järjestö rahoittaa omaisuuseränsä omalla pääomallaan. Jos luku on yli 1, yritys tai järjestö rahoittaa omaisuuseränsä velalla. HUOM. Yleensä yli 0,40:n ja enintään 0,50:n velkaantumisasteita olisi tarkasteltava tarkemmin, jotta voidaan varmistaa, ettei organisaatiolla ole likviditeettiongelmia. Jos current ratio on hälyttävän pieni, se voi olla merkki vakavista talousvaikeuksista. LIIKEVOITTOPROSENTTI Liikevoittoprosentti kuvaa toiminnan kannattavuutta vertaamalla liikevoittoa myyntituloihin. Liikevoittoprosentti on laskettava seuraavasti: Liikevoitto Liikevoittoprosentti = Myynti Mitä suurempi kerroin, sitä kannattavampi yritys tai järjestö todennäköisesti on. Pieni kerroin tarkoittaa, että yritys ei todennäköisesti ole kannattava.

123 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 123 DEBT-TO-EQUITY RATIO The debt to equity ratio is the measure of the business organization or company/association s leverage: how much financing the business has in the form of debt when compared with how much cash it has invested in the business. The Debt-to-Equity ratio must be calculated as follows: Total Liabilities Debt-to-Equity ratio = Equity if the ratio is lowest possible and less than 1, the company/association is financing its assets through equity if the ratio is above 1, the company/association is financing its assets through debt. NOTE: Generally, a debt to equity ratio of over 0.40 to 0.50 should be looked at more carefully to make sure there are no liquidity problems. If you find that the current ratio is drastically low, this may be a sign of serious financial weakness. PROFITABILITY RATIO The profitability ratio shows the relation in terms of generating returns or profits on the investment made in the business, i.e. the percentage of profits earned out of sales. The Profitability ratio must be calculated as follows: Operating profit margin Profitability ratio = Sales the highest ratio, the most profitable the company/association is likely to be a low ratio, would mean the company is likely not to be profitable.

124

125

126

127

128 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 128 CENin ja CENELECin opas 22 Opas CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjä koskeviin kriteereihin liittyvässä arvioinnissa käytettävästä organisaatiorakenteesta ja prosesseista 2. painos, CEN ja CENELEC ovat päättäneet ottaa käyttöön tämän oppaan CENin vuosikokouksen päätöksellä 32/2013 ja CENELECin vuosikokouksen päätöksellä 53/39

129 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 129 CEN-CENELEC GUIDE 22 Guide on the organisational structure and processes for the assessment of the membership criteria of CEN and CENELEC Edition 2, CEN and CENELEC decided to adopt this CEN-CENELEC Guide 22 through CEN AG Resolution 32/2013 and CENELEC Decision AG 53/39 respectively.

130 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Soveltamisala Tämä opas täydentää CENin ja CENELECin opasta 20 CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjä koskevat kriteerit, ja sitä olisi käytettävä yhdessä kyseisen julkaisun kanssa. Tämä opas on CENin ja CENELECin vuosikokouksissa lokakuussa 2012 tehtyjen asiakirjaa CEN-CENELEC organisational structure and processes for Peer Assessment, Self-Assessment and Self-Assessment integrated with EN ISO 9001 audit koskevien päätösten mukainen. Samassa yhteydessä CENin ja CENELECin vuosikokouksissa kehotettiin jäsenjärjestöjä suorittamaan arviointi ajanjaksolla 1. tammikuuta joulukuuta 2015 sekä valitsemaan yksi kolmesta seuraavasta arviointivaihtoehdosta: A ISO sertifiointiin yhdistetty itsearviointi B Vertaisarviointi C Itsearviointi. Lisäksi jäsenjärjestöjen on ilmoitettava ennen joulukuun 31. päivää 2015, minkä vaihtoehdon (joko A tai B) ne valitsevat arviointiin tammikuun 1. päivästä 2016 eteenpäin. Tältä pohjalta laadittiin tämä opas, jossa kuvataan organisaatiomalli, jolla hallinnoidaan CENin ja CENELECin oppaassa 20 esitettyihin kriteereihin perustuvien itse- tai vertaisarviointien suorittamista, raportointia ja seurantatoimenpiteitä. Sovitun organisaatiomallin tarkoitus on lisätä CENin ja CENELECin laatiman arviointijärjestelmän luotettavuutta ja vastuunalaisuutta sekä varmistaa tehokas ja vaikuttava hallinnointi. Lisäksi tällaisen arviointijärjestelmän toteuttaminen vastaa erinomaisuuden tavoitetta, joka on sisällytetty jäsenjärjestöjä koskevien kriteerien vaatimuksiin. Arvioinnit suoritetaan virallisen puolueettoman puheenjohtajan valvonnassa. Arvioinnin suorittavat pätevät arvioijat, jotka voivat olla riippumattomia arvioitavana olevasta jäsenjärjestöstä (esim. vertaisarvioinnissa) tai samasta jäsenjärjestöstä (itsearvioinnissa). Puheenjohtajan ja arvioijien pätevyys ja riippumaton päätöksenteko sekä seurantatoimenpiteitä koskevien prosessien vaikuttavuus ja tehokkuus takaavat CENin ja CENELECin arviointijärjestelmän puolueettomuuden sekä standardisointiin läheisesti liittyvien ja siitä hyötyvien CENin ja CENELECin sidosryhmien hyväksynnän.

131 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Scope This Guide complements and should be read in conjunction with CEN-CENELEC Guide 20 Guide on membership criteria of CEN and CENELEC. This Guide follows the decisions of the CEN and CENELEC General Assemblies in October 2012 on the document CEN-CENELEC organisational structure and processes for Peer Assessment, Self-Assessment and Self-Assessment integrated with EN ISO 9001 audit. Within the same context, the CEN and CENELEC Assemblies also invited their Members to run an assessment exercise during the period from 1st January 2013 to 31st December 2015 and to choose among the following three options of assessment: A Self-assessment exercise integrated with the ISO 9001 certification B Peer-assessment exercise C Self-assessment exercise. Furthermore, the CEN and CENELEC Members have to indicate before 31st December 2015 which option they will adopt as assessment practice (between only A or B) from 1st January 2016 onwards. With this background in mind, the present Guide was created to illustrate the organisational model implementing the management of the exercises of self/peer assessment of the Criteria laid down in CEN-CENELEC Guide 20, as well as their reports and follow-up of actions. The agreed organisational model aims at building trust and accountability of the CEN-CENELEC system, while ensuring efficient and effective management. Indeed, the implementation of such an assessment system replies to the ambitious goal of excellence embedded in the provisions of the CEN-CENELEC Guide 20 on Membership Criteria. The assessment exercises are indeed handled under the supervision of a recognised super partes Chair and by competent assessors, be they independent from the Member assessed (e.g. in case of peer assessment) or within the same Member (self-assessment). The blend of competence and independence of judgment of the Chair and assessors and effective and efficient processes of follow-up actions will ensure the integrity of the CEN-CENELEC assessment system and the recognition of those CEN and CENELEC stakeholders closely linked to and benefiting from standardization.

132 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Hallinnon periaatteet Kaikki kolme hyväksyttyä mallia, A) ISO auditointiin yhdistetty itsearviointi, B) Vertaisarviointi ja C) Itsearviointi, perustuvat seuraaviin yleisiin periaatteisiin: Puheenjohtajien komitea koordinoi prosessia yhteistyössä CENin ja CENELECin vuosikokousten (AG) kanssa. Jäsenjärjestöjen keskinäisiä suhteita ja niiden seurantaa käsittelevä komitea (MRMC) on saanut vuosikokouksilta tehtäväksi hallinnoida arviointeja, raportointia ja seurantatoimia yhteistyössä jäsenjärjestöjen kanssa. Raportointikanava MRMC-komiteasta vuosikokouksille puheenjohtajien komitean kautta lisää tietämystä hyvistä käytännöistä. Käytettävissä on arviointiryhmä kohdissa 4.3 ja 4.4 kuvattuihin vertaisarviointiin liittyviin vaihtoehtoihin. 3 Jäsenjärjestöjen keskinäisiä suhteita ja niiden seurantaa käsittelevä komitea (MRMC) 3.1 Toimeksianto MRMC-komitea vastaa arviointijärjestelmästä. MRMC-komitea on saanut CENin ja CENELECin vuosikokouksissa tehtäväkseen a) hallinnoida CENin ja CENELECin arviointijärjestelmää sekä varmistaa itse- tai vertaisarviointeja koskevan raportoinnin yleinen laatu, yhdenmukaisuus ja tasapuolisuus b) varmistaa johdonmukaisen itse- tai vertaisarviointeja suorittavien arvioijien toimintamallin sujuva ja vaikuttava hallinnointi asianmukaisilla prosesseilla, valmistelulla ja tarvittavien asiakirjojen ja mallipohjien ylläpidolla sekä pätevien arvioijien valinnalla ja kouluttamisella c) kehittää jatkuvasti jäsenyyskriteerien määritelmiä saadun kokemuksen perusteella d) varmistaa tehtyjen arviointien raporttien tulosten vaikuttava seuranta ja koordinoida ja levittää hyviä käytäntöjä CENin tai CENELECin jäsenjärjestöille ja helpottaa siten tiedonvaihtoa jäsenjärjestöjen välillä asianmukaisten mekanismien avulla e) koordinoida CENin ja CENELECin jäsenyyttä hakevien organisaatioiden arviointiprosessia. MRMC-komitea raportoi molemmille vuosikokouksille puheenjohtajien komitean kautta. MRMC-komitean päätehtävät edellä esitetyn toimeksiannon mukaisesti on esitetty tarkemmin sen toimintasäännössä, jonka CENin ja CENELECin vuosikokoukset ovat hyväksyneet lokakuussa 2012 (CENin vuosikokouksen päätökset 31 & 32/2012 sekä CLC/AG53_CCMC_12_211/2012_RV). 3.2 Jäsenet MRMC-komitea koostuu seuraavista jäsenistä: puheenjohtaja yksi CENin nimittämä jäsen (ja yksi varajäsen) yksi CENELECin nimittämä jäsen (ja yksi varajäsen) CENin ja CENELECin yhteinen pääsihteeri yksi CENin ja CENELECin keskussihteeristön henkilöstön jäsen, joka toimii MRMC-komitean sihteerinä. Puheenjohtaja on puolueeton henkilö, jolla on koko yhteisön luottamus. CENin ja CENELECin vuosikokoukset nimittävät puheenjohtajan 4-vuotiselle kaudelle. Puheenjohtaja saa taloudellista korvausta tähän tehtävään käyttämästään ajasta. Muut komitean jäsenet ja heidän varajäsenensä ovat CENin ja CENELECin vastaavien hallintoelinten nimittämiä. Nimitykset perustuvat ehdokasasetteluun ja puheenjohtajan ehdokkaista antamiin suosituksiin. Heidät nimitetään 3-vuotiselle kaudelle, ja heidät voidaan valita uudestaan 2 vuoden jatkokaudelle. CENin ja CENELECin yhteinen pääsihteeri osallistuu komitean kokouksiin neuvoa-antavana tarkkailijajäsenenä.

133 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Governance principles All three approved models of A) Self-assessment exercise integrated with the ISO 9001 certification ; B) Peer-assessment exercise and C) Self-assessment exercise are built around the following common principles: the Presidential Committee coordinating the process, in full collaboration with the CEN and CENELEC General Assemblies (AGs); a Membership Relations and Monitoring Committee (MRMC) is mandated by the AGs to manage the assessment activities, the reporting and follow-up actions with the Members; a channel of reporting from the MRMC to the AGs through the Presidential Committee to raise awareness on good practices; a standing team of assessors for the options described under sections 4.3 and 4.4 referring to peer assessment. 3 Membership Relations and Monitoring Committee 3.1 Mandate The MRMC is the core of the system. The MRMC is mandated by the CEN and CENELEC General Assemblies to: a) Manage the CEN-CENELEC assessment system and ensure the overall quality, coherence and fairness of the (self or peer) assessment reporting. b) Ensure a smooth and effective management of coherent (self or peer) assessor s approach through appropriate processes, preparation and maintenance of the necessary documents and templates, as well as selection and training of qualified assessors. c) Seek continuous improvement on the definitions of the criteria for membership based on the experience acquired. d) Ensure the effective follow-up of the outcomes of the reports on the assessments made and coordinate and disseminate good practices to the CEN-CENELEC Members with a view to facilitating the exchange of information among the Members through appropriate mechanisms. e) Coordinate the assessment process of those organisations applying for membership in CEN and CENELEC. The MRMC reports to both General Assemblies through the Presidential Committee. The MRMC main tasks, in accordance with the above mandate, are further detailed in its ToR as approved by the CEN and CENELEC General Assemblies in October 2012 (CEN/AG Resolutions 31 & 32/2012 and CLC/AG53_CCMC_12_211/2012_RV). 3.2 Members The composition of MRMC is the following: the Chair; one member (and one alternate) nominated by CEN; one member (and one alternate) nominated by CENELEC; the CEN-CENELEC Director General; one CEN-CENELEC Management Centre (CCMC) staff member who will provide the secretariat of the MRMC. The Chair, who is an impartial person trusted by the whole community, is appointed by the CEN and CENELEC General Assemblies for a 4-year term and receives some financial compensation for the time he/she devotes to this activity. The other members of the Committee and their alternates are nominated by the respective CEN and CENELEC Governing Bodies following a call for nomination and upon recommendation by the Chair on the nominees. They are appointed for a 3 year term and re-eligible for an additional term of 2 years. The Director General attends the Committee meetings as observer with an advisory role.

134 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Päätökset Komitea tekee päätökset konsensusperiaatteella. Puheenjohtaja, CENin ja CENELECin nimittämät jäsenet (tai heidän varajäsenensä) tekevät päätökset. Komitean toimintasäännössä on määritelty tapaukset, joissa jäsen pidättäytyy äänestämästä esimerkiksi silloin kun MRMC-komitean päätökset koskevat sitä kansallista organisaatiota, jota edustaja (tai varajäsen) edustaa. 3.4 Hallinnointi MRMC toimii pääasiassa sähköisesti ja järjestää e-kokouksia tarpeen mukaan sekä fyysisen kokouksen vähintään kerran vuodessa. Komitean työkieli on englanti. MRMC-komitean puheenjohtajan ja jäsenten on noudatettava luottamuksellisuussääntöjä, joilla varmistetaan, että CENin ja CENELECin jäsenjärjestöjen arviointiraporteissa olevat luottamuksellisiksi ilmoitetut tiedot käsitellään asiaankuuluvalla tavalla MRMC-komiteassa. 3.5 CENin ja CENELECin keskussihteeristön tuki CENin ja CENELECin keskussihteeristö nimittää henkilöstönsä jäsenen vastaamaan MRMC-komitean työn hallinnoinnin varmistamisesta (kokoukset ja tiedonkulku) sekä avustamaan puheenjohtajaa erikseen määritellyissä tehtävissä, jotka liittyvät MRMC-komitean kokousten valmisteluun ja seurantaan. Tarvittaessa myös CENin ja CENELECin keskussihteeristön laadunhallinnan vastuualueen ohjelmapäällikkö osallistuu toimintaan. CENin ja CENELECin keskussihteeristön juridisten asioiden päällikkö käsittelee muun muassa kaikkien sopimuksellisten tai juridisten seikkojen koordinointia. 4 Vaihtoehdot 4.1 Yleistä Kohdassa 3 kuvattu organisaatiorakenne pysyy samana kaikissa tässä kohdassa kuvatuissa kolmessa vaihtoehdossa. Kuvatut vaihtoehdot ovat CENin ja CENELECin vuosikokousten hyväksymiä, ja niiden erot on alleviivattu tarvittaessa. 4.2 Itsearviointi Yleistä Tätä vaihtoehtoa käytettäessä jokainen CENin tai CENELECin jäsenjärjestö organisoi ja suorittaa oman itsearviointinsa CENin ja CENELECin oppaan 20 mukaisesti ja raportoi havaintonsa MRMC-komitealle. Seuraavat erityisseikat olisi otettava huomioon Jäsenjärjestöjen keskinäisiä suhteita ja niiden seurantaa käsittelevä komitea (MRMC) Jos jäsenjärjestö valitsee itsearvioinnin, MRMC-komiteaa pyydetään a) sopimaan itsearvioinnin valinneiden jäsenjärjestöjen itsearviointien ajankohdat vuodeksi kerrallaan b) seuraamaan aikataulun mukaisten itsearviointien suorittamista c) vastaanottamaan, hyväksymään ja käsittelemään jäsenjärjestöjen laatimat raportit d) vertaamaan itsearviointiraporttien tuloksia muihin vastaaviin tuloksiin ja määrittelemään siten hyviä käytäntöjä MRMC-komitean puheenjohtaja Tätä vaihtoehtoa käytettäessä ei tarvita ulkopuolisia arvioijia, koska kaikki toimet suoritetaan kunkin CENin tai CENELECin jäsenjärjestön sisällä. Näin puheenjohtajan odotettavissa oleva rooli keskittyy enimmäkseen kunkin jäsenjärjestön toteuttamien aikataulun mukaisten itsearviointien seurantaan ja tuotettujen itsearviointiraporttien hyvän laadun varmistamiseen, jotta raporttien keskinäinen vertailu on mahdollista.

135 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Decisions The Committee decides by consensus. The Chair, the CEN and the CENELEC nominated members (or their alternate) take decisions. The ToR specifies those cases of abstention from voting when, for instance, the MRMC s decisions concern the national organisation from which the representative (or the alternate) comes from. 3.4 Management The MRMC works mainly by electronic means, meet by e-meeting as appropriate and, at least once a year, meet in person. The working language of the Committee is English. The MRMC Chair and members shall abide to specific confidentiality rules in order to ensure that the information in the assessment reports of CEN and CENELEC Members that is declared as confidential is managed with due care within the MRMC. 3.5 CCMC support CCMC appoints a member of the staff in charge of ensuring the administration of the MRMC s work (meetings and flow of information) and assisting the Chair in specifically identified tasks related to the preparation and follow-up of MRMC meetings. Where appropriate, the CCMC Programme Manager Quality will also be involved. The Director Legal Affairs in CCMC will handle, among other matters, the coordination of all contractual/legal aspects. 4 The options 4.1 General With the organisational structure described in Section 3 in mind, which remains the same for all options, this Section 4 describes the three identified options approved by the CEN and CENELEC General Assemblies with their distinctions underlined whenever necessary. 4.2 Self-assessment exercise General Under this option, each CEN-CENELEC Member organises and conducts its self-assessment based on the CEN- CENELEC Guide 20 and reports its findings to the Membership Relations and Monitoring Committee. The following specific elements should be taken into account Membership Relations and Monitoring Committee If the option of self-assessment is chosen the Membership Relations and Monitoring Committee is called to: a) agree on the yearly calendar of self-assessment exercises to be held by the concerned Members; b) monitor the execution of the scheduled self-assessments; c) receive, accept and handle the reports produced by the Members; d) benchmark the result of the self-assessment reports with a view to defining some good practices Chair of the Membership Relations and Monitoring Committee Under this option, there is no need for external assessors, since all exercises are dealt with within each CEN or CENELEC Member. Hence, the expected role of the Chair will essentially be focussed on the monitoring of the execution of the scheduled self-assessments by each Member and to ensure the proper quality of the self-assessment reports produced, so as to allow benchmarking with other reports.

136 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Itsearvioinnin ja seurannan tärkeimmät toteutusvaiheet a) CENin tai CENELECin jäsenjärjestön sisäisten arvioijien suorittama katselmus ja arviointi CENin tai CENELECin jäsenjärjestön sisäisen arvioijan tai sisäisten arvioijien oletetaan kykenevän ymmärtämään olennaisten asiakirjojen sisällöt kokonaisuudessaan. Tarvittaessa he voivat pyytää komitealta milloin tahansa lisätietoa ja selvennyksiä itsearvioinnin käsittelyyn liittyvistä asioista ja itsearvioinnin organisoinnista. b) Loppuraportti ja palaute Jäsenjärjestö lähettää sen sisäisten arvioijien laatiman loppuraportin MRMC-komitealle, joka hyväksyy sen, kun puheenjohtaja on käynyt raportin läpi ja antanut suosituksensa. MRMC-komitea käsittelee raportin asianmukaisen luottamuksellisesti. Tarvittaessa komitea antaa jäsenjärjestölle palautetta ja parannussuosituksia ja voi myös viitata muilta jäsenjärjestöiltä lähtöisin oleviin hyviin käytäntöihin. Komitea voi myös helpottaa tiedon vaihtamista hyvistä käytännöistä pyytämällä jäsenjärjestöä ottamaan yhteyttä muihin asianosaisiin jäsenjärjestöihin tietyissä asioissa. c) Poikkeamat Jos poikkeamia ilmenee, kyseisen jäsenjärjestön kanssa sovitaan kohtuullisesta määräajasta, johon mennessä vaatimuksenmukaisuus on saavutettava. Jos vaatimustenmukaisuutta ei saavuteta määräaikaan mennessä, MRMC-komitea siirtää asian CENin ja CENELECin puheenjohtajien komitean harkittavaksi ja lisätoimenpiteitä varten kyseiselle CENin tai CENELECin hallintoelimelle Työkieli Tämän vaihtoehdon mukaisen arvioinnin työkielenä käytetään kyseisen jäsenjärjestön kotimaan kieltä. Itsearviointiraportti laaditaan kuitenkin englanniksi. 4.3 EN ISO auditointiin yhdistetty itsearviointi Yleistä EN ISO auditointiin yhdistetyssä itsearvioinnissa olisi otettava huomioon seuraavat lisäseikat: EN ISO sertifiointi Tämän vaihtoehdon valitsevilla jäsenjärjestöillä on oltava laadunhallintajärjestelmä, joka on sertifioitu standardin EN ISO 9001 mukaisesti jäsenjärjestön omalla kustannuksella Sisäisen arvioinnin suorittava ryhmä Jäsenjärjestöt nimeävät omat sisäiset arviointiryhmänsä laadunhallintajärjestelmänsä käytäntöjen mukaisesti Itsearvioinnin ja seurannan tärkeimmät toteutusvaiheet Itsearviointia varten määriteltyjen toteutusvaiheiden (ks. kohta 4.2) lisäksi on tärkeää korostaa seuraavia kahta tärkeää asiaa: Kaikki EN ISO auditointiraporttien osat eivät ole olennaisia jäsenjärjestöjä koskevien kriteerien näkökulmasta. EN ISO auditointi ei täysin kata jäsenjärjestöjä koskevien kriteerien auditointia. Siitä syystä toteuttamisen päävaiheet ovat seuraavat: a) Sisäisten arvioijien suorittama EN ISO auditoinnin olennaisten osien katselmointi Jotta voidaan varmistaa, että MRMC-komitea saa vain olennaisen osan auditoijien laatimasta jäsenjärjestön EN ISO raportista, jäsenjärjestön sisäisten arvioijien olisi tehtävä taustatyötä ja selvitettävä 1) mitkä tiedot EN ISO auditoinnista ovat olennaisia itsearviointiraportin kannalta CENin ja CENELECin oppaan 20 perusteella 2) mitä muita arviointitoimintoja tarvitaan itsearviointiraportin täydentämiseen.

137 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Main implementation steps of the self-assessment and follow-up a) Review and assessment by the CEN or CENELEC Member s internal assessors The CEN or CENELEC Member s internal assessor(s) are expected to fully understand the relevant documents. If needed, they can request at any time additional information and clarification from the Committee on matters related to the handling of the self assessment and on the organisation of this exercise. b) Final Report and feedback The Member sends the final report produced by its internal assessors to the Membership Relations and Monitoring Committee, which will accept it following the review and recommendation of the Chair. The Committee handles the report with due confidentiality. Where relevant, the Committee provides specific recommendations and feedback to the Member on possible improvements, and may also indicate good practices from other Members. The Committee may also facilitate the exchange of information on good practices by inviting the Member to contact other relevant Members on specific matters. c) Non-conformities Should non-conformities be revealed, a reasonable timeframe for reaching compliance is agreed with the Member concerned. In case of persistent failure of compliance, the Membership Relations and Monitoring Committee will submit the matter to the CEN-CENELEC Presidential Committee for consideration and further action to the concerned CEN or CENELEC governance body Working language The working language in this option will be the language of the country of the Member. However, the self-assessment report will be drafted in English. 4.3 Self-assessment exercise integrated with EN ISO 9001 audit General For the option of self-assessment integrated with EN ISO 9001 audit, the following additional elements should be taken into account: Certification EN ISO 9001 Those Members choosing this must have in place a quality management system, which is certified EN ISO 9001 at their own cost Internal assessors team The Members nominate their own internal team of assessors in line with the practices of their quality management system in place Main implementation steps of the self-assessment and follow-up In addition to the implementation steps outlined for the self-assessment (see Section 4.2), it is important to underline two important aspects: not all parts of EN ISO 9001 audit reports are relevant for the membership criteria, and; the assessment of the membership criteria is not entirely covered by the EN ISO 9001 audit. With this in mind, the main implementation steps should be the following: a) Review of the relevant parts of EN ISO 9001 audit by the internal assessors In order to make sure that the Membership Relations and Monitoring Committee only receive the relevant part of the Member s EN ISO 9001 report produced by the auditors, the Members internal assessors should handle some desk work to define: 1) what information within their EN ISO 9001 exercise is relevant for the self-assessment reporting on the basis of the CEN-CENELEC Guide 20; 2) what are the additional specific assessment activities that are needed to fulfil the self-assessment reporting.

138 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 138 b) Loppuraportti Jotta MRMC-komitea pystyy vertaamaan jäsenjärjestöiltä saatuja itsearviointiraportteja, jokaisen jäsenjärjestön arvioijien on varmistettava, että kaikki EN ISO auditoijien raportin olennaiset tiedot on oikealla tavalla sisällytetty järjestön itsearviointiraporttiin annettua raporttimallia noudattaen Työkieli Tämän vaihtoehdon mukaisen arvioinnin työkielenä käytetään kyseisen jäsenjärjestön kotimaan kieltä. Itsearviointiraportti laaditaan kuitenkin englanniksi. 4.4 Vertaisarviointi Yleistä Tässä vaihtoehdossa CEN ja CENELEC organisoivat vertaisarviointimallin, joka perustuu jäsenjärjestöjen henkilöstöstä koostuviin riippumattomiin ja päteviin arviointiryhmiin Jäsenjärjestöjen keskinäisiä suhteita ja niiden seurantaa käsittelevä komitea (MRMC) Jo määriteltyjen MRMC-komitean vastuiden lisäksi komitea on vertaisarvioinnin tapauksessa vastuussa myös a) arviointiprosessien organisoinnista b) arvioijien valinnasta, nimeämisestä ja koordinoinnista MRMC-komitean puheenjohtaja Puheenjohtajan odotetaan varmistavan, että a) arviointiryhmien kokoonpanot ovat mahdollisimman tarkoituksenmukaisia, kun otetaan huomioon jokaisen jäsenjärjestön koko ja muut erityispiirteet, kuten kansallinen kieli (jos mahdollista) b) arvioijien tekemät arviointikäynnit järjestetään tehokkaasti. Puheenjohtaja ei toimi arvioijana, jotta näiden kahden tehtävän välille ei synny eturistiriitoja Arvioijat Tässä vaihtoehdossa jäsenyyttä koskeviin kriteereihin liittyvän arvioinnin suorittavat yksittäiset arvioijat tai arviointiryhmät jäsenjärjestön koosta riippuen. Arvioijat ovat päteviä henkilöitä, jotka on nimetty suorittamaan arviointeja ja raportoimaan niistä MRMC-komitealle. He ovat sitoutuneita riippumattomaan päätöksentekoon ja toimintaan. Vertaisarviointeja suorittamaan nimettyjen arvioijien nimet on esitetty luettelossa, joka on kaikkien jäsenjärjestöjen saatavilla Arvioijien valinta- ja palkkiokriteerit Jokainen jäsenjärjestö voi nimetä arvioijan. Sekä CENiin että CENELECiin kuuluvat jäsenjärjestöt voivat kuitenkin nimetä vain yhden arvioijan. Arvioijia saa olla enintään 15. Arvioijaehdokkaat nimetään avoimella menettelyllä erikseen määriteltyjen puolueettomien kriteerien perusteella. Jäsenjärjestöjen odotetaan nimeävän henkilökunnastaan arvioijaehdokkaita, joilla on auditointitaitoja laaja kokemus standardisoinnin rakenteista ja standardien laadintaprosesseista Euroopassa tietoa eurooppalaisten standardisoimisjärjestöjen toiminnasta.

139 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 139 b) Final Report In order to allow the Membership Relations and Monitoring Committee to be able to compare the self-assessment reports received from the Members, the assessors of each Member will need to ensure that all relevant information of the EN ISO 9001 auditors report is properly included in their self-assessment report respecting the given template Working language The working language in this option will be the language of the country of the Member. However, the self-assessment report will be drafted in English. 4.4 Peer assessment exercise General Under this option, CEN and CENELEC organise a peer assessment model based on independent and competent teams of assessors coming from the staff of the Members Membership Relations and Monitoring Committee In addition to the responsibilities of the Membership Relations and Monitoring Committee already outlined, in the case of peer assessment the Committee will also be in charge of: a) the organisation of the assessment processes; b) the selection, appointment and coordination of the assessors Chair of the Membership Relations and Monitoring Committee The Chair is expected to ensure: a) the most appropriate composition of the assessment teams, taking into account the size and other specificities of each Member, including (if possible) the national language; b) the efficient management of the assessment visits held by the assessors. The Chair will not act as an assessor in order to avoid a conflict of interests between the two positions The assessors The assessments on the membership criteria under this option are made by individual assessors or teams of assessors, depending on the size of the Member. The assessors are competent persons appointed to handle the assessment exercises and to report accordingly to the Membership Relations and Monitoring Committee. They commit to be independent in their judgment and behaviour. The names of the assessors enabled to run peer assessments are included in a list that is made available to all Members Criteria for selection of assessors and remuneration Each Member may nominate an assessor. However, common CEN-CENELEC Members may nominate only one assessor. There should be no more than 15 assessors. The call for nomination of the assessors is made through an open process based on objective criteria to be laid down in a separate document. Members are expected to nominate from their staff candidates to become assessors who possess: audit skills; broad experience in the management of structure and standardization development processes in Europe; knowledge of the functioning of standards bodies in Europe.

140 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 140 Englannin kielen hyvä kirjallinen ja suullinen taito on edellytys. Muiden kielten osaaminen on tärkeä kriteeri ehdokkaaksi pääsemisessä ja valituksi tulemisessa. Ehdokasasettelun määräajan päättymisen jälkeen MRMC-komitea arvioi hakijoiden pätevyyttä sovittujen kriteerien mukaisesti ja laatii luettelon enintään 15 nimetystä arvioijasta. Nimettyjen arvioijien odotetaan olevan käytettävissä neljän vuoden ajan. Arvioijia haetaan yleensä 4 vuoden välein. Joka kerta kun arvioijaa pyydetään osallistumaan arviointiin, arvioijan työnantajana toimiva jäsenjärjestö saa rahallisen korvauksen ajasta, jonka sen työntekijä käyttää arviointiin. Tämän lasketaan olevan 600 päivässä arvioijaa kohden. Korvaukseen lisätään matkakulut (jotka hyvitetään todellisten lentokustannusten mukaan) ja majoituskulut (jotka hyvitetään Euroopan komission eurooppalaisille projekteille määrittelemiin virallisiin korvaussummiin perustuvan kiinteän päivärahan mukaisesti) Arviointiryhmien perustaminen MRMC-komitean puheenjohtaja nimeää arviointikäynneille osallistuvat arvioijat. Vertaisarviointiprosessin merkitys perustuu suurelta osin prosessin luotettavuuteen. Siksi puheenjohtaja valitsee arvioijat vuorovaikutuksessa arvioinnin kohteena olevan jäsenjärjestön kanssa. Tätä tarkoitusta varten jäsenjärjestön olisi nimettävä organisaatiostaan yhteyshenkilö. Arvioinnin kohteena olevan jäsenjärjestön koosta riippuen MRMC-komitea voi lähettää vain yhden arvioijan tai yhdestä pääarvioijasta ja yhdestä arvioijasta koostuvan arviointiryhmän. Puheenjohtaja nimeää arvioijat, joilla on kyseiseen arviointiin tarvittava pätevyys, ottaen huomioon arvioinnin kohteena olevan jäsenjärjestön organisaation sekä arvioijien riippumattomuuden arvioitavasta järjestöstä. Auditoitavalla jäsenjärjestöllä on oikeus hylätä arvioija ja perustella, miksi jäsenjärjestö ei hyväksy arvioijaa. Kaikissa tapauksissa arviointiryhmä nimetään yhteisymmärryksessä arvioinnin kohteena olevan jäsenjärjestön kanssa Muutoshakemusmenettely ja valitukset a) Muutoshakemusmenettely Jos jäsenjärjestöllä ja arvioijilla on eriävät näkemykset arviointiraportin tuloksesta, jäsenjärjestö voi lähettää kirjalliset kommenttinsa tai selvennyksensä, jotka liitetään sellaisenaan MRMC-komitealle esitettävään loppuraporttiin. Jos jäsenjärjestö on eri mieltä myös MRMC-komitean lopullisesta arviointiraporttia koskevasta päätöksestä, jäsenjärjestöllä on oikeus valittaa raportista puheenjohtajien komitealle. Puheenjohtajien komitea päättää asiasta kuultuaan MRMC-komiteaa. Puheenjohtajien komitea raportoi CENin tai CENELECin hallitukselle tai vuosikokoukselle kaikista sen päätöksistä. b) Muut valitukset CENin ja CENELECin jäsenjärjestöt voivat tehdä virallisia valituksia MRMC-komitealle arvioijien työstä tai käytöksestä. Valituksen mukana on esitettävä tarvittava näyttö.

141 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 141 Fluency in written/oral English is a prerequisite; knowledge of other languages is an important criterion for nomination and selection. Following the deadline of the call, the Membership Relations and Monitoring Committee evaluates the proposed curricula according to the agreed criteria and establishes a list of maximum 15 appointed assessors. The assessors are expected to remain available in the shortlist for a period of 4 years. Calls for assessors are normally handled once every 4 years. Each time an assessor is called to handle an assessment exercise, the Member in which this assessor is employed receives a financial compensation for the time its employee spends on the assessment exercise. This is calculated for an amount of 600 per day/assessor plus travel costs (reimbursed upon real flight expenses) and accommodation cost (reimbursed upon fixed daily allowance based on the EC official rates for European projects) Establishment of the assessors teams The Chair of the Membership Relations and Monitoring Committee appoints the assessors to handle the assessment visits. Confidence in the process is key to the relevance of the peer assessment process. Therefore, the Chair appoints the assessors in a dialogue with the Member to be assessed. A contact person in the Member s organisation is to be nominated to this end. Depending on the size of the Member to be assessed, the Membership Relations and Monitoring Committee can agree to allow just one assessor to handle the exercise or to have an assessors team composed of a lead assessor and one assessor. The Chair appoints the assessors who have the qualifications required for the specific assessment, bearing in mind the profile of, and their independency from, the Member to be assessed. The Member audited has the right to reject an assessor, providing reasons for his/her non-acceptance. In all cases, the team is appointed in agreement with the Member to be assessed Appeal mechanism and complaints a) Appeal mechanism In case of diverging positions between the Member and the assessors on the result of the assessment report, the Member may send its written comments or clarifications, which will be quoted in the final report that is presented to the Membership Relations and Monitoring Committee. Following a persistent disagreement with the final decision of the Membership Relations and Monitoring Committee on the assessment Report, the Member has the right to appeal against the Report to the Presidential Committee. The Presidential Committee will decide on the matter after having received the advice of the Membership Relations and Monitoring Committee. The Presidential Committee reports to the CEN or CENELEC Administrative Board/General Assembly on all its decisions. b) Other complaints The CEN and CENELEC Members may put forward formal complaints to the Membership Relations and Monitoring Committee about the assessors work and/or misbehaviour. Any complaint must be accompanied by the relevant evidence.

142 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Vertaisarvioinnin ja seurannan tärkeimmät toteutusvaiheet a) Taustaselvitys ja vierailun valmistelu paikan päällä Jäsenjärjestö lähettää tarvittavat asiakirjat arviointiryhmälle etukäteen. Käännösten tarve selvitetään tapauskohtaisesti. Arviointiryhmä perehtyy asiakirjoihin, pyytää (tarvittaessa) lisätietoa ja selvittää asioita mahdollisimman paljon ennen varsinaista paikan päällä tapahtuvaa arviointia. Arviointikäynnin helpottamiseksi jäsenjärjestölle lähetetään lyhyt ennakkoraportti ja ehdotettu arviointiaikataulu (aiheet, henkilöt, asiakirjat ja aikataulu) kommentoitavaksi ja hyväksyttäväksi. b) Arviointikäynti jäsenjärjestössä Vierailu ja arviointi organisoidaan hyvien auditointikäytäntöjen mukaisesti. Lopuksi arviointiryhmä antaa jäsenjärjestön johdolle ensimmäisen suullisen koosteen havainnoista, tuloksista ja suosituksista. c) Raporttiluonnos Raporttiluonnos lähetetään jäsenjärjestön kommentoitavaksi määrätyllä aikavälillä. Jos jäsenjärjestö ei ole samaa mieltä arviointiraportin havainnoista, on mahdollista tehdä lisäselvennyksiä konsensuksen saavuttamiseksi. MRMC-komitean puheenjohtaja voi osallistua asian selvittämiseen ja helpottaa tiedonvaihtoa arvioijien ja jäsenjärjestön välillä. Jos konsensus ei ole mahdollinen, jäsenjärjestö lähettää kirjalliset kommenttinsa tai selvennyksensä MRMCkomitealle. Arvioijien ja jäsenjärjestön eroavat kannat esitetään sellaisenaan loppuraportissa. d) Loppuraportti ja palaute Kun puheenjohtaja on kelpuuttanut arvioijien loppuraportin, raportti lähetetään kyseiselle jäsenjärjestölle ja MRMCkomitealle, joka käsittelee sen asianmukaisen luottamuksellisesti. Tarvittaessa komitea antaa palautetta arvioinnin kohteena olleelle jäsenjärjestölle mahdollisista korjaustoimista ja parannuksista. Komitea voi myös viitata muiden jäsenjärjestöjen hyviin käytäntöihin ja helpottaa järjestöjen välistä tiedonkulkua kehottamalla järjestöä ottamaan yhteyttä muihin järjestöihin tietyissä asioissa. e) Poikkeamat Jos poikkeamia ilmenee, kyseisen jäsenjärjestön kanssa sovitaan kohtuullisesta määräajasta, johon mennessä vaatimuksenmukaisuus on saavutettava. Jos vaatimustenmukaisuutta ei saavuteta määräaikaan mennessä, MRMCkomitea siirtää asian CENin ja CENELECin puheenjohtajien komitean harkittavaksi ja lisätoimenpiteitä varten Työkieli Arvioijien valinnassa otetaan huomioon heidän kielitaitonsa, jotta jäsenjärjestön asiakirjojen lukeminen ja käyttö on helpompaa. Kuitenkin saatetaan edellyttää, että ainakin tärkeimmät asiakirjat käännetään englanniksi. Vertaisarviointiraportti laaditaan englanniksi.

143 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS Main implementation steps of the peer assessment and follow-up a) Desk review and preparation of the visit in situ Relevant documents are sent by the Member to the assessors team in advance. The need for specific translations is discussed on a case-by-case basis. The assessors team studies the documents, requests additional information (if needed) and clarifies items as much as possible before the assessment in situ. In order to ease the assessment visit, a preliminary short report and a proposed assessment schedule (topics, persons, documents, and timetable) are sent to the Member for comments and agreement. b) Visit by the Assessors to the Member The visit and assessment are organised on the basis of good audit practices. At the end, a first oral summary of findings, results and recommendations will be given to the Member s management by the assessors team. c) Draft Report The draft Report is sent to the Member for comments within a given timeframe. If the Member does not agree with the findings in the assessors report, further clarifications to find consensus are possible. The Chair of the Membership Relations and Monitoring Committee may intervene to facilitate the exchange of information between the assessors and the Member. If consensus is not possible, the Member sends its written comments or clarifications to the Membership Relations and Monitoring Committee. The diverging positions between the assessors and the Member are quoted in the final Report. d) Final Report and feedback The assessors final Report, once validated by the Chair, is sent to the Member concerned and to the Membership Relations and Monitoring Committee, which handles it with due confidentiality. If relevant, the Committee provides specific feedback to the assessed Member on possible remedies and improvements. It also indicates good practices of other Members and facilitates the exchange of information on these by inviting contact to be made with other relevant Members on specific matters. e) Non-conformities Should non-conformities be revealed, a reasonable timeframe for reaching compliance is agreed with the Member concerned. In case of persistent failure of compliance, the Membership Relations and Monitoring Committee will submit the matter to the CEN-CENELEC Presidential Committee for consideration and further action Working language The choice of the assessors will also take into account their language skills, so as to facilitate the reading and use of the Member documents. However, it may be required that at least the main documents are translated into English. The peer assessment report will be drafted in English.

144 FINNISH STANDARDS ASSOCIATION SFS 144 Liite A Tiivistelmä organisaatiomallista Jäsenjärjestöjen keskinäisiä suhteita ja niiden seurantaa käsittelevä komitea (MRMC) CENin ja CENELECin yleiskokouksilta saatu toimeksianto huolehtia seuraavista: arviointiprosessit palaute arvioinnin kohteena olleelle jäsenjärjestölle tietojen vaihtaminen kunkin jäsenjärjestön kanssa hyvien käytäntöjen vaihtaminen. Itse- tai vertaisarvioinnin kulku Raporttiin Palaute Puheenjohtajien komitea poikkeamatapaukset vuosiraportointi kaikille jäsenjärjestöille CENELECin vuosikokous Palaute Raportti CENin tai CENELECin jäsenjärjestö Toteutus Hyvät käytännöt CENELECin hallitus CENin hallitus CENin vuosikokous CENELECin jäsenjärjestöt CENin jäsenjärjestöt