Uudistuvat työnkuvat

Transkriptio

1 Uudistuvat työnkuvat Keskeiset tulokset ja käsikirja toimintamallin muutokseen JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Halonen Ulla, projektipäällikkö

2 Uudistuvat työnkuvat Keskeiset tulokset ja käsikirja toimintamallin muutokseen Hankkeen tarkoituksena on ollut kehittää sairaanhoitajien, lähihoitajien ja laitoshuoltajien toimenkuvia vastaamaan heidän saamaansa koulutusta ja osaamista. Samalla on tarkasteltu henkilöstön ajankäytön jakautumista eri toimintoihin, ja tarkasteltu niiden sujuvuutta. Kehittäminen on perustunut henkilöstön oman työn tarkasteluun ja siitä puhumiseen. Tavoitteena on ollut koko työyhteisön kehittäminen arjen sujuvoittamiseksi. 1

3 Sisällys 1 MIKSI TOIMINTAMALLIA LÄHDETTIIN KEHITTÄMÄÄN? ENNEN TOIMINTAMALLIN MUUTTAMISTA HUOMIOITAVA TOIMINTAMALLIN MUUTTAMISEN PROSESSI LÄHTÖTILANTEEN ANALYYSI TYÖAJANSEURANTA ITSERAPORTOIDEN TYÖAJANSEURANTA HAVAINNOINTI MENETELMÄLLÄ TYÖAJANSEURANNAN TOIMINTOLUOKAT TYÖAJANSEURANNAN KESKEISET TAVOITTEET OSAAMISKARTOITUKSET YHDESSÄ KOHTI UUTTA TOIMINTAMALLIA OPPIMISKAHVILA PROSESSIN KUVAUS LEARNING CAFE ILTAPÄIVIEN TEEMAT UUDET TOIMINTAMALLIT KÄYTTÖÖN TOIMINTAMALLI HENKILÖSTÖMITOITUKSIIN TYÖNJAON TOIMINTAMALLI KÄYTÄNNÖSSÄ HENKILÖSTÖMITOITUSTEN SUOSITUKSET HENKILÖSTÖN TOIMENKUVAT SAIRAANHOITAJIEN VASTUUVUORO TYÖAJANSEURANNAN MUITA TULOKSIA OMAISET VOIMAVARANA KIRJAAMINEN JA RAPORTOINTI TYÖTYYTYVÄISYYS AUTONOMINEN TYÖVUOROSUUNNITTELU TYÖAIKA-AUTONOMIAN KÄYTTÖÖNOTON KULKU HANKKEEN TULOKSIA KOOTTUNA LÄHTEET LIITTEET LIITE1: TYÖAJANSEURANTALOMAKE LIITE 2: SAIRAANHOITAJIEN TYÖNKUVA LIITE 3: LÄHI- JA PERUSHOITAJIEN TYÖNKUVA LIITE 4: LAITOSHUOLTAJIEN TOIMENKUVA LIITE 5: HYVÄ OMAINEN -ESITE 2

4 1 Miksi toimintamallia lähdettiin kehittämään? Yhteiskunnan ikärakenteen muutos aiheuttaa suuret haasteet vanhuspalveluiden henkilöstön saatavuuteen ja työssä pysymiseen. Samaan aikaa hoivan tarpeen kasvaessa yli puolet hoitajista jää eläkkeelle vuoteen 2025 mennessä. Suomessa käytetään vielä hyvin paljon omia hoitotyön henkilöstövoimavaroja erilaisen toiminnan pyörittämiseen. Näin ollen hoitotyöntekijöiden työpanos on pois välittömästä asiakkaaseen kohdistuvasta työstä. Uudistuvat työnkuvat (myöhemmin UTK) -hanke on ollut Jyväskylän kaupungin vanhuspalveluiden ympärivuorokautisen asumisen (palveluasuminen ja pitkäaikaishoito) kehittämisprojekti, jonka tavoitteena on ollut kehittää arjen sujuvuutta ja henkilöstön toimenkuvia. Uudet työnkuvat -hankkeessa kehitettiin sairaanhoitajien, lähi- ja perushoitajien ja laitoshuoltajien työnkuvaa. Tavoitteeksi asetettiin houkuttelevammat ja koulutusta paremmin vastaavat työnkuvat. Työtehtävien uudelleen määrittelyllä ja palveluiden järkeistämisellä on mahdollista vapauttaa nykyisistä hoitotyön resursseista jopa % hoitotyöhön (Eskelinen, 2006, 2). Vähäinen tukipalveluhenkilöstön määrä on koettu hoitajien ammatillista itsetuntoa heikentävänä asiana (Pusa 2007, 32). Henkilöstövoimavarojen onnistuneella jakautumisella on mahdollisuus vaikuttaa myös työhyvinvointiin työn mielekkyyden lisääntyessä. Lisäksi oikein mitoitettu, riittävä ja asiansa osaava henkilöstö voi saavuttaa sekä yhteiskunnallista että taloudellista vaikuttavuutta. (Vuorensyrjä ym. 2006, ) Ammattitaitoisen ja riittävän henkilöstön saatavuuden turvaamiseksi tulee kehittää henkilöstörakenteiden ohella sekä työoloja ja -ehtoja. Hankkeen aikana on tullut voimaan ns. vanhuspalvelulaki, jonka valmistelussa ja arvioinnissa on viitattu henkilöstömitoituksiin. Riitta Räsäsen (2011, 158) väitöskirjassa todetaan, että korkeampi henkilöstömitoitus ja asiakkaiden hyvä elämänlaatu eivät riippuneet toisistaan. Hankkeessa puolestaan on osoitettu, että henkilöstömitoitus ei kerro siitä, mihin henkilöstön työaika kuluu. Henkilöstömitoituksen sijasta tulisi tarkastella henkilöstön kokonaisrakennetta, asukkaiden toimintakykyä, tiloja ja yksikön koko toimintatapaa. Hankkeen tulosten näkökulmasta vähimmäisvaatimuksena voi pitää henkilöstörakenteen tarkastelua kokonaisuutena. 3

5 Osaavan ja motivoituneen työvoiman saatavuuden turvaaminen ja työssä olevien osaamisen ylläpitäminen on koulutuksen, työelämän ja johtamisen yhteinen haaste (Räsänen 2007, 58). Omaan työhön vaikuttaminen ja työyhteisön ilmapiiri ovat tärkeitä työviihtyvyyttä edistäviä asioita. Uudistuvat työnkuvat -hankkeessa on yhdistetty näitä asioita mielekkäällä tavalla. Henkilöstölähtöinen ja työnohjauksellinen menetelmä sitouttaa ja motivoi työntekijöitä. Työn organisoinnin ohella samalla kehitetään työyhteisöä ja sen kykyä arvioida yhdessä omaa työtänsä. Erilaisilla muutoksilla voisi olla suuri vaikutus vanhustyön vetovoimaan, henkilöstön työhyvinvointiin ja asiakkaan kokemaan hoidon laatuun. Pienillä yksikkökohtaisilla muutoksilla olisi laajetessaan myös yhteiskunnallista vaikuttavuutta tuottavuuteen ja talouteen. Olennaista on vapauttaa henkilöstö tekemään sitä työtä, mihin heidät on koulutettu. Tämä heijastuu työhyvinvointiin ja työn iloon ja sitä kautta asiakkaiden parhaaksi laadukkaana työnä. Tämä käsikirja on tarkoitettu havainnollistamaan ja kuvaamaan muutosprosessia ja hankkeen keskeisiä tuloksia mahdollisimman selkeästi ja yksinkertaisesti. Työkirja on koottu hankkeen keston 10/2011 3/2014 tulosten perusteella soveltaen. UTK - hankkeen pilotissa vuonna 2012 oli mukana 2 pitkäaikaishoidon yksikköä. Vuonna 2013 hanke laajentui muihin pitkäaikaishoidon yksiköihin ja useisiin palveluasumisen yksiköihin. Hankkeen keskeisimpänä tuloksena on toimintamalli ja henkilöstörakenne pitkäaikaishoidon ja palveluasumisen yksiköihin. Lisäksi hankkeessa on työstetty useita arkeen liittyviä asioita ja koostettu paljon erilaista materiaalia, jotka tukevat yksiköiden arjen sujuvuutta. Niitä on koottu käsikirjan liitteeksi tarkempaa tutustumista ja hyödyntämistä varten. 4

6 1.1 Ennen toimintamallin muuttamista huomioitava Toimintamallin muuttaminen edellyttää aina kehittämistyötä, jolla uusi toimintamalli suunnitellaan ja hyväksytään kunkin yksikön reunaehtojen mukaan. Hyvä valmistelu ja suunnittelu henkilöstön osallisuus ja kuuleminen varmistavat sitoutumisen ja mahdollistavat toiminnan muutoksen. Onnistuneen kehittämisprosessin aikana koko henkilöstölle tulisi muodostua yhteinen näkemys siitä, miten toimintamalli juuri tässä yksikössä tulee muuttumaan ja toimimaan. Ennen kaikkea henkilöstön tulee tietää, miksi muutosta lähdetään tekemään. Toimintamallin muuttamisessa on kyse muutosprosessista, johon kuuluu muutokseen liittyviä haasteita ja yllätyksiä. Kyse on toimintakulttuurin muutoksesta, ja se vaatii aina aikaa ja harjoittelua. Prosessi mahdollistaa ja perustuu työntekijöiden osallistumiseen oman toiminnan pohtimiseen. Prosessi edellyttää esimiehen lisäksi kaikkien työntekijöiden ja eri ammattiryhmien osallistumista ja vastuunottoa. Toimintamallin kehittäminen edellyttää toimivia koulutus- ja kokouskäytäntöjä, muistioiden kirjoittamista ja asioiden työstämistä myös työn ohessa. Aktiiviseen kehittämiseen on syytä varata aikaa useampia kuukausia. Muutos (riippuen tehtävistä muutoksien laajuudesta) edellyttää useiden kuukausien ja jopa vuosien mittaista kehittämisprosessia. 5

7 1.2 Toimintamallin muuttamisen prosessi Muutosprosessi voidaan jakaa päävaiheisiin, jotka ovat 1) lähtötilanteen analyysi, 2) innovointi, koulutus ja muutoksista sopiminen ja 3) toimintamallin käyttöönotto ja arviointi. Muutoksen esittely ja tavoitteiden asettaminen Lähtötilanteen analyysi Uuden toimintamallin luominen Uusi toimintamalli käyttöön Toimintamallin arviointi ja levittäminen Nykytilan tunnistaminen Tavoitteiden asettaminen ja projektin aikatauluttaminen Yhteinen päätös Työajanseurannat Lähtötilanteen mittarit Aikataulutus Innovointiiltapäivät Henkilöstökoulutus Uuden toimintamallin suunnittelu Suunnitellut muutokset kokeiluun Muutoksen tukeminen Työajanseurannat Uuden toimintamallin arviointi Alkutilan analyysi Innovointi, koulutus ja muutoksista sopiminen ja kokeilu Toimintamallin arviointi Ajankäyttö kehittämisprosessi vie kokonaisuudessaan useita kuukausia tai jopa vuosia, jos tehtävät muutokset ovat suuria aikataulut suunnitellaan mahdollisimman tarkasti etukäteen osasto/työpalavereita käytetään tarvittaessa muutoksen työstämiseen ja tehdään tarvittaessa päätökset muutoksista kehittämis- ja kouluttamisiltapäivät iltapäivisin (2-)3 tuntia vuorojen vaihteeseen kolmivuorotyössä työntekijöiden osallistumisen mahdollistamiseksi saman sisältöisiä iltapäiviä pidetään mahdollisuuksien mukaan useampia iltapäiviä voidaan järjestää korkeintaan 1 teema/ kk 6

8 2 Lähtötilanteen analyysi 2.1 Työajanseuranta itseraportoiden Työajanseurannan tarkoituksena on selvittää henkilöstövoimavarojen käyttöä työaikamittauksen avulla. Työajanseuranta toteutetaan toimintolaskentamenetelmällä, joka on todettu hyväksi menetelmäksi selvittäessä henkilöstövoimavarojen käyttöä hoitotyön eri toimintoihin. Lomaketta testattiin opinnäytetyössä 1 ja kehitettiin edelleen tarvetta vastaavaksi. Työajanseuranta perustuu itseraportointiin. Työntekijät täyttävät itse toimintokaavaketta (LIITE1) 15 minuutin jaksoissa viiden työvuoron aikana kahden viikon seuranta-aikana. Jokaisesta vuorosta täytetään yksi lomake. Seurannan avulla saatiin selvitys henkilöstön työajan jakautumisesta erilaisiin toimintoihin. Työaikamittaukseen osallistui koko henkilökunta esimiehiä lukuun ottamatta. Työajanseurantaa toteutettiin kahden viikon ajan. Tavoitteena oli, että jokainen työntekijä täyttää viiden peräkkäisen työvuoron ajalta lomakkeen. Ennen seurantaa lomakkeiden sisältö käytiin läpi henkilöstön kanssa, jotta täyttäminen onnistui työn lomassa. Lomakkeet palautetaan ilman nimiä yksikössä olevaan laatikkoon. Lomakkeen täyttäminen helpottui vuorojen aikana. 1 Nurminen, S. & Pappinen, M Sairaanhoitajan työnkuva, Jyväskylän kaupunginpitkäaikaishoidossa ja vammaispalveluissa. Kehittämishanke. Jyväskylän ammattikorkeakoulu: Sosiaali- ja terveysalan johtaminen ja kehittäminen, ammatilliset erikoistumisopinnot. 7

9 Vinkki: Työajanseurannan voi toteuttaa vähemmilläkin vuoroilla, esim. 3 työvuoroa viikon aikana. Tällöin kannattaa yövuorot jättää pois, elleivät ne vaadi erityistä tarkastelua. Lisäksi kannattaa sopia, että työajanseurannassa on jokaisella mahdollisuuksien mukaan sekä aamu että iltavuoro Työajanseuranta havainnointi menetelmällä Tulosten luotettavuutta lisää työajanseuranta havainnointimenetelmällä. Havainnointi tehdään häiritsemättä osaston työntekijöiden ja asukkaiden normaaleja rutiineja. Havainnoijat pukeutuvat työyksikössä käytettäviin työvaatteisiin. Havainnoinnit tehdään 10 minuutin välein ja tutkimuksessa käytetään apuna kelloa muistuttamassa ajan kulkua. Havainnoitavat hoitajat (4 6 hlöä) identifioidaan kirjaimin A, B, C, jne. Havainnoijat aloittavat havainnointikierroksen aina samasta paikasta ja he kiertävät havainnointikierroksen, jonka aikana he merkitsevät ylös hoitotyöntekijöiden sillä hetkellä tekemän työtoiminnon. Jos havainnoija ei näe havainnoitavaansa, niin hän laittaa kyseisen hoitotyöntekijän työajanseurantalomakkeeseen merkinnän kohtaan ei näkyvissä. Jos hoitotyöntekijä poistuu osastolta, niin havainnoija ei poistu, vaan hän jatkaa havainnointiaan kierroksensa mukaisesti. Hoitotyöntekijöitä voi pyytää ilmoittamaan havainnoijalle, jos he poistuvat osastolta. Paitsi henkilökuntaa niin myös asukkaita informoidaan tutkimuksesta. Havainnoija havainnoi hoitotyöntekijöiden tekemiä työtehtäviä kaikissa muissa toiminnoissa paitsi hoitotyöntekijän asukkaansa kanssa käymissä omahoitajakeskusteluissa, perheen tapaamisissa tai muissa asukkaalle tärkeissä tapaamisissa. Havainnoija ei keskustele havainnoitavien kanssa muutoin kuin kysyäkseen tarkentavia, toimintoihin liittyviä kysymyksiä. Jokaisella hoitotyöntekijällä on oma työajanseurantalomakkeensa (lomakkeeseen merkitään hoitotyöntekijän koodi), johon havainnoija merkitsee hoitotyöntekijän tekemät työtoiminnot. Koska havainnot tehdään 10 minuutin välein, niin yhteen tuntiruutuun tulee kuusi rastia. Mahdollisuuksien mukaan voi havainnoija kirjata ylös myös hoitotyöntekijän samanaikaisia työtoimintoja kuten esim. lääkettä antaessaan hoitotyöntekijä ohjaa asukasta tms. 8

10 Hoitotyön havainnoinnin toteuttivat lisäkoulutuksessa olevat sairaanhoitajat. Tuloksien vertailusta teki opinnäytteen sairaanhoitaja Sanna Linna: Työajanseurannan tulokset itseraportoituna ja havainnoimalla olivat samansuuntaiset. Havainnoinnin tuloksissa välittömän hoitotyön osuus oli pienempi ja kaikkien muiden päätoimintoluokkien osuus vastaavasti hiukan suurempi. Havainnoinnissa toisen pilottiyksikön tulokset poikkesivat merkittävästi enemmän itseraportoinnin tuloksista. 2.2 Työajanseurannan toimintoluokat Työ voidaan määritellä koostuvan asiakkaiden kanssa tai välittömässä läheisyydessä tehtävästä työstä eli välittömästä hoivasta. Välillisestä hoitotyöhön kuuluu puolestaan toimenpiteet, joita ei suoriteta asukkaan välittömässä läheisyydessä erityisesti kirjaaminen ja raportointi. Näiden lisäksi yksiköissä suoritettavia tehtäviä ovat niin sanotut osastokohtaiset toiminnot, jotka liittyvät toiminnan ylläpitämiseen, mutta eivät liity suoraan asiakkaaseen. Tähän kuuluvat ns. tukipalvelutehtävät kuten siivous ja pyykkääminen. Näiden lisäksi tarkastellaan henkilökohtaista aikaa ja muuta aikaa, joka ei sovi muihin toimintoluokkiin. Jatkossa lomaketta kannattaisi kehittää niin, että tukipalvelutehtävät olisivat jo lomakkeessa suoraan omana toimintoluokkanaan. Tulokset syötetään esimerkiksi excel -ohjelmaan, jolloin saadaan laskettua kunkin ammattiryhmän jäsenen käyttämä aika kuhunkin toimintoluokkaan yhden työvuoron aikana keskimäärin. 9

11 2.2.1 Työajanseurannan keskeiset tavoitte et hoitohenkilöstön (erityisesti lähi- ja perushoitajat) ajasta noin 70 % kuluu välittömään hoitotyöhön. o lisäksi tarkastelussa esim. omaisyhteistyö ja lääkehoito välillinen hoitotyö kirkastetaan o kirjaamiseen ja raportointiin korkeintaan 15 % työajasta esim. raportoinnin tarkoitus ja tavat voimavaralähtöinen ja tarkoituksenmukainen kirjaaminen osastokohtaista työtä mahdollisimman vähän hoitajilla o henkilöstörakenteen tarkastelu, riittävästi tukipalveluhenkilöstöä o työnjaon kirkastaminen o työn organisointi, esim. pyykkien kuljetus jne. Keskeisin merkitys työajanseurannan tuloksilla on se, että ne tekevät toiminnan näkyväksi. Työajanseurannan pohjalta voidaan konkreettisesti katsoa, kuinka paljon hoitohenkilöstön aikaa kuluu ns. tukipalvelutehtäviin. Lisäksi keskeistä on tulosten toimiminen keskustelun pohjana ja toiminnan muutoksen herättelynä. Kunkin yksikön kehittämistarpeet nousevat tuloksia analysoidessa ja yksiköiden tuloksia toisiinsa vertailemalla. Taulukko1: Yhteenveto pilottiosastojen tuloksista % käytetystä työajasta/ työvuoro Toimintoluokat % / tulokset käytetystä työajasta Tavoite % / työaika Välitön hoitotyö % 70 % Välillinen hoitotyö %, keskimäärin % 15 % Osastokohtainen työ 3 19 % <10 % Muu 4 10 % 7 % 10

12 2.2 Osaamiskartoitukset Hankesuunnitelmassa seurattaviksi asioiksi valittiin työajanseurannan ja työhyvinvointikyselyiden lisäksi osaamisen kartoituksia. Näiden toteuttamisesta vastasivat sairaanhoitajien osalta Jyväskylän ammattikorkeakoulua ja lähi- ja perushoitajien sekä laitoshuoltajien osalta Jyväskylän aikuisopisto. Tulosten pohjalta nostettiin kehittämiskohteita, joihin vastataan kannustamalla henkilöstöä lisäkoulutukseen niin, että työnantaja mahdollistaa lähipäivät työajaksi. Lisäksi käynnistettiin aikuisopiston kanssa oppisopimustyyppistä koulutusta lähi- ja perushoitajien kliinisen osaamisen kehittämiseen. Osaamiskartoituksen osa-alueet ammattiryhmittäin Sairaanhoitajat Lähi- ja perushoitajat Laitoshuoltajat Asiakaslähtöinen työskentely Neuvonta, ohjaus ja yhteistyö Asiakaslähtöinen työskentely Neuvonta, ohjaus ja yhteistyö Asiakaslähtöinen työskentely Neuvonta, ohjaus ja yhteistyö Käytännön hoitotyön osaaminen Päätöksenteko-osaaminen Turvallisuus, taloudellisuus, ergonomia ja ympäristöä säästävä toiminta Kehittämis- ja vaikuttamisosaaminen Sairauksien erityispiirteiden osaaminen Kliininen osaaminen Avustaminen Ylläpitosiivous ja perussiivous Tekstiilien huoltaminen 11

13 Osaamistarpeita nousi kartoituksessa paljon esille. Jatkossa kannattaisi suosia tiettyyn osaamisalueeseen kohdentuvia kartoituksia. Näiden pohjalta voidaan suunnitella räätälöityjä koulutuksia, kuten lääkehoidon osaamisen kehittämisen osalta on tehty. Osaamiskartoitusten yhteenveto osaamistarpeista Kaikki ammattiryhmät: Eettisiin epäkohtiin puuttuminen, ohjaustaidot, vuorovaikutus ja kohtaaminen Laitoshuoltajat: ensiaputaidot, sähköturvallisuusosaaminen, kustannustehokkuus Lähi- ja perushoitajat: päätöksenteko-osaaminen, kliininen osaaminen 12

14 3 Yhdessä kohti uutta toimintamallia Hankkeen kehittämistyö on perustunut henkilöstön kanssa tehtävään työskentelyyn Learning Cafe -iltapäiviin. Oppimiskahvila on työskentelymenetelmä, jossa tavoitteena on yhdessä oppiminen kaksinkertaisen asiantuntijuuden periaatteella. Perusajatuksena on, että työskentely tapahtuu keskustellen siten, että jokainen osallistuja voi tuoda esiin omat ajatuksensa. Kahvilassa jaetaan kokemuksia ja ideoita, luodaan uutta mallia ja kyseenalaistetaan itsestäänselvyyksiä rakentavassa hengessä Oppimiskahvila-menetelmä on prosessina yksinkertainen ja siinä keskitytään joidenkin teemojen tai kysymysten ratkaisuun ryhmässä. Keskustelu on tärkeätä menetelmässä, omien näkemysten selittäminen ja yhteisen ymmärryksen löytäminen. Menetelmä opettaa yhteisten ratkaisujen tekemistä. Toisten selityksiä voi kommentoida ja kyseenalaistaa, mutta tärkeää on ryhmän yhteisen mielipiteen löytäminen. Kahvila on paikka ajatusten vaihdolle ja kollektiivisen osaamisen esiin tuomiselle työmenetelmien ja työyhteisön kehittämiselle yhteisen ymmärryksen synnyttämiselle ratkaisujen etsimiselle hankaliin kysymyksiin Pilotointien aikana oppimiskahvilat ovat saaneet erittäin myönteisen vastaanoton. Väliarvioinnissa pilottiosastojen henkilöstö antoi palautetta, että menetelmän toivotaan jatkuvan ja vietävän muihinkin yksiköihin. Oppimiskahvilat pidettiin oppilaitosten kanssa yhteistyössä. Niiden sisältö suunniteltiin yhdessä Jyväskylän ammattikorkeakoulun ja Jyväskylän aikuisopiston kanssa. Yhteinen pohdinta auttoi luomaan työnantajan tarvetta vastaavia sisällöt iltapäiviin. Näin oppimiskahviloissa toteutui kaksinkertainen asiantuntijuus. 13

15 3.1 Oppimiskahvila prosessin kuvaus Alla on kuvattu oppimiskahvila menetelmä yleisellä tasolla. Pilotoinnin aikana mallia on sovellettu eri tavoin. Menetelmää voidaan toteuttaa ilman yhteistä kuunteluosuutta, mutta pilotoinnin aikana keskustelu on pohjautunut aina teoriaan tai alustukseen aiheesta. Teorian tai alustuksen osuus on vaihdellut iltapäivissä muutamista minuuteista 45 minuuttiin. Osallistujat jakautuvat kahvilapöytiin/ parikeskusteluun (2-5 henkilöä / ryhmä). Jokaisessa ryhmässä on aiheeseen liittyvä keskusteluteema. Iltapäivän aiheesta ja käytettävästä ajasta riippuen teema voi olla sama tai eri. Jos aihe on erilainen, osallistujat kiertävät eri kahvilapöydissä osallistumassa teeman keskusteluun. Osallistujat valitsevat sihteerin ryhmästään. Osallistujat keskustelevat teemasta ja kirjaavat ne ylös sihteerin johdolla joko tyhjälle paperille tai fläppitaululle tai vaihtoehtoisesti aiheeseen liittyvään työpaperiin. Iltapäivän päätteeksi tulokset vedetään yhteen ainakin keskeisempien asioiden osalta, ja niitä on mahdollista ryhmän jäsenten lisäksi myös muiden kommentoida. Tuloksena saatua materiaalia jatkotyöstetään seuraavilla kerroilla tai toimitetaan työyksikköön tiedoksi tai tarvittessa myös työpalavereihin käsiteltäväksi. 14

16 Osallistujat: Teemasta riippuen iltapäiviä voidaan järjestää joko koko henkilöstölle yhteisiä tai ammattiryhmittäin omia tilaisuuksia. Samansisältöisiä iltapäiviä pidetään 2-3. Maksimi osallistujamäärä ryhmissä on henkilöä. Hankkeessa hyvää palautetta on tullut kokemusten jakamisesta eri yksiköiden välillä. Miksi Learning Cafe: perustuu osallistavaan menetelmään vaikutusmahdollisuuksien kasvu ryhmissä käytävät keskustelut edistävät yhteistyökykyä, sosiaalisia vuorovaikutusja kommunikointitaitoja lisää yhteishenkeä työn ajattelu lisääntyy ajattelutaito kehittyy, kun omia ajatuksia voi peilata muiden ajatuksiin. vastuunotto työstä lisääntyy, kun kritisoinnin sijasta yritetään ratkaista asioita työssä jaksamisen lisääntyminen oman osaamisen ja tietämyksen esiin tuominen ja jakaminen Pilottiyksiköt: Oppimiskahviloissa energia on suunnattu ongelmien tunnistamisen jälkeen ratkaisujen etsimiseen. Kun etsitään ongelmien sijaan ratkaisuja, vähenee myös syiden ja syyllisten etsimisen tarve, ja oma vastuu ratkaisun keksimiseen löytyy. 15

17 3.2 Learning Cafe iltapäivien teemat Kehittämisen osa-alueet mittareiden pohjalta Työn osaaminen Organisointitaidot Työyhteisötaidot Iltapäivien teemoja: Kirjaaminen, raportointi, omaisyhteistyö, ohjaustaidot Työajanseurannan tulokset: työnjako, oma aika, työn organisointi (kuka tekee mitäkin) Työhyvinvointikyselyn tulokset: työntekijätaidot, työyhteisötaidot, työelämän pelisäännöt Kukin yksikkö valitsee mittareiden analysoinnin pohjalta kustakin kehittämisen osa-alueelta yhden teeman kehittäväksi kohteekseen. Näistä luodaan tarvittaessa yhteiset toimintaohjeet / pelisäännöt yksikköön. Lähtötilanteen analyysi Arviointi LearningCafe - iltapävät Toiminnan muutos/ pelisääntöjen laatiminen 16

18 4 Uudet toimintamallit käyttöön 4.1 Toimintamalli henkilöstömitoituksiin Ennen hanketta useissa Jyväskylän vanhuspalveluiden yksiköissä on ollut työnjako, missä koko hoitohenkilökunta tekee lähes kaikkia toimintayksikön tehtäviä. Hoitohenkilökunnan työpäivistä kuluu paljon aikaa astioiden- ja pyykinpesuun, tarviketilauksiin, kuljetuksiin ja huoltotehtäviin. Esimerkki: Yksikössä, jossa on töissä 8 henkilöä aamu/iltavuorossa työaikaa kuluu ns. tukipalvelutehtäviin 8 % työajasta eli noin 38min/hoitaja. Tällöin tukipalvelutehtäviin kuluu yhteensä 307 minuuttia eli lähes yhden laitoshuoltajan työajan verran. Tavoiteltava toimintamalli on sellainen, jossa kaikki ammattiryhmät voivat keskittyä omaa osaamistaan ja koulutustaan vastaaviin tehtäviin. Useista muuttuvista osista johtuen tietynlainen henkilöstörakenne ja toimintamalli eivät ole suoraan siirrettävissä yksiköstä toiseen. Esimerkiksi uudet yksiköt vievät enemmän henkilöstöresurssia suurempine tiloineen tai useampine kerroksineen. Projektin avulla kehitettiin ensin pitkäaikaishoidon ja palveluasumiseen hoitotyöhön uusi toimintamalli, jossa työ organisoidaan tarkoituksenmukaisella tavalla kaikkien osaamista hyödyntäen ja asiakkaan tarpeet huomioiden. Näin hoitajat voivat keskittyä hoitotyöhön ja muusta työstä vastaavat laitoshuoltajat. Jatkossa tukipalveluista voisi vastata myös toimitilahuoltajat tai hoiva-avustajat Työnjaon toimintamalli käytännössä Hoitotyön mitoitus ei kerro työajan todellisesta jakautumisesta eri tehtäviin. Tässä kerrotaan esimerkki henkilöstörakenteen vaikutuksesta työn sisältöön. Kahdessa pitkäaikaishoidon yksikössä on henkilöstöä ja asukkaita saman verran. Esimerkkiyksikössä B hoitotyönmitoitus on laskennallisesti pienempi. Vastaavasti heidän tukipalvelumitoituksensa oli korkeampi ja yksikön rakenne parempi. Esimerkkiyksikössä A hoitotyön mitoitus on suurempi, mutta tukipalveluhenkilöstö on pienempi ja heidän toimenkuvansa sisältää vain yksikön siivouksen. 17

19 Mitoitukset Esimerkkiosasto A Esimerkkiosasto B Hoitotyön mitoitus 0,65 0,59 Tukipalvelumitoitus 0,05 0,12 Yksiköiden henkilöstö osallistui työajanseurantaan. Hoitajien työajan jakautuminen keskimäärin eri toimintoluokkiin on kuvattu alla. Esimerkkiosastolla A, jossa tukipalveluhenkilöstöä on vain siivoukseen, hoitajien työajasta liki 15 % /vuoro kuluu tukipalvelutehtäviin. Vastaavasti yksikössä B osastokohtainen työ hoitajien työajasta on < 3 %. Esimerkkinä käytetty yksikkö B toimii hoitotyön organisoinnin kannalta tavoitellun toimintamallin mukaisesti. Tällöin hoitohenkilöstö voi keskittyä asukkaisiin ja tukipalveluhenkilöstö (laitoshuoltajat) tekevät siivouksen lisäksi ateria- ja pyykkihuoltoa. He myös auttavat asukkaiden syöttämisessä, jolloin ruokailuhetket saadaan rauhoitettua ja asukkaat saavat ruoan lämpimänä. Toimintoluokat Esimerkkiosasto A Esimerkkiosasto B Välitön hoitotyö 53,6 65,8 Välillinen hoitotyö 18,0 18,6 2 Osastokohtainen työ 18,8 5,8 Muu aika 9,5 8,4 Laskennallisesti yhden asukkaan saama aika on siis yksikössä B suurempi kuin yksikössä A, vaikka sen hoitotyön mitoitus on pienempi. Pelkkä hoitotyön mitoitus ei siis kerro asukkaalle kohdistuvasta ajasta. 2 Jos yksikkö B:n henkilökunta kehittäisi vielä kirjaamis- ja raportointikäytäntöjään niin, että niihin käytetty aika olisi tavoitellusti korkeintaan 15 % työajasta, voisi yksikkö päästä tavoiteltuun työajan jakautumiseen. 18

20 4.1.2 Henkilöstömitoitusten suositukset UTK hankkeessa luotiin suosituksen henkilöstömitoituksiin pitkäaikaishoidossa ja palveluasumisessa. Tarkkoja mitoituksia ei voida kirjata, koska henkilöstömitoitukseen vaikuttaa koko yksikön toiminnallinen kokonaisuus. Laitoshoitoa purettaessa ja palveluasumisessa hoitoisuuden kasvaessa tulevaisuudessa henkilöstörakenteet tulevat lähentymään toisiaan eikä erilaisia mitoituksia näihin palveluihin ole tarpeellista kirjata. Hoiva-avustajakoulutuksen laaja-alainen käynnistyminen ja hoitohenkilöstön saatavuuden tiukentuminen voivat tulevaisuudessa tuoda tarpeen tarkastaa henkilöstörakennetta uudelleen. Pitkäaikaishoidon henkilöstörakenne: - sairaanhoitajia 0,1 0,11 - muu hoitohenkilöstö 0,55 0,56 - tukipalveluhenkilöstö 0,1 0,14 (jolloin tukipalveluihin kuuluisi myös ateriahuolto) Palveluasumisen henkilöstörakenne: - sairaanhoitajia 0,05 0,1 - muu hoitohenkilöstö 0,4 0,55 - tukipalveluhenkilöstö 0,1 (jolloin tukipalveluihin kuuluisi myös ateriahuolto) 19

21 Henkilöstörakenteeseen 3 ja toimintamalliin vaikuttavat asiat esimerkiksi: olemassa oleva henkilöstörakenne nykyinen toimintamalli toiminnassa ja ns. tukipalveluissa asukasrakenne henkilöstön työrajoitteet, asenteet ja ikärakenne henkilöstön osaaminen ja kokemus yksikön tilat Saadussa toimintamallissa ei ole voitu laskennallisesti huomioida kaikkia yllä olevia vaikuttavia asioita, joten oman yksikön optimaalista henkilöstörakennetta suunniteltaessa tulee huomioida, esim. tilojen vaikutus. Useamman kerroksen tilat tai yhden hengen huoneet sitovat enemmän resursseja. Lisäksi esimerkiksi ruokahuollon organisointi vaikuttaa tukipalvelutehtävissä tarvittavan henkilöstön määrään. Yksi keittiö keskellä yksikköä helpottaa työn organisointia verrattuna useisiin eri siivissä oleviin keittiöihin. Tiivistetysti voidaan todeta, että olennaista on koko henkilöstörakenteen tarkastelu. Tällöin kaikissa yksiköissä tulee olla kaikkien ammattiryhmien työntekijöitä. Tukipalveluhenkilöstö mahdollistaa hoitajien vapauttamisen heille kuuluviin tehtäviin. Toimintamallissa on kuitenkin varottava ammattiryhmien lokeroitumista tai tehtävien liian tiukkaa rajaamista tietylle ammattiryhmille kuuluvaksi. Toimivassa toimintamallissa parhaimmillaan koko henkilöstö on laadukkaasti yhdessä enemmän. 3 Voutilaisen mukaan pitkäaikaishoidossa on näyttöä siitä, että pieni henkilöstömäärä ja sairaanhoitajien vähäinen osuus siinä ovat yhteydessä heikkoon hoidon laatuun (Voutilainen ym. 2005). 20

22 4.1.2 Henkilöstön toimenkuvat Eri ammattiryhmien toimenkuvat päivitettiin vastaamaan saatua toimintamallia. Ammattiryhmittäin perusrunko on kaikilla yksiköillä samanlainen, mutta yksikkökohtaisia vaihteluita tehtävien jakautumisessa on edelleen. Toimenkuvat ovat käsikirjan liitteenä Sairaanhoitajien vastuuvuoro Hankkeen lähtökohtana on ollut erityisesti sairaanhoitajien kokemus siitä, etteivät he ehdi tehdä oman toimenkuvaansa kuuluvia tehtäviä perustyön lomassa. Sairaanhoitajan työnkuvan vetovoimaisuuden lisäämiseksi esitettiin Ohmero ja Kovanen (2011) esittivät palveluohjauksellisen työnotteen vahvistamista ja konsultoivaa roolia. Eräänä ratkaisuna vetovoimaisuuden lisäämiseksi on saatu sairaanhoitajien vastuuvuoron käyttöönotolla. Eräässä pitkäaikaishoidon yksikössä on ollut käytäntönä se, että joka arkiaamuvuorossa on yksi sairaanhoitaja vastuuvuorossa irti ns. perustyöstä. Sairaanhoitajille on määritelty päiväkohtaisesti tehtäviä, joita vastuuvuorossa hoidetaan. Lisäksi vastuuvuoron aikana sairaanhoitajat tekevät mm. oman vastuualueensa tehtäviä. Tarvittaessa he työskentelevät myös perustyössä tai ohjaavat ja neuvovat muita hoitajia. Muutaman vuoden mallin käyttöönoton jälkeen palaute on ollut myönteinen kaikilta ammattiryhmiltä. Sairaanhoitajat ovat vapautuneet. Sairaanhoitajat puolestaan ovat kokeneet työn stressaavuuden helpottaneen, kun tietää, että seuraavalla vastuuvuorolla voi palata keskeneräisiin asioihin. Tältä pohjalta yksiköt ovat ideoineet vastuuvuoron käyttöönottoa omassa yksikössään. Käytännön ratkaisuja on ollut erilaisia. Joissakin yksiköissä sairaanhoitajilla on yksi vastuuvuoron työvuorolistan (3 viikon) aikana. Jotkut yksiköt ovat kokeilleet vastuuvuoroa aamukiireiden ja lounaan jälkeen klo Joissakin palveluasumisen yksiköistä sairaanhoitajia on vähemmän, jolloin he toimivat aina ikään kuin vastuuvuorossa. 21

23 4.2 Työajanseurannan muita tuloksia Työajanseurannan keskeinen merkitys on niiden synnyttämä keskustelu siitä, mihin työaika kohdistuu. Lisäksi se tarjoaa mahdollisuuden verrata yksikköjen tuloksia toisiinsa. UTK-hankkeessa työajanseurannan tuloksia käytettiin sekä yksikkökohtaiseen tarkasteluun LearningCafe -menetelmällä. Hanke oli kuitenkin monen yksikön yhteinen, joten kehittämisiltapäivään nostettiin yhteisiä asioita tuloksista Omaiset voimavarana Työajanseurannasta nousi esille, että omaisten kanssa käytettävä aika on puheisiin verrattuna vähäinen. Tästä syystä yhden iltapäivän teemaksi nousi edelleen omaisena. Iltapäivän aikana mietittiin keinoja, joilla omaisia rohkaistaan jatkamaan omaisena oloaan. Henkilöstö toivoi keskustelun lisäksi konkreettisia toimenpiteitä, joten iltapäivien pohjalta työstettiin yhteinen esite (liitteenä), jota voidaan perhepalavereissa tai muissa yhteyksissä jakaa omaisille. Vanhuspalvelulaki edellyttää asiaan äänen kuulemista ja kirjaamista hoito- ja palvelusuunnitelmaan. Ellei asiakas voi ilmaista tahtoaan voidaan omaisilta kysyä, mitä he ajattelevat läheisensä tahtovan ei siis sitä, mitä omaiset itse tahtovat. Omaisten sitouttamiseksi vahvistetaan käytäntöä, jossa hoito- ja palvelusuunnitelmaan sovitaan omaisten roolista ja pyydetään asiakkaan/omaisen allekirjoitus suunnitelmaan Kirjaaminen ja raportointi Työajanseurannassa välillisen hoitotyön aika muodostuu käytännössä kirjaamiseen ja raportointiin käytettävästä ajasta. Niihin käytetty aika oli keskimäärin vajaa 20 % työajasta. Tavoitteeksi otettiin erityisesti hoitotyön kirjaamisen kääntäminen voimavaralähtöiseksi ja tarkoituksen mukaiseksi. Samalla unohdetaan vanha oppi: sitä mitä ei ole kirjattu, ei ole tehty ja tehtyjen asioiden luettelomaisesta kirjaamisesta luovutaan. Kirjaamisesta laadittiin ohjeet koko Jyväskylän vanhus- ja vammaispalveluihin. 22

24 4.3 Työtyytyväisyys Työtyytyväisyys liittyy käsitteenä läheisesti työhyvinvointiin. Henkilöstön hyvinvointi vaikuttaa henkilöstön saatavuuteen ja pysyvyyteen (Lehtoranta & Holma 2007, 47). Työtyytyväisyyttä voidaan kuvata työntekijän arviona työstään ja sen olosuhteista. Tällöin työtyytyväisyys on kooste niistä tunteista ja tuntemuksista, joita työntekijällä on työtään kohtaan. Työtyytyväisyys on aina työntekijän subjektiivinen eli henkilökohtainen kokemus työstään (esim. Laukkanen 2010, 8). Hankkeessa on hyödynnetty Itä-Suomen yliopiston hoitotieteen laitoksen ja Kuopion yliopistollisen sairaalan Vetovoimainen ja turvallinen sairaala -hankkeessa kehiteltyä hoitohenkilöstön työtyytyväisyyttä kuvaavaa mittaria. Vastaavaa mittaria on hyödynnetty Keski- Suomen sairaanhoitopiirissä käynnissä olevassa HERA-hankkeessa, jossa mittariin lisättiin työnorganisointiin ja asiakaslähtöisyyteen liittyviä kysymyksiä. UTK- hankkeessa saatiin molemmilta tahoilta lupa hyödyntää samaa mittaria työtyytyväisyyden mittaamiseksi. Kyselyn toteuttaminen ei vaadi yksikössä suurta panosta. Sähköisen kyselyyn vastaamiseen vaaditaan tietokone ja pieni rauhallinen hetki. Vastaamiseen kuluu aikaa 3-15 min/ työntekijä. Hankkeen toisessa vaiheessa käytettiin Jyväskylän kaupungin tasolla tehtyä työhyvinvointi -mittaria, joka on tehty syksyllä 2012 ja voitiin toistaa syksyllä Mittari ei ole niin kuvaava, mutta osoitti työhyvinvoinnin myönteisen kehittymisen hankkeen aikana. Liitteenä on työtyytyväisyyskyselyistä tehty tarkempi kuvaus. 23

25 Kuva 1: Pilottiyksiköiden keskeiset työhyvinvoinnin tulokset 4.4 Autonominen työvuorosuunnittelu Toimintamallin löytyessä ja työyhteisön kehittyessä on hyvä siirtyä kohti autonomista työvuorosuunnittelua. Se on yhteisöllistä työvuorosuunnittelua, jossa jokainen työntekijä suunnittelee omat työvuoronsa yhteistyössä muiden työntekijöiden kanssa. Työvuorot suunnitellaan yhteisesti sovittujen pelisääntöjen ja olemassa olevien reunaehtojen puitteissa. Työaikaautonomian reunaehtoja ovat yksikön toiminta, KVTES ja työaikalaki ja mahdollisesti paikalliset sopimukset. 24

26 Autonomisen työvuorosuunnittelun käyttöönotto on luonteva jatkumo hankkeessa, koska sen onnistunut käyttöönotto edellyttää asioita 4, joita on jo yhdessä opeteltu: työkulttuurin muuttaminen niin, että kaikki uskaltavat puhua yleinen keskustelu aktivoidaan kaikkia esimies tukee työntekijöitä pelisääntöjen laatiminen ymmärrys yksikön toiminnasta perustehtävän selkiytyminen Työaika-autonomian käyttöönoton kulku Käyttöönoton kuviossa on selvitetty prosessin kolme keskeistä vaihetta, jotka ovat 1) alkutila-analyysi, 2) käyttöönottovaihe ja 3) kehittäminen ja arviointi. Käyttöönotto alkaa tutustumisesta työaika-autonomiaan ja sen perusteisiin. Prosessi jatkuu siihen asti, kunnes siitä on tullut osa yksikön vakiintunutta toimintaa. Alkuvaiheessa käydään läpi omat henkilökohtaiset tarpeet ja yksikön tarpeet työvuorosuunnittelussa. Samalla varmistetaan, että kaikki saavat tiedon työvuorosuunnittelun perusteista. Näiden pohjalta laaditaan yhteiset pelisäännöt, joita kaikkien tulee noudattaa vuoroja suunniteltaessa. Lisäksi on hyvä sopia, kuka/ketkä yksikössä toimivat listavastaavina. Perusteiden jälkeen lähdetään suunnittelemaan ensimmäistä työvuorolistaa. Pelisäännöt arvioidaan ja tarkennetaan tarvittaessa listoja suunniteltaessa. Työaika-autonomian käyttöönotto on toimintatavan muutos, joka vaatii sitkeyttä ja perehtymistä asiaan. Autonomiaan kuuluva neuvottelu vie myös oman aikansa, mutta kokemusten perusteella se on vaivan arvoista. 4 Lähde: Koivumäki Minna 2006 (Työaika-autonomian käyttöönoton Työkirja) 25

27 Kuvio 2: Työaika-autonomian käyttöönoton kulku. (Lähde: Koivumäki 2006, 5) 26

28 5 Hankkeen tuloksia koottuna Tavoite Toimenpide Toimenpiteen osa-alueet Tulos Tulevaisuus Mittareiden kehittäminen Työajanseuranta Itseraportointi Työn eri osaalueiden Havainnointi ja organi- sointitarpeiden näkyväksi tekeminen Kannattaa hyödyntää jatkossa erityisesti toimintaa organisoitaessa Työtyytyväisyys Hoitajien (koko henkilöstön) työtyytyväisyyden mittaaminen) Kuvaavampi näkymä hyvinvoinnin tilasta Mahdollisuuksien mukaan voisi tehdä vuoro vuosin kaupungin mittarin kanssa Osaamiskartoitukset Sairaanhoitajille Osaamisvajeiden Lähihoitajille saaminen näkyviin Laitoshuoltajille Jatkossa kannattaa kohdistaa tiettyyn osaalueeseen Opinnäytteet ja oppilaitosyhteistyö Opinnäytteiden hyödyntäminen Lisäkoulutuksessa olevien opiskelijoiden opinnäytteiden kytkeminen hankkeeseen Opinnäytteiden hyödyntäminen palvelemaan omaa organisaatiota Tiivistyneestä yhteistyöstä oppilaitosten kanssa kannattaa pitää yllä. Koulutuksen käynnistäminen Oppisopimustyyppisen koulutuksen käynnistäminen Osaamisen vahvistaminen Omaehtoiseen opiskeluun innostaminen LearningCafe - menetelmä Kehittämistyön vetäminen menetelmän avulla Vastuunotto oman työn kehittämisestä Työyhteisön kehittyminen Osallistavan työn kehittämisen jatkaminen entistä enemmän Osaamisen vahvistuminen ja jakaminen Työn organisointi Ammattiryhmien välisen työnjaon kirkastaminen Yhteistyön kehittyminen ammattiryhmien välillä Sairaanhoitajien vastuuvuoron käyttöönotto Saatujen toimintamallien levittäminen/ Tarvittaessa tarkasteltava uudelleen lähitulevaisuudessa 27

29 Tavoite Toimenpide Toimenpiteen osa-alueet Tulos Tulevaisuus Raportoinnin ja kirjaamisen tiivistäminen Aikaa asiakkaalle. Mm. Kirjaamisohjeet Voimavaralähtöisen kirjaamisen juurruttaminen. Omaisyhteistyön kehittäminen Hyvä omainen - esitteen hyödyntäminen Omaisyhteistyön kehittäminen Toimenkuvien kirjaaminen Toimenkuvien kirjaaminen ammattiryhmittäin Yhteneväiset toimenkuvat ammattiryhmittäin Autonomisen työvuorosuunnittelun käyttöönotto Käynnistetään käyttöönotto Koulutus ja listojen tekemisen harjoittelu Autonomisen työvuorosuunnittelun eteenpäin vieminen ja sähköisen vuorosuunnittelun käyttöönotto 28

30 Lähteet Koivumäki M 2006: Työaika-autonomian käyttöönoton Työkirja. HYKS, sairaanhoitoalue. Kovaniemi, O. & Ohmero, S Sairaanhoitajien päätöksenteko ympärivuorokau sessa hoidossa. Kehittämishanke. Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Peiponen, A Johtaminen vetovoimainen gerontologinen hoitotyö. Teoksessa Gerontologinen hoitotyö. Toim. Voutilainen, P. & Tiikkainen, P. Helsinki: WSOYpro, Räsänen, R Henkilöstöstrategian kehittäminen Jyväskylän seudulla. Teoksessa Ikäihmisten laitoshoidon laadun kehittämishanke. Toim. H. Lehtoranta, M-L. Luoma & S. Muurinen. Helsinki: Stakes, Voutilainen P., Isola A, Backman K. 2005: Laadulla on tekijänsä Katsaus ikääntyneiden parissa toimivan henkilöstön määrään ja rakenteeseen. Hoitotiede (17) 3/ Vuorensyrjä, M., Borgman, M., Kemppainen T., Mäntysaari M & Pohjola Anneli (2006). Sosiaalialan osaamis-, työvoima- ja koulutustarpeiden ennakointihanke (SOTENNA): loppuraportti. Jyväskylän yliopiston sosiaalityön julkaisusarja 4. Jyväskylä. Tampereen yliopistopaino 29

31 TYÖAJANSEURANTALOMAKE (Täytä joka päivälle oma lomake) Koulutus: sairaanhoitaja lähi- tai perushoitaja laitoshuoltaja Yksikkö: Työvuoro: aamu ilta yö Viikonpäivä: ma ti ke to pe la su Klo Ympyröi ammattiryhmä, yksikkö, työvuoro ja viikonpäivä. Arvioi työajankäyttösi 15 minuutin jaksoissa merkitsemällä rasti (x) sen toiminnon kohdalle, jota olet ensisijaisesti tehnyt 15 min. ajan. Lue ohjeet ennen seurannan aloittamista. Täytä lomake todellisen työaikasi mukaan. Täytä kaavaketta useita kertoja työvuoron aikana, jotta työaikamittauksen luotettavuus säilyy. Tarkista, ettei rasteja tule enempää kuin työaika kestää (4 rastia/tunti). 1 VÄLITÖN HOITOTYÖ hoitotyön toiminnot, jotka tehdään asukkaan vuoteen vieressä tai hänen kanssaan Perushoito ja ohjaus: hygienia Perushoito ja ohjaus: wckäynnit Perushoito ja ohjaus: Asentohoito Perushoito ja ohjaus: Siirto Perushoito ja ohjaus: Ruokailu Perushoito ja ohjaus: Lääkkeet Perushoito ja ohjaus: Muu 1.2 Sairaanhoito 1.3 Aktiviteetit ja viriketoiminta 1.4 Voinnin tarkkailu 1.5 Yhteistyö omaisten kanssa 1.6 Siirtäminen ja kuljettaminen 1.7 Tulo- ja lähtötilanne 2 VÄLILLINEN HOITOTYÖ Hoitotyön toimintojen valmistelu tai viimeistely, jossa asukas ei ole läsnä. 2.1 Hoitotyön kirjaaminen 2.2 Hoitotyön raportointi 2.3 Asiakastyöhön liittyvä kommunikointi 2.4 Lääkehoito 2.5 Kuljetus, odottelu ja etsiminen 30 Yhteensä Yhteensä 3 OSASTOKOHTAINEN TYÖ Osaston toiminnan ylläpitämiseen liittyvät toiminnot ja tehtävät. Yhteensä 3.1 Kodinhoidolliset työt, siivoustyö 3.2 Ateriahuolto (ei syöttäminen) 3.3 Pyykkihuolto, vaatehuolto 3.4 Toimistotyö 3.5 Osastokommunikaatio 3.6 Kokoukset, koulutus/tiedonvälitys 3.7 Opiskelijaohjaus 3.8 Välineet, varastot: tarkas-

32 tus/täydennys 4 HENKILÖKOHTAINEN AIKA Henkilökohtaiset toiminnot, jotka ei liity asukkaisiin tai osaston toimintaan 4.1 Henkilökohtaiset asiat, tauot 4.2 Muu Yhteensä HAVAINNOINNIN TOIMINTOLUOKAT 1 VÄLITÖN HOITOTYÖ = Hoitotyön toiminnot, jotka tehdään asukkaan ja / tai omaisen läsnä ollessa. 1.1 Perushoito- ja ohjaus: Asukkaan luona tapahtuva jokapäiväisistä toiminnoista huolehtiminen (ks. alaluokat), 1.1.1Hygienia: pukeutuminen, hygienia- ja pesutoimet., Saunotus /kylvetys/ suihkutus, Wc-käynnit, Asentohoito: Asentohoito esim. kääntäminen, nostaminen, siirroissa (esim. pyörätuoli/geriatrinen tuoli) ja kävelyssä avustaminen/tukeminen Ruokailu: Ruokailu ja siihen liittyvät toimenpiteet, kuten ruokailuun valmistaminen, asukkaan syöttäminen ja siinä avustaminen Lääkkeet: Lääkkeiden antaminen eri muodoissa (esim. p.o, i.m, s.c, per rectum)., Muu: Muu perushoito esim. Asukashälytyksiin vastaaminen. Vainajan laitto. 1.2 Sairaanhoito: Erilaiset tutkimukset ja toimenpiteet kuten pistokset, korvahuuhtelut/korvien tarkastukset, haavahoidot, kesto/kertakatetroinnit. Näytteenotot esim. veri-, virtsa-, ulostenäytteiden ottaminen ja merkitseminen. Happihoito. Iv- hoidon aloitus/ lopetus, infuusiopussin vaihto, nopeuden säätö. Verenpaineen, pulssin, verensokerin ja lämmön mittaaminen ja ylösmerkitseminen. Mittaustulosten kertominen asukkaalle/omahoitajalle ja ohjaus. Erilaisten toimintakykymittareiden teko esim. MMSE, RAI- liikelaajuus testit ym. Asukkaan hoidontarpeen ja hoidon vaikuttavuuden arviointi ja hoitoon lähettäminen muualle. Lääkäripalvelu, kuten lääkärin kierrot ja siihen liittyvät asiat. 1.3 Aktiviteetit ja viriketoiminta: Apuvälineiden hankkiminen, ohjaus ja neuvonta. Kuntoutuksen suunnittelu ja toteuttaminen. Kuntoutuksen vaikuttavuuden arviointi. Erilaiset asukkaiden virkistämiseksi tarkoitetut tapahtumat, retket, pelit, musiikkituokiot, lukeminen, ulkoilu, seurustelu, hartaudet ym. 1.4 Voinnin tarkkailu: Rutiinitarkkailut ja valvontakierrot esim. yöllä, myös valvontakameroiden kautta. Oireiden seuranta esim. ahdistus, pelko, tajunta / orientaatio, kipu, verenkierto, hikoilu, sidosten kunto. 31

33 1.5 Yhteistyö omaisten/ läheisten kanssa: Keskustelu omaisen/ läheisen kanssa. Puhelimessa keskustelu omaisen/läheisen kanssa. Omaisen ohjaaminen ja tukeminen. Palvelusuunnitelmat/ kuntoutussuunnitelmat/ perhepalaverit, joissa mukana asukas, omainen ja eri yhteistyötahot. 1.6 Siirtäminen ja kuljettaminen: Asukkaan saattaminen toiselle osastolle/yksikköön tai samalla osastolla/yksikössä toiseen paikkaan esim. hartaustilaisuuteen tai päivätoimintaan vieminen. Siirrot kävellen, pyörätuolilla tai sängyllä. 1.7 Tulo- ja lähtötilanne: Tulohaastattelu ja kaavakkeiden täyttö. Osastoon/yksikköön orientoituminen. 2 VÄLILLINEN HOITOTYÖ = Toiminnot, jotka tehdään asukkaiden välittömän hoitotyön valmistelua tai loppuunsaattamista varten. 2.1 Hoitotyön kirjaaminen: Päivittäisen hoidon ja siihen liittyvien erilaisten tietojen kirjaaminen. Hoitotyön suunnitelmat, myös hoitotyön suunnitelmiin liittyvät lääkärinmääräykset. Tutkimusten tilaaminen ja vastausten tarkistaminen atk:n kautta. Hoitoisuusluokitusten tekeminen. Asukkaan kotiutumiseen, osastolta/yksiköstä siirtymiseen liittyvä kirjaaminen (sisään -ja uloskirjaus atk:lle). 2.2 Hoitotyön raportointi: Työvuoron vaihtuessa annettava raportointi tai muulloin tapahtuva suullinen tai pelkästään asukaspapereiden/viestivihon kautta tapahtuva viestiminen/raportointi hoitajien/ohjaajien kesken. 2.3 Asiakastyöhön liittyvä kommunikointi: Asukkaan hoitoihin / tutkimuksiin liittyvä kommunikaatio lääkäreiden ja muiden jäsenten kesken esim. paperikierrot, kun asukas ei läsnä. Potilastietojärjestelmän (TerveysEffica) välityksellä viestintä. Puhelimessa tapahtuva asukkaan tilanteeseen liittyvä kommunikaatio eri tahojen kanssa (muut hoitopaikat, parturi, jalkahoitaja ym.). Asukaspuheluiden välittäminen tai asukkaan hakeminen puhelimeen. Sähköpostiviestintä. Kollegacoachaus (kollegoiden tuki ja ohjaus). 2.4 Lääkehoito: Lääkehoidon suunnittelu, lääkemääräysten vastaanottaminen, lääkitysten tarkistaminen. Lääkelistojen päivitys. Lääkkeiden tilaus, vastaanotto ja jakaminen. Lääkehoidon ohjaus, seuranta ja arviointi. Lääkkeenjakolupien vastaanotto. Luvanvaraisten tehtävien vastaanotto (esim. s.c, i.m luvat). Lääkityspoikkeamat (Haiprot) ja niiden käsittely. Vanhaksi menneiden lääkkeiden palautus apteekkiin. Lääkekaappien ylläpito ja siivous. 32

34 2.5 Kuljetus, odottelu ja etsiminen: Toiminnan, puhelun, informaation odottaminen esim. toisen työntekijän, ohjauksen odottaminen ja työntekijän etsiminen. Yksiköstä toiseen yksikköön vaihtaminen. Näytteiden kuljetus laboratorioon. 3 OSASTOKOHTAINEN TYÖ = Osaston toiminnan ylläpitämiseen liittyvät toiminnot ja tehtävät. 3.1 Kodinhoidolliset työt ja siivoaminen: Asukashuoneiden ja yhteisten tilojen siistiminen ja järjestely. Asukashuoneiden ja yhteisten tilojen siivoaminen Jätehuolto, roskaastioiden tyhjennys, kukkahuolto. Perussiivoustyö. Siistimistoimenpiteet (mm. keittiön siistiminen ruokailun jälkeen) 3.2 Ateriahuolto: Ruoan kuljetus osastolle/yksikköön ja pois sieltä. Ruoan jakaminen. 3.3 Pyykkihuolto, vaatehuolto: Likaisten pyykkien kerääminen, puhtaiden jakaminen, vuodevaatteiden vaihto. Vaatteiden pesu, kuivumaan laitto, kaappiin laitto yms. Vaatteiden valmiiksi etsiminen esim. pyhää tai juhlia varten. 3.4 Toimistotyö: Muistioiden ja raporttien laatiminen sekä muu tiedottaminen. Hoitoohjeiden tekeminen. Jokin muu hallinnollisiin toimintoihin liittyvä, jota ei edellisissä kohdissa ole huomioitu esim. postinkäsittely, materiaalihallinto yms. Työvuorosuunnittelu, sijaisten hankkiminen. 3.5 Osastokommunikaatio: Työhön liittyvä kommunikaatio, joka ei liity suoraan yksittäisiin asukkaisiin. Työhön liittyvät puhelinkeskustelut, sopimiset, tilaukset, lainaamiset. Muiden kuin sisällä olevien asukkaiden (jonottavat, tulevat, vuorohoito) asioita koskeviin tiedusteluihin vastaaminen. 3.6 Kokoukset, koulutus / tiedonvaihto: Yleinen osastoon liittyvä tiedonvaihto ja neuvottelut. Työhön liittyvät kokoontumiset, tiimipalaverit. Tiedotteisiin / muuhun työhön liittyvään materiaaliin tutustuminen. Toisen työntekijän ohjaus. Ulkopuolinen tai sisäinen koulutus 3.7 Opiskelijaohjaus: Opiskelijoiden ohjaus osaston/työyksikön toimintaan liittyen. Opiskelija-arvioinnit ja keskustelut opettajien kanssa. 3.8 Välineet, varastojen tarkistus / täydennys: Osastolla/yksikössä olevien varastojen tarkistaminen, tilaaminen ja täyttö. Varasto-, väline- ja hoitotarviketilaukset. Erilaisten hoitovälineiden toimintavalmiuden tarkistaminen, kalibrointi. 33

35 4 HENKILÖKOHTAINEN AIKA = Henkilökohtaiset toiminnot, jotka eivät liity asukkaaseen tai osasto/yksikkökohtaiseen työhön. 4.1 Henkilökohtaiset asiat, tauot: Ruoka- ja kahvitauot. Wc-käynnit. Osaston ulkopuolella käynnit ilman työtehtäviä. Työhön liittymättömät keskustelut työtovereiden kanssa. Henkilökohtaisten asioiden hoitaminen, puhelut. 4.2 Muu = Toiminnot, joita ei osaa sijoittaa mihinkään edellä mainittuun. Kuvaa lyhyesti toiminta. Muista merkitä onko asukas läsnä, liittyykö osastolla hoidettaviin asukkaisiin vai onko yleisluonteista / osastokohtaista toimintaa. 34

36 Sairaanhoitajan työnkuva Palveluasumisessa ja pitkäaikaishoidossa Uudistuvat työnkuvat Kokonaisvaltainen vastuu asiakkaista, tiimeistä ja yksiköstä o tarvittaessa myös työnjohdollinen vastuu osastosta Päätöksenteko päivittäisessä hoitotyössä o erityisesti terveydentilan muuttuessa Ohjaus ja neuvonta työn ohessa o korostuu erityistilanteissa, esim. saattohoitotilanteet, haavahoito Lääkehoito o lääkelistojen päivittäminen lääkehoidon seuranta ja arviointi muiden ohjaaminen, esim. lääkemuutokset o lääkemääräysten vastaanottaminen ja toteuttaminen o lääkkeiden tilaus, vastaanotto ja tarkistus sekä tarvittaessa jakaminen o lääkkeenjakolupien vastaanottaminen o luvanvaraisten tehtävien vastaanotto o lääkityspoikkeamat (Haiprot) ja niiden käsittely o lääkkeiden palautus apteekkiin o lääkekaapin ylläpito ja siivous Lääkärinkierto o valmistelu, laboratoriokokeet, hoito-ohjeet, lääkemuutokset, raportointi työyhteisölle/ omaisille/ yhteistyöryhmille Uuden asukkaan vastaanottaminen o yhteys lähettävään tahoon o tietoihin paneutuminen o yhteydenotto omaisiin o hoidon suunnittelu ja toteutus (omahoitaja) Hoidon suunnittelu, seuranta ja arviointi (yhteistyössä tiimin/ omahoitajan kanssa) o voinnin tarkkailu ja oireiden tulkinta o hoito- ja palvelusuunnitelmat o MMSE, RAI-arviot, tulosten tulkinta ja hyödyntäminen hoitosuunnitelmiin o laboratoriovastausten seuranta ja arviointi, tarv. yhteys lääkäriin o kuntoutuksen suunnittelu o jatkohoitoon lähettäminen Kliiniset toimenpiteet tai niiden ohjaus o pistokset, korvahuuhtelut, haavanhoidot, katetroinnit

37 Jyväskylän kaupunki o näytteenotot ja lähetteiden tekeminen o happihoito (ja i.v.-infuusiot) Hoitotyön kirjaaminen o lääkemääräysten kirjaaminen o päivittäiseen hoitoon liittyvät kirjaukset o tutkimusten tilaaminen ja vastausten tarkistaminen Efficalta, viestit lääkärille ja jatkohoidon valmistelu o (hoitoisuusluokitusten tekeminen) Erityisvastuutehtävät o tiimivastaava o lääkevastuu o ensiapuvastuu o RAI-avainosaaja o hygieniavastaava o haavahoitovastaava o esimiehen varahenkilö o kirjaamisvastaava o Haipro o kipu- ja saattohoitovastaava o diabetesvastaava o hoitotarvike, hoito- ja tutkimusvälinevastuu, PEG, avanne Osaamisen kehittäminen o koulutuksiin osallistuminen, työyhteisön kouluttaminen o omaehtoinen opiskelu/tiedonkeruu Yhteistyö o Omaiset omaisten ohjaaminen ja tukeminen keskustelu omaisten kanssa asukkaan voinnista ym./ perhepalaverit o Oppilaitokset ja opiskelijat yhteistyö ja ohjaaminen o edunvalvonta, maistraatti, KELA (hoitotukihakemus) o erikoissairaanhoito o kuntoutus

38 Lähihoitajan työnkuva Palveluasumisessa ja pitkäaikaishoidossa Joulukuu 2013 Kokonaisvaltainen vastuu asukkaan perushoidosta ja päivittäisistä toimista o hygienia vuodepesut, suihkutukset, saunotukset ihon kunnon arviointi ja ihon hoitaminen o ravitsemus ja ruokailu riittävästä nesteen ja ravinnon saannista huolehtiminen ruoan jakaminen, ruokavaliot ruokailutilanteissa asukkaista huolehtiminen ohjaaminen, avustaminen, syöttäminen o terveyden ja fyysisen toimintakyvyn arviointi ja ylläpitäminen asukkaan voimavarojen hyödyntäminen, kuntouttava työote kävelytys, siirrot, nostot, asentohoito, ulkoilu o sosiaalisesta ja psyykkisestä hyvinvoinnista huolehtiminen arjen yhteisöllisyys ja yksilöllinen elämänlaatu, mm. tapahtumat, asukashuoneen viihtyisyys o lääkehoito lääkkeiden jakamien ja antaminen, myös s.c. ja i.m. injektiot lääkehoidon seuranta ja arviointi o kirjaaminen ja raportointi Omahoitajuus o uuden asukkaan vastaanottaminen o hoidon suunnittelu, toteutus, seuranta ja arviointi, o hoito- ja palvelusuunnitelman tekeminen ja päivittäminen (RAI, MMSE) o voinnin tarkkailu, oireiden tulkinta, tiedottaminen ja mahdollisen jatkohoidon järjestäminen o omien asukkaiden asioiden hoitaminen ja kukkaishetkien järjestäminen o yhteistyö ja yhteydenpito omaisten kanssa, perhepalaverit o omaisten tukeminen ja ohjaaminen o asukashuoneen viihtyisyydestä huolehtiminen o hoitotyön kirjaaminen ja raportointi Kliiniset toimenpiteet ja saattohoito o haavanhoidot, katetrointi, avanne, PEG, happihoito, imu o asukkaan saattohoito, vainajan laittaminen ja omaisten tukeminen Hoitotyötä tukevat tukipalvelutehtävät o ruokahuolto, astiahuolto o pyykki- ja vaatehuolto, järjestelytehtävät o jätteiden ja pyykkien kuljetus

39 Jyväskylän kaupunki Tiimityö o tiimin jäsenenä toimiminen o vastuutehtävät omassa tiimissä Yhteistyö o opiskelijat, ohjaaminen ja yhteistyö o tiimissä, yksikössä ja sen ulkopuolella, esim. kuntoutus, srk, vapaaehtoiset Kehittämistyöhön ja yhteiseen päätöksentekoon osallistuminen o tiimissä, yksikössä, työryhmissä Erityisvastuualueet o oman yksikön sopimuksen mukaan Tilausten tekeminen o tuotetilaukset Myslillä Oman osaamisen kehittäminen o omaehtoinen uuden tiedon hankinta o omaehtoinen opiskelu o koulutuksiin osallistuminen

40 Laitoshuoltajan työnkuva Palveluasumisessa ja pitkäaikaishoidossa Uudistuvat työnkuvat Kokonaisvaltainen vastuu osaston puhtaanapidosta, siisteydestä ja viihtyisyydestä Puhtaanapito o asukashuoneiden ja yhteisten tilojen ylläpito- ja perussiivous o (siivous voi olla myös ostopalveluna) Ruokahuolto o ruokien vastaanotto, käsittely ja säilytys omavalvonnasta huolehtiminen o ruokien esille laitto ja ruoan jako o tiskaus ja ruokailutilojen siivous o ruoka- ja tuotetilaukset Vaatehuolto o pyykinpesu ja jälkikäsittely Jätehuolto Avustavat hoitotyön tehtävät o asukkaitten syöttäminen o muu avustaminen tarvittaessa

41 40