KOKKOLAN KAUPUNGIN TIETOHALLINTOSTRATEGIA

Transkriptio

1 KOKKOLAN KAUPUNGIN TIETOHALLINTOSTRATEGIA /2011 Tietohallintostrategia tukee kaupungin strategian toteutumista. Tietohallintostrategia perustuu kaupunkistrategian näkökulman Toimivat palvelujen järjestämistavat päämääriin: 1. vahva ja dynaaminen kunta palvelujen järjestäjänä 2. palvelujen tehokkaat järjestämis- ja tuotantotavat sekä toimivat palveluprosessit. Näiden päämäärien toteutumiseksi on kyettävä turvaamaan toimiva, joustava ja jatkuvasti kehittyvä IT-infrastruktuuri.

2 Tietohallintostrategia JOHDANTO Vuoden 2009 alussa Kälviän, Lohtajan ja Ullavan kunnat yhdistyivät Kokkolan kaupunkiin. Samalla purkautui myös näiden kuntien muodostama terveyskeskuskuntayhtymä, jonka toiminta siirtyi kaupungille. Saman vuoden alusta Kruunupyyn kunnan perusterveydenhuolto ja sosiaalitoimi siirtyivät Kokkolan kaupungin hoidettaviksi isäntäkuntamallin periaatteella. Laajentuneen Kokkolan asukasmäärä vuoden 2010 alussa on noin ja henkilöstöä kaupungin palveluksessa on noin (Henkilöstöstrategia ) Yhteinen tietotekninen toimintaympäristö on hyvin laaja ja monimuotoinen. Tietohallintostrategialla pyritään turvaamaan kaupungin palvelujen keskeytyksetön ja kehittyvä toiminta sekä kuntalaisille että kaupungin työntekijöille pitkälle tulevaisuuteen. Strategian toteutumista seuraa kaupunginhallitus, jolle IT-päällikkö raportoi vuosittain. Kaupunginhallitus hyväksyi tietohallintostrategian KH Tietohallintostrategian esitystavassa on hyödynnetty Balanced Scorecard (BSC) -viitekehystä. Strategiset päämäärät on kuvattu taulukkomuotoon ja toteuttamista avataan ja havainnollistetaan kriittisillä menestystekijöillä sekä seurataan kuvatuilla mittareilla. Tietohallintostrategia käytännössä Tietohallintostrategia tukee koko kaupungin strategian toteutumista. Kaupunkistrategiassa määritellään kaupunginvaltuuston tahto siitä, millä keinoin ja miten kaupunkia ja palveluja halutaan kehittää valtuustokauden aikana. Kehitys ei ole mahdollista ilman toimivaa tietoteknistä alustaa ja osaamista. Tietohallintostrategialla pyritään mahdollistamaan kaupungin kasvu ja kehitys sekä turvaamaan kuntalaisten sujuva asiointi kaupungin virastoissa ja laitoksissa. Tietohallintostrategian laadinnasta vastaa kaupungin It-päällikkö. Strategia tulee tarkistaa ja päivittää valtuustokausittain. Tietohallintostrategian toimintaperiaate kattaa koko kaupunkikonsernin. 2 S ivu

3 KOKKOLAN KAUPUNGIN STRATEGIAKARTTA Kaupungin visio 2020 ja valtuustokauden strategiset päämäärät KOKKOLASSA PARASTA AIKAA Ihmisen kokoinen merellinen ja kaksikielinen Kokkola tarjoaa asukaslähtöiset palvelut sekä turvallisen ja monipuolisen asuinympäristön. Kansainvälisissä verkostoissa toimivan kaupungin elinvoima pohjautuu korkealuokkaiseen osaamiseen, moniarvoiseen kulttuuriin, kilpailukykyiseen elinkeinotoimintaan ja logistiikkaan. Kuvassa on esitetty kaupunkistrategian kokonaisuus strategiakartan muodossa. Toimivat palvelujen järjestämistavat Tietohallintostrategia vastaa omalla panoksellaan kohdasta Toimivat palvelujen järjestämistavat. Tietotekniset ratkaisut ovat jokaisessa virastossa ja laitoksessa nykypäivän työkaluja joita ilman ei voi palveluja toteuttaa. Tietohallinnon tehtävä on mahdollistaa kaupungin työntekijöiden maksimaalisen tehokas työajan hyödyntäminen ajantasaisten tietoteknisten ratkaisujen avulla. Tietohallintostrategiassa nostetaan esiin strategisia päämääriä, joiden avulla pyritään turvaamaan kaupunkistrategiassa asetetut tavoitteet kaupungin toiminnalle. Tietohallintostrategian jalkauttaminen ja strategisten päämäärien konkretisoituminen on pitkä, useamman vuoden kestävä prosessi. Tämä pitkäjänteinen ja suunnitelmallinen muutostyö vaatii johdon täyden tuen ja valveutuneen seurannan. 3 S ivu

4 TIETOHALLINTO Määritelmä Kokkolan kaupungin tietohallinto, entinen IT-yksikkö, käsittää yleisten periaatteiden mukaan tietotekniikkapalvelujen ja tietoprosessien kehittämisen ja ylläpidon tietojärjestelmien, verkkojen ja palvelujen hankinnan, kehittämisen, käytön ja ylläpidon taloudellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistamisen tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja -sopivuuden varmistamisen ja kehittämisen tietovarantojen ja -prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistamisen tietoturvallisuuden ohjauksen ja kehittämisen eri hallintokuntien toimintatapojen ja työmenetelmien kehittämisen yhdessä operatiivisten toimijoiden kanssa tieto- ja tietoliikennetekniikan kehityksen seurannan hankittavien järjestelmien testaukset ja yhteensopivuuden varmistamisen kaupungin toimintaympäristöön. Toiminta-ajatus Tietohallinnon tehtävä on huolehtia kaupungin tietohallinto- ja IT-palvelujen kehittämisestä ja tuottamisesta turvata kaupungin palvelujen tietotekniset edellytykset tuottaa ensiluokkaisia tietoteknisiä lähitukipalveluja kaupungin työntekijöille kehittää palvelukokonaisuuksia yhteistyössä kaupungin toimialojen ja liikelaitosten henkilöstön kanssa. Arvot Visio Asiakaslähtöisyys toimimme asiakkaan tarpeiden mukaisesti Ystävällisyys palvelumme on ihmisläheistä sekä asiakasta kunnioittavaa Kestävä kehitys suunnittelemme myös tulevaisuuden tarpeet huomioiden Kokkolan kaupungin tietohallinto tuottaa kaupungin sisäisenä toimintana korkealaatuista ja kilpailukykyistä tietotekniikkaosaamista vastaamaan kaupungin tietoteknisiin tarpeisiin. Asiakaslähtöisten tavoitteiden toteutumisen turvaavat henkilöstön osaaminen sekä tehokas ja suunnitelmallinen toiminta. 4 S ivu

5 Strateginen tietohallintojohtaminen Strategiset päämäärät Kriittiset menestystekijät Mittarit ja arviointikriteerit Toimintajärjestelmien laatiminen Kokonaistaloudellisuuden tehostaminen tietotekniikan avulla Läpinäkyvä ja kustannustehokas toiminta Toimintaprosessien kuvaaminen ja dokumentointi Vastuualueiden määrittely Yhteistyön kehittäminen eri toimintayksiköiden kanssa Tietohallintojohtamisen jatkuva kehittäminen Varahenkilöjärjestelmä Help Desk palvelun kehittäminen Läpinäkyvä ja kehittyvä tietohallinto Keskitetty asiakaspalvelu Toimialakohtaiset ja aikataulutetut toimintasuunnitelmat Kohdistetut ja suunnitelmalliset It-henkilöstön koulutukset kehittyvä IT-henkilöstö Suunnitelmalliset asiakas- ja tarvelähtöiset tietotekniikkakoulutukset Tietojärjestelmien ja laitteistojen hankintaprosessien kuvaaminen ja hankintojen keskittäminen tietohallinnolle Tietojärjestelmien ominaisuuksien tehostetun hyödyntämisen kannustaminen Selkeät ja tuotteistetut asiakaslähtöiset palvelut Palvelun tuottavuuden tehostaminen ennakkosuunnittelulla Ydinosaamiseen keskittyminen, ulkopuolisten asiantuntijoiden suunnitelmallinen ja tuloksellinen käyttö Organisaatiorajat ylittävä tietohallintoyhteistyö ja seutukuntayhteistyö Säännölliset sisäiset ja ulkoiset auditoinnit Säännölliset asiakastyytyväisyyskyselyt Kustannusten seuranta kustannussäästöt Toimintasuunnitelmien toteutuminen Koulutusseuranta Koulutuskyselyt Tietojärjestelmien käyttöaste Hankintaprojektien seuranta Projektinhallinta projektiraportit Yhteistoimintapalaverit Arvioidaan ja raportoidaan toimintakertomuksessa 5 S ivu

6 Kokkolan kaupungin kehitystä tukeva IT-infrastruktuuri Strategiset päämäärät Kriittiset menestystekijät Mittarit ja arviointikriteerit Kehittyvän ympäristön turvaaminen Toimintaympäristön jatkuva kehitystyö Yleisen kehityksen aktiivinen seuraaminen Muutosten ennakointi yhteistyössä asiakkaan kanssa Tietojärjestelmien mahdollisimman laaja integroiminen tai yhteiskäyttö Toimintasuunnitelmien toteutukset Päällekkäisyyksien väheneminen Resurssien strateginen hyödyntäminen ja resurssien käytön seuranta Hallittu tietoturva ja tietosuoja Riskinsietokyvyn ylittävien riskien ennakoiminen Henkilöstön hyvä tietoturvaosaaminen Säännölliset tietoturvakoulutukset Riskien ennakointi riskikartoituksilla Tietoturva- ja tietosuojaongelmien määrä Tietoturvaosaamisen paraneminen Riskikartoitusten tulos Osaava ja motivoitunut henkilöstö IT-henkilöstön osaamisen jatkuva kehittäminen Verkostoituminen Hiljaisen tiedon ja osaamisen jakaminen Koulutusten seurantaraportointi Uuden tiedon hyödynnettävyys työssä Vuosittaiset kehityskeskustelut Säännölliset osasto- sekä tiimipalaverit Asiakaslähtöiset tietotekniikkapalvelut Selkeä palvelutarjontakuvaus asiakkaiden saatavilla Asiakastarpeiden ennakoiminen ja huomioiminen suunnittelussa Osaamisen lisääminen Vuosittaiset asiakastyytyväisyyskyselyt Tietojärjestelmien käytön seuranta Asiakaskoulutukset 6 S ivu

7 Monipuolisten sähköisten palvelujen tuottaminen Strategiset päämäärät Kriittiset menestystekijät Mittarit ja arviointikriteerit Kokkolan kaupungilla käytössä monipuoliset sähköiset palveluprosessit Sähköisten palvelujen jatkuva kehittäminen Kuntalaistarpeiden ja palautteiden huomioiminen Yleisen kehityksen seuraaminen Yhtenäiset sähköiset lomakkeet Asiakastarpeiden huomioiminen Tarvekartoitukset Palvelujen käyttöaste Asiakas- / käyttäjäkyselyt Säännölliset tietohallintojohtoiset yhteistoimintapalaverit operatiivisten yksiköiden kanssa 7 S ivu