Tietohallintostrategia

Transkriptio

1 Tietohallintostrategia KV hyväksynyt xx.xx.2013 KV godkänt xx.xx.2013

2 2 Sisältö 1. Strategian tausta Tietohallintostrategian yleiset painopistealueet Painopistealue 1: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Painopistealue 2: Monikanavapalvelut Painopistealue 3: Pääkaupunkiseudun alueellinen yhteistyö Painopistealue 4: Vaikuttamisen ja osallisuuden edistäminen Painopistealue 5:Toiminnan tehostaminen tietotekniikkaa hyödyntäen Painopistealue 6: Henkilökunnan IT-osaamisen kehittäminen Strategian ylläpito ja seuranta Liitteet... 8 LIITE 1: TIETOHALLINTOSTRAGIAN TOIMENPIDEOHJELMA... 8 LIITE 2: KÄYTÖSSÄ OLEVAT OHJELMISTOT Strategian tausta

3 3 1.1 Kaupungin sisäinen tahtotila tietohallinnon strategiseen kehittämiseen Tietohallintostrategian tehtävänä on kuvata kaupungin yleistavoitteiden toteuttamista tietohallinnossa. Kaupungin yleiset strategiset arvot ja voimassa olevat strategiset tavoitteet ovat strategian pohjana. Tietohallintostrategiaa päivitetään yleisten strategisten linjausten muuttuessa. Strategisia tavoitteita ohjaa myös uusi kansallinen lainsäädäntö ja julkisten tietohallintojärjestelmien kehittämishankkeet. Etenkin tietohallintolaki (laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaamisesta /634) ja sektorilainsäädäntö (esim. terveydenhuollon lainsäädäntö) sekä hallitusohjelman tavoitteita toteuttava valtion ja kuntien yhteinen ehdotus julkisen hallinnon ICT:n hyödyntämisen strategiaksi ohjaavat julkisyhteisöjen tietohallinnon kehittämistä. Tästä syystä tietohallintostrategian tarkoituksena on myös kuvata niitä toimenpiteitä, joita kaupungin on tarkoitus tehdä näiden yhteisten tavoitteiden täyttämiseksi. Tietohallintostrategian tavoitteiden täyttämistä tukevat toimenpiteet ja tarkemmat toimialakohtaiset tavoitteet sisältyvät tietohallintostrategian liitteenä 1 olevaan tietohallintostrategian toimenpideohjelmaan. Kauniaisten visio, arvot ja strategiset linjaukset(kv , 69) pitävät sisällään mm. arvon jatkuvasti ja aktiivisesti kehittyvästä kaupungista, joka tuottaa korkeatasoiset palvelut kustannustehokkaasti uusinta tietoa ja innovaatiota hyödyntäen. Tietohallinnon strategisena lähtökohtana on, että Kauniaisten kaupunki kehittää aktiivisesti tieto- ja viestintätekniikan palveluita päämääränään entistäparemmat palvelut kuntalaisille, sekä kustannustehokas ja moderni hallinto. Lisäksi kaupunki osallistuu aktiivisesti tietohallinnon valtakunnalliseen ja seudulliseen kehittämiseen sekä varmistaa omalla suunnittelullaan, että täyttää tietohallinnolle asetetut kehitystavoitteet. Aktiivisestikehittyvä ja ajanmukainen tietohallinto ja tietohallinto-osaaminen mahdollistavatentistä paremmat palvelut kuntalaisille, sekä kustannustehokkaasti, avoimesti ja modernisti toimivan hallinnon. 1.2 Valtionhallinnon tahtotila julkisyhteisöjen tietohallintotyön kehittämisessä Valtionhallinnon asettamat julkishallinnon yhteiset tavoitteet tietohallinnon yhdistämisestä ja kehittämisestäohjaavatosaltaan kaupungin tietohallintostrategian tavoitteita. Tietohallinnon strategisen suunnittelun avulla määritellään ne keinot, joilla julkishallinnolle asetetutyhteiset tavoitteet saavutetaan. Valtion hallinnon tavoitteet julkisen hallinnon tietohallinnon yhdistämisestä ja kehittämisestä ohjaavat osaltaan tietohallintostrategian tavoitteita. Tietohallinnon strategisen suunnittelun avulla määritellään ne keinot, joilla julkishallinnolle asetetut yhteiset tavoitteet saavutetaan. Pääministeri Jyrki Kataisen hallituksen hallitusohjelmassa julkisen sektorin tietohallintoratkaisuille asetetaan mm. seuraavia tavoitteita: - Julkisen sektorin tuottavuutta lisätään hyödyntämällä nykyistä tehokkaammin tiedolla johtamista, yhteensopivia tietojärjestelmiä ja kokoamalla julkishallinnon tietohallintoa ja hankintojen rahoitusta yhteen. - Lisätään julkishallinnon tietojen yhteiskäyttöä.

4 4 - Julkishallinnon sähköistä asiointia ja palveluita kehitetään asiakaslähtöisesti. Sähköisten palveluiden esteettömyys turvataan ja ikääntyvän väestön erityistarpeet huomioidaan. Julkiset tietoaineistot saatetaan koneluettavassa muodossa avoimesti saataville ja jatkokäytettäviksi. - Tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämiseksi julkishallinnossa käytetään avoimia standardeja, joilla määritellään tietosisältöjen ja tietoteknisten rajapintojen yhdenmukaisuus. - Noudatetaan yhtenäistä kokonaisarkkitehtuuria ja hyödynnetään yhteisiä tietoalustoja sekä yhteisiä sähköisen asioinnin palvelualustoja ja palveluita. - Avoimen ja suljetun lähdekoodin ohjelmistoja kohdellaan hankinnoissa teknologianeutraalisti. - Sähköisten palvelujen kehittämiseksi selkeytetään ja helpotetaan tietojenluovutuskäytäntöjä tietosuojaa ja yksityisyyden suojaa vaarantamatta. - Kriittisten tietosisältöjen tietoturvallisuus varmistetaan kotimaisin ratkaisuin. - Julkisella sektorilla edistetään verkkolaskutukseen siirtymistä. Hallitusohjelman tavoitteista tärkeimmät on konkretisoitu eduskunnan säätämällä lailla julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011). Lain tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta. Laki painottuu julkisen hallinnon, erityisesti kuntien sekä valtion virastojen ja laitosten, tietojärjestelmien yhteentoimivuuden lisäämiseen. Lailla on säädetty valtiovarainministeriölle velvoite ohjata julkisen hallinnon tietohallintokehitystä myöhemmin annettavilla asetuksilla, joilla täsmennetään julkisen hallinnon velvollisuutta: -Suunnitella ja kuvata tietohallintonsa julkisen hallinnon tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti. -Noudattaa tietojärjestelmien yhteentoimivuuden mahdollistamiseksi julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria ja sen edellyttämiä yhteentoimivuuden kuvauksia ja määrityksiä sekä toimialakohtaisia kuvauksia ja määrityksiä, joiden sisältö määritellään asetuksissa. -Ottaa käyttöön sellaisia sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalveluja, jotka luovat edellytykset yhteentoimivuudelle. Yhteiset tukipalvelut määritellään vuoden 2012 aikana valtiovarainministeriön johdolla valmisteltavassa JulkICT-strategiassa (julkisen hallinnon tieto- ja viestintätekniikan hyödyntämistä käsittelevä strategia). Osana tietohallinnon kansallista yhtenäistämistä ja koordinointia on valmistunut valtiovarainministeriön asettaman työryhmän luonnos julkisen hallinnon ICT-strategiaksi (Ehdotus julkisen hallinnon ICT:n hyödyntämisen strategiaksi ), jonka keskeisinä painopisteinä ovat: - Palveluinnovaatioiden ekosysteemit - Avoin tieto ja tiedon yhteiskäyttö - Kyky hyödyntää ICT:tä - Selkeät tietohallinnon rakenteet - Toimintavarma ja kustannustehokas ICT-infrastruktuuri Kauniaisten kaupunki on rakentanut tietohallintostrategiset painopistealueensa vastaamaan julkisen hallinnon yhteisiä tietohallinnollisia tavoitteita ja kaupungin omia kehitystarpeita. Nämä tavoitteet ovat koottu lukuun kaksi strategian painopistealueiksi.

5 5 Kauniainen kehittää tietoverkkojaan ja IT- osaamistaan julkisen hallinnon tuottavuuden kasvattamiseksi mm.parantamalla tietojärjestelmien yhteensopivuutta tietojohtamista hyödyntäen, sekä hyödyntämällä tietoteknisiä ratkaisuja palvelutuotannossa ja hallinnossa entistä tehokkaammin. 2. Tietohallintostrategian yleiset painopistealueet Kauniaisten kaupungin tietohallintostrategian yleiset strategiset painopistealueet ovat: 1. Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen 2. Monikanavapalvelut 3. Pääkaupunkiseudun alueellinen yhteistyö 4. Vaikuttamisen ja osallisuuden edistäminen 5. Hallinnon tehostaminen tietotekniikkaa hyödyntäen 6. Henkilökunnan IT-osaamisen kehittäminen 2.1 Painopistealue 1:Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) painottuu julkisen hallinnon, erityisesti kuntien sekä valtion virastojen ja laitosten, tietojärjestelmien yhteentoimivuuden lisäämiseen. Tämä edellyttää myös Kauniaisissa kokonaisarkkitehtuurityön käynnistämistä. Kokonaisarkkitehtuurimalli on johdon ja tietohallinnon yhteinen kehittämis- ja johtamismenetelmä, jolla määritetään toimintaa tukeva yhtenäisen tieto- ja viestintäteknisen ympäristön tavoitetila ja huolehditaan, että tämä tavoite saavutetaan. Hyötyinä on mm. päällekkäisten tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen vähentyminen, kustannusten hallinta, tietojärjestelmien yhteentoimivuus sekä toiminnan kehittämisestä lähtevien tavoitteiden tunnistaminen. Kokonaisarkkitehtuurilla kuvataan, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot, järjestelmät ja niiden tuottamat palvelut toimivat kokonaisuutena. Kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan ja palvelujen kehittämismalli, jolla varmistetaan sekä toiminnan kehittyminen että siinä tarvittavien välineiden palvelevuus. Kauniaisissa kokonaisarkkitehtuurityö on aloitettu kartoittamalla organisaatiolla käytössä olevien ohjelmistojen määrä (liite 2). Lisäksi osana kokonaisarkkitehtuurin kuvaamista tehdään perusteellinen kartoitus siitä miten nykyisin käytössä olevat sähköiset palvelut toimivat organisaation ja asiakkaan näkökulmasta ja missä toimintaprosesseissa voitaisiin edelleen hyödyntää sähköisten palveluiden kehittämistä. Kokonaisarkkitehtuurityön tavoitteena on aikaan saada malli siitä kuinka tietojärjestelmät ja tietotekniikka tehokkaimmillaan tukee palveluprosessien tehostamista ja ennen kaikkea laadun parantamista Kauniaisissa. Samalla kokonaisarkkitehtuurityön tavoitteena on edelleen parantaa Kauniaisten tietohallintajärjestelmien alueellista yhtenäisyyttä niin, että yhteistoiminta seudun muiden kuntien ja yhteistoimintatahojen kanssa on mahdollisimman tehokasta.

6 6 IT- johtoryhmä antaa vuoden 2013 aikana ohjeet ohjelmistojen yhteensovittamisesta tulevissa ohjelmistohankinnoissa. Kaupungin tietohallintojohtamista vahvistetaan velvoittamalla ITjohtoryhmä koordinoimaan kokonaisarkkitehtuurin kehitystä. 2.2 Painopistealue 2: Monikanavapalvelut Monikanavapalveluilla tarkoitetaan sitä, että kuntalaisille tarjotaan palveluita eri kanavia hyödyntäen. Näitä kanavia ovat perinteinen asiointi, sähköisiin palveluihin perustuva asiointi sekä mobiilipalvelut. Kuntalaisten asiointia kehitettäessä on hyvä pohtia koko asiointiprosessin uudistamista. Pelkän paperilomakkeiden digitalisoiminen ei siis välttämättä muuta asiointia helpommaksi tai tehokkaammaksi. Sähköiseen asiointiin perustuvien palveluiden kehittäminen pitää Kauniaisissa sisällään asiointipalveluiden kehittämisen sekä päätöksentekoa ja kuntalaisdemokratiaa tukevien palveluiden parantamisen. Sähköisten asiointipalveluiden parantamisella tarkoitetaan perinteisten kuntapalveluiden kuten esim. sosiaali- ja terveyspalveluiden ja yhdyskuntapalveluiden tavoitettavuuden parantamista sähköisen asioinnin mahdollisuuksia hyödyntämällä. Päätöksentekoa ja kuntalaisdemokratiaa tukevilla palveluilla tarkoitetaanmm. erilaisia tiedottavia palveluita, asioiden vireille panemiseen ja seuraamiseen liittyviä palveluitasekä erilaisia vuorovaikutteisia palveluita. Sähköisten palveluiden kehittämisen ajatus on se, että prosesseja tarkastellaan kokonaisuuksina. Sähköistä palvelua varten ei luoda rinnakkaisia prosesseja vaan kaikilla palvelumuodoilla on yhteinen prosessi taustalla. Sähköisten palveluiden haasteena on sähköisten palvelujen kokonaisuuden kehittäminen järjestelmäksi, jossa julkishallinnon eri tasojen (paikallis-, alue- ja valtakunnallinen taso) palvelut näyttäytyvät käyttäjälle yhtenä helposti hahmotettavana kokonaisuutena. Visiona on, että viranomaisten kesken yhdistetään sähköisessä muodossa oleva tieto ja asiointi asiakkaan edun hyväksi siten, että kaikki julkishallinnon asiointipalvelu tarjoillaan käyttäjille yhdestä paikasta yhden luukun periaatteella kertakirjautumisen avulla 24/7. Sähköisten palveluiden kehittämisessä asiakaslähtöisyys on ensisijaista. Kaupunki kehittää asiointipalveluita sekä päätöksentekoa ja demokratiaa tukevia palveluita. Sähköisten asiointipalveluiden kehittämisestä vastaa kukin toimiala itse. Vuoden 2013 aikana kartoitetaan palveluiden kehittämismahdollisuudet toimialoittain. Tietohallinto tukee palveluiden teknisen toteutuksen suunnittelussa. Sähköisten palveluiden kehittämistä seurataan IT-johtoryhmässä. 2.3 Painopistealue 3: Pääkaupunkiseudun alueellinen yhteistyö Tietohallinnon kehittämistyötä pääkaupunkiseudun alueella tehdään pääsääntöisesti sektorivetoisesti niin, että ensisijainen vastuu toimintojen kehittämisestä on toimialoilla ja palvelutuotannolla. Palvelukohtaisten ryhmien (sosiaali- ja terveydenhoito, opetustoimi, paikkatieto- ja perusrekisteri) tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa yhteisen palvelutuotannon vaatimat tietojärjestelmämuutokset. Kehittämistyön painopiste on sosiaali- ja terveystoimen yhteistyöhankkeissa ja käynnistyvien yhteispalvelujen mahdollistamisessa Pääkaupunkiseudun alueellista yhteistyötä jatketaan yhtenäisten tietohallintoratkaisujen löytämiseksi.pks-hankkeiden vetovastuu on toimialoilla. Tavoitteena on kansallisesti olla edelläkävijä tietohallinnon yhteensopivuudessa alueen eri toimijoiden kesken. Alueellista yhteensopivuutta mietitään kaupungin jokaisessa tietojärjestelmähankinnassa.

7 7 Kauniainen kehittää tietojärjestelmiään yhteistyössä pääkaupunkiseudun kuntien kanssa. 2.4 Painopistealue 4: Vaikuttamisen ja osallisuuden edistäminen Sähköinen viestintä mahdollistaa hallinnon avoimuuden, keskustelevuuden lisäämisen ja kuntalaisten osallistumismahdollisuuksien parantamisen helposti lähestyttävillä keinoilla. Osallistumisjavaikuttamismahdollisuuksiaparantaa merkittävästi se, jos kuntalaiset voivat olla mukana jo asioiden valmisteluvaiheessa. Lisäksi asioiden etenemistä tulisi voida seurata mahdollisimman vaivatta. Sosiaalisesta mediasta - lähinnä Facebookista jatwitterista- on tullut osa Kauniaisten verkkoviestinnän arkea. Sosiaalinen media täydentää kaupungin varsinaisia kotisivuja ja on tarjonnut lisämahdollisuuden viestinnässä. Uusi mediaympäristö on erityisesti nuoremmille sukupolville luonteva toimintaympäristö ja paikka verkostoitumiselle sekä vuorovaikutukselle. Osana kuntalaisdemokratian kehittämistä kaupunki aikoo kehittää vuorovaikutteisen viestinnän ja osallisuuden mahdollisuuksia päätöksenteon tukemiseksi. Tällaisilla tarkoitetaan mm. sosiaalisen median hyödyntämistä jatkossa entistä enemmän vuorovaikutteisen viestinnän kanavana osallisuuden edistämisessä. Kauniaisten kaupunki osallistuu Helsinki RegionInfoshare -hankkeeseen, jonka tavoitteena on avata julkisia tietolähteitä kansalaisten saataville. Hankkeen taustalla on ajatus, että julkisen tiedon avaaminen lisää kansalaisten tietoa ja ymmärrystä asuinseutunsa kehityksestä. Tämä puolestaan parantaa siten kansalaisaktiivisuuden edellytyksiä. Avoin tiedon saatavuus voi myös synnyttää seudulle uusia palveluja ja liiketoimintaa sekä edistää tutkimusta ja kehitystoimintaa Kauniainen tehostaa vuorovaikutteisen verkkoviestinnän hyödyntämistä osallisuuden ja vaikuttamisen välineenä. Lisäksi kaupunki jatkaa Helsinki RegionInfoshare- hankkeen käynnistämää prosessia julkisten tietovarantojen avaamiseksi kansalaisten käyttöön. 2.5 Painopistealue 5:Toiminnan tehostaminen tietotekniikkaa hyödyntäen Tietohallintoratkaisuilla tavoitellaan jatkuvasti tehokkaampaahallintoa ja sujuvampia palveluita. Kaupunki pyrkii tietoisesti yhteistyössä palveluntarjoajien kanssa kehittämään olemassa olevia tietohallintoratkaisuja entistä tehokkaammin toimiviksi. Jokainen toimiala vastaa omien tietohallintojärjestelmien arvioinnista ja kehittää järjestelmiä yhteistyössä palveluntarjoajien ja tietohallinnon kanssa. Järjestelmien ensisijaisena tavoitteena on tukea palveluprosesseja, mutta huomion kiinnittäminen myös järjestelmäyhteensopivuuteen on jatkosta entistä tärkeämpää. ITjohtoryhmä seuraa tietojärjestelmien kokonaisuuden kehitystä koko kaupungin tasolla ja ohjaa toimialoja löytämään sellaisia ratkaisuja, jotka tukevat yhteensopivuutta ja kokonaisarkkitehtuurista ajattelua yhtenäisistä järjestelmistä tukemassa palveluprosesseja. Tietohallintoratkaisujen osalta toimialoillaarvioidaan säännöllisesti olemassa olevien järjestelmien toimivuutta. Lisäksi kaupunki pyrkii edistämään käytössäolevien järjestelmienkeskinäistä yhteensopivuutta. Järjestelmäarkkitehtuurin kehittämismahdollisuudet kartoitetaan osana kokonaisarkkitehtuurityötä. Kaupunki arvioi jatkuvasti tietoteknisiä hankintojaan työn tehokkuuden näkökulmasta. Tulevaisuuden laitteiston tulee pystyä mahdollistamaan työtehtävien suorittamisen myös työpisteen ulkopuolella. Kaupungin tietoverkkoratkaisujen ja kaupungin tietotekniikkavalmiuksien parantaminen on keskeinen

8 8 tavoite. Kehittämiskohteina ovat mm. langattoman työskentelyn vaatimien tietojärjestelmien, verkkoratkaisujen ja työskentelyvälineiden sekä ympäristöjen ajanmukaistaminen. Kauniainen kehittää tietojärjestelmiä ja tietoteknistä työskentely-ympäristöä parempien palveluiden ja työn tehokkuuden näkökulmasta. 2.6 Painopistealue 6: Henkilökunnan IT-osaamisen kehittäminen Tietotekniikan merkityksen kasvu kaupungin palvelutuotannossa sekä teknologiamuutosten nopeus edellyttävät erityisesti IT-henkilöstön, mutta myös toimialojen osaamisen aktiivista ja jatkuvaa kehittämistä sekä verkostoitumista. Toimialojen osaamisen arviointia tehdään yhteistyössä kaupungin tietohallintoyksikön kanssa. Osaaminen vaikuttaa toiminnan ja palvelujen laatuun sekä tehokkuuteen. Henkilökunnan kouluttaminen tapahtuu pääasiassa uusien tietojärjestelmien käyttöönottojen yhteydessä. Lisäksi varmistetaan henkilökunnan yleisen tietoteknisen osaamisen ylläpitäminen. Uudet työntekijät koulutetaan tarvitsemiensa ohjelmien käyttöön pääsääntöisesti sisäisellä koulutuksella. Tieto- ja viestintätekniikan antamia mahdollisuuksia hyödynnetään kaikessa työskentelyssä ja henkilöstön työnkuvat saatetaan vastamaan uusista toimintatavoista syntyneitä tarpeita. Henkilöstön tietoteknisiä valmiuksia lisätään uuden tekniikan ja ohjelmistojen käyttöön ottojen yhteydessä. Uusien työntekijöiden perehdytykseen työssä tarvittavien ohjelmistojen ja tietoteknisten välineiden osalta kiinnitetään aikaisempaa suurempaa huomiota. 3. Strategian ylläpito ja seuranta Strategian toteutumista seurataan vuosittain IT-johtoryhmässä. Kukin toimiala raportoi IT-johtoryhmälle tehdyistä toimenpiteistä. Tietohallinto vastaa kokonaisuuden seurannasta. Kokonaisarkkitehtuurin ja tietohallintojohtamisen kannalta on oleellista että merkittävät strategiakaudella syntyvät uudet toimenpidetarpeet tietojärjestelmien ja tietotekniikan uudistamiseen liittyen käsitellään aina IT-johtoryhmässä. Strategian toteutumisesta raportoidaan vuosittain tietohallinnon toimesta. 4. Liitteet LIITE 1: TIETOHALLINTOSTRATEGIAN TOIMENPIDEOHJELMA LIITE 2: KÄYTÖSSÄ OLEVAT OHJELMISTOT