Hei Kolkkametsä-yhteyshenkilö! TOIMI NÄIN. Polussa viimeistään HINTA JA MAKSAMINEN ILMOITTAUTUMINEN OSALLISTUJAT

Transkriptio

1 Hei Kolkkametsä-yhteyshenkilö! Varsinais-Suomen Partiopiirin sudenpentujen Tammileiri Kolkkametsän ilmoittautumisaika on alkanut! Lippukuntasi on valinnut Sinut toimimaan lippukuntasi Kolkkametsä-yhteyshenkilönä. Tehtäväsi on kertoa Kolkkametsästä lippukuntasi sudenpennuille, jakaa heille ilmoittautumislomakkeet, opastaa lomakkeiden täytössä, kerätä lomakkeet, syöttää lomakkeiden tiedot jäsenrekisteriohjelma Polkuun yhteistyössä lippukunnan Polku-tunnusten haltijan kanssa sekä toimittaa lomakkeet Partiotoimistoon. Tehtävä ei ole vaikea ja apua saat Partiotoimiston Kristiina Vanhalalta. TOIMI NÄIN 1. Monista ja jaa oheiset lomakkeet lippukuntasi sudenpennuille ja johtajille a. Älä ota lomakkeista kaksipuolisia kopioita b. Kopioi terveystietolomake paksulle paperille, jos mahdollista c. Koontilomake on yhteyshenkilöä varten d. Sudenpennut tarvitsevat ilmoittautumislomakkeen, terveystietolomakkeen sekä selvitys erityisruokavaliosta lomakkeen 2. Mainosta Kolkkametsää ja houkuttele kaikki lähtemään joko leiriläiseksi tai työleiriläiseksi 3. Kerää täytetyt lomakkeet ja syötä niiden tiedot Polkuun viimeistään Ilmoittautumisia voi syöttää Polkuun alkaen a. Tarkista, että lomakkeet on täytetty kunnolla b. Jokaisen leirille osallistuvan leiriläisen ja työleiriläisen on täytettävä ja palautettava ilmoittautumislomake ja terveystietolomake allekirjoitettuna c. Jos Sinulla ei ole tunnuksia Polkuun, tee yhteistyötä lippukuntasi Polku-tunnusten haltijan kanssa 4. Postita/toimita täytetyt lomakkeet sekä koontilomake Partiotoimistoon, Läntinen Pitkäkatu 13, Turku, viimeistään Ota lomakkeista itsellesi kopiot 5. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Partiotoimistoon Kristiina Vanhalaan, puh ja , sähköposti HINTA JA MAKSAMINEN Kolkkametsä maksaa 55 sekä sudenpennuille että palveluleiriläisille Yhteiskuljetusmaksu ja leiripaita sisältyvät hintaan, jos ilmoittautuminen on Polussa viimeistään Päivämaksu palveluleiriläisille on 15. Päivämaksu sisältää paidan, jos ilmoittautuminen on Polussa viimeistään Alle 3-vuotiaat lapset (=taimitarhalainen, ks. kohta osallistujat) pääsevät leirille ilmaiseksi eikä heille tilata leiripaitoja 3-6-vuotiaiden lasten (=taimitarhalainen, ks. kohta osallistujat) leirimaksu on 30, hinta sisältää leiripaidan, jos ilmoittautuminen on Partiotoimistolla viimeistään Piiri laskuttaa leirimaksut lippukunnilta. Eräpäivä on ILMOITTAUTUMINEN Kolkkametsään voi ilmoittautua lippukunnassa tästä hetkestä alkaen asti Yhteyshenkilö syöttää ilmoittautumislomakkeiden tiedot Polkuun viimeistään Ilmoittautumisia voi syöttää Polkuun alkaen Yhteyshenkilö voi halutessaan vastaanottaa ilmoittautumisia vielä jälkeen, kunhan tiedot ovat Polussa ajoissa OSALLISTUJAT Kolkkametsä on tarkoitettu kaikille Varsinais-Suomen Partiopiirin sudenpennuille Johtajat pääsevät leirille lähijohtajiksi tai mukaviin palvelutehtäviin. Alkavaa kymmentä sudenpentua kohti tulee olla yksi lähijohtaja. Jokaisesta lippukunnasta tulisi kuitenkin osallistua leirille vähintään kaksi mielellään lapsille tuttua johtajaa. Taimitarhalaiseksi voidaan ilmoittaa vain palveluleirille tulevien omia lapsia. 1

2 PERUUTTAMINEN Peruutuksesta on ilmoitettava aina Partiotoimistoon puh toimistoaikana Jos peruutus tulee ennen ilmoittautumisajan päättymistä, osallistumismaksua ei laskuteta Jos peruutus tapahtuu viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen, laskutetaan 50% hinnasta Lippukunnalla on oikeus lähettää peruuttaneen tilalle toinen leiriläinen Jos peruutus johtuu sairaudesta tms., niin toimitettaessa lääkärin tai terveydenhoitajan todistus Partiotoimistoon mennessä ei osallistumismaksua laskuteta LOMAKKEIDEN TÄYTTÄMINEN Täytä lomake kuulakärkikynällä Täytetyistä lomakkeista on saatava selvää myös ilman apteekkarin tutkintoa Lomakkeiden tietoja ei levitellä eteenpäin. Terveystietolomakkeet ottaa haltuunsa leirin sairaala, ruokavaliolomakkeet muonitusvastaava ja ilmoittautumislomakkeet sekä koontilomakkeet leirin toimisto. Lomakkeet hävitetään leirin jälkeen Ilmoittautumislomakkeita voi tulostaa osoitteesta Ilmoittautumislomake Lähiomaisen nimi ja puhelinnumero leirin aikana: jokaisen on täytettävä tämä kohta, myös yli 18-vuotiaiden. Tähän henkilöön otetaan yhteyttä, jos leirillä tapahtuu jotain yllättävää Sähköpostiosoite: tämä kohta ei ole pakollinen Osallistun leirille: Polussa leiriläistä vastaa osanottaja, sudenpentujen kanssa osallistuvaa johtajaa johtaja, palveluleiriläistä työntekijä ja taimitarhalaista mukana oleva lapsi. Älä epäröi pyytää apua Kristiinalta, jos tämän kanssa tulee vaikeuksia! T-paidan koko: paita sisältyy leirimaksuun, jos ilmoittautuminen on Polussa viimeistään Paidat ovat tavallisia T-paitoja Liitteenä: jokaisen on palautettava ilmoittautumislomakkeen kanssa terveystietolomake. Ruokavaliolomakkeen palauttavat vain ne, joilla on erityisruokavalio Allekirjoitus: kaikki lomakkeet on allekirjoitettava! Jos vanhempi ei halua lastaan valokuvattavan, on lomake allekirjoitettava ja kuvauskiellosta kirjoitettava maininta lomakkeen reunaan. Leirillä on lähes mahdotonta erottaa lapset, joita ei saa valokuvata Terveystietolomake Henkilötunnus: tunnus on kirjoitettava selvästi. Pelkkä syntymäaika ei riitä Lähiomaisen nimi ja puhelinnumero leirin aikana: jokaisen on täytettävä tämä kohta, myös yli 18- vuotiaiden. Tähän henkilöön otetaan yhteyttä, jos leirillä tapahtuu jotain yllättävää Jos leirisairaala huolehtii leiriläisen lääkityksestä, on siitä sovittava erikseen. Leirisairaalan yhteystiedot lähetetään ilmoittautuneille muun lisäinfon mukana Selvitys erityisruokavaliosta Lähiomaisen nimi ja puhelinnumero leirin aikana: jokaisen on täytettävä tämä kohta, myös yli 18- vuotiaiden. Tähän henkilöön otetaan yhteyttä, jos leirillä tapahtuu jotain yllättävää Allergiat on kerrottava tarkkaan. Jos osallistuja kertoo olevansa allerginen esim. paprikalle, on kerrottava onko kyseessä tuore paprika, kypsennetty paprika vai paprikamauste Kaikki kolme lomaketta tulee allekirjoittaa! Älä ota vastaan allekirjoittamatonta lomaketta. 2

3 Koontilomake Yhteyshenkilö kerää lippukuntansa ilmoittautuneista koonnin koontilomakkeeseen Jos ilmoittautuneita on yli 10, otetaan lomakkeesta lisää kopioita Lomake palautetaan Partiotoimistoon mennessä Taimitarhalaisia EI merkitä koontilomakkeeseen, vaikka ilmoittautumiskaavakkeet palautetaankin sinun kauttasi Partiotoimistoon Kirjoita lippukuntasi nimi jokaiseen lomakkeeseen. Kuljetuksen toivottu lähtöpaikka. Sen johtajan yhteystiedot, joka tulee leiriläisten kanssa samalla kuljetuksella. Nämä tiedot tullaan antamaan linja-auton kuljettajalle. Merkitse rastilla onko leirille tuleva johtaja, leiriläinen vai palveluleiriläinen. Jokainen palauttaa. Merkitse rasti. Vain ne palauttavat, joilla on allergioita tai erityisruokavalio. Merkitse rasti. 3

4 ILMOITTAUTUMISTEN SYÖTTÄMINEN POLKU-OHJELMAAN Yhteyshenkilö syöttää lippukuntansa ilmoittautumiset Polku-ohjelmaan viimeistään Ilmoittautumisia voi syöttää Polkuun alkaen. Kaikkien on ilmoittauduttava! Ilmoittautumisten syöttämiseen tarvitaan Polku-tunnuksia. Kolkkametsä-yhteyshenkilö ja lippukunnan Polku-tunnusten haltija tekevät tarvittaessa yhteistyötä Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Partiotoimistoon Kristiina Vanhalaan, puh ja , sähköposti Kirjautuminen Polku-ohjelmaan 1. Mene osoitteeseen 2. Klikkaa Polku-logoa 3. Kirjaudu sisään lippukuntasi Polku-tunnuksilla 4. Näkyviin tulee ohjelman aloitussivu. Valitse vasemman reunan valikosta Oma piiri 4

5 Tapahtuman valinta 5. Valitse ylävalikosta Tapahtumat 6. Klikkaa Tammileiri Kolkkametsä -rivin oikeassa reunassa olevaa Ilmoita-painiketta 5

6 Ilmoittautumislomake 7. Olet lomakkeella, joka on otsikoitu Ilmoita jäsen tapahtumaan 8. Kirjoita lomakkeeseen osallistujan sukunimi ja etunimi 9. Klikkaa alapalkin Hae-painiketta. Pääset ilmoittautumislomakkeelle, joka on otsikoitu Ilmoittautuminen: TAMMILEIRI KOLKKAMETSÄ 6

7 Tietojen tarkistaminen 10. Klikkaa henkilön nimeä hiiren oikean puoleisella painikkeella (Applen kalustolla ctrl + hiiri) ja valitse Avaa uudessa ikkunassa 11. Tarkista tiedot 12. Jos tiedot ovat oikein, sulje ikkuna (rasti oikeassa tai vasemmassa yläkulmassa) 7

8 13. Jos tiedot ovat virheelliset, klikkaa virheellisen tiedon edessä olevaa kuvaketta, korjaa tiedot ja paina Hyväksy-painiketta. Sulje ikkuna. Lomakkeiden tietojen syöttäminen 15. Olet ilmoittautumislomakkeella, joka on otsikoitu Ilmoittautuminen: TAMMILEIRI KOLKKAMETSÄ (kuva ohjeen kohdassa 9) 16. Ilmoittautunut on: tähän syötetään ilmoittautumislomakkeen Osallistun leirille -kohta. Riippuvalikko: a. osanottaja = sudenpentu b. työntekijä = palveluleiriläinen c. johtaja = sudenpentujen kanssa osallistuva johtaja d. jos osallistuja on valinnut muu, mikä? kohdan, valitse riippuvalikosta parhaiten kuvaava kohta 17. Toiminnot: valitse, minkä leirimaksun osallistuja maksaa. Sudenpennut ja lähijohtajat osallistuvat leirille leiriläisinä koko ajaksi ja maksavat täyden leirimaksun 55. Palveluleiriläiset voivat osallistua koko ajaksi ja maksaa täyden leirimaksun 55 tai he voivat osallistua vain joiksikin päiviksi ja maksaa päivämaksun 15 / päivä. Palveluleiriläinen on merkinnyt ilmoittautumislomakkeeseen, mitkä päivät hän on leirillä. 18. T-paita: valitse paidan koko. Osallistuja on merkinnyt haluamansa paidan koon ilmoittautumislomakkeeseen 19. Uimataito: valitse uimataito. Osallistuja on merkinnyt uimataitonsa ilmoittautumislomakkeeseen. 20. Terveystietolomake: valitse tämä, jos osallistujalla on Kyllä-merkintöjä terveystietolomakkeessa 21. Ruokavaliot ja ruoka-aineallergiat: valitse kaikki ne ruudut, jotka osallistuja on rastittanut selvitys erityisruokavaliosta lomakkeesta 8

9 Ilmoittautumisen hyväksyminen 21. Klikkaa sivun alapalkista Hyväksy-painiketta Seuraavan osallistujan ilmoittaminen 22. Olet lomakkeella, joka on otsikoitu Ilmoita jäsen tapahtumaan (kuva ohjeen kohdassa 7) 23. Jos näin ei ole, valitse yläpalkista Uusi ilmoittautuminen painike 24. Palaa tämän ohjeen kohtaan 8 Ilmoittautumisten tarkistus 25. Valitse yläpalkista Ilmoittautumiset-painike 26. Valitse Hae-painike Polku-ohjelmasta poistuminen 27. Kun olet valmis, valitse vasemman reunan valikosta Kirjaudu ulos ja sulje selain 9