Omaishoitajat ja Läheiset Liiton viestintäohje

Transkriptio

1 Omaishoitajat ja Läheiset Liiton viestintäohje Viestinnän nykytila Yleistä Omaishoitajat ja Läheiset -Liiton viestinnän linjaukset määritellään vuosittain toimintasuunnitelmassa. Liiton viestinnän kohderyhminä ovat ns. jäsenet, omaishoitoperheet, suuri yleisö, päättäjät (sekä valtakunnallisella että paikallisella tasolla), liiton paikallisyhdistykset, sidosryhmät, kansainväliset toimijat, oma henkilöstö sekä erilaisiin kampanjoihin ja hankkeisiin osallistujat. Liitossa on pyritty lisäämään viestinnän interaktiivisuutta. Päävastuu liiton viestinnästä ja liittotason asioista on toiminnanjohtajalla. Tiedotuskoordinaattori vastaa kampanjaviestinnästä, internet -sivujen toiminnasta sekä erikseen sovittavista muista tiedotus- ja viestintätehtävistä. Aluetyön ja kouluttamis- ja kehittämisosaston vastuualueina on tiedottaa omien sektoriensa asioista. Käsitteiden määrittelyä Viestintä on kaksisuuntainen prosessi, johon kuuluu sekä informaation tuottamista että sen vastaanottamista. Viestintä on keskustelua ja kuuntelemista. Tiedottaminen on yksisuuntaista, yleensä oma-aloitteista informaation jakelua. Näin tiedottaminen on eräs viestinnän osa-alue. Viestintästrategia muodostuu niistä määrittelyistä, valinnoista ja tavoitteista, joita soveltamalla ja toteuttamalla organisaatio menestyy nyt ja tulevaisuudessa hyödyntämällä viestintäresurssiaan mahdollisimman hyvin. Viestintästrategiassa päähuomio on tulevaisuudessa. Viestinnän strategisia tavoitteita Omaishoitajat ja Läheiset -Liiton viestinnässä noudatetaan eettistä arvopohjaa joka on sama kuin liiton kokonaisstrategiassa. Strategiasuunnitelmalla pyritään kertomaan, miten liiton viestintää kehitetään ja toteutetaan valitulla strategisella kaudella. Suunnitelmassa pyritään kertomaan, mitkä ovat liiton keskeiset ydinviestit, pohditaan painopistealueita ja teemoja sekä viestinnän organisointia ja vastuita. Muuttuvassa toimintaympäristössä ja teknologian kehittyessä viestinnän strategisia linjauksia tarkistetaan tarpeen mukaan. Viestinnän arvot ovat samat kuin yleisessä strategiassa.

2 Toimintaa ohjaavat arvot Avoimuus Avoimuudella tarkoitetaan, että liiton toiminta on totuudenmukaista. Liitto toimii vuorovaikutteisesti sekä suuntautuu toiminnassaan ulospäin. Toiminta on perusteltua ja siinä pyritään tasapuolisuuteen ja oikeudenmukaisuuteen. Vastuullisuus Vastuullisuudella tarkoitetaan, että perustehtävä ohjaa kaikkea toimintaa. Toiminta on asiantuntevaa, vaikuttavaa ja suunnitelmallista sekä omat rajat tuntevaa. Herkkyys Herkkyydellä tarkoitetaan, että liitto toimii ajan hermolla, ennakoiden muutoksia ja niiden seurauksia. Toiminnassa huomioidaan kentän viestit ja reagoidaan niihin. Toiminta on joustavaa, inhimillistä ja ihmisläheistä. Kumppanuus Kumppanuudella tarkoitetaan, että liitto toimii yhteistyössä, verkostoituen ja vastavuoroisesti. Toiminnassa arvostetaan monen tasoista ja monialaista asiantuntemusta, jaetaan ja välitetään omaishoitoon liittyvää tietoa. Liiton viestintä on selkeää ja johdonmukaista. Nykyajalle on tyypillistä informaation liiallinen saatavuus ja tarjonta. Liiton viestinnässä vältetään yliviestintää jotta viestinnän taso pysyy vähintään kohtalaisena. Esimerkiksi yksittäisiin yleisönosastokirjoituksiin ei vastata kuin poikkeustapauksissa. Tavoitteena on kuulla mahdollisimman paljon kentän (paikallisyhdistykset, omaishoitoperheet, yhteistyökumppanit yms) ääntä (esimerkiksi tuotettaessa uutta materiaalia). Materiaalituotannossa huomioidaan kuitenkin budjettisidonnaisuus eli sitoutuminen toimintasuunnitelmaan. Liitto voi olla mukana yhteistyökumppaneiden laajemmissa viestintäkokonaisuuksissa (esimerkiksi Ray:n, OK opintokeskuksen, Key:n, Selkokeskuksen jne ohjelmissa). Liiton kaikessa viestinnässä pyritään tukeman omaishoitajan omanarvontuntoa, asiantuntijuutta, toimijuutta sekä ns. hiljaisen tiedon eteenpäin viemistä Viestinnän resurssit, vastuut ja keinot Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry käyttää viestinnässään useita eri välineitä. Lähellä -lehti Lähellä -lehti on ilmestynyt vuodesta Lehden painos on kappaletta per lehti. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Noin puolet lehdestä menee henkilöjäsenille ja vajaa puolet julkisen jaon mukaan perusturvatoimistoihin, sairaaloihin, KELAN:n toimistoihiin, seurakuntiin yms. Lehti ei ole irtonumeromyynnissä. Internet -sivuilla on arkisto josta lehdet ovat myös luettavissa ja tulostettavissa.

3 Lähellä -lehti on liiton viestinnän pääkanava. Vastuu on päätoimittajalla ja hänen tukenaan on toimitusneuvosto. Käytännön toteuttamisesta painoyhteyksineen vastaa tiedotuskoordinaattori. Lehden teema vaihtelee numeroittain. Lehden painopistealueina ovat omaishoitoasian esilläpito julkisessa keskustelussa, tiedon välittäminen, omaishoitajan tietoisuuden lisääminen yms. Lehden ilmoitusmyynnin, painatuksen ja taiton kilpailutus tehdään kolmen vuoden välein. Lehden tiedotukselliset painopistealueet määrittelee liitto. Lähellä -lehti on valtakunnallisen tiedotuksen kanava. Lehden konsepti tarkistetaan vuosittain. Kauden aikana tehdään kerran lukijatutkimus. Oppaat, kirjat ja muut painotuotteet Palveluopas julkaistaan vuosittain. Painos on Palveluopas postitetaan samoihin osoitteisiin kuin Lähellä -lehtikin. Palveluopasta jaetaan lähellä -lehden tapaan myös erilaisilla messuilla, kursseilla yms. Kauden aikana tarkistetaan painosta, julkaisumuotoa (siirrytäänkö pelkkään sähköiseen julkaisuun?) ja yhteistyötahoja. Palveluoppaan painatus, taitto ja ilmoitusmyynti kilpailutetaan tarvittaessa. Loma- ja kuntoutusopas ilmestyy kerran vuodessa ja painos on kappaletta. Opas jaetaan jäsenistölle ja paikallisyhdistyksille ja se on tulostettavissa myös internet -sivuilta.kauden aikana tarkistetaan painosta, julkaisumuotoa ja yhteistyötahoja. Oppaan painatus, taitto ja ilmoitusmyynti kilpailutetaan tarvittaessa. Muut kirjat ja muut painotuotteet Kauden aikana liiton omina tuotteina ilmestyy mm. antologia omaishoitajien kirjoituksista, erilaisia raportteja ja toimintasuunnitelmassa erikseen mainittuja painotuotteita. Tieto- ja oppikirjoja tuotettaessa harkitaan aina yhteistyökumppaneita kustannusyhtiöistä. Mediatuotteet ja yhteydet Medioissa esiintymisen päävastuu on toiminnanjohtajalla ja puheenjohtajalla, sektorikohtaisesti voidaan sopia asiantuntijaesiintymisistä. Tieto paikallisista esiintymisistä tuodaan aina toiminnanjohtajan tietoon. Kun liitolta pyydetään eri medioihin haastatteluita, juttuja yms, valitaan edustaja aina tapauskohtaisesti. Liitto pyrkii aktiivisesti tuomaan paikallisyhdistysten asiantuntijuutta median käyttöön. Kaudella voidaan tarvittaessa tehdä yhteistuotantona eri toimijoiden kanssa esimerkiksi opetus- tai koulutus -dvdelokuvia tms opetusmateriaalia. Yhdistystiedotteet, kunta- ja seurakuntatiedotteet yms Kaudella paikallisyhdistyksiä, kuntia, seurakuntia ja yhteistyökumppaneita pidetään ajan tasalla liiton linjauksista ja tapahtumista julkaisemalla vuosittain: Kuusi yhdistystiedotetta jotka postitetaan paikallisyhdistyksiin (puheenjohtaja tai toimisto). Ne toimitetaan myös sähköisesti. Internet -sivujen arkistossa ovat myös yhdistystiedotteet.

4 Päävastuu on toiminnanjohtajalla. Kaksi Viisaria eli liiton aluetyön tiedotetta. Ne postitetaan sähköisesti liiton paikallisyhdistyksille. Internet -sivujen arkistossa ovat myös Viisarit. Päävastuu on järjestöpäälliköllä. Kaksi kunta- ja seurakuntatiedotetta. Ne postitetaan pelkästään sähköisesti seurakuntiin ympäri maata. Myös nämä tiedotteet ovat internet -sivujen arkistossa. Päävastuu on tiedotuskoordinaattorilla. Lehdistötiedotteet, lausunnot ja kannanotot Lehdistötiedotteilla, lausunnoilla ja kannanotoilla liiton kanta tuodaan esille esimerkiksi lainsäädäntöön liittyvissä kysymyksissä tai liiton tärkeiksi katsomissa asioissa. Erilaisten tapahtumien tiedotus tehdään lehdistötiedotteilla. Päävastuu on toiminnanjohtajalla. Sektorikohtaisesta tiedottamisesta vastaa kukin sektori. Alueelta/paikallistasolta/projekteista nousevat viestinnällisesti (valtakunnallisesti) merkittävät asiat (esimerkiksi omaishoidon tilanteet kunnissa yms) tuodaan toiminnanjohtajan tietoon. Liiton hallitus ottaa näihin asioihin tarvittaessa kantaa ennen julkista tiedottamista. Lehdistötiedotteita tehdään tarpeen mukaan ympäri vuoden. Ne välitetään ensisijaisesti sähköisesti keskeisille medioille (stt, valtakunnalliset ja aluelehdet, radio, tv yms) sekä paikallisyhdistyksille. Tapauskohtaisesti lehdistötiedotteet ovat luettavissa myös internet -sivuilta. Lausuntoja, kannanottoja yms tehdään tarpeen mukaan joko liiton aloitteesta tai eri päättäjien pyynnöistä. Internet -sivut Sosiaalisen median merkityksen kasvua seurataan ja tarvittaessa uusia keinoja (esimerkiksi Facebook, Twitter yms) otetaan käyttöön kauden aikana. Internet -sivuja päivitetään ja kehitetään vastaamaan suuren yleisön, sidosryhmien, yhdistysten ja omaishoitoperheiden tarpeita. Internet -sivuilla oleva tieto on oikeaa ja ajankohtaista. Liiton linjaukset ja kannanotot ovat sivuilla selkeästi esillä. Omaishoitoa käsitellään sivuilla laaja-alaisesti, materiaalipankkia päivitetään jatkuvasti, lahjoitusten mahdollisuus tuodaan paremmin esille, tuotemyyntiosiota selkeytetään jne. Päivitysvastuuta tarkennetaan kauden aikana, päävastuu on tiedotuskoordinaattorilla. Sivuja arvioi säännöllisesti liiton sisäinen erikseen nimetty työryhmä. Henkilökunnalle järjestetään tarvittaessa lisäkoulutusta Internet -sivut päivitettiin ja palveluntarjoajaa vaihdettiin vuodenvaihteessa ja kehitystyö on vielä kesken. Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä kohdistuu henkilökuntaan ja hallitukseen ja on kaksisuuntaista.

5 Toimistokokouksia pyritään pitämään Helsingin toimistossa joka toinen keskiviikko. Koko henkilökunta saa kokouksista muistion sähköpostitse. Pitkät tiimit pidetään 3-4 kertaa vuodessa ensisijaisesti Helsingin toimistolla. Niihin osallistuu koko henkilökunta. Sektorikohtaisia tiimejä järjestetään tarpeen mukaan eri puolilla Suomea (usein myös pitkien tiimien yhteydessä). Sähköpostiviestintä on aktiivista ja vuorovaikutteista liiton työntekijöiden kesken. Portaali on ollut hyödyllinen tiedonvälittäjä henkilökunnan keskuudessa (väliaikaisesti pois käytöstä). Portaali otetaan uudelleen käyttöön ja sitä kehitetään vuorovaikutteisemmaksi. Tutkitaan ja mahdollisesti lisätään sosiaalisen median käyttöä (esim twitter). Sisäisenä kalenterina käytetään toistaiseksi Microsoftin Outlook sähköpostiohjelman kalenteria. Vuosiohjelmaan (tapahtumakalenteri) kerätään kaikki vuoden määräajat, tiedotteiden ilmestymispäivämäärät, lomat, kuntoutuskurssit, puhelinpäivystykset yms henkilökunnalle, hallitukselle ja paikallisyhdistyksille tiedoksi. Hallituksen ja henkilökunnan yhteisiä tapaamisia sekä johtoryhmän ja hallituksen yhteisiä tapaamisia järjestetään säännöllisesti. Toiminnanjohtaja vastaa siitä, että valmisteilla olevat asiat tulevat riittävän ajoissa asianomaisten henkilöiden tietoon. Johtoryhmän esityslistat ja muistiot lähetetään sähköpostitse koko henkilökunnalle. Hallituksen kokousten pöytäkirjat sekä muut kaikkia koskevat muistiot tiedotetaan kaikille (esimerkiksi uudessa portaalissa) soveltuvin osin. Sisäistä tiedonkulkua arvioidaan ja kehitetään muun muassa työyhteisön kehittämishankkeessa (toteutetaan OK -opintokeskuksen kanssa) Kampanjat ja hankkeet Toimintasuunnitelmissa päätettäviin kampanjoihin sovitaan vastuuhenkilöt erikseen. Tiedotuskoordinaattorilla on vastuu kampanjatiedotuksesta. Projekteista tehdään erilliset viestintäsuunnitelmat. Sponsorisopimusten tulee sopia eettisesti liiton linjauksiin. Sopimukset pyritään tekemään pitkäkestoisiksi. Kansainvälinen tiedotus Kansainvöinen tiedotus tapahtuu pääasiassa internet -sivujen kautta ja yhteistyössä Eurocarers:n kanssa. Kansainvälisen tiedotuksen osalta yhteistyötä tehdään Suomen omaishoidon verkoston kanssa. Liitto pyrkii tiedottamaan suomalaisille europarlamentaarikoille omaishoidon

6 kysymyksistä. Liitto tekee yhteistyötä ja vastaa tiedotuksen kysymyksiin EU:n elimiltä tulleiden pyyntöjen mukaisesti. Kaudella pyritään laatimaan laajennettu esite liiton toiminnasta tavoitteista ja omaishoidosta englanniksi. Päävastuu on toiminnanjohtajalla. Käytännön toteutuksesta vastaa liiton kansainvälisten asioiden yhteyshenkilö. Ohjeistus Strategiset ohjeistukset (brändi) Kauden alussa (2012 loppuun mennessä) linjataan liiton ulkoisen viestinnän ilmiasu ja yhteinen graafinen ohjeisto (esimerkiksi logon ja nimen käyttö) jota pyritään noudattamaan huomioimalla myös yhteistyökumppaneiden tekniikan vaatimukset. Kauden aikana kaikessa liiton viestinnässä (sähköposteista painotuotteisiin) näkyy liiton yhtenäinen ilme. Erillisen ohjeistuksen laativat toiminnanjohtaja ja tiedotuskoordinaattori. Markkinointiviestinnässä hyödynnetään liiton ja paikallisyhdistysten käyttöön opinnäytetyönä tehtyä opasta. Viestinnän ja tiedotuksen arviointi Viestinnän ja tiedotuksen arviointia tehdään muun muassa Lähellä -lehden lukijatutkimuksen, henkilökuntakyselyiden ja hallituksen työskentelyn sisäisen arvioinnin avulla. Kauden aikana tehdään arviointitutkimus viestinnän ja tiedotuksen vaikutuksesta paikallisyhdistyksiin ja sidosryhmiin.