Järjestelmäkuvaus.

Transkriptio

1 Järjestelmäkuvaus

2

3 Nova on vakiinnuttanut 15 vuoden aikana asemansa pk-yritysten toiminnanohjauksen järjestelmänä. Nova-ohjelmilla hoidetaan jo yli suomalaisyrityksen päivittäiset rutiinit ja toiminnanohjaus. Nova-ohjelmien laaja tarjonta ja sovellettavuus mahdollistaa Nova-ohjelmien käytön lähes kaikilla toimialoilla. Asiakkaidemme kanssa yhteistyössä kehitetyt Nova-ohjelmat tehostavat asiakkaidemme päivittäistä toimintaa ja antavat selvää tuottoa toiminnanohjaukseen tehdylle investoinnille. Nova-ohjelmat soveltuvat kaiken kokoisille yrityksille. Kolmeen kokoluokkaan jakautuvat Nova-ohjelmat on sovitettu asiakkaidemme tarpeiden mukaisesti siten, että asiakkaamme tarve voidaan täyttää juuri hänelle sopivalla ratkaisulla. Nova-ohjelmat jakautuvat yli 50 moduliin, josta on helppo koota oikean kokoinen ja oikeat ominaisuudet sisältävä ratkaisu kaikkien yritysten tarpeisiin. Nova-ohjelmien käyttöönotto on nopea ja vaivaton prosessi. Rakennamme asiakkaamme tarpeen mukaan Nova-ohjelmien käyttöönottoa tukevan ratkaisun, joka koostuu Nova-ohjelmistosta, koulutuksesta ja muista käyttöönottopalveluista. Palvelemme asiakkaitamme myös käyttöönoton jälkeen kouluttamalla ja kehittämällä asiakkaidemme osaamista. Nova-ohjelmien ylläpitopalvelu on edullinen ja turvallinen tapa varmistaa jatkuvan tuen ja uusien järjestelmäversioiden saatavuus. Nova-ohjelmien ylläpito on markkinoiden edullisin, koska se sisältää Nova-ohjelmien uusien alaversioiden lisäksi myös tukipalvelun, joka on ylläpitoasiakkaidemme käytettävissä. Tässä järjestelmäkuvauksessa on kuvattuna Nova-ohjelmien talous-, materiaali- ja henkilöstöhallinnon sekä tuotannonohjauksen ominaisuuksia, joiden avulla myös Sinun on mahdollista yksinkertaistaa ja helpottaa yrityksesi jokapäiväistä toimintaa. Toivotamme Sinulle antoisia lukuhetkiä. Tutustu tähän kuvaukseen huolella ja ole sen jälkeen yhteydessä asiantuntevaan jälleenmyyjäverkostoomme tai suoraan myyntiimme. Kerromme mielellämme Sinulle lisää Nova-ohjelmien loistavista ominaisuuksista! Visma Software Oyj We simplify your business!

4 Sisältö Johdanto Sisällysluettelo Nova-ohjelmat Nova Standard Nova Pro Nova C/S Pro Tekniikka Yritysesittely Yhteystiedot Palvelut Kartoitus, käytöönotto ja koulutus Asiakaspalvelu Laajennettu tukipalvelu Rahoitus Sovellusvuokraus (ASP) Muut palvelut Tiedottaminen Tuotelinjamme Nova-ohjelmien lisäksi Liinos Visma SalesOffice Yleiset ominaisuudet Moniyritystoiminto Käyttäjien hallinta ja turvallisuus Varmuuskopiointi ja palautus Käyttäjähallinta Käyttöönotto Laajennettavuus Monikielisyys Valuutat Termit Värit Tietojen seuranta Käyttäjäystävällisyys Raporttigeneraattori Tulosteet ja raportit Reaaliaikaisuus ja integrointi Tiedon tuonti ja vienti Sähköiset kauppapaikat Etäkäyttö Rivikäsittely Tiedon haku Lajit Linkit Seurantakohteet Kustannuspaikat Projektit Työnumerot Myyjät ja ostajat Liiketoiminta-alue Muut seurantakohteet Hinnastot Yleishinnastot Asiakaskohtaiset hinnastot Alennustaulukko Porrastukset Sopimusalennukset ja lisät Hinnastojen muodostus Materiaalihallinto Monivarasto Yksikkömuunnokset Monikoodisuus Kokolajitelmat ja värit Tuotehallinta Sarjanumerot Eränumeroseuranta Tapahtumien kirjaus Vapaa saldo Tuotekysely Asiakashallinta Laskutus- ja myyntireskontra Ostoreskontra Ostolaskujen kierrätys Elektroninen arkistointi Kirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpito Palkanlaskenta Tilausten käsittely Tarjouslaskenta

5 Soittolista Toiminnanohjaus Resurssit Työvaiheet Tuotanto Työajan kerääminen Tuotteen omakustannushinta Projektinhallinta Tilastot Toimialasoveltuvuus Sähköurakointi Tukkukauppa Maahantuonti ja -vienti Valmistava teollisuus Laatujärjestelmää tukevat ominaisuudet Tekstiili- ja vaateteollisuus Isännöinti Oppilaitokset Yhdistykset Tilitoimistot Yhteistyökumppanit

6 Nova-ohjelmat Nova Standard - edullista ja tehokasta taloushallintoa Nova Standard soveltuu pienille tai aloittaville yrityksille, yhdistyksille ja ammatinharjoittajille. Se on tarkoitettu yrityksen perustason taloushallinnon hoitamiseen. Koko- ja hintaluokassaan Nova Standard on ylivoimainen. Ohjelma on helppokäyttöinen ja siihen on saatavilla lähes kaikki samat liitännäispalvelut kuin muihin tuotteisiimme. Ohjelma on asennettavissa yhdelle koneelle ja siihen on tarjolla myynti- ja ostotilaukset, laskutus/myyntireskontra, ostoreskontra, palkanlaskenta, kirjanpito sekä moniyrityskäsittely aina viiteen yritykseen saakka. Nova Standardista on kasvupolku Nova Pro ja Nova C/S Pro -ratkaisuihin, joten se sopii erinomaisesti myös kasvaville yrityksille. Nova Pro - kattava kokonaisuus vaativaan käyttöön Nova Pro on kattava ohjelmistokokonaisuus, jolla voidaan hallita vaativankin yrityksen palvelu- ja materiaaliprosessit sekä talousohjaus. Tuoteratkaisu muodostetaan tarpeen mukaisista ohjelmamoduleista asiakaskohtaisesti. Ohjelmisto on suunnattu pk-yrityksille ja se onkin käytössä jo tuhansissa yrityksissä eri toimialoilla. Ohjelmisto on erittäin monipuolinen ja hintalaatusuhteeltaan erittäin hyvä. Nova Pro on asennettavissa verkkoon ja siihen on saatavissa rajaton moniyritystuki. Nova Pro on tarkoitettu 1-10 käyttäjän ympäristöön ja myös Nova Pro:n etäkäyttö on mahdollista. Ohjelmisto käyttää SQL Server 2000 MSDE -tietokantaa, joka on käytössä nopea ja vakaa. Nova Pro:sta on kasvupolku Nova-ohjelmien lippulaivaan Nova C/S Pro:on. Nova C/S Pro Nova Standard edullinen aloituspaketti helppo käyttöönotto hyvä laajennettavuus Nova Pro verkkokäyttö materiaalihallinto useita ohjelmamoduleita rajoittamaton moniyritystuki standardit liittymärajapinnat client-server ratkaisu tuotannonohjaus tuki web-ratkaisuille tehokas suurillakin käyttäjämäärillä 6

7 Nova C/S Pro - tehokkuutta ja joustavuutta Nova C/S Pro on tarkoitettu keskisuurille yrityksille, joiden järjestelmältä edellytetään tehokkuutta ja joustavuutta. Se soveltuu ominaisuuksiltaan erityisesti tuotantoyrityksiin ja erittäin vaativien taloushallintoprosessien ylläpitämiseen ja raportointiin. Modernein työkaluin toteutettu ratkaisu sisältää myös sähköistä arkistointia, tiedonsiirtoa ja internet -kaupankäyntiä tukevat ominaisuudet. Asiakkaan ratkaisu sisältää kartoituksen jälkeen oikeat ohjelmistomodulit, asennus- ja käyttöönottopalvelut, koulutuksen sekä ylläpidon. Kokonaisuus voi sisältää myös räätälöitäviä ohjelmia ja raportteja. Joustavaa ja tehokasta tiedon hallintaa Nova C/S Pro on erittäin nopea ja luotettava käyttää. Ohjelmisto soveltuu myös etäkäyttöön yrityksen eri toimipisteiden välillä ja kokonaiskäyttäjämäärä on rajaton. Tekniikka Nova-ohjelmien tuotekehityksessä luotamme Microsoftin tekniikkaan. Olemme Microsoftin valtuutettu kumppani, mikä takaa meille uusimmat työkalut ja tekniikat jo kauan ennen niiden markkinoille tulemista. Lähdekoodin tasoon kiinnitämme erityistä huomiota. Lähdekoodin kirjoittamisessa noudatamme laatujärjestelmämme vaatimuksia. Virheettömyys, helppo ylläpidettävyys ja jatkuvuus ovat avainasioita. Nova-ohjelmien tietokantana on Microsoft SQL Server SQL Server on markkinoiden nopeimpia ja luotettavimpia tietokantoja, jonka skaalautuvuus eri käyttötarkoituksiin on erinomainen. Samaa tietokantaratkaisua voidaan käyttää sekä myyntimiehen kannettavassa että maailmanlaajuisessa organisaatiossa, jossa on tuhansia yhtäaikaisia käyttäjiä. 7

8 Yritysesittely Visma Software on pohjoismainen IT-alan konserni. Visionamme on yksinkertaistaa liiketoiminnan johtamista ja toimintaa. Koska maailma on monimutkainen ja kilpailuhenkinen, on tärkeää tehdä asiat yksinkertaisemmiksi. Yhdessä jälleenmyyjiemme kanssa asennamme, ylläpidämme ja tuemme järjestelmiämme sekä koulutamme niiden käyttäjät. Yleisten ohjelmistoratkaisujen lisäksi kehitämme toimialakohtaisia järjestelmiä, joissa hyödynnetään sitä tietoa, joka on saavutettu tuhansien asiakkaidemme kautta monilla eri toimialoilla. Suomen Visma Software on osa pohjoismaista Visma ASA konsernia. Suomessa työllistämme yli 180 eri osa-alueiden asiantuntijaa Espoossa, Tampereella, Turussa, Jyväskylässä ja Vaasassa. Visma Softwaren myyjät, tukihenkilöt ja tuotekehityksen ihmiset ovat kaikki alansa ja toimialansa ammattilaisia. Siksi ymmärrämme suomalaisten yritysten liiketoimintaa. Kanssamme on vaivatonta asioida. Visma Software on vahvasti suomalainen. Olemme kehittäneet ja toimittaneet tietojärjestelmiä Suomessa jo yli 20 vuoden ajan. Yhteystiedot Espoo Visma Software Oyj, Linnoitustie 4 A, Espoo Puh , faksi myynti@vismasoftware.fi Vaasan, Jyväskylän, Tampereen ja Turun toimipisteiden yhteystiedot löydät kotisivuiltamme. Henkilökuntamme tavoittaa sähköpostilla, joka muodostuu seuraavasti: etunimi.sukunimi@vismasoftware.fi 8

9 Palvelut Hyväkin ohjelma vaatii koulutusta ja muita palveluja. Olemmekin kiinnittäneet erityistä huomiota palveluidemme laatuun ja monipuolisuuteen. Kartoitus, käyttöönotto ja koulutus Ohjelmiston hankintavaiheessa tarjoamme asiantuntijapalvelut asiakkaamme käyttöön. Hän tekee asiakasyrityksen kanssa yhdessä tarvekartoituksen. Ohjelmiston hankinnan jälkeen autamme yhteistyökumppaneidemme kanssa asiakkaitamme ohjelmiston käyttöönotossa. Koulutustarjonnastamme voi valita esimerkiksi yritys- tai henkilökohtaista koulutusta tai Nova-kursseja. Käyttöönoton jälkeen sekä edustajan että asiakaspalvelun tarjoama tuki on asiakasyrityksemme käytettävissä. Asiakaspalvelu Asiakaspalvelutiimimme tukee Nova-käyttäjiä arkipäivisin. He palvelevat asiakkaitamme asiakkaalle sopivalla kanavalla (puhelin, ja fax). Lisäksi asiakaspalvelumme pitää yllä HelpDesk -internetsivustoja, josta asiakkaamme löytävät apua ohjelmaan käyttöön ympäri vuorokauden. HelpDeskissä on saatavilla mm. tiedotteet, päivitykset, yleisimmin kysytyt kysymykset vastauksineen ja erilaiset ohjeet. Laajennettu tukipalvelu Järjestelmän mahdollisimman saumattoman käytön varmistamiseksi normaalia helpdesk -tyyppistä tukea voidaan laajentaa asiakaskohtaisesti sovitulla palvelupaketilla. Rahoitus Ohjelmat voidaan hankkia käyttöön yhteistyökumppaneidemme tarjoaman rahoituksen avulla. Sovellusvuokraus (ASP) Nova-ohjelmat voidaan hankkia myös sovellusvuokrausmallin mukaisesti. Kysy tästä lisää myynnistämme. Muut palvelut Yrityksien muuttuvat tarpeet sekä liiketoiminnan kehittyminen vaativat usein uudelleen kartoittamista, lisäkoulutusta sekä mahdollista yrityskohtaista raportti- tai ohjelmaräätälöintiä. Laajan yhteistyökumppaniverkostomme avulla meidän on mahdollista tarjota asiakkaillemme tarpeen vaatimat palvelut. Seuraamme asiakkaidemme tyytyväisyyttä aktiivisesti, jotta voimme varmistua, että tuotteemme ja palvelumme ovat ensiluokkaisia. Tiedottaminen Tiedottamisen pääpaino on sähköpostitse välitettävä ajankohtainen tieto ja ohjelman käyttövinkit. Pidämme asiakkaitamme ajantasalla aktiivisella sähköisellä viestinnällä. Julkaisemme sähköisen asiakaslehden, Visma Newsin, useita kertoja vuodessa. Päivitys- ja toimialakohtaiset tiedotteet ovat myös tärkeä osa tiedottamistamme. 9

10 Tuotelinjamme Nova-ohjelmien lisäksi Liinos6 Liinos6 -toiminnanohjauksen kokonaisjärjestelmä on suunniteltu valikoiduille toimialoille: urakointiin, energialaitoksille, teollisuuteen, tukku- ja erikoistavarakauppaan sekä kiinteistönhallintaan. 20 vuoden kokemuksen ja oppimisen kautta olemme saavuttaneet ylivertaisen osaamisen näillä toimialoilla. Kehityksen kärkeä edustaa myös tarjoamamme sovelluspalvelu. Toiminnanohjauksen kokonaisjärjestelmämme sisältää kaikki tarvittavat osa-alueet taloushallinnosta toimialojen erikoissovelluksiin. Se on ratkaisu monen yrityksen monenlaisiin tarpeisiin. Eri sovellukset yhdistyvät tuoteperheessämme kiinteäksi kokonaisuudeksi ja kattavat näin kaikki liiketoimintanne palveluihin liittyvät palvelut. Järjestelmämme on suunniteltu toimimaan niin, että myös rutiinityöt ja päällekkäiset työvaiheet voidaan tehokkaasti karsia. Turhien työvaiheiden karsiminen saa aikaan säästöjä, parantaa asiakaspalvelua ja tätä kautta lisää yrityksenne kilpailukykyä. Näin ollen yrityksenne ammattitaitoinen henkilökunta voi keskittyä liiketoimintanne menestykselliseen hoitamiseen ja lisäarvon tuottamiseen omille asiakkaillenne. Mikäli yrityksenne toimii urakoinnin, energialaitosten, teollisuuden, tukku- ja erikoistavarakaupan tai kiinteistönhallinnan toimialalla, Liinos6 on ratkaisu juuri teille. 10

11 Visma SalesOffice Visma SalesOffice yhdistää koko yrityksen toiminnot asiakasrajapinnasta taustatyöhön. Järjestelmämme on täysin toimiala- ja kokoluokkariippumaton, ja sopii näin kaikenlaisten yritysten tarpeisiin. Järjestelmä koostuu osa-alueista, jotka ovat jokaiselle yritykselle tutut: myynti, markkinointi, projektitoiminta ja asiakaspalvelu. Pohjana toimii asiakasrekisterinne, ja näin kaikki tiedot ovat heti kaikkien asiakasrajapinnassa työskentelevien käytettävissä. Myös myynnin, markkinoinnin, projektitoiminnan ja asiakaspalvelun erilaiset tarpeet on huomioitu. Myyjän työ vaatii liikkuvuutta ja on usein kiireistä, kun taas markkinoinnissa viestinnän onnistumisen takaavat vain oikeat tiedot asiakkaista. Asiakaspalvelussa on tärkeää olla aina ajantasalla asiakkaan koko tilanteesta, kun taas projektinohjauksessa on sovitettava yhteen sekä asiakkaan että yrityksen omat resurssit ja niiden käyttö. 11

12 Yleiset ominaisuudet Tässä luvussa kuvataan Nova-ohjelmien yleisiä ominaisuuksia. Moniyritystoiminto Moniyritystoiminnon avulla voidaan hoitaa useiden yritysten toiminnot samalla ohjelmistolla. Moniyritysmoduli on yhteinen kaikille Nova-ohjelmille. Moniyrityksen pääruudulta valitaan yritys, jota halutaan käsitellä. Ohjelman mukana toimitetaan aina myös harjoitusyritys, jota voidaan käyttää tutustuttaessa ohjelman eri toimintoihin. Moniyrityksen käynnistyksen yhteydessä voidaan määritellä uutisten haku kotisivuiltamme. Ohjelma hakee uutiset kerran päivässä yritysvalinta -ikkunaan. Halutessa haun voi myös estää. Yritykselle voidaan määritellä kirjauskausi, jonka ulkopuolelle reskontratapahtumia ei saa kirjata. Käyttäjien hallinta ja turvallisuus Käyttäjien hallinta on integroitu Windowsin käyttäjähallintaan. Novan käyttäjätunnus otetaan Windowsin kirjautumisnimestä. Tietoturvallisuus on SQL Serverin vastuulla. Käyttäjille voidaan määritellä rooleja, joilla on tietyt käyttöoikeudet ohjelmissa. Tarvittaessa voidaan käyttäjätunnus ja tietokenttä tasolla määritellä myös tiedon lukemiseen ja muuttamiseen liittyviä oikeuksia. Sisäänkirjautumisvaiheessa annetaan halutun SQL Serverin nimi, johon yhteys muodostetaan. Samalla tarkistetaan, että käyttäjällä on oikeus kirjautua tietokantapalvelimeen. Varmuuskopiointi ja palautus Ohjelmasta on mahdollisuus ottaa varmuuskopiot Moniyritysikkunan Varmuuskopiointi ja palautus -toiminnolla. Toiminnon avulla ohjelma tekee varmuuskopion valitsemaasi hakemistoon. Samalla toiminnolla voidaan Novan käyttämät tietokannat myös palauttaa ohjelmaan vaivattomasti. 12

13 Käyttäjähallinta Käyttäjähallinnan avulla voidaan mm. piilottaa halutuilta käyttäjiltä tuotteen katetiedot ja määritellä, mitkä yritykset eivät näy yrityslistassa. Käyttöönotto Uuden yrityksen käyttöönoton nopeuttamiseksi ja helpottamiseksi Nova-ohjelmissa on Opastettu käyttöönotto -toiminto, joka ohjaa läpi perusasioiden. Käyttöönottovelhon ajettuasi on ohjelmaan määritetty antamasi perusarvot (yritystiedot, tilikartta yms.). Voit jälkeenpäin myös muuttaa annettuja arvoja moniyritysikkunan kautta. Käyttöönottovelhon avulla ohjelman ohjausparametrien syöttö käy nopeasti. Laajennettavuus Nova-ohjelmat koostuvat useista eri ohjelmamoduleista. Kaikkia moduleita ei tarvitse hankkia kerralla. Suurin osa moduleista kuitenkin asennetaan valmiiksi asennuksen yhteydessä. Haluttu ohjelma voidaan aktivoida käyttöön yksinkertaisesti soittamalla siihen käyttöoikeudet asiakaspalvelustamme tai myynnistä. Lisäominaisuuksien ja -ohjelmien hankkiminen on helppoa käyttöoikeudet toiminnon avulla. 13

14 Monikielisyys Nova on monikielinen ohjelmisto. Käyttöliittymässä tuettuna ovat suomen lisäksi ruotsi ja englanti. Käyttökieli on määriteltävissä käyttäjäkohtaisesti. Asiakas- ja toimittajakohtaisesti määritellään kielikoodi, jonka jälkeen tulosteet tulevat asiakkaalle määritellyn kielen mukaan. Vakiolomakepohjille on suomen lisäksi käännetty ruotsi ja englanti. Valuutat Nova on monivaluuttaohjelmisto. Kotivaluutta voidaan määritellä vapaasti.tiedot esitetään laskutusvaluutan lisäksi pyydetyssä valuutassa. Oletuksena on kotivaluutta. Tilauksilla ja laskuilla käytettävä valuutta voidaan määritellä myös asiakas- ja toimittajakohtaisesti. Termit Kielikoodeille voidaan lisätä vieraskielisiä selitteitä, joita on mahdollista käyttää eri tulosteilla. Värit Nova-ohjelmien eri osien värejä voidaan muokata käyttäjän mieleiseksi Värien muokkaustoiminnon avulla. 14

15 Tietojen seuranta Tietueen tapahtumat -toiminnolla voidaan tarkastella, mitä ruudulla olevalle tietueelle on tehty. Seurattavat asiat vaihtelevat eri ohjelmissa. Käyttäjäystävällisyys Tuhannet käyttäjät ovat yhteistyössä kanssamme muovanneet Nova-ohjelmista tehokkaan työkalun päivittäisiin rutiineihin. Monipuolinen rivikäsittely sallii rivien poistamisen, lisäämisen ja muokkaamisen. Sarakkeita voidaan myös piilottaa ja lisätä sekä vaihtaa niiden järjestystä käyttäjäkohtaisesti. Valikot ja pikavalinnat ovat jokaisessa ohjelmassa samat ja toimivat loogisesti samalla tavalla. Kaikki tärkeimmät tiedot näkyvät pääruudulla ja toiminnot ovat helposti saatavilla. Toimintoja voidaan käyttää tehokkaasti myös näppäimistöltä ilman hiirtä. Kaikki tärkeimmät tiedot näkyvät pääruudulla. Toiminnot ovat helposti saatavilla ja käytettävissä myös ilman hiirtä. Raporttigeneraattori Nova-ohjelmien lomake- ja raporttitulosteet on tehty yleisesti käytössä olevalla Crystal Reports -raporttigeneraattorilla. Crystal Reports on työkalu, jonka avulla olemassaolevia raportteja voidaan muokata ja tehdä kokonaan uusia raportteja. Ohjelmissa on huomioitu omien raporttien tekeminen, jolloin itse tehdyt muutokset eivät katoa esimerkiksi ohjelmapäivityksen yhteydessä. Kuvassa laskulomakepohja ladattuna Crystal Reports raporttigeneraattoriin. Raportteihin voidaan lisätä tietokannan kenttiä, omia funktioita, grafiikkaa (esim. oma logo), muuttaa fonttia ym. kohtuullisen helposti. Lomakkeiden ja raporttien muokkaus voidaan tehdä myös valtuutetun edustajan tai Visma Softwaren toimesta, joten Crystal Reportsin opiskelu ei ole välttämätöntä. Crystal Reports ei sisälly perusohjelmien hintaan, vaan on erikseen ostettava työkalu. 15

16 Tulosteet ja raportit Novassa on n. 900 vakioraporttipohjaa. Lomakkeet ja raportit tulostetaan kustakin ohjelmasta Raportit ja Tulostus -valikoista. Yhteistä kaikille tulosteille on selkeä aloitusruutu, jossa kysytään rajaukset ja tulostusoptiot. Tulosteet voidaan avata näyttöruudulle, tulostaa tai lähettää eteenpäin sähköpostilla. Tuloste voidaan myös siirtää muihin ohjelmiin. Tuettuja muotoja ovat mm. HTML, PDF, MS Word ja MS Excel. Raporttipohjia on valittavana useita erilaisia kutakin raporttia kohden. Raportteja voidaan lisätä itsekin ja raporttien käyttöoikeus voidaan sallia vain tietyille käyttäjille. Räätälöityjä raporttipohjia voidaan lisätä rajattomasti kutakin tulostetta kohden. Reaaliaikaisuus ja integrointi Nova-ohjelmamodulit on integroitu toisiinsa. Tiedon päivitys tarvittaviin rekistereihin tapahtuu reaaliajassa ilman erillisiä kaudenvaihtoajoja. Kaikki tiedot ovat myös korjattavissa jälkeenpäin edellyttäen että käyttäjällä on tähän oikeus, eikä tapahtumia ole lukittu. Tilauksesta voidaan tehdä ostotilaukset. Ostotilaus voidaan siirtää ostoreskontraan odottamaan varsinaista laskua. Tilauksen toimittaminen antaa tilaukselle laskutusluvan. Toimitettu tai osatoimitettu tilaus siirretään laskutukseen, jolloin se on myös automaattisesti myyntireskontrassa. Reskontrista tiedot tuodaan kirjanpitoon. 16

17 Tiedon tuonti ja vienti Nova-ohjelmiin voidaan tuoda tai viedä tietoa ASCII- ja XML-muodossa. Esimerkiksi nimikkeet voidaan tuoda vanhasta järjestelmästä ja näin nopeuttaa käyttöönottoa. Tiedon vientiä voidaan hyödyntää myös siten, että reskontrista muodostetaan siirtoaineisto kirjanpitoa varten. Siirtotiedosto voidaan lähettää kirjanpitäjälle suoraan sähköpostilla. Vastaavasti ostotilausten siirtotiedosto voidaan lukea suoraan myyntitilaukseksi. Sähköiset kauppapaikat Nova soveltuu mainiosti webbikaupan taustajärjestelmäksi. Varsinaisen webbikaupan toteuttaa yhteistyökumppanimme. Kauppapaikan integrointi Novaan on valmiiksi huomioitu. Etäkäyttö Nova-ohjelmien etäkäytöllä tarkoitetaan mm. seuraavia tilanteita: - eri toimipisteiden tietokannat sijaitsevat keskitetysti samassa paikassa - kotoa käytetään yrityksessä olevia tietokantoja, esimerkiksi laskutustietoja - myyntimies tekee kannettavalla työasemalla tilaukset suoraan yrityksen kantoihin - erillinen varasto, josta toimitukset tehdään, kirjaa toimitustiedot suoraan yrityksen kantoihin Käytettävä etäkäyttöratkaisu riippuu käytettävästä yhteysnopeudesta, yhtäaikaisista käyttäjistä ja käyttötarpeesta. Tarve voi olla siirtotiedostoihin perustuva ratkaisu tai täysin reaaliaikainen. Omaan käyttöön soveltuva tarve kannattaa selvittää myyjän kanssa. SQL Server -tietokannassa on erinomaiset replikointimahdollisuudet. Voidaan esimerkiksi määritellä, että paikalliseen kantaan lisätyt asiakkaat lisätään automaattisesti johonkin toiseenkin tietokantaan. Ominaisuudesta on hyötyä erityisesti web- ja varastokäytössä. 17

18 Rivikäsittely Nova-ohjelmien rivikäsittely on yksi markkinoiden parhaimpia. Rivien käsittely on joustavaa ja soveltuu useisiin erilaisiin käyttötarkoituksiin. Sarakkeiden ominaisuudet (desimaalit, värit, fontti, piilottaminen) ovat käyttäjäkohtaisesti määriteltävissä. Rivikäsittelyn ominaisuuksia: - sarakkeiden vapaa sijoittelu ja ominaisuuksien määrittely - automaattinen positionumerointi - tiedon valinta pudotusvalikoista - rivien lisäys myös väliin - välisummien reaaliaikainen laskenta - vero-osuuksien reaaliaikainen laskenta - yhteys Excel ohjelmaan - tiedon haku myös rivitiedoilla Excel -linkin avulla voidaan määrittää, mitä tietoa Novasta siirretään Excel -laskentataulukkoon, ja mitä tietoa Excelistä palautetaan riville. Tiedon haku Tiedon hakeminen on Nova-ohjelmissa mahdollista kaikilla kirjatuilla tiedoilla. Pääruutujen haku -toiminnossa haettava tieto annetaan kenttiin ja painetaan Enter, jolloin selattavissa ovat kaikki hakuehdot täyttävät tiedot. Esimerkiksi Nova-myyntitilauksissa voidaan hakea selattavaksi tietyn asiakkaan tietyt toimittamattomat tuotteet. Nimikelista on yhteistä kaikille toiminnoille, joissa tuotetta haetaan. Tuote voidaan hakea suoraan riveille antamalla koodi tai nimike tai osa niistä ja painamalla Enter. Vaihtoehtoisesti haku voidaan tehdä nimikelistasta, jossa myös on kattavat hakuominaisuudet. (Poiminta tapahtuu yksinkertaisesti tuplaklikkaamalla riviä tai painamalla Enter.) 18

19 Lajit Tilauksille, osto- ja myyntilaskuille sekä asiakkaille on määriteltävissä omia lajeja, joilla on omat numerosarjat. Esimerkiksi takuuasioihin liittyvät tilaukset voidaan erottaa omaksi lajikseen. Lajien tarkoitus voi myös olla sama kuin kirjanpidon tositelajien. Myyntitilauksilla on vakiona kolme eri lajia: normaali, tarjous ja suunnittelu. Näistä tarjous- ja suunnittelulajit eivät vaikuta varastosaldoihin. Numerosarjojen asiakkaat -välilehti. Asiakkaan siirtäminen uuteen lajiin, esimerkiksi prospektin siirto asiakkaaksi, antaa asiakkaalle uuden numeron. Lajin vaihdon yhteydessä voidaan siirtää vanhalle asiakasnumerolle kirjatut tapahtumat, kuten tarjous, uudelle numerolle. Linkit Windows -dokumentteja voidaan liittää tilauksille, tarjouksille, laskuille, ostolaskuille, asiakkaalle ja tuotteille. Linkkien tekeminen on helppoa, koska dokumentin kuvake voidaan raahata ikkunaan. Linkit -ikkuna voidaan pitää aina avoinna ja tiedot päivittyvät automaattisesti. Linkit -ikkunassa on valittavissa eri näkymiä kuten Windowsin kansioissa. Linkki voi myös olla kansio. Dokumentti avautuu tuplaklikkaamalla ikonia. 19

20 Seurantakohteet Nova-ohjelmissa tapahtumat voidaan kohdistaa useille eri tasoille. Seurantakohteita on useita erilaisia. Kustannuspaikat Kustannuspaikkojen käyttö on huomioitu laajasti. Kustannuspaikkatasoja voi olla useita ja lisäksi kustannuspaikat voivat olla rinnakkaisia. Kustannuspaikkatieto syötetään yhteen kenttään, joka voidaan ryhmitellä eri tasoihin. Kustannuspaikan syötössä on käytössä älykäs pudotusvalikko, jonka sisältö vaihtuu määritysten mukaan. Esimerkissä kustannuspaikkoja ei ole ryhmitelty, vaan kaikki tieto on syötetty omiksi kustannuspaikoiksi. Tässä esimerkissä kustannuspaikat ovat rinnakkaisia. Kustannuspaikkaa syötettäessä pudotusvalikko vaihtaa automaattisesti oikeat tiedot. Projektit Tapahtumat voidaan kohdistaa myös projektille. Projekti voi sisältää useita eri tasoja ja tapahtuma kohdistetaan halutulla tarkkuudella. Projektin tapahtumat kerätään yhteen Nova-projektinhallinnassa. Työnumerot Työnumero on tarkoitettu yksittäisen työn seuraamista varten. Työlle voidaan kohdistaa ostoja, materiaalikustannuksia, työaikaa, alihankintaa ym. Myyjät ja ostajat Myynti ja tarjoukset voidaan kohdistaa myyjälle. Vastaavasti ostot voidaan kohdistaa ostajille. Myyjät voidaan perustaa hierarkisesti, jolloin myyjäprovisiot ja -tilastot saadaan esimerkiksi myyntipäällikkö/aluemyyntipäällikkö/myyjä -tasoilla. Liiketoiminta-alue Tapahtumat voidaan kohdistaa eri liiketoiminta-alueille ja hyödyntää tietoa tilastoinnissa. Muut seurantakohteet Muita seurantakohteita ovat tuotteet ja asiakkaat, joihin liittyy useita seurattavia asioita kuten ryhmät, ketjut ja alueet. 20

21 Hinnastot Nova-ohjelmissa on monipuolinen hinnastokäsittely ja useita erilaisia mahdollisuuksia hoitaa hinnoittelua. Yleishinnastot Yleishinnastoja voidaan muodostaa rajaton määrä. Hinnastot nimetään ja asiakas voidaan liittää kuulumaan tiettyyn yleishinnastoon. Asiakaskohtaiset hinnastot Asiakkaalle voidaan muodostaa omat hinnasto, joka kumoaa muut määritellyt hinnat. Yleis- ja asiakashinnastojen ylläpito tapahtuu taulukkomuotoisessa ikkunassa, johon tuotteet poimitaan joko listasta tai haetaan tuotekoodilla. Alennustaulukko Tuotteet ja asiakkaat voidaan määritellä kuulumaan alennusryhmiin. Alennustaulukko on 2-ulotteinen taulukko, johon syötetään tuote/ asiakas -alennusryhmien alennusprosentit. Alennusprosentteja voi olla kaksi eri tyyppistä. Ensimmäisellä muunnetaan ohjehinta uudeksi asiakkaalle esitettäväksi ohjehinnaksi ja toinen alennusprosentti on varsinainen alennusprosentti ohjehinnasta. Porrastukset Hinnat voidaan porrastaa eri määrille. Tuotteella voi myös olla täyspakkausalennus. Sopimusalennukset ja lisät Asiakkaalle voidaan määritellä kolme erilaista loppusummasta annettavaa alennusta. Näitä alennuksia ovat esimerkiksi markkinointituki ja vuosisopimus alennus. Asiakkaille voidaan myös määritellä erilaisia lisiä, kuten vakuutus- ja laskutuslisä. Hinnastojen muodostus Hinnastojen muodostus voidaan automatisoida. Hinnastokohtaisesti voidaan määritellä tavoitekateprosentti. Kateprosentit voidaan määritellä myös tuotekohtaisesti. Tuotteelle voidaan myös määritellä minimikate, jonka alle myyntihintaa ei muodosteta. Asiakaskohtainen hinnasto voidaan muodostaa myös tarjouslaskennasta. Hinnastojen luonti ominaisuus on lisenssoitu Nova-jälkilaskenta/hinnoittelu ohjelmaan. Ominaisuuden avulla uudet tuotteet voidaan lisätä hinnastoihin määriteltyjen kateprosenttien mukaisesti. 21

22 Materiaalihallinto Nova-ohjelmien materiaalihallinnon toiminnot riittävät vaativiinkin käyttötarkoituksiin. Tapahtumat voidaan jäljittää aukottomasti ja inhimillisiä virheitä pyritään estämään jo ennalta. Monivarasto Käytettäviä varastopaikkoja on rajattomasti. Hyllyosoite on kytketty varastopaikkaan, samoin eränumerot. Tapahtumien kirjaaminen varastopaikalle, jota ei ole perustettu, on estetty. Yksikkömuunnokset Tuotteella voi olla lukuisia eri yksiköitä. Varastokirjaukset kääntävät yksikön määrän vastaamaan varastointiyksikköä. Monikoodisuus Tuotteelle voi olla useita eri koodeja. Tuote voidaan hakea kaikilla annetuilla vaihtoehtokoodeilla. Ominaisuuden avulla lomakkeille saadaan myös asiakkaan tai toimittajan omat koodit näkyviin. Kokolajitelmat ja värit Tuotteille voidaan määritellä väri ja käytettävä kokolajitelma. Kun kokolajitelma on määritelty, seuraa ohjelma tuotteen saldoja koottain. Tuotehallinta Etenkin tuotannollisten yritysten tarpeita ajatellen tuotteen hallintaan on kiinnitetty erityistä huomiota. Tuotteen valmistuksen tai kokoamisen kannalta oleelliset tiedot on kerätty yhteen ikkunaan, jossa hallitaan monitasoista tuoterakennetta, työvaiheita ja nimikkeen perustietoja. Ikkunassa voidaan myös tehdä tuotteen omakustannushinnan laskenta, purkaa rakenne tilaus- tai laskuriveille sekä nähdä omakustannushinnan kehittyminen. Tuotehallinta ikkunassa esitetään rakenne havainnollisessa puurakennemuodossa. Samassa ikkunassa voidaan myös ylläpitää työvaiheita kullekin tuotteelle. Tuoterakenne voidaan kiinnittää työnumerolle, jolloin kullakin tuotteella voi olla yksilöllinen rakenne, joka pysyy muistissa. Rakenteen osaksi voidaan määritellä haluttu ryhmä tuotteita, joista rakenteen osa valitaan työnumeron kiinnitysvaiheessa. Rakenneosan valinta on toteutettu velholla, joka ohjaa käyttäjää. Tuoterakenteeseen voidaan määritellä rakennerivejä, joihin on määritelty tuote valittavaksi tietystä nimikelajista. Rakenteen kiinnitysvaiheessa rakennekonfiguraattori pyytää käyttäjää valitsemaan oikean materiaalin. Ominaisuutta voidaan käyttää esim. huonekaluteollisuudessa pintamateriaalien valitsemiseksi. 22

23 Sarjanumerot Sarjanumeroseuranta aktivoidaan tuotteittain. Sarjanumeroseurannan avulla voidaan yksilöidä ja jäljittää toimitetut tuotteet. Sarjanumeroita voidaan seurata tuoterakenteen kaikilla tasoilla. Kun sarjanumeroseuranta on aktivoitu, kysytään sarjanumero tuotetta valmistettaessa, toimitettaessa tai tuotteen saapumisen yhteydessä. Sarjanumero ehdotetaan juoksevasti ensimmäisen syötetyn sarjanumeron perusteella. Sarjanumerot kohdistetaan ostotilaukseen, myyntitilaukseen, laskulle ja valmistetulle tuotteelle. Tuoterakenteen sarjanumerot kohdistetaan rakenteen tuotekoodien lisäksi työnumerolle. Sarjanumero voidaan jäljittää hakutoiminnolla läpi toimitusketjun. Sarjanumerohaku -ikkunassa nähdään yksittäisen sarjanumeron tiedot tai halutun tuotekoodin saapumis- ja toimitustiedot. Eränumeroseuranta Tuotteelle voidaan määritellä eränumeroseuranta aktiiviseksi, jolloin saapumis- ja toimituserät voidaan yksilöidä ja jäljittää. Eränumeroseuranta aktivoidaan tuotteittain, jonka jälkeen seuranta tapahtuu automaattisesti. Tuotteilla on oma juokseva eränumero, jonka lisäksi voidaan antaa toimittajan eränumero ja erän yksilöintitiedot. Toimitettaessa oletuksena käytetään FIFO-periaatetta, jolloin toimitus tapahtuu vanhimmasta erästä. Toimitus voidaan kuitenkin jo tilauksen kirjausvaiheessa määrätä tapahtuvaksi tietystä erästä. 23

24 Eräerittelyyn voidaan määritellä kymmenen omaa tietoa. Kuvassa omia tietoja ovat Parasta ennen ja Laatu. Esimerkiksi pintavialliset tuotteet voidaan näin nähdä suoraan koneelta. Eränumeroseuranta toimii myös rakenteessa mahdollistaen tietyn raaka-aineen jäljittämisen valmistuseriin. Eränumerohaku toiminnolla saapumis- ja toimitustiedot ovat nopeasti nähtävillä. Haku voidaan tuotekoodin lisäksi tehdä juoksevalla eränumerolla tai toimittajan erätunnuksella. Työnumerohaku toiminnolla nähdään mitä eränumeroita ja sarjanumeroita valmiiseen tuotteeseen meni. Ikkunassa näkyy myös käytetty rakenne. Tapahtumien kirjaus Varastotapahtumien kirjaus tapahtuu tilausten toimituksen yhteydessä, laskua suoraan tehtäessä, tuotteen valmistuessa tai suorakirjauksena varastoon. Tapahtumat voidaan aina jäljittää ja korjata. Kaikki varastoon liittyvät asiat tapahtuvat reaaliajassa. Kuvassa varastoon tulo -kirjaus. Suorakirjauksissa voidaan antaa samat kohdistustiedot kuin tilaustenkäsittelyn kauttakin. 24

25 Vapaa saldo Myynti- ja ostotilanteessa tuotteen vapaan saldon saaminen nopeasti on erityisen tärkeää. Nova ylläpitää menossa-, tulossa-, valmistumassa- ja tuotannonvaraus -saldoja viikko- tai päivätasolla. Tiedot ovat esillä tuotetta käsiteltäessä omassa ikkunassa, jossa tietoon voi tarvittaessa vielä porautua. Nimikeapuikkuna on käytössä tilaustenkäsittely- ja laskutusohjelmissa. Kuvassa näkyy tuotteen eri varastopaikkojen yhteenveto saldoista. Kun tuplaklikataan jotain varastopaikkaa, nähdään saldot viikoittain. Viikkoyhteenveto -näytössä nähdään saldot viikottain. Yksittäisen viikon menossa tai tulossa saldoa voidaan tarkastella tarkemmin tuplaklikkaamalla haluttua kenttää. Viikkoerittely -näytössä esitetään kaikki tilaukset, jotka saldon aiheuttavat. Menossa -saldoa klikkaamalla esitetään myyntitilaukset ja vastaavasti tulossa kentästä ostotilaukset. Tuotekysely Tuotekysely on erillinen ohjelma, jonka avulla voidaan kysyä tuotteen saldotietoja. Ohjelmalla voidaan myös tarkastella rakennetta ja kysyä varastosaldoja muista toimipisteistä reaaliajassa. Tuotekyselyllä voidaan lisäksi tutkia halutun työnumeron tilaa tuotannossa sekä myynti- ja ostotilauksia, joihin valittu tuote kuuluu. Tuotekyselyohjelma voi käydä hakemassa eri varastopaikkojen saldot myös toisesta SQL Server -tietokannasta. 25

26 Varastotilanne -raportilta nähdään tuotteen viikottainen yhteenveto saldoista. Raportin voi rajata monipuolisesti, jolloin se palvelee erikseen myyntiä ja ostoa. 26

27 Saldoprofiili -raportin voi tulostaa yhteenvetona, kuten esimerkissä tai vaihtoehtoisesti viikkoyhteenvetona tai -erittelynä. Erittelyssä nähdään mikä tilaus tms. varauksen aiheuttaa. 27

28 Myyntitilauksista tai tuotannosta voidaan tulostaa brutto/nettotarve -raportti. Raportti purkaa rakenteen ja laskee tarpeen. Bruttotarpeessa ei varastosaldoa huomioida, mutta kun raportti tulostetaan nettotarpeena, huomioidaan varastossa jo olevat puolivalmisteet. 28

29 Hälytysraporttiin tulostetaan hälytysrajan alittavat tuotteet. Tilattavista tuotteista voidaan muodostaa automaattisesti ostotilaukset. 29

30 Varaston kiertonopeusraportille voidaan antaa kaksi eri ajanjaksoa, jolta tuotteen myynti- ja kulutustiedot lasketaan. 30

31 Asiakashallinta Nova-asiakaskortiston avulla ylläpidetään asiakkaiden perus- ja lisätietoja. Asiakkaiden haku onnistuu asiakasnumerolla, nimellä tai nimen osalla sekä millä tahansa muulla tiedolla. Hakutulokset voidaan tallentaa erilaisiksi näkymiksi, joita voi olla useita. Asiakkaalle voidaan määritellä yhteyshenkilöistä listat, joiden perusteella voidaan esimerkiksi tulostaa osoitetarrat. Yhteyshenkilölle voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä ja yhteyshenkilöt voidaan kytkeä erilaisiin markkinointiryhmiin. Asiakkaalle voidaan määritellä mm. erilaisia hinnastoja, luottoraja, luottokielto ja laskutusasiakastieto. Asiakkaat voidaan ryhmitellä ja luokitella omien tarpeiden mukaisesti monipuolisten ryhmittely- ja lajitoimintojen avulla. Asiakaskohtainen hinnasto voidaan myös porrastaa. Asiakaskortistosta voidaan tulostaa erilaisia raportteja, joita voidaan myös muokata tarpeen mukaan. Yhteyshenkilöille voidaan määritellä myös yhteydenottopäiviä, joista saadaan raportti. Asiakkaaseen voidaan kytkeä mm. luettelo asiakkaan hankinnoista ja tapahtumista. Vientiasiakkaiden erilaisten verokantojen huomioiminen onnistuu myyntitilien määrittelyillä. Asiakkaalle voidaan määritellä vakiomaksuja (esim. jäsenmaksu), joista saadaan yhdellä ajolla muodostettua laskut. Ominaisuutta voidaan käyttää kaikkeen useamman asiakkaan toistuvasti tapahtuvaan laskutukseen. Laskut muodostetaan laskutus/myyntireskontra -ohjelmaan, jossa niitä voidaan tarkastella ja korjata ennen tulostusta. Asiakaskortistoon tallennettua sähköpostiosoitetta napsauttamalla avautuu sähköpostiviestin lähetysikkuna käyttäjän oletussähköposti ohjelmassa. Napsauttamalla Kotisivut -kenttään tallennettua www -osoitetta, avautuu oletusselain luoden linkin kenttään tallennetulle sivulle. Asiakaskortiston pääruudulla näkyvät asiakkaan perustiedot ja yhteyshenkilöt. Tiedot voidaan korttinäkymän lisäksi esittää listamuodossa. 31

32 Markkinointi Asiakkaista voidaan muodostaa markkinointiryhmiä, jolloin valitun ryhmän jäsenistä saadaan markkinointilista ja postitustarrat. Toiminto soveltuu hyvin myös joukkosähköpostin lähettämiseen (esim. sähköiset tiedotteet) sekä sähköpostiryhmien luontiin Microsoft Outlook -ohjelmassa. Tiedot voidaan tallentaa helposti myös esim. Exceliin. Asiakkaan yhteyshenkilöt voidaan vapaasti liittää itse muodostettuihin markkinointiryhmiin. Halutuille markkinointiryhmille voidaan lähettää esimerkiksi joukkosähköposti. Tapahtumat Kaikki asiakkaaseen liittyvät tapahtumat, kuten puhelut ja muut yhteydenotot sekä tarjouspyynnöt voidaan kirjata ylös, jolloin kaikki asiakastiedot ovat yhdessä ja samassa paikassa. Tapahtumat voidaan myös tuoda erillisistä CRM -ohjelmista. Profiili Asiakkaan profiili -ikkuna saadaan näkyviin aina kun asiakkaan tietoja käsitellään. Samasta ikkunassa nähdään seuraavat tiedot: - asiakkaan perustiedot ja yhteyshenkilöt - myyntitiedot: grafiikka, laskutus, ja tietyn tuotteen myyntikehitys - tapahtumatiedot - asiakkaan tuotteet - vapaa teksti jaoteltuna: tärkeää, historia, ympäristö, omistus ja toimiala Mikäli asiakkaan profiiliin Tärkeää -välilehdelle on kirjattu tietoja, tulee tieto tästä näkyviin aina kun asiakkaan tietoja käsitellään. Kuvassa näkyvät asiakkaan sisääntulleet tilaukset 24 kuukauden ajalta. 32

33 Laskutus ja myyntireskontra Nova-laskutus/myyntireskontra on helppokäyttöinen ja ominaisuuksiltaan monipuolinen. Uusien laskujen tekeminen, selaaminen, muokkaaminen, poistaminen, hyvittäminen ja uudelleen tulostaminen on helppoa. Rivikäsittely on erittäin monipuolinen. Tiliöinti tapahtuu automaattisesti annettujen määritysten mukaisesti. Ohjelmassa on vakiona useita erilaisia laskulomakkeita ja valuuttakäsittely. Suoritukset voidaan kuitata konekielisestä aineistosta tai manuaalisesti. Tapahtumat voidaan kohdistaa lisäksi kustannuspaikalle, projektille, työnumerolle tai myyjälle. Lasku voidaan tehdä joko verollisin tai verottomin hinnoin. Tapahtumista saadaan laajat raportit ja ne voidaan siirtää helposti Nova-kirjanpitoon. Vakio-ominaisuuksiin kuuluvat lisäksi karhukirjeet ja korkolaskutus. Nova-laskutus/myyntireskontran pääruutu on selkeä ja sisältää kaikki tärkeimmät käyttäjän tarvitsemat tiedot. Ruutuun saadaan myös lukuisia lisätietoja. Vakiolaskutus Asiakaskortistoon voidaan määritellä asiakkailta laskutettavia tuotteita ja palveluita, joita laskutetaan säännöllisesti. Tällaisia laskuja ovat esimerkiksi kuukausittaiset palvelumaksut. Vuokralaskutus Asiakkaalle voidaan määritellä myös säännölliseen vuokraan perustuvaa laskutusta. Ominaisuus soveltuu esimerkiksi laitteiden vuokraamiseen. Asuntojen vuokraustoiminnan hoitamiseen soveltuu paremmin Nova-vuokranvalvonta/isännöinti, joka sisältää enemmän kiinteistönhallintaan liittyviä toimintoja. Käyntipäivälaskutus Asiakkaalle voidaan määritellä käyntipäivät ja käyntiä koskevat tuotekoodit. Ominaisuus soveltuu esimerkiksi jätehuoltolaskutukseen ja muihin säännöllisten palvelujen laskutukseen. Käynnit ikkunaan merkitään asiakaskäynnit. Käynneistä saadaan myös tulostettua ajolista. Verkkolaskutus Nova tukee myös sähköistä laskutusta. Laskuaineisto voidaan muodostaa operaattoreiden einvoice-, pankkien Finvoice- tai XML -muodoissa. 33

34 Factoringlaskutus Novasta voidaan muodostaa helpolla tavalla factoringaineisto rahoitusyhtiötä varten. Factoringlaskutus -ominaisuudet on huomioitu myös laskun tulostuksessa ja raportoinnissa. Myyntireskontra Myyntireskontra on laaja ja monipuolinen kokonaisuus. Tehdyt laskut ovat automaattisesti myyntireskontrassa, eikä erillisiä reskontravientejä tarvita. Suoritukset voidaan kuitata joko pankista saatavasta viiteaineistosta tai manuaalisesti. Reskontraraportteja ovat mm. avoimet laskut, myyntisaamiset, erääntyneet laskut, reskontralista ja karhutut laskut. Yksittäisen asiakkaan reskontratilanne saadaan tutkittua nopeasti Tiliote -toiminnolla. Karhukirjeet ja korkolaskutus kuuluvat luonnollisesti vakio-ominaisuuksiin. Laskut voidaan suorittaa nopeiten pankkiohjelmasta haettavalla viiteaineistolla. Samassa tiedostossa voi olla usean eri tilin suoritukset ja Nova kuittaa kaikki suoritukset yhdellä kertaa. Kassa-alennukset, joita voidaan antaa kolme erilaista, tiliöidään automaattisesti samoin kuin mahdolliset pienet erotukset. Myynnin vakioraportointi on kattava. Myynnistä saadaan tilastot asiakas-, asiakasryhmä-, tuote-, tuoteryhmä- ja myyjäkohtaisesti. Katteet saadaan asiakkaittain, tuotteittain, laskuittain, ryhmittäin ja myyjittäin. Tilastojen lisäksi saadaan kirjanpito-, reskontra- ja myyntisaamisraportit sekä kassaraportit. Vakiotilastointia laajentaa vielä erillinen tilastointiohjelma, josta kerrotaan tässä kuvauksessa myöhemmin lisää. 34

35 Myyntisaamiset raportti tulostuu ikäjaoteltuna laskuittain halutussa valuutassa. Asiakaskohtaiset avoimet saadaan Avoimet tai Reskontralista -raporteista. 35

36 Reskontralistasta nähdään pyydetyn kauden reskontramuutokset eli kauden myynti ja suoritukset. Lisäksi esitetään avoimet laskut. 36

37 Myynnin tiliöinti -raportista näkyy laskukohtainen tiliöinti. Raportti voidaan tulostaa nettotai bruttotavalla ja erittelyn lisäksi saadaan yhteenveto. 37

38 Suorituspäiväkirjaan tulostuvat päiväkohtaiset välisummat tarkistuksen helpottamiseksi. Suoritukset voidaan myös tulostaa yhteenvetona ja ilman välisummia. 38

39 Ostoreskontra Nova-ostoreskontralla yrityksen maksujen kirjaaminen ja seuranta onnistuu nopeasti ja joustavasti. Ohjelman avulla yritys pysyy ajan tasalla maksuistaan ja saa niistä kattavia raportteja. Maksu voidaan muodostaa ostotilauksista, viivakoodilukijalla tai manuaalisesti syöttämällä. Jos käytössä on ostolaskujen kierrätys -ohjelma, voidaan laskun kuva lisäksi skannata kierrätystä ja elektronista arkistointia varten. Maksut voidaan lajitella eri maksulajeihin. Tapahtumat voidaan tiliöidä joko automaattisesti tai manuaalisesti. Tapahtumat on mahdollista kohdistaa lisäksi kustannuspaikalle, työnumerolle tai projektille. Ostolaskuista ja niiden suorituksista voidaan tulostaa erilaisia tiliöintiraportteja kirjanpitoa varten. Tapahtumat ovat vaivattomasti siirrettävissä Nova-kirjanpitoon. Ostoreskontran pääruudulla selataan laskuja ja tehdään uusia maksuja. Ruudussa on myös näkyvissä maksuluettelo, tilikartta ja ostolaskun kuva. Ostoreskontra tukee näppäimistöliityntään liitettyjä viivakoodilukijoita, jonka avulla ostolaskun tietojen syöttäminen on nopeaa. Verkkolaskut Ostoreskontraan voidaan muodostaa ostolaskut myös verkkolaskuaineistosta. Tuetut verkkolaskumuodot ovat tällä hetkellä Finvoice, einvoice ja XML. Maksettaviksi valituista maksuista muodostetaan konekielinen laskujenmaksuaineisto, joka lähetetään pankkiyhteysohjelmalla pankkiin. Kaikki yleiset pankkiyhteysohjelmat ovat yhteensopivia Novan kanssa. Ostoreskontran kirjanpito- ja reskontratulosteet noudattavat myyntireskontran tulosteita. 39

40 Ostolaskujen kierrätys Ostolaskujen kierrätys nopeuttaa yritysten ostolaskujen maksuunpanoa ja selkeyttää sisäistä hyväksymismenettelyä. Sen avulla voidaan myös siirtää ostolaskut elektroniseen arkistoon, sillä ohjelman avulla ostolaskut voidaan skannata järjestelmään. Ennen käyttöönottoa työntekijöille määritetään roolit ostolaskun hyväksymistä tai tarkastamista varten. Henkilöistä muodostetaan ostolaskujen käsittelyjonoja tyypillisimpiin tarpeisiin. Kun ostolasku otetaan käsittelyyn, siitä muodostetaan uusi lasku ostotilausten, viivakoodilukijan tai manuaalisyötön avulla. Paperilasku skannataan ostoreskontraan kuvaksi ja sille määritetään käsittelyjono. Henkilöt, joille on merkattu ostolaskuja hyväksyttäväksi tai tarkastettavaksi, saavat viestin jonossa olevista laskuista. Ostolaskut voidaan maksaa vasta, kun ne on hyväksytty ja tarkastettu. Ostolaskun hyväksyjä tai tarkastaja näkee hänelle osoitetut ostolaskut ohjelman pääruudulla. Hän voi joko hylätä, hyväksyä tai hyväksyä ostolaskun kommentoituna. 40

41 Elektroninen arkistointi Yrityksen liiketapahtumat voidaan arkistoida täysin automaattisesti sähköiseen muotoon. Nova-arkistointi hoitaa sen käyttäjän puolesta. Ennalta arkistoitavaksi määritellyt raportit ja tulosteet arkistoituvat automaattisesti aina kun ne tulostetaan. Arkistoon voidaan tallentaa mm. kaikki myynti- ja ostolaskut, palkkaerittelyt sekä kirjanpidon tulosteet. Tapahtumat voidaan siirtää tarvittaessa käyttöarkistosta pysyväisarkistoon. Ohjelma tukee myös skannausta, joten yrityksen rahtikirjat ja sopimukset on mahdollista säilyttää sähköisesti. Ohjelmassa on mahdollista tehdä myös käyttöoikeusmäärityksiä, jolloin esimerkiksi palkanlaskennan ja kirjanpidon arkistot ovat vain nimettyjen henkilöiden saatavilla. Käyttöarkisto on PDF- muodossa ja pysyväisarkisto on PDF, HTML ja XML -muodossa. Elektroninen arkistointi vähentää paperien pyörittelyä yrityksessä. Tulosteet säilytetään palvelimen kovalevyllä ja varmistusmedioilla saman näköisinä, kuin ne olisivat paperillakin. Tulosteet ovat myös helposti saatavilla ja tarvittaessa tulostettavissa paperille. Elektroninen arkistointi vähentää taloushallinnon rutiinityövaiheiden ja tulostuskustannusten lisäksi myös arkistoinnin tilantarvetta, koska tilaa vieviä mappihyllyjä ei enää tarvita. Käyttöarkistossa on kattavat hakutoiminnot, joten dokumentin löytäminen arkistosta on nopeaa ja helppoa. 41

42 Kirjanpito Nova-kirjanpito soveltuu useille erityyppisille kirjanpitovelvollisille. Tämän mahdollistavat vapaasti muokattava tilikartta sekä monipuoliset tulosteet. Novassa on mukana kaikki yleisimmät tilikarttamallit ja niiden muokkaaminen erityistarpeisiin on erittäin helppoa. Moniyrityskäsittelyn ansiosta ohjelma soveltuu erinomaisesti tilitoimistoille. Nova-kirjanpito toimii itsenäisenä ohjelmana, johon voidaan siirtää tiedot muista Novan osajärjestelmistä ja yleisimmistä pankkiohjelmista. Näin myynnit, ostot, palkat ja tiliöidyt tiliotteet saadaan kirjanpitoon ilman monimutkaisia välivaiheita, eikä tietoja tarvitse syöttää moneen kertaan. Vientien kirjaus tehdään pääruudulla, jolla näkyy kirjattava tosite, tiliöintitiedot, tositeluettelo ja tililuettelo. Ruutua voidaan muokata omaa käyttötarkoitusta vastaavaksi. Tilikartta esitetään graafisesti havainnollisessa muodossa. Kullekin tilille voidaan määrittää mm. tilikohtainen tiliöintiehdotus ja kirjausohje. Nova-kirjanpidossa on myös erityisesti tilitoimistojen käyttämä pikakirjaustapa, joka nopeuttaa tositteiden syöttöä merkittävästi. Ohjelma tiliöi annettujen parametrien mukaan tositteen päätilin määritysten mukaisesti, eikä käyttäjän tarvitse syöttää jokaista tietoa itse. Tositteen tiliöinti suoritetaan tiliöintitaulukossa. Samassa ruudussa on tililuettelo, tilikartta, kustannuspaikat, tositeluettelo, tilin kirjausohjeet ja projektit. Tiliöinnin avuksi voidaan avata myös erillinen tilisaldoikkuna, josta nähdään työstettävän tilin saldo reaaliajassa. 42

43 Tilikarttamallit Nova-kirjanpidossa on eri tyyppisille yrityksille valmiita tilikarttamalleja, joita on helppo muokata yrityskohtaisesti. Muokatut mallit voidaan tallentaa omiksi malleiksi ja kopioida tarvittaessa toiselle yritykselle. Tilikarttamalleissa on mukana mm. perustililuettelo ja YTJ:n tilikartta. Yhdistyksille, asunto-osakeyhtiöille sekä toiminimille on omat mallinsa. Viralliseksi kaavaksi voidaan valita mm. pienille yrityksille tarkoitettu bruttotuloslaskelma. Yritykselle voidaan valita käyttöön sekä kirjanpitokaavan että virallisen kaavan mukaiset tilikartat, jotka kohdistetaan toisiinsa. Näin kirjanpitokaavassa voi olla mukana esimerkiksi myynti- ja käyttökatteet yrityksen sisäistä raportointia varten ja viralliset tulosteet voidaan silti tulostaa kirjanpitolain mukaisessa muodossa. Tositelajit Nova-kirjanpidossa voidaan käyttää useita tositelajeja. Ominaisuuden ansiosta voidaan esimerkiksi myynti-, osto-, arvonlisävero-, kalusto- ja pääkirjatapahtumia seurata erikseen. Ohjelmassa on valmiina oma tositelaji budjetille ja simulointivienneille (laskennalliset). Tuloslaskelmaan ja taseeseen on mahdollista tulostaa budjetti toteutuneiden lukujen rinnalle. Tulosteet voidaan tulostaa myös simulointiviennit huomioiden. Tositelajit lisätään ohjaustiedoissa. Tositelajien määrää ei ole rajattu. Tositelaji 90 on varattu simulointivienneille ja 99 budjetille. Budjetointi Ohjelmassa on erillinen tositelajinsa budjettitositteille, johon tapahtumat voidaan budjetoida haluttuina aikajaksoina ja kohdistettuna esimerkiksi kustannuspaikoille. Budjettitositteet voidaan kirjata joko manuaalisesti tai tuoda automaattisesti Nova-budjetoinnista. Budjetoidut luvut voidaan tulostaa vertailuksi toteutuneiden lukujen rinnalle tuloslaskelmaan ja taseeseen. 43

44 Simulointi Laskennalliset -lajiin voidaan syöttää esimerkiksi jaksotuksia, oikaisuvientejä tai verojen ennakointivientejä. Tuloslaskelma ja tase voidaan tulostaa simuloiden, eli laskennalliset viennit mukaan lukien ilman, että ne vaikuttaisivat todelliseen kirjanpitoon. Simuloidut viennit voidaan tarvittaessa siirtää normaaleiksi tositteiksi kuten välitilinpäätösviennit. Tiliöinti Tiliöinti on tehty Nova-kirjanpitoon mahdollisimman nopeaksi. Tilin taakse voidaan määrittää joko vastatili tai automaattikirjauksen säännöt, jonka avulla tiliöinti tapahtuu lähes itsestään. Automaattitiliöinti mahdollistaa esim. jyvittämisen kustannuspaikoille, automaattipoistot tai esimerkiksi erittäin nopean palkkatapahtuman kirjauksen. Pikakirjauksessa selite -kenttään syötetään tilin numero, nimi tai vakioselite, kirjattava summa ja painetaan Enter. Ohjelma tekee tositteen tilin määritysten mukaisesti kokonaan. Tositetta kirjatessa voidaan käyttää myös pelkkää numeronäppäimistöä, sillä esim. Enterin tuplapainallus avaa uuden tositteen. Tiliöintitaulukon debet ja kredit -kentät osaavat tehdä laskutoimituksia ja alv:n oikaisu -toiminto laskee ja tiliöi automaattisesti arvonlisäveron käyttäjän puolesta. Tilin saldo tai tilin kaikki tapahtumat saadaan helposti reaaliaikaisena ruudulle näkyviin. Tilin tapahtumissa voidaan pureutua tositteeseen, jossa tapahtuma on kirjattu. Erittäin monipuoliset hakutoiminnot auttavat löytämään halutun tositteen tietokannasta nopeasti. Tositteelle tallennettava muistilappu auttaa jälkeenpäin epäselvien tapahtumien selvittämisessä. Arvonlisävero Arvonlisäveron kirjaustavaksi voidaan valita joko netto, brutto tai sekamenetelmä. Nettomenetelmässä on lisäksi mahdollista joko käyttäjän kirjata alv tai antaa ohjelman oikaista alv tositteen tiliöinnin yhteydessä. Nova-kirjanpito osaa käsitellä automaattisesti alv:n mm. EU-palvelu- tai EU-tavarakaupan säännösten mukaisesti valvontailmoitukselle asti. Ohjelmassa on automaattinen alv:n kirjaustoiminto, joka voidaan ajaa kerran kuukaudessa. Ohjelmasta voidaan luonnollisesti tulostaa arvonlisäverolaskelma sekä valvontailmoitus. Työantajatiedot voidaan hakea valvontailmoitukselle automaattisesti Nova-palkanlaskennasta. Valvontailmoitus voidaan toimittaa verottajalle TYVIaineistona. 44

45 Nova-kirjanpidosta voidaan tulostaa sekä erittelevä alv-laskelma että verottajan valvontailmoitus. 45

46 Kustannuspaikat ja projektit Nova-kirjanpidossa voidaan toteuttaa kustannuspaikka- ja/tai projektiseurantaa. Seuranta on yksinkertaista: ohjaustiedoissa perustetaan kustannuspaikat ja projektit, jonka jälkeen tapahtumat kohdistetaan niille joko osakirjanpidossa tai varsinaisessa kirjanpidossa. Kustannuspaikka- ja projektikohtaisia raportteja ovat mm. päivä- ja pääkirja sekä tuloslaskelma ja tase. Kustannuspaikkakäsittely on viety Novassa astetta pidemmälle. Kustannuspaikkoja on mahdollista seurata 1-5 tasossa. Toisin sanoen pääkustannuspaikalle voidaan määrittää alakustannuspaikat, niille omat alakustannuspaikat ja niin edelleen aina viidenteen tasoon saakka. Tilinpäätös Nova-kirjanpidossa tilinpäätöksen yhteydessä ainoa vaadittava toimenpide on tilinpäätösajo. Toiminto muodostaa avaavan taseen uudelle tilikaudelle ja muuttaa ohjaustiedot automaattisesti uuden tilikauden mukaiseksi. Liikkuminen kahden keskeneräisen tilikauden välillä tapahtuu joustavasti ja tämän ansiosta voidaan uuden tilikauden kirjanpito aloittaa samalla, kun edellistä tilikautta vasta päätetään. Avaava tase voidaan päivittää helposti jälkeenpäin lisättyjen tilinpäätösvientien mukaiseksi. Tilinpäätösajotoiminnolla muodostetaan uuden tilikauden avaava tase. Raportointi Ohjelmaan syötetyistä tapahtumista voidaan tulostaa monipuolisia raportteja usein eri rajauksin. Kaikki raportit voidaan tulostaa myös tiedostoksi, jossa niitä voidaan tarpeen vaatiessa muokata edelleen. Tiedosto voidaan lähettää esim. sähköpostin liitteenä asiakkaalle tai tallentaa sähköiseen arkistoon. Tuloslaskelman ja taseen tulostusvaihtoehdot ovat monipuoliset. Vertailukaudeksi voidaan valita edellinen tilikausi, edellisen vuoden vastaava kausi, tilikauden alusta, edellinen kausi ja/tai budjetti. Kuukausittainen vertailu voidaan tehdä tuloslaskelman avulla, johon on tulostettu vuoden ajalta jokainen kuukausi erikseen rinnakkain. Tuloslaskelma voidaan tulostaa sisäiseen käyttöön myyntija käyttökatteella ja viralliseen käyttöön ilman katteita. Tulosteiden laajuus voi olla tili- tai tiliryhmätaso ja ne voidaan tulostaa myös kustannuspaikoittain tai projekteittain. Päivä- ja pääkirjan, tilierittelyn ja saldoluettelon lisäksi ohjelmasta voidaan tulostaa helposti tase-erittelyt sekä tunnusluvut. Tilinpäätösaikaa helpottaa se, että ohjelmasta voidaan tulostaa suoraan verolomakkeet 60, 61 A ja 61B. Nova-kirjanpidossa voidaan pitää yllä myös ns. minireskontraa, jolloin myyntisaamis- ja ostovelkatilanteita on helppo seurata asiakkaittain ja toimittajittain. Tiedot ovat helposti siirrettävissä myös Talgraf -raportointiohjelmistoon, josta voidaan tulostaa erittäin monipuoliset analyysit esimerkiksi graafisissa muodoissa. 46

47 Virallisen kaavan mukainen tuloslaskelma yhdeltä kuukaudelta. Vertailuksi on valittu edellisen tilikauden vastaava ajanjakso. 47

48 Kirjanpidon tulosteet ovat selkeitä ja ne antavat kirjanpitäjälle nopeasti ja helposti tulostusta varten halutut tiedot ruudulle tai suoraan paperille. Kirjanpidon tapahtumat ovat aina tulostettavissa vertailuineen myös aiemmilta tilikausilta. 48

49 Käyttöomaisuuskirjanpito Nova-käyttöomaisuuskirjanpidon avulla hoidetaan yrityksen käyttöomaisuuden valvonta sekä poistojen suunnittelu, seuranta sekä raportointi. Ohjelman tuottamien tase-erittelyiden avulla voidaan varsinaiset kirjanpidon poistot kirjata tai ne voidaan tuoda kirjanpidon tuonti -toiminnolla kirjanpitoon. Nova-käyttöomaisuuskirjanpito voidaan ottaa käyttöön ilman, että tietoja joudutaan syöttämään usealle tilikaudelle taaksepäin. Aloittaminen tehdään jokaisen hyödykkeen osalta erikseen tai käyttöomaisuutta voidaan joissakin tapauksissa seurata myös hyödykeryhmäkohtaisesti. Aloittamisessa voidaan käyttää myös molempia tapoja riippuen yrityksen käytössä olleesta käyttöomaisuuden seurannasta. Ennen käyttöönottoa kannattaa huolellisesti suunnitella miten ja mistä vuodesta lähtien ohjelma halutaan ottaa käyttöön ja miten se vaikuttaa yrityksen käyttöomaisuuden seurantaan jatkossa. Ennen hyödykkeitten varsinaista syöttöä perustetaan ohjaustietoihin käyttöomaisuustilit ja määritellään poistomenetelmät sekä tilit. Pääruudulla voidaan luoda ja muokata hyödykkeitä. Ohjelmassa on mahdollista käyttää monia hyödykelajeja. Pääruudulla voidaan seurata myös sen hetkisiä jäännösarvoja. Välilehdillä kyseiselle hyödykkeelle tehdyt muutokset ja poistot ovat myös nopeasti nähtävillä. Poistojen laskenta voidaan rajata päivämäärien, hyödykkeiden ja käyttöomaisuustilien avulla. Poistojen laskenta voidaan tehdä erikseen Sumu-poistoille ja EVL- poistoille tai molemmat poistot voidaan laskettaa samanaikaisesti. Laskettuja poistoja voi tarvittaessa laskennan jälkeen selata ja muokata. Poistoja voi lisätä ohjelmaan myös manuaalisesti. Muutostapahtumina ohjelmaan voidaan kirjata avustukset, varaukset, myynnit/romutukset ja lisähankinnat. Nova-käyttöomaisuuskirjanpidossa voidaan käsitellä myös keskeneräisiä hankintoja. 49

50 Nova-käyttöomaisuuskirjanpidon tulosteet antavat halutulta aikajaksolta monipuoliset tiedot hyödykkeistä. 50

51 Käyttöomaisuusraporteissa aikajakson tapahtumat saadaan tulostettua tili- ja hyödyketasolla. 51

52 Palkanlaskenta Perustietojen eli ohjaus-, henkilö- ja palkkalajitietojen määrityksien jälkeen palkkojen laskenta on Novassa helppoa. Palkkojen luontiajon, laskentakaavojen ja automaattisesti reaaliajassa laskettavien pidätysten ansiosta palkanlaskenta on lisäksi nopeaa. Ohjelman automatiikka mahdollistaa työajanlyhennysten, lomapalkkojen ja joustotuntien automatisoidun laskennan. Palkkatapahtumat voidaan tarvittaessa tuoda myös Nova-matkalaskujen käsittelystä, Nova-työajankirjauksesta tai erillisestä työajankirjausjärjestelmästä. Palkkatapahtumat kirjataan pääruudulla, jossa näkyy kirjattavan henkilön numero ja nimi, palkkajakson tiedot, palkkatapahtumat, yhteissummat, luettelo henkilön palkkajaksoista sekä palkkalajiluettelo. Eli kaikki palkkatapahtumien syöttöön tarvittava tieto on samassa ikkunassa. Palkkaerittelyt voidaan tulostaa suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi riippuen henkilön äidinkielestä. Erittelymalleja on useita erilaisia ja niitä on mahdollista muokata yrityskohtaisesti. Maksettavista palkoista voidaan muodostaa TSA- tai LMP-aineisto maksulistan tulostuksen yhteydessä. Tapahtumista saadaan kaikki lakisääteiset raportit ja lisäksi sisäistä seurantaa varten Nova-palkanlaskennassa on useita raportteja. Ilmoitukset viranomaisille ja järjestöille voidaan muodostaa konekieliseksi aineistoiksi ja välittää TYVI -palvelun kautta vaivattomasti vastaanottajalle. Kaikki Nova-palkanlaskennan reilut 70 eri raporttia ja tulostetta voidaan tulostaa halutulta aikaväliltä myös jälkikäteen. Myös tallennetut palkkakaudet ovat kätevästi selattavissa ohjelman pääruudulla. Uuden palkkalajin perustaminen on tehty mahdollisimman yksinkertaiseksi. Novassa vapaasti muokattavien palkkalajien etuna on myös se, että jo olemassa olevia palkkalajeja voidaan muuttaa tarpeen mukaan. Palkkalajit Muokattavien palkkalajien ja laskentakaavojen ansiosta Nova-palkanlaskenta soveltuu useille eri toimialoille. Ohjelmassa on valmiiksi määritetyt yleisimmin käytetyt palkkalajit. Mikäli luettelosta ei löydy kaikkia tarvittavia lajeja, voidaan valmiita palkkalajeja muokata tai perustaa uusia lajeja. Muokatut palkkalajit voidaan tallentaa malliksi ja hyödyntää moniyrityskäsittelyn avulla myös muissa yrityksissä. Palkkalajeja voidaan käsitellä Nova-palkanlaskennassa myös ruotsiksi. 52

53 Henkilötiedot -ruudulla määritellään palkansaajan tiedot. Perus-, vero- ja muut tiedot on jaettu loogisesti välilehdille. Palkkalajit -ruudun tapaan myös henkilötietojen muuttaminen tapahtuu vain muokkaustilassa. Tällä varmistetaan se, ettei käyttäjä pääse vahingossa muuttamaan henkilötietoja. Henkilötiedot Henkilötietojen perustietoihin tallennetaan palkansaajan perustiedot, verotiedot ja muut henkilökohtaiset määritteet. Jos yrityksellä on käytössään useita pankkitilejä, voidaan henkilön palkan maksutiliksi valita saman pankin tili, missä palkansaajan tili on. Henkilötietoja voidaan selata joko luettelona tai puurakenteena, jolloin henkilöt näkyvät erilaisissa ryhmissä, kuten aktiiviset/lopettaneet, henkilöryhmittäin ja tiliöintiryhmittäin. Henkilölle voidaan tallentaa erilaista teksityyppistä tietoa henkilöprofiiliin. Tärkeäksi määritelty tieto tulee näkyviin palkkoja laskettaessa. Ohjelmassa voidaan pitää yllä myös henkilöiden työsuhde- ja koulutusrekistereitä. Verokortit on mahdollista pyytää verottajalta suorasiirtona sähköisessä muodossa. Sähköiset verokortit voidaan puolestaan lukea suoraan Nova-palkanlaskentaan. Veron pidätystapoja ohjelmassa on kolme: normaali, kumulatiivinen ja portaikko. Ennakonpidätyksen laskenta näyttää valitun palkan ennakonpidätyksen laskentaperusteet. Näytettävät tiedot vaihtelevat mm. pidätystavan ja kirjattujen palkkojen mukaan. Palkkojen luontiajolla voidaan muodostaa uusi palkkajakso kaikille saman jakson henkilöille kerralla. Luontiajo voidaan tehdä joko kopioimalla edellisestä palkkakaudesta tai vakiopalkkakaudesta. 53

54 Palkkaerittelyssä näkyy henkilön palkkatapahtumat tuntitietoineen ja kpl-hintoineen selkeästi eriteltyinä. Palkkakauden maksuista on tulosteen alaosassa yhteenveto ja palkkakausien kumulatiiviset tiedot vuoden alusta näkyvät historiatietona varsinaisen palkkakauden vieressä. 54

55 Yhteenvetotulosteeseen tulostuvat annetulla aikavälillä maksetuista palkoista kaikki kirjanpidollisesti olennaiset tiedot eli rahapalkat, luontoisedut, korvaukset, ennakonpidätykset, eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut, ay-maksut sekä muut vähennykset/maksut ja maksettavat (maksetut) summat. Lisäksi tulostuvat sotu-maksu ja työnantajan osuudet eläke- ja työttömyysvakuutusmaksuista sekä työnantajan kulut yhteensä. 55

56 Tilaustenkäsittely Myyntitilaukset Nova-myyntitilausten käsittelyllä hoidetaan yrityksen myyntitilausten kirjaaminen ja seuranta. Ohjelmassa on useita eri vakiotulosteita, kuten tilausvahvistus, lähetteet, rahtikirja, osoitekortti ja pakettiosoitekortti, joiden tulostaminen on nopeaa ja joustavaa. Hinnat voidaan syöttää joko verottomana tai verollisena. Automatisoitujen hinnastojen ansiosta, tilauksen vastaanottajan ei tarvitse etsiä hintoja mapeista. Myynnin tiliöinti tapahtuu kuten laskutus/myyntireskontra ohjelmassakin. Tilausta tehdessä varoitetaan asiakkaan luottorajasta tai luottokiellosta. Asiakas- tai nimikekohtaiset lisätekstit saadaan näkyviin lisäikkunaan. Tilausten selailu, lisääminen, muuttaminen ja poistaminen on helppoa. Toimitetut tilaukset voidaan laskuttaa kätevästi. Nova hallitsee osa- ja jälkitoimitukset. Tilauslajit (eri numerosarjat) ovat käyttäjän määriteltävissä. Pääruutu on jaettu kahteen osaan. Yläosaan syötetään tilauksen perustiedot ja alaosaan myytävät tuotteet ja palvelut. Mitä isompi näyttö ja resoluutio on käytössä, sitä enemmän rivitietoja on näkyvissä. Myyntitilauksissa on vakiona useita raportteja. Toimittamattomat tilaukset voidaan tulostaa mm. asiakkaittain, tuotteittain ja viikottain. Tilauskanta nähdään myös graafisesti. Myyntitilauksista saadaan tehtyä myös ostotilausehdotukset. Tilausvaihe -kyselyllä voi kuka tahansa yrityksessä katsoa päätteeltä nopeasti, missä vaiheessa asiakkaan tilaus on menossa. Tilausvaiheet ovat vapaasti määriteltävissä. Myyntitilaukselta voidaan tarkistaa milloin tavara on vahvistettu tulevaksi toimittajalta. 56

57 Toimitusten hallinta Nova-toimitusten hallinnan avulla voidaan hoitaa tilausten toimituksien kirjaaminen kätevästi. Ohjelmassa voidaan poimia halutut tilaukset toimitettavaksi tilauslistasta tai esim. Psion -tiedonkeruulaitteesta tuodun tiedoston avulla. Nova-toimitusten hallinnan avulla voidaan myös tulostaa toimitettuihin tilauksiin liittyvät toimitusasiakirjat (lähete, rahtikirja, postin osoitekortti sekä tarrat) automaattisesti. Ohjelman etu on, että tavaran lähetyksessä ja vastaanotossa työskentelevät henkilöt voivat käyttää ohjelmaa mahdollisimman nopeasti. Heidän ei myöskään tarvitse käyttää tällöin lainkaan varsinaisia tilausten käsittely -ohjelmia, jolloin Novan käyttö on myös selkeämpää. Ohjelma sopii varsinkin niihin yrityksiin, joissa tavaran liikkumiseen liittyviin toimintoihin tarvitaan tehokkuutta. Ostotilaukset Nova-ostotilausten käsittelyllä hoidetaan yrityksen ostojen kirjaaminen ja seuranta. Tilausta tehtäessä saadaan toimittaja- tai nimikekohtaiset lisätekstit näkyviin lisäikkunaan. Tuotteen ostohistoria, eli edelliset ostohinnat saadaan myös näkyviin. Tilausten selailu, lisääminen, muuttaminen ja poistaminen on helppoa. Tilauslajit (eri numerosarjat) ovat käyttäjän määriteltävissä. Ostotilauksista saadaan vakiona useita raportteja. Saapumattomat tilaukset saadaan tulostettua mm. toimittajittain, tuotteittain ja viikottain. Ostotilausehdotukset voidaan tehdä myyntitilausten pohjalta tai niistä tuotteista, jotka ovat alittaneet minimivaraston. Ostotilausehdotusten avulla voidaan tilaukset muodostaa joko varastosta hälytysrajan alittavista tuotteista tai suoraan myyntitilauksen perusteella. Saapunut tilaus päivittää varastotilanteen ajatasalle. Kirjaamisessa voidaan hyödyntää viivakoodeja, mikäli toimittaja sellaisia käyttää. Ostolasku voidaan lukea ostoreskontraan suoraan ostotilauksesta. Raportointi noudattaa myyntitilausten raportteja. 57

58 Myyntitilausten tulosteita ovat mm. tilausvahvistus, proforma, työmääräin, keräyslähete, toimituslähete. Ohjelmassa on lisäksi kattavasti erilaisia tavaran kuljetukseen liittyviä asiakirjoja kuten rahtikirja ja eri kuljetusyhtiöiden omat lomakepohjat. Kuvassa on tilausvahvistus, joka voidaan lähettää asiakkaalle myös sähköpostilla. 58

59 Tilauskanta saadaan tulostettua usealla eri tavalla. Esimerkissä on tulostettu tilauskanta tuotteittain. Muita vaihtoehtoja ovat mm: päivittäin, viikoittain, asiakkaittain, tilauksittain, yhteenvetona ja graafisesti. 59

60 Osto- ja myyntitilauksista saadaan tulostettua toimitusvarmuusraportti. Kuvassa toimittajakohtainen toimitusvarmuusraportti. 60

61 Kuvassa on tilauskannan arvo viikottain graafisesti. 61

62 Tarjouslaskenta Nova-tarjouslaskenta on Nova-myyntitilausten sisällä oleva ohjelma. Nova-tarjouslaskennan avulla lasketaan tarjoukset tuotetai tuoteryhmäkohtaisesti. Kun tarjousta tehdään, saadaan ruutuun apuikkuna, joka näyttää käsiteltävän rivin katteen ja tarjouksen kokonaiskatteen. Tuotteiden nettohinnat haetaan varastosta, mutta nettohintaa voidaan muuttaa tarjousrivikohtaisesti. Toiminto on kätevä esimerkiksi silloin, kun tuotteelle saadaan erikoishinta vain tätä tarjousta varten. Tulostettavia tarjousmalleja on kaksi erilaista, jotka voidaan tulostaa asiakkaan kielellä. Hinnat voidaan syöttää joko verottomana tai verollisena. Tarjouslaskennan pääruutu on sama kuin myyntitilausten. Nimikeapuikkunan katevälilehti näyttää rivi-, positio- ja yhteensä katteet. Haluttu kateprosentti voidaan myös syöttää, jolloin ohjelma muuttaa hinnat vastaamaan annettua katetta. Tarjousten selailu ja hakeminen ruudulla on nopeaa ja joustavaa. Tarjouslaskentaa voidaan käyttää myös prosenttialennusten tarjoamiseen tuoteryhmittäin. Hyväksytyt hinnat voidaan päivittää asiakkaan hinnastoon ja tarjous voidaan luonnollisesti siirtää myyntitilaukseksi. Asiakkaan tarjous voidaan siirtää hinnastoksi. Tarjous voidaan myös siirtää tilaukseksi. 62

63 Soittolista Nova-soittolistan avulla voidaan luoda säännöllisiä yhteydenottoryhmiä. Ryhmiin voidaan hakea asiakkaat suoraan asiakaskortistosta tai ryhmät voidaan perustaa Nova-soittolistassa. Ohjelmasta voidaan tulostaa yhteydenottolistat tai vaihtoehtoisesti käyttää automaattista soittotoimintoa, jolloin ohjelma soittaa työaseman modeemin kautta asiakkaille soittolistassa olevan järjestyksen mukaisesti. Ohjelma ehdottaa automaattisesti asiakkaalle myytäviä tuotteita. Nämä tuotteet ohjelma hakee valitusta myyntitilauslajista. Yrityksessä voidaan perustaa soittolistan käyttöön myös oma myyntitilauslaji, johon tehdään asiakaskohtaiset tilauspohjat. Tilausvaiheessa käyttäjä pystyy nopeasti syöttämään tilattavat määrät sekä poistamaan tai lisäämään tuotteita. Käyttäjä voi valita hinnaston, josta lisättävät tuotteet haetaan. Tilaukset voidaan siirtää esimerkiksi päivän päätteeksi yhdellä toiminnolla Nova-myyntitilauksiin tai Nova-laskutukseen. Ohjelman avulla säännöllisesti tehtävien tilausten tekeminen nopeutuu. Ohjelma soveltuukin hyvin esimerkiksi leipomoalalle sekä muille aloille, joissa asiakkaiden tilaukset kerätään puhelimitse säännöllisesti. 63

64 Toiminnanohjaus Toiminnanohjauksen piirteitä on useimmissa Nova-ohjelma moduleissa, mutta selkeimmin yrityksen toimintaa ohjaavia ohjelmia ovat tuotannonohjaus ja projektinhallinta. Resurssit Resursseja ovat koneet, henkilöt, tilat ja laitteet joita tarvitaan toiminnan pyörittämiseen. Resursseille määritellään mm. kapasiteetti, jota käytetään kuormituksen laskennassa. Resursseille voidaan myös määritellä ajanjaksot, jolloin ne eivät ole käytössä. Resurssien ylläpito -toiminto on yhteistä tuotannonohjaukselle ja projektinhallinnalle. Koneille voidaan määritellä myös huoltotauot, jolloin ne eivät ole tuotannon käytössä. Kuormitusnäytön avulla voidaan tarkastella koneryhmien kuormitusta verrattuna annettuun kapasiteettiin. Kuormitusnäyttö saadaan näkyviin sekä Nova-tuotannossa että Novamyyntitilauksissa. Työvaiheet Tuotteille määritellään työvaiheet, jotka toimivat työohjeena ja kuormituslaskelmien perustana. Työvaiheita käytetään myös tuotteen omakustannushinnan laskentaan. Vakiotyövaiheiden ylläpito -ikkunassa vaiheille voidaan myös määritellä tarkenteet helpottamaan työvaiheiden syöttöä tuotteille. 64

65 Tuotanto Nova-tuotanto tarjoaa tehokkaat työkalut tuotannonohjauksen tehostamiseksi. Töitä käsitellään useassa eri näkymässä. Tilauskanta -välilehdellä nähdään uudet tilaukset, joita ei vielä ole käsitelty. Tilauskanta siivotaan käsiteltyihin ja valmistettavat tilaukset työjonoon. Työjonossa voidaan muodostaa koonteja eri työvaiheista keräämällä samantyyppiset työt yhteen. Työjonossa myös määritellään työn aloitusajat ja käytettävät resurssit. Resurssiksi ja aloitusajaksi ehdotetaan määritysten mukaisia tietoja. Työjonosta työt siirretään tuotanto -välilehdelle, jossa tietoja voidaan vielä muuttaa. Töitä voidaan käsitellä massana eli useita kerralla. Tuoterakenteen käsittelyyn on myös useita eri vaihtoehtoja. Puolivalmisteista voidaan muodostaa työt automaattisesti tai syöttämällä puolivalmisteet suoraan työjonoon. Työmääräin voidaan tulostaa missä vaiheessa tahansa. Töiden hallinta tapahtuu joko listamuodossa tai havainnollisessa graafisessa muodossa. Tuotannon raportteja ovat: - kuormitusraportit - valmistuneet - kannattavuusanalyysi - brutto/nettotarve - materiaalitarve - valmistumassa - saldoprofiili - keskeneräinen tuotanto (KET) - tuotantosuunnitelmat - työjono/tuotanto -raportit - työvaiheraportit Tuotannonohjauksen pääruutu on tehokas työkalu töiden hallintaan. Listanäkymän lisäksi käytössä on graafinen näkymä, jossa työt näkyvät havainnollisesti. Työajan kerääminen Tuotanto voidaan liittää erillisiin työajan seurantajärjestelmiin. Työaika voidaan myös kerätä suoraan Nova-ohjelmissa työnumerotai vaihetarkkuudella. Työvaiheet voidaan kirjata aloitetuiksi ja lopetetuiksi erillisellä työvaiheiden kuittaustoiminnolla. Sama työvaihe voidaan aloittaa useita eri kertoja eri henkilönumeroilla. Vaihekuittaus voidaan tehdä suoraan työmääräimen viivakoodista. 65

66 Tuotteen omakustannushinta Nova-jälkilaskennan avulla voidaan laskea halutun työnumeron kustannukset. Jälkilaskenta kerää tietoa useista eri Nova-ohjelmista. Palkkakustannukset haetaan todellisista työtunneista tai luetaan palkanlaskennasta. Materiaalikulut saadaan tuotekoodin taakse syötetystä tuoterakenteesta eli reseptistä. Materiaalikuluja voidaan myös kirjata suoraan ottoina tai panoina. Konekustannukset lasketaan tuotekoodin taakse syötetyistä työvaiheista. Ostot luetaan ostoreskontrasta ja ostotilauksista. Tulopuoli saadaan laskutuksesta. Toteuman lisäksi voit laskea tuotteen laskennallisen omakustannushinnan. Laskennan perusteena ovat tällöin tuoterakenne ja työvaiheet. Tuotelaskenta -ruudulla voidaan nopeasti tarkastella yksittäisen tuotteen tai työnumeron kustannuksia. Tuotelaskenta voidaan ajaa halutulta aikaväliltä, jolloin kaikkien valmistuneiden tuotteiden kustannukset lasketaan ja esitetään raporttina, joka toimii myös kannattavuusanalyysina. 66

67 Työmääräin räätälöidään asiakaskohtaisesti. Kuvassa malli vakiotyömääräimestä. Viivakoodien tarkoitus on nopeuttaa tuotantoajoa ja vaihekuittauksia. 67

68 Kuormitusraportit saadaan joko tilauskannasta tai tuotannosta (suunniteltu tai todellinen). Kuormitusraporttimalleja on useita erilaisia. Kuvassa kuormitus graafisesti koneryhmittäin viikkotasolla. 68

69 Kuvassa jälkilaskennasta tulostettava toteumaraportti, joka voidaan ajaa valmistuneista töistä. Raportti kerää tiedot työnumeron perusteella muista Nova-ohjelmista. 69

70 Projektinhallinta Nova-projektinhallintaohjelmalla suunnitellaan projektibudjetit ja seurataan projektien etenemistä. Ohjelma soveltuu erityisesti projektiluontoista toimintaa harjoittaville yrityksille. Kustannuslaskennan avulla tehdään kustannusarvio projektista ja vastaavasti seuranta kertoo, miten projektit etenevät. Nova-projektinhallinta hyödyntää muissa Nova-ohjelmissa tallennettuja tositteita, joiden avulla saadaan selville toteutuneet projektikulut ja -tulot. Tarvittaessa tositteet (laskut, palkat, ostotilaukset ym.) voidaan syöttää myös suoraan projektinhallintaohjelmaan. Projektilaskelma näyttää reaaliajassa tiedot projektin taloudellisesta tilanteesta. Projektilaskelmassa voidaan valita tulon lähteeksi joko tilaukset tai laskut. Tällöin voidaan verrata myös kuluja vaihtoehtoisesti tilaus- tai laskutustietoihin. Projektierittelyraporteista nähdään projektille kirjatut tapahtumat, jolloin on helppo tarkastaa, mistä projektikulut ja -tulot koostuvat. Ohjelmassa voidaan syöttää projektille maksuposti ja laskuttaa tätä kautta asiakasta sovituin ajoin. Työajan kirjaus Työajan kirjauksen avulla kirjataan toteutuneet ja laskutettavat työtunnit sekä muut työtapahtumat kuten kilometrikorvaukset ja päivärahat. Tunnit voidaan kohdistaa mm. kustannuspaikalle, projektille ja työnumerolle. Ohjelma soveltuu erityisesti sellaisille yrityksille, joiden laskutusperusteena on tehdyt työtunnit. Ohjelmasta saadaan useita tulosteita tehdyistä työtunneista esim. laskun liitteeksi. Tunnit voidaan helposti siirtää myös palkanlaskentaan palkanmaksua varten. Työtuntien laskuttaminen tai siirto myyntitilauksiksi on nopeaa. Ohjelma on linkitetty myös Nova-projektinhallintaan, jolloin toteutuneet tunnit voidaan tulostaa raporteille työajankirjauksen kautta. Resurssikalenteri Nova-projektinhallintaan linkitetty resurssikalenteri mahdollistaa resurssivaraukset ja niiden seurannan. Nova-resurssikalenteriin voidaan tehdä varauksia myös suoraan Nova-myyntitilauksista. Jokaisella resurssilla (henkilö, kone, huone, työkalu) on oma kalenteri, josta näkyy resurssin varaukset ja kiinnitykset. Ohjelmassa on paljon käyttäjä- ja yrityskohtaisia asetuksia, joilla voidaan vaikuttaa ohjelman toimintaan ja ulkoasuun. 70

71 Projektilaskelmaraportti näyttää reaaliajassa tiedot projektin taloudellisesta tilanteesta. Tulostusasetuksilla voidaan vaikuttaa esim. siihen, minkä tyyppisiä materiaalikuluja projektilaskelmassa näkyy Materiaali -sarakkeessa. Esimerkkitulosteessa näkyvät tietyntyyppiset ostotilaus- (normaali) ja myyntitilauslajit (projektilaji) ja varastotapahtumat (panot/ otot). Vastaavasti voidaan määritellä, että Muut Kulut -sarakkeeseen tulostuvat pelkästään tietyn tyyppiset kirjaukset kirjanpidosta. 71

72 Projektierittelystä nähdään projektille kirjatut tositteet eri tavoilla ryhmiteltyinä. Esimerkkiraportissa on käytetty projekti/kustannuspaikka/tili -ryhmittelyä. 72

73 Tilastot Tilastoja saadaan useista eri Nova-ohjelmamoduleista. Eniten tilastoja on Nova-laskutus/myyntireskontrassa. Näitä tilastoja laajentaa erillinen Nova-tilastot. Ohjelma tarjoaa useita erilaisia raportteja ja hyvän pohjan omille räätälöidyille raporteille. Se on suunnattu ja kehitetty erityisesti myynti- ja ostotilauksia sekä materiaalihallintoa käyttävien asiakkaiden tarpeisiin. Ohjelmassa on erittäin monipuoliset raporttien rajausmahdollisuudet sekä runsaasti valmiita raporttipohjia. Nova-tilastot sisältää myös useita graafisia raporttipohjia, joihin saadaan myös vertailu edellisiin kausiin. Nova-tilastojen avulla saadaan aivan uusia ominaisuuksia tilastointiin. Laskentaperusteeksi voidaan valita esimerkiksi laskutus, myynti- tai ostotilausten käsittely. Raportit tulostuvat mm. päätuoteryhmittäin tai liikeketjuittain. Lisäksi ketjutetut rivialennukset voidaan jyvittää tuotteille, jolloin tilastojen luvut eivät vääristy alennuksista. Tiedon analysointi SQL Serverin mukana toimitetaan tehokas tiedon analysointityökalu. OLAP -työkalun avulla voidaan muodostaa datakuutioita, joiden avulla tiedon analysointi on nopeaa ja tehokasta. Datakuutiota voidaan selata SQL Serverin omilla työkaluilla, Novan mukana tulevalla selausohjelmalla tai Excelillä. Kuvassa Novan datakuution selauskäyttöliittymä. Esimerkissä on SQL Serverin mallikannan datakuutio. Kuution perusideana on näkymän nopea vaihtaminen ja tietoon pureutuminen. 73

74 Esimerkissä asiakasmyynti kuukausittain ja vertailu vastaavaan ajanjaksoon edellisenä vuotena. 74

75 Esimerkissä tuoteryhmäkohtainen myynti graafisesti ja vertailu edelliseen ajanjaksoon. 75

76 Toimialasoveltuvuus Kymmenet tuhannet käyttäjät ovat muokanneet yhdessä kanssamme Nova-ohjelmat soveltumaan useille eri toimialoille. Tässä luvussa kuvataan eri toimialojen erityispiirteitä. Sähköurakointi Sähköurakoinnin erityispiirteet on huomioitu tarjouslaskennan laajennusosassa. Ominaisuuksista on olemassa oma kuvauksensa, joka on saatavilla myynnistä. Tukkukauppa Tukkukauppaa tukevia ominaisuuksia ovat monipuolinen hinnastokäsittely ja keskusliikelaskutus. Keskusliikealennukset (esim. kauttalaskutus, markkinointituki, vuosisopimus) voidaan merkitä suoraan laskutusasiakkaalle. Asiakkaan perustietoihin voidaan merkitä 3 ketjutettua loppusumma-alennusta, jotka lisätään laskulle automaattisesti, kun lasku muodostetaan tilauksesta. Muita automaattisesti määriteltäviä asioita ovat esimerkiksi vakuutus ja laskutuslisä. Sähköinen kaupankäynti ja tiedonsiirto ovat nykyään olennainen osa tietojärjestelmää. Nova-ohjelmat tukevat EDI-standardeihin perustuvaa tiedonsiirtoa sekä uudempia verkkolaskustandardeja. Liittymät internet -kauppapaikkoihin ovat valmiiksi olemassa. EDI-liitymän avulla voidaan tilaukset lukea suoraan myyntitilauksiin ja laskut lähettää suoraan asiakkaan järjestelmään. Tilaustenkäsittely- ja laskutusohjelmissa on mukana myös tilaaja-, toimitus- ja laskutusasiakaskäsittely. Hinnastot voidaan määritellä joko toimitus- tai laskutusasiakkaan taakse. Tilaukset voidaan laskuttaa koontina toimitus- tai laskutusasiakkaan mukaan. Lasku voidaan tulostaa koontina siten, että laskulla näkyy minimissään vain tilauksen loppusumma. Toimituspaikoittain voidaan myös tulostaa laskuliitteet, joissa keskusliikealennukset eivät näy. Myös toimitusdokumenttien tehokas tulostus liittyy olennaisesti tukkukauppaan, jossa siirrettävä tavaramäärä on usein suurta. Postin seurantajärjestelmä on tuettu, samoinkuin muidenkin merkittävien toimittajien lomakkeet ja toimintatavat. Keräyslähetteen voi optiona tulostaa myös hyllypaikkajärjestyksessä, mikä nopeuttaa tuotteiden keräämistä. Nova-ohjelmista voidaan tulostaa suoraan lähetyksen asiakirjat, kuten Postin osoitekortti. 76

77 Maahantuonti ja vienti Tuonti- ja vientiyritysten toimintaa tukevia ominaisuuksia on mm. valuuttatuki, joka on huomioitu kaikissa asioissa. Tuotteen taakse voidaan syöttää tullitilastoinnin vaatimat perustiedot, joiden avulla saadaan tulostettua Intrastat -tilastot ilman erillisiä ohjelmia. Myynti- ja ostoreskontra osaavat käsitellä ulkomaan laskuja ja kurssierojen kirjaus on automaattista. Tehty tarjous voidaan sitoa tiettyyn valuuttakurssiin ja laskutettaessa ohjelma huomioi automaattisesti kurssimuutokset ja nostaa tai laskee hintaa vastaavasti. Ominaisuutta kutsutaan valuuttaklausuuliksi. Myyntitilausten laskutusikkunassa voidaan määritellä valuuttaklausuuli, joka laukeaa kun annettu kurssiero toteutuu. Tilaukselle on kiinnitettu kurssipäivä, johon nykyistä kurssia verrataan. Tuotteille voidaan syöttää myös vieraskieliset nimikkeet. Tulostettavat lomakkeet on määritelty valmiiksi useilla eri kielillä. Kun asiakkaalle tai toimittajalle on määritelty kielikoodi, tulostuvat tulosteet automaattisesti oikealla kielellä. Vieraskieliset nimikkeet ikkunassa käännetään tuotteen nimike, yksikkö ja lisänimike käytössä oleville kielille. 77

78 Valmistava teollisuus Valmistavan teollisuuden ominaisuuspiirteet on huomioitu lähinnä Nova-tuotannonohjauksessa. Valmistava teollisuus jakautuu useisiin eri toimialoihin kuten muovi-, elektroniikka-, huonekalu-, metalli-, puu- ja alihankintayrityksiin. Useiden toimialojen erikoispiirteet ovat valmiiksi tuettuna. Esimerkkinä mainittakoon muoviteollisuuden muottikäsittely. Tuettuja ominaisuuksia ovat mm. monitasoiset tuoterakenteet, tilausennusteet, ennakoiva raaka-ainetarve, monipuolinen materiaalihallinta ja laatujärjestelmän asettamat vaatimukset. Jälkilaskentaa ja palkanlaskentaa varten voidaan tiedot kerätä työkorteista tai työajankirjausjärjestelmästä. Monikoodisuuden avulla tuotteelle voidaan määritellä asiakas- ja toimittajakohtaisia tuotekoodeja, jotka helpottavat asiakkaan ja toimittajan työtä. Monivarastokäsittelyn avulla hallitaan esimerkiksi alihankkijalle mahdollisesti toimitettujen raaka-aineiden seuranta tai ns. susikappaleiden seuranta. Tuotantoajon avulla kerrotaan valmistunut määrä. Samalla päivitetään rakenteen mukaisesti varastotiedot ajantasalle. Tuotantoajon yhteydessä voidaan myös tulostaa tuotteille tarrat. Laatujärjestelmää tukevat ominaisuudet Nova-ohjelmiin on toteutettu laatujärjestelmän asettamia vaatimuksia. Näitä ominaisuuksia ovat mm: - jäljitettävyys (sarja- ja eränumerot) - versioiden hallinta ja versiohistoria - reklamaatioiden käsittely - työohjeet - toimittajan toimitusvarmuuden seuranta - oman toimitusvarmuuden seuranta - laitteiden ja muottien huolto- ym. tapahtumien kirjaaminen - dokumenttien linkitys asiayhteyteen - dokumenttien yksilöinti Reklamaatiot voidaan kirjata erikseen omille tuotteille, ostettaville tuotteille ja itse määritetyille toiminnoille. Itse määriteltäviä toimintoja voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu tai myynnin toiminta. Reklamaatiosta saadaan tulostettua asianmukainen dokumentti lähetettäväksi asiakkaalle tai toimittajalle. Reklamaatioista saadaan myös yhteenvetoraportti. 78

79 Tekstiili- ja vaateteollisuus Tekstiili- ja vaateteollisuuden erikoispiirteenä ovat kokolajitelmat. Kokolajitelmien käyttö on huomioitu varastokirjanpidossa, tilaustenkäsittelyssä ja tuotannonohjauksessa. Kokolajitelmat aktivoidaan käyttöön tuotteittain. Kokolajitelmat määritellään ohjaustiedoissa. Kun tuotteelle on määritelty kokolajitelmat käyttöön, kysytään kaikissa varastotapahtumissa kokolajitelmaerittely, johon saldot syötetään koottain. Kokoerittely -ikkuna on samannäköinen eri ohjelmissa. Kokolajitelmat on huomioitu myös lomake- ja raporttitulosteissa. Kokolajitelmille on tyypillisesti oma raporttipohja, johon on lisätty kokolajitelmaerittely. Kokolajitelmien käyttö on huomioitu myös tuoterakenteessa. Tuoterakenneosille voidaan kertoa minkä koon tuote on kyseessä. Näin voidaan samaan rakenteeseen syöttää mm. erimittaiset vetoketjut, joilla on varastossa eri tuotekoodit. Kokolajitelmia varten ohjelmissa on useita eri käyttötarkoituksiin sopivia valmiita raporttipohjia. 79

80 Isännöinti Nova-vuokranvalvonta / isännöinti soveltuu taloyhtiöiden vuokrien ja vastikkeiden sekä muiden maksujen perintään ja seurantaan sekä isännöinnin tehtäviin. Tämän mahdollistavat mm. vapaasti muokattavat maksulajit sekä monipuoliset tulosteet. Nova-moniyrityskäsittelyn ansiosta isännöintitoimistojen on helppo käsitellä useita taloyhtiöitä. Vuokrien, vastikkeiden ja maksutavoitteiden kirjaus on nopeaa ja tarvittavat korjaukset pystytään tekemään myös jälkikäteen. Suoritukset voidaan lukea suoraan pankista saatavasta ktl-tiedostosta, tai vaihtoehtoisesti voidaan käyttää manuaalista tapaa. Tulosteena saadaan mm. poikkeamaluettelo sekä maksukehotukset ja korkolaskut. Kirjanpitoaineisto voidaan viedä automaattisiirtona Nova-kirjanpitoon. Isännöitsijän tarpeet on otettu huomioon tulosteissa, kuten isännöitsijäntodistus, osakeluettelo, osakasluettelo, vuokrasopimukset, lainaosuuslaskelma jne. Ohjelmasta on olemassa erillinen kuvaus, joka on saatavilla myynnistämme. Oppilaitokset Nova-ohjelmat ovat käytössä useissa kymmenissä oppilaitoksissa opetusvälineenä. Nova-ohjelmat soveltuvat opetuskäyttöön selkeyden ja helppokäyttöisyyden ansiosta. Oppilaat saavat Novaohjelman avulla kattavan kuvan toiminnanohjausjärjestelmien hyödyntämisestä yrityksissä. Ohjelmaan on suunniteltu opetuskäyttöä helpottavia ominaisuuksia kuten mallitietokanta, jonka avulla oppilaat voivat perustaa opetusympäristöt mallin avulla, jonka opettaja on etukäteen tehnyt. Näin aikaa ei kulu erilaisten perusasioiden perustamiseen ja määrittämiseen. Yhdistykset Yhdistykselle suunnattuja ominaisuuksia ovat jäsenrekisteri, jäsenlaskutus ja kustannuspaikat eri jaosten tai osastojen seurantaan. Jäsenet perustetaan normaalisti asiakaskortistoon. Niille jäsenille, joille lähetetään jäsenmaksuja tms. säännöllisesti, merkitään tuotteet tai palvelut tuotteiksi. Tämän pohjalta voidaan muodostaa laskut automaattisesti halutulle ryhmälle. Jäsenlaskut voidaan muodostaa yhdellä ajolla. Jaksotuksen avulla jäsenmaksut voidaan ajaa vaikka kuukausittain. Mikäli tulostettavia jäsenlaskuja on paljon, kannattaa ne toimittaa postin ekirjeenä, jolloin yrityksen rutiinityöt vähenevät. ekirjeen avulla laskujen toimittaminen vastaanottajalle on nopeaa ja vaivatonta. 80

81 Tilitoimistot Nova-tilitoimistojärjestelmä on käytössä jo yli neljässä sadassa tilitoimistossa kautta maan. Tilitoimistot ovat erilaisia ja ne tarjoavat asiakkailleen erilaisia palveluita. Pienenkin tilitoimiston tulee pystyä tarjoamaan asiakkailleen nykyaikaisia palveluja. Nova-ohjelmien kehityksessä olemme ajatelleet, että paperiton taloushallinto ja sähköinen tiedonsiirto tulee olla pienenkin tilitoimiston ulottuvilla. Tilitoimistot ovat avainasemassa ohjelmistomme kehityksessä. Tilitoimistot ovat yhteistyökumppaneitamme ja ovat mukana ohjelmistomme kehityksessä. Kehitämme Nova-ohjelmia tilitoimistoille suuntaan, josta asiakkaillemme on hyötyä toiminnan tehostumisen myötä. Esimerkiksi tasekirja ja automaattitiliöinnit säästävät huomattavasti tilitoimistoissa käytettävää työaikaa. Tilitoimiston toimintaa sisäisesti tehostaa mm. työtuntien seuraaminen ja automatisoitu laskuttaminen. Asiakkaan liiketapahtumat voidaan siirtää sähköisesti internetin välityksellä suoraan kirjanpitoaineistoksi. Asiakas saa vastaavasti tilitoimiston toimittamat raportit sähköisesti koottuna. Kun Novaohjelmien lisäksi tilitoimisto ottaa käyttöön pankkiohjelman sekä Talgraf-raportointiohjelman, ei tilitoimisto muuta tarvitse ollakseen tehokas ja moderni tilitoimisto. Nova-tilitoimistojärjestelmälle ominaisia piirteitä ovat mm. - ohjelmien käyttö on helppoa - rutiinityöt vievät mahdollisimman vähän aikaa - tiedon siirtäminen asiakkaan ja tilitoimiston välillä voidaan tehdä sähköisesti - tilinpäätöstyöt voidaan tehdä tehokkaasti - tilitoimistolla on helposti käytettävissään tieto työajan käytöstä asiakkaittain, toiminnoittain ja työntekijöittäin Tämän jakson tarkoitus on antaa mahdollisimman kattava kuva Nova-tilitoimistojärjestelmästästä. Koska kirjanpito, palkanlaskenta, laskutus/myyntireskontra ja ostoreskontra ovat oleellinen osa tilitoimistojärjestelmää, lue ensin näistä ohjelmista kertovat kappaleet. Tilikartta -käsittely Novan tilikarttakäsittely on suunniteltu tilitoimistojen näkökulmasta. Mallipohjia on useita ja ne ovat vapaasti muokattavissa. Käyttäjä voi myös itse luoda mallipohjia. Nova-ohjelmat tukevat sekä yleistilijärjestelmää että perustililuetteloa. Jokaisella yrityksellä on mahdollisuus käyttää kahta erilaista tilikarttamallia: kirjanpitokaavaa sekä virallista kaavaa. Tämä laajentaa raportoinnin mahdollisuuksia, sillä kirjanpitokaavan mukaan kirjataan ja raportoidaan ja virallisen kaavan mukaan ainoastaan raportoidaan. 81

82 Valitusta tilikarttapohjasta on mahdollista valita vain tarvittavat tilit aktiiviseksi. Näin ollen turhia tilejä ei tarvitse poistaa tai ne eivät turhaan hidasta tilien hakemista listalta. Puolestaan uutta tiliä tarvitessa voidaan mallipohjasta valita tili aktiiviseksi ajankohdasta riippumatta. Kun käyttäjä perustaa asiakasyrityksen tilikarttaan uuden tilin, voi hän samalla lisätä tilin myös joko kaikkien, samaa mallipohjaa käyttävien tai valittujen yrityksien tilikarttoihin. Mallitietokannat Uusien asiakasyritysten perustamista nopeuttavaksi ominaisuudeksi ohjelmaamme on tehty mallitietokanta -ominaisuus. Tilitoimistossa voidaan määrittää mallitietokannat valmiiksi esimerkiksi osakeyhtiötä, yhdistystä ja asunto-osakeyhtiötä varten erikseen. Mallitietokantaan ladataan valmiiksi tilikartta ja tehdään muut yleiset määritykset. Tällöin uuden yrityksen perustamisen yhteydessä ei tarvitse kuin kertoa uuden yrityksen nimi ja yksilölliset perustiedot. Uuden yrityksen perustaminen vie tilitoimiston aikaa käytännössä siis pari minuuttia. Tasekirja Nova-tasekirja on työkalu, jonka avulla tilitoimisto voi tulostaa asiakkaiden tasekirjat vaivattomasti MS Word -ohjelmaan, jossa tasekirjaa on vielä mahdollista muokata ennen paperille tulostamista. Tasekirjat voidaan lähettää Nova-tilitoimistolinkin avulla erittäin nopeasti ja helposti asiakkaille sähköpostitse. Ohjelmassa on valmiina tarvittavat tasekirjan liitekohdat, joista käyttäjä valitsee, mitä tasekirjaan tulostetaan. Osan tiedoista ohjelma ehdottaa tietokantaan syötettyjen tietojen perusteella. Käyttäjä voi itse muuttaa ja täydentää ohjelman ehdottamia liitetietoja. Liitetietomääritykset voidaan siirtää asiakasyrityksestä toiseen, jolloin säästyy määrityksien tekemiseen kuluvaa työaikaa. Tasekirjaan voidaan liittää jo olemassa olevia dokumentteja, kuten toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja allekirjoitukset. Ohjelma luo kansisivun ja sisällysluettelon ja kokoaa paketin edellä mainituista tiedoista lisäten siihen vielä yrityksen tuloslaskelman ja taseen. Nova-tasekirja on ohjelma, joka avulla tilitoimisto voi nopeuttaa tilinpäätöstöiden tekoa. Nova-tasekirjan avulla voidaan tulostaa yrityksien tasekirjat vaivattomasti. Viimeksi käytetyt tulostusoptiot jäävät talteen, joten seuraavana vuonna tasekirjan tulostaminen on entistä vaivattomampaa. 82

83 Tapahtumien seuranta Nova-tapahtumien seuranta on ohjelma, jonka avulla voidaan seurata tehtyä työaikaa, asiakkaan tapahtumia, muodostaa laskutusaineisto sekä tulostaa raportointeja sisäisen toiminnan kehittämisen tueksi. Työajan nauhoitus Tilitoimiston työntekijä määrittää ohjelmassa ennen töiden aloitusta kenelle asiakkaalle hän tekee töitä ja tekeekö hän esimerkiksi kuukausikirjanpitoa, tilinpäätöstä vai raportointia. Kun työ aloitetaan, napsauttaa työntekijä työajannauhoitus -toiminnon päälle. Nauhoitus voidaan keskeyttää tauon ajaksi ja käynnistää uudestaan, kun töitä jatketaan. Kun työ on valmis, nauhoitus pysäytetään, jolloin tehdystä työstä muodostuu asiakkaan kohdalle tapahtuma. Asiakkaan kaikkia tapahtumia voidaan selata jälkeenpäin. Tapahtumakohtaisesti voidaan määrittää onko työ laskutettava. Tapahtumat Tilitoimisto voi asiakaskohtaisesti tallentaa erilaisia tapahtumia joko työajan nauhoituksen avulla tai kirjaamalla manuaalisesti suoraan Nova-tapahtumien seurantaan. Asiakkaan kanssa käydyt puhelinkeskustelut ja sovitut tapaamiset löytyvät kätevästi samasta ohjelmasta. Kirjattujen tapahtumien perusteella tilitoimisto voi helposti selvittää esimerkiksi kuka on tehnyt asiakkaan kuukausikirjanpidon, koska valvontailmoitus on toimitettu ja paljonko töihin on käytetty aikaa. Ohjelmalla voidaan pitää yllä myös ns. tekemättömien töiden listaa. Esimerkiksi soittopyyntö voidaan välittää toiselle henkilölle tämän avulla, sillä hän näkee soittopyynnön välittömästi omissa tekemättömissä töissään. Raportointi Tapahtumista eli tehdyistä töistä saadaan kattava raportointi, jota voidaan hyödyntää sekä asiakkaiden laskutuksessa että tilitoimiston henkilöresurssien suunnittelussa. Raportit voidaan tulostaa asiakkaittain, töittäin ja työntekijöittäin. Kalenteri Ohjelmassa on myös kalenteri, jonka avulla voidaan budjetoida töitä työntekijöiden kesken. Kalenteri on kaikkien käytettävissä, jolloin siitä näkee kaikkien työntekijöiden työtilanteen. 83

84 Tilitoimistolinkki Usein asiakas hoitaa itse yrityksensä jotain osakirjanpitoa kuten laskutusta. Jos asiakas käyttää siihen taloushallintojärjestelmää, voidaan tiedot useimmiten siirtää tilitoimiston Nova-kirjanpitoon. Jos asiakkaalla on käytössä Nova-ohjelmat, on tiedonsiirto erittäin vaivatonta. Muiden järjestelmien kohdalla kysy siirtomahdollisuutta Nova -edustajaltasi tai Visma Softwarelta. Asiakas muodostaa siirtoaineiston esimerkiksi päivämäärärajauksella kuukauden ajalta, liittää tiedoston sähköpostin liitteeksi ja lähettää sen tilitoimistoon. Tilitoimisto ottaa aineistoon vastaan, lukee sen Nova-kirjanpitoon ja tekee tarvittavat korjaukset. Tilitoimisto voi tulostaa siirretystä aineistosta tarkistuslistan, jonka avulla on helppo muokata siirrettyjä kirjauksia esimerkiksi tiliöintien osalta. Tilitoimistolinkin avulla voidaan lähettää kaikille asiakkaille yhdellä kertaa ainoastaan napin painalluksella kaikki tarvittavat raportit sähköpostin liitteenä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ensin ohjelmassa määritetään ns. raporttijonoja, jotka linkitetään yhteyshenkilöille. Raporttijonoja voi olla useita erilaisia esim. kuukausiraportit, tilinpäätösraportit jne. Valitulta aikaväliltä voidaan lähettää esim. kuukausiraportit yhdellä kertaa kaikille niille henkilöille, jotka ovat linkitettyinä kuukausiraportit -raporttijonoon. Raporttijonot voidaan tulostaa myös paperille. Ominaisuus säästää uskomattoman paljon tilitoimistoissa raportointiin käytettävää työaikaa. Yritys voi muodostaa sähköisen aineiston osakirjanpidoistaan tilitoimistolle, jossa tehdään varsinainen kirjanpito. Raportit voidaan toimittaa erittäin nopeasti ja helposti asiakkaille sähköisessä muodossa. 84