KOTIMAISEN JA ULKOMAISEN KIRJALLISUUDEN HANKINTAPAIKKA

Transkriptio

1 1 KOTIMAISEN JA ULKOMAISEN KIRJALLISUUDEN HANKINTAPAIKKA Hinta ja alennukset Toimitus Pyydämme tarjoustanne Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy:n ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy:n (tilaajat) kirjastoihin hankittavasta kotimaisesta ja ulkomaisesta painetusta kirjallisuudesta vuosille Tarjouksen voi jättää sekä kotimaisesta että ulkomaisesta aineistosta tai vain toisesta (kohde 1: kotimainen kirjallisuus; kohde 2: ulkomainen kirjallisuus). Kirjastoihin hankittava kotimainen ja ulkomainen kirjallisuus on pääasiassa liiketalouden, luonnonvara-alan, sosiaali- ja terveysalan, kulttuurialan, matkailu-, ravitsemis- ja talousalan, yhteiskunta- ja kasvatustieteiden sekä tekniikan eri alojen tietokirjallisuutta. Lisäksi hankitaan vähäinen määrä kaunokirjallisuutta. Kotimaisen ja ulkomaisen kirjallisuuden hankintasuhde on noin 70 / 30. Pyydämme tarjoajaa ilmoittamaan liitteenä 1 olevassa tarjouslomakkeessa tarjotun kirjakorin arvon ja tarjottujen nimekkeiden määrän. Lisäksi pyydämme yksilöimään liitteenä 2 olevassa Excel-taulukossa kirjakorissa tarjottujen kirjojen hinnat ja alennusprosentit (koti- ja ulkomainen kirjallisuus omilla välilehdillä). Lisäksi pyydämme selvittämään, miten alennusprosentit määräytyvät (esim. kustantajien mukaan). Alennusprosenttien tulee olla kiinteät koko sopimuskauden ajan. Kirjakoriin valitut nimekkeet ovat sellaisia, jotka tilaajat ovat äskettäin hankkineet tai jotka ovat parhaillaan hankinnassa tai suunniteltu hankittaviksi. Tilaajat edellyttävät, että he saavat mahdollisissa tulevissa kirjahankinnoissaan samat alennusprosentit saman kustantajan samantyyppisistä kirjoista kuin kirjakorissa tarjotuista. Jos toimittaja tarjoaa markkinoilla tilaajan tilaamia tuotteita alennettuun hintaan, noudatetaan alennettua hintaa siihen asti kunnes alennusmyynti tai kampanja on päättynyt. Tilaaja ei sitoudu hankkimaan koko kotimaisen ja ulkomaisen kirjallisuuden tilauskantaansa tällä kilpailutuksella. Tilaajalla on oikeus hankkia vähäisessä määrin kirjoja myös muilta kuin sopimustoimittajalta. Tilaajien hankintavolyymeihin 2010 voi tutustua KITT-tieteellisten kirjastojen yhteistilastotietokannassa ( Hankittavan aineiston kappalemäärät vaihtelevat vuosittain. Tilaajat edellyttävät, että tarjoaja lähettää toimitukset tilaajien haluamiin toimitusosoitteisiin (liite 3 toimitusosoitelista). Lisäksi tilaajat edellyttävät riittävää toimitustiheyttä, vähintään kaksi kertaa viikossa tapahtuva toimitus.

2 2 Tarjouksessa tulee yksilöidä liitteessä 1 ilmoitetulla tavalla koti- ja ulkomaisen painetun kirjallisuuden toimitusajat sekä mahdolliset erikseen perittävät toimitus- ja muut lähetyskulut (esim. posti- ja rahtikulut). Tilausjärjestelmä ja reklamaatiokäytäntö Tilauksia on voitava tehdä toimittajan verkkopalvelun kautta ja sähköpostitse. Tilaajan on saatava halutessaan listaukset avoimista tilauksistaan. Tarjouksessa tulee kuvata, millainen tilausjärjestelmä tarjoajalla on käytössä. Tilausjärjestelmän tulee olla maksuton. Tarjouksessa tulee selvittää tarjoajan palautusehdot sekä reklamaatiokäytäntö. Tilaajalla tulee olla oikeus palauttaa virheelliset tuotteet toimittajalle veloituksetta. Verkkokauppa ja lisäpalvelut Tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan verkkokaupan www-osoite. Liitteenä 1 olevassa tarjouslomakkeessa tarjoaja ilmoittaa verkkokaupan nimekkeiden määrän tarjouksentekohetkellä. Verkkokaupan palvelujen tulee olla suomen- tai englannin kielellä. Hankinnan arvo ja hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava tavarahankinta, hankintamenettelynä on avoin menettely. Tilaajien arvioitu kirjahankintojen yhteissumma on noin /v (alv 0 %). Osatarjous otetaan huomioon ja hyväksytään hankinnan kohteittain: - kohde 1: kotimainen kirjallisuus - kohde 2: ulkomainen kirjallisuus Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA-tietokannassa Laskutus Otamme vastaan ainoastaan verkkolaskuja. Laskuissa tulee olla mahdollista ryhmitellä laskutettavat asiakkaan tarpeen mukaan, esim. toimipisteittäin, kustannuspaikoittain jne. Tarjouksessa tulee mainita, miten ja milloin laskutus tapahtuu. Laskutuslisät ovat kiellettyjä. Tarjouksesta on myös käytävä ilmi, onko laskuja mahdollista jaksottaa tilaajan haluamalla tavalla (esim. laskutus kerran kuukaudessa). Laskutuksen on tapahduttava euromääräisinä laskuina veroerittelyineen. Valitun palveluntuottajan kanssa voidaan sopia koontilaskutuksesta. Maksuehto 21 pv netto tai edullisempi. Viivästyskorko on enintään voimassa olevan korkolain mukainen. Toimitusehto

3 3 TOP (toimitettuna perille) FIN01 Kymenlaakson ja Mikkelin ammattikorkeakoulujen toimipisteisiin. Toimituspaikkalista liitteenä 3. Muut edut Tarjoukseen voidaan liittää tarjoajan muut mahdolliset maksuttomat edut ja palvelut. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan tulee olla rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoaja, jolla ei katsota olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoittautumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajan kelpoisuuden osoittamiseksi tarjoukseen tulee liittää täytettynä ja allekirjoitettuna Liite 4 (Tilaajavastuulomake). Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden ja vähimmäisvaatimusten täyttymisen arviointi Tarjouksen tulee olla sisällöltään tarjouspyynnön ehtojen mukainen. Tarjouksen tulee sisältää kaikki vaaditut selvitykset tullakseen huomioiduksi tarjouskilpailussa. Tarjousten ehdottomat vähimmäisvaatimukset on esitetty alla: 1. Tarjousten ehdottomat vähimmäisvaatimukset Kirjojen toimitustiheyden tulee olla vähintään kaksi kertaa viikossa Kirjat tulee toimittaa tarjouspyynnössä ilmoitettuihin toimitusosoitteisiin Tilausjärjestelmän tulee olla maksuton Laskutus tulee tapahtua verkkolaskutuksena Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus. Vertailun perusteella valitaan yksi toimittaja kotimaiselle kirjallisuudelle ja yksi ulkomaiselle kirjallisuudelle. Tarjousten vertailussa käytetään sekä koti- että ulkomaisen kirjallisuuden osalta seuraavia arviointikriteerejä: 1. Hinta, painoarvo 60 %

4 4 Vertailussa hintaliitteiden mukainen halvin tarjouskorin kokonaishinta saa painoarvon 60 %. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (laskentakaava: halvin hinta/vertailtava hinta * 60). Mikäli jotain tuotetta ei ole tarjottu, tullaan vertailussa käyttämään kalleinta tässä hankintamenettelyssä tarjottua hintaa ko. tuotteesta. 2. Palvelun laatu, painoarvo 40 % Julkaistun aineiston toimitusaika työpäivinä (ei viikkoina), painoarvo 25 % Nopein toimitusaika on aika tilauksen tekemisestä siihen kun tavara on perillä tilaajalla. Tilauksen tekemishetkeksi katsotaan sähköpostitilauksen tai verkkokauppatilauksen lähetyshetki. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa nopeimpaan (laskentakaava: nopein toimitus/vertailtava toimitus * 25). Toimitus/lähetyskulut, painoarvo 10 % Vertailussa pienimmät toimitus/lähetyskulut saavat painoarvon 10. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (laskentakaava: halvin toimituskulu/vertailtava toimituskulu * 10). Verkkokaupan nimekkeiden määrä, painoarvo 5 % Vertailussa suurimman nimekemäärän omaava tarjous saa painoarvon 5. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa suurimpaan (laskentakaava: suurin nimekemäärä/vertailtava nimekemäärä* 5). Tarjousten vertailu tapahtuu liitteenä 1 olevalle yhteenvetolomakkeelle merkittyjen tietojen perusteella. Mikäli tarjouksessa esitetään hintoja tai toimitusaikoja tai verkkokaupan nimekemääriä vaihteluväleinä (esim. hintahaarukka tai aikaväli), vertailussa otetaan huomioon kallein hinta, pisin toimitusaika ja pienin verkkokaupan nimekemäärä. Tarjouksen voimassaolo Tarjousten tulee olla sitovina voimassa saakka. Hankintapäätös ja -sopimus Kumpikin mukana oleva tilaaja tekee koti- ja ulkomaisen kirjallisuuden hankinnasta omat päätökset ja omat sopimukset, jotka ovat voimassa Määräaikaisina sopimukset päättyvät ilman irtisanomista. Kymenlaakson ja Mikkelin ammattikorkeakoulut tekevät tiivistyvää rakenteellista yhteistyötä. Mikäli sen seurauksena näiden ammattikorkeakoulujen organisaatiomalli muuttuu sopimuskautena, tilaajat varaavat oikeuden sopimuksen tarkistamiseen. Tilaajalla on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. Mikäli kilpailutuksen voittaneen toimittajan toimituskyvyssä tapahtuu olennaisia muutoksia, tilaajat varaavat oikeuden sopimuksen tarkistamiseen.

5 5 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tärkeysjärjestyksessä: 1. hankintasopimus 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Tavarat) 4. tarjous liitteineen Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan sähköinen yhteystieto hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Hankinnan seuranta Tarjousten jättöaika Hankintahintojen ja palvelun toteutumista seurataan vuosittaisin tapaamisin ja seurantaraportein, jotka tulee toimittaa tilaajille kaksi kertaa vuodessa. Suomenkielisten tarjousten tulee olla perillä klo mennessä joko postitse tai sähköpostitse. Postiosoite: Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy MIKKELI Kuoreen tulee merkitä hankinnan tunnus KIRJATARJOUS Sähköpostiosoite: Sähköpostin otsikkokenttään tulee merkitä hankinnan tunnus KIRJATARJOUS Tarjouksen jättäjän tulee varmistaa, että tarjous ehtii saapua edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen ennen määräajan päättymistä. Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty, tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjousasiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne on liitettävä tarjoukseen erillisellä liitteellä, joka varustetaan maininnalla luottamuksellinen. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia.

6 6 Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Tavarat), at.pdf. Tarjoukseen ei ole sallittua liittää tarjoajan omia sopimusehtoja. Yhteyshenkilö Hankintaa koskevat lisäselvityspyynnöt tai huomautukset tarjouspyynnön sisällöstä on lähetettävä kirjallisina sähköpostitse klo mennessä osoitteeseen: Yhteenveto hankintaa koskevista tiedusteluista ja annetuista vastauksista julkaistaan osoitteessa Tässä yhteenvedossa julkistetuista vastauksista ja lisämäärityksistä tulee osa tarjouspyyntöä ja tarjoajien tulee ottaa nämä huomioon tarjousta tehdessään. Marja-Leena Saarinen kirjasto- ja tietopalveluiden johtaja Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy LIITTEET 1. Tarjouslomake 2. Kirjakori 3. Luettelo toimitusosoitteista 4. Tilaajavastuulomake