Voiko palvelua yhdistää esimerkiksi muihin taloushallinto-ohjelmiin? Palvelua ei voi yhdistää vielä muihin taloushallinto-ohjelmiin.

Transkriptio

1 FAQ / UKK Palvelun käyttöönotto Mitä investointeja ja hankintoja minun tarvitsee tehdä? Sonera Laskuta on Internetissä toimiva laskutuspalvelu, jonka käyttöönotto ei vaadi laiteinvestointeja eikä erillisen ohjelmiston lataamista. Palvelua voi käyttää Internet-selaimen kautta joko tietokoneella tai Internet-käyttöön soveltuvalla matkapuhelimella. Palvelua suositellaan käytettäväksi ensisijaisesti Firefox, Opera ja Safari -selaimilla. Mikäli käytät Internet Exploreria, suosittelemme versiota IE 8. Palvelun satunnaiskäyttö ei vaadi minkäänlaisia investointeja, mutta halutessasi rekisteröityä palvelun käyttäjäksi sinun tulee maksaa palvelun kuukausimaksu, jota vastaan saat rekisteröityneen käyttäjän lisäominaisuudet. Voiko palvelua yhdistää esimerkiksi muihin taloushallinto-ohjelmiin? Palvelua ei voi yhdistää vielä muihin taloushallinto-ohjelmiin. Voinko siirtää jo olemassa olevan asiakas- ja/tai tuoterekisterin palveluun? Mikäli haluat siirtää rekisterisi palveluun, ota meihin yhteyttä asiakastuki-lomakkeella, niin voimme sopia rekisterien siirtämisestä. Valitse palautteen aiheeksi Asiakaspalaute. Rekisteröityminen ja käyttäjätili Mitä teen, jos en muista käyttäjätunnustani? Käyttäjätunnuksesi on rekisteröitymisen yhteydessä antamasi sähköpostiosoite.

2 Unohdin salasanani. Mitä teen? Mikäli unohdit valitsemasi salasanan, paina etusivulta linkkiä Unohditko salasanasi?. Kirjoita sähköpostiosoitteesi, jolla rekisteröidyit palveluun. Toiminto lähettää sähköpostiisi linkin, jota painamalla pääset vaihtamaan salasanasi. Voiko käyttäjätunnuksia käyttää muut yrityksemme työntekijät? Käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia ja käyttäjä vastaa itse tunnuksien luovuttamisesta muiden yrityksen työntekijöiden käyttöön. Miten voin lisätä saldoa tililleni? Voit lisätä saldoa tilillesi painamalla Osta palvelu- ja käyttömaksuja. Maksuvaihtoehtoja ovat luottokortti ja tekstiviesti. Voit ostaa joko palvelumaksuja (kuukausiperusteinen käyttäjätilimaksu) tai käyttömaksuja (lähettämiesi laskujen postituksiin). Mitä tapahtuu kun kuukausimaksukausi loppuu? Rekisteröitynyt käyttäjä pääsee kuuden kuukauden ajan palveluun katsomaan omia tietojaan, vaikka kuukausimaksukausi olisi päättynyt. Laskun luominen ja lähettäminen kuitenkin estyvät viimeisen maksetun kuukausimaksujakson päättyessä. Maksamalla kuukausimaksun pääset jälleen käyttämään käyttäjätiliäsi normaalisti. Kuuden kuukauden käyttämättömyyden jälkeen et enää pääse kirjautumaan tilillesi. Ottamalla yhteyttä asiakastukeen käyttäjätilisi voidaan aktivoida uudelleen käyttöön. Mikäli palvelua ei lainkaan käytetä, rekisteröityneen asiakkaan palveluun kirjaamia tietoja säilytetään 12 kuukauden ajan, jonka jälkeen käyttäjätili poistetaan palvelusta. Kuinka voin lopettaa palvelun käyttämisen? Halutessasi lopettaa palvelun käytön ota yhteyttä asiakaspalveluun ja kerro, että haluat tietosi poistettavan palvelusta. Mikäli sinulla on jäänyt käyttäjätilillesi saldoa, katso seuraava kysymys. Kun lopetan palvelun käytön, mitä tapahtuu käyttäjätililleni tallennetuille rahoilleni? Jos haluat lopettaa palvelun käytön tai irtisanoa palvelun ja sinulla on käyttäjätilillä palautettavaa saldoa (yli 5,00 saldoa), tulee sinun ilmoittaa siitä palvelun sivuilla sijaitsevalla yhteydenottolomakkeella. Käyttäjätilillä oleville varoille ei makseta korkoa.

3 Käyttöliittymä Millä selaimilla palvelu toimii? Palvelua suositellaan käytettäväksi ensisijaisesti Firefox, Opera, Chrome ja Safari selaimilla. Mikäli käytät Internet Exploreria, suosittelemme versiota IE 7 ja 8. Evästeiden on oltava päällä palvelua käytettäessä. Laskun luominen ja laskun tiedot Miten liitetiedosto vaikuttaa laskun lähettämisen hintaan? Postin kautta lähetettyyn laskuun lisätystä liitetiedostosta veloitetaan hinnaston mukainen lisäsivun maksu. Sähköisesti lähetettäessä liitetiedosto ei vaikuta laskun lähettämisen hintaan, mutta liitetiedosto menee perille vain mikäli se lähetetään TEAPPS muodossa. Miten lataan laskulle logon? Rekisteröitymätön käyttäjä lataa logon laskulle sen luonnin yhteydessä istuntokohtaisesti. Logo liitetään laskulle painamalla Selaa/Browse nappia (riippuu selaimen kieliasetuksista). Rekisteröitynyt käyttäjä tallentaa palveluun yrityksensä logon käyttäjätililleen ja valitsee jo tallennetun logon laskulle laskun luonnin yhteydessä. Logon hyväksytyt tiedostomuodot ovat.jpg.gif.tiff ja.pgn. tiedostoja. Ladattavan kuvan suositeltava koko on 1024 x 275 pikseliä. Logon maksimikoko on 1Mb. Miten laskun numero ja viitenumero muodostuvat? Rekisteröitymätön käyttäjä kirjaa laskulle laskun numeron. Rekisteröityneelle käyttäjälle palvelu luo laskunumerot automaattisesti käyttäjän ilmoittamasta numerosta alkaen. Laskunumero muodostuu rekisteröityneen käyttäjän lähettämään laskuun vasta kun lasku on lähetetty. Viitenumero täytyy kirjata laskulle aina itse. Mihin Vapaa teksti kenttä on tarkoitettu? Vapaa teksti -kenttään voit kirjoittaa haluamasi tekstin, esimerkiksi asiakastervehdyksen, tiedotteen tai mainoksen. Kenttään mahtuu enintään 400 merkkiä. Teksti sijoittuu tuoterivien alle.

4 Mihin Tilausviite kenttä on tarkoitettu? Tilausviite kenttään voit kirjata tarkemmat tiedot laskutettavasta tilauksesta. Tilausviitekenttään mahtuu enintään 40 merkkiä. Mitä tarkoittaa IBAN? Se on pankkitilinumerosi kansainvälisessä muodossa. Löydät sen helpoiten tiliotteestasi. Voit myös käydä tarkistamassa sen oman pankkisi verkkosivuilta. Verkkolaskuissa ja e-laskuissa IBAN-koodin käyttö tulee pakolliseksi alkaen. Mitä tarkoittaa verkkolaskutunnus? Palvelussa tällä tarkoitetaan sekä EDI/OVT-tunnusta että FI-alkuista verkkolaskutunnusta. Miten voin luoda hyvityslaskun? Hyvityslaskun voi luoda kirjaamalla joko hinnan tai kappalemäärän miinusmerkkiseksi. Kun laskun summa on miinusmerkkinen, laskun otsikoksi muodostuu automaattisesti Hyvityslasku. Mitä tarkoittaa BIC? BIC (SWIFT) on pankin yksilöivä tunniste. Suomalaisten pankkien BIC koodit: NDEAFIHH Nordea Pankki HELSFIHH Aktia OKOYFIHH OKO Pankki Oyj AABAFI22 Ålandsbanken DABAFIHH Sampo Pankki HANDFIHH Handelsbanken ESSEFIHX Skandinaviska Enskilda Banken DABAFIHX Danske Bank DNBAFIHX DnB NOR Bank TAPIFI22 Tapiola Pankki SWEDFIHH Swedbank SBANFIHH S-Pankki Miten löydän saajan IBAN:in tai BIC:in? Löydät ne helpoiten saajan pankin verkkosivuilta.

5 Mihin tarkoitukseen Ryhmät on tarkoitettu ja miten käytän niitä? Rekisteröityneenä käyttäjänä voit luoda palvelussa asiakas- ja tuoteryhmiä, joita voit käyttää helpottamaan tuotteiden ja asiakkaiden lajittelua. Miten saan selville asiakkaani verkkolaskuosoitteen? Rekisteröityneenä käyttäjänä voit Laskuta-palvelun avulla hakea asiakkaasi verkkolaskuosoitteen y-tunnuksen avulla. Kun tallennat asiakkaan tietoja asiakasrekisteriin, täytä asiakkaasi y-tunnus sille varattuun kohtaan. Tämän jälkeen voit painaa verkkolaskuosoitteen perässä olevaa Hae-nappia, jolloin palvelu etsii sinulle automaattisesti y- tunnukseen kuuluvan verkkolaskuosoitteen. Jos osoitteita on useita, näet listauksen, joista voit valita haluamasi osoitteen. Hain asiakkaani verkkolaskuosoitetta palvelun kautta. Palvelu näytti listauksen osoitteista, mutta yhtäkään osoitteista ei ollut mahdollista valita, vaan palvelu ilmoitti Erillinen verkkolaskusopimus puuttuu. Mitä tämä tarkoittaa? Jos asiakkaasi käyttää verkkolaskujen välittämiseen verkkolaskuoperaattoria, on sinun mahdollista lähettää hänelle verkkolaskuja suoraan ilman erillistä sopimusta. Jos asiakkaasi käyttää verkkolaskujen välittämiseen pankkia, vaaditaan myös verkkolaskun lähettäjältä pankin kanssa erillinen sopimus. Tällaisessa tapauksessa sinun tulee ottaa yhteys ko. pankkiin (näkyy verkkolaskuosoitteen listauksessa operaattori-kohdassa) ja tehdä sopimus pankin kanssa. Sopimuksen tehtyäsi ilmoita siitä Laskuta-palvelun asiakaspalveluun asiakaspalaute-lomakkeella, niin palvelussa kytketään sinulle mahdollisuus lähettää verkkolaskuja myös ko. pankkia verkkolaskujen välittämiseen käyttäville asiakkaille. Miten tallennan laskun omalle koneelleni? Rekisteröimättömän käyttäjän tulee tallentaa laskut omalle koneelleen esikatselun kautta ennen niiden lähetystä. Ostoskori tyhjenee laskujen lähetyksen jälkeen. Rekisteröitynyt käyttäjä voi tulostaa tulostaa laskun itselleen myös lähetyksen jälkeen. Huomioithan lakisääteisen arkistointivelvoitteen kuusi vuotta plus kuluva vuosi. Voinko tulostaa laskun itse? Voit halutessasi tulostaa esikatselussa avatun laskun. Tällöin laskulla näkyy vesileima. Lasku lähetetään asiakkaalle aina myös palveluntarjoajan toimesta. Palveluntarjoajan lähettämälle laskulle ei tulostu vesileimaa.

6 Onko postitse lähtevä laskun sivumääriä rajoitettu? Lähetettävän laskun sivujen määrä ei voi ylittää kuutta sivua; tästä liitteen osuus on 4 sivua. Miten kauan kestää, ennen kuin postitse lähetetty lasku on perillä laskunsaajalla? Arkisin ennen klo 11 lähetetyksi merkityt laskut siirtyvät tulostukseen ja Itella Oyj:n (Suomen Postin) jakeluun. Laskut toimitetaan ensimmäisen luokan kirjeinä. Kirjeen kannosta kotimaassa vastaa Itella Oyj (Suomen posti) normaalien postituskäytäntöjen mukaisesti. Ensimmäisen luokan kirjeet jaetaan vastaanottajille pääsääntöisesti postitusta seuraavana työpäivänä. Miten saan toimitettua palvelussa tekemäni laskut tilitoimistolle? Voit rekisteröimättömänä käyttäjänä tallentaa ja tulostaa laskut esikatselussa ja toimittaa ne haluamallasi tavalla tilitoimistolle. Rekisteröityneenä käyttäjänä voit lisäksi tallentaa ja tulostaa laskuja Prosessissa, Avoimet laskut sekä Suljetut laskut välilehdissä. Laskutustavat Voinko lähettää laskuja myös ulkomaille? Laskun lähtiessä Suomen rajojen ulkopuolelle voit lähettää ainoastaan paperi- ja sähköpostilaskuja. Laskuformaatit ovat kuitenkin Suomessa noudatettavien käytäntöjen mukaiset. Maksaminen Mitkä ovat palvelun käytön maksutavat? Sonera Laskuta -palvelun maksutapoina ovat tekstiviesti- ja luottokorttimaksaminen. Tarkemmat ohjeet maksamisesta löydät palvelun käyttöohjeesta.

7 Palvelun luotettavuus ja tietosuoja Mihin Sonera Laskuta -palvelun tiedot ja varmuuskopiot tallentuvat? Palvelu toimii tietoturvallisessa ympäristössä ja palvelun tiedot tallennetaan kahdennettuun tietokantaan. Tämän lisäksi palvelussa toimii varmuuskopiointi tietojen saatavuuden varmistamiseksi. Voivatko laskut hukkua matkalla? Kaikkea palveluun tulevaa materiaalia voidaan seurata kirjekohtaisesti tulostuksesta Itella Oyj:n (Suomen Posti) jakelukeskukseen saakka. Manuaalinen kirjeenkanto toimii normaalien postituskäytäntöjen mukaisesti. Mitä teen, jos vastaanottaja väittää, ettei ole saanut palvelun kautta lähettämääni laskua? Rekisteröityneenä asiakkaana tarkista ensin, näkyykö lasku käyttäjätilisi laskuarkistossa. Mikäli lähetettyä laskua ei löydy tai se näkyy lähetettynä, ota yhteys Asiakastukeemme. Pyydämme ilmoittamaan käyttäjätunnuksesi ja laskun tiedot (viitenumero, laskun loppusumma, laskun numero, laskutettava asiakas, lähetyspäivä, kellonaika sekä laskun lähetystapa) vian selvittämiseksi. Rekisteröimättömän käyttäjän olisi suositeltavaa tallentaa laskut ennen lähettämistä. Näin mahdollisten virheiden selvittäminen on paljon helpompaa ja sinulle jää tosite lähetetystä laskusta. Ota tällöin myös yhteys Asiakastukeemme. Pyydämme ilmoittamaan käyttäjätunnuksesi ja laskun tiedot (viitenumero, laskun loppusumma, laskun numero, laskutettava asiakas, lähetyspäivä, kellonaika sekä laskun lähetystapa) vian selvittämiseksi. Voiko joku lukea tietoliikennettä tietokoneeni ja palvelun välillä? Liikenne yksittäisen käyttäjän tietokoneen ja Sonera Laskuta -palvelun välillä on salattu SSL-salauksella. Tätä samaa salausta käytetään yleisesti mm. pankkien tietoliikenteen salauksessa. Salausta on pääsääntöisesti käytännössä mahdotonta murtaa siten että liikenteen tietoja voisi hyödyntää. Avoimessa Internet-verkossa tietoliikennettä voi seurata myös ulkopuoliset, esimerkiksi jos palvelua käytetään langattoman verkon (WLAN) kautta. Varmista, että käyttämäsi yhteys on suojattu esimerkiksi salasanalla.

8 Vikatilanteet Mitä teen, jos palvelu on alhaalla? Palvelussa saattaa olla väliaikainen käyttökatko esimerkiksi palvelun ylläpito- tai päivitystöiden takia, tällöin etusivulla on tiedote huoltokatkosta. Palaa palveluun takaisin myöhemmin. Mikäli palvelu on kokonaan alhaalla, ota yhteyttä Helpsonin Vikapalveluun puhelinnumeroon (pvm/mpm) ma-pe 8-21 la Mitä teen, jos yhteys katkeaa kesken laskun teon? Odota kunnes yhteys palaa takaisin. Rekisteröitymätön käyttäjä joutuu aloittamaan laskun luonnin alusta. Mikäli evästeet ovat päällä, selaimesi muistaa osan syöttämistäsi tiedoista. Rekisteröityneen käyttäjän syöttämät tiedot säilyvät palvelussa, mikäli laskun on ehtinyt tallentaa luonnoksiin. Mitä teen, jos lähetin virheellisen laskun? Rekisteröitynyt käyttäjä voi muokata laskuja niin kauan kunnes ne ovat lähetetty ja siirtyneet Avoimet välilehdelle. Muokattavissa olevat laskut löytyvät "Luonnokset" tai Prosessoinnissa -välilehdeltä. Laskut tulee tarkistaa huolellisesti ennen niiden lähettämistä. Virheellisiä sähköposti- tai verkkolaskuja ei voi enää lähettämisen jälkeen peruuttaa, paperilaskut lähtevät eteenpäin joka arkipäivä klo 11:00. Jos kyseessä on paperilasku ja lähetys halutaan peruuttaa, voit ottaa yhteyttä asiakastukeemme ja voimme vielä peruuttaa lähetyksen, mikäli laskua ei ole vielä postitettu. Mitä teen jos maksun yhteydessä saan tekstiviestin Sonera Laskuta: Palvelussa tapahtui virhe, maksua ei veloitettu Laskua ei tällöin ole lähetetty, eikä maksua veloitettu. Tee lasku uudelleen ja täytä tiedot huolellisesti. Syynä voi olla esimerkiksi liian iso liite, virheellinen vastaanottajan sähköpostiosoite tms. Jos et edelleenkään saa laskua lähetettyä, otathan yhteyttä asiakastukeemme. Asiakastuki Keneen otan yhteyttä, jos haluan käyttöopastusta palvelun käytössä? Voit ottaa yhteyttä Helpsonin käyttöopastukseen puhelinnumeroon hinta 1,99e/min + pvm/mpm. Palvelusta on olemassa myös käyttöopas, jonka löydät palvelun etusivulta. Tuotesivulta

9 löydät sekä rekisteröityneen että rekisteröitymättömän käyttäjän käyttöoppaat. Keneen otan yhteyttä, jos haluan antaa palautetta tai tehdä reklamaation? Asiakastuki linkin kautta voit lähettää asiakaspalautteen, reklamaation, vikailmoituksen tai muun pyynnön.