Sonera Bill. Käyttöohjeet

Transkriptio

1 Sonera Bill Käyttöohjeet 1/9 Sonera Bill Käyttöohjeet 06/2011

2 Sonera Bill on mobiilisovellus, joka toimii iphone ja ipad -laitteissa. Se synkronoituu automaattisesti Sonera Laskuta -palvelun kanssa verkkoyhteyden ollessa päällä. Palvelua voi käyttää myös offline-tilassa. Sovelluksen käyttö vaatii internetyhteyden vain synkronoitaessa. Voit synkronoida sovelluksen aina ollessasi jossain muussa kuin etusivunäkymässä painamalla vasemmassa alareunassa olevaa synkronointi-kuvaketta. Sonera Bill -mobiilisovelluksessa on käytettävissä kaikki samat tiedot kuin Sonera Laskuta -webpalvelussa. Asiakas- ja tuoterekisteri sekä kaikki laskut ja omat tiedot ovat samat molemmissa käyttöpäätteissä. Tietoja voi päivittää ja laskut lähettää kummastakin näistä. Lisäominaisuutena Sonera Bill tarjoaa Aika-ominaisuuden, jolla kirjaat tai nauhoitat työhön käytettyä aikaa, ja siirrät sen kätevästi laskutettavaksi tiedoksi laskulle. Kirjautuminen palveluun Kirjaudu sovelluksella sisään palveluun antamalla Sonera Laskuta -palvelun käyttäjätunnus ja salasana. Omat tiedot Yritykseni Täällä voit määrittää ja muokata yrityksesi perustietoja. Osoitetiedot Nimi: Nimitäydenne: Osoitetiedot: Yrityksesi nimi Voit halutessasi lisätä yrityksesi nimelle tarkenteen, joka sijoittuu yrityksen nimen perään, esim. osasto. Kirjaa yrityksesi viralliset yhteystiedot, jotka näkyvät laskulla. Yhteystiedot Puhelinnumero ja faksinumero: Kirjaa yrityksesi viralliset yhteystiedot, jotka näkyvät laskulla. Sähköpostiosoite: Tämä näkyy myös laskulla yrityksesi tiedoissa ja sähköpostilaskussa laskun lähettäjänä. Kotisivu: Kirjaa mahdollinen kotisivuosoitteesi, joka näkyy myös laskulla. Tunnistetiedot Y-tunnus: Kirjaa mahdollinen y-tunnus. Verkkolaskuosoite: Kirjaa mahdollinen OVT tai e-laskutunniste. Pankkitilit Täältä näet palvelussa käytössäsi olevat pankkitilit. Laskupohjaan voit valita minkä tahansa palvelussa käytössä olevista tileistä. Oletuksena käytetään listalla ensimmäisenä olevaa tilinumeroa. Voit lisätä uuden tilinumeron painamalla +-merkkiä ja antamalla IBAN-tilinumeron sekä pankin BIC-tunnuksen. Voit muokata jo tallennettuja tilinumerotietoja sekä poistaa tilinumeroita. 2/9 Sonera Bill Käyttöohjeet 06/2011

3 Tilinumeron poistaminen Paina Muokkaa-nappia ollessasi tilinumerolistauksessa. Tilinumeroiden eteen ilmestyy nyt punaiset merkit; painamalla merkkiä saat näkyviin Poista-napin, jota painamalla tilinumero poistetaan listalta. Voit poistaa tilinumeron tietoineen sen ollessa valittuna aktiiviseksi painamalla roskakorin kuvaa ja valitsemalla Poista. Asetukseni Voit määrittää käyttäjätiliä käyttävän henkilön nimen täällä painamalla Muokkaa-nappia. Täällä näkyy käytössä oleva käyttäjätunnus. Voit vaihtaa salasanasi painamalla Muokkaa-nappia ja kirjoittamalla ensin tämänhetkisen salasanasi Nykyinen salasana -kenttään, ja uuden salasanan molempiin Uusi salasana -kenttiin ja painamalla Tallenna-nappia.. Täältä näet myös käyttämäsi sovelluksen versionumeron. Palvelun käyttöohjeet sekä käyttöehdot ovat luettavissa täällä. Käyttäjätilin tiedot Täältä näet käyttäjätilisi tilan, kun maksutapana palvelussa on Ladattava käyttäjätili: Tilin erääntymispäivä: Päivämäärä, johon asti palvelumaksu maksettu Saldo: Käytettävissä oleva käyttömaksusaldo Laskulla laskuttaminen: Tilin erääntymispäivä: Ei koskaan Saldo: Seuraavalle laskulle kertynyt käyttömaksujen saldo (koska summa laskutetaan laskulla jälkikäteen, se näkyy kertymässä miinusmerkkisenä) Kirjanpitotapahtumissa on listattuna tilisi tapahtumat eli ladatut ja veloitetut maksut. Päiväys kertoo milloin tapahtuma on suoritettu. Veloitus: Tapahtumaan käytetty summa Tilillepano: Tilille ladattu summa Viesti: Tarkenne veloituksen tai latauksen kohdistuksesta. Tyyppi: Palvelumaksut ovat kuukausiperusteisia käyttäjätilimaksuja. Käyttömaksut ovat laskujen lähetyksiin liittyviä maksuja. Kirjaudu ulos Kirjaudu ulos ja sulje sovellus: Painamalla tästä käyttäjätunnuksesi kirjataan ulos. Tuote-, asiakas- ja laskutietoja ei tallenneta puhelimen muistiin; seuraavalla kerralla kirjautuessasi päivitetyt tiedot synkronoidaan palvelimelta sovellukseen. Uloskirjautumisen jälkeen sulje sovellus. Sovelluksen sulkeutumisen varmistaminen (moniajoa tukevilla laitteilla): 1. Mene Koti-valikkoon. 2. Paina kaksi kertaa Koti-näppäintä nopeasti, alas avautuu käynnissä olevat sovellukset. 3. Paina pitkään Sonera Laskuta -sovellusta niin kauan, että kuvakkeet alkavat täristä ja niiden yläkulmaan ilmestyy punainen merkki. 4. Paina punaisesta merkistä, niin sovellus sulkeutuu. 3/9 Sonera Bill Käyttöohjeet 06/2011

4 Asiakkaat Luo asiakas Luo asiakas painamalla + -merkkiä. Täytä asiakkaan tiedot: Laskutusosoite Nimi: Yrityksen nimi Nimitäydenne: Voit halutessasi lisätä yrityksen nimelle tarkenteen, joka sijoittuu yrityksen nimen perään, esim. osasto. Asiakasnumero: Täytä halutessasi asiakkaan yksilöintitiedoksi asiakasnumero Osoitetiedot: Kirjaa asiakkaan.osoitetiedot. Paperilaskut lähtevät tähän osoitteeseen. Yhteystiedot Puhelinnumero ja faksinumero: Kirjaa yrityksen yhteystiedot. Sähköpostiosoite: Jos lähetät asiakkaalle sähköpostilaskuja, ne lähetetään tähän osoitteeseen. Tunnistetiedot Y-tunnus: Kirjaa mahdollinen y-tunnus. Verkkolaskuosoite: Kirjaa mahdollinen OVT tai e-laskutunniste. Muokkaa asiakkaita Valitse ensin muokattava asiakas. Paina tämän jälkeen Muokkaa-nappia. Painamalla haluamaasi kenttää pääset muokkaamaan sen tietoja. Tallentaaksesi tehdyt muutokset paina Tallenna-nappia. Kumotaksesi tehdyt muutokset paina Kumoa-nappia. Asiakkaan poistaminen Paina Muokkaa-nappia ollessasi asiakaslistauksessa. Asiakkaiden eteen ilmestyy nyt punaiset merkit; painamalla merkkiä saat näkyviin Poista-napin, jota painamalla asiakas poistetaan rekisteristä. Voit poistaa asiakkaan myös ollessasi muokkaustilassa, ja painamalla roskakorin kuvaa ja valitsemalla Poista. Asiakkaan suosikiksi lisääminen Lisätäksesi asiakkaan sovelluksen etusivulle, paina kirjaa kuvaavaa nappia ja valitse Tallenna kirjanmerkkeihin. Tuotteet Luo tuote Luo tuote painamalla + -merkkiä. Täytä tuotteen tiedot: Anna tuotteelle nimi. Lisää halutessasi tuotenumero, joka näkyy laskulla. Valitse yksikkö. Anna veroton hinta ja valitse arvolisäveroprosentti, niin palvelu täyttää verollisen hinnan. 4/9 Sonera Bill Käyttöohjeet 06/2011

5 Tallentaaksesi tehdyt muutokset paina Tallenna-nappia. Kumotaksesi tehdyt muutokset paina Kumoa-nappia. Muokkaa tuotetta Valitse ensin muokattava tuote. Paina tämän jälkeen Muokkaa-nappia. Painamalla haluamaasi kenttää, pääset muokkaamaan sen tietoja. Tallentaaksesi tehdyt muutokset, paina Tallenna-nappia. Kumotaksesi tehdyt muutokset, paina Kumoa-nappia. Tuotteen poistaminen Paina Muokkaa-nappia ollessasi tuotelistauksessa. Tuotteiden eteen ilmestyy nyt punaiset merkit; painamalla merkkiä saat näkyviin Poista-napin, jota painamalla tuote poistetaan rekisteristä. Voit poistaa tuotteen myös ollessasi muokkaustilassa painamalla roskakorin kuvaa ja valitsemalla Poista. Tuotteen suosikiksi lisääminen Lisätäksesi tuotteen sovelluksen etusivulle paina kirjaa kuvaavaa nappia ja valitse Tallenna kirjanmerkkeihin Laskut Luo lasku Luo lasku painamalla laskulistausnäkymässä +-merkkiä. Ostaja: Valitse laskutettava asiakas asiakasrekisteristä. Tilausviite (max. 40 merkkiä): Kirjaa halutessasi laskulle tilausviite. Voit kirjata tähän mm. tilausnumeron tai kustannuspaikan. Laskun rivit Saat lisättyä laskulle tuotteen painamalla Lisää rivi -painiketta. Valitse tämän jälkeen tuote tuoterekisteristä painamalla laatikkoa valitse. Määritä sitten laskutettava kappalemäärä. Palvelu laskee riville hinnan ja alv:n yksikköhinnan tietojen perusteella. Mikäli haluat tehdä hyvityslaskun, määritä kappalemäärä negatiiviseksi. Tällöin laskun otsikoksi muodostuu Hyvityslasku. Yhteensä-riville muodostuu kaikkien laskurivien yhteissumma verollisena ja verottomana. Muokkaa halutessasi päiväystä tai viivästyskorkoa (oletuksena viivästyskorkolain mukainen korko, mikäli käytät muuta korkoa kuin 8%, sinulla tulee olla siitä erillinen sopimus asiakkaasi kanssa) Laskutuskieli: Valitse laskun kieleksi joko suomi, ruotsi tai englanti. Pankkitili: Valitse laskulla näkyvä saajan tilinumero. Viitenumero: Voit antaa laskulle haluamasi viitenumeron (vähintään kolme numeroa). Tarkistenumero lisätään, kun painat Lisää tarkiste - nappia. Jos jätät viitenumero-kohdan tyhjäksi, viite muodostetaan laskunumerosta, joka muodostuu kun lasku lähetetään. Maksuehto/eräpäivä: Muuta halutessasi maksuehtoa tai eräpäivää. Vapaa teksti (max. 400 merkkiä) Tähän voit kirjoittaa haluamasi tekstin, esimerkiksi tiedotteen tai mainoksen asiakkaalle. Teksti sijoittuu tuoterivien alapuolelle. 5/9 Sonera Bill Käyttöohjeet 06/2011

6 Ulkoasu: Voit valita laskulle joko tilisiirrollisen tai tilisiirrottoman laskupohjan. Laskujen numerointi: Palvelin asettaa laskun numeron juoksevasti webpalvelussa tekemiesi asetusten mukaisesti. Laskulle muodostuu laskunumero, kun lasku lähetetään. Luonnokset Tässä tilassa olevat laskut ovat vielä luonnoksia, eli niitä ei ole vielä lähetetty. Voit muokata luonnosta valitsemalla sen ensin, ja painamalla Muokkaa-nappia. Tallentaaksesi tehdyt muutokset, paina Tallenna-nappia. Kumotaksesi tehdyt muutokset, paina Kumoanappia. Laskun esikatselu: Laskuluonnoksen voi katsoa lopullisen laskun näköisenä kuvana esikatselussa. Valitse katseltava lasku, paina nuoli-kuvaketta ja valitse Esikatselu. Esikatselussa näkyvä vesileima poistuu lähettämisen yhteydessä. Sulje esikatselu painamalla Sulje-nappia. Huom. Esikatselu on mahdollista laskun luomisen jälkeen vasta, kun laskuluonnos on synkronoitunut palvelimelle ja nuoli-kuvakkeen alta löytyy Esikatselu. Laskuluonnoksen poistaminen: Paina Muokkaa-nappia ollessasi laskulistauksessa. Laskuluonnosten eteen ilmestyy nyt punaiset merkit; painamalla merkkiä saat näkyviin Poista-napin, jota painamalla laskuluonnos poistetaan. Voit poistaa laskuluonnoksen myös ollessasi muokkaustilassa painamalla roskakorin kuvaa ja valitsemalla Poista. Laskun lähettäminen Uuden luodun laskun tai laskuluonnoksista poimitun laskun lähetät painamalla laskunäkymässä nuoli-kuvaketta. Valitse haluamasi lähetystapa: Lähetä sähköpostina Asiakastiedoissa tulee olla vastaanottajan sähköpostiosoite Lähetä paperikirjeenä Lähetä verkkolaskuna Asiakastiedoissa tulee olla vastaanottajan OVT- tai e-laskutunniste Prosessoinnissa Tässä osiossa näkyvät postitse lähetettäväksi hyväksytyt laskut, jotka odottavat toimitusta. Myös mahdollisesti virhetilaan päätyneet laskut näkyvät täällä. Avatessasi laskun näet Tila-sarakkeessa laskun sen hetkisen lähetystilan. Näet myös mikäli laskua ei ole voitu toimittaa perille. Vikatilanteissa ota yhteyttä meihin Asiakastuen kautta Paperilaskut siirtyvät Prosessoinnissa-tilasta Avoimet-tilaan, kun laskut ovat tulostettu ja jakelukeskuksessa. Arkisin ennen klo 11 lähetetyksi merkityt laskut siirtyvät tulostukseen ja Itella Oyj:n (Suomen Postin) jakeluun saman päivän aikana. Laskut toimitetaan ensimmäisen luokan kirjeinä. Kirjeen kannosta kotimaassa vastaa Itella Oyj (Suomen posti) normaalien postituskäytäntöjen mukaisesti. Ensimmäisen luokan kirjeet jaetaan vastaanottajille pääsääntöisesti postitusta seuraavana työpäivänä. Avoimet Tässä tilassa ovat jo asiakkaille lähetetyt laskut, joita ei ole merkattu maksetuiksi. Avaamalla laskun näet Tila-kentässä laskun lähetystavan ja laskun numeron (joka muodostetaan lähetettäessä). 6/9 Sonera Bill Käyttöohjeet 06/2011

7 PDF-katselu: Voit katsoa laskun lopullisen näköisenä laskun kuvana painamalla nuoli-kuvaketta ja valitsemalla PDF. Sulje katselu painamalla Sulje-nappia. Laskun suljetuksi merkkaaminen: Kun haluat merkitä laskun maksetuksi ja siirtää sen suljettuihin laskuihin, paina nuolikuvaketta ja valitse Merkitse suljetuksi. Suljetut Tarkastele lähetettyjä laskuja. Pääset katsomaan laskun tietoja painamalla laskua. PDF-katselu: Voit katsoa laskun lopullisen näköisenä laskun kuvana painamalla nuoli-kuvaketta ja valitsemalla PDF. Sulje katselu painamalla Sulje-nappia. Laskun suosikiksi lisääminen Lisätäksesi laskun sovelluksen etusivulle paina kirjaa kuvaavaa nappia ja valitse Tallenna kirjanmerkkeihin. Laskun voi lisätä kirjanmerkiksi kaikista laskulistan näkymistä sekä uuden laskun luonnin yhteydessä. Kirjanmerkittyjen rivien perässä on tähtimerkki. Lasku poistetaan kirjanmerkeistä painamalla uudestaan kirjaa kuvaavaa nappia ja valitsemalla Poista kirjanmerkeistä. Aika Luo aikakirjaus Luo uusi aikakirjaus painamalla +-merkkiä Voit kirjata aikaa joko syöttämällä tiedot käsin tai nauhoittamalla kirjauksen keston. Käytetty aika; ajan kirjaaminen käsin: Anna aloituspäivämäärä ja -kellonaika valitsemalla haluttu ajankohta valitsimesta. Anna lopetuspäivämäärä ja -kellonaika valitsemalla haluttu ajankohta valitsimesta. Yhteensä-rivillä näytetään aloitus- ja lopetusajankohdan välinen kesto tunteina, minuutteina ja sekunteina. Ajan nauhoittaminen: Paina Aloita nauhoitus -painiketta aloittaaksesi ajan nauhoittamisen. Paina Pysäytä nauhoitus -painiketta pysäyttääksesi ajan nauhoittamisen. Kulunut aika ja nauhoituksen päätyttyä nauhoituksen kesto näkyy yllä olevalla Yhteensärivillä tunteina, minuutteina ja sekunteina. Nauhoituksen voi välillä keskeyttää valitsemalla Pysäytä nauhoitus ja jatkaa myöhemmin uudestaan valitsemalla Jatka nauhoitusta. Kumoa-nappi peruu kaikki muutokset. Voit asettaa aikakirjauksen laskulle, kun se on tallennettu ja sille on valittu tuote. Ajan nauhoitus pysyy päällä vaikka poistuisitkin välillä sovelluksesta. Voit myös siirtyä käyttämään Sonera Bill -sovelluksen muita osioita ja jättää nauhoituksen päälle palataksesi siihen myöhemmin; näin halutessasi poistu nauhoitusnäkymästä painamalla Tallenna. Nauhoitus kirjautuu aikakirjausluonnokseksi ja aikalaskuri jää taustalle nauhoittamaan aikaa. Kun palaat Aikakirjausten luonnoslistalta takaisin muokattavaan nauhoitusnäkymään, paina Muokkaa-nappia voidaksesi pysäyttää nauhoituksen tai muokataksesi sen tietoja. Pysäytä halutessasi kello ja Tallenna muutokset painamalla Tallenna-nappia. Voit 7/9 Sonera Bill Käyttöohjeet 06/2011

8 edelleen jättää nauhurin päälle poistumalla muokkaustilasta painamalla Tallenna-nappia; mahdolliset muutokset muihin tietoihin tallentuvat samalla. Valitse aikakirjaukselle: Tuote; valittavana on sellaiset tuoterekisterin tuotteet, joissa yksikkönä on aikaa (minuuttia, tuntia, päivää) Asiakas; valitaan asiakasrekisteristä Aikakirjauksen voi myös tallentaa täyttämättä näitä tietoja. Niitä voi muokata Aikakirjausluonnoksista myöhemmin niin kauan, kunnes aikakirjaus on asetutettu laskulle. Tallenna pysäytetty ajannauhoituskirjaus painamalla Tallenna-nappia tai poistu tallentamatta painamalla Kumoa-nappia. Koko ajannauhoituksen voit perua Peru nauhoitus napilla. Huom. Kumoa-nappi peruu muokkaustilassa tehdyt muutokset ja palaa ennen muokkausta olleeseen tilanteeseen. Huom. Vain yksi ajannauhoitus voi olla kerrallaan päällä. Aikakirjauksen asettaminen laskulle: Aikakirjauksen ollessa valittuna aseta se laskulle painamalla nuoli-kuvaketta ja valitsemalla Aseta laskulle. Valittavaksi tulee laskuluonnokset, joille kirjauksen voi asettaa: Jos aikakirjaukselle on valittu asiakastieto, voit asettaa sen jollekin ko. asiakkaan laskuluonnokselle Jos aikakirjaukselle ei ole valittu asiakastietoa, voit asettaa sen mille tahansa laskuluonnokselle. Huom. Aikakirjausten laskulle asettamista varten tuotetieto pitää olla valittuna. Jos sinulla ei ole tuoterekisterissä tuotteita, joiden yksikkönä on aikaa (minuuttia, tuntia tai päivää), luo ensin uusi aikatuote tuote-osiossa. Aikakirjauksesta muodostuu valitulle laskulle oma laskurivinsä, johon muunnetaan aika valitun tuotteen yksikön mukaan (esim. aikakirjaus on 50 minuuttia ja tuotteeksi valittu tuote, jossa aikayksikkö on tuntia à laskuriville muodostuu määräksi 0,833 tuntia). Luonnokset Tässä tilassa olevat aikakirjaukset ovat vielä luonnoksia, eli niitä ei ole vielä asetettu laskulle. Voit muokata luonnoksen tietoja valitsemalla sen ensin ja painamalla Muokkaanappia. Tallentaaksesi tehdyt muutokset paina Tallenna-nappia. Kumotaksesi tehdyt muutokset paina Kumoa-nappia (huomioi ohjeet nauhoituksen jatkamisesta). Aseta aikakirjaus luonnoksista laskulle valitsemalla aikakirjaus, jonka haluat asettaa, painamalla nuoli-kuvaketta ja valitsemalla Aseta laskulle (ks. kohta Aikakirjauksen asettaminen laskulle). Aikakirjausluonnoksen poistaminen: Paina Muokkaa-nappia ollessasi Aikakirjaukset-listauksessa. Aikakirjausluonnosten eteen ilmestyy nyt punaiset merkit; painamalla merkkiä saat näkyviin Poista-napin, jota painamalla aikakirjausluonnos poistetaan. Voit poistaa aikakirjausluonnoksen myös ollessasi muokkaustilassa painamalla roskakorin kuvaa ja valitsemalla Poista. 8/9 Sonera Bill Käyttöohjeet 06/2011

9 Asetettu Tässä osiossa näet aikakirjaukset, jotka on asetettu laskulle laskuriviksi. Valitsemalla kirjauksen, näet mille asiakkaalle ja minkä päivämäärän laskulle aikakirjaus on asetettu. Etsi-toiminne Etsi-toiminteen avulla voit etsiä ja suodattaa palvelussa olevia tietoja määrittämilläsi hakusanoilla. Kirjoita Etsi-kenttään sana, nimi tai niiden osa, jolloin listalle tulee ko. osiossa hakukriteerin täyttävät tiedot. Etsi-toiminne toimii Laskut-, Tuotteet-, Asiakkaat- ja Aika-osioissa. Tietojen synkronointi Sovellus synkronoituu automaattisesti Sonera Laskuta -palvelun kanssa ( verkkoyhteyden ollessa päällä. Synkronointi tapahtuu, kun tietoja on muutettu. Alalaidassa on tiedot synkronoinnin onnistumisesta/epäonnistumisesta sekä viimeisimmän synkronoinnin ajankohta. Sonera Bill -mobiilisovelluksessa on käytettävissä kaikki samat tiedot kuin Sonera Laskuta -webpalvelussa. Asiakas- ja tuoterekisteri sekä kaikki laskut ja omat tiedot ovat samat molemmissa käyttöpäätteissä. Tietoja voi päivittää ja laskut lähettää kummastakin näistä. Palvelua voi käyttää myös offline-tilassa. Sovelluksen käyttö vaatii internetyhteyden vain synkronoitaessa, esikatselussa ja PDF-näkymässä. Voit käyttää kaikkia toimintoja ilman verkkoyhteyttä ja synkronointi tapahtuu automaattisesti, kun verkkoyhteys löydetään. Voit synkronoida sovelluksen myös manuaalisesti aina ollessasi jossain muussa kuin etusivunäkymässä painamalla vasemmassa alareunassa olevaa synkronointi-kuvaketta. Asiakastuki Voit lähettää webpalvelun kautta asiakaspalautteen, reklamaation, vikailmoituksen sekä muun pyynnön osoitteessa 9/9 Sonera Bill Käyttöohjeet 06/2011