FAQ / UKK. Palvelun käyttöönotto. Rekisteröityminen ja käyttäjätili. Palvelun käyttöönotto...1. Rekisteröityminen ja käyttäjätili...

Transkriptio

1 FAQ / UKK Palvelun käyttöönotto...1 Rekisteröityminen ja käyttäjätili...1 Käyttöliittymä...2 Laskun luominen ja laskun tiedot...3 Laskutustavat...6 Palvelun luotettavuus ja tietosuoja...6 Vikatilanteet...6 Asiakastuki...7 Palvelun käyttöönotto Voinko siirtää jo olemassa olevan asiakas- ja/tai tuoterekisterin palveluun? Mikäli haluat siirtää rekisterisi palveluun, ota meihin yhteyttä palvelun asiakastuki-lomakkeella, niin voimme sopia rekisterien siirtämisestä. Valitse palautteen aiheeksi Asiakaspalaute. Rekisteröityminen ja käyttäjätili Voiko käyttäjätunnuksia käyttää muut yrityksemme työntekijät? Käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia ja käyttäjä vastaa itse tunnuksien luovuttamisesta muiden yrityksen työntekijöiden käyttöön.

2 Miten voin lisätä käyttömaksuja laskujen lähettämiseen tililleni? Voit lisätä saldoa tilillesi painamalla Osta palvelu- ja käyttömaksuja. Maksuvaihtoehtoja ovat luottokortti ja tekstiviesti. Voit ostaa joko palvelumaksuja (kuukausiperusteinen käyttäjätilimaksu) tai käyttömaksuja (lähettämiesi laskujen postituksiin). Mitä tapahtuu kun kuukausimaksukausi loppuu? Rekisteröitynyt käyttäjä pääsee kuuden kuukauden ajan palveluun katsomaan omia tietojaan, vaikka käyttöaika olisi loppunut. Laskun luominen ja lähettäminen kuitenkin estyvät, joten kuukausimaksun pääset jälleen käyttämään käyttäjätiliäsi normaalisti. Kuuden kuukauden käyttämättömyyden jälkeen et enää pääse kirjautumaan tilillesi. Ottamalla yhteyttä asiakastuki-lomakkeella käyttäjätilisi voidaan aktivoida uudelleen käyttöön. Mikäli palvelua ei lainkaan käytetä, rekisteröityneen asiakkaan palveluun kirjaamia tietoja säilytetään 12 kuukauden ajan, jonka jälkeen käyttäjätili poistetaan palvelusta. Kuinka voin lopettaa palvelun käyttämisen? Halutessasi lopettaa palvelun käytön ota yhteyttä asiakastuki-lomakkeella ja kerro, että haluat tietosi poistettavan palvelusta. Mikäli sinulla on jäänyt käyttäjätilillesi saldoa, katso seuraava kysymys. Kun lopetan palvelun käytön, mitä tapahtuu käyttäjätililleni tallennetuille rahoilleni? Jos haluat lopettaa palvelun käytön tai irtisanoa palvelun ja sinulla on käyttämättömiä käyttömaksuja yli 5,00 edestä, tulee sinun ilmoittaa siitä palvelun asiakastuki-lomakkeella. Käyttäjätilillä oleville käyttömaksuille ei makseta korkoa. Käyttöliittymä Millä selaimilla palvelu toimii? Palvelua suositellaan käytettäväksi ensisijaisesti Firefox, Opera, Chrome ja Safari selaimilla. Mikäli käytät Internet Exploreria, suosittelemme versiota IE 7 ja 8. Evästeiden on oltava päällä palvelua käytettäessä.

3 Käyttöliittymä Millä selaimilla palvelu toimii? Palvelua suositellaan käytettäväksi ensisijaisesti Firefox, Opera, Chrome ja Safari selaimilla. Mikäli käytät Internet Exploreria, suosittelemme versiota IE 7 ja 8. Evästeiden on oltava päällä palvelua käytettäessä. Laskun luominen ja laskun tiedot Miten liitetiedosto vaikuttaa laskun lähettämisen hintaan? Paperilaskun liitetiedostosta veloitetaan hinnaston mukainen lisäsivun maksu. Sähköisesti lähetettäessä liitetiedosto ei vaikuta laskun lähettämisen hintaan, mutta liitetiedosto menee verkkolaskujen mukana perille vain mikäli se lähetetään TEAPPS muodossa. Miten laskun numero ja viitenumero muodostuvat? Rekisteröitymätön käyttäjä kirjaa laskulle itse laskun numeron. Rekisteröityneelle käyttäjälle palvelu luo laskunumerot juoksevana käyttäjän määrittelemän aloitusnumeron perusteella. Laskunumero muodostuu rekisteröityneen käyttäjän lähettämään laskuun vasta kun lasku on lähetetty. Viitenumeron voi kirjata laskulle joko itse, tai antaa palvelun luoda viitenumero automaattisesti laskun numeron mukaan. Mihin Vapaa teksti kenttä on tarkoitettu? Vapaa teksti -kenttään voit kirjoittaa haluamasi tekstin, esimerkiksi asiakastervehdyksen, tiedotteen tai mainoksen. Kenttään mahtuu enintään 400 merkkiä. Teksti sijoittuu tuoterivien alle. Mihin Tilausviite kenttä on tarkoitettu? Tilausviite kenttään voit kirjata tarkemmat tiedot laskutettavasta tilauksesta. Tilausviitekenttään mahtuu enintään 40 merkkiä. Mitä tarkoittaa IBAN? Se on pankkitilinumerosi kansainvälisessä muodossa. Löydät sen helpoiten tiliotteestasi. Voit myös käydä tarkistamassa sen oman pankkisi verkkosivuilta. Verkkolaskuissa ja e-laskuissa IBANkoodin käyttö on tullut pakolliseksi alkaen.

4 Mitä tarkoittaa verkkolaskuosoite? Palvelussa tällä tarkoitetaan sekä EDI/OVT-tunnusta että FI-alkuista verkkolaskutunnusta. Voit lisätä oman verkkolaskuosoitteesi Omat tiedot kohdassa, ja asiakkaan verkkolaskuosoitteen asiakastietoa luotaessa. Miten voin luoda hyvityslaskun? Hyvityslaskun voi tehdä palvelussa ihan normaalin laskun tapaan. Merkitse vain tuotteiden hinnat tai kappaleet miinusmerkkiseksi. Kun laskun summa on miinusmerkkinen, laskun otsikoksi muodostuu automaattisesti Hyvityslasku. Mitä tarkoittaa BIC? BIC (SWIFT) on pankin yksilöivä tunniste. Suomalaisten pankkien BIC koodit: NDEAFIHH Nordea Pankki HELSFIHH Aktia OKOYFIHH OKO Pankki Oyj AABAFI22 Ålandsbanken DABAFIHH Sampo Pankki HANDFIHH Handelsbanken ESSEFIHX Skandinaviska Enskilda Banken DABAFIHX Danske Bank DNBAFIHX DnB NOR Bank TAPIFI22 Tapiola Pankki SWEDFIHH Swedbank SBANFIHH S-Pankki Miten löydän saajan IBAN:in tai BIC:in? Löydät ne helpoiten saajan pankin verkkosivuilta. Mihin tarkoitukseen asiakasryhmät ja tuoteryhmät on tarkoitettu ja miten käytän niitä? Rekisteröityneenä käyttäjänä voit luoda palvelussa asiakas- ja tuoteryhmiä, joita voit käyttää helpottamaan tuotteiden ja asiakkaiden lajittelua.

5 Hain asiakkaani verkkolaskuosoitetta palvelun kautta ja palvelu ilmoitti Erillinen verkkolaskusopimus puuttuu. Mitä tämä tarkoittaa? Jos asiakkaasi käyttää verkkolaskujen välittämiseen verkkolaskuoperaattoria, on sinun mahdollista lähettää hänelle verkkolaskuja suoraan ilman erillistä sopimusta. Jos asiakkaasi käyttää verkkolaskujen välittämiseen pankkia, vaaditaan myös verkkolaskun lähettäjältä pankin kanssa erillinen sopimus. Tällaisessa tapauksessa sinun tulee ottaa yhteys ko. pankkiin (näkyy verkkolaskuosoitteen listauksessa operaattori-kohdassa) ja tehdä sopimus pankin kanssa. Sopimuksen tehtyäsi ilmoita siitä Laskuta-palvelun asiakastuki-lomakkeella, niin palvelussa kytketään sinulle mahdollisuus lähettää verkkolaskuja myös ko. pankkia verkkolaskujen välittämiseen käyttäville asiakkaille. Miten tallennan laskun omalle koneelleni? Rekisteröitymätön käyttäjä voi laskun lähetysvaiheessa halutessaan kirjoittaa sähköpostiosoitteensa, johon saa varmistusviestin sekä lähetetyn laskun pdf/tiedostona. Rekisteröitynyt käyttäjä voi tulostaa laskun itselleen myös lähetyksen jälkeen. Huomioithan lakisääteisen arkistointivelvoitteen kuusi vuotta plus kuluva vuosi. Voinko tulostaa laskun itse? Voit halutessasi tulostaa itsellesi kopion esikatselussa avatusta laskusta. Tällöin laskulla näkyy vesileima, ja rekisteröityneellä käyttäjällä laskun numeroa ja viitettä ei ole vielä muodostunut. Lasku lähetetään asiakkaalle aina Sonera Laskuta-palvelun toimesta, jolloin laskulta on poistettu vesileima ja rekisteröityneen käyttäjän laskulle muodostetaan laskunumero ja viite, mikäli sitä ei ole itse määritetty. Rekisteröitynyt käyttäjä voi tulostaa lähetetyn laskun Laskut-osion Avoimet-välilehdeltä. Onko postitse lähtevä laskun sivumääriä rajoitettu? Lähetettävän laskun sivujen määrä ei voi ylittää kuutta sivua; tästä liitteen osuus on 4 sivua. Miten kauan kestää, ennen kuin postitse lähetetty lasku on perillä laskunsaajalla? Arkisin ennen klo 11 lähetetyksi merkityt laskut siirtyvät tulostukseen ja Itella Oyj:n (Suomen Postin) jakeluun. Laskut toimitetaan ensimmäisen luokan kirjeinä. Kirjeen kannosta kotimaassa vastaa Itella Oyj (Suomen posti) normaalien postituskäytäntöjen mukaisesti. Ensimmäisen luokan kirjeet jaetaan vastaanottajille pääsääntöisesti postitusta seuraavana työpäivänä. Miten saan toimitettua palvelussa tekemäni laskut tilitoimistolle? Rekisteröitymätön käyttäjä voi laskun lähetysvaiheessa halutessaan kirjoittaa sähköpostiosoitteensa, johon saa varmistusviestin sekä lähetetyn laskun pdf/tiedostona. Rekisteröityneenä käyttäjänä voit tallentaa ja tulostaa laskuja Prosessissa, Avoimet laskut sekä Suljetut laskut välilehdissä.

6 Laskun esikatselu ei aukea, mitä teen? Tarkista että selaimesi sallii ponnahdusikkunat. Ohjeet ponnahdusikkunoista löydät käyttämäsi selaimen oppaasta. Laskutustavat Voinko lähettää laskuja myös ulkomaille? Laskun lähtiessä Suomen rajojen ulkopuolelle voit lähettää ainoastaan paperi- ja sähköpostilaskuja. Laskuformaatit ovat kuitenkin Suomessa noudatettavien käytäntöjen mukaiset. Palvelun luotettavuus ja tietosuoja Mihin Sonera Laskuta -palvelun tiedot ja varmuuskopiot tallentuvat? Palvelu toimii tietoturvallisessa ympäristössä ja palvelun tiedot tallennetaan kahdennettuun tietokantaan. Tämän lisäksi palvelussa toimii varmuuskopiointi tietojen saatavuuden varmistamiseksi. Voiko joku lukea tietoliikennettä tietokoneeni ja palvelun välillä? Liikenne yksittäisen käyttäjän tietokoneen ja Sonera Laskuta -palvelun välillä on salattu SSLsalauksella. Tätä samaa salausta käytetään yleisesti mm. pankkien tietoliikenteen salauksessa. Salausta on pääsääntöisesti käytännössä mahdotonta murtaa siten että liikenteen tietoja voisi hyödyntää. Avoimessa Internet-verkossa tietoliikennettä voi seurata myös ulkopuoliset, esimerkiksi jos palvelua käytetään langattoman verkon (WLAN) kautta. Varmista, että käyttämäsi yhteys on suojattu esimerkiksi salasanalla. Vikatilanteet Mitä teen, jos palvelu ei toimi lainkaan? Palvelussa saattaa olla väliaikainen käyttökatko esimerkiksi palvelun ylläpito- tai päivitystöiden takia, tällöin etusivulla on tiedote huoltokatkosta. Palaa palveluun takaisin myöhemmin. Mikäli palvelu ei toimi lainkaan, ota yhteyttä Helpsonin Vikapalveluun puhelinnumeroon (pvm/mpm) ma-pe 8-21 la 9-17.

7 Mitä teen, jos yhteys katkeaa kesken laskun teon? Odota kunnes yhteys palaa takaisin. Rekisteröitymätön käyttäjä joutuu aloittamaan laskun luonnin alusta. Mikäli evästeet ovat päällä, selaimesi muistaa osan syöttämistäsi tiedoista. Rekisteröityneen käyttäjän syöttämät tiedot säilyvät palvelussa, mikäli laskun on ehtinyt tallentaa luonnoksiin. Mitä teen, jos lähetin virheellisen laskun? Rekisteröitynyt käyttäjä voi muokata laskuja niin kauan kunnes ne ovat lähetetty ja siirtyneet Avoimet välilehdelle. Muokattavissa olevat laskut löytyvät "Luonnokset" tai Prosessoinnissa - välilehdeltä. Laskut tulee tarkistaa huolellisesti ennen niiden lähettämistä. Virheellisiä sähköposti- tai verkkolaskuja ei voi enää lähettämisen jälkeen peruuttaa, paperilaskut lähtevät eteenpäin joka arkipäivä klo 11:00. Jos kyseessä on paperilasku ja lähetys halutaan peruuttaa, voit ottaa yhteyttä asiakastuki-lomakkeella jolloin voimme vielä peruuttaa lähetyksen, mikäli laskua ei ole vielä postitettu. Mitä teen jos maksun yhteydessä saan tekstiviestin Sonera Laskuta: Palvelussa tapahtui virhe, maksua ei veloitettu Laskua ei tällöin ole lähetetty, eikä maksua veloitettu. Tee lasku uudelleen ja täytä tiedot huolellisesti. Syynä voi olla esimerkiksi liian iso liite, virheellinen vastaanottajan sähköpostiosoite tms. Jos et edelleenkään saa laskua lähetettyä, otathan yhteyttä asiakastuki-lomakkeella. Asiakastuki Mihin otan yhteyttä, jos haluan käyttöopastusta palvelun käytössä? Voit ottaa yhteyttä Helpsonin käyttöopastukseen puhelinnumeroon hinta 1,99e/min + pvm/mpm. Palvelun asiakastuki-välilehdeltä löydät käyttöoppaamme, jotka löytyvät myös tuotesivulta Mihin otan yhteyttä, jos haluan antaa palautetta tai tehdä reklamaation? asiakastuki-lomakkeella voit lähettää asiakaspalautteen, reklamaation, vikailmoituksen tai muun pyynnön.