Porin Perusturvakeskuksen ohje Omapalvelun käyttöön

Transkriptio

1 Porin Perusturvakeskuksen ohje Omapalvelun käyttöön Omapalvelun tekniset vaatimukset Sähköinen lomake toimii kaikilla yleisimmillä selainohjelmilla: Firefox 3,5 tai uudempi, Opera 10,5 tai uudempi, Safari ja Chrome (uusimmat versiot) Internet Explorer versio 8 tai uudempi ipad käyttöä ei suositella Hakijan yrittäessä käyttää Omapalvelua versiolla, jotka eivät ole tällä listalla, käyttö estetään ja hakija ohjataan päivittämään selaimensa. Lomakkeen toiminnan varmistamiseksi ponnahdusikkunat pitää koneessa sallia tilapäisesti. Javascript pitää olla päällä ja Cookiet eli evästeet on sallittava. Tietoturva ja palveluun kirjautuminen Koska hakulomakkeelle täytetään salassa pidettäviä tietoja, käytetään Omapalvelussa suojattua tietoliikenneyhteyttä. Tämän vuoksi palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Palveluun käyvät seuraavat pankit: Nordea, Osuuspankki, Danske Bank, Handelsbanken, Aktia, Lähitapiola, Pop pankki ja Säästöpankki. Sähköisessä hakemuksessa on välitallennus minuutin välein. Palvelusta tulee poistua aina sulkemalla selain, jotta yhteys katkeaa eikä tietoja saa enää esiin. Mikäli käytät yhteiskäytössä olevaa konetta, muista tyhjentää koneen välimuisti hakemuksen lähettämisen jälkeen. Varmista myös, että mahdolliset liitteet eivät jää yhteiskäyttöisen koneen kovalevylle, mikäli olet käyttänyt niitä skannauksessa apuna. Omat sivut/ Aloitussivu Asiakkaan tapahtumat näkyvät kronologisessa järjestyksessä aikajanalla. Järjestelmään kirjautumisen jälkeen näkyvät tapahtumat viimeisimmän 3 kuukauden

2 ajalta. Mikäli asiakkaalla ei ole lainkaan tapahtumia, aikajanalla on teksti ei tapahtumia 3 kuukauden ajalta. Työkalupalkissa vasemmalla on painikkeet: (ylhäältä alaspäin) 1. Koti 2. Omat tiedot 3. Uusi hakemus (tästä pääset tekemään uusia hakemuksia) 4. Hakemukset (tästä näet aiemmat hakemuksesi) 5. Päätökset (tästä näet omat päätöksesi) 6. Maksut (tähän listautuu kaikki maksut) - Hakemusten tilanseuranta löytyy etusivulta (= Etusivusivu) - Uusi hakemus kuvakkeesta pääset tekemään uusia hakemuksia - Uusi hakemus voidaan valita myös listasta - Kirjaudu ulos painike on vasemmalla ylhäällä nimesi alapuolella Näytä lisää -painike taulun alapuolella hakee lisää tapahtumia 3 kuukauden jaksoissa aina 24 kuukauteen asti. Mikäli tapahtumia ei löydy haetulla ajanjaksolla, ilmoitetaan siitä aikajanalla. Tapahtumaa klikkaamalla avautuvat sen yksityiskohtaiset tiedot. Valittaessa maksu näytetään asiakkaan maksut taulukkomuodossa valittu tapahtuma korostettuna. Hakemuksen ikoni vaihtelee sen tilan mukaan Nuolet -painikkeesta saadaan Hakemus- kenttä levennettyä ja tällöin Uusi Hakemus -kenttä piilotetaan. Painikkeesta saa tilanteen palautettua oletustilaan.

3 Omat tiedot Omat tiedot näytöllä näytetään nimesi ja osoitteesi. Lisäksi näytöllä näytetään Matkapuhelin, Kotipuhelin, Sähköposti ja Minuun saa yhteyden kenttien tiedot. Aiemmin asioineen asiakkaan tiedot haetaan Porin kaupungin sosiaali- ja perhepalveluiden asiakastietojärjestelmästä, siltä osin kun tietoja on asiakastietojärjestelmään tallennettu. TARKISTA TIETOJEN OIKEELLISUUS! Päätöksen julkaisu tiedotetaan sinulle tässä ilmoitetun puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen mukaan. Kun päätös on valmis, se voidaan julkaista suoraan Omapalveluun. Saat silloin tekstiviestin puhelimeesi ja/tai viestin sähköpostiisi. Tietoja pääset tarvittaessa muokkaamaan kynä- painikkeella. Paina kuvaketta ennen muokkausta ja sen jälkeen tallentaaksesi tiedot. Kun tietoja muokataan, aktivoituvat näytön kentät. Painikkeesta Painikkeesta Painikkeesta saat näkyviin ohjeet. voit perua tietojen muokkauksen. voit tallentaa tiedot.

4 HUOM! Jos asiointikanavaksi on valittu Omapalvelu (alasvetovalikossa Minuun saa yhteyden) voidaan asiakkaalle lähettää Päätös suoraan Omapalveluun. Jos haluat päätöksesi ja muun yhteydenpidon kirjeitse, valitse kohtaan Kirjeposti. Hakemuksessa liikkuminen Hakemus on yhtenäinen kokonaisuus ja siinä voidaan liikkua portaattomasti sivusta löytyvällä hissiä liikuttamalla tai hiiren rullaustoimintoa käyttämällä. Oikeaan kohtaan voidaan siirtyä näytön vasemmassa reunassa olevien painikkeiden avulla. + painikkeella saadaan lisää rivejä x painikkeella voidaan poistaa rivi Hakemuksen sivulta seuraavalle siirryttäessä, hakemus automaattisesti välitallennetaan. Tieto tallennushetkestä (pvm ja kellonaika) näytetään näytöllä. Hakemus voidaan tallentaa myös Tallenna - painikkeesta. Keskeneräiset hakemukset - Keskeneräiset hakemukset (hakemukset, jotka välitallennettu käytön yhteydessä) näytetään etusivulla omassa ikkunassa sekä tieto päivämäärästä milloin viimeksi tallennus tehty. - Keskenerästä hakemusta pääsee jatkamaan valitsemalla hakemus listasta. - Hakemus avautuu. Keskeneräistä hakemusta jatketaan täyttämään alusta alkaen (hakijan aiemmat tallennetut tiedot näkyvät kuitenkin välilehdillä) - Jos aloittaa tekemään uutta hakemusta, johon löytyy jo keskeneräiseksi tallennettu versio, tulee asiasta erillinen ilmoitus. - Jos vastaa "Kyllä" siirrytään jatkamaan keskeneräistä hakemusta. Jos vastaa "Ei" aiempi keskeneräinen hakemus poistetaan ja avatuu uusi, tyhjä hakemus. - "Peru" - vaihtoehdosta voidaan tilanne peruuttaa ja palata lähtötilanteeseen. Hakemuksen liitteet Sähköinen hakemus vaatii aina liitteet, siinä missä kirjepostissa tai suoraan toimistolle tuotu hakemuskin. Liitteet voi toimittaa joko sähköisenä tai kirjepostilla. Sähköiset liitteet tulee toimittaa joko PDF- tai JPG- muodossa. Yhden liitetiedoston koon tulee olla alle 2 Mt. Kun hakemus on jo lähetetty, liitteitä ei enää voi lisätä sähköisesti.

5 Liitetiedostot voi siirtää muistitikulta, tietokoneelta yms. Muu liite otsikolla voidaan ilmoittaa esim. tiliotteet. Samannimisiä liitetyyppejä voi olla useita. Mikäli hakemukseen yrittää lähettää esimerkiksi liian suurta liitetiedostoa (koko yli 2 megatavua), saadaan siitä ilmoitus liitetiedostojen lähettämisen yhteydessä. Epäonnistuneet liitteet merkitään -merkillä. Onnistuneet liitteet merkitään -merkillä. Ilmoituksessa näytetään osoitetiedot minne epäonnistuneet liitteet voidaan toimittaa. Toimittamalla nopeasti kaikki tarvittavat liitteet, hakija nopeuttaa hakemuksen käsittelyä ja päätöksentekoa. Liitteiden puuttuminen pidentää käsittelyaikaa. Jos hakemuksesta puuttuu liitteitä, lähetetään hakijalle kirjepostissa lisäselvityspyyntö. Mikäli hakija ei toimita pyydettyjä lisäselvityksiä määräaikaan mennessä, voidaan hakemus joutua hylkäämään. Liitteiden toimittaminen sähköisenä nopeuttaa hakemuksen käsittelyä. Jos toimitat liitteet kirjepostilla, muistathan laittaa saatteena hakijan nimi ja henkilötunnus selvästi esille. Merkitse myös sähköisen hakemuksen lisätiedot kohtaan, että liitteet tulevat kirjepostilla. Liitteinä tulee toimittaa tositteet tuloista ja menoista sekä pankkitilin/tilien tiliote jokaisen perheenjäsenen pankkitilistä. Istunnon päättyminen Omapalvelussa avautuu ilmoitus varoittamaan istunnon automaattisesta päättymisestä. (Jos istunto on passiivitilassa 20 minuuttia, yhteys suljetaan. Ilmoitus tulee 5 minuuttia ennen sulkeutumista). Painamalla "Jatka istuntoa" istunto jatkuu. Painamalla "Kirjaudu ulos" istunto voidaan päättää heti

6 Hakemuksen lähettäminen Kun hakemus on täytetty loppuun asti, näyttöön ilmestyy yhteenveto hakemuksen tiedoista. Hakemus lähetetään painamalla Hakemuksen lähettäminen painiketta. Lähetettäessä hakemusta pakolliset tiedot tarkistetaan ja puuttuvista tiedoista huomautetaan käyttäjää. Kun lähetys on onnistunut, tulee kuittaus Hakemuksenne on lähetetty. Lähettämisen jälkeen hakija voi tulostaa halutessaan hakemuksen itselleen Hakemuksen tulostaminen linkistä. Lopuksi tulee muistaa kirjautua ulos palvelusta.

7 Hakemuksesta uloskirjoittautuminen Ulos palvelusta kirjaudutaan Kirjaudu ulos painikkeen avulla. Palvelu ilmoittaa uloskirjautumisen onnistuneen (Logged out). Näytölle aukeaa uloskirjautumissivu Hakemuksen lähettämisen jälkeen Kun olet lähettänyt hakulomakkeen, voit myöhemmin seurata sen käsittelyä kirjautumalla hakijan verkkopankkitunnuksilla Omapalveluun. Saat päätöksen kirjallisena kirjepostissa tai suoraan Omapalveluun sen mukaan, mitä olet valinnut asiointikanavaksi Omat tiedot sivulla. Tehdyt hakemukset, niiden lähetyspäivä ja käsittelyn vaihe näkyvät aloitussivulla. Vastaanotettuja hakemuksia voi tarkastella/avata klikkaamalla hiirellä hakemusta ko. rivillä Hakemuksen tilat näytetään kuvakkeilla (viemällä hiiren kohdistin kuvakkeen päälle, avautuu myös käyttäjälle teksti-ikkuna kertomaan tilatieto)

8 Hakemuksen tilan seuranta = Hakemus on lähetetty = Hakemus on vastaanotettu = Hakemus on käsittelyssä = Hakemuksesta on tehty kielteinen päätös = Hakemus on hyväksytty Päätökset Päätökset saat esiin vasara kuvakkeen kautta. Päätöstiedot näkyvät ensin lyhyempänä versiona Päätöstiedot välilehdellä. Dokumentti välilehdellä näet päätöksen sen sellaisena kuin se on tulostettuna. Siitä voit tallentaa päätöksen myös suoraan omalle koneellesi tai tulostaa päätöksen.

9