Sosiaalityön päällikkö, p Tietopyynnöt: PL 4 (Pohjolankatu 21), Iisalmi

Transkriptio

1 1. Rekisterin nimi Adoptiorekisteri 2. Rekisterin pitäjä Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö Sosiaalityön päällikkö, p Tietosuojavastaava Puh: Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa Tietopyynnöt: 5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava 6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste puh Lain lapseksi ottamisesta annetun lain tehtävien suorittaminen - Palvelun seuranta ja laadun valvonta sekä ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja asiakkaan selvityspyynnöt. - Toiminnan tilastointi ja suunnittelu sekä tieteellinen tutkimus. Perusteet: 1. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 2. Hallintolaki 434/ Henkilötietolaki (523/1999) 4. Arkistolaki (831/1994) 5. Sosiaalihuoltolaki (710/1982) 6. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 7. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) 8. Laki lapseksi ottamisesta 153/1985

2 7. Rekisterin tietosisältö - Lapsen, biologisten vanhempien ja adoptioperheen yksilöintitiedot sekä yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilön tiedot. - Palvelua koskevat tiedot: palvelun järjestämiseen liittyvät tiedot, asiakaskertomustiedot, selvitystiedot Tiedot ovat salassa pidettäviä. Näitä tietoja luovutetaan sivulliselle ilman hänen lupaansa vain kohdassa 7 kuvatuissa tapauksissa. Henkilölle ilmoitetaan hänen ilmoittautuessaan, että hänen tietojaan merkitään asiakastietojärjestelmään ja sen osarekistereihin. 8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Sosiaalihuollon asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta tai muusta yksityisestä henkilöstä, ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Asiakasrekisteritietoja voidaan luovuttaa - asiakkaan nimenomaisella suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, informoitu ja yksilöity. Suositeltavaa on pyytää suostumus kirjallisena. Milloin asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakas tai hänen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. - ilman asiakkaan suostumusta sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain :ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla - rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten Tietojen säilytystä ohjataan toiminnanohjaussuunnitelmalla (TOS) 9. Tietojen säilytysajat Kaikki asiakasasiakirjat 120 vuotta lapsen syntymästä, paitsi rauenneet adoptioasiat 40 vuotta adoptioneuvonnan keskeyttämispäätöksestä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. 10. Henkilötietojen tietolähteet 1. Asiakas 2. Väestörekisterikeskus 3. Muut viranomaiset A Sähköiset ylläpitojärjestelmät Pro Consona Asiakastietojärjestelmä B Manuaalinen aineisto sekä katselukäytössä olevat vanhat, sähköiset tietojärjestelmät. 11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Tietojärjestelmiin tallennettua tietoja pääsee katsomaan vain siihen tehtävään oikeutettu ammattihenkilö. Salauksena käytetään käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä sekä tietojen käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla sekä ohjeistuksella. Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi eikä niitä saa luovuttaa sivullisille muissa kuin kohdassa 7 kuvatuissa tapauksissa.

3 Asiakastietoja ovat niiden esitysmuodosta riippumatta oikeutettuja käsittelemään vain henkilöt, jotka rekisterinpitäjän toimeksi annosta suorittavat rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tehtäviä tai toimivat rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Tilat, laitteet ja tietoverkot, joissa asiakastietoja käsitellään, on määritelty arkaluonteisten tietojen käsittely-ympäristöiksi 12. Tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevaa virheellisen tiedon korjaamista ilman aiheetonta viivytystä. Virheellisen tiedon korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan kuntayhtymän kirjaamoon. Rekisteröidyllä on oikeus saada täydentää puutteellisia tietoja, muun muassa toimittamalla lisäselvityksiä. Se, onko tiedossa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jollei rekiserinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö osoitetaan Ylä-Savon SOTE Kuntayhtymän kirjaamoon 13. Oikeus tiedon oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevaa virheellisen tiedon korjaamista ilman aiheetonta viivytystä. Virheellisen tiedon korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan kuntayhtymän kirjaamoon. Rekisteröidyllä on oikeus saada täydentää puutteellisia tietoja, muun muassa toimittamalla lisäselvityksiä. Se, onko tiedossa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jollei rekiserinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö osoitetaan Ylä-Savon SOTE Kuntayhtymän kirjaamoon

4 14. Muut mahdolliset oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta.

5 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä PL 4 (Pohjolankatu 21) Iisalmi Puhelinvaihde (017) IISALMI KIURUVESI SONKAJÄRVI VIEREMÄ