KUINKA VIESTIN HANKKEEN Tampere

Transkriptio

1 KUINKA VIESTIN HANKKEEN Tampere

2 Viestintää hankkeen alusta loppuun ja sen jälkeen

3 Hyvä viestintä on jatkuvaa Hyvä hankeviestintä ei keskity vain hankkeen tuloksista viestimiseen. Hankkeessa on paljon kerrottavaa: Mitkä ovat hankkeen suunnitelmat ja tavoitteet? Miksi se tehdään? Miten voi osallistua? Ketä hankkeessa on mukana? Asiakkaat, yhteistyökumppanit, tekijät, ketä muita? Mitä uutta hankeessa tehdään, mitä ideoita on syntynyt? Mitkä ovat hankkeen tulokset? 3

4 Kenelle pitäisi viestiä

5 Tiedon ja vuorovaikutuksen tarve vaihtelee Viestinnässä pyritään mahdollisuuksien mukaan vuorovaikutukseen, ei ainoastaan raportoivaan tiedottamiseen Pohdittava keitä asia koskee siten että tarvitaan jatkuvaa vuorovaikutusta? keiden tietoon projektin tavoite ja prosessi pitää saattaa? ketkä tulee pitää ajan tasolla? keiden kanssa käydään keskustelua säännöllisesti? 5

6 Tunnista ja valitse oikeat kohderyhmät Eri kohderyhmät vaativat erilaista viestintää. Pohdi Kenelle viestit: ammattilaisille, päättäjille, asiantuntijoille, vapaaehtoisille, ikäihmisille, asiakkaille jne.? Missä kanavissa viestit? Satsaa kohderyhmän ja kanavan näköisen viestintään. Kanavia ja välineitä on tarjolla paljon ja uusia tulee koko ajan. Harjoittele, kokeile, tutustu. Ja sitten: priorisoi! 6

7 Ole osa ratkaisua, älä ongelmaa Hyvät vaikuttajasuhteet perustuvat henkilökohtaisiin tapaamisin, aitoon kiinnostukseen, auttamisen haluun, molemminpuoliseen hyötyyn ja informaation vaihtamiseen. Vaikuttajat arvostavat ratkaisuja, sellaisia joita on tarkasteltu omaa kapeampaa viitekehystä laajemmin. Läpinäkyvyys! Maailma on muuttunut, saunalobbaamista ei enää ole. Tutustu päätöksentekoprosessiin. Ole oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Missä yhteiskunnallisissa keskusteluissa kannattaa olla mukana. Kytke oma toiminta laajempaan viitekehykseen. 7

8 Jos pitäisi valita yksi viesti, joka muistetaan, mikä se olisi?

9 Muotoile selkeät ja kiinnostavat ydinviestit Ydinviestit muodostavat hankeen viestinnän kivijalan. Ne ovat perusta kaikelle muulle viestinnälle. Hyvä ydinviesti on ytimekäs ja ymmärrettävä. Se voi olla lyhyt tarina tai muutamia lauseita, jopa sanoja. Hyvä ydinviesti kertoo toiminnasta ja tavoitteista mieleenpainuvasti ja erottuvasti. Pohdi, mitä haluat kuulijoidesi kuulevan ja muistavan hankkeesta! Vältä kapulakieltä! 9

10 Hyvän viestintäsuunnitelman rakennuspalikat

11 Hyvin suunniteltu on.. Pelkkä ydinviesti ei riitä hyvä viestintäsuunnitelma varmistaa että tärkeimmät asiat tulevat viestityiksi kiireessäkin Hyvän viestintäsuunnitelman elementit: Hankkeen tavoitteet ja niihin peilaten viestinnän tavoitteet Toimintaympäristön luotaaminen Kohderyhmät Ydin- ja tukiviestit Viestinnän teemat Kanavat ja välineet Resurssit ja viestinnän käytännön toteutus Mittaaminen Viestinnän toimenpiteet, vastuut ja aikataulu 11

12 Hyvä, mitattava tavoite Vastaa kysymyksiin: Keneen halutaan vaikuttaa? Minkä halutaan muuttuvan? Kuinka paljon? Mihin mennessä? Kun oma viestinnän tavoite on tiedossa, on mahdollista tehdä suunnitelma sen tavoitteluun. Nopea reagointi on mahdollista turvallisesti, kun tavoitteet ja perussuunnitelma ovat mietittynä. 12

13 SMART-malli takaa fiksut tavoitteet Specific Measurable Achievable Relevant Time-based Onko tavoite tarpeeksi rajattu? Onko tavoite järkevästi mitattavissa? Onko tavoite realistinen ja saavutettavissa? Hyötyykö organisaatio, jos tavoite saavutetaan? Mihin mennessä tavoite tulisi saavuttaa? 13

14 Vuorovaikutus

15 Vuorovaikuta laajalla rintamalla Hyödynnä kaikki vuorovaikutustilanteet hankkeesta viestimiseksi. Aloita jo hankkeen alkaessa: kerro tavoitteista ja suunnitelmista, tekijöistä ja ihmisistä. Tuo rohkeasti esille onnistumisia ja epäonnistumisia hankkeen kuluessa. Nollatuloskin on tulos! Ota kaikki hankkeessa mukana olevat osaksi viestintää. Varmista, että heillä on ajantasaiset tiedot ja valmiudet viestiä hankkeesta eteenpäin eri kanavissa. Pohtikaa yhdessä omannäköisiä tapoja viestintään. Käytä hyödyksi eri kanavia kohderyhmien tavoittamiseksi. Myös palautetta tai mielipiteitä kannattaa kerätä esimerkiksi kevyillä kyselyillä hankkeen aikana! 15

16 Tuloksista viestiminen

17 Viesti tuloksista tehokkaasti Miten määritellään hankkeen tulos? Mikä oli tavoite? Kun kuvaat tuloksia, kysy: Kenelle? Mitä? Miten? Milloin? Rakenna tulokset ja tarinat vastausten pohjalta. Miten hanke eteni, mikä muuttui, mitä saatiin aikaan? Hankkeen loppuun pitää olla reilusti varattu aikaa ja resursseja tuloksista ja hyvistä käytännöistä kertomiseen! 17

18 Kerronta yleisön mukaan

19 Saavuta kohderyhmäsi Sosiaalinen media Erilaiset sisältömuodot (teksti, kuvat, videot, podcastit, jne.) käyttöön Hankkeen viestintäkanavat Verkkosivut Mahdolliset julkaisut Uutiskirje Tapahtumat ja tilaisuudet Kerro kuulumisista ja etenemisestä sidosryhmille kun mahdollista Media Tiedote ei ole kuollut. Muista uutiskärki ja ajoitus. Näkyvyys journalistisessa mediassa tuo usein näkyvyyttä myös somessa 19

20 Mediatiedottamisen ajoituksesta pari vinkkiä Verkossa uutisten kulutus on piikissään aamulla n Samaan aikaan toimituksissa tehdään vahdinvaihto ja aloitetaan uusi päivä. Sisältöä kannattaa jakaa silloin, kun työssäkäyvät istuvat ruuhkassa tai lounaalla? Nuorille suunnattu sisältö illalla puoli kymmenen jälkeen? Mieti missä ja milloin itselle tärkeä yleisö viihtyy mediasisältöjen parissa? 20

21 Muista visuaalisuus

22 Hyödynnä visuaalista viestintää Visuaalinen esitys jää paremmin mieleen ja on helppo tapa kiinnittää huomio tärkeimpiin kohtiin Ihmisten kertomana, esimerkiksi videolla, saa viestin paremmin perille kuin tekstillä Eri sisältömuotojen hyödyntäminen tapauskohtaiseksi, esimerkiksi: Vlogit tai blogit hankkeen etenemisestä Grafiikan ja kerronnan hyödyntäminen datan kuvaamisessa ym., infografiikka, tarinat, kuvat Ajatuksena: voisiko parempi ymmärrys synnyttää enemmän vuorovaikutusta ja se puolestaan parantaa hankkeen lopputulosta? 22

23 Keep it simple

24 Vältä kapulakieltä! Jos 10-vuotias ymmärtää, mistä on kyse, olet onnistunut. Jätä pois ammattitermit, erikoiset lyhenteet. Pidä lauseet lyhyinä. Mieti, mikä asia oikeasti kiinnostaa: onko se itse hanke vai sen tulokset, ihmiset ja uudet oivallukset. Hyödynnä visuaalisuutta. Copyright Cocomms Oy 24

25 Ajatuksia herättelemään

26 Mitä jos.. Hankkeella olisi jokin tunnistettava elementti / fiilis / tarina, joka toistuisi kaikessa viestinnässä ja erottaa informaation massasta? Jokainen hankkeen sidosryhmistä kokisi, että heitä on kuultu tavoitteenasetannan yhteydessä sekä että heille on viestitty hankkeen lopputuloksista selkeästi? Hankkeesta tehtäisiin kompakti yhteenveto, tuloksista riippumatta, jotta muut voisivat oppia vastaavan varalle? Hanketta esiteltäisiin aina niin, että se on visuaalisesti vetoava ja sisältö on perus-a4:ää kiinnostavampi ja helpompi sisäistää? 26

27 KIITOS