Carea Vapaaehtoisen sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymän perustaminen Kymenlaaksoon

Transkriptio

1 Carea Vapaaehtoisen sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymän perustaminen Kymenlaaksoon Tiekartta

2 Agenda 1 Taustaa ja tavoitteet kuntayhtymän perustamiselle 2 Arvot, missio, visio ja strategia 3 Tiekartta 4 Muutoksen johtaminen

3 Taustaa vapaaehtoisen sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymän perustaminen Kymenlaaksoon Valtakunnallinen sote- ja maakuntauudistuksen aikataulu siirtyi vuodella eteenpäin Eduskunnan perustuslakivaliokunnan edellytettyä merkittäviä muutoksia lakiesityksiin. Uuden aikataulun mukaisesti maakunnat aloittavat toimintansa Kouvolan kaupunginhallitus teki elokuussa aloitteen vapaaehtoisen maakunnallisen sote-kuntayhtymän perustamiseksi Kymenlaaksoon jo vuoden 2019 alkaen. Aloitteen pohjalta Kouvolan, Kotkan, Haminan ja Carean valtuustojen ja hallitusten puheenjohtajat sekä viranhaltijajohto kokoontuivat kokoukseen, jossa kaikki tukivat vapaaehtoisen sote-kuntayhtymän perustamista. Tämän jälkeen valmistelutyötä on jatkettu siten, että kaikki Kymenlaakson kunnat ovat olleet mukana valmistelussa. Vapaaehtoisen sote-kuntayhtymän perustamisessa vuoden 2019 alusta alkaen voidaan nähdä useita myönteisiä puolia. Valtakunnallisen maakuntauudistuksen aikataulussa ja etenemisessä on edelleen epävarmuustekijöitä. Sote-palvelut edustavat valtaosaa tulevan maakunnan kokonaisuudesta, joten kun kuntayhtymän perustamisella saadaan sote-kokonaisuus valmiiksi tulevan rakenteen mukaiseksi, on maakunnan huomattavasti helpompi aloittaa toimintansa. Päätösvalta vapaaehtoisen kuntayhtymän perustamisessa on kunnilla itsellään sekä Carealla. Myös Kymenlaakson kuntien taloudellinen tilanne ja väestökehitys edellyttävät nykyistä rationaalisempia rakenteita ja toimintamalleja sote-palveluihin. Maakunnan kokoinen toimija pystyy vastaamaan tuleviin haasteisiin nykyistä rakennetta huomattavasti paremmin. Uuden Sote-kuntayhtymän rakentamisessa on keskeistä luoda yhtenäinen, asiakaslähtöinen ja tehokkaasti toimiva kokonaisuus. Keskeisiä tavoitteita perustettavalle kuntayhtymälle ovat: Yhdenvertaiset palvelut kuntalaisille Kehittäminen ja uudistaminen Osaamisen vahvistaminen olemassa olevan henkilöstön koulutuksen, rekrytointien ja johtamisen kautta Tehokas toiminta väestömäärältään vähenevässä maakunnassa ja päällekkäisyyksien poistaminen Pohja maakunnalliselle yhteistyölle ja vahvalle, kehittyvälle maakunnalle Perustamisen suunnittelun ja toteuttamisen helpottamiseksi on laadittu tässä dokumentissa esitetty tiekartta aikatauluineen

4 Kuntayhtymän keskeiset tavoitteet Asiakas Henkilöstö Talous Muut Yhdenvertaiset palvelut kuntalaisille Kehittäminen ja uudistaminen Innovatiiviset toimintamallit ja palvelukonseptit Osaamisen vahvistaminen sekä rekrytointien että johtamisen kautta Työnantajaimagon parantuminen ja monialainen osaaminen Tehokas toiminta supistuvassa maakunnassa ja päällekkäisyyksien poisto Tiedolla johtaminen ja mittarointi Pohja maakunnalliselle yhteistyölle ja vahvalle maakunnalle Tekeminen omissa käsissä Uudistumiskyky ja maakunnan profiilin nosto Peruspalvelut ja varhainen Investointien optimointi ja elinvoimaisuus tuki Saavutettavuus ja Mahdollisuus erikoistua, uudet urapolut ja työtehtävät Mahdollista varmistaa tehokas toiminta ja kerätä Ennakointikyky ja ketterä toimintamalli palveluiden turvaaminen Mahdollisuus palveluverkon kokonaistarkasteluun isommalla alueella Henkilöstöllä mahdollisuus vaikuttaa millaisiksi sotepalveluita kehitetään uudessa kuntayhtymässä kokemuksia jo ennen soteen siirtymistä Kustannusten laskeminen Askel kohti järjestäjä- ja tuottajamallia Alusta uusille innovaatioille Digitaalisten palveluiden tuotanto ja saatavuus

5 Kuntayhtymää rakennetaan Carean pohjalle Asiaa on pohdittu useissa maakunnissa vapaehtoisia kuntayhtymiä suunniteltaessa (mm. Päijät-Häme ja Etelä-Savo). Päijät- Häme päätyi rakentamaan kuntayhtymän PHSOTEY:n pohjalle, samoin ESSOTE rakennettiin ESSHP:n päälle. KOKONAAN UUSI KUNTAYHTYMÄ UUSI KUNTAYHTYMÄ CAREAN POHJALLE Hyviä puolia + Mahdollisuus tehdä kokonaan uuden tyyppinen tapa toimia + Mahdollisuus johdon ja avainhenkilöiden valintaan puhtaalta pöydältä Haasteita - Hitaampi ja raskaampi käynnistää - Edellyttää koko infrastruktuurin ja sopimusten tekemistä alusta/uudelleen, vaikka hyödynnettäisiin Carean alustaa - Asteittaiset muutokset haasteellisempia paine tehdä kaikki heti - Henkilöstökysymykset ja jatkuvuus Hyviä puolia + Aiemman organisaation infrastruktuuri valmiina voidaan tehdä tärkeysjärjestyksessä asteittaisia parannuksia, eikä kaikkea tarvitse tehdä välittömästi + Nopeampi ja kevyempi käynnistää + Tällä hetkellä jo suurin toimija jatkuvuus henkilöstön näkökulmasta Haasteita - Edellyttää keskeisten sopimusten, organisaation ja tehtävien uudelleen määrittelyä - Pelko kuntien ja luottamushenkilöiden ohjauksen heikkenemisestä - Suunnittelussa ja toteutuksessa tulee painottaa peruspalveluita muuten pelko ESH-keskeisyydestä Valittu vaihtoehto Todellisuudessa onnistuminen kummassa tahansa mallissa edellyttää hyvää strategista suunnittelua, selkeää tavoitteen asetantaa sekä strategisen ja operatiivisen johtamisen selkeyttämistä Carean pohjalle rakentaminen on todennäköisesti nopeampi, helpompi ja edullisempi vaihtoehto

6 Uudella sote-kuntayhtymällä on oma valmisteluorganisaationsa, joka vastaa sote-palveluiden kehittämisestä siirtymävaiheessa Maakuntauudistuksen ja uuden sote-kuntayhtymän valmisteluorganisaatioiden roolit Maakuntauudistuksen valmistelun palvelut MKVlautakunta palvelut MAKU- projektijohtaja Sote- Maakuntahallitus Poliittinen seurantaryhmä MKH:n valmistelutoimielin Muutosjohtaja Henkilöstö Talous Hallinto Työryhmät Järjestäjä/markkina Tietohallinto ja ICT Kiinteistö ja toimitilat Sote- Va. Yhteistoimintaelin Viestitään kuntayhtymän perustamisesta ja yhteistyöstä Hyödynnetään tehtyä työtä ja samoja työryhmäkokoonpanoja (ei päällekkäisiä työryhmiä) kuntayhtymän valmistelussa 2018 aikana Kuntayhtymän valmistuttua 2019 alussa, hyödynnetään tehtyä työtä ja jatketaan valmistelua maakuntavalmistelun alla Sote-kuntayhtymän valmistelun (kuntien ohjauksessa) Poliittinen johtoryhmä Valtuustojen ja hallitusten pj:t, Kuntajohtajat Carean yhtymäkokouksen ja hallituksen puheenjohtaja ja toimitusjohtaja Maakuntauudistuksen edustajana maakuntajohtaja Henkilöstön edustajat Projektiryhmä Kuntien sote-palveluista vastaavat johtajat Carean toimitusjohtaja Maakuntauudistuksen edustajana muutosjohtaja Työryhmät Projektiryhmä nimeää työryhmät valmisteluun Hyödynnetään maakuntavalmistelun ryhmiä Nimetään tarvittaessa uusia työryhmiä Sote-kuntayhtymän valmistelulla on oma erillinen organisaationsa, joka vastaa sote-palvelujen kehittämisestä siirtymävaiheessa ja hyödyntää maakuntavalmistelun työtä Valmistelutyö siirtyy takaisin maakuntavalmistelulle kuntayhtymän valmistuttua

7 Maakuntavalmistelu ja kuntayhtymän valmistelu etenevät lomittain siten, että vältetään päällekkäistä työtä Uusi kuntayhtymä on perustelua rakentaa teknisesti Carean alustalle, koska perustaminen teknisesti Carean alustalle on kustannustehokkaampaa ja vaivattomampaa kuin kokonaan uuden kuntayhtymän perustaminen. Kokonaan uuden kuntayhtymän perustaminen edellyttäisi nykyisen Carean purkamista, uusien sopimusten, infran ja henkilöstön rekrytoinnin aloittamista alusta alkaen. Käytännössä kokonaan uuden kuntayhtymän perustaminen tavoiteaikataulussa olisi mahdotonta. Kuntayhtymän perustamisen valmistelua johtamaan perustetaan johtoryhmä, johon kuuluvat kaikkien Kymenlaakson kuntien valtuustojen ja hallitusten puheenjohtajat, kaupungin- ja kunnanjohtajat, Carean hallituksen ja yhtymäkokouksen puheenjohtajat ja Carean toimitusjohtaja, Kymenlaakson maakuntajohtaja sekä henkilöstön edustajat. Varsinaisesta valmistelusta vastaa projektiryhmä, johon kuuluvat kaikkien kuntien sote-johtajat, Carean toimitusjohtaja ja maakunnan muutosjohtaja. Keskeisenä periaatteena valmistelussa on, että kuntayhtymävalmistelussa toteutettavat kokonaisuudet ovat sellaisenaan hyödynnettävissä tulevassa maakuntauudistuksessa. Maakuntavalmistelussa tällä hetkellä toimivien työryhmien ja projektihenkilöstön työ kohdennetaan vastaavasti kuntayhtymän valmisteluun tavoitteena päällekkäisen työn minimointi. Perustetaan uusi sotekuntayhtymä käyttäen Careaa teknisenä alustana Kuntayhtymällä on oma organisaationsa, joka vastaa sote-palveluiden kehittämisestä siirtymävaiheessa maakuntavalmistelun työtä hyväksi käyttäen Kuntayhtymän valmistuttua valmistelutyön vastuu siirtyisi jälleen maakunnalle

8 Agenda 1 Taustaa ja tavoitteet kuntayhtymän perustamiselle 2 Arvot, missio, visio ja strategia 3 Tiekartta 4 Muutoksen johtaminen LUONNOSVERSIO

9 Kuntayhtymän rakentuminen alkaa strategian määrittelystä, jonka jälkeen toteutetaan tiekartan osa-alueita Tavoitteena yhtenäinen ja toimiva maakunta Arvojen, mission, vision ja strategian määrittely Vaatimukset Järjestäjän ja tuotannon organisoituminen. Palveluntuotannon uudistaminen. Palveluiden horisontaalinen ja vertikaalinen integraatio. Suunnittelu,, projektointi Tiekartan osa-alueet 1 Järjestäjän Palvelutuotannon tiedon ICT ja Talous, : Tukipalveluiden alueellinen ja hallinta ja digitalisaatio johtamis- ja uudistaminen tuotanto ohjausmalli Tarvittavien sopimusten laatiminen 7 Viestintä Muutoksen johtaminen

10 Kuntayhtymän ensimmäisenä tehtävänä tulee olla yhteisten arvojen, mission, vision ja strategian määritteleminen ARVOT ovat työyhteisössä omaksuttuja hyvinä ja tärkeinä pidettyjä toimintaperiaatteita, jotka viestivät organisaation tarkoituksesta ja joiden tehtävänä on auttaa ja tukea yksilöiden ja ryhmien yhteistyötä MISSIO/PERUSTEHTÄVÄ sisältää yhteiseksi koetun näkemyksen organisaation tarkoituksesta. Se kertoo, miksi organisaatio on olemassa ja mitä se on tekemässä. Missio voidaan ymmärtää myös organisaation laajempana merkityksenä yhteiskunnassa VISIO mielletään kuvaksi organisaation toivotusta tulevaisuuden tilasta. Vision tarkoitus on luoda kuva tulevaisuudesta, johon halutaan pyrkiä. Hyvä visio antaa selkeät suuntaviitat ja helpottaa strategiaan kytkeytyvien mittarien valintaa STRATEGIA pitää sisällään näkemyksen toimintaympäristön ja toimialan tulevaisuuden haasteista. Se on pitkän tähtäimen näkemys siitä, millä tavoitteilla ja keinoilla visio, toiminta-ajatus ja arvot toteutuvat Tässä voidaan hyödyntää maakuntauudistuksessa jo tehtyä työtä

11 Agenda 1 Taustaa ja tavoitteet kuntayhtymän perustamiselle 2 Arvot, missio, visio ja strategia 3 Tiekartta 4 Muutoksen johtaminen LUONNOSVERSIO

12 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Kuntayhtymän rakentuminen alkaa strategian määrittelystä, jonka jälkeen toteutetaan tiekartan osa-alueita Tavoitteena yhtenäinen ja toimiva maakunta Arvojen, mission, vision ja strategian määrittely Vaatimukset Järjestäjän ja tuotannon organisoituminen. Palveluntuotannon uudistaminen. Palveluiden horisontaalinen ja vertikaalinen integraatio. Suunnittelu,, projektointi Tiekartan osa-alueet 1 Järjestäjän Palvelutuotannon tiedon ICT ja Talous, : Tukipalveluiden alueellinen ja hallinta ja digitalisaatio johtamis- ja uudistaminen tuotanto ohjausmalli Tarvittavien sopimusten laatiminen 7 Viestintä Muutoksen johtaminen

13 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Koostettu aikataulu projektin toteutuksesta 1) Järjestäjän 2) Palvelutuotannon 3) Talous ja tiedon hallinta 4) ICT ja digitalisaatio 5) Tukipalveluiden 6) Sopimusten laatiminen 7) Viestintä

14 Järjestäjä Palveluntuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Järjestäjän Yleiskuva Tehtävät Kuntayhtymän roolin, tehtävän ja vastuun määrittely Maakunnallisen palvelutarpeen arviointi Palveluverkon ja strategioiden suunnittelu Palveluohjauksen Kolmannen sektorin roolin vahvistaminen Valinnanvapauden laajuuden suunnittelu Korvausten ja maksujen suunnittelu Palveluntuottajien ohjauksen, seurannan ja hallinnan suunnittelu Suunnitelman laatiminen markkinapuutteisiin varautumisesta Suunnitelman laatiminen markkinapuutteisiin varautumisesta

15 Järjestäjä Palveluntuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Järjestäjän (1/2) Yleiskuva Tehtävät Kuntayhtymän roolin, tehtävän ja vastuun määrittely Maakunnallisen palvelutarpeen arviointi Palveluverkon ja strategioiden suunnittelu Palveluohjauksen Kolmannen sektorin roolin vahvistaminen Valinnanvapauden laajuuden suunnittelu Korvausten ja maksujen suunnittelu Palveluntuottajien ohjauksen, seurannan ja hallinnan suunnittelu Suunnitelman laatiminen markkinapuutteisiin varautumisesta Suunnitelman laatiminen markkinapuutteisiin varautumisesta

16 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Järjestäjän (1/2) Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu A Kuntayhtymän roolin, tehtävän ja vastuun määrittely Kuntayhtymän roolin, tehtävän ja vastuun tarkentaminen: mm. mitä tehdään/ei tehdä Järjestämissuunnitelman laatiminen ja strategiatyö, kuntayhtymän tärkeimpien tavoitteiden määrittely, järjestämissopimuksen laatiminen Operatiivisen ja strategisen järjestämisen työnjaon määrittely; poliittinen päätöksenteko ja -valta vs. operatiivinen ohjaus; eri toimijoiden vallan selkeyttäminen, vastuut ja rooli päätöksenteossa. 10/ /2017 Projektiryhmä poliittinen jory päättää B Maakunnallisen palvelutarpeen arviointi Olemassa olevan tiedon kokoaminen Aukkojen löytäminen ja yhteismitallistaminen tarvittaessa Kansallisten mittareiden tarkasteleminen Maakunnallisten olosuhdetekijöiden tarkasteleminen: ikärakenne, asukastiheys jne. Arviointi ja ennakointi palvelutarpeen muutoksista 12/2017-1/2018 Ulkopuolinen apu C Palveluverkon ja strategioiden suunnittelu Sovitaan linjat palveluiden järjestämiseen: kuntayhtymä- ja palvelustrategia, palvelulupaukset Suunnitellaan tuotettavat palvelut Suunnitellaan palvelumuotoja: fyysiset toimipisteet, sähköiset- ja liikkuvat palvelut Yhteistyö ja koordinointi maakuntastrategian kanssa tarvittaessa Huomioidaan Pyhtään kokonaisulkoistus ja mahdolliset muut tk-ulkoistukset 2/2018-5/2018 Projektiryhmä D Palveluohjauksen Olemassa olevat työryhmät jatkavat palvelukokonaisuuksien ja palveluketjujen kehitystä Yhdistetään olemassa olevien työryhmien tekemä työ palveluohjauksen kehitykseen Yhdistetään kärkihanke: Ikäopastin työryhmän työskentely kytketään tähän (järjestäjän tason osalta) Tavoitteiden määrittäminen palveluintegraatiolle ja palveluohjaukselle Palvelukokonaisuuksien suunnittelu Palveluketjujen suunnittelu Palveluohjauksen suunnittelu erilaisille asiakasryhmille: nykyiset työryhmät jatkavat työtään Palveluntuottajista saatavan tiedon ylläpidon suunnittelu: ajantasaista ja riittävää tietoa palveluntuottajista, viestiminen myös asiakkaille Suunnitelman laatiminen asiakkaan saaman palvelun varmistamiseksi: sujuvuuden, laadun, kustannusten varmistaminen ja hoitopolun seuraaminen 6/2018-9/2018 Projektiryhmä E Kolmannen sektorin roolin vahvistaminen Kartoitetaan kolmannen sektorin toimijat ja tehdään kysely toimintaympäristön kartoittamiseksi Kartoitetaan kotimaiset ja ulkomaiset hyvät käytännöt kolmannen sektorin osallistamiseksi Luodaan suunnitelma kolmannen sektorin osallistamiseksi: kanavat, saavutettavuus, rooli Otetaan käyttöön vaadittavat alustat, työkalut, toimenpiteet osallisuuden lisäämiseksi 6/2018-9/2018 Projektiryhmä <20 htp ~20-40 htp ~40-80 htp ~ htp >120 htp

17 Järjestäjä Palveluntuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Järjestäjän (2/2) Yleiskuva Tehtävät Kuntayhtymän roolin, tehtävän ja vastuun määrittely Maakunnallisen palvelutarpeen arviointi Palveluverkon ja strategioiden suunnittelu Palveluohjauksen Kolmannen sektorin roolin vahvistaminen Valinnanvapauden laajuuden suunnittelu Korvausten ja maksujen suunnittelu Palveluntuottajien ohjauksen, seurannan ja hallinnan suunnittelu Suunnitelman laatiminen markkinapuutteisiin varautumisesta Suunnitelman laatiminen markkinapuutteisiin varautumisesta

18 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Järjestäjän (2/2) F Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu Valinnanvapauden laajuuden suunnittelu Markkinoiden kartoitus Valinnanvapauden käyttöönoton aikataulun suunnittelu: Miten käyttöönotto vaiheistetaan? Toteutus Tammikuussa alkavaan hakuun valmistautuminen Sisässä olevien hakemusten päivittäminen uuteen malliin: hakemuksen täydennys alkuvuonna /2017-6/2018 Projektiryhmä G Korvausten ja maksujen suunnittelu Kapitaatiokorvausten ja sote-keskusmallin suunnittelu perustuen STM:n linjauksiin: Minkä kokoinen kapitaation tulisi olla? Sote-keskuksen muiden korvausmallien suunnittelu esim. transaktioperusteiset korvaukset sekä bonus-sanktiomalli 03-06/2018 Ulkopuolinen apu H Palveluntuottajien ohjauksen, seurannan ja hallinnan suunnittelu Julkisen luettelon ylläpitäminen tuottajista Palveluintegraation ja strategioiden tavoitteiden toteutumisen seurannan ja mittareiden suunnittelu Sopimuksen ehtojen toteutumisen seuranta esim. mittarit, sanktiot, palvelulupausten toteutuminen yms. Palautteen kerääminen: Palautetta työntekijöiltä ja asiakkailta Asiakasreklamaatioihin puuttuminen: Miten palautteeseen reagoidaan? Omavalvontaohjelmien suunnittelu ja hallinta Raportoinnin suunnittelu: THL, STM, Hyvinvointikertomus 3/2018-6/2018 Projektiryhmä I Ostopalvelustrategian suunnittelu Ostopalveluiden nykytilan kartoitus Hankintoihin liittyvien strategisten tavoitteiden ja linjausten määrittäminen Strategisten ja innovatiivisten hankintojen suunnittelu Asiakastarpeiden ja ylätason kriteerien huomiointi suunnittelussa 8/ /2018 Projektiryhmä J Suunnitelman laatiminen markkinapuutteisiin varautumisesta Kriteerien määrittäminen markkinapuutteelle Puutteiden ennustaminen: Todennäköisimpien puutteiden ja ajoitusten määrittäminen Puutteiden paikkaaminen: Suunnitelma puutteisiin reagoimisesta Määritellään, millaisiin puutteisiin reagoidaan Pyrkimys markkinapuutteen poistamiseen: Puutteisiin varautuminen ja ennaltaehkäisy 10/ /2018 Projektiryhmä <20 htp ~20-40 htp ~40-80 htp ~ htp >120 htp

19 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Olennaisimpia järjestäjän tehtäviä Tiivistys järjestäjän käsikirjasta Järjestäjän palveluiden Valinnanvapauspalveluiden suunnittelu Palveluverkon periaatteet ja rakentuminen Siirtyvien resurssien Liikelaitoksen ja sen palveluiden Valinnanvapaus- Maakunnallinen palvelutarpeen arviointi Valinnanvapauden laajuuden suunnittelu Toimivat tietojärjestelmät ja tiedon saumaton liikkuminen Selvitys siirtyvästä henkilöstöstä Asiakkaan palveluohjauksen suunnittelu Palveluntuottajista saatavan tiedon ylläpidon suunnittelu Palveluverkon ja strategioiden suunnittelu Korvausten ja maksujen suunnittelu Tiedolla johtaminen ja suunnitelmallisuus Selvitys siirtyvistä sopimuksista Liikelaitoksen omien palveluiden Asiakassetelien käytön Palveluntuottajien seurannan ja valvonnan suunnittelu Palveluntuottajien ohjauksen suunnittelu Jatkuva kehittyminen Selvistys siirtyvästä omaisuudesta Liikelaitoksen ostopalveluiden Henkilökohtaisen budjetin käytön Palveluohjauksen Palveluntuottajien seurannan ja hallinnan suunnittelu Yhteistyö eri toimijoiden kesken Henkilöstön siirtosuunnitelman luominen Palveluiden suunnittelu yhteistoiminnassa muiden maakuntien kanssa Suunnitelman laatiminen asiakkaan saaman palvelun varmistamiseksi Talouden suunnittelu Suunnitelman laatiminen markkinapuutteisiin varautumisesta Viestintä, asukkaiden ja asiakkaiden osallistaminen Toimitilojen ja palveluiden Suunnitelma palveluiden seuraamisesta ja kehittämisestä Asiakkaiden hoitosuhteiden seuraaminen Tässä järjestäjän organisoinnin alla Integroitu useisiin osioihin Tässä palvelutuotannon organisoinnin alla

20 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Järjestäjän organisoinnin toteuttamisaikataulu (1/2) Gantt chart Kuntayhtymän roolin, tehtävän ja vastuun määrittely Kuntayhtymän roolin, tehtävän ja vastuun tarkentaminen Operatiivisen ja strategisen järjestämisen työnjaon määrittely Maa-kunnallisen palvelutarpeen arviointi Olemassa olevan tiedon kokoaminen Aukkojen löytäminen ja yhteismitallistaminen tarvittaessa Kansallisten mittareiden tarkasteleminen Maakunnallisten olosuhdetekijöiden tarkasteleminen Arviointi ja ennakointi palvelutarpeen muutoksista Palveluverkon ja strategioiden suunnittelu Sovitaan linjat palveluiden järjestämiseen Suunnitellaan tuotettavat palvelut Suunnitellaan yhteistyössä järjestettävät palvelut Suunnitellaan palvelumuotoja Yhteistyö ja koordinointi maakuntastrategian kanssa tarvittaessa Palveluohjauksen Tavoitteiden määrittäminen palveluintegraatiolle ja palveluohjaukselle Palvelukokonaisuuksien suunnittelu Palveluketjujen suunnittelu Palveluohjauksen suunnittelu erilaisille asiakasryhmille Palveluntuottajista saatavan tiedon ylläpidon suunnittelu Suunnitelman laatiminen asiakkaan saaman palvelun varmistamiseksi Kolmannen sektorin roolin vahvistaminen Kartoitetaan kolmannen sektorin toimijat ja tehdään kysely toimintaympäristön kartoittamiseksi Kartoitetaan kotimaiset ja ulkomaiset hyvät käytännöt kolmannen sektorin osallistamiseksi Luodaan suunnitelma kolmannen sektorin osallistamiseksi: kanavat, saavutettavuus, rooli Otetaan käyttöön vaadittavat alustat, työkalut, toimenpiteet osallisuuden lisäämiseksi

21 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Järjestäjän organisoinnin toteuttamisaikataulu (2/2) Gantt chart Valinnan-vapauden laajuuden suunnittelu Markkinoiden kartoitus Valinnanvapauden käyttöönoton aikataulun suunnittelu Sisässä olevien hakemusten päivittäminen uuteen malliin Korvausten ja maksujen suunnittelu Kapitaatiokorvausten ja sote-keskusmallin suunnittelu perustuen STM:n linjauksiin Sote-keskuksen muiden korvausmallien suunnittelu Palvelutuottajien ohjauksen, seurannan ja hallinnan suunnittelu Julkisen luettelon ylläpitäminen tuottajista Palveluintegraation ja strategioiden tavoitteiden toteutumisen seurannan ja mittareiden suunnittelu Sopimuksen seuranta Palautteen kerääminen Asiakasreklamaatioihin puuttuminen Omavalvontaohjelmien suunnittelu ja hallinta Raportoinnin suunnittelu Ostopalvelustrategian suunnittelu Ostopalveluiden nykytilan kartoitus Hankintoihin liittyvien strategisten tavoitteiden ja linjausten määrittäminen Strategisten ja innovatiivisten hankintojen suunnittelu Asiakastarpeiden ja ylätason kriteerien huomiointi suunnittelussa Suunnitelman laatiminen markkina-puutteisiin varautumisesta Kriteerien määrittäminen markkinapuutteelle Puutteiden ennustaminen Puutteiden paikkaaminen Määritellään, millaisiin puutteisiin reagoidaan Pyrkimys markkinapuutteen poistamiseen

22 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Palvelutuotannon Yleiskuva Tehtävät Palveluiden sekä palvelutuotannon Omien palveluiden Ostopalveluiden Henkilöstökysymykset Valinnanvapauskokeilu Suunnitelma palveluiden seuraamisesta ja kehittämisestä

23 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Palvelutuotannon (1/2) Yleiskuva Tehtävät Palveluiden sekä palvelutuotannon Omien palveluiden Ostopalveluiden Henkilöstökysymykset Valinnanvapauskokeilu Suunnitelma palveluiden seuraamisesta ja kehittämisestä

24 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Palvelutuotannon (1/2) Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu A Palveluiden sekä palvelutuotannon Koko palvelurakenteen suunnittelu: Omien ja ostopalveluiden suunnittelu, mitä tehdään itse, mitä ulkoistetaan Tarkennetaan tavoitteet ja palvelutuotannon organisoinnille (lyhyt ja keskipitkä tähtäin, 1 5v) Vaihtoehtoja arvioidaan mm. suhteessa väestön palvelutarpeeseen, omaan palvelutuotantokapasiteettiin ja alueen palvelutarjontaan Määritellään millaisia konkreettisia synergioita voidaan saavuttaa ja millä aikataululla kun palvelut järjestetään yhdessä. Kustannukset, palveluiden laatu, saatavuus Kärkihankkeissa suunniteltujen tärkeimpien palvelutuotannon uudistusten pilotointi Sisältyvien palveluiden määrittely (esim. pelastustoiminta) 10/ /2018 Projekti ryhmä B Omien palveluiden Toimivien käytäntöjen kartoittaminen Kehityskohteiden kartoittaminen ja niihin puuttuminen Palveluiden mahdollinen uudelleen Asiakasryhmäkohtaiset suunnitelmat palveluiden organisoimiseksi (tehty jo paljon työtä työryhmissä) Yksinkertainen suunnitelma palveluntuotannon organisoimiseksi ja palveluiden kehittämiseksi Laaditaan suunnitelma palveluohjauksen organisoimiseksi maakunnallisesti eri asiakassegmenteille (ikäihmiset, vammaiset henkilöt, lapset ja perheet, päihde- ja mielenterveystyö) erityisesti viranomaispäätösten osalta 01/ /2018 Projekti ryhmä C Ostopalveluiden Markkinoiden kartoitus ja kilpailutusten suunnittelu Kannustin- ja palkkiomallien suunnittelu Sopimusten solmiminen palveluntuottajien kanssa Asiakkaiden ohjautuminen ostopalveluiden piiriin saumattomasti 05/ /2018 Projekti ryhmä <20 htp ~20-40 htp ~40-80 htp ~ htp >120 htp

25 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Palvelutuotannon (2/2) Yleiskuva Tehtävät Palveluiden sekä palvelutuotannon Omien palveluiden Ostopalveluiden Henkilöstökysymykset Valinnanvapauskokeilu Suunnitelma palveluiden seuraamisesta ja kehittämisestä

26 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Palvelutuotannon (2/2) Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu D Henkilöstökysymykset Keskeisten henkilöstökysymysten määrittely palveluntuotannon näkökulmasta: kuntayhtymän perustamiseen ja mahdollisiin siirtoihin liittyen Alueellisten erojen kartoittaminen Kuntien ja Carean YT-ringissä käsiteltävät asiat: YT:käytynä 9/2018 mennessä Henkilöstövaikutusten arviointi ja olemassa olevien resurssien allokointi eri toimintojen kesken Henkilöstötilaisuuksien järjestäminen: henkilöstön toimenkuvan ja henkilöstöön liittyvien muutosten selkeyttäminen henkilöstölle. Aloitetaan jo nyt, lisäksi aina YT:iden jälkeen Tarvittavan muutostuen ja valmennusten suunnittelu ja toteutus: esim. ICTjärjestelmien koulutus Palkkaharmonisointi ja etuuksien läpikäynti: Harmonisointi vasta / /2018 Henkilöstötyöryhmä/ Ulkopuolinen apu E Valinnanvapauspilotin 1 osan toteutus: avopalveluiden valinnanvapauspilotti Valinnanvapauskokeilun jatko Toteutussuunnitelman laatiminen valinnanvapauskokeilun laajentamiseksi: myöhemmin Tase-yksikön / yhtiöittämisen suunnittelu ja toteutus Sote-keskuksen toiminnan suunnittelu ja toimintamallit Listautumiskapasiteetin laskenta Viestintä ja markkinointi Bonus- ja sanktiomallien laskenta sekä varautuminen Valinnanvapauskokeilu 01/ /2018 Projektiryhmä F Suunnitelma palveluiden seuraamisesta ja kehittämisestä Omien palveluiden seuraaminen ja arvioiminen Ostopalveluiden seuraaminen ja arvioiminen Palautteen kerääminen (asiakkaat ja palveluntuottajat) Kehityssuunnitelmien tekeminen 01/ /2018 Projektiryhmä <20 htp ~20-40 htp ~40-80 htp ~ htp >120 htp

27 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Palvelutuotannon organisoinnin toteuttamisaikataulu (1/2) Gantt chart Palveluiden sekä palvelutuotannon Koko palvelurakenteen suunnittelu Tarkennetaan tavoitteet ja palvelutuotannon organisoinnille Kärkihankkeissa suunniteltujen tärkeimpien palvelutuotannon uudistusten pilotointi Omien palveluiden Toimivien käytäntöjen kartoittaminen Kehityskohteiden kartoittaminen ja niihin puuttuminen Palveluiden mahdollinen uudelleen Asiakasryhmäkohtaiset suunnitelmat palveluiden organisoimiseksi Osto-palveluiden Markkinoiden kartoitus ja kilpailutusten suunnittelu Kannustin- ja palkkiomallien suunnittelu Sopimusten solmiminen palveluntuottajien kanssa Asiakkaiden ohjautuminen ostopalveluiden piiriin saumattomasti

28 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Palvelutuotannon organisoinnin toteuttamisaikataulu (2/2) Gantt chart Henkilöstökysymykset Keskeisten henkilöstökysymysten määrittely palveluntuotannon näkökulmasta Alueellisten erojen kartoittaminen Kuntien ja Carean YT-ringissä käsiteltävät asiat Henkilöstövaikutusten arviointi ja olemassa olevien resurssien allokointi eri toimintojen kesken Henkilöstötilaisuuksien järjestäminen Tarvittavan muutostuen ja valmennusten suunnittelu ja toteutus Etuuksien läpikäynti ja palkkaharmonisointi Valinnanvapauskokeilu Valinnanvapauspilotin 1 osan toteutus Valinnanvapauskokeilun jatko Toteutussuunnitelman laatiminen valinnanvapauskokeilun laajentamiseksi Suunnitelma palveluiden seuraamisesta ja kehittämisestä Omien palveluiden seuraaminen ja arvioiminen Ostopalveluiden seuraaminen ja arvioiminen Palautteen kerääminen (asiakkaat ja palveluntuottajat) Kehityssuunnitelmien tekeminen

29 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Palveluntuotannon tähän mennessä toteutettu kehitystyö ja suunnitellut kehitysvaiheet Tähän mennessä tehty kehitystyö Seuraavat jo suunnitellut kehitysvaiheet Palveluiden organisoinnin kehitystyötä on tehty palvelukohtaisissa ryhmissä. Palvelutyöryhmät suunnitelleet sekä palvelutuotantoa että palveluohjausta Palvelutyöryhmät jatkavat työstöä kuntayhtymävalmistelun alla Mahdollisen juridisen avun kartoitus henkilöstökysymyksiin liittyen Henkilöstökysymyksiä on työstetty maakunnallisella tasolla (etuuksien, paikallisten sopimusten ja siirtyvän henkilöstön määrän kartoitus)

30 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Talouden, tiedon hallinnan ja tuotannon Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu A Tarvittavan tiedon määrittely Tarvittavat tiedot talouden ja toiminnan raportoinnin näkökulmasta Mitä taloudellista ja siihen liittyvää toiminnallista tietoa tulisi koostaa taloushallinnon vaatimusten ja toiminnan kehittämisen näkökulmasta mitä tietoa kaikkein järkevintä tuottaa yhtenäisesti Priorisointi: mitä on mahdollista tehdä 2019 alkuun mennessä, mitkä ovat välttämättömät alueet 10-11/ 2017 Taloustyöryhmä B Taloushallinnon tietojärjestelmän käynnistäminen Uuden kuntayhtymän taloushallinnon tietojärjestelmän käynnistäminen 11/ /2018 Taloustyöryhmä C Kuntayhtymän talouden suunnittelu Yhdessä operatiivisen johdon kanssa taloussuunnittelun menetelmien ja ohjauksen läpikäynti Tietojärjestelmän päivitys uuteen ympäristöön 2-6/2018 Taloustyöryhmä D Raportointimallin suunnittelu ja toteutus Raportoinnin sisällön alustava määrittely: mitä ja kenelle? Käytetään Carean olemassa olevia työkaluja raportointiin Raportoinnin syklin alustavat määrittelyt: Tarpeiden erot eri syklin vaiheissa Asiakastietojärjestelmien kirjauskäytäntöjen auditointi ja menetelmän sähköinen dokumentointi (etenkin sosiaalipuoli), Kirjausoppaan laadinta Nykyisen raportointijärjestelmän laajentaminen 11/ /2018 Raportointiryhmä E Sisäinen laskenta ja tuotteistus Käydään sisäisen laskennan menetelmät läpi, sen pohjalta ehdotus toteutuksesta uudessa ympäristössä Kirjanpidon aineiston kerääminen yhteen ja sen läpikäynti Tiedot vertailukelpoiseen muotoon: Tilinpäätösaineisto ja toiminnan tiedot vertailukelpoisiksi Palveluiden tuotteistus, edes kevyesti: esh jo tuotteistettu, pth ja sosiaalipalvelut ei Tukipalveluiden ja hallinnon kustannusten jyvittäminen Tuotteistus 12/2017-6/2018 Muut: 6-11/2018 Taloustyöryhmä <20 htp ~20-40 htp ~40-80 htp ~ htp >120 htp

31 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Talouden ja tiedon hallinnan toteuttamisaikataulu Gantt chart Tarvittavan tiedon määrittely Tarvittavat tiedot talouden ja toiminnan raportoinnin näkökulmasta Priorisointi Taloushallinnon tietojärjestelmän käynnistäminen Uuden kuntayhtymän taloushallinnon tietojärjestelmän käynnistäminen Kirjanpidon erojen alustava selvitys Kuntayhtymän talouden suunnittelu Yhdessä operatiivisen johdon kanssa taloussuunnittelun menetelmien ja ohjauksen läpikäynti Raportointimallin suunnittelu ja toteutus Raportoinnin sisällön alustava määrittely Raportoinnin syklin alustavat määrittelyt Asiakastietojärjestelmien kirjauskäytäntöjen auditointi ja menetelmän sähköinen dokumentointi Nykyisen raportointijärjestelmän laajentaminen Sisäinen laskenta ja tuotteistus Käydään kirjanpidon menetelmät läpi, sen pohjalta ehdotus toteutuksesta uudessa ympäristössä Kirjanpidon aineiston kerääminen yhteen ja sen läpikäynti Tiedot vertailukelpoiseen muotoon Kuntavertailuanalyysin toteutus Palveluiden tuotteistus, edes kevyesti Tukipalveluiden ja hallinnon kustannusten jyvittäminen

32 Järjestäjä Palveluntuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Talouden, tiedon hallinnan ja tuotannon tähän mennessä toteutettu kehitystyö ja suunnitellut kehitysvaiheet Tehty kehitystyö ja seuraavat askeleet Tähän mennessä tehty kehitystyö Seuraavat jo suunnitellut kehitysvaiheet On selvitetty lähdejärjestelmiä Tietojärjestelmät jo olemassa, joiden pohjalle aletaan rakentamaan Talous ja henkilöstö (SAP) Raportointi (click view) Kustannuspaikkarakenteiden selvitys ja kustannusten jyvittäminen tietoa tarvitaan 2017 tilinpäätökseen ja 2018 talousarvioon, jotta voidaan lopulta tehdä 2019 budjetti ESH palvelut on jo tuotteistettu Seuraavat askeleet:

33 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä ICT ja digitalisaation Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu A Palveluntuotannon digistrategian selkeyttäminen Digitalisaation tavoitteet palvelutuotannossa: Tiedolla johtaminen sekä asiakasrajapinnassa että tuotannossa, prosessiautomaation kasvu ja omahoidon läpimurto Uuden kuntayhtymän ICT-strategian tavoitteiden määrittely esim. asiakkaan sosiaalisen ja terveydellisen tilanteen ja hoitoprosessin kokonaiskuva, tiedot tuotannontekijöistä (resurssit), kustannustiedot, vaikuttavuustiedot Digitalisaation ja ICT-vision ja strategian määrittely 2025: Kuvataan, miltä järjestelmän tulisi näyttää vuonna 2025 Vaikuttavuus ja tiedon louhinta, asiakassegmenttien muodostaminen ja porautuminen Tuottavuustavoitteiden määrittäminen SOTE ICT arkkitehtuurin visio 2025 Kansalaisten digitaalisen asioinnin visio 2025 Pilotoitavat ja testattavat konseptit ja digitaaliset palvelut: kartoitetaan ja määritetään ratkaisuja, joita voidaan ottaa testaukseen ja pilotointiin (esim. kotimittaukset ja -terveystarkastukset) Digitalisaatio osaksi palvelutuotantoa: Innovatiiviset työpajat, joissa asiakasprosesseja kehitetään paremmiksi riittävän rohkein vaatimuksin digitalisaatiolle. 10/ /2018 Johtoryhmä, tietohallintojohtaja fasilitoi B Strategia: tavoitellut toiminnot ja ICTpalvelut niissä Kuvataan kokonaisarkkitehtuuri siten, että keskeiset toiminnot on kuvattu eri vaiheissa ( , ja ) ja vastaavasti ICT-ratkaisukokonaisuus mikä ne toteuttaa, kussakin vaiheessa. 01/ /2018 Asiakasprosessien kehittämistiimit yhdessä ICT-tiimin kanssa C Visio: Lopputuloksen kuvaaminen ja määrittely Kuvataan Sote-kuntayhtymän keskeisimmät vahvuudet ja uudet kilpailuvaltit ja kuinka ne saavutetaan toimintaa kehittämällä ja digitalisaatiota lisäämällä. Käyttöön tulevia järjestelmiä ensi vaiheessa ovat Kymen SAP TaHe- alustana sekä Effican Lifecare ja / /2018 Johtoryhmä, tietohallintojohtaja fasilitoi D Etenemissuunnitelma ja toteutus Hankintastrategian suunnittelu 10-12/2017. Hankintastrategian toteutus ja käyttöönotot / /2018 Tietohallintojohtaja <20 htp ~20-40 htp ~40-80 htp ~ htp >120 htp

34 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä ICT:n ja digitalisaation toteuttamisaikataulu Gantt chart Palveluntuotannon digistrategian selkeyttäminen Digitalisaation tavoitteet palvelutuotannossa Uuden kuntayhtymän ICT-strategian tavoitteiden määrittely Digitalisaation ja ICT-vision ja strategian määrittely 2025 Pilotoitavat ja testattavat konseptit ja digitaaliset palvelut Digitalisaatio osaksi palvelutuotantoa Strategia: tavoitellut toiminnot ja ICT-palvelut niissä Kuvataan kokonaisarkkitehtuuri siten, että keskeiset toiminnot on kuvattu eri vaiheissa ( , ja ) ja vastaavasti ICT-ratkaisukokonaisuus mikä ne toteuttaa, kussakin vaiheessa. Visio: Lopputuloksen kuvaaminen ja määrittely Kuvataan Sote-kuntayhtymän keskeisimmät vahvuudet ja uudet kilpailuvaltit ja kuinka ne saavutetaan toimintaa kehittämällä ja digitalisaatiota lisäämällä. Käyttöön tulevia järjestelmiä ensi vaiheessa ovat Kymen SAP TaHe- alustana sekä Effican Lifecare Etenemissuunnitelma ja toteutus Hankintastrategian suunnittelu Hankintastrategian toteutus ja käyttöönotot

35 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Viitekehyksenä analyysiin ja muutosten vaikutuksiin käytetään ryhmän kokoamaa sote-organisaation ICT-ympäristön kuvausta Analyysi paloitellaan pienempiin osiin pohtimalla kunkin sovellus- ja infra-elementin osalta muutoksen vaikutukset Analyysissa hyödynnetään ryhmän kasaamaa listausta eri organisaatioiden käytössä olevista tietojärjestelmistä Elementtien osalta tunnistetaan ehdottomat minimivaatimukset (jotka tarvitaan, että toiminta ylipäätänsä on mahdollista), tarpeelliset vaatimukset (jotta toiminta olisi järkevää) sekä lisätoiveet (jotka toiminnallisesti parantaisivat nykyistä tilannetta) Tilapäisratkaisut pohditaan myös elementtikohtaisesti, joskin erikseen tehdään analyysi järjestelmien välisistä riippuvuuksista, jotka on muutoksessa huomioitava

36 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä ICT ja digitalisaation tähän mennessä toteutettu kehitystyö ja suunnitellut kehitysvaiheet Tähän mennessä tehty kehitystyö Seuraavat jo suunnitellut kehitysvaiheet Asiakas- ja potilastietojärjestelmien esikartoitus tehty kesäkuussa 2017, valitun ratkaisun mukainen projekti käynnistetty elokuussa 2017 (Effica Lifecare) Lifecare-käyttöönoton työryhmät ovat muodostumassa ja aloittavat toiminnanmuutokseen valmistautumisen lokakuussa Sosiaalihuollon Effica Lifecare työpajat on ajoitettu lokamarraskuulle Lifecaren käyttöönoton aikataulu on hyvin riippuvainen valmistuvasta organisaatiorakenteesta, jotta se voidaan rakentaa tietojärjestelmään kustannus- /suorituspaikkatasolle.

37 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Tukipalveluiden Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu A Tuki-palveluiden kunta-yhtymässä Tukipalveluiden nykytilan tarkentaminen palvelu- ja kuntatasolla: Erilaisten järjestämistapojen ja potentiaalisten synergioiden kartoittaminen Tukipalveluiden organisoitumismallin valinta: Tällä hetkellä 3 vaihtoehtoa Tukipalveluiden tuotannon ja organisoinnin määrittely siirtymäajalle: Suunnitellaan, mitkä palvelut siirtyvät ensin ja miten Millaiset tavoitteet kuntayhtymällä on tukipalveluiden suhteen? Talous, henkilöstön määrä Kuntayhtymän ja kuntien välisen yhteistyön määrittely tukipalveluiden organisoinnissa ja tuotannossa Omien tukipalveluiden suhde valtakunnallisten palvelukeskusten tehtävään 10/2017 Tukipalvelutyöryhmä B Tukipalveluiden kehittäminen Tukipalveluiden strategian suunnittelu: Omien ja ostopalveluiden suunnittelu ja jako, mahdolliset kumppanuudet, työryhmän resurssisuunnittelu jne. Ydinpalveluiden keskeisten tarpeiden määrittely: Selvitetään, mitä tarpeita ydinpalveluilla on tukipalveluiden osalta Muutoksen läpiviennin resursointi: Päätös, kuka/ketkä vetävät tästä eteenpäin Palveluverkon tärkeimpien lyhyen tähtäimen kiinteistökysymysten ratkaiseminen; yhtenäiset vuokrat, miten kiinteistöt sopeutetaan lyhyellä tähtäimellä toteutettaviin palveluverkon uudistuksiin Parhaiden käytäntöjen kartoitus: muista maakunnista, sekä soveltuvilta osin muilta toimialoilta, yhteistyötä talous- ja henkilöstötyöryhmien kanssa asiantuntija-avun saamiseksi Kehittämis- ja säästöpotentiaalin määrittely: mitä kannattaa tehdä välittömästi uudessa kuntayhtymässä, mitä myöhemmin maakunnassa 11/2017-4/2018 Vateryhmä C Tukipalveluiden johtaminen ja ohjaus Tukipalveluiden ja ohjausmallin määrittely sisältäen omistajaohjauksen Tukipalveluiden toiminnan ja talouden raportoinnin määrittely Tukipalveluiden mittarien määrittely 11/2017-4/2018 Vateryhmä D Tukipalveluiden hankinta Ostopalveluiden nykytilan kartoitus Hankintoihin liittyvien strategisten tavoitteiden ja linjausten määrittäminen Markkinoiden kartoitus- ja kilpailutusten suunnittelu Sopimusten solmiminen palveluntuottajien kanssa 11/2017-4/2018 Vateryhmä <20 htp ~20-40 htp ~40-80 htp ~ htp >120 htp

38 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Tukipalveluiden organisoinnin toteuttamisaikataulu Gantt chart Tukipalveluiden kuntayhtymässä Tukipalveluiden nykytilan tarkentaminen Tukipalveluiden tuotannon ja organisoinnin määrittely siirtymäajalle Kuntayhtymän ja kuntien välisen yhteistyön määrittely tukipalveluiden organisoinnissa ja tuotannossa Yhteistyömahdollisuuksien määrittely Tukipalveluiden kehittäminen Tukipalveluiden strategian suunnittelu Ydinpalveluiden keskeisten tarpeiden määrittely Palveluverkon tärkeimpien lyhyen tähtäimen kiinteistökysymysten ratkaiseminen Parhaiden käytäntöjen kartoitus Kehittämis- ja säästöpotentiaalin määrittely Tukipalveluiden johtaminen ja ohjaus Tukipalveluiden ja ohjausmallin määrittely Tukipalveluiden toiminnan ja talouden raportoinnin määrittely Tukipalveluiden hankinta Ostopalveluiden nykytilan kartoitus Hankintoihin liittyvien strategisten tavoitteiden ja linjausten määrittäminen Markkinoiden kartoitus- ja kilpailutusten suunnittelu Sopimusten solmiminen palveluntuottajien kanssa

39 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Tukipalveluiden osalta tähän mennessä toteutettu kehitystyö ja suunnitellut kehitysvaiheet Tähän mennessä tehty kehitystyö Seuraavat jo suunnitellut kehitysvaiheet Nykytilan kartoitus toteutettu (sotessa noin 530 henkilöä + lisäpalvelut 24 henkilöt). Tukipalvelut kattavat puhtauden, ravintopalvelut ja kiinteistön hoidon. Ulkoistettuja palveluita (muille kuin alueella toimiville omille yhtiöille) on hyvin vähän Erilaisia organisoitumismalleja on mietitty, nyt rajattu kolmeen vaihtoehtoon (tukipalvelujen keskitetty tilausyksikkö, sote-tukipalveluita tuottava yksikkö ja maakunnallinen tukipalveluiden tuottaja) Vaihtoehtoisia organisoitumismalleja esitetään kiinteistö- ja toimitilaryhmän kokouksessa Seuraavia esiin nostettuja työvaiheita ovat palveluverkkokysymykset, resursointi jatkotyöskentelyyn ja valmisteluun sekä kunnille jäävien työntekijöiden kartoitus Lisäselvitystä tarvitaan hankintalain osalta; mitkä ovat sen vaikutukset tukipalveluiden mahdollisuuksiin

40 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Tarvittavien sopimusten laatiminen Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu A Kuntien ja kuntayhtymän väliset sopimukset ja säännöt Perussopimuksen muuttaminen. Omistajaohjausmallin suunnittelu Ohjausmallin laatiminen; miten ja millä mandaatilla kuntayhtymä ohjaa kuntien toimintaa alueellisen sote-mallin mukaisiin toimintamalleihin (sopimuksella, ohjeilla ja niihin perustuvalla keskitetyllä johtamisella) Kuntayhtymän ja kuntien väliset sopimukset tukipalveluiden käytöstä ja niiden kustannuksista Hallinto- ja toimintasääntöjen muokkaaminen: kuntatasolla (tuotantolautakunnat) ja kuntayhtymätasolla 10/ /2018 Projektiryhmä, kunnat hyväksyy B Kuntien kiinteistöjen sopimusasiat Nykytilan kartoitus: mitä kiinteistöjä tällä hetkellä? Sopimussuhteet Tulevaisuuden tarvittavien kiinteistöjen kartoitus: mitä ja millaisia kiinteistöjä tarvitaan? Päätös, siirretäänkö kiinteistöt kuntayhtymälle vai jäävätkö kunnille Kiinteistöjen siirron maakunnalle/kunnille suunnittelu 01/ /2018 Projektiryhmä, kunnat hyväksyy C Kuntayhtymän rahoitusmallin suunnittelu Kuntalaskutusperiaatteiden laatiminen: miten ja millä periaatteilla hoidetaan laskutus kunnilta? 10/ /2018 Projektiryhmä, kunnat hyväksyy D Kuntien ja muiden palveluntuottajien väliset sopimukset Kuntien ja palveluntuottajien (yksityinen ja kolmas sektori) välisten sopimusten kartoitus: mitä sopimuksia tällä hetkellä Mahdollisten toimenpiteiden määrittely: mitä asioita tulee mahdollisesti huomioida / neuvotella / tarkentaa Tarvittavien sopimusten siirto kuntayhtymälle Kuvataan, mitä kuntien ja kuntayhtymän välisille sopimuksille tapahtuu maakuntauudistuksessa: Sote-sopimukset siirtyvät maakunnalle 10/ /2018 Projektiryhmä, kunnat hyväksyy E Maakunnan- ja valtakunnan tason velvoitteiden seuranta Osallistuminen maakunnan tason suunnitteluun Valtakunnan tason vaatimusten, lainsäädännön muutosten ja velvoitteiden seuranta Em. Edellyttämien muutosten ja toimenpiteiden määrittely ja toteutus 10/ /2018 Projektiryhmä ~20-40 htp >120 htp <20 htp ~40-80 htp ~ htp

41 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Sopimusten laatimisen toteuttamisaikataulu Gantt chart Kuntien ja kuntayhtymän väliset sopimukset ja säännöt Perussopimuksen laatiminen Ohjausmallin laatiminen Kuntayhtymän ja kuntien väliset sopimukset tukipalveluiden käytöstä ja niiden kustannuksista Hallinto- ja toimintasääntöjen muokkaaminen Kuntien kiinteistöjen sopimusasiat Nykytilan kartoitus: mitä kiinteistöjä tällä hetkellä? Sopimussuhteet Tulevaisuuden tarvittavien kiinteistöjen kartoitus: mitä ja millaisia kiinteistöjä tarvitaan? Päätös, siirretäänkö kiinteistöt kuntayhtymälle vai jäävätkö kunnille Kiinteistöjen siirron maakunnalle/kunnille suunnittelu Kuntayhtymän rahoitusmallin suunnittelu Kuntalaskutusperiaatteiden laatiminen Kuntien ja muiden palveluntuottajien väliset sopimukset Kuntien ja palveluntuottajien (yksityinen ja kolmas sektori) välisten sopimusten kartoitus Mahdollisten toimenpiteiden määrittely Tarvittavien sopimusten siirto kuntayhtymälle Kuvataan, mitä kuntien ja kuntayhtymän välisille sopimuksille tapahtuu maakuntauudistuksessa: Maakunnan- ja valtakunnan tason velvoitteiden seuranta Osallistuminen maakunnan tason suunnitteluun Valtakunnan tason vaatimusten, lainsäädännön muutosten ja velvoitteiden seuranta Em. Edellyttämien muutosten ja toimenpiteiden määrittely ja toteutus

42 Järjestäjä Palveluntuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Viestinnän Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu A Nykyisten viestintäkäytäntöjen kartoitus Kartoitetaan Carean ja eri kuntien olemassa olevat viestintäkäytännöt sekä viestintäkanavat 10/2017 Kuntien viestintävastaavat B Viestinnän ydinviestien määrittely Määritellään viestinnän ydinviestit perustuen uuden kuntayhtymän arvoihin ja strategiaan 12/2017 Anni Björklund C Viestintästrategian laatiminen Laaditaan uuden kuntayhtymän viestintästrategia perustuen kuntien olemassa oleviin viestintästrategioihin 01-02/2018 Anni Björklund D Viestintäkanavien määrittely ja käyttöönotto Määritellään käyttöönotettavat viestintäkanavat sekä ulkoiseen että sisäiseen viestintään Kilpailutetaan ja hankitaan tarvittavat työkalut Koulutetaan henkilöstö ja tarvittavat sidosryhmät 01-02/2018 Anni Björklund E Jatkuva viestintä ja henkilöstön osallistaminen Osallistetaan henkilöstö osaksi viestintää Viestitään proaktiivisesti henkilöstölle, asiakkaille ja muille sidosryhmille Viestintästrategian toteutus 01-12/2018 Anni Björklund ~20-40 htp >120 htp <20 htp ~40-80 htp ~ htp

43 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Viestinnän toteuttamisaikataulu Gantt chart Nykyisten viestintäkäytäntöjen kartoitus Kartoitetaan Carean ja eri kuntien olemassa olevat viestintäkäytännöt sekä viestintäkanavat Viestinnän ydinviestien määrittely Määritellään viestinnän ydinviestit perustuen uuden kuntayhtymän arvoihin ja strategiaan Viestintästrategian laatiminen Laaditaan uuden kuntayhtymän viestintästrategia perustuen kuntien olemassa oleviin viestintästrategioihin Viestintäkanavien määrittely ja käyttöönotto Määritellään käyttöönotettavat viestintäkanavat sekä ulkoiseen että sisäiseen viestintään Kilpailutetaan ja hankitaan tarvittavat työkalut Koulutetaan henkilöstö ja tarvittavat sidosryhmät Jatkuva viestintä ja henkilöstön osallistaminen Osallistetaan henkilöstö osaksi viestintää Viestitään proaktiivisesti henkilöstölle, asiakkaille ja muille sidosryhmille Viestintästrategian toteutus

44 Järjestäjä Palvelutuotanto Talous ICT ja digi Tukipalvelut Sopimukset Viestintä Viestinnän tähän mennessä toteutettu kehitystyö ja suunnitellut kehitysvaiheet Tähän mennessä tehty kehitystyö Seuraavat jo suunnitellut kehitysvaiheet Carean sisällä määritelty ydinviestejä sekä tehty viestintästrategia (aktiivisempaa ja aloitteellisempaa viestintää) Kouvolassa tehty paljon viestintätyötä Eri tahojen viestinnästä vastaavien henkilöiden tapaaminen lokakuussa Viestintästrategiaa tulisi suunnitella läheisessä yhteistyössä kuntayhtymän strategiatyön kanssa Uuden kuntayhtymän viestinnän suunnittelua ei ole vielä aloitettu

45 Agenda 1 Taustaa ja tavoitteet kuntayhtymän perustamiselle 2 Arvot, missio, visio ja strategia 3 Tiekartta 4 Muutoksen johtaminen LUONNOSVERSIO

46 Kuntayhtymän rakentuminen alkaa strategian määrittelystä, jonka jälkeen toteutetaan tiekartan osa-alueita Tavoitteena yhtenäinen ja toimiva maakunta Arvojen, mission, vision ja strategian määrittely Vaatimukset Järjestäjän ja tuotannon organisoituminen. Palveluntuotannon uudistaminen. Palveluiden horisontaalinen ja vertikaalinen integraatio. Suunnittelu,, projektointi Tiekartan osa-alueet 1 Järjestäjän Palvelutuotannon tiedon ICT ja Talous, : Tukipalveluiden alueellinen ja hallinta ja digitalisaatio johtamis- ja uudistaminen tuotanto ohjausmalli Tarvittavien sopimusten laatiminen 7 Viestintä Muutoksen johtaminen

47 Muutoksen johtamisen A Tehtävä Alatehtävä Työmäärä Aikataulu Vastuu Muutosjohtamisen suunnitelman laatiminen Muutosvision laatiminen ja tavoitteiden asettaminen Mittareiden valinta muutoksen arvoimiseksi: Esim. dashboard, ennustava analytiikka, mahdolliset kannustin- ja palkkiomallit Tiekartan tarkentaminen kunkin osa-alueen kohdalta: projektointi ja aikataulutus, resursointi ja päätöksenteon vaiheistus Muutostoimenpiteiden priorisointi: Kriittisimpien muutosten valitseminen Määritellään ja selkeytetään kuntayhtymän suhdetta maakuntauudistukseen 10-12/2017 Projektiryhmä B Muutoksen resursointi Muutoksen edellyttämien resurssien ja vastuiden määrittely: Henkilöstötarpeiden ja vastuiden määrittely, uuden osaamisen tarpeen tunnistaminen ja täyttäminen, esim. henkilöstö/sopimusjuridiikka Avainhenkilöiden valinta ja muutoksen vastuuttaminen: Uudet vastuuhenkilöt, heille omat vastuualueet Henkilöstön sitouttamis- ja osallistamissuunnitelman laatiminen: Pohditaan, miten henkilöstön mielipiteet otetaan huomioon Johdon ja esimiesten valmennuksen suunnittelu ja toteutus: Johdon tarvitsemien tietojen ja taitojen määrittely. Kyselyt, työpajat, koulutukset, valmennukset 10/ /2018 Projektiryhmä C Muutosviestinnän suunnittelu Viestintäsuunnitelman tarkentaminen: Sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelu Hyvin muutosviestintäkäytäntöjen kartoittaminen: Esim. Siunsote Laaditaan selkeät kuvaukset ja ohjeet uudistetuista prosesseista muutoksen läpiviemiseksi henkilöstölle: (johto, esimiehet, muu henkilöstö) 10-12/2017 Viestintävastaavat D Muutoksen toteutus Henkilöstön infotilaisuudet: Viestien sisällön ja aikataulun suunnittelu Johdon ja esimiesten valmennukset Muutoksen hallinta ja operatiivinen jalkautusuunnitelma Sisäinen ja ulkoinen viestintä 2018 Projektiryhmä E Iterointi, jatkuva seuranta ja kehittäminen Jatkuva toimintaympäristön tarkkailu ja kehittäminen: tartutaan havaittuihin kehityskohteisiin nopeasti ja muutetaan toimintatapoja joustavasti lennosta Sisäiset arviointi- ja palauteprosessit Parhaiden käytäntöjen juurruttaminen: Levitetään tietoa hyvistä toimintatavoista: mitä tehtiin ja miten? 2018 Projektiryhmä ~20-40 htp >120 htp <20 htp ~40-80 htp ~ htp