Pohjoinen sote ja tuottamisen rakenteet hanke

Transkriptio

1 Hankeraportti 1 (7) Pohjoinen sote ja tuottamisen rakenteet hanke Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankeosio Projektipäällikkö Sanna Salmela sanna.salmela@ppshp.fi

2 Hankeraportti 2 (7) Hankkeen tausta Sote-uudistuksen etenemistiestä riippumatta sote-palvelut tullaan jatkossa järjestämään nykyistä laajemmissa organisaatioissa. Uudistuksen voimaanastumiseen on kuitenkin vielä pitkä aika. OYS-ervan eli Pohjoisen soten alueella on katsottu, että odotusaika kannattaa hyödyntää kehittämällä uudistuksen valmistelun ja toimeenpanon aikana tarvittavaa tietopohjaa. Tietopohjan kehittäminen liittyy laajempaan tietojohtamisen käsitteeseen, joka sisältää sekä a) tiedon johtamista (= tiedon laadun, saatavuuden ja varastoinnin parantamista) että b) tiedolla johtamista (= asenteiden, käytänteiden, toimintatapojen ja organisaatiokulttuurien johtamista tietoa jalostamalla ja hyödyntämällä) (Laihonen ym. 2013, 32). Julkishallinnossa tiedolla johtaminen on ollut kivikkoista, koska jokainen toimija on tottunut toimimaan omalla tavallaan ja vastaamaan vain omasta tontistaan. Tietoon ei useinkaan luoteta tai sitä ei ole saatavissa oikeaan aikaan oikeassa muodossa. Tiedon laadussa on usein puutteita, minkä vuoksi tiedolla johtamista ei uskalleta kehittää. (Einola-Pekkinen 2014.) Tietoon liittyy kuitenkin valtava potentiaali, minkä vuoksi tietojohtamista on viime vuosina alettu soveltaa myös verkostojen ja alueiden johtamisessa (Laihonen ym. 2013, 15). Keskeistä on muodostaa kokonaiskuva yhteisön hallussa olevasta tiedosta ja valjastaa se palvelemaan yhteisön toimintaa (Kononen 2014, 30). OYS-ervalla kokonaiskuvan luominen aloitettiin syksyllä 2014 tekemällä selvitys ympärivuorokautisesta hoidosta kunnissa. Keskusteluissa nousi esille kuntien toive siitä, että myös sosiaali- ja terveydenhuollon avopalveluista tehtäisiin vastaavanlainen selvitys. Tämä toive muodosti PPSHP:n hankeosiosuunnitelman perustan. Konkreettisia toimenpiteitä, joilla kuntien toiveeseen voitaisiin vastata, jäsennettiin Laihosen ym. (2013) liiketoimintatiedon hallinnan teoreettisen mallin avulla (kuvio 1, kohdat 1-5). Mallilla tarkoitetaan toimintaa, jonka avulla organisaatio kerää, analysoi, jakaa ja hyödyntää oman toimintansa kannalta merkityksellistä tietoa. Keskeisenä tehtävänä on analysoida ja yhdistää irrallisia tiedonpalasia ja jakaa näin syntynyttä tietoa päätöksentekijöille. (emt., 25.) KUVIO 1. Hankeosion teoreettisena viitekehyksenä toiminut liiketoimintatiedon hallinnan malli (Laihonen ym. 2013, 25).

3 Hankeraportti 3 (7) Hankkeen tavoitteet Hankeosion tavoitteet on esitetty taulukossa 1. TAULUKKO 1. Hankeosion tavoitteet. Pitkän tähtäimen päämäärä (ei saavutettavissa hankeaikana): Pohjoisen soten yhteistoimintaverkoston tietojohtaminen on onnistunutta: Tietoa käytetään systemaattisesti sekä koko Pohjoisella sotella, sairaanhoitopiireissä että kunnissa ja kuntayhtymissä. Päätavoite: Tiedon jalostamiselle, jakamiselle ja hyödyntämiselle on olemassa hyvät olosuhteet ja yhteisesti sovitut käytännöt. Osatavoite 1: Selvityksen kohteeksi rajattuihin teemoihin liittyvä, saatavilla ollut relevantti tieto on käytettävissä keskeisiä käyttäjäryhmiä (= kuntien ja kuntayhtymien luottamus- ja viranhaltijajohtoa) palvelevassa muodossa. Osatavoite 2: Tietoa ja tietotuotteita on jaettu ja analysoitu vuorovaikutuksessa keskeisten käyttäjäryhmien kanssa. Osatavoite 3: Tietoa ja tietotuotteita on hyödynnetty tulevien palvelurakenteiden suunnittelussa. Hankkeen konkreettiset toimenpiteet yhdistettiin liiketoimintatiedon hallinnan malliin, joskaan mallia ei hankkeen aikataululla ollut mahdollista toteuttaa kokonaan. Kuvion 1 kohdissa A-H on kuvattu ne toimenpiteet, jotka PPSHP:n hankeosiossa suunniteltiin tehtävän. Suunnitteluvaiheessa todettiin, että sosiaali- ja terveydenhuollon avopalvelut on liian laaja käsite käytettävissä olevaan aikaan nähden. Tästä syystä selvitykseen päätettiin sisällyttää seuraavat, koko Pohjoisen soten palvelurakenteen kannalta tärkeäksi koetut terveydenhuollolliset asiat: Perusterveydenhuollon avohoidon käynnit (sisältää hammashuollon) Mielenterveysasiakkaiden avo-, laitos- ja asumispalvelut Päihdeasiakkaiden avo-, laitos- ja asumispalvelut

4 Hankeraportti 4 (7) A. Kartoitetaan seuraavia palveluja kuvaavat indikaattorit: Perusterveydenhuollon avohoito Mielenterveysasiakkaiden avo-, laitos ja asumispalvelut Päihdeasiakkaiden avo-, laitos- ja asumispalvelut B. Valitaan käyttäjien kannalta relevantit indikaattorit. (toukokuu) C. Relevanteista indikaattoreista jalostetaan tarpeenmukaisia tietotuotteita (esim. raportit, diapankiti). D. Tietotuotteita kehitetään aiemmin laadituista, ympärivuorokautista hoitoa koskevista tietotuotteista saadun palautteen pohjalta. (touko-heinäkuu) E. Avopalveluja ja ympärivuorokautista hoitoa kuvaavia tietoja ja tietämystä tarkastellaan yhtenä kokonaisuutena. F. Tiedon ja tietämyksen pohjalta laaditaan alustavia hahmotelmia (vuorovaikutuksessa keskeisten kohderyhmien kanssa) Pohjoisen soten palvelujen tilasta ja tuottamiseen vaikuttavista tekijöistä G. Tehdään (vuorovaikutuksessa keskeisten kohderyhmien kanssa) alustavia johtopäätöksiä siitä, millä palvelurakenteella Pohjoisen soten alueella olisi tarkoituksenmukaista tuottaa selvityksen kohteena olevia palveluja. (elo-lokakuu) H. Tietotuotteita jaetaan ja esitellään keskeisille kohderyhmille. (elo-lokakuu) KUVIO 2. Hankkeen konkreettiset toimenpiteet.

5 Hankeraportti 5 (7) Tavoitteiden toteutuminen Osatavoite 1:Selvityksen kohteeksi rajattuihin teemoihin liittyvä, saatavilla ollut relevantti tieto on käytettävissä keskeisiä käyttäjäryhmiä (= kuntien ja kuntayhtymien luottamus- ja viranhaltijajohtoa) palvelevassa muodossa. Sotkanet-tilastotietokannasta löytyvät indikaattorit on kartoitettu. Relevantiksi katsottu tieto on jalostettu kolmeksi raportiksi, jotka julkaistaan lokakuussa Diapankit valmistuvat lokakuun 2015 aikana. Raportit ja diapankit sisältävät kuntakohtaiset tiedot kaikista Pohjoisen soten kunnista, mikä tukee kuntien ja sairaanhoitopiirien välistä vertailua. Raporttien ja diapankkien valmistelussa on pyritty yksinkertaisuuteen, selkeyteen ja käyttäjäystävällisyyteen. Valmistelussa on mahdollisuuksien mukaan huomioitu aiemmista raporteista saatu palaute. Itse tietotuotteisiin liittynyttä palautetta on tosin tullut vähän. Kunnille on annettu mahdollisuus tutustua raportteihin ennen kuin ne julkaistaan internetissä. Kunnat ovat voineet halutessaan korjata mahdolliset virheet. Hankkeessa on tehty myös alkuperäisestä suunnitelmasta poikenneita toimenpiteitä, jotka liittyvät osatavoitteeseen 1: Edellä mainittujen lisäksi tehtiin raportti, johon kerättiin perustietoa Pohjoisen soten kunnista (mm. väkiluvut, väestöntiheys, taajama-aste, väestöllinen ja taloudellinen huoltosuhde, ikäjakaumat, sairastavuus, sosiaali- ja terveydenhuollon tarvekerroin). Kyseinen raportti sisältää taustatietoa, jota voidaan tarvita muiden raporttien tulosten tulkinnassa. Raporttien valmistelun aikana vahvistui käsitys siitä, että AvoHILMO-rekisteriin perustuvien tietojen vertailtavuus on monelta osin heikko. Raporteissa esitettyihin lukuihin liittyy epävarmuustekijöitä, jotka vaikeuttavat vertailua. Tästä syystä hankkeessa päätettiin tehdä täydentävä kysely perusterveydenhuollon avohoidosta. Kysely toteutettiin Excel-lomakkeena, jota jaettiin jokaisen sairaanhoitopiirin perusterveydenhuollon yksikön kautta kuntiin, kuntayhtymiin ja yhteistoiminta-alueille. Tiedonkeruu oli käynnissä Täytetty lomake saatiin 24 kunnasta ja yhdeksästä kuntayhtymästä tai yhteistoiminta-alueelta (kaikki yhteenlaskettuna 60/68 kunnasta). Kyselyn tuloksista on tehty raportti ja diapankki, jotka julkaistaan lokakuussa. Erillinenkään kysely ei poistanut yhteismitallisuuteen liittyviä ongelmia. Tuloksia voidaan kuitenkin käyttää keskustelun herättämisessä ja tietojohtamisen kehittämisessä. Valmistelu-, toteutus- ja raportointiprosessit ovat paljastaneet monta kriittistä kohtaa, joiden tunnistamisen ansiosta ne voidaan välttää, kun tulevien sote-alueiden tietojohtamista ja siihen liittyvää Pohjoisen soten yhteistyötä suunnitellaan. Prosessin ongelmakohdista on tehty raportti, joka sisältää myös toimenpide-ehdotuksia. Osatavoite 2: Tietoa ja tietotuotteita on jaettu ja analysoitu vuorovaikutuksessa keskeisten käyttäjäryhmien kanssa. Raportit ja diapankit julkaistaan PPSHP:n internetsivuilla lokakuussa Perusterveydenhuollon yksiköiden kautta on jaettu kuntiin ja kuntayhtymiin sähköpostiviestejä, joissa olevasta linkistä vastaanottaja pääsee vapaasti katsomaan ja hyödyntämään raportteja ja diapankkeja. Potilastietojärjestelmien asiantuntijoille pidettiin syyskuussa työpaja, jossa listattiin konkreettisia keinoja edistää vertailukelpoisen tiedon tuottamista Pohjoisella sotella ja sen sote-alueilla.

6 Hankeraportti 6 (7) Yhteiseen tulosten analysointiin ei hankkeen aikana ehditty. Suurin tarve yhdessä tehdyille tulkinnoille ja keskusteluille onkin vasta sitten, kun lokakuussa 2015 saadaan lisätietoa tulevista sote-alueista. Raporttien sisältöön tullaan todennäköisesti ja toivottavasti palaamaan tämän jälkeen. Osatavoite 3: Tietoa ja tietotuotteita on hyödynnetty tulevien palvelurakenteiden suunnittelussa. Perusterveydenhuollon yksiköihin, kuntiin ja kuntayhtymiin lähetetyissä sähköpostiviesteissä ja muissa vuorovaikutustilanteissa on korostettu ja korostetaan, että raportteja ja diapankkien sisältämää tietoa tulee hyödyntää tulevien sote-alueiden ja Pohjoisen soten palvelurakenteiden suunnittelussa ja päätöksenteossa. Tämän toteutuminen käytännössä on kuitenkin toistaiseksi jäänyt epävarmaksi. Toisaalta ajankohtakaan ei ole ollut sille otollinen, koska kunnissa, sairaanhoitopiireissä ja koko Pohjoisella sotella on nyt valtakunnallisia linjauksia odottava tunnelma. Päätavoite: Tiedon jalostamiselle, jakamiselle ja hyödyntämiselle on olemassa hyvät olosuhteet ja yhteisesti sovitut käytännöt. Hankkeessa on otettu askeleita kohti nykyistä suurempien sote-alueiden tietojohtamista. Työ on kuitenkin painottunut lähinnä tiedon keräämiseen ja tietotuotteiden laatimiseen eli liiketoimintatiedon hallintamallin vaiheisiin 1 ja 2. Päätavoitteen toteutuminen on mahdollista vasta sitten, kun valtakunnalliset linjaukset selviävät ja uudistus alkaa konkretisoitua. Hankkeen tuotokset: 1. Kartta perusterveydenhuollon avohoidon ja laitoshoidon tietoresursseista. 2. Kartta mielenterveysasiakkaiden avo-, laitos ja asumispalvelujen tietoresursseista. 3. Kartta päihdeasiakkaiden avo-, laitos- ja asumispalvelujen tietoresursseista. 4. Raportti: Perustietoja väestöstä ja sen sosiaali- ja terveyspalvelujen tarpeesta OYS-ervalla. 5. Raportti + diapankki: Rekisteritietoihin perustuva selvitys: Perusterveydenhuollon avo- ja vuodeosastohoito OYS-ervan kunnissa. Sisältää suun terveydenhuollon. 6. Raportti + diapankki: Rekisteritietoihin perustuva selvitys: Mielenterveysasiakkaiden avo-, laitos- ja asumispalvelut OYS-ervan kunnissa. 7. Raportti + diapankki: Rekisteritietoihin perustuva selvitys: Päihdeasiakkaiden avo-, laitos- ja asumispalvelut OYS-ervan kunnissa. 8. Raportti + diapankki: OYS-ervan kunnille ja kuntayhtymille suunnatun kyselyn tulosraportti: Perusterveydenhuollon avohoito vuonna Raportti: Havaintoja ja kokemuksia Pohjoinen sote ja tuottamisen rakenteet -hankkeesta: Tulevien sote-rakenteiden tietojohtamisen haasteita ja ratkaisuehdotuksia OYS-ervalla. 10. Työpaja: Potilastietojärjestelmien asiantuntijoille tarkoitettu työpaja ma klo osallistujaa. Tuloksia on hyödynnetty edellä kuvatun raportin laatimisessa. 11. OYS-ervan kuntien ja alueiden potilastietojärjestelmien asiantuntijaverkoston sähköpostilista: Pohjoiseen soteen kuuluvien kuntien ja kuntayhtymien potilastietojärjestelmien pääkäyttäjiä ym. asiantuntijoita. 12. Artikkeli: Tietoon perustuva päätöksenteko uusissa sote-rakenteissa Mission Impossible? Keskeneräinen artikkelikäsikirjoitus. Keskeiset tulokset ja vaikutukset: Hajallaan olevaa relevanttia tietoa on kerätty yhden tahon toimesta käyttövalmiiksi ja saatavilla oleviksi. Tämän ansiosta muiden tahojen tarve valmistaa samankaltaista materiaalia on vähentynyt, minkä seurauksena päällekkäinen työ vähenee.

7 Hankeraportti 7 (7) Koko Pohjoisen soten hahmottaminen yhtenä kokonaisuutena on helpottunut. Kuntien ja kuntayhtymien vertailuanalyysi on helpottunut, joskin tiedon vertailtavuuteen liittyvät haasteet vaikeuttavat vertailua. Käytettävissä oleva, visuaaliseen muotoon puettu tieto (kaaviot ja kuviot) kuitenkin edistää avointa keskustelua siitä, millainen palvelurakenne sote-alueille ja Pohjoiseen sotelle tulisi luoda. Vertailuanalyysin ja kokonaisuuden hahmottumisen myötä vuorovaikutuksellinen keskustelu kuntien ja kuntayhtymien välillä lisääntyy. Tieto lisää ymmärrystä ja keskustelua siitä, millaisia tarpeita sote-alueiden ja Pohjoisen soten asukkailla on ja millä palvelurakenteella palvelut kannattaisi jatkossa tuottaa. Tietoa ja tiedolla johtamista koskevia vahvuuksia ja kehittämistarpeita nousee esiin, minkä ansiosta on mahdollista luoda jo nyt pohjaa tulevan Pohjoisen soten sisältämien palvelurakenteiden tietojohtamiselle. Tulosten hyödynnettävyys laajemmin / valtakunnallisesti Koska kaikki raportit ja diapankit on julkaistu internetissä, tuloksia ja oppimiskokemuksia on mahdollista hyödyntää Pohjoisen soten ulkopuolisilla sote-alueilla ja valtakunnallisesti. Mitä jatkotoimia hankkeen pohjalta tulisi harkita (jatkohankkeet, lainsäädäntö- tai hallinnolliset toimet, koulutus)? Pohjoisen soten sairaanhoitopiirien / sote-alueiden ja kuntien välistä yhteistyötä ja -toimintaa tietojohtamisessa tulisi jatkaa, kehittää ja tiivistää. Pohjoisella sotella on erityisen suuri tarve tiedon johtamiselle. Aito tiedolla johtaminen mahdollistuu vasta sitten, kun tietoa johdetaan suunnitellusti, kokonaisvaltaisesti ja päämäärätietoisesti eri tasoilla (valtio, OYS-erva, sote-alueet, kunnat, johtajat ja esimiehet). Tällä hetkellä tiedolla johtaminen on vaikeaa, koska tiedon johtaminen on puutteellista. Tiedon johtaminen edellyttää vahvaa valtakunnallista ohjausta. Pohjoisen soten tietojohtamista tulisi katsoa yhtenä kokonaisuutena ja sovittaa se yhteen valtakunnallisten ja kuntien tietojohtamisen kanssa. Yhteisten käytäntöjen sopiminen olisi tärkeää. Valtakunnallisten rekisterien ja potilastietojärjestelmien yhteismitallisuutta tulee edistää. LÄHTEET: Einola-Pekkinen V Mitäs me mahdollistajat. Tietoasiantuntija-lehti 4/2014, sivut Luettavissa osoitteessa Kononen L Tietojohtaminen ja kokonaisarkkitehtuuri rakenna tietoyhteiskuntaa, johda tietoa ja tiedolla sekä hyödynnä kokonaisarkkitehtuuri. Tietoasiantuntija-lehti 4/2014, sivut Laihonen H, Hannula M, Helander N, Ilvonen I, Jussila J, Kukko M, Kärkkäinen H, Lönnqvist A, Myllärniemi J, Pekkola S, Virtanen P, Vuori V, Yliniemi T Tietojohtaminen. Tampereen teknillinen yliopisto. Tiedonhallinnan ja logistiikan laitos. Juvenes Print, Tampere. Luettavissa osoitteessa