Karelia ENPI CBC ohjelman otantatarkastukset

Transkriptio

1 Toimeksiannon vahvistuskirje 1 (5) Pohjois-Pohjanmaan liitto Karelia ENPI CBC ohjelman otantatarkastukset 1 Tarkoitus ja tausta Toimeksiannon tarkoituksena on Pohjois-PohjanmaanPohjanmaan liiton hallinnoimaan Karelia ENPI CBC -ohjelmaan sisältyvien hankkeiden otantatarkastusten suorittaminen Suomessa ja Venäjällä pääosin vuosina Komission asetuksen (EY) N:o 951/2007 mukaisesti. Tarkastukset muodostuvat seuraavista osista: otannan perusteella valittavien hankkeiden tarkastukset riskianalyysin perusteella valittavien hankkeiden tarkastukset 2 Suoritettavat palvelut Tarkastukset toteutetaan ohjelman hallinto- ja maksuviranomaisen laatiman tar- kastussuunnitelman mukaisesti. Otantatarkastukset kohdentuvat sekä julkis- että yksityisoikeudellisiin tahoihin Suomessa ja Venäjällä. Lisäksi suoritetaan ohjelman Petroskoin sivutoimipisteen tilintarkastus, jossa nou- datetaan otantatarkastusten ehtoja. Tässä toimeksiannon vahvistuskirjeessä kuvataan toimitettavaksi sovitut palvelut ja noudatettavat sopimusehdot. Toimeksianto suoritetaan erikseen sovittuja toimenpiteitä koskevissa toimeksian- noissa sovellettavan liitännäispalvelustandardin ISRS 4400 mukaisesti. Toimeksiantaja valitsee otantatarkastuksen kohteeksi Karelia ENPI CBC ohjelmassa arviolta 2-4 hanketta vuosittain hankkeen koosta riippuen. Lisäksi Toimeksiantaja voi teettää ns. riskianalyysiin perustuvien hankkeiden tarkastuksia, tai muita ylimääräisiä hankkeiden otantatarkastuksia. Otantatarkastuksia suoritetaan sekä Suomessa että Venäjällä. Sopimuksen yksityiskohdat tarkastusmäärien osalta tarkentuvat sopimuskauden aikana. Toimeksiantaja ei sitoudu sopimuksessa mihinkään minimimääriin otantatarkastusten hankkimi- sen osalta. Lisäksi tarkastetaan Karelia ENPI CBC ohjelman sivutoimipiste Pet- roskoissa. Suorittamamme toimenpiteet eivät muodosta tilintarkastusstandardien mukaista ti- lintarkastusta eivätkä yleisluonteista tarkastusta koskevien standardien mukaista PricewaterhouseCoopers Oy, KHT-yhteisö, PL 1015 (Itämerentori 2), HELSINKI Puhelin , Kotipaikka Helsinki, Y-tunnus

2 Toimeksiannon vahvistuskirje 2 (5) 3 Aikataulu yleisluonteista tarkastusta. Edellä mainittujen standardien mukaista varmuutta ei näin ollen ilmaista. Laadimme toimeksiannon yhteydessä raportin, jonka sisällöstä on tarkemmin liit- teenä olevassa työsuunnitelmassa. Tarkastusten raportointimallista ja yhteenvetoraportin sisällöstä sovitaan ennen tarkastusten aloittamista. Raporttimme on tarkoitettu yksinomaan tämän raportin ensimmäisessä kappaleessa mainittuun käyttöön, eikä sitä pidä käyttää muuhun tarkoitukseen. Pohjois- Pohjanmaan liitolla on kuitenkinin oikeus luovuttaa tämä raportti muille viranomai- sille rahoituksen valvontaa varten. Toimeksianto kestää koko ohjelmakauden eli saakka. Toimeksiantaja va- raa option toimeksiannon voimassaolon jatkamiseen vuodella sopimuksen ehtojen pysyessä muuttumattomina. Toimeksianto voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla. 4 Resurssit 5 Toimeksiantajan velvollisuudet Toimeksiannosta vastaa KHT, JHTT Kari Rantala varahenkilönään JHTT, HTM Outi Kirvesoja. Tarkastustiimi määritellään hankekohtaisesti. Toimeksiantaja valitsee otantamenetelmällä tarkastettavat hankkeet sekä päättää hanketoimijoista, joiden toiminta ja kustannukset tarkastetaan asiakirjojen perus- teella ja/tai paikan päällä tehtävässä tarkastuksessa ko. hanketoimijoiden toimiti- loissa. Toimeksiantaja ilmoittaa alustavasti hankkeen päähakijalle (Lead Partner) tulevasta tarkastuksesta ja siinä tarvittavasta aineistosta. Toimeksiantaja antaa otantatarkastuksia suorittavalle tilintarkastajalle käyttöön hanketarkastuksessa tarvittavan Karelia ENPI CBC ohjelmaa (tarvittavat EU:n asetukset ja ohjeistukset sekä muu mahdollinen ohjelman laatima hankkeita koskeva ohjeistus) ja tarkastettavaa hanketta koskevan aineiston. Toimeksiantaja hyväksyy hankkeiden tarkastusraportit, jonka jälkeen tarkastustyö katsotaan suoritetun loppuun hyväksytysti. 6 Palkkiot Tarkastuspalkkio Tarkastuspalkkio muodostuu tarkastuspäivän päivähinnasta, ilman arvonlisäveroa. PwC Suomen vastuullisen tilintarkastajan päivähinta on 1000 euroa, vastuullisen

3 Toimeksiannon vahvistuskirje 3 (5) varahenkilön 870 euroa ja avustavan tilintarkastajan päivähinta 550 euroa. PwC Venäjän Petroskoin vastuullisen tilintarkastajan päivähinta on 1830 euroa ja avus- tavan tilintarkastajan päivähinta 1335 euroa. Päivähinta sisältää kaikki kulut, kuten palkka-, sosiaali- ja yleiskustannukset. Tarkastuksista veloitetaan käytetyn ajan pe- rusteella. Jos hanketarkastuksen matkustusaika ajoittuu työaikaan (klo 8-16) tai jos matkus- tusaika ylittää työajan ulkopuolella 2 tuntia veloitetaan matkustusajalta 50 % tar- kastuspäivän perusteella lasketusta tuntihinnasta. Matkakustannusten korvaaminen Matkakustannusten (matka-, majoitus- ja päivärahakulut) korvausperiaatteena on voimassa oleva Verohallinnon päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista. Venäläisen tilintarkastajan Venäjällä suorittamien tarkastusmatkojen korvausperiaatteena ovat matkasta aiheutuvat todelliset, kohtuulliset kustannukset. Matkakustannukset hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisimman vaihtoehdon mu- kaisesti. Jos hanketarkastuksen matkustusaika ajoittuu työaikaan (klo 8-16) tai jos matkustusaika ylittää työajan ulkopuolella 2 tuntia veloitetaan matkustusajalta 50 % tarkastuspäivän perusteella lasketusta tuntihinnasta kuitenkin enintään 50 % tarkas- tuspäivän hinnasta. Yleiset sopimusehdot ja muut ehdot Laskutus tapahtuu kuukausittain ja Suomen PwC laskuttaa koko toimeksiannon hankkeittain. Toimeksiantajalla tai toimeksiantajan edustajalla tai ohjelman rahoittajien edustaosallistua tai olla mukana tarkkailijana paikan päällä tehtävässä han- ketarkastuksessa. Toimeksiantajalla tai toimeksiantajan edustajalla, sekä EU:n komissiolla, OLAF:lla, Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuimella ja kaikilla kyseisten elinten val- tuuttamilla ulkoisilla tarkastajilla, sekä Työ- ja elinkeinoministeriöllä, sekä Venäjän federaation edustajalla on oikeus perehtyä otantatarkastuksia suorittavan tilintar- kastajan työ- ja muuhun hankkeiden tarkastusta koskevaan aineistoon kohtuullisen ajan sisällä toimeksiantajan pyynnöstä. Tätä toimeksiannon vahvistuskirjettä on luettava yhdessä oheisten yleisten sopi- musehtojen ja liitteenä olevan tarkastussuunnitelman jilla on oikeus kanssa.

4 Toimeksiannon vahvistuskirje 4 (5) 7 Hyväksyminen ja allekirjoitus Tämä toimeksiannon vahvistuskirje sekä liitteenä olevat yleiset sopimusehdot ja työsuunnitelma muodostavat yhdessä sopimuksen välillämme. Pyydämme teitä ystävällisesti vahvistamaan, että hyväksytte tämän sopimuksen ehdot, allekirjoittamalla tämän kirjeen molemmat kappaleet sille varattuun tilaan. Pyydämme palauttamaan toisen allekirjoitetuista kappaleista meille. Ystävällisin terveisin PricewaterhouseCoopers Oy KHT-yhteisö Kari Rantala KHT, JHTT Liite Yleiset sopimusehdot muut palvelut/fi1111

5 Toimeksiannon vahvistuskirje 5 (5) Toimeksiannon ehtojen vahvistus Olemme lukeneet ja hyväksyneet sopimuksen ehdot, jotka on esitetty tässä toimek- siannon vahvistuskirjeessä ja liitteenä olevissa yleisissä sopimusehdoissa. Hyväk- symme edellä mainitut sopimusehdot Pohjois-PohjanmaanPohjanmaan liiton puolesta. Päiväys Pohjois-Pohjanmaan liitto

6 Työsuunnitelma Luottamuksellinen Työsuunnitelma Pohjois-PohjanmaanPohjanmaan liitto Tämä työsuunnitelma liittyy [pp.kk.vvvv] päivättyyn toimeksiannon vahvistuskirjeeseen Pohjois- Pohjanmaan liitto (toimeksiantaja) ja PricewaterhouseCoopers Oy:n (PwC) välillä. Tätä työsuunnitelmaa a ja toimeksiannon vahvistuskirjettä tulee lukea yhdessä toimeksiannon vahvistuskirjeeseen liitettyjen yleisten sopimusehtojen kanssa. Nämä kaikki yhdessä muodostavat sopimuksen välillämme. Tässä työsuunnitelmassa käytetyillä käsitteillä ja ehdoilla on sama merkitys kuin toimeksiannon vahvistuskirjeessä, jollei tässä toisin ole määritelty. Haluamme erityisesti kiinnittää huomiotanne yleisten sopimusehtojen vastuunrajoitusta koskevaan kohtaan. 1. Toimeksiannon yleiskuvaus Toimeksiannon tarkoituksena on Pohjois-PohjanmaanPohjanmaan liiton hallinnoimaan Karelia ENPI CBC -ohjelmaan sisältyvien hankkeiden otantatarkastusten suorittaminen Suomessa ja Venäjällä pääosin vuosina Komission asetuksen (EY) N:o 951/2007 mukaisesti. Tarkastukset muodostuvat seuraavista osista: otannan perusteella valittavien hankkeiden tarkastukset riskianalyysin perusteella valittavien hankkeiden tarkastukset Tarkastukset toteutetaan ohjelman hallinto- ja maksuviranomaisen laatiman tarkastussuunnitelman mukaisesti. Otantatarkastukset kohdentuvat sekä julkis- että yksityisoikeudellisiin tahoihin Suomessa ja Venäjällä. Lisäksi suoritetaan ohjelman Petroskoin sivutoimipisteen tilintarkastus, jossa noudatetaan otantatarkastusten ehtoja. 2. Palvelut ja vastuut PwC Otantatarkastukset tehdään noudattaen kansainvälistä liitännäispalvelustandardia ISRS 4400 Toimeksiannot taloudelliseen informaatioon kohdistuvien erikseen sovittujen toimenpiteiden suorittamisesta. Otantatarkastuksia suorittava tilintarkastaja vastaa Komission asetuksen (EY) N:o 951/2007 artiklojen 30 ja 37 mukaisista ohjelmaan liittyvistä hankkeiden otantatarkastuksista Suomessa ja Venäjällä. Tarkastustyössään tilintarkastaja noudattaa ammattialansa standardeja, kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja ja IFAC:n kansainvälisiä eettisiä sääntöjä (IFAC Code of Ethics for Professional Accountants). Toimeksiannosta vastaava tilintarkastaja: - vastaa hankkeiden otantatarkastukseen osallistuvien tilintarkastajien työn koordinoinnista ja sovitun tarkastustyön valmistumisesta sopimuksen mukaisesti - vastaa siitä, että raportoinnin laatu koko hankkeen osalta vastaa ohjelman vaatimuksia - vastaa siitä, että toimeksiantajalla on tiedossa hankkeen aineistotarkastuksessa PricewaterhouseCoopers Oy, KHT-yhteisö, PL 1015 (Itämerentori 2), HELSINKI Puh , Faksi , Kotipaikka Helsinki, Y-tunnus

7 käytettävä tarkastusmenetelmä ja sen laajuus - tiedottaa toimeksiantajalle tarkastuksen aikatauluista sekä tarkastuksen kulusta ja tuloksista - tiedottaa toimeksiantajalle välittömästi hanketarkastuksen yhteydessä havaituista vakavista havainnoista, puutteista, kustannusten tukikelvottomuuksista yms. Tarkastukset kattavat seuraavat Komission asetuksen (EY) N:o 951/2007 artiklassa 37 II määritellyt vähimmäistavoitteet: saavuttaa näkemys hankkeesta, hankkeen päähakijasta (Lead Partner) ja partnereista (hankehakemus, rahoitussopimus, raportit, muut asiakirjat) noudattaako raportointi rahoitussopimuksen ja sen liitteiden vaatimuksia talousraporttien ja tilintarkastusraporttien vakuuttavuus kustannusten tukikelpoisuus ja tulojen käsittely kokonaisuudessaan hallinnollisten kulujen (administrative costs) prosenttiosuuden kohtuullisuuden varmentaminen hankeraportoinnin virheettömyys (narrative raportit, talousraportit ja tilintarkastajan raportit) hankkeen kirjanpidon virheettömyys ja kirjanpidon vaatimusten noudattaminen (hankkeen kirjanpito-otteet tai elektroniset tiedostot, kirjanpidon käsikirjat, hankkeen kustannuspaikka/tilinumero, jne.) hankkeen olemassaolo (osallistujalistat hankkeen järjestämiin tapahtumiin, hankkeen tuotokset, paikan päällä vierailut, ulkopuolisen tahon varmennukset, jne.) kaksinkertaisen rahoituksen välttämisen varmistaminen Lisäksi otantatarkastuksessa verrataan, vastaavatko toteuttajan tilintarkastajan tarkastusraportissaan esittämät havainnot otantatarkastuksen havaintoja. Hankkeen tukikelpoiset kustannukset on määritelty myös Karelia ENPI CBC -ohjelman laatimassa hanketoimijan käsikirjassa, Project Manual for lead partners and partners. Toimeksiantaja: - antaa otantatarkastuksia koskevia ohjeita ja tiedottaa mahdollista ohjeiden muutoksista - järjestää tarvittaessa sellaisen otantatarkastukseen kuuluvan hankkeen tuensaajan tarkastuksen, jota PwC ei voi esteellisyyssyitä tarkastaa - ilmoittaa vastuulliselle tilintarkastajalle otantatarkastuksen kohteeksi valitun hankkeen nimen - sopii vastuullisen tilintarkastajan kanssa aloituspalaverista ennen varsinaisen hanketarkastuksen aloittamisesta - toimittaa tarkastuksessa tarvittavan hankeaineistonsa vastuullisen tilintarkastajan käyttöön aloituspalaverissa - tiedottaa hankkeen päähakijalle hankkeen valitsemisesta otantatarkastukseen sekä muista tarkastukseen liittyvistä asioista Page 2 of 4

8 3. Raportointi Vastuullinen tilintarkastaja raportoi tarkastustyön tulokset englanninkielisen tarkastusraportin muodossa koko hankkeen osalta. Yksittäisen hankkeen osalta tarkastusraporttipohjana käytetään Annex VII-asiakirjaa sekä tarkastuslistaa, jotka laaditaan kunkin tarkastettavan tahon osalta erikseen. Tämän lisäksi PwC laatii hanketarkastuksesta ja sen tuloksista yhteenvetoraportin. Yhteenvetoraportti sisältää keskeisimmät tarkastushuomiot, johtopäätökset ja suositukset kunkin tarkastetun hanketoimijan osalta erikseen eriteltynä. Tarkastusraportti on yhteenvetoraportti koko hankkeen osalta ja se koostuu hankkeen päähakijan (Lead Partner) ja hankkeen partnerin/partnereiden kustannusten tarkastustyön tuloksista. Raporttimallista sovitaan ennen otantatarkastusten aloittamista. 4. Toimeksiantotiimimme Toimeksiannosta PricewaterhouseCoopers Oy:ssä vastaa KHT, JHTT Kari Rantala. Muut toimeksiantotiimimme jäsenet ovat JHTT, HTM Outi Kirvesoja ja tarkastuskohteittain sovittava avustava tarkastaja. PwC Venäjän Petroskoin toimiston tarkastustiimissä ovat vastuullisena tarkastajana Elena Botvinnik ja avustavana tarkastajana Ksenia Klupt. 4. Toimeksiantajan yhteyshenkilö Pohjois-Pohjanmaan liiton/karelia ENPI CBC ohjelman nimeämä yhteyshenkilö on Marko Ruokangas Sepänkatu OULU Puh Ilmoitattehan ystävällisesti välittömästi mahdollisista yhteyshenkilöön tai hänen yhteystietoihin liittyvistä muutoksista. 5. Aikataulu Otantatarkastukset aloitetaan alkaen. Tarkastuskohtaisista aikatauluista sovitaan kunkin hanketarkastuksen aloituspalaverissa. 6. Muut tähän toimeksiantoon liittyvät ehdot Ohjelmaan hyväksyttyjen hankkeiden otantatarkastusten suorittamisessa noudatetaan erityisesti seuraavaa ohjelman tarkastustoimintaa säätelevää lainsäädäntöä ja muuta ohjeistusta: EU:n komission asetukset: Commission Regulation (EC) No 951/2007 of 9 August 2007 laying down implementing rules for cross-border cooperation programmes financed under Page 3 of 4

9 Regulation (EC) No 1638/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions establishing a European Neighbourhood and Partnership Instrument, erityisesti artiklat 30 ja 37 Corrigendum I seuraavaan EU.n komission asetukseen liittyen: Commission Regulation (EC) No 951/2007 of 9 August 2007 laying down implementing rules for cross-border cooperation programmes financed under Regulation (EC) No 1638/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions establishing a European Neighbourhood and Partnership Instrument (OJ L 210 of 10 August 2007) Regulation (EC) No 1638/2006 of the European Parliament and of the Council of 24 October 2006 laying down general provisions establishing a European Neighbourhood and Partnership Instrument Muu EU:n komission ohjeistus: Practical Guide to contract procedures for EU external actions, erityisesti seuraavat asiakirjat: Annex II General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts for external actions Annex IV Contract Award Procedures Annex VII Special Conditions Grant Contract (BUDG and ED) Expenditure Verification: Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract External Actions of the European Community Tarkastustyön yksityiskohdat ja raportointimenettelyt sovitaan ennen otantatarkastusten aloittamista. Allekirjoitettu PricewaterhouseCoopers Oy:n puolesta Paikka ja aika: Allekirjoitettu Pohjois-Pohjanmaan liiton puolesta Paikka ja aika: Nimi: Asema: Nimi: Asema: Page 4 of 4