Turku Touring Oy:n markkinointi ja mainostoimistopalveluiden strateginen kumppanuus

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö Turku Touring Oy:n markkinointi ja mainostoimistopalveluiden strateginen kumppanuus Hankinnan kuvaus Hankinnan tavoitteet Sopimusaika Turku Touring Oy toimii Visit Turun myynti- ja markkinointiyhtiönä. Yhtiön pääomistaja on Turun Kaupunki ja muut osakkaat ovat matkailualan kärkiyrityksiä. Turku Touring Oy:n osakkaiden edustajat muodostavat markkinointiryhmän, jonka esittämät markkinointistrategia ja markkinoinnin päälinjat hyväksyy yhtiön hallitus. Turku Touring Oy hoitaa alueorganisaation markkinointitoimenpiteet ja matkailutuotteiden myynnin. Toteutamme vuosittain kampanjoita sekä kotimaahan että kansainvälisille markkinoille. Kampanjoiden koot ja kohderyhmät vaihtelevat vuosittain riippuen markkinointisuunnitelmasta. Nettisivujen ilmettä ja muuta materiaali päivitetään jatkuvasti. Nettisivujen alusta on alusta jatkossakin. Markkinoinnin vuosisuunnitelman tekee Turku Touring ja mainostoimisto ottaa osaa strategiseen suunnitteluun. Tarkoitus ei ole luopua KissMyTurku sloganin käytöstä ja se on käytössä myös Turku konsernin viestinnässä, myös tulevaisuudessa. Markkinointi ja mainospalveluiden hankinnassa tavoitteena on saada strategien yhteistyökumppani, jonka kanssa yhdessä VisitTurku- markkinointikonseptia uudistetaan ja kehitetään pitkäjänteisesti, laadukkaasti ja tulevaisuuden mediat sekä kulutuskäyttäytymisen muutokset huomioiden. Hankinnassa tavoitellaan pitkää sopimuskautta, jotta yhteistyö strategisen kumppanin kanssa voidaan suunnitella ja toteuttaa koko sopimuskaudelle. Hankintaa ei ole jaettu osiin, eikä osatarjous mahdollisuutta ole. Hankinnan tavoitteiden johdosta on ensiarvoisen tärkeää saavuttaa hyvä luottamuksellinen suhde yhden markkinoinnin ja mainonnan toimijan kanssa. Hankintamenettelyn voittajan kanssa solmitaan sopimus ajalle (tavoite) , lisäksi tilaaja pidättää itsellään mahdollisuuden sopimuksen jatkamiseen optioilla ja Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Hankinnassa ei hyväksytä osatarjouksia. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 1

2 Hankintamenettely Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Hankinnasta on lähetetty ilmoitus julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EVUL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) tietokannassa EU:n laajuisesti. Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tilaajan tulee voida luottaa tarjoajan kykyyn osallistua Turku Touring Oy:n markkinointi - mainospalveluihin ammattitaitoisesti, laadukkaasti ja palvelutuotetta edelleen kehittäen, koko sopimuskauden ajan. Tarjoajalla tulee olla kokemusta ja henkilökunta joka soveltuu kyseisen markkinointija mainostoimistopalvelun laadukkaaseen kehittämiseen ja kokonaisvaltaiseen hoitamiseen: - tarjoukseen tulee liittää kuvaukset tarjoajan referensseistä jotka vastaavat laajuudeltaan nyt kilpailutettavaa sopimusta. Referenssien tulee olla vuosisopimuksia, joissa osa toimeksiantoa on markkinointistrategian uudistusta. Tarjoajalla tulee olla vähintään yksi markkinointi ja mainospalvelun vuosisopimus jonka vuosittainen sopimusarvo on yli Mikäli tarjoajalla on useampia edellä kuvatun kaltaisia referenssejä, ne huomioidaan laadun arvioinnissa. Lisäarvoa tuottaa mikäli vuosisopimus kohdistuu matkailu- tai majoituspalveluiden brändäykseen ja markkinointiin. - tarjoukseen tulee liittää selvitys palvelun toteuttamiseen osallistuvasta henkilökunnasta: Taloudelliset vaatimukset 1. Tarjouksessa tulee nimetä tämän sopimuksen vastuuhenkilö sekä hänen varahenkilönsä. Heidän osaltaan tarjoukseen tulee liittää lyhyet vapaamuotoiset CV:t. Vastuuhenkilöillä tulee olla vähintään viiden (5) vuoden kokemus vastaavista vastuunalaisista projektinjohtotehtävistä. 2. Tarjoajalla tulee olla palvelutiimi. Palvelutiimissä tulee jokaisella olla vähintään viiden (5) vuoden kokemus tehtävistä joissa tiimissä toimii. Tarjoukseen tulee nimetä palvelutiimiin kuluvat henkilöt sekä kuvata heidän toimenkuvansa ja kokemuksensa. Tilaajan tulee voida luottaa siihen, että tarjoajalla on sekä taloudelliset että tekniset valmiudet hankinnan kohteen suorittamiseen. Vaatimusten täyttymisen todentamiseksi tarjoajan tulee tarjouksessaan vakuuttaa seuraavat asiat: 1. yritys on merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin 2

3 2. yrityksen verot on maksettu tai yrityksellä on verovelkatodistus ja niitä koskeva maksusuunnitelma on tehty 3. yrityksellä on eläkevakuutukset ja niiden maksut on suoritettu tai on selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty; 4. yritys antaa selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista; 5. yrityksellä on voimassa oleva tapaturmavakuutus työntekijöilleen; 6. yrityksellä on työntekijöilleen järjestetty lakisääteinen työterveyshuolto 7. yrityksellä on tarvittava vastuuvakuutus, koko sopimuksen ajan Valitun palveluntuottajan tulee esittää edellä mainituista seikoista todistukset ja selvitykset välittömästi päätöksen jälkeen ilman erillistä pyyntöä. Mikäli tilaajaa katsoo tarpeelliseksi voidaan todistukset ja selvitykset pyytää myös ennen päätöksentekoa. Esitettävät todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Todistukset voi korvata yritystä koskevalla Tilaajavastuu.fi luotettava kumppani raportilla. Tilaaja tarkastaa ennen sopimuksen tekemistä, että tarjoaja täyttää laissa tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) asetetut vaatimukset. Ennen sopimuksen allekirjoittamista, valitun toimittajan tulee esittää hankintayksikölle ajantasainen rikosrekisteriote palveluntuottajan vastuuhenkilöistä. Ks. Oikeusrekisterikeskuksen tiedote: arikosrekisteriotteitahankintamenettelyavarten.html (Mikäli otetta ei toimiteta tai jos ilmenee hankintalain mukainen pakollinen poissulkemisperuste, sopimus voidaan irtisanoa päättymään välittömästi) Tarjoajalla tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukyvykkyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajan luottoluokituksen tulee olla vähintään tyydyttävä (A+). Tarjoukseen tulee liittää Suomen Asiakastieto Oy:n tarjoajaa koskeva Rating Alfa yritysraportti tai muun luottolaitoksen (ei pankin) lausunto. Alihankinta Tarjoaja saa käyttää alihankkijoita (1+1). Alihankkijalla ei ole oikeutta käyttää alihankkijaa, ns. ketjutuskielto. Tarjouksessa tulee selvittää miltä osin palvelussa tullaan käyttämään alihankkijaa. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden osaamistasosta ja työn tuloksista kuin omastaan. Alihankinnasta vastaavien yritysten tulee esittää tilaajalle kaikki tilaajavastuulain mukaiset selvitykset sekä ennen sopimuksen solmimista kuin myös sopimusaikana vuosittain ja erikseen mikäli tilaaja sitä pyytää. Hinnan ilmoittaminen Tarjoushinnat sopimusajalle ilmoitetaan hintaliitteellä pyydetyllä tavalla (liite 3). 3

4 Hinnat annetaan arvonlisäverottomina euro hintoina. Sopimuksen aikainen laskutus Työt laskutetaan jälkikäteen Turku Touring Oy:ltä. Sopimuksessa on erikseen ilmoitettu laskutusosoite. Maksuehto 21 pv netto. Viivästyskorko on voimassaolevan korkolain mukainen. Tarjoukselle asetetut vaatimukset Tarjousten käsittely Valintaperusteet Tarjoukset tulee tehdä suomen kielellä. Tarjouksen tulee sisältää kaikki pyydetyt selvitykset ja muut liitteet. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjoajan tulee huolellisesti tutustua liitteenä oleviin sopimusehtoihin. Tarjoaja hyväksyy sopimusehdot antaessaan tarjouksen. Tilajaa ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Ainoastaan määräaikaan mennessä saapuneet tarjouspyynnön vaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan vertailuun ja huomioidaan valinnassa. Tarjoukset avataan välittömästi jättöajan umpeuduttua. Avaustilaisuus on määrämuotoinen. Tarjousten tekijät eivät ole tilaisuudessa läsnä. Tarjoukset käsitellään seuraavasti: 1. Tarjoajien kelpoisuuden tarkastus 2. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistus 3. Tarjousten vertailu Hankinta-asiakirjoja ei palauteta. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta molempien osapuolten allekirjoittamalla kirjallisella hankintasopimuksella. Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan hankintapäätöksen saavutettua lainvoiman. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinnan painoarvo on 40 ja laadun 60 pistettä. Suurimman pistemäärän saanut tarjoaja valitaan. Hinta Projektikohtainen tarjoushinta = esimerkkityö 1. Halvimman hinnan antanut saa 30 pistettä, muut suhteessa halvimpaan. Tarjottujen yksikköhintojen yhteissummalla halvin saa 10 pistettä, muut suhteessa halvimpaan. 4

5 Laskennan kaavana käytetään halvin : tarjotulla x pistemäärä = vertailupisteet Tarjoushinnoista saadut vertailupisteet lasketaan yhteen. Laatu Esimerkkityö 1 (kuvattu liitteessä 2) Arvioinnissa huomioidaan: 1) konseptin ketteryys ja soveltuvuus kansainvälisille markkinoille huomioiden erilaiset mediat (digi ja paperi) 2) Arvioinnissa huomioidaan kokonaisidean toteutuskelpoisuus useissa eri medioissa ja markkinointikanavissa 3) innovatiivisuus = uusi näkökulma 4) Arvioinnissa huomioidaan esityksen vaikuttavuus, toteutuskelpoisuus ja toteutuksen taloudellisuus. 5) Arvioinnissa huomioidaan, miten ansaintalogiikka, on ymmärretty ja miten se toteutuu Visit Turku tekee markkinointia ja matkapakettien myyntiä yhdessä elinkeinon kanssa. Tämän vuoksi teemme ja tuotamme markkinointimateriaalia yhdessä elinkeinon kanssa meidän yhteisen ilmeen alla. Joten konseptissa tulee olla niiltä osin paketoitavissa olevia elementtejä, joita voimme myydä markkinointiyhteistyökumppaneillemme. Työnäytteet arvio Turku Touring Oy:n hallituksen nimeämä raati. Raatiin kuuluu kuusi henkilöä, jotka kukin pisteyttävät näytetyöt kouluarvosanoin ja lisäksi antavat kirjallisen lyhyen perustelun antamistaan pisteistä. Eniten pisteitä saanut saa 40 pistettä Seuraava saa 35 pistettä, seuraava 30 pistetä jne. Maksimi 40 pistettä Tarjoajan referenssit eli työnäytteet Lisäarvoa tuottavina esimerkkeinä esitettyjä referenssitöitä huomioidaan vain ehdottoman vaatimuksen (1 kpl) lisäksi ilmoitetut. Jos lisäksi esitetään vastaavia työnäytteitä 2 kpl 5 pistettä - jos näistä toinen tai molemmat kohdistuu matkailu- tai majoituspalveluiden brändäykseen ja markkinointiin. 10 pistettä Jos lisäksi esitetään vastaavia työnäytteitä 3 kpl - jos näistä kaksi tai useampi kohdistuu matkailu- tai majoituspalveluiden brändäykseen ja markkinointiin. Jos lisäksi esitetään vastaavia työnäyteitä 4 kpl tai enemmän - jos näistä kolme tai useampi kohdistuu matkailu- tai majoituspalveluiden brändäykseen ja markkinointiin 12 pistettä 15 pistettä 17 pistettä 20 pistettä Maksimi 20 pistettä Mikäli kaksi tarjoajaa saa samat vertailupisteet, eniten laadun pistetä saanut saa yhden lisäpisteen. Tarjouksen hylkääminen Tarjoajan tulee tarjouksessaan vakuuttaa, etteivät sitä koske hankintalain 80 ja 81 :ien poissulkemisperusteet. 5

6 Arvioinnissa suljetaan pois sellaiset tarjouksen lähettäneet, joita koskee hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Hankintamenettelystä voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 81 :n mukainen poissulkemisperuste tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintalain 80 : mukaisesti vaadittuja tarjoajan soveltuvuutta koskevia vaatimuksia. Tarjous voidaan hylätä myös muilla asiallisilla perusteilla, joita ovat esimerkiksi seuraavat: - jos se on saapunut tilaajalle määräajan päättymisen jälkeen - mikäli tarjoaja on tarjouskilpailussa menetellyt vilpillisesti tai hyvän tavan vastaisesti Tarjouksen jättäminen Lisätietoja Tilaaja pidättää oikeuden hylätä seuraamuksitta kaikki saapuneet tarjoukset perustellusta syystä. Suomenkieliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa klo 12:00 mennessä: Ju-Ha Consulting Oy Raisiontori Raisio Kuoressa tulee olla tunnus: TARJOUS, markkinointi Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Mikäli hankinnan asiakirjoissa esiintyy epäselvyyksiä, niistä tulee kirjallisesti sähköpostilla ilmoittaa osoitteeseen mia.koljonen@juhaconsulting.fi viimeistään klo 15:00 mennessä. Epäselvyyksien johdosta annettavat lisäselvitykset sekä mahdolliset näistä johtuvat täydennykset tarjouspyyntöön julkaistaan www-sivulla: ja hankintajärjestelmässä klo 16:00 mennessä. Ainoastaan tilaajan kirjallisesti antamat lisätiedot ja -selvitykset ovat tilaajaa sitovia. Turussa Satu Hirvenoja myynti- ja markkinointipäällikkö Turku Touring Oy Liitteet Liite 2 Liite 3 Liite 4 Esimerkkitehtävien / arviointitöiden kuvaukset Hintaliite Sopimusluonnos 6