Hallintopalveluiden toimintasuunnitelma

Transkriptio

1 Hailuodon kunta Hallintopalveluiden toimintasuunnitelma Käsittely: Khall

2 2 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA Sisällys Johdanto... 3 Yleiskuvaus palvelualueen palveluista ja tarkoituksesta Suunnan määrittely... 4 Kuntastrategia... 4 Lainsäädännön muutokset ja velvoitteet... 5 Toimielinorganisaation uudistaminen ja päätöksenteon aikataulut... 6 Talousarvion 2017 tavoitteet... 7 Tulevaisuuden näkymät Organisaation voimavarat Aineelliset voimavarat Aineettomat voimavarat Toimintatapojen organisointi Käyttösuunnitelma Tuloarviot ja määrärahat tulosyksiköittäin Käyttötalous tulosyksiköittäin Hyvinvointi ja terveyden edistäminen Toimintasuunnitelman toteuttaminen Mittarit ja seuranta Kuukausikohtainen toimenpideohjelma... 27

3 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 3 Johdanto Kunnanvaltuusto on hyväksynyt ponsilla täydennetyn talousarvion vuodelle 2017 ( ). Valtuusto on hyväksynyt talousarvion käyttötalousosan tulosaluetasolla ja investointiosan hankeryhmittäin hankkeittain. Toimielinten tehtävänä on päättää palvelualuekohtaisista talousarvion käyttösuunnitelmista. Talousarvio sisältää kirjauksen, että käyttösuunnitelmissa tarkennetaan palvelualueiden hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen toimenpiteitä liittyen talousarviossa linjattuihin viiteen painopistealueeseen. Hyväksytyt ponnet edellyttävät, että seuraavan vuoden talousarvion valmistelu aloitetaan hyvissä ajoin ja jatkossa talousarvioon tulee kuntakonserniin kuuluvien yksiköiden taloustiedot nykyistä monipuolisemmin. Johtamisessa on kyse laajojen monimutkaisten kokonaisuuksien hallinnasta. Johto huolehtii siitä, että organisaatiolla on tulevaisuuden suunta, organisoi toiminnan, hankkii soveltuvan resurssien yhdistelmän sekä luo hallintamallin, jonka puitteissa organisaatio toimii. Toimintasuunnitelman rakenteessa on huomioitu nämä tehtävät johtamisen yleisen mallin (Dynaaminen johtaminen, Jalava ja Matilainen) mukaisesti. Hallintopalveluiden käyttösuunnitelma on laadittu aiempaa laajempana toimintasuunnitelmana osana kunnansihteerin johtamisen erikoisammattitutkinto-opintoja. Hallintopalveluiden käyttösuunnitelmaosa on laadittu kirjanpidon hierarkian lautakuntasitovuustasolle. Käyttösuunnitelmassa on esitetty tulosyksiköiden sitovuus lautakuntaan ja lueteltu keskeiset toimenpiteet talousarvion tavoitteiden toteuttamiseksi. Käyttötalousosan sitovuus viranhaltijoihin on esitetty tuloarviot ja määrärahat tulosyksiköittäin kappaleessa. VALTUUSTOSITOVUUS LAUTAKUNTASITOVUUS VIRANHALTIJAPÄÄTÖS Lautakunta Tulosalue Tulosyksikkö Kustannuspaikka Kunnanvaltuusto Kunnanvaltuusto Kunnanvaltuusto Kunnanvaltuusto Tarkastuslautakunta Tarkastustoimi Tarkastustoimi Tarkastustoimi Keskusvaalilautak. Vaalit Vaalit Presidentin vaalit, Eduskuntavaalit, Kunnallisvaalit, Eu-vaalit Kunnanhallitus Kunnanhallitus Kunnanhallitus Kunnanhallitus, Johtamispalvelut, Vaikuttamistoimielimet Hallintopalvelut Hallinnon tukipalvelut Asiahallintapalvelut, Henkilöstöpalvelut, Taloushallintopalvelut, Tietoverkkopalvelut Työllisyyspalvelut Kuntien yhteistoiminta Työllisyys, Nuorten kesätyö Palo-ja pelastustoimi+vss,, Ymp.terv.huolto,, Ymp. suojelu, Hankintapalvelut, Kuntien yht.toim.projektit Kaavoituspalvelut Kaavoituspalvelut Asemakaavoitus, Yleiskaavoitus Elinkeinopalvelut Elinkeinopalvelut Elinkeinopalvelut Maatalouspalvelut Maa ja metsätilat Elinkeinotoiminta Maatalouspalvelut Maa ja metsätilat Polttoaineenjakelu, Toimitilapalvelut Yleiskuvaus palvelualueen palveluista ja tarkoituksesta Hallintopalveluiden tarkoituksena on tuottaa laadukkaita ja ajanmukaisia keskitettyjä palveluita palvelualueille sekä huolehtia kuntien yhteistoiminnassa tuotettujen palveluiden riittävyydestä kunnassa. Kaavoituksen tarkoituksena on luoda konkreettiset edellytykset yhdyskuntarakenteen tarkoituksenmukaiselle kehittämiselle eritasoisten kaavojen avulla. Kaavoitus on tärkeä ja tehokas kunnan tavoitteiden toteuttamisen konkreettinen työkalu oleellisena osana muuta kunnan strategian, toiminnan ja talouden suunnittelua. Elinkeinopalveluiden tarkoituksena on tuottaa tavoittavaa ja kiinnostavaa markkinointiaineistoa kunnasta sekä huolehtia ja kehittää elinkeinojen vaatimien palveluiden saavutettavuudesta kunnassa. Hallintopalvelut vastaa hallinnon palveluprosesseista. Hallintopalvelut tuottaa johtamis-, hallinto-, talous-, henkilöstö-, tietoverkko-, työllisyys-, elinkeino- ja kaavoituspalveluita. Hallintopalvelut vastaa myös kuntien yhteistoiminnan hallinnasta ja kunnan maa- ja metsätiloista sekä vastaa päätösten mukaisesti kuntakonsernin toimintaa ja koordinoi kunnan sidosryhmiä. Kaavoituspalvelut huolehtii strategisen päämäärän saaristolaisen asumisen ja ainutlaatuisen ympäristön mukaisesti asuntotuotantoa ja tavoitellun asukasluvun kasvua tukevan kaavallisen valmiuden. Elinkeinopalvelut vastaa kuntamarkkinoinnin tuottamisesta ja elinkeinopalveluiden tuottamisesta ja kehittämisestä kunnassa.

4 4 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 1. Suunnan määrittely Kuntastrategia Strategian tehtävänä on osoittaa pelkistetysti keskeiset valitut päämäärät, joita kohti halutaan toiminta suunnata. Strategia ohjaa johtamista ja on lähtökohta vuosittaisille talous- ja toimintasuunnitelmille. Strategiakartta, Hailuoto 2025: Visio Hailuoto luokseen kutsuva loistokunta Arvot Asukaslähtöisyys Avoimuus Ketteryys Strategiset päämäärät Hyvinvoiva kuntalainen ja laadukkaat palvelut Vahva talous ja motivoitunut hyvinvoiva henkilöstö Saaristolainen asuminen ja ainutlaatuinen ympäristö Luova ja positiivinen yrittäjyysilmasto Kriittiset menestystekijät Ikäihmisten palvelurakenteen uudistaminen Hyvinvoinnin lisääminen ja terveyserojen kaventaminen Työllisyyden edistäminen ja syrjäytymisen ehkäisy Lasten ja nuorten palveluissa monialainen yhteistyö Palveluiden tehostaminen teknologisilla ja sähköisillä menetelmillä Hailuoto ei ole kriisikunta Organisaation jatkuva kehittäminen Hailuodon kunta on arvostettu ja vetovoimainen työnantaja Asukasmäärä kasvaa hallitusti Löydetään keinot asukkaiden ja vapaa-ajan asukkaiden osallistumisja vaikutusmahdollisuuksien lisäämiseksi Riittävä tonttitarjonta (Asuminen, yritykset) Ympäristö säilytetään ainutlaatuisena ja vetovoimaisena Keskustaajama kehittyy Elinkeinorakenne on monipuolinen Panostetaan kunnan vetovoimaisuudenlisääntymiseen Yritysten toimintaedellytysten mahdollistamien Ennakkoluuloton toiminta uusien elinkeinojen (elinkeinoelämän) verkostojen syntymiseksi Vetovoimainen luontoja kulttuurimatkailukohde Hallintopalveluille asetetut tavoitteet vuoteen 2025: toteuma 2016 Hyvinvoinnin lisääminen ja terveyserojen kaventaminen: Laaja hyvinvointikertomus laaditaan valtuustokausittain + Palvelut edistävät asukkaiden oma-ehtoista toimintaa ja kannustavat aktiiviseen elämäntapaan + Työllisyyden edistäminen ja syrjäytymisen ehkäisy: Työllisyys on parantunut, työttömyysprosentti alle 8 % (+) Kunta kannustaa asukkaiden kouluttautumista ja työllistymistä + Palveluiden tehostaminen teknologisilla ja sähköisillä menetelmillä: Tietoverkkopohjainen haku ja ilmoittautuminen palveluihin toteutuu - Valokuitukaapeli + Ajanmukaiset tietojärjestelmät 0 Hailuoto ei ole kriisikunta: Tuloperustan ja palvelumaksujen tarkistaminen vuosittain kuntakonsernissa + Konsernin positiivinen vuosikate ja vahva tase + Hailuoto -konsernin velkaantuminen on hallittua 0 Investoinneille riittävä oman pääoman rahoitusosuus +/- Omistajapolitiikka toteutuu kuntakonsernissa +/- Sosiaali- ja terveystoimen nettokustannukset lähestyvät maakunnan keskiarvoa -

5 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 5 Organisaation jatkuva kehittäminen: Kunnassa toteutuu nopea reagointi ja laadukas päätöksenteko sekä yht.työ naapurikuntien kanssa + Kunnan palveluissa, johdossa ja luottamushenkilöjohdossa on käytössä hallinnon rajoja ylittävä tehokas 0 toimintapa Hailuodon kunta on arvostettu ja vetovoimainen työnantaja: Ketterä, uudistumiskykyinen ja uusia työmuotoja mahdollistava työyhteisö, jossa työntekijöillä on mahdollisuus kehittyä ja osallistua Asukasmäärä kasvaa hallitusti: Väkiluku Löydetään keinot asukkaiden ja vapaa-ajan asukkaiden osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksien lisäämiseksi: Asukastilaisuudet ovat vakiintuneet + Sähköinen palautejärjestelmä käytössä -- Kuntalaisaloitteet voidaan jättää sähköisesti ja niiden etenemistä voidaan seurata ++ Riittävä tonttitarjonta (Asuminen, yritykset): Kunnan maareservin tehokas hyödyntäminen tonteiksi - Raakamaan hankinta on suunniteltua -- Ympäristö säilytetään ainutlaatuisena ja vetovoimaisena: Maankäyttö on määritelty kaavoituksella yksityiskohtaisesti + Kansallismaisema statuksen ja vanhan rakennuskannan säilyminen 0 Keskustaajama kehittyy: Taajamarakennetta on tiivistetty keskustaajaman osalta. -- Keskustaajama on selkeä kunnan keskus kuntalaisten olohuone - Elinkeinorakenne on monipuolinen: Työpaikkojen määrän kasvu on lisääntynyt nettolisäys 20 0 Panostetaan kunnan vetovoimaisuuden lisääntymiseen: Työpaikkaomavaraisuus 80 % 0 Ajantasainen markkinointiaineisto - Yritysten toiminta-edellytysten mahdollistamien: Vapaita yritystontteja/toimitiloja on tarjolla vähintään viisi -- Päätöksenteossa käytetään ennakko-vaikutusten arviointia -- Ennakkoluuloton toiminta uusien elinkeinojen (elinkeinoelämän) verkostojen syntymiseksi Elinkeinopalveluiden, hanketoiminnan ja markkinoinnin vakiintunut resursointi on toteutunut - Toteuma: ++ =toteutunut, + =toteutumassa, 0 =suunnitteilla, - = ei toteutunut, -- =ei käynnistettyjä toimenpiteitä 0 Lainsäädännön muutokset ja velvoitteet Kuntalaki Kuntalaki (410/2015) on astunut voimaan siten, että merkittävää osaa laista sovelletaan uuden valtuustokauden alusta alkaen. Kuntalaki on edelleen kunnan hallintoa ja toimintaa sekä päätöksentekomenettelyä ja taloutta koskeva yleislaki. Kuntalain uudistamisen tavoitteena on ollut kuntien muuttuvasta toimintaympäristöstä ja uusista kuntahallinnon rakenteista aiheutuvien muutostarpeiden huomioiminen. Hailuodon kunnassa valmistaudutaan uuden kuntalain mukaiseen toimintaan mm. päivittämällä hallintosääntö ja konserniohje alkuvuoden 2017 aikana. Sote- ja alueuudistus Parhaillaan valmistellaan sote- ja maakuntauudistusta ja sen tavoitteena on, että sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestäminen ja muita alueellisia tehtäviä siirtyy maakunnille alkaen. Uudistuksessa on kysymys suuresta kuntia koskevasta muutoksesta ja se koskettaa kaikkien kansalaisten palveluita. Uudistukseen liittyen hallitus on antanut laajan esitysluonnoksen sote- ja maakuntauudistuksen lainsäädännöksi, ja sen lausuntokierros oli käynnissä asti. Esitysluonnoksessa ehdotetaan maakuntalain, lain sosiaali- ja

6 6 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA terveydenhuollon järjestämisestä sekä niiden yhteisen voimaanpanolain säätämistä. Esitykseen sisältyy tavoite perustaa maakunnat alkaen ja säätää niiden hallinnosta ja taloudesta. Lisäksi tavoitteena on siirtää sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuu kunnilta maakunnille sekä säätää maakuntien rahoituksesta, rahoituksen keräämisen veroperusteista, uudesta kuntien peruspalvelujen valtionosuusjärjestelmästä, uudistuksen voimaanpanosta, henkilöstön asemasta ja omaisuusjärjestelyistä. Laki kuntien ja kuntayhtymien eräiden oikeustoimien väliaikaisesta rajoittamisesta sosiaali- ja terveydenhuollossa (548/2016) on voimassa Lain tarkoituksena on turvata sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen eteneminen ja tulevien maakuntien yhdenvertaisten palvelujen järjestäminen. Lailla rajoitetaan sosiaali- ja terveyspalvelujen laajoja ja pitkäaikaisia sopimuksia sekä suuria rakennusinvestointeja. EU:n tietosuoja-asetus EU:n tietosuoja-asetus on hyväksytty ja sitä ryhdytään soveltamaan kahden vuoden siirtymäajan jälkeen, eli vuonna Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Asetuksen velvoitteiden noudattamista tuetaan tehokkaalla täytäntöönpanolla: asetuksessa on säädetty henkilötietolakia tiukemmat seuraamukset asetuksen vastaisesta henkilötietojen käsittelystä. Kysymyksessä on mittava muutos ja siihen liittyviä muutoksia on tarpeen ryhtyä valmistelemaan vuoden 2017 aikana. Asiakirjahallinnon järjestäminen Arkistolaki ( /831) määrittelee kunnan arkistotointa. Lain mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle (9 ). Kunnanhallituksella on vastuu koko kunnan asiakirjahallinnon organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista. Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallintoa johtavan henkilön toiminta- ja valvontavaltuudet ulottuvat kunnan kaikkiin organisaatioihin ja kaikkiin asiakirjahallinnon tehtäviin ja että hänellä on riittävä koulutus ja tarvittava arkistoalan koulutus. Asiakirjahallinto on hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kunnan viranomaiset ja toimielimet. Samoin se kattaa kunnan kaikissa tehtävissä kertyvät ja tarvittavat kaikki asiakirjatiedot. Arkistolakiin ei ole esitetty kuntien toimintaan muutoksia vuodelle Kohti sähköisiä palveluita Kansallinen palveluarkkitehtuuri (KaPA) - ohjelman tavoitteena on luoda Suomeen hyvin toimiva digitaalisten palvelujen infrastruktuuri. Tähän liittyen on säädetty laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016) ja se astui voimaan Lain tarkoituksena on parantaa julkisten palvelujen saatavuutta, laatua, tietoturvallisuutta, yhteistoimivuutta ja ohjausta sekä edistää julkisen hallinnon tehokkuutta ja tuottavuutta. Palvelu tietovarannon (PVT) rakentaminen mennessä merkitsee sitä, että jokainen julkishallinnon organisaatio kuvaa palvelunsa palvelupisteineen palvelutuotantovarantoon, mistä kansalainen voi saada palvelut sähköisessä muodossa tulevaisuudessa. Eläkeuudistus Eläkeuudistus tulee voimaan Muutoksen myötä mm. eläkkeen alaikäraja nousee vuodesta 2018 alkaen 63 ikävuodesta asteittain 65 ikävuoteen. Nykyinen varhennettu vanhuuseläke poistuu. Myös nykyinen osa-aikaeläke poistuu ja sen tilalle tulee osittainen varhennettu vanhuuseläke. Perustoimeentulotuen maksatuksen muutokset Perustoimeentulotuki siirtyy kunnilta Kelan hoidettavaksi alkaen. Ennaltaehkäisevän ja tarveharkintaisen toimeentulotuen käsittely ja maksatus säilyy edelleen kuntien tehtävänä. Toimielinorganisaation uudistaminen ja päätöksenteon aikataulut Taloushallinta ja talouden ohjaus rytmittävät ja määrittävät toimielinten päätöksentekoa. Seuraavalla sivulla on esitetty yleinen päätöksenteon vuosikello, johon on koottu kokousaikataulun kannalta merkittävimmät vuosittaiset toimenpiteet. Valtuuston päätöksellä valtuutettujen lukumäärä säilyy valtuustokaudella nykyisessä 17 jäsenessä. Toimielinorganisaation osalta ollaan valmistemassa muutosta nykyiseen lautakuntamalliin.

7 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 7 Uuden toimielinorganisaation valmistelua on toteutettu valtuustoseminaareissa valiokuntamallin pohjalta. Valiokunnat (2 kpl) muodostetaan ydinprosessien perusteella. Uusi toimielinorganisaatio aloittaa uuden valtuustokauden myötä. Valiokuntamallin käyttöönoton toteuttaminen edellyttää hallintosäännön uusimista ja palvelutuotanto-organisaation uudistuksen käynnistämistä. Talousarvion 2017 tavoitteet Henkilöstöhallinnon tavoitteet: Sijaisten saatavuuden parantaminen (Kuntarekryn sijaisrekisterin käyttöönottaminen) TVA työn (työn vaativuuden arvioinnin) aloittaminen ja työn edistäminen mahdollisimman pitkälle. Kehityskeskustelukäytäntöjen kehittäminen Työsuojelutoiminnan kehittäminen Hailuodon kunta työnantajana profiilin nosto (Savuton-kunta 2017) Tiedottamisen parantaminen (Intran käyttöönotto vuonna 2017) Työnantajan tarjoaman kuntosalin aktiivinen käyttö Työpaikkaruokailukyselyn tekeminen Sitovat strategiset tavoitteet: Hyvinvoinnin lisääminen ja terveyserojen kaventaminen Laaja hyvinvointikertomus laaditaan valtuustokausittain. Laaditaan hyvinvointikertomus valmiiksi Hyvinvointikertomuksen indikaattorit. Palvelut edistävät asukkaiden omaehtoista toimintaa ja kannustavat aktiiviseen elämäntapaan Organisaation kehittäminen asukkaiden omaehtoista toimintaa ja aktiviseen elämäntapaan kannustavasta lähtökohdasta Asukkaiden hyvinvointi ja palvelujen saatavuus huomioidaan kaavoituksessa mm. palvelujen, asutuksen ja virkistysalueiden sijainnin määrittämisessä. Palvelut ovat lähellä uusia asuin alueita. Huomioidaan viestinnässä mielikuvamarkkinointi, joka kannustaa aktiiviseen toimintaan ja luonnossa liikkumiseen Terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen aktiivisuus THL:n viisarin lukemat Huoltosuhde ja taloudellinen huoltosuhde Koulutustaso Kuntatiedotteen terveysinfojen määrä Hyvinvointitapahtumien määrä

8 8 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA Työllisyyden edistäminen ja syrjäytymisen ehkäisy Työllisyys on parantunut, työttömyysprosentti alle 8 % Työmarkkinatuen määrä ei kasva Työllistämissetelin käyttämiseen on laadittu selkeät ohjeet kunnan kotisivuille Huomioidaan paikallisen työvoiman ja työttömien työllistäminen kunnanviraston rakentamisessa Työttömyysaste % Pitkäaikaistyöttömät % työttömistä Nuorisotyöttömät % Työmarkkinatuen määrä ( /vuosi) ns. sakkomaksu Kunta kannustaa asukkaiden kouluttautumista ja työllistymistä Myönnetään toisen asteen matka-avustuksia Hailuodossa asuville nuorille. Työllistetään nuoria kahden viikon kesätyöhön kuntaan, tai vaihtoehtoisesti tarjotaan kesätyöseteli hailuotolaiseen (kotipaikka) yritykseen työllistymiseen Aktivointisuunnitelmien määrä Koulupudokkaiden määrä Nuorten kesätyöllistettyjen määrä Palveluiden tehostaminen teknologisilla ja sähköisillä menetelmillä Tietoverkkopohjainen haku ja ilmoittautuminen palveluihin toteutuu KaPA-hanke toteutetaan säädettyyn ajankohtaan mennessä Toteutuminen Valokuitukaapeli Ajanmukaiset tietojärjestelmät Otetaan käyttöön Halako Osk:n valokuituyht. kunnan kiinteistöissä as.käyttöön Asianhallintaohjelmiston päivitys toteutetaan ja ohjelma otetaan kokonaisuudessaan käyttöön kunnassa Toteutuminen Toteutuminen Hailuoto ei ole kriisikunta Tuloperustan ja palvelumaksujen tarkistaminen vuosittain kuntakonsernissa 0 /asukas Veroprosentti on maakunnan keskitasoa. Vuosikate euroa/asukas Vero % Konsernin positiivinen vuosikate ja vahva tase Hailuoto -konsernin velkaantuminen on hallittua Investoinneille riittävä oman pääoman rahoitusosuus Omistajapolitiikka toteutuu kuntakonsernissa Sosiaali- ja terveystoimen netto kustannukset lähestyvät maakunnan keskiarvoa Pitkän aikavälin tasapainottamistoimenpiteet on valittu Pitkän aikavälin tasapainottamistoimenpiteet on valittu Pitkän aikavälin tasapainottamistoimenpiteet on valittu Kunnan edustajat osallistuvat konserniyhtiöiden kokouksiin 100 %:sti Määritellään vertailukelpoisesti sosiaalija terveystoimen nettokustannukset Kertynyt ali-/ ylijäämä /asukas Lainamäärä euroa/asukas pysyy alle kriisikuntakriteerin Investointien tulorahoitus, % Pääomamenojen tulorahoitus, % Toteutuminen Sote nettomenot /asukas Organisaation jatkuva kehittäminen Kunnassa toteutuu nopea reagointi ja laadukas päätöksenteko sekä yhteistyö naapurikuntien kanssa Tehdään luottamushenkilöarviointi vuoden 2017 loppupuoliskolla Kokouksiin osallistumisen osallistumisprosentti paranee, sekä luottamushenkilöiden että viranhaltijoiden osalta Toimeenpantavien päätösten määrä suhteessa tehtyihin päätöksiin kasvaa Järjestetään yksi luottamushlökoulutus Luottamushenkilöarviointi Toimeenpantavien päätösten määrä suhteessa tehtyjen päätösten määrään Luottamushenkilökoulutusten määrä Kunnan palveluissa, johdossa ja luottamushenkilöjohdossa on käytössä hallinnon rajoja ylittävä tehokas toimintapa Johtoryhmä kokoontuu vähintään joka toinen viikko Uusi ketterä toimielinorganisaatio aloittaa valtuustokauden Osallistutaan Sote- ja alueuudistuksen työryhmiin Luottamushenkilöarviointi Organisaatiouudistuksen toteutuminen Sote -uudistuksen toteutuminen

9 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 9 Hailuodon kunta on arvostettu ja vetovoimainen työnantaja Ketterä, uudistumiskykyinen ja uusia työmuotoja mahdollistava työyhteisö, jossa työntekijöillä on mahdollisuus kehittyä ja osallistua Asukasmäärä kasvaa hallitusti Kehityskeskustelut käydään 100 %:sti. Tehdään työhyvinvointikysely Sairauspoissaolot ovat alle 15 kalenteripäivää/ vakituinen työntekijä. Henkilöstö osallistuu koulutuksiin koulutussuunnitelma mukaisesti. Prosessikuvausten ja tehtävien kuvaaminen käynnistyy systemaattisesti Kehityskeskustelujen toteutuminen % Työhyvinvointikysely Sairauspoissaolot Keskimääräinen eläköitymisikä Täydennyskoulutuksien määrä/työntekijä Väkiluku asukasta Vähintään 1,5 % /vuosi Muuttotase Löydetään keinot asukkaiden ja vapaa-ajan asukkaiden osallistumis- ja vaikutus mahdollisuuksien lisäämiseksi Asukastilaisuudet ovat vakiintuneet Pidetään kuntalaisille ja vapaa-ajan asukkaille asukastilaisuus Asukastilaisuuksien määrä/vuosi Sähköinen palautejärjestelmä käytössä Kuntalaisaloitteet voidaan jättää sähköisesti ja niiden etenemistä voidaan seurata Toteutetaan palautejärjestelmä asiakaspalautteille paperisena jokaiseen palvelua tarjoavaan kunnan toimipisteeseen. Palautteet käsitellään syksyllä Kuntalaisaloite.fi kanavaa käyttäen jätetään yksi aloite, joka johtaa positiiviseen päätökseen Toteutuminen Kuntalaisaloitteiden määrä Riittävä tonttitarjonta (asuminen, yritykset) Kunnan maareservin tehokas hyödyntäminen tonteiksi Kaikki myytäväksi asetettavat tontit ja rakennuspaikat ovat myytävänä. Myyntitiedot on helposti saatavissa. Myytyjä tontteja tai rakennuspaikkoja on kaksi kappaletta. Tonttivaranto Tonttivaraukset ja myydyt tontit Raakamaan hankinta on suunniteltua Alueet, joilta kunta ostaa maata raakamaaksi tai vaihtomaaksi, on määritelty. Raakamaalle on määritelty ennakkohinta Toteutuminen Toteutuminen Ympäristö säilytetään ainutlaatuisena ja vetovoimaisena Maankäyttö on määritelty kaavoituksella yksityiskohtaisesti Strateginen yleiskaava on edennyt kaavoittajan aikataulun mukaan Marjaniemen alueella kaavoitus on käynnistynyt Kaavoitussopimusten tekemiselle on hyväksytty periaatteet Koko kunnan kattava yleiskaavan hyväksyminen Oikeusvaikutteisten kaavojen hyväksyminen Kansallismaisema statuksen ja vanhan rakennuskannan säilyminen Maankäyttöön liittyen laaditaan kuntalaisille kyselytutkimus, jonka tuloksia rakennettavien alueiden osalta hyödynnetään raakamaanhankinnassa Kansallismaiseman määrittäminen (strateginen yleiskaava) Toteutuminen Toteutuminen

10 10 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA Keskustaajama kehittyy Taajamarakennetta on tiivistetty keskustaajaman osalta. Strategisessa yleiskaavassa ratkaistaan kunnan keskustaajaman laajuus. Oikeusvaikutteisten kaavojen hyväksyminen Keskustaajama on selkeä kunnan keskus kuntalaisten olohuone Strategisessa yleiskaavassa ratkaistaan kunnan keskustaajaman laajuus. Yrittäjätapaamisille löydetään mielekäs ja helposti lähestyttävä tapa Yrittäjien aktivointi (yrittäjien kuuleminen merkittävissä valmistelun asioissa) Tehdään kuntalaiskysely keskustaajan kehittämistarpeista Asukastyytyväisyys Keskustaajaman yritysten lukumäärä Elinkeinorakenne on monipuolinen Työpaikkojen määrän kasvu on lisääntynyt nettolisäys 20 Panostetaan kunnan vetovoimaisuuden + 1 Työpaikkojen muutos/ vuosi Työpaikkaomavaraisuus 80 % 68 % Työpaikkaomavaraisuus % Ajantasainen markkinointiaineisto Kotisivut ovat ajantasalla Kunnasta on laadittu kuntamarkkinoinnin tueksi monipuoliset ja monikäyttöiset ajattomat esitteet sekä esitteet rakennuspaikkojen markkinointiin. Lehtimainoksissa on huomioitu koko kunnan näkyvyys. Kunnan verkkosivut ovat ajantasalla Facebookissa (FB) ja verkkosivuilla ajankohtaista sisältöä ja oikein kohdennettuja mainoksia Twitter ja Instagram aktiivisesti käytössä Ajankohtaisia julkaisuja FB:ssa tai kotisivulla viikoittain. Toteutuminen Yritysten toimintaedellytysten mahdollistaminen Vapaita yritystontteja/toimitiloja on tarjolla vähintään viisi Määritellään yritystontit ja kehitetään niiden markkinointia Vapaiden yritystonttien/ toimipaikkojen määrä Päätöksenteossa käytetään ennakkovaikutusten arviointia Käytetään ennakkovaikutusten arviointia tarvittaessa Ennakkovaikutusten arvioinnin käyttömäärä talousarvion mukaisesti Ennakkoluuloton toiminta uusien elinkeinojen ja (elinkeinoelämän) verkostojen syntymiseksi Elinkeinopalveluiden, hanketoiminnan ja markkinoinnin vakiintunut resursointi on toteutunut Merkittävimmät prosessit on kuvattu Tehtävään on valittu henkilö vähintään 2 vuoden määräaikaisella työsopimuksella tehtävän kehittämiseksi Hankkeiden lukumäärä Yrittäjä palaute joka toinen vuosi

11 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 11 Tulevaisuuden näkymät Tulevaisuuden näkymien kuvaamiseen on käytetty apumenetelmänä PESTE analyysillä, jolla selvitetään ilmiön tai organisaation poliittista, ekonomista, sosiaalista, teknologista ja ekologista tilaa ja tulevaisuutta. Muutosvoima Poliittiset (lainsäädännön rajoitukset, kansainväliset sopimukset, rikollisuus, yhdentyminen esim. EU, tutkimus-, kehittämis-, alue-, matkailu-, yms. politiikka) Tulevaisuuden näkymät Suomessa ollaan laatimassa valtakunnallista Sote- ja alueuudistusta. Uudistus merkitsee, että noin 60 % Hailuodon kunnan toiminnasta ja henkilöstöstä siirtyy muualle. Muutos pakottaa entistä pienemmän organisaation ketterään ja innovatiiviseen toimintamalliin pystyäkseen toimimaan. Muutos luo mahdollisuuksia kehitykselle, ja samalla se velvoittaa järjestelemään asioita samalle tasolle muiden vastaavien organisaatioiden kanssa (esim. PTV). Tulevan muutoksen kaikkia vaikutuksia on kuitenkin mahdoton arvioida vielä tässä vaiheessa. Ekonomiset (maailman, Euroopan, alueen talouskehitys, talouskriisit ja lamat, kilpailurajoitukset, julkinen rahoitus ja tuet, ostovoima) Sosiaaliset (arvot, kulutuskäyttäytyminen, ikärakenne, muuttoliike, syntyvyys) Ennusteiden mukaan Suomen talous on kääntymässä hienoiseen nousuun. Kasvun odotetaan kuitenkin olevan hyvin maltillista. Sote -uudistuksen myötä koko kunnan taloudelliset valmiuden mm. investoinneille heikkenevät talouden volyymien pienetessä. Ikärakenne sekä kunnassa että kunnan työntekijöissä on ikääntyvä. Ikääntyminen aiheuttaa haasteita palveluiden järjestämiselle sekä työntekijöiden motivoimisessa jatkuvassa muutostilanteessa. Muuttoliikkeelle on havaittavissa kiinnostusta, mutta vapaita vuokra-asuntoja ei ole, tämä aiheuttaa haasteen, myös työntekijöiden rekrytoinnille. Teknologiset (informaatio- ja tietoliikenne, bio-, nano-, energiateknologiat, verkkokauppa, virtuaalimaailma) Teknologia luo madollisuuksia. Hailuodon kunnan alueelle on rakentumassa valokuituverkko, joka mahdollistaa myös aivan uudenlaisten palvelujen tuottamisen myös kuntapalveluiden osalta. Ohjelmistot ja pilvipalvelut lisäävät palvelumahdollisuuksia sekä ulkoisten että sisäisten asiakkaiden osalta. Teknologoa aiheuttaa haasteita olemassa olevien resurssien hyödyntämisen osalta ja vaatii henkilöstöltä jatkuvaa kouluttautumista sekä uusia henkilöstöresursseja. Ekologiset (kasvihuoneilmiö, ilmaston muutos, saastuminen, jäteongelmat, liikarakentaminen, ympäristötietoisuus, infrastruktuurin muutos) Hailuodon kunta tarvitsee lisää asukkaita, mikä edellyttää rakentamista. Hallitsematon rakentaminen on uhka kunnan kulttuurimaisema-arvoille. Koko kunnan strateginen yleiskaava ja sen jälkeinen yksityiskohtainen kaavoittaminen onkin avainasemassa. Kunnan tonttikauppa edellyttää jatkuvaa raakamaan hankintaa, mikä edellyttää yhtenäisiä periaatteita maan hankintaan. Mahdollinen kiinteä liikenneyhteys tuo mahdollisuuksia ja paineita ympäristön rakentamisen osalta. Nykyistä voimakkaampi asutuskehitys edellyttää myös hallinnolta ja elinkeinopalveluita ketterämpää ja suunnitelmallisempaa toimintaa.

12 12 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 2. Organisaation voimavarat Aineelliset voimavarat Tilat ja laitteet Hallintopalvelut toimivat pääsääntöisesti kunnanviraston tiloissa. Tiloissa on ilmennyt sisäilmaongelmaa, mistä johtuen muutamien työntekijöiden osalta on jouduttu erityisjärjestelyihin työskentelytilojen suhteen. Kunnanviraston uusiin tiloihin investoinnille on varattu määräraha talousarviossa 2017 ja taloussuunnitelmissa Uusien toimitilojen suunnittelua on linjattu valtuustoseminaareissa, ja suunnittelua jatketaan vaihtoehtojen uusi virastorakennus nykyisen paikalle ja ent. ala-asteen saneeraaminen virastotiloiksi. Nykyiset kunnanviraston tilat ovat sokkeloiset ja haasteelliset asiakaspalvelun näkökulmasta. Tilojen käyttöä on tehostettu mm. vanhan maaseutuasiamiehen huoneen kalustamisella kolmeksi muunneltavaksi työpisteeksi. Tilojen valaistusta on parannettu ja työpisteet ovat säädettävissä työskentelevälle henkilölle sopivaksi. Työskentelyyn tarvittavat laitteet ovat pääosin ajanmukaiset, mutta tietokoneiden osalta elinkaarensa loppupuolella. Atk-laitteisiin ei kuitenkaan ole syytä tehdä investointeja ennen uusiin tiloihin siirtymistä mahdollisten väistötiloin siirtymisten vuoksi. Henkilöstö Nimike TP2015 Tot TALOUS- ARVIO 2017 Johtamispalvelut Kunnanjohtaja Kunnansihteeri Hallinnon tukipalvelut Toimistosihteeri, hallinto 1,5 1,032 Toimistosihteerit siirtyvät palvelusihteerien tehtäviin Palkanlaskija-kirjanpitäjä 1 1 (06/2017 alkaen). Teknisten palveluiden Toimistosihteeri, perusturvapalvelut 0,6 1 toimistosihteeri siirtyy keskitettyyn tukipalveluun Toimistosihteeri (koulusihteeri) 0,262 0,262 01/2017 alkaen. Toimistosihteeri, tekniset palv. 0,6 0,6 Hallintopalveluiden palvelusihteeri 1 Perusturvapalveluiden palvelusihteeri 1 Sivistyspalveluiden palvelusihteeri 1 Teknistenpalveluiden palvelusihteeri 1 Asianhallintasihteeri 0, % asianhallintasihteeri 03/2017 alkaen Taloussihteeri 0,5 100 % taloussihteeri (ma) 06/2017 alkaen Hanketyöntekijä - - 0,6 Kapa-hanke Markkinointisuunnittelija 0, % markkinointisuunnittelija (ma) 06/2015 alkaen. Markkinointisuunnittelijalla henkilöstösihteerin tehtäviä 2017 alkaen. Siivooja 0, Siivooja siirtynyt puhdistuspalveluihin 2016 Työllisyyspalvelut Työsuunnittelija 0,666 0,4 0,23 80 % työsuunnittelija (ma) 03/2015 alkaen. Pajatoiminnan osuus siirtynyt perusturvapalveluiden prosessiksi 2016 alkaen 20 % työsuunnittelija 03/2017 alkaen. Pajaohjaaja 0, % pajaohjaaja (ma) 5/2015 alkaen. Pajatoiminta siirtynyt perusturvapalveluiden prosessiksi 2016 alkaen Yhteensä 8,183 7,294 9,08 Tehty vuosityöaika 7,0 5,8 Talousarvio 2017 sisältää uusia toimia, joilla on tarkoitus vastata palvelualuejohtajien esittämiin tarpeisiin palvelusihteeritarpeen osalta sekä parantaa kunnan asianhallinnan ja taloushallinnon tilaa. Asiahallinnan osalta resursointi on välttämätön arkistolain toteuttamisen näkökulmasta. Taloushallinnan resursoinnin panostuksilla vastataan talousprosessin tehostamiseen ja mm. raportoinnin toteuttamiseen.

13 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 13 Talousarvion täytäntöönpano-ohje edellyttää prosessien kuvaamista uusien toimien osalta ennen kuin toimet voidaan täyttää. Henkilöstölisäyksiä ei voida tehdä talousarvion aikataulussa, mikä osaltaan tulee vaikuttamaan asetettujen tavoitteiden toteutumiseen ja aiheuttaa tarpeita ostopalveluresurssien käyttämiselle. Hallintopalvelut on käyttänyt ostopalvelua tai henkilöstövuokrausta henkilöstöpäällikön tehtävien valmisteluun sekä kirjanpidon tehtävissä. Hallintopalveluissa on pohdittu yhdessä hallinnon tukipalveluiden henkilöstön kanssa hallinnon tukipalveluiden prosesseja ja prosessien vaatimaa henkilöstömäärää joka on hyväksytty talousarviossa Hallinnon tukipalvelut on muodostettu yhdeksi palveluksi talousarviossa Henkilöstö on pohtinut itsenäisesti nelikenttäanalyysin muodossa tukipalveluiden muodostamiseen ja toimistosihteerien nykyisiin tehtäviin liittyviä faktoja, huolia, ydinkysymyksiä ja ratkaisuja (kuva alla). Palvelusihteerit keventävät palvelualuejohtajien työtä ja mahdollistavat heidän työpanoksen suuntaamisen kuntastrategian toteuttamiseen ja johtamiseen. Resurssipula on nostettu esille jo usean vuoden ajan osassa tehtävistä. Esille on myös tuotu osan johtavien viranhaltioiden merkittävät työajan ylitykset. Hallinnon tukipalveluiden vakituinen henkilöstö on ikääntyvää ja uuden henkilöstön rekrytointi nykyisiin räätälöityihin tehtäviin on vaikeaa. Henkilöstö omaa suuren määrän hiljaista tietoa, jonka siirtäminen uusille työntekijöille on tärkeää. Myöhemmässä vaiheessa alueuudistuksen toteuduttua ja valiokuntamallin toiminnan rutinoiduttua on syytä tarkastella uudelleen tarvittavan palvelusihteerihenkilöstön määrää. Talous- ja asianhallinnan henkilöstön osalta on vaihtoehtona pidettävä ostopalvelua, mutta tällöin kunnassa tarvitaan edelleen palvelusihteereitä yleisten ja juoksevien asioiden hoitamiseen. Hailuodon kunnan organisaatiouudistuksella voi olla vaikutuksia hallintopalveluiden henkilöstöön. Hallintopalveluiden henkilöstössä tulee tapahtumaan muutoksia vuoden 2017 aikana eläköitymisen myötä kunnanjohtajan osalta. Taloudelliset voimavarat Hailuodon kunnan hyväksytty talousarvio vuodelle 2017 on vuosikatteeltaan , kun viimeksi hyväksytyssä tilinpäätöksessä vuodelta 2015 vuosikate on Tarkastetun talousarvion vuosikate-ennuste on , ja vuosikatteen toteuma tilanteessa on Tilikauden 2016 tuloksen odotetaan olevan ylijäämäinen maanhankintaan sisältyneen kertaluontoisen poistoerokirjauksen vuoksi. Kertynyt ylijäämä on tilinpäätöksessä 2015 noin /asukas ja tilinpäätöksessä 2016 sen ennustetaan olevan /asukas. Lainamäärä vuodenloppuun 2016 on /asukas. Kunnan investointitarpeet ovat kuitenkin talousarviossa ajalla

14 14 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA TULOSLASKELMA Hailuodon kunta Ulkoinen TP2015 TA2016 +muutos TALOUS- ARVIO 2017 TS2018 TS2019 TA16-17 muutos-% Toimintatuotot ,6 Myyntituotot ,6 Maksutuotot ,9 Tuet ja avustukset ,0 Vuokratuotot ,3 Muut toimintatuotot ,8 Toimintakulut ,2 Henkilöstökulut ,7 Palvelujen ostot ,4 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,0 Avustukset ,6 Vuokrat ,2 Muut toimintakulut ,0 Toimintakate ,5 Verotulot ,1 Valtionosuudet ,0 Rahoitustuotot ja -kulut ,4 Korkotuotot ,0 Muut rahoitustuotot ,0 Korkokulut ,4 Muut rahoituskulut ,0 Vuosikate ,0 Poistot ja arvonalentumiset ,1 Suunn. mukaiset poistot ,1 Arvonalentumiset Satunnaiset erät Satunnaiset tuotot Satunnaiset kulut Tilikauden tulos ,2 Poistoeron muutos ,9 Vapaaehtoisten var. muutos 0 0 Rahastojen muutos 0 0 Tilikauden yli-/alijäämä ,7 TULOSLASKELMAN TUNNUSLUVUT Toim.tuotot/Toim.kulut, % 18,8 18,8 15,7 22,5 15,7 Vuosikate/Poistot, % 128,6-1,5-32,6-78,7-91,3 Vuosikate, /asukas 537-6,2-127,9 298,7 309,0 Kertynyt ylijäämä, /asukas Asukasmäärä vuoden lopussa Talousarvion hyväksynnän jälkeen talousarvioon on ilmennyt seuraavia tarkastustarpeita, jotka parantavat talousarvion tulosta noin Tapaturmavakuutus- ja työnantajan sosiaaliturvamaksujen sivukuluprosentit ovat olleet virheelliset talousarviota laadittaessa, mikä vähentää toimintamenoja Hallinnon tukipalveluiden henkilöstölisäykset eivät toteudu talousarvion mukaisessa aikataulussa. Henkilöstön lisäyksen aikataulun tarkastus vaikuttaa työttömyysvakuutusmaksun sivukuluprosenttiin, mikä vähentää toimintamenoja Sijoitussalkun kotiutusta ei ole huomioitu talousarviossa. Kotiutus lisää korkotuottoja noin

15 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 15 Hallintopalveluiden osuus kunnan toimintatuotoista, joihin on laskettu mukaan myös sisäiset erät, on 34,9 % ja vastaavasti toimintakuluista 19,5 %. Hallintopalveluiden toimintakate on 11.1 % talousarvion toimintakatteesta. Kunnanhallituksen (LT40) osuus hallintopalveluiden toimintakatteesta on 94,2 % Myyntituotot muodostuvat pääosin polttoaineenjakelun myyntituotoista. Vuokratuottojen osalta sisäisten vuokrien pääomatuotot muodostavat 82,1 % hallintopalveluiden vuokratuotoista. Muut vuokratuotot muodostuvat elinkeinotoiminnalle ja pelastuslaitokselle vuokrattujen tilojen vuokratuotoista. Toimintakulujen osalta hallintopalveluiden henkilöstökulut ovat 13,6 % koko kunnan henkilöstökuluista. Hyväksytty talousarvio sisältää henkilöstökulujen nousua muutettuun talousarvioon 2016, mikä johtuu henkilöstölisäyksiin varautumisesta. Palvelujen ostot ovat 20,2 % koko kunnan palveluiden ostoista mikä on euromääräisesti edellisen talousarvion tasossa. Aineet, tarvikkeet ja tavarat kulu aiheutuu pääosin polttoaineenjakelutoiminnasta. Avustusmenot ovat 29,3 % kunnan avustusmenoista. Avustusmenot nousevat talousarviosta , mikä johtuu mm. elinkeinotoiminnalle ohjattavista avustuksista ja perustoimeentulotuen kuntaosuudesta (sakkomaksu). Sakkomaksu on aikaisemmin sisältynyt perusturvapalveluiden talousarvioon. Hallintopalveluiden vuokrakulut ovat 25,8 % koko kunnan vuokramenoista. Vuokrakulut muodostuvat lähes kokonaan kiinteistöjen sisäisistä vuokrista. Hallintopalvelut ml.sisäiset erät, TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Myyntituotot Maksutuotot Tuet ja avustukset Vuokratuotot Muut toimintatuotot Toimintakulut Henkilöstökulut yht Palvelujen ostot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Avustukset Vuokrat Muut toimintakulut Toimintakate Suunn. mukaiset poistot Tilikauden tulos Tulo- ja menolajikohtainen jaottelu on alustava tieto ja se tarkentuu käyttösuunnitelmassa. Talousarvio muutos sarakkeella olevissa luvuissa ei ole huomioitu sisäisistä vuokrista aiheutunutta talousarviomuutosta. Aineettomat voimavarat Osaaminen Hallintopalveluiden henkilöstön tehtävän kuvat ovat räätälöityneet vuosien saatossa kunkin osaamisen ja kiinnostuksen mukaisesti. Henkilöstön tehtävät muodostuvat useista tehtäväkokonaisuuksista ja työntekijöiltä vaaditaan moniosaajuutta. Erityisesti johtavassa asemassa olevan henkilöstön on suoriuduttava monen tasoisista tehtävistä laajalla hallintoalueella. Henkilöstön osaamisen ja nk. hiljaisen tiedon siirtäminen seuraaville on useissa hallinnon tehtävissä tärkeää, koska huomattava osa mm. ohjeistuksesta on muistin varassa. Tältä osalta osaamista voidaan parantaa ryhmänä mm. hallinnon tukipalveluiden osalta lisäämällä ryhmätyöskentelyä ja suunnittelua ryhmissä. Hallintopalveluissa on tehty viime vuosina suuria uudistuksia ja ajanmukaistamista erityisesti talous- ja henkilöstöhallinnossa. Aikaisemmin paperien avulla tehdyt prosessit on sähköistetty ja tehtävien prosessit ovat siirtyneet verkkoympäristöön. Vaikka sähköistys on tehostanut prosesseja ja lisännyt jäljitettävyyttä sekä raportoinnin reaaliaikaisuutta, se myös vaatii henkilöstöltä erilaista osaamista mitä aikaisemmin. Uusien toimintatapojen omaksuminen ei myöskään ole kitkatonta. Vaatimukset henkilöstön osaamiselle ovat kasvaneet ja kasvavat edelleen. Hallintopalveluiden henkilöstön koulutukset on esitetty Hailuodon kunnan henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa 2017, joka on hyväksytty henkilöstötoimikunnassa , josta taulukko seuraavalla sivulla. Koulutuksissa on kiinnitetty erityistä

16 16 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA huomiota uuden henkilöstön koulutuksiin. Haasteena on pian eläköityvän henkilöstön koulutustarpeiden oikein mitoittaminen. Koulutussuunnitelma Tulosyksikkö Koulutuksen aihealue Arvioidut koulutuspäivät Osallistuvien henkilömäärä Johtamispalvelut Johtamisen erikoisammattitutkinto 2 pv 1 Johtamisen koulutukset 2 pv 1 Esimieskoulutus 1 pv 1 Lakikoulutukset: Hankintalakikoulutus 1 pv 2 Lakiuudistuskoulutukset 2 pv 2 Hallinto- ja henkilöstöpalvelut Tietohallinnan ja arkistoinnin koulutukset 3 pv 1 Tietohallinnan ohjelmistokoulutukset 2 pv 5 Palvelutietovarantokoulutukset 2 pv 1 Kirjanpidon ja laskutuksen koulutukset 2 pv 5 Kirjanpidon ohjelmistokoulutukset 2 pv 1 Työllisyyspalvelut Lakikoulutukset 1 pv 1 Työll.palveluiden kehittämistä tukevat koulutukset 2 pv 1 Kaavoituspalvelut Maankäytön- ja kaavoituksen koulutukset/ lakikoulutukset 2 pv 1-2 Elinkeinopalvelut Markkinointikoulutukset 2 pv 1-2 Sosiaalisenmedian koulutus 2 pv 1-2 Asiakkaat, verkostot ja yhteistyösuhteet Hallintopalveluiden asiakkaina on sekä ulkoisia että sisäisiä asiakkaita. Pääosa hallintopalveluiden tuottamista palveluista, kuten talous-, hallinto ja henkilöstöpalvelut tai tietoverkkopalvelut, kohdistuvat kunnan sisäisille asiakkaille, joita ovat muut palvelualueet sekä palveluyksiköt. Ulkoisia asiakkaita ovat mm. kuntalaiset ja kunnan alueella toimivat yritykset, jotka asioivat hallinnon tukipalveluiden henkilöstön kanssa. Merkittäväimpiä verkostoja ovat Oulun seudun kuntien kunnanjohtajien yhteistyö ja Lakeuden alueella toimivat hallinto- ja talousjohtajien sekä henkilöstöjohtajien vertaisryhmät. Myös erilaiset hankeryhmät, joihin hallintopalveluista osallistutaan, ovat verkostoitumisen näkökulmasta tärkeitä kontakteja. Hallintopalvelut osallistuvat mm. työllisyyspalveluiden hankkeisiin, alueuudistushankkeisiin, kalataloushankkeeseen ja seudulliseen liikenneturvallisuustyöhön. Haasteena on löytää riittävä ja hyvä yhteistyömalli verkostojen luomiseen paikallisten elinkeinotoimijoiden ja kunnan välillä. Viime vuoden aikana on kontaktoitu lähes kaikki kunnan elinkeinotoimijat työnsuunnittelijan taholta ja yritysten odotuksia kunnalle on listattu. Myös markkinointisuunnittelija on tarjonnut yrityksille opastusta some -markkinointiin. Kuntalaistilaisuus järjestetään kesäkuussa, jossa myös yrityksillä tilaisuus tavata kuntalaisia ja vapaa-ajanasukkaita. Työllisyyshankkeen myötä yrityksille ollaan tarjoamassa tilaisuutta rekrytointimarkkinointiin Hailuodossa.

17 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA Toimintatapojen organisointi Prosessit Hailuodon kunnassa on käynnistynyt palveluprosessien määrittäminen ja kuvaaminen. Kunnanvaltuusto on valtuustoseminaarissaan linjannut, toimialaorganisaation valmistelua jatketaan valiokuntien pohjalta. Valiokunnat muodostetaan ydinprosesseille (2 kpl), jotka ovat elinkeinojen, asumisen ja työllisyyden valiokunta (työnimi Elävä saari) sekä sivistyksen, hyvinvoinnin ja vapaa-ajan valiokunta (työnimi Hailuoto akatemia). Tukiprosessina on tukipalvelut. Myös talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa edellytetään prosessien kuvaamista ennen uusien toimien ja virkojen täyttämistä. Kunnan kirjanpidon hierarkia on rakennettu palveluprosesseille, mutta palveluprosessien kuvaaminen ylemmilläkin tasoilla on laaja tehtävä. Tehtävän toteuttaminen on käynnistetty johtoryhmätasolla, missä on todettu tarvittavan ohjeistusta ja koulutusta prosessikuvausten tekemiseen. Tehtävää ei voida teettää konsulttityönä, mutta ulkopuolisen asiantuntijan tarve on ilmeinen. Toimintokuvauksien tekeminen yksittäisiin toimintoihin voidaan ottaa jatkossa talousarvion tavoitteeksi. Toimintokuvausten avulla pystytään kehittämään ja tehostamaan toimintaa. Hyvin tehdyistä prosessi- ja toimintokuvauksista on merkittävää hyötyä jatkossa esimerkiksi perehdytyksessä. Organisaation rakenne Hailuodon kunnan organisaatiorakenne on perinteinen hierarkiaan perustuva organisaatio. Hallintopalvelut vastaa hallinnon järjestämisestä Hailuodon kunnassa, kaavoituspalvelusta sekä elinkeinopalveluista. Kunnanjohtaja on koko kuntapalveluorganisaation johtaja ja kunnansihteeri vastaa hallintopalveluista. Kunnanjohtajan ja kunnansihteerin vastuualueita hallintopalveluiden osalta ei ole määritetty. Kaavoituspalveluiden valmistelusta vastaa tekninen johtaja.. Vaikuttamistoimielimiä toimii yksi, vanhusneuvosto, jonka toiminnasta vastaa perusturvajohtaja. Johtoryhmätyöskentelyä johtaa kunnanjohtaja Henkilöstöhallinnon esimiesvastuut noudattavat organisaatiorakennetta. Palvelualueiden esimiehenä on kunnanjohtaja, jonka esteellisenä tai poissa ollessa sijaisena toimii kunnansihteeri. Hallintopalveluiden työntekijöiden esimiehenä toimii kunnansihteeri. Henkilöstöpäällikkönä toimii kunnansihteeri. Asioiden valmisteluun on ostettu työpanosta kesäkuun loppuun, minkä tarve tulee tarkistaa loppuvuoden osalta. Työsuojelupäällikkönä ja tietosuojavastaavana toimii kunnanjohtaja. Henkilöstö- ja työturvallisuus asioissa Hailuodon kunnan yhteistoiminta- ja työsuojeluelimenä toimii henkilöstötoimikunta, jonka vetäjänä toimii kunnanjohtaja.

18 18 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA Ulkoistus ja strategiset kumppanuudet Hailuodon kunnan taloushallinta (osto-, myyntireskontra, maksuliikenne, kirjanpito) ja henkilöstöhallinto (palkanlaskenta) on ulkoistettu Monetra Oy:lle. Yhtiöltä hankitaan myös henkilöstövuokrausta ja asiantuntiapalveluita mm. henkilöstö- ja talousasioissa. Työterveyshuolto on ulkoistettu Oulun Työterveys Oy:lle alkaen. Jätehuollon viranomaistehtävät on ulkoistettu Oulun Jätehuolto Oy:lle. Uusien yritysten yritysneuvontapalvelut ostetaan Oulunseudun Uusyrityspalvelukeskukselta. Edellä mainitut ulkoistukset on tehty yrityksille, joissa kunta on osaomistajana. Hailuodon kunta hankkii palvelukokonaisuuksia myös kilpailutusten kautta yrityksiltä, mm. ATK-tuki ostetaan Tietolatva Oy:ltä. Hailuodon kunta hankkii palveluita myös yhteistyönä naapurikuntien kanssa. Maaseutuasiamiespalveluiden tuottamisesta vastaa Tyrnävän kunta ja lomituspalveluista Muhoksen kunta. Palotoimen palvelut tuottaa Oulu-Koillismaan pelastuslaitos ja ympäristöterveydenhuollon sekä ympäristönsuojelun tehtävät tuottaa Oulun seudun ympäristötoimiliikelaitos. Velkaneuvonta hankitaan Raahen kaupungilta. Ulkoistusten osalta ei hallintopalveluissa ole akuuttia tarvetta valmistella uusia ulkoistuksia. Ulkoistusten osalta on huomioitava, että mikäli ulkoistus ei koske koko laaja palvelua vaan osaa siitä, kuten talous- tai henkilöstöhallinto, edellyttää ulkoistaminen jäävien tehtävien uudelleen tarkastelua ja prosessien tarkastelemista kunnassa. Strategisena kumppanina merkittävät ovat mm. Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus (liikenne, luonnonsuojelu jne.) ja Varsinais-Suomen ELY-keskus (lauttaliikenne). ICT-järjestelmät ja ohjelmistot Hailuodon kunnan tiedonsiirtoyhteyksistä ja ohjelmista vastaavat Sonera, Netpaza ja osaltaan myös DNA. Hallintopalvelut vastaavat siitä, että työpisteillä on käytettävissä ajanmukaiset ja riittävät laitteet sekä perusohjelmat. ATK-

19 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 19 laitteiden osalta on uusimistarvetta lähivuosina ainakin hallintopalveluissa. ICT-laitteita, kuten kopiokoneet, on hankittu palveluyksiköihin leasing-rahoituksella. Tutkittaessa uusien laitteiden hankintaa on syytä harkita Leasing-palveluiden laajentamista. Hallintopalveluiden ohjelmista pääosa toimii pilvipalveluissa tai erilaisia tietoliikenneyhteyksiä hyödyntäen. Tärkeimmät ohjelmistot ja käyttöliittymät on listattuseuraavaan taulukkoon. Hallintopalveluiden ohjelmistot Ohjelma/ käyttöliittymä Asiahallinto Henkilöstöhallinto Taloushallinto Elinkeinopalvelut Asiahallinto-ohjelma: Dynasty Organisaatioiden tunnistamiseen sähköisessä asioinnissa: Katso-palvelu Henkilöstöhallinnon käyttöliittymä: ESS Matkahallinta- ja laskutus: M2 Rekrytointipalvelu: Kuntarekry.fi Laskutusohjelmat: Intime Web-laskutus Raportiti: Intime Web-raportointi Taloussuunnittelu: Intime Web-talsu Kirjanpito: Intime Ostolaskujen hallinta: P2P Verkkosivut: WordPress Sosiaalinen media: FaceBook, Instagram, Twitter. LinkedIn Polttoaineenjakelu, jakeluasemaliittymä Vuoden 2017 aikana otetaan käyttöön Dynasty asianhallintaohjelman uusin versio lisäosilla. Lisäksi työvuorosuunnitteluohjelma Titania tulee käyttöön myös hallintopalveluissa.

20 20 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 4. Käyttösuunnitelma Tuloarviot ja määrärahat tulosyksiköittäin Talousarvion määrärahojen ja tuloarvioiden yhteenveto Sitovuus ml.sis.erät, 1) Sitovuus 2) Määrärahat Tuloarvio KÄYTTÖTALOUSOSA Ulkoiset ja sisäiset tuotot ja kulut Kunnanvaltuusto B KJ Tarkastustoimi B KJ Vaalit B KJ Kunnanhallitus B KJ Hallinnon tukipalvelut B KS Työllisyyspalvelut B KS Kuntien yhteistoiminta B KJ Kaavoituspalvelut B TJ Elinkeinopalvelut B KS Maatalouspalvelut B KS Maa- ja metsätilat B KS Elinkeinotoiminta B KS TULOSLASKELMAOSA Verotulot B KHALL Valtionosuudet B KHALL Korkotulot B KHALL 0 Muut rahoitustulot B KS 950 Korkomenot B KS Muut rahoitusmenot B Satunnaiset erät B INVESTOINTIOSA Maa-alueet B KHALL Asianhallintaohjelman päivittäminen B KS Kiinteistöjen liittäminen valok.verkkoon B KJ RAHOITUSOSA Antolainauksen muutokset Antolainasaamisten lisäykset B Antolainasaamisten vähennykset B KS Lainakannan muutokset Pitkäaikaisten lainojen lisäys B KHALL Pitkäaikaisten lainojen lyhennys B KS Lyhyt aikaisten lainojen muutos N Oman pääoman muutokset B Vaikutus maksuvalmiuteen TALOUSARVION LOPPUSUMMA ) B =brutto, N =netto 2) KJ =kunnanjohtaja, KS =kunnansihteeri, TJ =tekninen johtaja, KHALL =kunnanhallitus Ostolaskujen vastaanottajat ja hyväksyjät nimetään ja niistä tehdään erillinen päätös.

21 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 21 Käyttötalous tulosyksiköittäin Kunnanvaltuusto Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate Keskeiset toimenpiteet: Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden asettaminen kuntakonsernille Luottamushenkilöorganisaation määrittäminen tulevalle vaalikaudelle Esityslistojen postituskäytäntöä muutetaan valtuustokauden alussa siten, että siirrytään sähköiseen järjestelmän. Valtuutetuille hankitaan tarvittavat sähköiset työvälineet. Uudelle valtuustolle järjestetään koulutusta kunnallishallinnosta Hyvinvointikertomuksen suunnitelmaosan päivittäminen kuntastrategian mukaiseksi Palveluprosessien tunnistamisen jatkaminen Tarkastustoimi Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate Keskeiset toimenpiteet: Kunnan hallinnon ja talouden ulkoisesta tarkastuksesta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastusyhteisö Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista. Lautakunta valvoo, että talouden tarkastus suoritetaan tehokkaasti ja luotettavasti, ja varmistaa, että kunnan hallinto ja taloudenpito on laillista ja tuloksellista Vaalit Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate Keskeiset toimenpiteet: Tulosalueen tehtävänä on vastata vaalien järjestämisestä Kuntavaalit toteutetaan ostopalvelua hyödyntäen

22 22 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA Kunnanhallitus Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 *) TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate Talousarviossa 2017 sisäisen vuokran pääomatulot kohdistetaan kunnanhallitukselle (ylinjohto). Sisäiset vuokramenot sisältävät kunnanvirasto-paloaseman vuokran kokonaisuudessaan lukuun ottamatta vuokra-asuntoja ja kiinteistöhuollontiloja. *) TP2015 lukuihin ei sisälly johtamispalvelut Keskeiset toimenpiteet: Osallistutaan aktiivisesti Alueuudistuksen ja Oulun seudun kuntien yhteisiin kehittämishankkeisiin Uusitaan hallintosääntö Uudistetaan palkkiosääntö Otetaan käyttöön sähköinen ilmoitustaulu Tarkistetaan kuntastrategia syksyllä 2017 Järjestetään kesäksi väliaikaiset saniteettitilat Sunikarin, Sumpun ja Marjaniemen ranta-alueiden läheisyyteen Hallinnon tukipalvelut Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 *) TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate TA2017:ssa osa palvelusihteerien palkoista sisältyy kunnanhallituksen tulosalueelle, johtamispalveluihin. *) TP2015:ssa johtamispalvelut sisältyvät hallintopalveluihin. Keskeiset toimenpiteet: Keskitetyn hallintopalveluprosessin kehittäminen ja käyttöönotto prosesseja tehostaen Taloushallinnon prosessien tehostaminen ja raportointi käytäntöjen luominen Tiedonohjaussuunnitelman (ent. arkistonmuodostamissuunnitelman) laatiminen Asianhallinnan tehostaminen, ja asianhallintaprosessien kuvaaminen ja käyttöönotto kaikessa kunnan toiminnassa Webropol ohjelmistohankinnan tehokas käyttö asiavalmistelussa Työnvaativuudenarviointien ja tehtävänkuvien kirjaaminen 1/3:lle henkilöstöstä Henkilöstö ja koulutussuunnitelma laatiminen ja hyödyntäminen Työllisyyspalvelut Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 ) TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate TA2017:ssa työmarkkinatuen kuntaosuus on siirretty työllisyyspalveluiden kustannukseksi. Keskeiset toimenpiteet: Tarjotaan nuorille kesätöitä kuntaorganisaatiossa ja myönnetään kesätyöseteleitä Työllistetään palkkatuella työttömiä määräajaksi kuntaorganisaation eri tehtäviin

23 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 23 Kuntien yhteistoiminta Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot 36 Toimintamenot Toimintakate Keskeiset toimenpiteet: Palo- ja pelastustoiminnan tuottaa Oulu-Koillismaan pelastuslaitos. Ympäristöterveydenhuollon ja ympäristönsuojelun tuottaa Oulun seudun ympäristötoimiliikelaitos. Hailuodon kunta on aktiivisesti mukana seudullisessa yhteistoiminnassa (mm. seudullinen hanketoiminta) Kaavoituspalvelut Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate Keskeiset toimenpiteet: Maapoliittisen ohjelman päivittäminen strategian mukaiseksi Kaavoitussopimusten periaatteiden hyväksyminen Koko kunnan strategisen yleiskaavan eteenpäin saattaminen kaavoittajan aikataulun mukaisesti Nokan asemakaavan laajennuksen käynnistäminen ja valmistelu Elinkeinopalvelut Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate Keskeiset toimenpiteet: Siikamarkkinoiden järjestäminen Otetaan käyttöön hailuotolaisten yritysten messu- ja matkailuyhteistyötä edistävät avustukset. Laaditaan asiasta toimintaohje. Laaditaan kunta- ja tonttimarkkinoinnin yleisesitteet Hyödynnetään Oulun alueen paikallislehtiä lehtimainonnassa Kuntatiedote julkaistaan kotiin jaettuna 11 kertaa vuodessa Ylläpidetään ja päivitetään kunnan kotisivuja, intraa ja sosiaalista mediaa

24 24 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA Maatalouspalvelut Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate Keskeiset toimenpiteet: Maatalousasiamiehen palvelut tuottaa Tyrnävän kunta. Maaseutuasiamies on tavattavissa Hailuodon kunnanvirastolla yhtenä päivänä viikossa Maa- ja metsätilat Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate Keskeiset toimenpiteet: Metsänhoitotyöt metsäsuunnitelman mukaan (puunmyynnissä jäkälä alueilta huomioidaan päätös Kvalt ), kyläalueen metsäiset alueet perkataan puistomaisuus ja liikenneturvallisuus huomioiden Elinkeinotoiminta Tuloyksikön sitovuus lautakuntaan TP2015 TA2016 +muutos TALOUSARVIO 2017 TS2018 TS2019 Toimintatuotot Toimintamenot Toimintakate Keskeiset toimenpiteet: Toimitilavuokraus on keskitetty elinkeinopalveluihin. Toimitilojen vuokraukseen on kehitetty uusia muotoja. Polttoainejakelutoiminnoista luovutaan kesään mennessä Hyvinvointi ja terveyden edistäminen Talousarviossa 2017 todetaan, että palvelualueet tarkentavat hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen toimenpiteitä käyttösuunnitelmissaan liittyen talousarviossa esitettyihin painopistealueisiin: työllisyyden edistäminen ja syrjäytymisen ehkäisy, ravinto- ja liikunta, savuton kunta, ikäihmisten hyvinvointi ja kuntalaisten osallistaminen. Keskeiset toimenpiteet: Vastataan palkkatuella palkattavan henkilöstön henkilöstöasiosta ja palkkauksesta palvelualueille Palkataan hallintopalveluihin vähintään yksi henkilö palkkatuella Henkilöstölle laaditaan kysely henkilöstöruokailumahdollisuuksien tiedottamiseksi Päätös Savuton kunta ohjelmaan liittymisetä tuodaan kunnanhallituksen päätettäväksi keväällä 2017, kun työterveyshuollon toimintasuunnitelma on saatu laadittua uuden työterveyshuollon toimijan kanssa Siikamarkkinoita ja kesän kuntalaistapaamista hyödynnetään kuntalaisten osallistamistarpeisiin

25 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA Toimintasuunnitelman toteuttaminen Toimintasuunnitelma sisältää paljon kehittämistoimenpiteitä, joilla parannetaan Hailuodon kunnan hallintopalveluiden tasoa. Toimintasuunnitelman toteuttamiseksi on laadittu aikataulu, joka esitetään kappaleessa kuukausi-kohtainen toimenpideohjelma. Toimintasuunnitelma ei sisällä juurikaan pelivaraa ja siinä esitettyjen toimenpiteiden aikataulutus on erittäin tiukka. Toimintasuunnitelman toteutumisen riskien arvioinnissa on käytetty dynaamisen fasilitoinnin nelikenttää, joka on esitetty seuraavalla sivulla. Analyysissä on pohdittu toimintasuunnitelman toteuttamiseen liittyviä faktoja ja huolia sekä niistä aiheutuvia ydinkysymyksiä ja ratkaisuja ydinkysymyksiin. Nelikenttäanalyysin perusteella suurimmat riskit toimintasuunnitelman toteutumiselle ovat henkilöstöön liittyviä riskejä. Toimintasuunnitelman toteuttaminen edellyttää henkilöstöresurssin lisäystä tai nykyisillä resursseilla talousarviotavoitteiden merkittävää alentamista. Mittarit ja seuranta Toimintasuunnitelman mittareina ovat talousarvion strategiset tavoitteet ja niiden mittarit vuodelle Toimintasuunnitelman toteutumista voidaan mitata myös henkilöstöpanosten toteutumisella (htv,tot). Toimintasuunnitelman toteutumista seurataan soveltuvin osin talouden toteumaraporteilla ja tilinpäätöksessä. Toimenpideohjelmaa (aikataulu) voidaan seurata kirjaamalla toteuma aikatauluun (esim. käsin).

26 26 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA Faktat Virkamieshallinnon ja luottamushenkilöorganisaation välinen ilmapiiri on jännitteinen Kunnanviraston tiloissa on sisäilmaongelma Asiahallinto ja arkistointi eivät ole nykyvaatimusten mukaisella tasolla, mikä sisältää riskejä. Tarkastuksen (2011) puutteita ei ole kokonaan korjattu Toimintasuunnitelma sisältää paljon kehittämistoimenpiteitä, uudistuksia ja erilaisia tehtäviä Liian monet hallintopalveluiden tehtävät ovat yhden työntekijän työpanoksen varassa (henkilöriski) Hailuodon kunnan tilikauden tulos on ollut useana vuonna peräkkäin merkittävästi talousarviota parempi Huolet Luottamuksen puute estää sekä kunnan kehittämisen että toimintasuunnitelman toteutumisen Ei saada sopivia hakijoita uusiin tehtäviin julkisuudessa uutisoidun sisäilmakeskustelun vuoksi Puutteellinen asiahallinta voi aiheuttaa kunnalle taloudellisia menetyksiä esim. valitustilanteessa Hallintopalveluiden henkilöstön voimavarojen riittävyys ja korvaavan voimavaran saatavuus. Viime vuoden poissaolotilanteeseen sijaisten saaminen oli mahdotonta. Hiljaisen tiedon siirtäminen uusille työntekijöille ajoissa. Henkilöriskin relisoituminen. Budjetoinnissa onnistumisen puutteiden vuoksi säästetään turhaa kunnan hallintopalveluista, ja aiheutetaan näin turhia haasteita ja hidasteita strategian tavoitteiden toteuttamiselle Ydinkysymykset Miten hallintoa saadaan ketteröitettyä ja samalla luotua luottamusta? Miten saadaan rekrytoitua tehtäviin sopivaa ammattitaitoista henkilöstöä? Miten asiahallinta ja arkistointi saadaan vaatimusten mukaiselle tasolle? Miten toimintasuunnitelma pystytään toteuttamaan? Miten henkilöriskeihin voidaan varautua? Miten talousarvioiden tarkkuutta voidaan parantaa? Ratkaisut Järjestämällä koulutuksia, työpajoja, ryhmätöitä sekä parantamalla ohjeistusta (hlöstöohjeet) ja tiedotusta Saatetaan TVA-työ loppuun, laaditaan jatkuvana työnä prosessikuvauksia, nostetaan positiivista työnantajaprofiilia, käytetään tarvittaessa ulkopuolista asiantuntijoita rekrytoinneissa resursoimalla ja osoittamalla riittävät resurssit (henkilöstö, ohjelmistot, tilat jne.) Toimintasuunnitelman toteuttaminen edellyttää henkilöstöresurssin lisäystä tai nykyisillä resursseilla talousarviotavoitteiden merkittävää alentamista Määritetään henkilöstön tehtävät siten, että kriittisten tehtävien (esim. laskutus) tekijöitä on useita. Uusia toimia perustettaessa huomioidaan, että löytyy varahenkilö (kunnansihteeri) poikkeustilanteisiin. Lisäämällä koulutusta talousosaamiseen. Käytetään enemmän aikaa talousarviotyölle yhdessä johtoryhmän kanssa. Erikoissairaanhoidon kustannusten arvioiminen on haasteellista.

27 HAILUODON KUNNAN HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 27 Kuukausikohtainen toimenpideohjelma 1 vk 2 Tammi Helmi Maalis Koulujen talviloma Huhti Touko Kesä Heinä Elo Kesälomien keskittäminen Syys Loka Marras Koulujen syysloma Joulu Päätöksenteko ja johtaminen Kuntavaalit Ehdokas hakemukset Kunnanvaltuusto Kv Kunnanhallitus Kh Johtoryhmä Kh Seminaarit Vaalipäivä 9.4. Uusi valtuustokausi alkaa Kv 5.4. Kv Kv 7.6. Kh Kh Kv 6.9. Kh Kh Kh Kv Kh Kh Kv Kh Valt.sem Valt.sem ( ) Luottamushenkilökoulutukset Maakuntauudistusvalmistelu Väliaikaishallinto aloittaa Kunnanjohtajan valinta Haku Haastattelut, valinta Uusi kj aloittaa tehtävässään Säännöt, suunnitelmat ja raportit Hyvinvointikertomuksen laatiminen Hallintosäännön uudistaminen Palkkiosäännön uudistaminen Kuntastrategien päivittäminen Muistamissäännön päivittäminen Valmiussuunnitelma päivittäminen Konserniohje Palautejärjestelmän käyttöönotto Organisaatiouudistus Toimielinorganisaatiovalmistelu Prosessikuvaukset Toimintokuvaukset (jatkuva) Palvelutuotannon organisaatiovalmistelu Yhtiöittämiset Yhtiöittämisselvitykset Yhtiöittämiset Hallinnontukipalvelut, käyttöönotto Prosessit ja tehtävänkuvat Rekrytoinnit Markk.suunn. Aloittaa Asianhallintasihteeri aloittaa Uusi hallinnon tukipalvelut aloittaa (palvelusiteerit) Taloushallintasihteeri aloittaa Perehdytys ja koulutukset Väliaikaiset saniteettitilat (Marjaniemi, Sunikari, Sumppu) Asiahallinta Tiedohohjaussuunnitelman laadinta Kansallinen palveluvaranto (lakis.) Uuden as.hall.ohjelman käytt.otto Sähköisen ilmoitustaulun käyttöönotto Sopimushallinta, kuulutustaulu Saapuneet aloitteet, raportointi Ann.raportti valt:lle Taloushallinta Maaomaisuuskirjanpidon päivitys Tilinpäätös Tilinpäätös annettava tarkastajille tarkastettavaksi Tilinpäätös hyväksyttynä Tilinpäätös, kirjanpidon viennit Tilinpäätös, toteumat + palv.aluekäsittely TP-asiak.pohjat vk 7 Tilinpäätösasiakirja, koonti Arviointikertomuksen johd.tehdyt toimenpiteet, raportti Talousraportointi Kuukausiraportointi (Web-rap.ajot) Neljännesvuosiraportointi TP-ennuste

28 HAILUODON KUNNAN 28 HALLINTOPALVELUIDEN TOIMINTASUUNNITELMA 1 vk 2 Tammi Helmi Maalis Koulujen talviloma Huhti Touko Kesä Heinä Elo Kesälomien keskittäminen Syys Loka Marras Koulujen syysloma Joulu Talousarvio Talousarviopohjat (Web-talsu) Talousarvio, valmistelu + palv.aluekäsittely TA laadintaohje TA-asiak.pohjat vk 38 Veroprosentit Vero-% ilmoitettuna Talousarvion tasapainotus Talousarvioasiakirja, koonti TA hyväksyttynä Käyttösuunnitelmat Talousarviomuutokset Henkilöstöhallinta Koulutussuunnitelma Vuodelle 2018 Tark TA:n muk. TVR:n koulutuskorvaus haettuna Työnvaativuuden arvioinnit Titanian laajennettu käytt.otto Tekniset palvelut Intran valmistelu ja käyttöönotto Hallinnon tukipalvelut Sivistyspalvelut Kunnan palvelimella Raportoinnit Yleistyöaikaan siirtyminen, seuranta ja raportointi Työntekijöiden kuntosalin käyttö, rap. Työhyvinvointi Sijaisten saatavuuden parant. (KR, sij.rek käytt.otto) Tyky-toiminta (2 x 1/2 tpv) Tyky-kysely Tykypv 1 (2 kpl) Tykypv 2 (1-2 kpl) Kunnan tasa-arvo ja yhdenvertaissuunnitelma Savuton kunta - Hailuoto Päätös Toimenpiteet ja tukeminen Työhyvinvointikysely Työllisyyspalvelut Nuorten kesätyöt Rekrytointi Työaika Työllistämisseteli -ohjeet (www) Vanhusten virkistyspolku -hanke Väh. Lammasaitaus Kaavoituspalvelut Kaavoitus Strateginen osayleiskaava Nokan asemakaavan laajennus Maankäytön suunnitelmat Kuntalaiskysely maankäytöstä Raakamaan hankinnan suunnittelma Maapoliittisen ohjelman päivitys Kaavoitussopimusten periaatteet -sääntö Kuntamarkkinointi ja elinkeinot Ohjeet ja säännöt Messutuet -ohje Markkinointiavustus (VisitOulu) -ohje Messut ja tapahtumat Asukastilaisuus Siikamarkkinat (lokakuun 2. viikonloppu) Lehdistötied. Esiintyjähaku Myyjähaku Tiedotus ja markkinointi Kotisivujen, intran ja sosiaalisen median päivitys Kuntatiedote, ilm 15.pv Mainonnan vuosisuunnitelma Yleisesitteet kunnasta (Suomi) Kevään ja kesän mainokset Syksyn mainokset Joulun mainokset

29 Hailuodon kunta Luovontie Hailuoto