OKM:n valtionavustustoiminnan kehittäminen ja valtionavustusten digitalisointi

Transkriptio

1 OKM:n valtionavustustoiminnan kehittäminen ja valtionavustusten digitalisointi Tieteen veikkausvoittovarojen edunsaajat Tuula Lybeck OKM:n hallinnonalan valtionavustukset OKM:n hallinnonalalla on ryhdytty johdonmukaisesti kehittämään valtionavustustoimintaa osana ministeriön ohjausjärjestelmän strategista kokonaisuutta Toiminnan vuosittaisia tunnuslukuja koko hallinnonalalla hakemusta, myönteistä päätöstä Jaettavana 1,1 Mrd 160 htv käsittelyssä Avustuksia jakavat OKM, Opetushallitus, Suomen Akatemia, Taiteen edistämiskeskus, Museovirasto, Kansallisarkisto, aluehallintovirastot Asiakkaina mm. kunnat, korkeakoulut, erilaiset yhteisöt ja säätiöt, apurahanhakijat Yleisavustuksia, erityisavustuksia, investointiavustuksia, apurahoja Neljä erilaista sähköistä järjestelmää (Salama, Sara, OPH:n järjestelmä, AVIn järjestelmä rakenteilla) 2

2 Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan rahoitusmuodot: Valtionosuusrahoitus kunnat (*mm. oppilaitokset, kirjastot, teatterit, orkesterit, museot) kuntayhtymät rekisteröidyt yhteisöt, säätiöt Korkeakoulurahoitus yliopistot ammattikorkeakoulut Valtion virastojen rahoitus valtion virastot kirkot Tekijänoikeuskorvaukset (tekijänoikeuksien haltijoita edustavin järjestöjen kautta) yksittäiset henkilöt Opintotuki Valtionavustusrahoitus *perusopetuksen, kirjastojen ja kuntien kulttuuritoiminnan rahoitus jaetaan valtiovarainministeriön pääluokasta 3 Kaksi uudistuslinjaa 1) Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan VA-kehittäminen 2) Valtionavustusten digitalisointiselvitys 4

3 Uusi työskentelytapa OKM:n hallinnonalalla Eri toimialoilla tapahtuu sektorikohtaista uudistamista Ministeriön valtionavustustoimintojen kehittäminen osana ministeriön ohjausjärjestelmän strategista kokonaisuutta OKM:n työjärjestyksen mukainen pysyvä ryhmä asetettiin Uusi valtionavustuskäytänteiden ryhmä asetettiin Ryhmässä kaikkien politiikkaosastojen, taloushallinnon, taloustarkastuksen, sisäisen tarkastuksen, viestinnän ja tietohallinnon edustajat Aiemmin laajassa kokoonpanossa avustuksia jakavien hallinnonalan virastojen eli Opetushallituksen, Museoviraston, Arkistolaitoksen, Taiteen edistämiskeskuksen ja Suomen Akatemian edustajat. Myös aluehallintovirastojen kanssa tehdään yhteistyötä. Jatkossa toimitaan edelleen yhteistyössä. 5 VA-ryhmän toimenpiteet v. 2016: useiden taustaraporttien ja -selvitysten jälkeen ryhdyttiin toimeenpanemaan suunnitelmia ja ehdotuksia käytäntöön toteutettiin ensimmäisen puolen vuoden aikana: yhtenäinen hakuilmoituksen mallipohja uusi ulkoasu www-sivuilla sähköinen asiointi uudet hakulomakkeet ministeriön johdon yhtenäiset linjaukset kiperiin kysymyksiin lisätty informaatiota hauista hakijoille aloitettu valmistelijoiden koulutustilaisuudet 6

4 VA-ryhmän toimenpiteet v. 2017: -uusittu yleis- ja erityisavustusten ehdot ja rajoitukset -laadittu avustuspäätösten ja avustuspäätöspohjien yhteinen mallipohja -valmisteltu kesäkuun aikana julkaistava opas valtionavustusten hakijoille ja saajille -valmistellaan investointiavustusten ehdot ja rajoitukset, sekä investointiavustusten päätöspohja -uudistetaan selvityslomake, uusi lomake valmis syyskuun loppuun mennessä -uudistetaan avustusten delegoinnin mallisopimuspohja -valmistellaan ministeriön sisäinen menettelytapamääräys 7 Mitä kohti etenemme? rahoitetaan tarvetta: tämä näkyy myös uusissa yleisavustuksen ehdoissa ja rajoituksissa yhtenäisyys tekemisessä (hakuilmoitukset, sähköinen haku, uudet menettelytavat, avustuksien saajien ohjeistus, koulutus esittelijöille) tämä tukee ajatusta yhtenäisestä ministeriöstä yhtenäistetään linjauksia: useissa ehtojen ja rajoitusten kohdissa omaksuttu samoja linjauksia kuin STEA:ssa (ent. RAY) päivitetään saatujen kokemusten pohjalta hakuilmoitusten mallipohjaa, päätöspohjamalleja sekä hakulomakkeita selvityslomakkeen uudistamisen ja menettelytapamääräyksen valmistelun yhteydessä tullaan myös käynnistämään valtionavustusten seurantaa ja vaikuttavuuden arviointia koskevien prosessien kehittäminen 8

5 Uusi ryhmä OKM työjärjestys 41 g Valtionavustuskäytänteiden yhteistyöryhmä Valtionavustuskäytänteiden yhteistyöryhmän tehtävänä on: 1) valtionavustuksiin liittyvien käytäntöjen ja menettelyjen kehittäminen ja yhdenmukaistaminen; 2) valtionavustusten vaikuttavuuden seuranta ja arviointi; 3) valtionavustustoiminnan strategisuuden kehittäminen. 9 Valtionavustusten digitalisointi -esiselvitys #VAdigi Esiselvitys on hallituksen digitalisoidaan julkiset palvelut - kärkihankkeen yksi osahanke Esiselvityksen kohteena valtionavustuslain nojalla myönnettävä rahoitus Esiselvityksen määräaika Toimintatapojen asiakaslähtöinen uudistaminen hyödyntämällä myös teknologiaa Pidemmän aikavälin visiona avustustoiminnan ekosysteemin digitaalinen alusta 10

6 Valtionavustusrahoituksen lajit: Yleisavustukset yleisesti valtionavustuksen saajan toimintaan tai tiettyyn osaan valtionavustuksen saajan toiminnasta Erityisavustukset investointiavustuksena aineellisen tai aineettoman hyödykkeen hankintaan; hankeavustuksena kokeilu-, käynnistämis-, tutkimus- tai kehittämishankkeeseen taikka muuhun tarkoitukseltaan rajattuun hankkeeseen; tai apurahana, stipendinä tai avustuksena hakijan henkilökohtaiseen käyttöön tai hankkeeseen. 11 Esiselvitysprojektin organisoituiminen: Ohjausryhmä pj. Lybeck (OKM) Referenssiryhmässä edustettuna eri ministeriöitä ja virastoja, muita avustuksenjakajia, vaikuttavuusasiantuntijoita, digialan tilaajaosaajia, asiakkaita Mallinnetaan selvityskohteita muutaman pilotin avulla (mm. lasten liikunta ja kulttuuritapahtumat) Projektiorganisaatio (hankepäällikkö Kallavuo D9) toteuttaa selvityksen: 1. VAHVA-hankkeen seuranta 2. Operatiivinen prosessi ja palvelumuotoilu 3. Strategisten mittareiden määrittely (tämän päivän teema) 4. Sisällön analyysi 5. Valtionavustustoiminnan tarkentava kartoitus 6. Tulosten yhteenveto ja jatko 12

7 Organisoituminen Ohjaus Ohjausryhmä (Lybeck /pj, Koskimies, Nissilä, Kallavuo/siht) Projekti Hankepäällikkö (Kallavuo) Referenssiryhmä (pj Lybeck) Osaprojekti VAHVAhankkeen seuranta (Koskimies VNK) Operatiivinen prosessi ja palvelumuotoilu (Virhiä Lönnqvist/CGI) Strategisten mittareiden määrittely (Paajanen Suomela/BS) Sisällön analyysi (Kallavuo Pesonen/CSC) VA-toiminnan kartoitus (Lybeck Summanen/ KPMG 13 Utuisia asioita selvitetään Paljonko valtio jakaa avustuksia, mille tahoille? Mikä on sähköisten järjestelmien digitalisointiaste? Mitkä ovat eri prosessien eroavaisuudet ja joustotarpeet? onko erilaisilla asiakasryhmillä erilaisia tarpeita? Mallinnetaan mahdollisuudet selkeyttää avustusten tavoitteita ja tulosten mitattavuutta sekä toiminnan vaikuttavuuden arviointia mitä tavoitteita avustuksella saavutetaan tiedon hyödyntäminen ja visualisointi Mallinnetaan palvelumuotoilun keinoin käyttäjäkokemusta (hakemuksen käsittelijä ja asiakas) Selvitetään mahdollisuudet tukea ja automatisoida toimintaa tietoanalytiikan ja keinoälyn menetelmin. Tehdään mahdollisuuksien mukaan pilotteihin liittyviä kokeiluja tiedon systemaattinen kerääminen, analytiikka, säännöt tiedonlouhinta ja tekstianalyysi (keinoäly) 14

8 Utuisia asioita selvitetään Selvitetään käytössä olevien avustusjärjestelmien ominaisuudet ja laajempi käyttökelpoisuus sekä järjestelmien integroitavuus valtionhallinnon yleisiin tietojärjestelmiin miten tieto liikkuu eri järjestelmien välillä, rajapinnat Arvioidaan digitaalisen alustan kustannukset sekä hyödyt ja riskit sekä tietoturvakysymykset Tehdään ehdotus hankkeen toteutustavasta ja järjestelmähankinnan toteutuksen vaihtoehdoista ja hankintakokonaisuudesta Arvioidaan suunnitellun palvelukokonaisuuden omistajuuden, hallinnan ja järjestämisen eri vaihtoehdot Tutkitaan mahdolliset sääntelyn muutostarpeet valtionavustukset esimerkkicase VM:n digitalisoinnin norminpurkuryhmässä 15 Suomidigi.fi Digitalisoinnin periaatteet

9 Esim. Osaprojekti 2 Operatiivinen prosessi ja palvelumuotoilu 17 Suomidigi.fi Lasten ja nuorten liikunta - valtionavustustoiminnan tavoitetila? Lapset ja nuoret Ihmiskeskeisyys ja tiedon hyödyntäminen Palveluiden käyttäminen Hakijat Myöntäjät Kokonaiskuva avustuksista Avustusten löydettävyys Hakeminen läpinäkyvää ja yhdenmukaista Hakijalähtöisyys ja palvelupolkuajattelu Valtionapuasiointi Samaa tietoa kysytään vain kerran Myöntäjä 1 Myöntäjä 2 Myöntäjä 3 Myöntäjä 4 Myöntäjä N Poikkihallinnollisuus ja analytiikan hyödyntäminen Asioinnin hallinnointi ja raportointi Tiedon hyödyntäminen Jaettu tietovaranto ja asiakastieto Kokonaiskuva eri avustuksista Yhtenäiset tietoja käsitemallit sekä prosessit Tehokas seuranta, riskipohjainen analytiikka Rajapinnat huomioitu teknologiassa Strategiset painopistealueet ja vaikuttavuustavoitteet Mukaillen Valtiokonttorin Digistartti raporttia (Digistartti raportti, liite 7) 18