Tarjouskilpailu ja hankintapäätös

Transkriptio

1 Kunnanhallitus Oikaisuvaatimus koskien vakuutusmeklaripalveluiden kilpailutusta 396/ /2012 Kunnanhallitus Tarjouskilpailu ja hankintapäätös Talousyksikkö kilpailutti Kirkkonummen kunnan vakuutusmeklaripalvelut päivätyllä tarjouspyynnöllä. Tarjouskilpailu käy tiin kansallisen kynnysarvon alittavana hankintana. Tarjouskilpailussa kil pai lu tet tiin kunnan vakuutusmeklaripalvelut palvelukokonaisuudesta 1 Va kuu tus ten kilpailutus/hankinta ja palvelukokonaisuudesta 2 Vakuutussopimusten jatku va ylläpito ja hallinnointi. Kilpailutus kattoi kunnan kaikkien vakuutusten muodostaman va kuu tus koko nai suu den. Tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä 1 ja 3 on esitetty referenssejä koskevat vaa ti muk set. Liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus on Kirkkonummen kun nan nykyinen vakuutuskokonaisuus. Tarjouspyynnön mukaisesti sopimuskauden ensimmäinen vuosi on koeaikaa ja sen jälkeen sopimus on mahdollista irtisanoa vuosittain. Tarjouspyyntö lähetettiin neljälle vakuutusmeklariyritykselle, joilta kaikilta saa tiin tarjous. Kun tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus oli tarkistettu ja tar jous ten vertailuun otetut kaksi tarjousta vertailtu, konsernihallinnon toimialajohtaja te ki hankintapäätöksen viranhaltijapäätöksenä 9 (Va kuu tus mek la ri pal ve lu jen kilpailutus ja hankinta) dnro 396/ /2012. Han kin ta pää tös toimitettiin sähköpostitse tarjouksen lähettäneille Hankintapäätöksen mukaisesti Finpremium Oy:n ja Rewenda Oy:n tarjoukset hy lät tiin, koska niiden tarjoukset olivat referenssien osalta puutteellisia ei vät kä ne siten täyttäneet vähimmäisvaatimuksia. Tarjouksista kaksi eli Marsh Oy ja Semita Oy täyttivät tarjouspyynnössä ase te tut vähimmäisvaatimukset. Valintaperusteena kilpailutuksessa oli halvin hin ta. Vertailuhintana oli tarjouspyynnön mukaisesti molemmista palve lu ko ko nai suuk sis ta annettujen hintojen yhteenlaskettu hinta. Palvelukokonaisuuksien hin nat tuli antaa tarjouslomakkeella (liite 2). Semita Oy valittiin vakuutusmeklaripalveluiden toimittajaksi, sillä sen tarjouk sen vertailuhinta ( alv 0 %) oli halvempi. Hankinnan yhteisarvoksi il moi tet tiin vertailuhinta (alv 0%). Saapuneet oikaisuvaatimukset Hankintapäätöksestä saapui kuntaan kaksi kunnanhallitukselle osoitettua oi kai su vaa ti mus ta Rewenda Oy:n oikaisuvaatimus

2 Päätös, jossa Rewenda Oy on suljettu pois tarjouskilpailusta puut teellis ten referenssien vuoksi, on tosiasiallisesti syrjivä ja tulee sen vuoksi ku mo ta ja tarjousvertailu tulee suorittaa uudelleen. Lisäksi Rewenda Oy huomautti, että kilpailutus olisi tullut järjestää han kinta lain mukaisena julkisena hankintana, koska hankinnan ennakoidun arvon las ke mi ses sa on lähtökohtaisesti otettava huomioon myös optiot ja ennakoitu ar vo olisi jatkuvissa sopimuksissa laskettava sopimuksen 48 kk:n mukaan Finpremium Oy:n oikaisuvaatimus Päätös, jossa Finpremium Oy:n tarjous on hylätty, tulee kumota. Hankin ta me net te lys sä ei ole kohdeltu osapuolia tasapuolisesti ja päätös on Finp re mi um Oy:tä syrjivä. Hallintolain 34 :n nojalla asianosaisille varattiin oikeus esittää oma kantansa pää tös tä koskeviin oikaisuvaatimuksiin, joten saapuneet oikaisuvaatimukset lä he tet tiin sähköisesti tiedoksi muille tarjoajille. Tarjoajien referenssien puutteellisuus 1. Rewenda Oy Rewenda Oy esitti referensseinään kaksi sairaanhoitopiiriä. Molempien refe rens sien pääasiallinen sisältö, aihepiiri ja keskeisimmät suoritetut toi menpi teet olivat Vakuutusten kilpailutus. Vakuutusten ja vahinkojen hoito. Jatkuva pal ve lu so pi mus. Rewenda Oy:n referenssit hylättiin, koska sairaanhoitopiirille tuotettuja vakuu tus mek la ri pal ve lui ta ei voida pitää vastaavina referensseinä. Tar jouspyyn nös sä pyydettiin tarjousta nimenomaan kunnalle tuotettavista va kuutus mek la ri pal ve luis ta, joten myös referenssien edellytetään olevan vastaavista eli kun nal le tai kaupungille tuotetuista palveluista. Tarjousta pyydettiin kuntakonsernin kokonaisuudelle, johon kuuluvat kunnan hal lin to kun nat/toi mialat eli Kirkkonummella konsernihallinto, perusturva, si vis tys toi mi ja yhdyskuntatekniikka, sekä taseyksikkönä toimiva Vesihuoltolaitos. Sai raan hoi to pii reil lä ei ole kouluja, päiväkoteja, nuoriso- ja liikuntapalveluja ku ten kunnan sivistystoimella eikä niillä ole myöskään yhdyskuntatekniikan tai ve si lai tok sen toimialaan kuuluvia tehtäviä. Kunnan toimialojen tehtävät ja näin ol len myös vakuutusasiakkaina olevien toimialojen vastuut, vakuutustarpeet ja vakuutuksia koskevat kysymykset poikkeavat sairaanhoitopiirien tarpeista. Kun tien tehtävät ja lainsäädännön tuomat vastuut aiheuttavat kunnalle erilai sia vakuutettavia riskejä ja mahdollisia korvausvastuita, jotka edellyttävät va kuu tus mek la ril ta asiantuntemusta nimenomaan kunta-alan toiminnasta. Semita Oy lähetti vastineensa Rewenda Oy:n oi kai su vaa ti mukseen. Semita Oy:n mukaan Rewenda Oy:n esittämät kaksi sai raan hoi to piiri re fe rens siä eivät vastaa tarjouspyynnön sisältöä, sillä tarjouspyynnössä on kyse kun ta kon ser nis ta ja sille annettavista palveluista. Semita Oy pitää

3 sai raan hoi to pii riä referenssinä ja hoidettavana asiakkaana huomattavasti sup peam pa na. 2. Finpremium Oy Finpremium Oy esitti referensseinään Loviisan kaupungin, Hangon kaupungin se kä Siuntion kunnan. Kaikkien referenssien pääasiallisena sisältönä ilmoitettiin Vastaa tar jouspyyn nön s 1/8 luetteloa vakuutusten kilpailutus ja hankinta. Koska tarjouskilpailussa haettiin vakuutusmeklaria hoitamaan vakuutusten kil pai lu tuk sen/han kin nan (palvelukokonaisuus 1) lisäksi myös va kuu tus sopi mus ten jatkuvaa ylläpitoa ja hallinnointia (palvelukokonaisuus 2), ei re ferens sik si riitä pelkästään vakuutusten kilpailutus ja hankinta. Finpremium Oy:n esittämät referenssit eivät ole vastaavia, koska ne ovat liian sup peal ta alalta eli vain palvelukokonaisuudesta 1. Finpremium Oy:n oikaisuvaatimuksesta kävi lisäksi ilmi, että sen ilmoittamat re fe rens sit eivät ole Finpremium Oy:n eli tarjoajan referenssejä kuten tar jous pyyn nös sä ja liitteen 3 Referenssilomakkeen (Tarjoajayrityksen referenssit) ni mes sä edellytetään, vaan Finpremium Oy:n palveluksessa tällä hetkellä ole van vakuutusmeklarin omia referenssejä aikaisemmasta työpaikasta toisen va kuu tus mek la ri yri tyk sen palveluksessa. Tarjouspyynnössä on nimenomaan vaa dit tu tarjoavan yrityksen referenssejä. Rewenda Oy lähetti kannanottonsa Finpremium Oy:n oi kai su vaati muk seen. Sen käsityksen mukaan tarjoaja tarkoittaa tarjoajaa yrityksenä, ei kä tämän määrittelyn puitteissa yhden henkilön aiemmilla referensseillä voi da täyttää referenssivaatimuksia. Lisäksi Rewenda Oy epäilee, että Finpremium Oy:n oikaisuvaatimus olisi saa pu nut myöhässä, joten se olisi myöhästymisen vuoksi jätettävä kä sit tele mät tä. Rewenda Oy:n mukaan määräaika oikaisuvaatimukselle on päättynyt Rewenda Oy ei ota oikaisuvaatimuksen määräajan las ke mi ses sa kuitenkaan huomioon lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa /13. Sen 19 :n mukaan asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kol man te na päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Näin ollen oi kai su vaa ti mus ei ollut myöhässä, kun se saapui Tarjoajien tasapuolinen kohtelu Rewenda Oy:tä ja Finpremium Oy:tä on tarjouskilpailussa kohdeltu ta sapuo li ses ti ja syrjimättä, koska tarjousten käsittelyssä ja kahden tarjouksen hyl kää mi ses sä on pitäydytty tarjouspyynnön edellyttämissä vaatimuksissa, jotka ei vät ole mitenkään kohtuuttomia. Jos tarjouspyynnön vaatimuksia olisi lie ven net ty tarjouksien tarjouspyynnön mukaisuutta arvioitaessa, se olisi syrjivää nii tä tarjoajia kohtaan, joiden tarjoukset mukaan lukien referenssit olivat tar jous pyyn nön mukaisia.

4 Hankintayksiköllä on oikeus itsenäisesti määrittää tarjoajan so vel tu vuusvaa ti muk set ja näihin liittyvät referenssivaatimukset, kunhan ne eivät loukkaa syr ji mät tö myy den ja tasapuolisuuden periaatteita. Kirkkonummen kunnan tar jous pyyn nös sä on tarjoajilta vaadittu referenssejä Kirkkonummen kuntakonsernin tar pei ta eli kunnan vakuutuksia vastaavista vakuutusmeklaripalveluista eli re fe rens se jä kuntien ja kaupunkien vakuutusmeklaripalveluista. Hankinnan arvon ennakoiminen ja hankintamenettely Hankinnan ennakoitu arvo perustui kunnan nykyiseen va kuu tus mek la ri sopi muk seen, joka alkoi keväällä Sopimuksen kiinteä vuosimaksu on 5000 eu roa (alv 0 %). Nykyiseen sopimukseen sisältyvät samat va kuu tusmek la ri pal ve lut kuin uudessa kilpailutuksessa eli vakuutusten kilpailuttaminen ja va kuu tus so pi mus ten hallinnointi ja jatkuva ylläpito. Siksi myös nyt kilpailutetun han kin nan arvon neljässä vuodessa arvioitiin jäävän hankintalain mukaisen kan sal li sen kynnysarvon alle eli olevan noin euroa (alv 0 %), joten han kin ta kilpailutettiin pienhankintana. Hankintapäätöksessä valitun tarjouksen hintojen perusteella hankinnan arvo op tioi neen 48 kuukauden aikana olisi (alv 0 %), joten hankinta ylit täi si kansallisen kynnysarvon ( alv 0%). Hankinnan keskeyttäminen Julkisissa hankinnoissa noudatettava avoimuuden periaate edellyttää, että tar jous pyyn tö asia kir jois sa on kaikki hankintamenettelyn vaatimukset ja ehdot muo toil tu selvästi, täsmällisesti ja yksiselitteisesti. Näin mahdollistetaan se, et tä kaikki kohtuullisen valistuneet ja tavanomaisen huolelliset tarjoajat ym mär tä vät ne ja tulkitsevat niitä samalla tavalla, ja toisaalta se, että han kin ta yk sik kö voi tosiasiallisesti tarkistaa, vastaavatko tarjoajien tarjoukset kyseessä ole vaa hankintaa ja sitä koskevia vaatimuksia. Vaikka hankintamenettely on ollut tasapuolista ja syrjimätöntä, on tar jouspyyn tö kuitenkin niin epäselvä, että kaikki tarjoajat eivät ole tulkinneet tarjous pyyn nön tekstiä niin kuin hankintayksikkö on tarkoittanut. Tarjouspyynnössä mää ri tel tyjä referenssivaatimuksia ei ole muotoiltu niin yksiselitteisesti, että kaik ki tarjoajat olisivat ymmärtäneet, millaisia referenssejä hankintayksikkö vaa tii. Siksi hankintamenettelyä on pidettävä virheellisenä. Valmistelija: hankintapäällikkö Oili Toivanen,puh , etu ni mi.sukunimi@kirkkonummi.fi Oheismateriaali: - Tarjouspyyntö Kirkkonummen kunnan vakuutusmeklaripalveluista Konsernihallinnon toimialajohtajan viranhaltijapäätös , dnro

5 396/ / Rewenda Oy:n oikaisuvaatimus (ilman liikesalaisuuksia) - Finpremium Oy:n oikaisuvaatimus Semita Oy:n vastine Rewenda Oy:n oikaisuvaatimukseen - Rewenda Oy:n kannanotto FinpremiumOy:n oikaisuvaatimuksen johdosta Ehdotus Kunnanjohtaja Kunnanhallitus päättää, että Kirkkonummen kunta kumoaa konsernihallinnon toi mi ala joh ta jan viranhaltijapäätöksenä tekemän han kin ta pää tök sen vakuutusmeklaripalvelujen hankinnasta ja keskeyttää hankinnan. Päätös Kunnanhallitus päätti ehdotuksen mukaisesti. Tiedoksi Finpremium Oy Marsh Oy Rewenda Oy Semita Oy Muutoksenhakuohje Kunnallisvalitus