(Valmistelija: talousjohtaja Pirjo Männistö)

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kalajoen kaupungin vakuutusten kilpailuttaminen 162/ /2017 Khall (Valmistelija: talousjohtaja Pirjo Männistö) Kalajoen kaupungin vakuutukset on edellisen kerran kilpailutettu kau pungin hal li tuk sen päätöksellä Kaupunginhallitus on päättänyt valita vakuutusyhtiöksi IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy:n. Kala joen kaupungin vakuutukset ovat olleet yhtiössä päätöksestä asti. Vakuu tuk set on syytä kilpailuttaa määräajoin niissä tapahtuvien sisältö- ja hinnoit te lu muu tos ten vuoksi. Konserniyhtiöillä on tällä hetkellä vakuutuksia myös muissa vakuutusyhtiöissä. Kalajoen kaupungin ja tarvittaessa konser ni yh tiöi den vakuutukset esitetään kilpailutettavaksi toistaiseksi voimassa olevalla so pi muk sel la alkaen Vakuutusten kilpailuttaminen on syytä antaa vakuutusmeklarin tehtäväksi va kuu tus ten kompleksisuuden vuoksi. Kalajoen kaupungilla ei ole tällä het kel lä voimassa olevaa vakuutusmeklarisopimusta, joten meklari on syy tä kilpailuttaa. Vakuutusmeklari hankitaan joko pelkästään tekemään kil pai lu tus tai em. lisäksi toistaiseksi voimassa olevana mek la ri so pi muk sella. Meklaripalveluiden hankinta jää alle julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) 25 :n mukaisen kansallisen kynnysarvon, joten lakia jul ki sista hankinnoista ei sovelleta. Kalajoen kaupunki noudattaa han kin nas sa kui ten kin julkisista hankinnoista annetun lain mukaisia periaatteita ja omaa han kin ta oh jet ta. Vakuutusmeklaripalvelut kilpailutetaan siten, että palvelukokonaisuus sisältää vakuutusten kilpailutuksen ja lisähankintavarauksena huomioidaan jatkuva meklarisopimus, joka voidaan erillispäätöksellä lunastaa: Vakuutusten kilpailutus/hankinta (palvelukokonaisuus 1) - Vakuutus- ja vahinkotietojen kerääminen - Voimassaolevan vakuutusturvan sisällön analysointi ja kil pai lu tus koko nai suu den määrittäminen (emokunta, konserniyhtiöt) - Vakuutusturvan kehittämisehdotukset - Tarjouspyynnön laatiminen ja hyväksyttäminen asiakkaalla - Hankintailmoituksen tekeminen ja julkaiseminen - Kilpailutusprosessin läpivieminen julkisista hankinnoista annetun lain mu kai ses ti (avoin menettely) - Tarjousten vertailun sekä kirjallisen yhteenvedon ja suositusten anta mi nen päätöksenteon tueksi - Kilpailutetun vakuutusturvan voimaansaattaminen ja vanhojen so pimus ten irtisanominen

2 Vakuutussopimusten jatkuva ylläpito ja hallinnointi (lisähankintavaraus, palvelukokonaisuus 2) - Uuden vakuutusdokumentaation ja laskutuksen tarkastaminen - Vakuutusten hallinnointi, ylläpito ja päivittäminen - Asiakkaan pyytämien vakuutusturvamuutosten voimaansaattaminen - Asiakkaan pyytäminen vakuutustodistusten ja muiden va kuu tus doku ment tien hankkiminen - Tarpeellisten neuvottelujen järjestäminen asiakkaan ja/tai va kuu tusyh tiöi den kanssa - Asiakkaan avustaminen ja neuvonta vahinkojen ilmoittamisessa vakuu tus yh tiöl le - Vakuutusyhtiön korvauspäätösten oikeellisuuden tarkistaminen - Vakuutuskoulutus vakuutusyhteyshenkilöille - Riskienhallintaan liittyvä opastus tai koulutus (vähintään yksi työ päivä/1-2 vuotta, esim. laajennettu johtoryhmätyöskentely) Vakuutusmeklarin toteuttama kilpailutus kattaa kaikki seuraavat va kuu tusla jit: - Lakisääteiset ja vapaaehtoiset henkilövakuutukset - Omaisuus- ja keskeytysvakuutukset - Liikenne- ja ajoneuvovakuutukset - Vastuuvakuutukset mukaan lukien oikeusturvavakuutukset - Muut vapaaehtoiset ja lakisääteiset vakuutukset Esityslistan oheismateriaalina on vakuutusmeklaripalvelua koskeva tarjouspyyntö. Esitän, että kaupunginhallitus päättää, että Kalajoen kaupungin ja tar vittaes sa tytäryhtiöiden vakuutukset kilpailutetaan ja että va kuu tus ko ko naisuu den kilpailuttamiseksi pyydetään tarjouksia vakuutusmeklaripalveluista yl lä esitetyn mukaisesti. Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti. Khall (Valmistelija: talousjohtaja Pirjo Männistö) Kalajoen kaupunki on käynnistänyt tarjouskilpailun va kuu tusmek la ri pal ve lus ta kaupungin vakuutusten kilpailuttamiseksi. Hankinta toteu tet tiin kan sal li sen kynnysarvon ( euroa) alittavana hankintana (ns. pien han kin ta) avoimella hankintamenettelyllä. Hankinta muodostui vakuutusten kilpailutuksesta kertaluonteisena pal ve luna ja lisähankintavarauksena toistaiseksi voimassa olevasta jatkuvasta mek la ri so pi muk ses ta. Sitovat suomenkieliset tarjoukset liitteineen tuli toimit taa allekirjoitettuna viimeistään perjantaina klo

3 Tarjouksia määräaikaan mennessä jättivät seuraavat tarjoajat: - Marsh Oy - Meklaritalo Oy - Novum Oy - Semita Oy - Rewenda Oy / Suuntameklarit Oy Tarjoajan tuli täyttää tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset sekä tarjous pyyn nön mukaisuus. Tarjousten vertailuperusteena oli ko ko nais ta loudel li nen edullisuus ja kaan tuen vakuutusten kilpailutusten kokonaishintaan, kun ta-asiak kai den mää rään ja kuvaukseen palvelusta/prosessista. Mek la rita lo Oy:n tarjous ei sisältänyt tarjouspyynnössä vaadittuja liitteitä, jotka osoit ti vat tarjoajan kelpoisuusvaatimusten täyttymisen. Myös ko ko nais talou del li sen edullisuuden vertailuperusteena käytettävät asiakasmäärä ja pal ve lu ku vaus puuttuivat. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jätti Semita Oy. Semita Oy:n tarjoushinta Kalajoen kau pun gin vakuutusten kilpailuttamiselle on euroa (alv 0 %) ja li sä han kin ta va rauk se na lunastettava jatkuva so pimus vuosihinnaltaan eu roa (alv 0 %). Jatkuva sopimus on oikeus ir tisa noa vähintään kolme kuu kaut ta ennen seuraavan vuoden alkua. Pöytäkirjan liitteenä on tarjousten vertailu ja oheismateriaalina so pi musluon nos va kuu tus mek la ri pal ve lus ta. Tarjoukset ovat nähtävillä ko kouk sessa. Esitän, että kaupunginhallitus päättää 1) valita kansallisen kynnysarvon alittavassa avoimella menettelyllä toteu te tus sa tarjouskilpailussa Kalajoen kaupungin vakuutusten kil pailut ta jak si kokonaistaloudellisesti edullisimman Semita Oy:n. Kau pungin hal li tus valtuuttaa kaupunginjohtajan tekemään päätöksen li sä hankin ta va rauk se na olevan jatkuvan meklarisopimuksen lunastamisesta vuo den 2017 loppuun mennessä. 2) hylätä Meklaritalo Oy:n tarjouksen tarjouspyyntöä vastaamattomana. Khall Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti. (Valmistelija: talousjohtaja) Semita Oy on yhteistyössä kaupungin kanssa kilpailuttanut kau pun ki konser nin vakuutukset vuodesta 2018 eteenpäin. Kilpailutus on tehty avoi mel la menettelyllä julkisen hankintalain mukaisesti. Tarjouksia oli pyydetty jul kaise mal la hankintailmoitus HILMA kanavassa Tar jouk set tuli jättää klo mennessä. Tarjoukset pyy det tiin Kalajoen kaupungin omaisuus-, vastuu- työ ta pa tur ma-, ryh mä ta pa tur ma-, matka-, metsä- sekä ajoneuvovakuutuksista.

4 Optimaalisen tuloksen saavuttamiseksi hankinta päätettiin jakaa kahteen ko ko nai suu teen: Hankinta 1: Hankinta 2: Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus, ryhmätapaturma ja matkavakuutus. Omaisuus-, toiminnanvakuutukset, metsävakuutus sekä ajo neu vo va kuu tus. Hankinta 1:een saatiin tarjoukset seuraavilta vakuutusyhtiöiltä: - IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy - Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia - LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö - OP Vakuutus Oy - Protector Forsikring ASA Hankinta 2:een saatiin tarjoukset seuraavilta vakuutusyhtiöiltä: - IF Vahinkovakuutusyhtiö Oy - LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö - OP Vakuutus Oy Kaikki saadut tarjoukset saapuivat määräaikaan mennessä. Saadut tarjouk set vastasivat tarjouspyyntöä lukuun ottamatta LähiTapiolan työ ta patur ma va kuu tus tar jous ta, joka ei ollut tarjouspyynnön mukainen. Tarjouspyynnön mukaisesti valituksi tulee se hankinta- ja tar jous ko ko naisuus, joka on tarjouspyynnön mukainen ja kokonaishinnaltaan edullisin. Ver tai lu hin ta hankinta 1 (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus, ryh mä tapa tur ma va kuu tus ja matkavakuutus) on saatu laskemalla työ ta pa tur ma vakuu tuk sen vertailuhinta ja muiden henkilövakuutusten vuosimaksut yhteen. Ver tai lu hin ta hankintaan 2 on saatu laskemalla omaisuus- ja toi min nan vakuu tuk set sekä ajoneuvovakuutuksen vuosimaksut yhteen. Hankinnan jakaminen kahteen osaan toi tarjouskilpailun tuloksen mu kaises ti kaksi eri toimijaa kaupungin vakuutuksiin. Tämä saattaa aiheuttaa hie man hallinnollista työtä erityisesti alkuvaiheessa. Tästä syystä vuodelle 2018 on myös päätetty lunastaa lisähankintavaraus jatkuvasta mek la ri palve lus ta (4 850 /vuosi), joka toimii kaupungin ja vakuutusyhtiön ra ja pin nassa helpottaen henkilökunnan asiointia vakuutusyhtiön kanssa. Jatkuva mek la ri so pi mus tuo vielä vertailtuihin hintoihin meklarialennuksen. Kilpailutuksessa vakuutusturvaan ei tehty heikennyksiä, päinvastoin osin va kuu tus tur vaa parannettiin ja vakuutusten piiriin lisättiin omaisuutta. Ka lajoen kaupungin vakuutuskokonaisuus on ollut noin 0,44 M :n ko ko nai suus, johon kilpailutus tuo merkittävän sääs tön. Arvio Kalajoen kaupungin va kuutus mak suis ta vuodelle 2018 on 0,23 M. Pöytäkirjan liitteenä on vakuutusvertailu hankinnan 1 ja hankinnan 2 osalta.

5 Esitän, 1) että kaupunginhallitus päättää poissulkea tarjouskilpailusta han kinnan kohteen 1 osalta LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiön tarjouk sen tarjouspyyntöä vastaamattomana 2) että kaupunginhallitus päättää valita Kalajoen kaupungin va kuu tuspal ve lui den tuottajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tar jouksen jättäneet seuraavasti: Hankinnan kohde 1: Hankinnan kohde 2: Protector Forsikring ASA If Vahinkovakuutusyhtiö Oy. Puheenjohtaja avasi keskustelun Kalajoen kaupungin vakuutusten kil pai lutta mi ses ta. Keskustelun kuluessa Meri Säteri esitti, että kaupunginjohtajan esitys hy lätään ja asia palautetaan valmisteluun. Perusteluina hän esitti, että pää tökset on perusteltava. Perusteluista ei käy ilmi, millä tavalla LähiTapiola Keski näi nen Vakuutusyhtiön tarjous on tarjouspyynnön vastainen eikä kau pungin hal li tuk sel la ole varattu mahdollisuutta perehtyä kilpailutuksen ma te ri aaliin. Eija Pahkala kannatti Meri Säterin esitystä. Kun pyydetyt puheenvuorot olivat loppuneet, julisti puheenjohtaja kes kuste lun asiasta päättyneeksi. Puheenjohtaja totesi, että koska oli tehty kaupunginjohtajan esityksestä poik ke va kannatettu esitys, asia ratkaistaan äänestämällä. Puheenjohtaja esitti, että äänestystavaksi hyväksytään kä den nos to ää nestys. Äänestysmenettelyksi puheenjohtaja esitti hyväksyttäväksi, että ensin nos ta vat ne kädet, jotka kannattavat kaupunginjohtajan esitystä ja toiseksi nos ta vat ne, jotka kannattavat Meri Säterin esitystä. Äänestystavaksi hyväk syt tiin kädennostoäänestys. Äänestysmenettelyksi hyväksyttiin, että ensin nostavat kädet ne, jotka kannattavat kaupunginjohtajan esitystä ja toisek si ne, jotka kannattavat Meri Säterin esitystä. Suoritetussa kädennostoäänestyksessä kaupunginjohtajan esitys sai neljä (4) ääntä (Mauno Rahkola, Mari Niemelä, Hanna Saari ja Sirkka Alho) ja Me ri Säterin esitys sai neljä (4) ääntä (Vesa Hihnala, Eija Pahkala, Jukka Rah ja ja Meri Säteri). Yhteensä ääniä annettiin kahdeksan (8) ääntä. Puheenjohtaja totesi, että äänestyksessä äänet menivät tasan 4 4. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee päätöksen. Puheenjohtaja totesi kaupunginjohtajan esityksen tulleen päätökseksi.